Guide méthodologique de l étudiant de 1 ère année

I.U.T DE REIMS PPP 2007-2008 Département G.L.T GESTION LOGISTIQUE TRANSPORT Semestres 1 et 2 SE PRÉPARER A LA VIE PROFESSIONNELLE Guide méthodologique de l étudiant de 1 ère année Projet tutoré Stage Projet Personnel et Professionnel (PPP) 1

Sommaire Introduction Page 3 Projet tutoré Page 4 Stage de première année Page 6 Projet Personnel et Professionnel Page 17 Dates limites à retenir Stage : du 25 mars au 19 avril 2008 : Remise au secrétariat du département du rapport de stage : vendredi 25 avril à 14 h Remise au tuteur du rapport de projet tutoré : vendredi 16 mai à 9h (soutenance de 9 à 12h) Remise au secrétariat du département du dossier PPP rassemblant les pages annexes instruites en cours d année : 16 mai à 14 h 2

Introduction L Unité d'enseignement 3 manifeste la permanence d'activités directement professionnalisantes tout au long de votre cursus. Pour la première année, elle regroupe le projet tutoré, les 4 semaines de stage, ainsi que les séances du Projet Personnel et Professionnel, réparties à hauteur de 25 heures. Le projet tutoré entretient certains rapports avec le Projet Personnel et Professionnel : il implique le sens de la responsabilité, de l autonomie et une ouverture sur le monde socioprofessionnel. Elaboré par petits groupes, il donne lieu à une présentation orale accompagnée d un petit compte rendu écrit. La préparation de stage fait partie intégrante du Projet Personnel et Professionnel : elle constitue pour vous une incitation à découvrir le milieu professionnel et à conforter votre choix de l'entreprise d'accueil ou du secteur d'activité retenu. A l issue du stage, votre rapport sera évalué par votre tuteur, indépendamment du PPP. Les deux premiers semestres du PPP sont consacrés aux trois modules suivants : Recherche de stage Connaissance des métiers Connaissance de soi Vos travaux pour le module PPP doivent être consignés au fur et mesure dans les annexes de ce livret. Les supports sont mis en ligne dans l Intranet par le département GLT, sous forme d un livret à télécharger, puis à imprimer par vos soins. Outil de dialogue avec votre tuteur, le Livret Annexe devra refléter vos travaux de PPP, au cours des semestres 1 et 2. Il sera à remettre au secrétariat GLT, dans les délais impartis, pour évaluation par votre tuteur. PROJET TUTORÉ DE 1 ère ANNÉE 3

Les projets de 1 ère année sont réalisés par des équipes de 3, 4 ou 5 étudiants selon le thème. Les thèmes sur lesquels portent ces ateliers revêtent un caractère plutôt général et sont liés à l analyse de l environnement technique, économique et social. Objectifs faire acquérir les techniques de la recherche documentaire et des enquêtes sur le terrain, développer les capacités d'initiative auprès des interlocuteurs du monde professionnel et les différentes formes de communication, favoriser le sens des responsabilités, s'habituer aux activités menées par groupe, participer à la promotion du département GLT. Présentation du rapport Le rapport de projet tutoré a une longueur de 5 à 10 pages en moyenne. Il doit répondre à des exigences de présentation : Utilisation du traitement de texte obligatoire police 12, Arial, interligne simple Mise en page soignée : Page de couverture comprenant les indications suivantes : Nom de l'université, Nom de l'iut, Nom du Département, Année du cursus, Titre, Nom de l'auteur, Année universitaire, Page de garde (mêmes indications + nom de l enseignant responsable du projet), Remerciements, Sommaire (pagination précise), Introduction, Développement (en quelques pages) Conclusion ; difficultés et aspects positifs de l'expérience Le rapport de projet tutoré est à remettre impérativement lors de la soutenance (date à voir en page 2). Tout retard sera sanctionné. Soutenance : en quelques minutes, les différents membres du groupe rendent compte de leur expérience devant l ensemble de la promotion. 4

