BURKINA FASO ----------------------------- MINISTERE DE LA JEUNESSE, DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE ET DE L EMPLOI PROJET EMPLOIS DES JEUNES ET DEVELOPPEMENT DES COMPETENCES AU BURKINA FASO (PEJEDEC/BF) ------------------------- TERMES DE REFERENCE POUR LE RECRUTEMENT D UN SPECIALISTE EN GESTION FINANCIERE Novembre 2013 -----------------------------
I - CONTEXTE Le gouvernement du Burkina Faso a obtenu de l International Développement Association (IDA) le financement d un «Projet Emplois des Jeunes et Développement des Compétences au Burkina Faso» (PEJEDEC/BF). Le PEJEDEC/BF vise à appuyer le gouvernement dans sa politique de réduction de la pauvreté, le chômage, le sous-emploi des jeunes tant en milieu urbain que rural. Il s inscrit dans le cadre de la Stratégie de Croissance Accélérée et de Développement Durable (SCADD). D une durée de cinq ans (2014-2018), le PEJEDEC est structuré en trois composantes qui poursuivent les objectifs spécifiques suivants : Composante 1 : Travaux à Haute Intensité de Main-d œuvre ; Composante 2 : Développement des compétences ; Composante 3. Renforcement des Capacités et Gestion du Projet. Un tel projet qui va engendrer des transactions et des flux financiers importants nécessite un pôle financier outillé pour suivre au jour le jour les mouvements bancaires et les mouvements financiers selon les normes en vigueur. D où l intérêt d une consultation pour recruter un spécialiste en gestion financière. Les présents termes de référence visent à servir de base pour le recrutement du spécialiste en gestion financière. II - MANDAT DU SPECIALISTE EN GESTION FINANCIERE DU PROJET 2.1.Fonctions et responsabilités Sous l autorité du Coordonnateur de l Unité d Exécution du Projet, le Spécialiste en Gestion Financière (SGF) est chargé de l organisation, de la coordination, de la supervision et de l exécution, principalement des tâches financières et comptables et secondairement, des tâches administratives du projet, ainsi que de toutes autres tâches à la demande du Coordonnateur du Projet. 2.2.Tâches spécifiques 2.2.1. Gestion financière et comptable En matière de gestion financière, le Spécialiste en Gestion Financière est chargé de : (i) conduire l installation d un système informatisé de gestion financière, comptable et de passation des marchés en mesure d enregistrer, analyser et rendre compte de manière adéquate et dans un minimum de temps de la situation de tous les fonds et ressources employés dans le cadre de l exécution du Projet ; (ii) préparer et suivre les budgets ; (iii) gérer les contrats d audit comptable du projet; (iv) élaborer et actualiser le tableau de bord et les états financiers ;
(v) préparer les éléments des audits financiers ; (vi) faciliter les missions d audit externe et de supervision financière ; (vii) préparer et assurer la transmission régulière des DRF ; (viii) suivre l état de la trésorerie du projet ; (ix) coordonner l élaboration des rapports, des plans d opération et budgets annuels du projet et des autres contributions au plan stratégique ; (x) participer à la rédaction des rapports d'activités. Concernant la trésorerie, les tâches du Spécialiste en Gestion Financière porteront notamment sur : (i) la préparation et le suivi des budgets et de la trésorerie ; (ii) l élaboration des plans prévisionnels de trésorerie et le suivi de leur réalisation; (iii) le contrôle de la régularité des titres de créance reçus (factures, décomptes) ; (iv) la vérification du solde disponible avant la signature par le Coordonnateur ; (v) le suivi du respect des délais de paiement ; (vi) le contrôle de l exactitude et la régularité des mouvements en compte ; (vii) la préparation et le suivi mensuel des DRF pour un approvisionnement régulier du compte désigné ; (viii) le réapprovisionnement régulier du Compte Désigné et sa gestion suivant les normes de l IDA, y compris la préparation des «DRFs» selon les procédures en vigueur, et aux demandes de paiements directs aux fournisseurs par le département des décaissements de l'ida ; (ix) la préparation des mainlevées des cautions demandées par les fournisseurs. En matière de gestion budgétaire, le Spécialiste en Gestion Financière est chargé de: (i) préparer le calendrier annuel d élaboration du budget du Projet; (ii) élaborer le budget de fonctionnement et de la logistique du Projet ; (iii) valoriser le budget des opérations ; (iv) consolider le budget du Projet ; (v) suivre l exécution du budget consolidé ; (vi) suivre l exécution financière des conventions, contrats et/ou protocoles avec les opérateurs et prestataires impliqués dans l exécution des activités du Projet dans le respect des règles contenues dans le manuel des procédures ; (vii) préparer les dossiers de règlements pour appuyer les activités initiées par les structures et institutions d exécution dans le cadre du projet, conformément au manuel des procédures administratives, financières et comptables ; (viii) analyser les écarts entre les réalisations et les prévisions ; (ix) proposer des mesures correctives à prendre en cas d anomalie ; (x) produire les rapports de Suivi Financier du Projet (RSF) suivant les standards et la périodicité requise par l IDA.
