DOCUMENT D INFORMATION CENTRE DE LA PETITE ENFANCE Bureau coordonnateur LES COQUINS Laissez-moi le temps d être enfant RÔLES ET FONCTIONS DU BUREAU COORDONNATEUR ET DE LA RESPONSABLE DE SERVICE DEGARDE 1
TABLE DES MATIÈRES PRÉSENTATION DE LA GARDE EN MILIEU FAMILIAL 3 LES FONCTIONS DU BUREAU COORDONNATEUR 3 MOYENS DÉVELOPPÉS PAR LE BUREAU COORDONNATEUR POUR S ACQUITTER DE SES FONCTIONS 4 1. Répartition des places sur le territoire 4 2. Procédure de reconnaissance et conditions d obtention 4 3. Procédure d accueil et d intégration d une responsable de services de garde 6 4. Vérification d absence d empêchement 7 5. Procédure de surveillance 7 6. Procédure en cas d irrégularité 7 7. Procédure de renouvellement de la reconnaissance 7 8. Mesures de suspension et de révocation 8 9. Formation des responsables de services de garde 8 10. Soutien pédagogique et technique 8 11. Procédure de traitement des plaintes 9 12. Service centralisé d information sur la garde en milieu familial 9 13. Procédure de rétribution des RSG 10 RÔLES ET RESPONSABILITÉS DE CHAQUE PARTENAIRE 10 1. Responsable de services de garde 11 2. Bureau coordonnateur 11 3. Parent utilisateur 11 2
PRÉSENTATION DE LA GARDE EN MILIEU FAMILIAL La garde en milieu familial, coordonnée par le Centre de la petite enfance Les Coquins, est un mode de garde qui recrée l ambiance chaleureuse de la famille. À sa résidence privée, la responsable de services de garde offre un service assurant la santé, la sécurité et la stabilité à l enfant. Dans ce milieu de vie agréable, la RSG applique un programme éducatif favorisant le développement global de l enfant. Ce milieu sécuritaire permet à l enfant de développer son autonomie et sa créativité tout en respectant son rythme. La responsable de services de garde est une personne de confiance, compétente, fiable, dynamique, qui aime les enfants et qui offre un service professionnel. Le Centre de la petite enfance Les Coquins coordonne des services de garde en milieu familial depuis 1988. Dans le but de toujours améliorer la qualité des services offerts dans les milieux de garde, l équipe du bureau coordonnateur offre, aux responsables de services de garde, du soutien pédagogique, technique et professionnel. Pour le bureau coordonnateur du CPE Les Coquins, la responsable de services de garde est une partenaire importante qui respecte et appuie la philosophie du CPE. De ce fait, la responsable de services de garde contribue, par sa façon de faire, au développement, à l épanouissement et à l apprentissage dont l enfant a besoin pour grandir en société. LES FONCTIONS DU BUREAU COORDONNATEUR La Loi sur les services de garde éducatifs à l enfance mandate le bureau coordonnateur pour effectuer les fonctions suivantes : 1 d'accorder, de renouveler, de suspendre ou de révoquer, suivant les cas et conditions prévus par la loi, la reconnaissance à titre de personne responsable d'un service de garde en milieu familial; 2 d'assurer le respect des normes déterminées par la loi applicables aux personnes responsables d'un service de garde en milieu familial qu'il a reconnues; 3 de répartir entre les personnes responsables d'un service de garde en milieu familial reconnues, selon les besoins de garde des parents et suivant les instructions du ministre, les places donnant droit à des services de garde subventionnés; 4 de déterminer, selon les cas et conditions déterminées par règlement, l'admissibilité d'un parent à la contribution fixée par le gouvernement en vertu de l'article 82; 3
5 d'administrer, suivant les instructions du ministre, l'octroi, le paiement, le maintien, la suspension, la diminution, le retrait ou la récupération de subventions aux personnes responsables d'un service de garde en milieu familial reconnues et assurer la signature et la gestion des ententes proposées par le ministre ainsi que des documents et renseignements nécessaires à l'administration des subventions; 6 de rendre disponible aux parents de l'information concernant la prestation de services de garde en milieu familial; 7 d'offrir, sur demande, un soutien pédagogique et technique; 8 de traiter les plaintes concernant les personnes responsables d'un service