L archivage numérique aux Archives fédérales Vers des solutions Colloque à swisstopo sur le thème "Geodaten für die Ewigkeit" Dr. Krystyna W. Ohnesorge / Jérémie Leuthold Berne, le 6 mars 2009
En guise d orientation Programme fédéral GEVER (Gestion électronique des affaires) Les défis de l archivage numérique Vers des solutions programme stratégique ARELDA Clin d oeil sur l archivage numérique en 2009 2
GEVER Cycle de vie des données Consultation & Prise Bundesverwaltung Evalutation en charge egov Verwaltungsstellen Unterlagen bilden & verwalten (Records Management) GEVER Unterlagen bewerten & abliefern Mise en valeur Bundesarchiv Unterlagen lagern & verwalten Unterlagen an Kunden vermitteln (G2G, G2B, G2C) Mise à disposition (inverse) Öffentlichkeit Interaktion (G2G, G2B, G2C BGÖ, DSG, etc.) 3
Programme GEVER Etapes clés 2007 2008 2009 2010 2011 Bericht & Bericht & Aktionsplan Aktionsplan Leitung und Steuerung GEVER-Programm Bund (GSK, BAR) Leitung und Steuerung GEVER-Programm Bund (GSK, BAR) Parlamentarische (weitere BR- und Parlamentarische (weitere BR- und Vorstösse Parlamentsgeschäfte Vorstösse Parlamentsgeschäfte Bundesrats- und Parlamentsgeschäfte auf elektronischer Basis M1 M2 M3 (Laufende GEVER-Projekte) GEVER-Projekte in den Departementen und in der Bundeskanzlei GEVER-Projekte in den Departementen und in der Bundeskanzlei M4 Führungsleitfaden Führungsleitfaden Records Management Records Management M5 Realisierung und Einführung der Digitalen Archivierung (ARELDA) Startphase Betrieb Digitale Archivierung Startphase Betrieb Digitale Archivierung M6 Vorstudie Vorstudie Konzept Konzept Zentrales Verzeichnis der Akten, Daten und Dokumente 4
Défis Cycle de vie des données Mise à disposition Période de création et d utilisation Délais de protection 10 Jahre + 30 ans 50 perpétuité Jusqu à 10 ans Livraison aux AFS Livraison au plus tard après 10 ans 5
Défis Cycle de vie des données Mise à disposition Période de création et d utilisation Délais de protection 10 Jahre + 30 ans 50 perpétuité 20 ans + Jusqu à 10 ans Livraison aux AFS 1989 1999 2009 2029 2049 Livraison au plus tard après 10 ans 6
Défis processus de désagrégation Demi durée de vie 100 ans et + Savoir, Signification des données 20 ans et + 3-5 ans Applications Formats des données Systèmes informatiques, Systèmes d exploitation Supports de données 7
Défis - Préservation Pouvons-nous prendre en charge les données? Pouvons-nous rendre ces données accessibles pour le futur? Avons-nous suffisamment conservé de données contextuelles pour assurer la signification de ces données? Préservation de l utilisation: les contenus peuvent être lus et interprétés de l information: les bits de données sont préservés 8
Vers des solutions Réduction du nombre des différents supports et formats de données Indépendance des données par rapport aux différents environnements informatiques (applications, bases de données, systèmes d exploitation et matériel) Une approche orientée vers des processus Ë Ë Ë Ë Ë Travailler autant que possible dans des environnements génériques, standardisés et libres Travailler avec des infrastructures de stockage homogènes Travailler avec des formats agréés pour l archivage Travailler avec des procédures de migrations 9
Formats de données agréés pour l archivage Formats définis comme tels par les Archives fédérales Données textuelles (sans structure) Documents imprimables Tableurs Images en raster Bases de données relationnelles Données audio Données vidéo TEXT PDF/A CSV TIFF SIARD WAVE MPEG/4 Merkblatt des BAR Archivfachliche Dateiformate Standards für die Archivierung digitaler Unterlagen (Stand: Juli 2007): http://www.bar.admin.ch/dienstleistungen/00516/00517/index.html?lang=de 10