Évaluation La note tient compte des savoir-faire et savoir-être manifestés tout au long de l'activité et plus particulièrement des aspects suivants : - Contacts, esprit d'initiative, capacité de rechercher et de trouver des sponsors - Organisation, planification, respect des objectifs fixés et qualité de leur réalisation, - Prestations écrites : documents intermédiaires (ex : envoi de lettres), articles ou dossiers, rapport récapitulatif (quelques pages résumant l'expérience vécue à travers le projet et dégageant son intérêt pour les participants). - Soutenance orale du projet. La note évalue aussi les qualités relationnelles et organisationnelles du groupe ainsi que le degré de réalisation du projet. L'enseignant tuteur se réserve la possibilité d'une évaluation différenciée en cas de dysfonctionnement du groupe. Grille d évaluation générale 1/ Respect des échéances/ Méthodologie* : 4 points 2/ Présence aux rendez-vous* : 2 points* 3/ Réalisation : 8 points 4/ Soutenance* (10 mn) : 2 points 5/ Rapport écrit (5 à 10 pages) : 4 points (Critères : présentation et expression, clarté et richesse du contenu, originalité de la démarche) * : Rubriques individualisées 5

LE STAGE DE PREMIÈRE ANNÉE Objectifs Le stage du second semestre est un stage de découverte d'une entreprise, tourné vers l'exécution. Il donne lieu à un rapport écrit. Ce rapport doit comprendre : une présentation de l entreprise (environnement externe, organisation interne), un compte-rendu de l activité ou des activités exécutées, une brève analyse des situations de travail auxquelles l étudiant s est trouvé confronté. Le jury du stage du second semestre fonde son évaluation sur le rapport rendu et sur les appréciations fournies par l'entreprise d'accueil concernant les aptitudes et les activités du stagiaire. Déroulement Le travail s organise selon les trois phases suivantes : 1/ Prospection (recherche de l entreprise d accueil) 2/ Réalisation du stage et du rapport 3/ Compte rendu oral dans le cadre du PPP 6

LA PHASE DE PROSPECTION Conseils Ne choisissez pas une petite entreprise (- 10 salariés) Personnalisez la lettre de motivation Envoyez votre (vos) demande(s) par courrier avant les vacances de la Toussaint Relancez par téléphone les entreprises qui ne vous ont pas répondu dans les 15 jours Aide méthodologique Complétez le tableau ci-dessous selon l avancement de votre recherche Etapes Suivi par l étudiant (dates) Validation par le tuteur (dates) Prise de connaissance de la convention de stage Recherche d adresses d entreprises Site CCI Pages jaunes de l annuaire Kompass Annuaire ORT Intervenants Atlas Autres Présentation du CV en traitement de textes (1) Rédaction et présentation de la lettre de motivation Envoi des lettres (2) Relances téléphoniques (3) Entretien (4) Acceptation du stage Convention adressée à l entreprise le 7