de garde en milieu familial reconnues. MOYENS DÉVELOPPÉS PAR LE BUREAU COORDONNATEUR POUR S ACQUITTER DE SES FONCTIONS 1. Répartition des places sur le territoire Pour la répartition des places donnant droit à des services de garde en milieu familial subventionnés, le bureau coordonnateur du CPE Les Coquins respecte le nombre de places autorisées par son agrément. Lorsque des places sont disponibles en milieu familial, le bureau coordonnateur vérifie la municipalité de son territoire où la demande est la plus grande et les distribue à : Ou Une responsable de services de garde déjà reconnue dans cette municipalité et ayant la capacité de développer des places supplémentaires. Une nouvelle candidate inscrite sur la liste d attente pour cette municipalité et qui, après le processus de reconnaissance, répond aux critères de la loi et du règlement. 2. Procédure de reconnaissance et conditions d obtention Pour obtenir une reconnaissance à titre de personne responsable de services de garde, une personne doit : 1 o âgée d'au moins 18 ans; 4
2 être en mesure d'être présente à son service de garde en milieu familial durant toutes les heures de prestation des services de garde sauf dans les cas prévus à l'article 81; 3 démontrer des aptitudes à communiquer et à établir des liens de sympathie réciproque avec les enfants ainsi qu'à collaborer avec les parents et le bureau coordonnateur; 4 avoir la santé physique et mentale lui permettant d'assurer la prestation de services de garde aux enfants; 5 avoir la capacité d'offrir un milieu de garde assurant la santé, la sécurité et le bien-être des enfants qu'elle entend recevoir; 6 disposer, dans la résidence privée où elle entend fournir les services de garde, de l'espace suffisant eu égard au nombre et à l'âge des enfants reçus; 7 avoir la capacité d'animer et d'encadrer des activités s'adressant aux enfants pour mettre en application le programme éducatif; 8 être titulaire d'un certificat, datant d'au plus 3 ans, attestant la réussite d'un cours de secourisme général d'une durée minimale de 8 heures ou d'un cours d'appoint d'une durée minimale de 6 heures visant la mise à jour des connaissances acquises dans le cadre du cours de secourisme général; 9 être couverte par une police d'assurance responsabilité civile pour un montant d'au moins 1 000 000 $ par sinistre dont la garantie s'étend à ses activités de responsable et, s'il y a lieu, à celles de la personne adulte qui l'assiste et de la remplaçante occasionnelle; 10 démontrer qu'elle-même et les personnes qui résident dans la résidence où elle entend fournir les services de garde ne font pas l'objet d'un empêchement ayant un lien avec les aptitudes requises et la conduite nécessaire pour la tenue d'un service de garde en milieu familial et que ces personnes n'entraveront pas l'exercice de ses responsabilités ni ne présenteront un danger moral ou physique pour les enfants qu'elle entend recevoir; 11 démontrer qu'elle n'a pas été déclarée coupable, dans les 2 ans précédant la demande, d'une infraction visée à l'article 108.2 de la Loi. La personne qui demande une reconnaissance ainsi que toutes les personnes âgées de plus de14 ans qui habitent la résidence où le service est offert, sont convoquées à une entrevue. De plus, le personnel du bureau coordonnateur procède à une évaluation de toutes les pièces de la résidence. Cette démarche permet d assurer la 5
sécurité des lieux afin de respecter en tout point le Règlement sur les services de garde éducatifs à l enfance. La personne désireuse d être reconnue à titre de personne responsable de services de garde doit fournir avec sa demande de reconnaissance les documents prévus à l article 60 du Règlement sur les services de garde éducatifs à l enfance. Copie de son acte de naissance ou de tout autre document établissant son identité et la date de sa naissance; Copie de l acte de naissance ou de tout autre document établissant l identité et la date de naissance de chaque enfant de moins de 18 ans qui habite ordinairement avec elle; Certificat médical attestant qu elle a une bonne santé physique et mentale lui permettant d assurer la prestation de service de garde en milieu