4 e escale : Évaluation (ou bilan) Dernière escale avant d arriver à bon port : l évaluation! Cette étape peut paraître bien anodine en terme d impact sur votre action (puisque celle-ci est déjà passée!), mais détrompez-vous, elle est essentielle! Elle permettra de vérifier l atteinte des objectifs fixés au départ, en plus de faire ressortir les points positifs et ceux qui devraient être améliorés pour une prochaine fois. Finalement, cela vous fera prendre conscience de toutes les nouvelles notions que vous aurez apprises et des différentes étapes que vous aurez réalisées pour la concrétisation de votre projet. Apprendre de l expérience vécue La gestion de projets n est pas une science exacte et infaillible, et c est pourquoi de nombreux facteurs ont pu faire en sorte que tout ne ce soit pas déroulé comme prévu. Si c est le cas, cela ne signifie aucunement que vous avez mal préparé votre planification. Cela met de l avant votre sens de l initiative, de l engagement et dites-vous que de l avoir essayé une fois vous aura permis d apprendre de vos bons et moins bons coups. Et c est déjà, en soi, un énorme pas en avant. Le processus d évaluation vous permettra de réfléchir sur l incidence de votre action sur la collectivité, de recueillir des commentaires constructifs pour, par la suite, bonifier votre projet dans une éventuelle réédition. Point de repère! Attention! Procéder à l évaluation ne signifie pas trouver les coupables d une action qui s est mal passée. Il ne faut pas tomber dans le piège de la culpabilisation, car cela ne mènera nul part. Soulignez les moins bons moments, déterminez les causes à la source du problème et surtout, définissez les moyens qui pourront être appliqués la prochaine fois pour éviter ce genre de situation.
Comment mesurer le degré de réussite de votre action? Vous aurez recours à différents types d évaluation, selon l envergure de votre projet, du nombre de membres dans votre équipe et de vos préférences personnelles. 1- À qui est destinée l évaluation? - aux partenaires (financiers, logistiques, etc.) - aux membres de l équipe - aux médias - à vous-mêmes - aux participants de votre action 2- Voici quelques formes d évaluation, à vous de choisir celle qui convient le mieux à votre situation. - Auto-évaluation : Petit conseil : avant de procéder à l évaluation collective, il est préférable que chaque participant(e) procède à sa propre auto-évaluation. - Évaluation par formulaire : questionnaire dirigé (divisé par secteurs organisationnels) avec un espace libre à la fin pour inscrire les commentaires personnels; - Évaluation en équipe : partager et discuter des différents points de vue d un projet permettra à chacun de réfléchir et comprendre ce que les autres ont vécu; 1- Une séance d évaluation en équipe peut se faire avec un animateur qui pose des questions afin de diriger la session. Un(e) secrétaire prend les commentaires en note; 2- Chacun des membres de l équipe partage librement ses opinions sur les éléments positifs et/ou négatifs (dans le cas d une personne soulevant uniquement des commentaires négatifs, demander-lui de souligner quelque chose qui lui a plu un projet ne peut pas être entièrement un échec. Toute action est constructive, tout est dans la manière d aborder les choses; - Évaluation quantitative : Si vous et votre équipe le désirez, vous pouvez choisir de quantifier votre satisfaction en vous attribuant une note d appréciation. Par exemple, une note sur 10 pour la logistique le jour de l évènement.
3- Voici une liste des secteurs organisationnels à évaluer ainsi que quelques suggestions de questions s y rattachant. Évaluation : 1. Organisation générale - Avions-nous une idée claire des objectifs que nous poursuivions, des étapes que nous avions à franchir et des moyens à utiliser? - Avons-nous atteints nos objectifs? - Avons-nous obtenus les résultats escomptés? - Avons-nous consacré trop ou pas assez de temps aux prises de décision? - Les procédures ont-elles été judicieusement choisies et appliquées? - Combien de personnes ont participé à notre activité (autre que le comité organisateur et les bénévoles)? - Qu avons-nous appris de cette expérience? - Quelles ont été les principales difficultés que nous avons rencontrées? - Comment sommes-nous arrivés à surmonter les tensions sans les nier? - Que devrions-nous privilégier la prochaine fois? - Quels problèmes avons-nous rencontrés en cours de route, du tout début jusqu à la réalisation du projet? - Quelles recommandations ferions-nous au futur coordonnateur du projet? - Quelles sont les forces et les faiblesses de notre projet? 2. L équipe - Formions-nous véritablement une équipe? (présence, partage équitable des tâches, climat stimulant) - Sommes-nous satisfaits des réalisations de notre équipe? des apprentissages que nous avons faits? - Avons-nous suffisamment tenu compte des opinions marginales? - En quoi le travail d équipe nous a-t-il permis d approfondir davantage un sujet qu un travail individuel? - Notre équipe aurait-elle pu être plus créatrice? - Avons-nous exploité au maximum les ressources de chacun, celles des partenaires, des bénévoles? - Combien de personnes constituaient l équipe de coordination? - Combien de bénévoles ponctuels ont participé au projet? - A-t-il manqué de bénévole? Si oui, combien? - Quelle a été l ambiance de travail dans l équipe? - Y a-t-il eu des accrochages, des désaccords à l intérieur de l équipe? Si oui, sont-ils réglés? - Est-ce que chacun a rempli les tâches qui lui étaient assignées? Si ce n est pas le cas, quels sont les facteurs qui ont nui à la réalisation des rôles de chacun? - Est-ce que chaque personne s est sentie à l aise dans le rôle qui lui était assigné? - Y a-t-il un autre poste que vous aimeriez occuper la prochaine fois? Lequel? - Quelles sont les recommandations que nous ferions à une équipe qui commence à travailler?