1.Consignes pour la réalisation du CV : Remarque : Le CV doit être mis à jour régulièrement et personnalisé par chaque étudiant. Néanmoins on s inspirera des recommandations suivantes : PRINCIPES COMMUNS Qualité de la présentation : mise en forme soignée, rédaction et orthographe sans faute (grâce au traitement de texte) Rubriques obligatoires Formation Universitaire Informatique Linguistique (ou Langues vivantes) Expériences professionnelles Dans le cadre des études Hors études Centres d intérêt En haut : Coordonnées personnelles Titre du CV correspondant à la demande (ex : stage universitaire) Ordre à l intérieur des rubriques : chronologique inverse Retours en arrière : Pour la formation, ne pas remonter en deçà du bac, sauf cas particulier du bac pro CONSEILS ET REMARQUES - Adapter le CV au destinataire - Souligner ce qui valorise la demande. Mentionner pour les langues vivantes le nombre d années scolaires et les séjours à l étranger. - Réorientation après un début de premier cycle en Faculté : à inscrire pour ne pas laisser de blanc (en évitant toute tournure dévalorisante) - Ajuster les formulations aux capacités réelles (susceptibles d être vérifiées par votre interlocuteur lors de l entretien) - Pour la rubrique informatique, mentions possibles : o «Maîtrise» de Word, Excel o «Utilisateur» de ; o Gestion de - Expérience associative (animation, encadrement ) : à exploiter, soit dans la rubrique «expérience professionnelle, soit dans la rubrique «centres d intérêt») - Centres d intérêt : personnaliser et préciser tout ce qui est susceptible de vous valoriser 2. Envoi des lettres Rechercher au préalable le nom (respecter l orthographe) et la qualité du destinataire. Le premier contact se fera de préférence par courrier postal. Il est néanmoins possible de recourir au courrier électronique si vous possédez l adresse e-mail de la personne à qui vous envoyez votre demande. Dans ce cas, il est conseillé de placer la lettre et le CV en fichier joint ; l ensemble doit être rédigé dans le respect des règles d orthographe et de syntaxe. Il est indispensable de suivre scrupuleusement votre courrier envoyé. Pour vous y aider, utilisez le modèle du tableau de bord suivant (mis en ligne dans le document annexe du livret PPP) : 8

Date Nom, adresse, Tél. de l entreprise Coordonnées de l interlocuteur Réponse Suite 9

3. Relances téléphoniques Dans un délai de 15 jours après l envoi du courrier, vous devez faire une relance téléphonique. Procédez avec beaucoup d ordre! Reportez-vous au support de suivi indiqué ci-dessus, que vous retrouverez dans le Livret Annexe. Avant votre 1 er entretien téléphonique, lisez attentivement ces conseils. Clés de la réussite d un entretien téléphonique Attendez que l on vous écoute Ne parlez pas trop vite Surveillez votre langage Soyez attentif du début à la fin Essayez de bien conclure Entretien réussi = VOUS OBTENEZ UN RENDEZ-VOUS! Préparation de l entretien téléphonique Annoncez vos coordonnées Exposez les raisons de votre appel Demandez le bon interlocuteur (Re)précisez les modalités de stage : dates, objectifs, attentes Motivez votre demande : pourquoi cette entreprise, les activités que vous aimeriez découvrir au cours de votre stage Autoévaluation de l entretien téléphonique Débit VOIX - - - + ++ Vocabulaire Construction des phrases Enchaînement des idées Comportement - - - + ++ Présentation Assurance Tact - politesse Attitude 10

4. L entretien Un entretien se prépare Avant Prévoyez : horaire, itinéraire, moyen de déplacement, temps de trajet. Soignez votre apparence. Renseignez-vous sur l entreprise (taille, activité ). Relisez votre CV : repérez vos points forts et vos points faibles. (Re)formulez clairement les objectifs du stage. Suggérez à votre interlocuteur des activités que vous souhaitez découvrir dans l entreprise. Réfléchissez aux questions qui peuvent vous être posées : présentation personnelle en 2 minutes, expérience professionnelle, qualités et défauts. Munissez-vous de papier et stylo pour une éventuelle prise de notes. Eteignez votre portable, crachez votre chewing-gum!... Pendant Ne tendez pas la main. Ne vous asseyez que si vous y êtes invité. Surveillez votre attitude. Dès votre arrivée, déclinez votre identité. Ne coupez pas la parole à votre interlocuteur. Ecoutez. Ne parlez pas trop vite. Ecoutez attentivement les questions et prenez le temps de formuler vos réponses. Restez naturel sans trop «vous lâcher». Après Notez le nom de la personne qui vous a reçu, ainsi que la date de l entretien. Evaluez les points positifs : ce qui a marché. Décelez les points négatifs : ce qui n a pas marché, ce que vous avez oublié ce qui doit être amélioré. NB : si vous devez vous absenter à un cours pour passer un entretien, demandez à l entreprise visitée un justificatif de votre rendez-vous. 11