familial; Consentement à la vérification d absence d empêchement pour elle ainsi que pour toutes les personnes de plus de 18 ans qui habite la résidence. À l aide de toutes les informations recueillies sur la personne et son milieu de vie, il incombe au conseil d administration d accepter ou de refuser une personne à titre de responsable de services de garde. À la suite de la décision du conseil d administration, le bureau coordonnateur avise par écrit la personne qui a demandé une reconnaissance. Le conseil fixe la date d ouverture du service de garde en fonction du désire de la candidate et du temps nécessaire à la transmission d informations par le personnel du bureau coordonnateur. 3. Procédure d accueil et d intégration d une responsable de services de garde Avant l ouverture du service de garde, la responsable est invitée à participer à deux journées de formation offertes par le personnel du bureau coordonnateur. La 1 re journée de formation porte sur le volet pédagogique du service de garde et la 2 e journée porte sur la gestion et l administration du service de garde. Ces formations ont pour objectif de remettre et d expliquer à la responsable les outils de soutien technique et pédagogique conçus dans le but de l appuyer dans l exercice de ses fonctions. La nouvelle responsable de services de garde sera présentée à l ensemble des responsables reconnues par le bureau coordonnateur du Centre de la petite enfance Les Coquins lors des rencontres de soutien administratif. 6
4. Vérification d absence d empêchement La personne qui demande une reconnaissance ainsi que chacune des personnes majeures vivant dans la résidence où sera fourni le service de garde doivent faire l objet d une vérification d absence d empêchement conformément au paragraphe 13 de l article 60 du Règlement sur les services de garde éducatifs à l enfance. Cette vérification est effectuée par un représentant de la Sûreté du Québec. Les formulaires de consentement à la vérification des empêchements sont remis à la candidate par le bureau coordonnateur et doivent être retournés à celui-ci une fois complétés. À moins que le bureau coordonnateur soit informé de nouveaux évènements qui pourraient faire l objet d empêchement, cette vérification est effectuée une fois tous les 3 ans, lors du renouvellement de la reconnaissance. 5. Procédure de surveillance Le bureau coordonnateur doit effectuer annuellement trois visites de surveillance de la résidence durant la prestation des services de garde afin de s assurer du respect de la loi et de ses règlements, notamment du respect des conditions de la reconnaissance. Le bureau coordonnateur peut également rendre visite à l improviste à la personne responsable à la suite d une plainte. Dans ce cas, le BC doit aviser la RSG de la nature de plainte lors de sa visite. 6. Procédure en cas d irrégularité Si, à la suite d une visite de surveillance, d un renouvellement ou d une plainte, une irrégularité est constatée dans un service de garde, le personnel du bureau coordonnateur envoie, à la responsable concernée, un avis écrit mentionnant l irrégularité observée. La responsable doit, dans les plus brefs délais, corriger la situation et en informer l agente à la conformité pour que celle-ci puisse en faire la vérification lors d une visite de suivi. Au troisième avis concernant une irrégularité reliée au même article du règlement, le conseil d administration est informé du dossier et, s il y a lieu, la procédure de suspension ou de révocation de la reconnaissance de la RSG est entreprise. 7. Procédure de renouvellement de la reconnaissance Une fois tous les trois ans, le bureau coordonnateur procède au renouvellement de la reconnaissance des RSG. La date du renouvellement est fixée en fonction de la date de reconnaissance de chaque RSG. Lors de ce renouvellement, la responsable de services de garde ainsi que les personnes âgées de plus de 14 ans qui habitent la 7