2.2.2.Gestion comptable En matière de gestion comptable, le Spécialiste en Gestion Financière est chargé de : (i) superviser la comptabilité générale, budgétaire et analytique ; (ii) préparer les dossiers de règlements pour appuyer les activités initiées par les structures et institutions d exécution du projet, conformément au manuel des procédures administratives, financières et comptables ; (iii) préparer l ordonnancement du paiement des factures ; (iv) suivre les immobilisations ; (v) suivre les comptes fournisseurs (avance de démarrage, retenues de garantie, dettes, etc.) ; (vi) réaliser les inventaires ; (vii) participer à la rédaction des rapports d'activités ; (viii) veiller à la bonne application du manuel des procédures, à la tenue et à la fiabilité des comptes annuels et à la conformité de la tenue des comptes du projet ; (ix) présenter les bilans et comptes annuels ; (x) assurer l effectivité et l efficacité du contrôle interne de la comptabilité; (xi) organiser les missions d audits comptable et financier. Concernant le Contrôle interne de la comptabilité qui doit être effectif et efficace, le Spécialiste en Gestion Financière doit : (i) élaborer les états financiers du projet, conformément aux normes comptable admises et aux règles de présentation de la Banque Mondiale/IDA; (ii) s assurer de l exhaustivité des enregistrements comptables ; (iii) s assurer que tous les enregistrements comptables sont la traduction correcte d opérations réelles ; (iv) s assurer de la bonne application de la règle de séparation des exercices ; (v) vérifier que les éléments du bilan sont évalués à leur juste valeur et que ces derniers existent effectivement ; (vi) vérifier que les états financiers présentés permettent d obtenir une information complète sur le Projet ; (vii) proposer un système qui permet de contrôler les paiements aux différents prestataires. 2.2.3.Autres tâches En outre, le Spécialiste en Gestion Financière est chargé de : (i) (ii) organiser le transfert des ressources vers les organismes et les structures d exécution chargés de la réponse nationale, conformément aux procédures édictées à cette fin ; instruire tout dossier que le Coordonnateur National lui aura confié. 2.2.4.Gestion administrative En matière de gestion administrative, le Spécialiste en Gestion Financière est chargé de :
(i) superviser l élaboration et/ou actualisation du manuel des procédures et celle de l ensemble du système informatique intégré d information et de gestion administrative, financière et comptable ; (ii) assurer l'archivage des documents des projets ; (iii) assurer l élaboration et la tenue à jour de la liste détaillée et chiffrée des acquisitions de biens et de services prévues sur le financement du Projet ; (iv) assurer l élaboration et la tenue à jour des rapports sur l'utilisation et le (v) fonctionnement des équipements mis à la disposition des structures bénéficiaires ; veiller à la protection des actifs acquis dans le cadre du Projet et au respect de ses engagements contractuels ; (vi) assurer la gestion du patrimoine ; (vii) participer à la planification et à l exécution des travaux d inventaire ; (viii) assurer la préparation et la gestion administrative et financière des contrats. En matière d affaires générales et juridiques, le Spécialiste en Gestion Financière est chargé d assurer : (i) le suivi des baux et contrats conclus avec les prestataires externes (loyers des locaux à usage de bureau, maintenance et entretien des équipements ) ; (ii) le suivi des polices d assurance ; (iii) la supervision de la gestion des moyens informatiques ; (iv) le suivi de la maintenance du matériel informatique ; (v) l appui à la préparation des réunions de l Unité d Exécution du Projet et du Comité de Pilotage ; (vi) la réalisation de tous travaux confiés par le Coordonnateur du Projet. En matière de gestion des ressources humaines, le Spécialiste en Gestion Financière est chargé d assurer : (i) la préparation des actes de recrutement ; (ii) la tenue des dossiers individuels du personnel ; (iii) la préparation et la mise en œuvre du paiement des salaires ; (iv) le traitement des requêtes individuelles ; (v) l établissement des déclarations sociales ; (vi) la planification et notification des congés annuels ; (vii) la préparation et le suivi des dossiers de formation et de perfectionnement du personnel ; (viii) l élaboration d un plan de formation ; (ix) la formation initiale et continue de l ensemble des acteurs du Projet, des Structures et Institutions d Exécution pour une utilisation effective des procédures administratives, financières et comptables ; (x) le suivi des questions touchant à l hygiène, la santé et la sécurité sur les lieux du travail ; (xi) participer à l élaboration d un plan de formation ; (xii) assurer la formation continue des acteurs clés du Projet (Coordination Nationale, ministères, structures et institutions d exécution, etc.) pour une utilisation effective des procédures administratives, financières et comptables.