LE STAGE ET LE RAPPORT Déroulement des quatre semaines de stage (dates en page 2) Le stage doit vous permettre de faire un tour d horizon des activités menées dans l entreprise. Lors du stage, un bon contact avec les responsables et les différentes équipes qui vous accueillent doit vous aider à répondre à de multiples questions : Quelle est la nature de l'entreprise? Quelles sont ses activités? Quelle place occupe-t-elle dans son secteur d'activité? Comment est-elle structurée? Quel est son organigramme? Quels sont ses effectifs? Quels sont ses marchés? ses clients? Quels sont ses systèmes de stockage? Quelles sont ses perspectives? etc. Vous vous intéresserez à tous les aspects de l'entreprise. Soyez curieux sans être importun. Vous rechercherez, sélectionnerez et classerez les différents éléments d'information que vous aurez collectés. Ces questions vous aideront à rédiger au mieux le rapport. La participation à des tâches (si possible diverses) confiées par l entreprise fera de vous un acteur et rendra votre stage plus bénéfique. Elle enrichira aussi la qualité de votre rapport 12

GESTION LOGISTIQUE ET TRANSPORT 1ère année LE RAPPORT DE STAGE Le stage de première année est un stage de découverte de l'entreprise de transport. Il permet de compléter la connaissance de certains métiers du transport. Le rapport se présentera comme une monographie avec éventuellement un exposé du travail effectué. Il est remis en deux exemplaires aux destinataires suivants : le maître de stage en entreprise, le professeur assurant le suivi du stage. L'évaluation du rapport est effectuée par le professeur maître de stage. La note de stage tient compte de l'avis du maître de stage en entreprise. Pour les critères précis, voir la fiche d'évaluation type ci-jointe. Durant votre stage vous vous intéresserez à tous les aspects de l'entreprise. Vous rechercherez, sélectionnerez et classerez les différents éléments d'information que vous aurez collectés. RUBRIQUES POSSIBLES * Identité de l'entreprise : Nom, adresse, statut juridique... * Secteur d'activité * Localisation : Situation géographique, environnement, voies de communication... * Historique : Fondation, évolution, projets... * Activités : Techniques, statistiques, tableaux... * Equipements : Matériel, parc, évolution... * Marché : Clientèle, concurrence, publicité... * Place dans le secteur d'activité : Plan régional, national, international... * Organisation interne : Personnel Services, articulations entre les services, organigramme Liens entre le commercial et le transport... Communication interne et externe. 13

* Bilan personnel : Intérêt de l'expérience, apports de cette découverte de l'entreprise. * Annexes : Documents judicieusement choisis : graphiques, schémas, histogrammes, tableaux, photographies, cartes, maquettes... PRÉSENTATION DU RAPPORT Le rapport doit répondre à des exigences de présentation : - utilisation du traitement de texte obligatoire police 12, Arial, interligne simple - mise en page soignée :. page de couverture comprenant les indications suivantes : Nom de l'université, Nom de l'iut, Nom du Département, Année du cursus, Titre, Nom de l entreprise, Nom de l'auteur, Année universitaire,. Page de garde (mêmes indications + nom des maîtres de stage),. Remerciements,. Sommaire (pagination précise),. Introduction : première présentation de l entreprise, motivations personnelles, annonce du plan. Développement : différents aspects de l'entreprise,. Conclusion : difficultés, aspects positifs de l'expérience,. Glossaire,. Bibliographie (articles tirés de revues, documents internes à l entreprise, sites Internet),. Annexes : documents bien sélectionnés et numérotés à part (les annexes doivent être mentionnées dans le développement qui y renvoie). Le rapport doit répondre également à des exigences de rédaction : - langue claire et précise, - syntaxe, orthographe et ponctuation irréprochables, - plan rigoureux (parties et sous-parties), - liaisons assurées sous forme de transitions et de conclusions partielles à la fin de chaque grande partie. Longueur du rapport : environ 20 pages annexes non comprises Un exemplaire de la fiche d évaluation, dans la page qui suit, est à ajouter en dernière page du rapport (à partir du document annexe à télécharger) Contenu Le rapport est le résultat d une observation et d une assimilation personnelles des données fournies par l entreprise. Il est donc exclu d en réduire le contenu à la reprise des documents internes de cette dernière sous la forme du «copié collé». Eviter de présenter de façon brute les tableaux ou données chiffrées. Les accompagner d un petit commentaire. Le rapport de stage est à déposer au secrétariat du département, impérativement à la date indiquée page 2. Le secrétariat le transmettra à l enseignant encadrant le stage. Tout retard sera sanctionné. Un deuxième exemplaire du rapport de stage est à remettre obligatoirement au maître de stage en entreprise. 14