e-archives Statistiques à la fin 2008 Taille des archives numériques ~ 12.5 TB Nombre de versements numériques ~ 250 Taille des versement le plus petit, le plus grand moyenne 122 KB, 3.5 TB 15 MB Nombre de fichiers par versement Le plus petit, le plus grand 1, 400 000 Moyen 400 11
Archives numériques Dossier numérique Base de données Collection de fichiers 12
Programme stratégique ARELDA 2007 2008 2009 2010 2011 M5 Realisierung und Einführung der Digitalen Archivierung (ARELDA) Startphase Betrieb Digitale Archivierung Startphase Betrieb Digitale Archivierung Dossiers numériques venant de système GEVER Données venant de bases de données Collections de fichiers Dès 2009: établissement d un processus standard d archivage des documents numériques Les Archives fédérales sont un partenaire fiable en matière d archivage numérique et d accès durable aux données archivées 13
Projet pilote DAp (processus d archivage des bases de données) Consultation & Evalutation Prise en charge Mise en valeur Mise à disposition (inverse) DAp: Datenbank Archivierungsprozess Travail en commun avec plusieurs offices (effort principal avec le DFJP) Utilisation du logiciel prototype SIARD Archivage de BD relationnelles: Archivage de 8 BD sur un total de plus de 20 BD traitées (consultations comprises) 14
Projet pilote Gap (Processus d archivage de systèmes de gestion électronique des affaires) GAp: GEVER Archivierungsprozess Travail en commun avec le SG du DFE Design et prototype de l interface archivistique de Fabasoft Travail en commun avec l OFIT: Design de l interface archivistique pour GEVER Office Conception d un service de convertion des documents Projet proof of Concept : travail en commun avec l USIC 15
ARELDA à la fin 2008 Réalisation de solutions IT (Release 1.0) Projets pilotes pour l archivage de documents GEVER et de bases de données relationnelles Mise en place d une organisation opérationnelle Best-Practices pour la conversion des données en provenance d environnements bureautiques Mise en place d une formation sur l archivage numérique 16
ARELDA à la fin 2008 Format SIARD : format de données pour la conservation de bases de données à long terme; format officiel du projet européen PLANETS depuis mai 2008 (www.planets-project.eu) SIARD Suite: application multi-plateformes pour l archivage de bases de données Oracle, SQL et Access & plus 17
Clin d oeil sur l archivage numérique en 2009 Fin du projet ARELDA Mise sur pied de l organisation opérationnelle (Service de l Archivage Numérique) Consolidation et développement de solutions IT Réalisation de la première formation en archivage numérique Extension de la mise à disposition des archives numériques Projet pilote sur l archivage des SIG - Systèmes d Informations Géographiques (travail en commun avec swisstopo) 18
Planung (Entwurf) T1 09 T2 09 T3 09 T4 09 Jan Feb März Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dez swisstopo Archives fédérales Ferien heute Rollen, Aufgaben, Anforderungen definiren (5 WS / Demos) Erarbeitung Gemeinsame Projekt Vereinbarung Vorbereitungsphase Kernarbeit Proof of Concept SIARD / Prototyp Koordination Swisstopo BAR -Gruppenarbeit Kernarbeit Proof of Concept SIARD / Prototyp -Die verschiedenen Aufträge sind definiert -Erarbeitung ein HERMES Projektantrag (BAR) -Die gemeinsame Projektvereinbarung liegt vor Ferien Erarbeitung Schluss- Resultaten REVIEW Konzept (Pilotprojekt) Konzept (Pilotprojekt) -Ein Grobkonzept liegt vor -Die Anforderungen im Bereich GIS Archivierung sind erstellt (Schnittstellen, Prozesse) 19
Danke für die Aufmerksamkeit 20