15/11/2016 20h00 PV AO APE Bocal à Paroles Salle l Otrement Type de réunion : Assemblée Ordinaire Animateurs : Audrey, Elliot, Amandine Participants : FD / SF / SG / LR / AI / PV Excusés : MA / EG / MM Ordre du jour : 1. Bilan Halloween 2. Point Marché de Noel 3. Choix des Cadeaux Ecole 4. Choix des Activités Fete de l Ecole 5. Information Réunion APE - Enseignants 6. Prochains Évènements - Goûter & Mardi Gras 7. Tour de Table 8. Divers et important Traitement et décisions: 1. Bilan Halloween Bilan financier en annexe Bilan des responsables. Excellente journée, qui demande un bel investissement personnel. Le regret majeur et de ne pas avoir pu débattre et présenter les idées lors d une réunion aux membres actifs. Il a manqué d échange. -> Principalement dû au timing entre la réunion APE précédente et les vacances scolaires.
2. Point Marché de Noel - Responsables Audrey / Elliot / Angelica Le marché de Noël aura lieu du vendredi 9.12 au soir à partir de 17H jusqu à 20H et le samedi 10.12 de 10H à 13H. Lieu :devant le préau de l école face au pkg de la mairie (comme le marché au fleurs) But : Vente de sapins, bricolages des enfants, petite restauration, stands d artisanats. Infos : Monsieur Sapin accepte de nous prêter sa machine à emballer, les sapins pourront être remis en filet et donc exposés toutes branches dehors ;). Pas de bûche mais des croisillons, et des sapins en pots. Vins chauds blanc et rouge Ok. Fanny prête sa plaque double pour faire chauffer les marmites Beignets de PdT Ok pour le vendredi et samedi.(pensez aux pré-commandes) Crêpes sucrées et salées avec jambon Tartines tartiflette le samedi uniquement -> Est ce que c est en ordre avec le matériel? Chocolat chaud selon le nombre de bénévoles Stands APE Party light (bougies) Statuettes (décoration) Entre parenthèse (librairie) Marque pages (objets) Vente de fois gras et rillettes saumon Vente de sablés Éventuellement four à pain A prévoir : Caisses Planning des besoins à me transmettre pour que je commence à faire circuler Liste des courses? Flyers avec pré commande des beignets Fournisseur de fromage??? Faire pâte à crêpes et pré cuisson la veille Idées : Vendre des jacinthes dans des pots décorés (atelier payant) Bourriches d'huîtres à réserver (prévoir le cas échéant sur les flyers) IMPORTANT A tous, merci de commencer à revenir vers moi pour vos disponibilités sur place et pour les préparations en attendant qu on fasse circuler le tableau. 3. Choix des Cadeaux Ecole Nous avons choisi d offrir avec les 2 000 un spectacle pour tous les élèves qui se fera à Chens. Aux enseignants de choisir. QS : Comment leur remet on l information, à qui? et quand? Page 2 / 4 FICHIER : PV APE - AG 2016 09 15.doc
4. Choix des Activités Fête de l Ecole le 24.06 Il a été validé le choix des jeux en bois pour un montant de 450 HT. Il reste éventuellement un peu de budget pour le module d escalade. Les poneys sont prêtés par un membre bénévole (merci Steve) Le forum des associations aura lieu en même temps. Les spectacles des enfants auront a priori lieu le matin. Tombola confirmée Angelica se renseigne sur le traiteur Cochon qui Rit à Douvaine et ses tarifs et menus. Amandine se renseigne sur le traiteur la Devinière à Chens et ses tarifs et menus. Éventuellement ballon géant ou courses en sac proposés par Mme Morales (activités payantes pour l APE) 5. Réunion APE - Enseignants Budget et sorties prévues en annexe. Thème Afrique choisi cette année. 