RAPPORT DE STAGE (1 ère année) Fiche d'évaluation (à insérer en fin de rapport) Entreprise : Etudiant : Nombre de pages : Annexes : Présentation : Clarté Elégance Respect des consignes formelles Emploi du traitement de texte Note partielle : /3 Langue et style : Note partielle : /7 Orthographe/Ponctuation Syntaxe/Rédaction Composition : Introduction Conclusion Transitions Équilibre des parties Progression Note partielle : /4 Propos : Pertinence Consistance Esprit critique Exploitation des annexes et de la documentation Note partielle : / 6 Enseignant correcteur : Appréciation générale : Note globale : /20 15

VOS IMPRESSIONS AU RETOUR DE STAGE Présentez L entreprise : nom, localisation géographique, activités, effectif, parc Votre tuteur entreprise ou maître de stage : fonction, formation, parcours professionnel L organisation de l entreprise : les différents services, la circulation de l information, les relations hiérarchiques Décrivez Les activités menées par vous-mêmes ou observées : nature, outils utilisés, difficultés rencontrées, utilité pour l entreprise. Des situations qui vous ont surpris, qui vous ont particulièrement plu ou déplu Précisez Si ce stage confirme votre choix d orientation Pour quelles raisons, conseilleriez-vous ou déconseilleriez-vous à un futur étudiant de GLT 1 de solliciter cette entreprise? 16

Projet Personnel et Professionnel DENOMINATION FICHE SIGNALETIQUE D ENTREPRISE VISITEE SECTEUR D ACTIVITE ADRESSE DATE DE CREATION EFFECTIF ET STRUCTURE CHIFFRES D AFFAIRES ET DONNEES SUR L ACTIVITE PRINCIPAUX CLIENTS PRINCIPAUX PARTENAIRES DONNEES SUR LE PARC DONNEES SUR LES FLUX SYSTEME DE TRAITEMENT DES DONNEES PERSPECTIVES POUR LES DEUX PROCHAINES ANNEES DONT LE RECRUTEMENT ACCUEIL EFFECTUE PAR 17

COMPTE RENDU DE VISITE DATE DE LA VISITE DUREE ACCOMPAGNANT PEDAGOGIQUE COMPTE RENDU : 18

Connaissance des métiers Check-list 1 J ai rédigé une synthèse des conclusions aux différentes approches du bilan personnel qui m étaient proposées. Collez éventuellement cette synthèse sur une page complémentaire. Oui quelles ont été mes difficultés? Non Recherche d information J ai recherché des fiches métiers Oui lesquelles? Non J ai pris des contacts sur le terrain Oui combien et lesquels? Non J ai écouté les présentations de métier. Certains métiers m intéressent Oui lesquels? Non Objectifs pour la période suivante : 19

Check-list 2 Nous vous proposons ici de dresser un bilan intermédiaire de vos activités dans le cadre du module PPP. Ceci va vous permettre de mesurer le travail que vous avez accompli depuis votre entrée à l IUT. Il ne s agit pas d une évaluation des enseignements, ni d une manière détournée de contrôler votre travail afin de vous attribuer une note. Remplissez ce bilan intermédiaire avec honnêteté. Fixez-vous des objectifs pour la période suivante. J ai listé mes compétences principales Oui Non J ai établi un lien compétences /métiers Oui Non J ai listé mes «goûts professionnels» Oui Non J ai établi un lien goûts/compétences/expériences /métiers Oui Non Objectifs pour la période suivante : 20

