2016-12-15 09:19:26 IDENTIFICATION Unité administrative responsable Approvisionnements Numéro : Date : sommaire décisionnel AP2016-729 17 Novembre 2016 Instance décisionnelle Conseil d'agglomération de Québec Date cible : Projet Objet Adjudication d'un contrat pour la fourniture d'un service de radiocommunications incluant un service d'entretien du 1er janvier 2017 au 31 décembre 2019 (Dossier 49011) Code de classification EXPOSÉ DE LA SITUATION Cette demande provient du Service des technologies de l'information afin d'adjuger un contrat pour la fourniture d'un service de radiocommunications incluant un service d'entretien avec «Bell Mobilité - Division radio» du 1er janvier 2017 au 31 décembre 2019, et ce, suite à une négociation de gré à gré. Depuis 15 ans, la Ville de Québec utilise, pour les services de la Police, de la Protection contre l'incendie, des Travaux publics des arrondissements et du Réseau de transport de la Capitale (RTC), le réseau de radiocommunications dont les équipements sont brevetés par la compagnie Harris. Ces équipements sur le réseau ainsi que les sites d'antennes où sont déployés ces équipements sont la propriété de Bell Mobilité. La technologie Harris utilisée est en fin de vie et certaines pièces ne sont plus fabriquées. La Ville de Québec prévoit recourir à un appel d'offres pour le renouvellement de son réseau de radiocommunications qui passera nécessairement par un changement technologique des équipements en place. Un des principes directeurs de cet appel d'offres sera de faire un choix parmi les technologies ouvertes offertes actuellement sur le marché afin que la Ville ne soit plus liée à un fabricant unique. La mise en place d'un réseau de radiocommunications et la migration des équipements actuels vers une nouvelle technologie requièrent des délais importants d'où la mise en place d'une entente de service. La compagnie Harris consent à maintenir la pérennité des équipements jusqu'au 31 décembre 2019 pourvu que Bell Mobilité, propriétaire des équipements sur le réseau et des sites d'antennes et la Ville de Québec s'entendent sur les conditions d'un contrat d'entretien. Le projet de contrat de service est joint en annexe. L'article 573.3 de la Loi sur les cités et villes stipule qu'une ville peut conclure un contrat de gré à gré dont l'objet est l'entretien d'équipements spécialisés avec son fabricant ou son représentant. DÉCISION(S) ANTÉRIEURE(S) No demande d'achat 2303814 ANALYSE ET SOLUTIONS ENVISAGÉES RECOMMANDATION D'adjuger le contrat pour la fourniture d'un service de radiocommunications incluant un service d'entretien à «Bell Mobilité - Division radio» pour une somme de 4 410 000 $ (plus TPS et TVQ applicables), conformément à l'entente 49011 à l'annexe A signée le 16 novembre 2016. D'autoriser le directeur du Service des approvisionnements à signer l'entente au nom de la Ville de Québec, avec «Bell Mobilité - Division radio». Ce contrat demeure sous réserve de l'approbation des budgets 2017 à 2019 par les autorités. IMPACT(S) FINANCIER(S) La dépense est estimée, en tenant compte du taux de récupération de la TVQ, à 4 629 948,75 $. Les fonds requis sont disponibles comme suit : - à l'activité «1321301 - Intégration techologique - Agglomération» du budget du Service des technologies de l'information; clé 11.15620.1321301.04.241900.0.0000, pour une somme de 2 992 143,75 $ (taxe nette); GPD1101R Page : 1 de 3
2016-12-15 09:19:26 IDENTIFICATION Unité administrative responsable Approvisionnements Numéro : Date : sommaire décisionnel AP2016-729 17 Novembre 2016 Instance décisionnelle Conseil d'agglomération de Québec Date cible : Projet Objet Adjudication d'un contrat pour la fourniture d'un service de radiocommunications incluant un service d'entretien du 1er janvier 2017 au 31 décembre 2019 (Dossier 49011) IMPACT(S) FINANCIER(S) Année 2017 : 997 381,25 $ (taxe nette); Année 2018 : 997 381,25 $ (taxe nette); Année 2019 : 997 381,25 $ (taxe nette); - à l'activité «1321300 - Intégration technologique» du budget du Service des technologies de l'information; clé 11.15620.1321300.04.241900.0.0000, pour une somme de 944 887,50 $ (taxe nette); Année 2017 : 314 962,50 $ (taxe nette); Année 2018 : 314 962,50 $ (taxe nette); Année 2019 : 314 962,50 $ (taxe nette); et - au projet «9000006587 RTC-Entente sur la fourniture de services en matière de téléphonie et de radiocommunications du 1er juillet 2014 au 30 juin 2019», pour une somme de 692 917,50 $ (taxe nette); Année 2017 : 277 167,00 $ (taxe nette); Année 2018 : 277 167,00 $ (taxe nette); Année 2019 : 138 583,50 $ (taxe nette). Sous réserve de l'approbation des budgets 2017 à 2019 par les autorités. ÉTAPES SUBSÉQUENTES a ANNEXES Contrat (électronique) VALIDATION Intervenant(s) Neila Abida Responsable du dossier (requérant) Finances Intervention Signé le Favorable 2016-11-23 Nancy Cantin Approbateur(s) - Service / Arrondissement Daniel Maranda Par Patrick Turbide Cosignataire(s) Favorable Favorable 2016-11-23 2016-11-23 Direction générale Pierre St-Michel Favorable 2016-11-23 GPD1101R Page : 2 de 3
2016-12-15 09:19:26 IDENTIFICATION Unité administrative responsable Approvisionnements Numéro : Date : sommaire décisionnel AP2016-729 17 Novembre 2016 Instance décisionnelle Conseil d'agglomération de Québec Date cible : Projet Objet Adjudication d'un contrat pour la fourniture d'un service de radiocommunications incluant un service d'entretien du 1er janvier 2017 au 31 décembre 2019 (Dossier 49011) Résolution(s) CA-2016-0441 CV-2016-0926 CE-2016-1910 Date: 2016-12-07 Date: 2016-12-05 Date: 2016-11-30 GPD1101R Page : 3 de 3
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