6. Prochains Évènements Goûter et St Nicolas Confection des St Nicolas le matin dans les classes - Angelica Les St Nicolas seront préparés par les enfants des 3 classes de Maternelles (Mme Mercier, Mme Maury et Mme Bressoud) ainsi que les 3 classes de Primaires (Mr Cat, Aurelie, et Christelle). Angelica -> Tu prépares la pâte? t es Ok avec les courses et quantités? Tu as besoin de quoi? Goûter le vendredi 9.12 (vente des bricolages) Devant l école pour vendre les St Nicolas. A prévoir : Membres pour la confection de la pâte (la veille) Flyers dans ces classes pour 1) préciser ce qui va être fait, 2) demander aux parents de ces classes d'être présents (2 par classe) pour la confection le matin 3) réserver les pains au prix de 2 Flyers pour tous les élèves pour réserver les pains au prix de 2, préciser qu il y aura aussi des sans gluten. Attention, les élèves en garderie et TAPS devront spécifier qu on les mette de côté. Caisse Demander à l équipe d installer les tables Aux responsables des Gôuters -> Serez vous présentes et avez vous besoin de monde supplémentaires? si oui combien? 7. Tour de Table Idées de nouvelle activité APE : Page 3 / 4 FICHIER : PV APE - AG 2016 09 15.doc
Cours de Zumba enfant Bourse aux vêtements Chens à un incroyable talent Color Run Demande des responsables des goûters : Acheter des pains au chocolats pour avoir des goûters à vendre lorsque nous n avons pas assez de gâteaux. J ai demandé à la boulangerie de Chens et Marie Blachère mais les quantités étant finalement assez faible il n y a pas à espérer de tarifs spéciaux. -> Du coup je suggère de ne pas acheter de pains aux chocolats (gestion des stocks et des achats pas évidente à mettre en place, gâchis si invendus ) et de ne vendre QUE ce qui sera fabriqué par les parents. Si pas assez de gâteaux et bien on pourrait prévoir un petit panneau pour expliquer que nous n avons pas assez eu de pâtisseries. 8. Divers et Important IMPORTANT Mardi Gras - Nous n avons aucun responsable - Évènement le 01.03 Fête du Printemps à décaler au JEUDI car Pâques. Améliorer cette animation avec un goûter à la fin voir un repas canadien. Nouveau Local APE Nous avons à partir de Janvier un nouvel local pour le stock (la douane n étant plus disponible). Il se trouvera à Collongette dans le bâtiment municipal. Il y a tout de même quelques travaux à faire d ici la fin d année et nous recrutons du monde pour aider à finaliser les travaux (mise en place de portes et menus bricolages) les peintures et décorations seront faites au printemps lors d un WE bricolage repas canadien. -> Merci de bien vouloir revenir vers moi pour nous dire si vous seriez partant, les dates seront communiquées ultérieurement. DIVERS Julie MORALES - julie_morales@hotmail.fr (personnages lors d Halloween) nous a proposé une collaboration et nous préférons à ce jour utiliser à discrétion ces services et prestations. 9. Prochaine séance Fin Janvier - Ordre du jour et date Bilan Marché de Noel Bilan Vente de chocolats Finalisation cadeau Ecole (comment, qui, quand?) Décision si on lance une nouvelle activité Décision si la fête de mardi gras est maintenue (faute de personnes disponibles) Décision sur la fête du printemps (concept / date) Page 4 / 4 FICHIER : PV APE - AG 2016 09 15.doc
APE Chens-sur-Léman Cotisation 2016/2017 4,636!!! Cotisation record pour l APE 2016 = 4,636 2015 = 3,820 (ancient record) Moyenne 2000-2016 = 2,120 Un grand merci à tous!!! Cotisations Résultats Dépenses Sorties