résidence sont rencontrées en entrevue. Cette rencontre permet une réflexion sur les forces, les motivations et les points faisant l objet d une amélioration. 8. Mesures de suspension et de révocation Tel qu il est prescrit dans le règlement, le bureau coordonnateur peut suspendre ou révoquer la reconnaissance d une personne à titre de responsable de services de garde lorsqu elle refuse de se conformer à la loi et ses règlements. De plus, une personne responsable de services de garde peut demander au bureau coordonnateur qui l a reconnue de suspendre sa reconnaissance en raison d une maladie, d une maternité ou de l adoption d un enfant. Cette suspension ne peut dépasser 12 mois. 9. Formation des responsables de services de garde Dès sa reconnaissance, la responsable de service de garde doit détenir un certificat attestant qu elle a réussi un cours de secourisme général d une durée minimale de 8 heures et une formation de 45 heures réparti comme suit : 18 h pour le programme éducatif; 12 h pour le développement de l enfant; 15 heures répartie entre la sécurité, la santé et l alimentation. De plus, elle doit suivre une formation d une durée de 3 h 30 sur l hygiène et la salubrité. Cette formation est une obligation dictée par la MAPAQ. Une fois le 45 heures de formation complétée, la responsable de services de garde doit suivre 6 heures de perfectionnement annuellement. Ces formations sont offertes par différentes personnes formées et reconnues dans différents domaines. La personne responsable de services de garde peut choisir de suivre les formations offertes par le bureau coordonnateur ou de s inscrire dans un centre de formation de son choix. Elle doit cependant remettre au BC une copie de l attestation de participation à la formation suivie. Cette attestation doit faire mention du nom de la RSG, du nombre d heures de formation suivi, de la date de la formation ainsi que du titre de la formation. 10. Soutien pédagogique et technique Le soutien pédagogique et technique est un mandat important du bureau coordonnateur. Tout en respectant le statut de travailleuse autonome de la responsable de services de garde, le soutien offert à cette dernière favorise son 8
professionnalisme, la supporte et l appuie dans ses interventions. Le soutien permet à la responsable de services de garde de découvrir de nouvelles techniques et de nouvelles façons de faire dans tous les domaines où elle identifie un besoin. Le soutien pédagogique et technique est une source de motivation et de valorisation. Le bureau coordonnateur offre aux responsables de services de garde, la disponibilité de deux agentes de soutien pédagogique et technique avec qui elles peuvent échanger et valider certaines interventions, informations ou différentes communications. Ces échanges se font majoritairement par le biais de communications téléphoniques. Cependant, sur demande, l agente peut se rendre au service de garde pour effectuer des observations et guider la responsable de services de garde dans son besoin. De plus, des rencontres pédagogiques sont offertes aux responsables de services de garde. Lors de ces rencontres, les responsables échangent sur différents sujets comme les interventions, les activités, les menus, la sécurité, l aménagement, l organisation du temps et du milieu. Le soutien technique vise principalement à appuyer les responsables dans leurs tâches administratives et à favoriser leur autonomie. Ce soutien est offert aux responsables par différents outils de gestion tels qu un modèle de fiche d inscription, un modèle de fiche d assiduité, un modèle d entente de service, etc. De plus, la direction du bureau coordonnateur rencontre les RSG à raison d une fois tous les deux mois pour les informer de tout changement au sujet des politiques de fonctionnement, de la Loi et du Règlement sur les services de garde éducatifs à l enfance. 11. Procédure de traitement des plaintes Le Centre de la petite enfance Les Coquins recueille et traite toute plainte verbale ou écrite provenant de toute personne concernant un service de garde offert en milieu familial ou en installation, un membre du personnel ou toute personne agissant en son nom. Une copie de la procédure de traitement des plaintes est disponible au bureau coordonnateur et sur le site Internet de l organisme. 12. Service centralisé d information sur la garde en milieu familial Le CPE Les Coquins est déjà reconnu sur le territoire comme étant un centre d information sur les services de garde en milieu familial. 9