III - OBLIGATIONS DU SPÉCIALISTE EN GESTION FINANCIÈRE Le Spécialiste en Gestion Financière signera un contrat de performance avec la Coordination du projet. Le Spécialiste en Gestion Financière remettra à la coordination du projet, un rapport d activités au plus tard quinze (15) jours après la fin du mois auquel il se rapporte et un rapport final en fin d année. Ces rapports devront être remis en deux exemplaires à la Coordination. Le modèle de rapport à fournir sera défini en accord avec l IDA. IV - OBLIGATIONS DE L ADMINISTRATION L administration remettra au Spécialiste en Gestion Financière l ensemble des documents, dossiers et outils appropriés et nécessaires à l exécution de sa mission. Il mettra également à la disposition du Spécialiste en Gestion Financière, les locaux et équipements nécessaires pour assurer une bonne prestation de service. V - DUREE DE LA MISSION La durée du contrat du Spécialiste en Gestion Financière est de cinq (05) ans. Cependant, il sera évalué chaque année et la reconduction de son contrat sera subordonnée à une évaluation des performances jugée acceptable par la tutelle du projet en accord avec la Banque Mondiale. VI - PROFIL DU CANDIDAT Le candidat devra : être titulaire d un diplôme supérieur en gestion financière, contrôle de gestion ou comptabilité (minimum Bac + 5) ; avoir au moins cinq (5) ans d expérience professionnelle dans un cabinet comptable, d audit, entreprise, administration publique ou projet, notamment dans les domaines de l élaboration et de l utilisation d instruments de gestion financière et comptable, de mise en place et la gestion de ces systèmes ; avoir une connaissance et la maîtrise des logiciels comptables usuels et du système informatisé de gestion adaptée aux projets de développement ; disposer d une bonne capacité en analyse financière, en communication et en rédaction des rapports financiers. Une expérience dans un projet financé par la Banque Mondiale ou un organisme similaire constituerait un atout majeur. VII - DOSSIER DE CANDIDATURE - Une demande manuscrite datée, signée et timbrée à 200F adressée à Monsieur le Secrétaire Général du Ministère de la Jeunesse, de la Formation Professionnelle et de l Emploi; - Une lettre de motivation ;
- Un curriculum vitae daté et signé ; - Une copie certifiée conforme du diplôme requis - Des copies conformes des attestations de travail ; - Une copie légalisée de l acte de naissance ; - Une copie certifiée conforme du certificat de nationalité burkinabè ; - Un casier judiciaire de moins de trois (03) mois (à compléter après sélection). VI PROCEDURE DE DEPOT ET DE RECRUTEMENT Les dossiers de candidature doivent être déposés avec la mention «Spécialiste en Gestion financière du PEJEDEC/BF», sous plis fermés à l adresse suivante : Direction des Ressources Humaines du Ministère de la Jeunesse, de la Formation Professionnelle et de l Emploi, 03 BP 7016 Ouagadougou 03, tél : 50 49 37 00/99, sise à l Avenue de l indépendance au 2 ème étage, au plus tard le vendredi 29 novembre 2013 à 17h30. Le recrutement se fera par présélection sur dossier, suivie d un test d entretien pour les candidats présélectionnés. N.B : Seuls les candidats présélectionnés seront appelés.