3. Personnelle - Honnêtement, quels ont été vos points forts et vos faiblesses dans la réalisation du projet? - Qu aimeriez-vous améliorer la prochaine fois? - Efficacité et productivité (initiatives, réalisations des mandats) - Participation active au plan des discussions et de l action - Qualité du travail d équipe - Préoccupation principale (procédures, tâches, climat) - Attitudes personnelles (ouverture, coopération, intégrité) - Les nouvelles habiletés acquises par rapport au sujet et grâce au travail d équipe? 4. Financière - Quel est le budget final de notre activité (revenus et dépenses)? - Avons-nous des dettes? Des surplus? Des factures qui ne sont pas encore réglées? Des subventions ou des commandites qui ne sont pas encore encaissées? - Avions-nous prévu assez d argent pour les dépenses réelles encourues? - Qu avons-nous pensé des partenaires financiers qui se sont joints à nous? Y a-t-il des contacts intéressants qui ont été créés et qui pourraient potentiellement devenir de futurs collaborateurs financiers? - Pour la prochaine fois, quelles stratégies seraient à privilégier pour élaborer une prévision budgétaire efficace? 5. Média - Combien de fois notre action est-il apparu dans les médias? - Avons-nous gardé une copie de toutes les apparitions médias (articles, entrevues, etc.)? - Qu est-ce qui pourrait être mis en œuvre pour accroître l intérêt des médias la prochaine fois? - Y a-t-il eu assez de personnes dans l équipe des relations avec les médias pour subvenir à la tâche? 6. Méthodologique/ technique - Quels outils ont été nécessaires à la réalisation de l action? - Est-ce que nos partenaires (organismes, entreprises) nous ont fourni l aide nécessaire? Auraient-ils pu être plus efficaces? - Y a-t-il eu une mise à jour au niveau du plan de travail afin de réaliser pleinement la réédition, la continuation et/ou l expansion du projet?
7. Les partenaires Il peut s avérer utile de recevoir un rapport de ses partenaires (financiers, logistiques, techniques, etc.). Cette évaluation n a pas à être très longue (env. 2 pages); elle permettra de faire la lumière sur le rôle qu il ont joué dans votre projet, les effets que cela a entraîné et leurs opinions personnelles sur le déroulement général de l action. Voici quelques points sur lesquels ils peuvent se baser pour développer leur rapport. - Quelle a été la relation que nous avons eu avec l équipe de coordination du projet? - De quelle manière les avons-nous aidé? (les ressources fournies) - Quels impacts notre appui a-t-il eu sur leur projet? - En retour, quels sont les impacts de leur action sur notre organisation? (visibilité, expertise, - De manière générale, quels seraient les points forts et ceux qui seraient à améliorer pour une prochaine fois? - Serions-nous prêts à appuyer le projet lors d une seconde édition? Si non, pourquoi? - Est-ce que le projet répondait à un besoin précis dans la communauté? Si oui, lesquels et pourquoi? - Quels seraient les éléments à considérer dans l éventualité d une seconde édition? - Avons-nous participé à faire connaître leur projet? Si oui, de quelles manières? Partager les fruits avec les autres : Diffusion des résultats Une fois le projet terminé, il est important d effectuer un suivi avec vos partenaires, collaborateurs, bénévoles, contacts médias et participants afin de leur communiquer les résultats de votre action. Par exemple, combien de personnes ont participé au projet? Quelles sont les retombées concrètes pour la communauté? Combien d argent a été ramassé lors de la soirée de financement? Sous forme de communiqué de presse, de message courriel, de lettre, de soirée de remerciements ou de bulletin spécial, à vous de choisir le médium le plus approprié au public que vous désirez rejoindre. Un léger compte-rendu, des photos, quelques témoignages, un reportage vidéo, tout est possible, selon le temps que vous désirez y consacrer.
MERCI! N'oubliez pas de remercier vos participants. Il importe de leur communiquer en détail les résultats de votre collaboration avec eux. Faites appel à leurs services en tant que personnes ressources pour évaluer le projet. Comment s'est déroulé le projet du point de vue des participants? Si c est le cas, demandez-leur s ils seraient intéressés a participer pour une seconde fois au projet? 2 e édition? a) Votre projet a remporté du succès et vous êtes fière de l impact qu il a eu sur la communauté? Les gens vous remercient et vous félicitent? b) Votre action vous a permis de rencontrer des personnes motivées par votre initiative et vous suggèrent de nouvelles idées pour une seconde édition? Votre réseau de contacts s agrandit et on vous offre l opportunité de mettre sur pied un projet conjoint avec plus d envergure? c) Vous n avez pas atteint tous les objectifs que vous auriez aimé réaliser, cela vous motive donc pour reprendre le même projet et le mener un peu plus loin? Toutes les raisons sont bonnes pour vous motiver à reprendre en charge votre projet. L évaluation que vous venez de réaliser vous aidera donc à bonifier votre idée et la rendre encore plus extraordinaire que la première fois!