Les personnes désirant devenir responsables de services de garde, les parents et les organismes peuvent recevoir l information sur le fonctionnement de la garde en milieu familial en visitant le site Internet ou directement au siège social situé au 16, avenue De Gaspé Ouest à Saint-Jean-Port-Joli. Tous les dossiers des responsables de services de garde et des enfants utilisateurs des services de garde en milieu familial sont conservés à cet endroit. De plus, toute la documentation nécessaire au fonctionnement de la garde en milieu familial est aussi disponible. 13. Procédure de rétribution des RSG La présente procédure vise à définir le fonctionnement et les renseignements requis pour le versement de la rétribution aux responsables de service de garde. Le bureau coordonnateur effectue le versement de la rétribution aux responsables de services, toutes les périodes de 15 jours, par transfert bancaire. Ce versement est basé sur le sommaire de rétribution que la responsable de services de garde doit fournir au bureau coordonnateur en fonction du calendrier prescrit par le Ministère. Des fiches d assiduité doivent aussi être complétées mensuellement et acheminées au BC aux dates prescrites. Ces fiches, signées par le parent, confirment que la réclamation effectuée par la RSG est conforme à la fréquentation de l enfant. De plus, pour recevoir une subvention pour un enfant qui fréquente le service de garde, la responsable doit avoir acheminé au bureau coordonnateur, un formulaire de demande de place à contribution réduite complété par le parent, une copie de l entente de service signée avec le parent ainsi que les certificats de naissance de l enfant et du parent qui signataire. À défaut d avoir reçu tous ces documents, le bureau coordonnateur ne pourra verser la subvention puisque l admission du parent à une place à contribution réduite n aura pas été conclu. RÔLES ET RESPONSABILITÉS DE CHAQUE PARTENAIRE 1. Responsable de services de garde : À titre de prestataire de services, les responsabilités de la RSG sont d assurer aux enfants un milieu de vie sain qui assure leur santé, leur sécurité et leur bien-être. En acceptant de recevoir des enfants, la RSG s engage auprès des parents à fournir une bonne qualité de services. De plus, en choisissant d offrir son service dans un cadre régi, elle s engage envers le bureau coordonnateur qui l a reconnue à se soumettre à la surveillance de son milieu (art. 54, LSGEE). 10
Son engagement à titre de prestataire de services reconnue est de respecter l ensemble des normes édictées par la Loi sur les services de garde éducatifs à l enfance et ses règlements et aussi de respecter toutes les lois et règlements qui s appliquent à sa situation. Elle a la responsabilité de s informer sur les lois, règlements et instructions qui la concernent. 2. Bureau coordonnateur : Le bureau coordonnateur doit, à l intérieur du cadre législatif et réglementaire qui lui est assigné, assurer un rôle de surveillance de la santé de la sécurité et du bienêtre des enfants reçus chez la prestataire. De plus, malgré qu il ne soit pas un expert en toute matière et ne dispose pas du mandat de faire appliquer d autres lois ou règlements que ceux émis par le MFA, il est cependant bien placé pour informer les RSG sur les lois, règlements et instructions qui la concernent. 3. Parent utilisateur : Le parent est le premier responsable de son enfant. Il a la responsabilité de choisir un service de garde qui convient à ses attentes en fonction de ses valeurs et des renseignements dont il dispose. Le parent est donc le meilleur juge de la satisfaction des services offerts à son enfant par la RSG. De plus, le parent a la responsabilité de s assurer que le service qu il a choisi maintient sa qualité. S il en est autrement, il doit en discuter ouvertement avec la RSG. Il peut aussi déposer une plainte au bureau coordonnateur s il considère que la RSG agit d une façon à constituer un risque pour les enfants, car en l absence de plaintes, force est de conclure que les usagers de ce service de garde en sont généralement satisfaits. Octobre 2015 11