APE Chens-sur-Léman 2016 / 2017 Date Manifestation Recettes Dépenses Différences Profit 17/10/2016 Cross 0 34-34 18/10/2016 Goûter & Vente Courges 369 49 320 87% 10/28/2016 Halloween 801 467 334 42% Total 1,170 551 619 53% 2015 / 2016 Date Manifestation Recettes Dépenses Différences Profit 10/13/2015 Cross 55-55 10/16/2015 Goûter 169 33 136 81% 10/28/2015 Halloween 769 161 608 79% Total 938 250 688 73% Recettes en hausse (Cross/Goûter/Halloween 2016 = 1,170 2015 = 938 Malheureusement les dépenses aussi! Profits de 619 (2016) contre 688 (2015) Vente de courges 2016 = Au goûter 2015 = A la fête Halloween Cotisations Résultats Dépenses Sorties
APE Chens-sur-Léman Cross - 17.10.2016 XXX Pommes 34.00 Evian Eau 0.00 34.00 0.00-34.00 Goûter et Vente Courges - 18.10.2016 Lidl (14.10.16) Compote / Boisson pomme Cash 40.30 Potager du Léman (18.10.16) Courges CHQ 7288919 9.14 Recettes espèces 369.09 49.44 369.09 319.65 Halloween - 02.11.2016 Gifi (11.10.16) Box / Mobilier CHQ 7288915 42.00 Vente-privée.com Chupa Chups Cash 19.50 Intermarché (15.10.16) Foire Halloween CHQ 72889** 8.99 La foire fouille (18.10.16) Décorations CHQ 7288918 19.43 Gifi (18.10.16) Décorations CHQ 7288917 50.00 Gifi (18.10.16) Décorations Cash 2.00 Promocash (26.10.16) Divers CHQ 7288920 168.78 Gifi (26.10.16) Yeux mobiles/assiette/serviette CHQ 7288921 42.75 Gifi (27.10.16) Serviettes Cash 5.25 La foire fouille (27.10.16) Fil croch. Orange Cash 8.45 Lidl (31.10.16) Divers Cash 42.30 Intermarché (2.11.16) Popcorn Cash 7.77 Recettes espèces 776.00 Recettes CHQ 25.00 Nettoyage (2.11.16) Nettoyage salle Otrement 50.00 467.22 801.00 333.78 Détails sur les recettes / dépenses Cross - 13.10.2015 Savoie Volailles Pommes CHQ 8903386 33.30 Lidl Eau CHQ 8903385 (partie) 22.08 55.38 0.00-55.38 Goûter - 16.10.2015 Lidl Compotes/jus fruits CHQ 8903385 (partie) 32.82 Recettes espèces 169.00 32.82 169.00 136.18 Halloween - 28.10.2015 Majuscule Maquillage CHQ 20.85 Gifi Nappe/gobelets CHQ 8903387 13.00 Entre Parenthèses Livres meilleur déguisement Espèces 10.35 La Foir'fouille Déco CHQ 7288890 12.64 La Foir'fouille Déco CHQ 7288888 35.42 GIFI Déco CHQ 7288889 8.00 Intermarché Rhum pour punch Espèces 11.09 Recettes espèces 752.00 Recettes chq 17.00 Nettoyage nettoyage CHQ 50.00 161.35 769.00 607.65 Cotisations Résultats Dépenses Sorties
APE Chens-sur-Léman Type de Sortie Classe(s) Dates / Périodes PU # enfants/classe(s) total Observations Poney 1-5 500.00 125 2,500 500 par classe (5 classes) Natations - Entrées City Green 6-9 Jan/Fév 139.00 24 3,336.00 4 sessions de 8 séances Natations - Maîtres nageurs 6-9 Jan/Fév 29.00 48 1,392.00 24 séances de 45minutes x 3 Exposition guidée Museum Histoire Naturelle 9-10 Juin 120.00 4 480.00 Tennis 9-10 40.50 30 324.00 8 séances ( 40.50 par séances pour 30 enfants) Exposition guidée "Caricature" Palais des lumières Evian 10-12 Déc/Jan 55.00 3 165.00 55 par classe Voile CM1/CM2 Juin 124.00 64 7,936.00 APE paie 4,416 (Parents participent 45 et co-op 10) Afrique option spectacle Maternelle 570.00 125 1,710.00 2 classes par spectacle Afrique option percu Elémentaire 480.00 170 3,360.00 8 séances par classe Total 21,203 Date Moyen de pmt Dépenses 3/21/2016 Acompte Voile CHQ 8903395 2,300.00 6/17/2016 Solde Voile CHQ 8903410 5,590.00 5/25/2016 Spectacle "Toi du monde" CHQ 8903402 606.00 12/3/2015 Sortie Lascaux CHQ 8903388 998.32 5/9/2016 Piscine - entrées + cours natation 11 CHQ 6,112.00 2/18/2016 Spectacle "Hissez les Voiles" CHQ 8903393 710.00 7/18/2016 Poney club CHQ 6784660 1,350.00 Spectacle "Le Miel" 865.00 7/11/2016 Cirque CHQ 6784661 3,500.00 22,031.32 Cotisations Résultats Dépenses Sorties