J ai recherché des fiches métiers complémentaires Oui - lesquelles? Non Je me suis documenté(e) sur les poursuites d études Oui - lesquelles? Non J ai pris des contacts sur le terrain Oui - combien et lesquels? Non J ai tiré des conclusions de ces trois démarches en terme de futur métier Oui - lesquelles? Non Mon lieu et mon thème de stage sont en rapport avec mon projet Oui Non Pourquoi? 21

Connaissance de soi FICHE OUTIL Identifier ses principales caractéristiques personnelles Objectif Construire son projet, c est réfléchir sur ses principales caractéristiques personnelles.. L objectif de cette fiche est de permettre une auto-évaluation qui doit favoriser le positionnement personnel. Conseils - Il n y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses! - Evitez les notes médianes, prenez position de façon honnête! - Situez votre auto-évaluation dans un objectif professionnel! - Rédigez ensuite votre portrait en vous appuyant sur les notes les plus élevées et les plus faibles ; illustrez par des expériences et des situations vécues 22

IDENTIFIER VOS PRINCIPALES CARACTERISTIQUES PERSONNELLES Pour chacun des traits du tableau suivant, attribuez-vous une note selon le barème suivant : 0 = Pas du tout 2 = Beaucoup 1 = Un peu 3 = Tout à fait Ambition (Soimême) (un proche) (un professionnel) Autorité naturelle Autonomie Confiance en soi Consciencieux, fiable, précis Constructif, cherche à faire progresser les choses Curiosité, vivacité intellectuelle Diplomatie, sens des nuances Esprit d initiative Facilité de contact, sociable Faculté d adaptation, souplesse Faculté d écoute Goût du challenge, esprit d entreprise Imagination créativité Optimisme, joie de vivre, enthousiasme Puissance de travail, sens de l effort Résistance à frustration Résistance aux stress Respect des règles, des usages sociaux Sens de la confidentialité Sens de l efficacité, sens pratique Sens de la hiérarchie Sens du travail en équipe Sens des réalités Stabilité du comportement, égalité d humeur Tolérance, attention aux autres 23

En reprenant les notes que vous venez de vous attribuer, rédigez un court portrait de vous-même, qui utilise les intitulés, en veillant à constituer un paragraphe distinct pour chaque série de notes identiques et en illustrant par des exemples issus de vos expériences : 24

Construire son blason Objectif Elaborer un support visuel pour faciliter une première présentation de vous-même à une ou plusieurs personnes. Durée indicative : 15 à 30 mn. Qu est-ce qu un blason? C est une sorte de logo qui présente l ensemble des signes distinctifs (armoiries) d une collectivité (une ville par exemple) ou d une famille noble. Dans un autre sens c est un texte poétique décrivant de manière détaillée, de façon élogieuse ou satirique, les caractères et qualités d un être. Que placer dans votre blason? Ce que je pense être (dessin) Ma devise (court texte) Ce que je ne voudrais pas être (dessin) Ce que j attends des autres (dessin) Ce que j attends de la vie (dessin) 25

Projet professionnel de fin de première année Forme libre Éléments requis : Lettre de motivation pour le jury de première année CV amélioré Consignes pour un Press Book Métiers de la Logistique Des affiches sur des métiers de la logistique ont été réalisées au cours de l année, dans le cadre de travaux collectifs de PPP. Certaines affiches vous ont paru particulièrement attrayantes et intéressantes quant aux métiers présentés. Afin d en tirer profit pour vos futures recherches sur des métiers ciblés, il vous est demandé d insérer, dans votre Livret des Annexes, trois affiches en photos numérisées et réduites en format adapté, sous forme de Press Book et/ou les diapositives de la présentation orale, à raison de six par page Parmi ces affiches, celle que vous avez réalisée (en groupe) devrait trouver toute sa place. 26