Page : 1/6 Emetteur AMOSSE Sébastien Approbateur : Vérificateur DOUCHET Frédéric Approbateur LEGOUPIL Franck Suivi des mises à jour Version Date Mise à jour V01 20/09/2006 Création du document, mise en place. V02 05/07/2007 Evolutions V03 01/04/2009 Création formulaires, modifications, mise en page. V04 01/10/2010 Evolution procédure V05 26/12/2011 Correction erreur V06 28/04/2014 Intégration norme NF/EN ISO CEI 17020 d octobre 2012 V07 Mise en place base documentaire informatique sur site Internet
Page : 2/6 A. Objet Cette procédure décrit le processus pris par le Chef d entreprise pour assurer le lien Internet, et transmettre les résultats du contrôle avec l OTC. B. Responsables (pilotes) Responsable technique C. Documents de référence Décret N 2004-568 & 2010-163 Arrêté du 27 juillet 2004 modifié SR/V Circulaires ministérielles Manuel de Management de la Qualité Norme NF EN ISO/CEI 17020 d octobre 2012 INS Réf 02 et 09 D. Formulaires associés Pas de formulaire associé directement E. Sommaire de la procédure 1. Type de liaison 2. Obligations 2.1 Du centre 2.2 De l OTC 3. Mise en place des transferts 4. Demande d'identification 5. Transfert des contrôles vers l'otc 6. En cas de panne F. Procédure Conformément à l arrêté du 27/07/2004 modifié, le centre de contrôle doit transmettre à l OTC les informations des contrôles. Pour cela il utilise un logiciel de contrôle qui permet ces transmissions, et conforme au protocole informatique établi par l OTC, comme défini dans la procédure qualité PR.PL 04 «Maîtrise du logiciel de contrôle technique».
Page : 3/6 Il a ensuite signé une convention avec l OTC, qui formalise cet accord de transmission. Cette convention se trouve dans le dossier d agrément du centre. Le transfert d informations entre l installation de contrôle et l organisme technique central suit une procédure définie par le protocole visé à l article 38 de l Arrêté du 27/07/2004 modifié. L installation de contrôle est pourvue de moyens de communications compatibles avec cette procédure. Le logiciel utilisé par l installation de contrôle génère automatiquement un fichier suivant un format défini dans le protocole de transfert. Ce fichier comprend au minimum l ensemble des informations nécessaires à la description de l installation de contrôle, ainsi que l ensemble des informations relatives aux véhicules contrôlés qui sont définies dans le protocole informatique de l OTC. 1. Type de liaison Les échanges de données avec l OTC, sont réalisés en utilisant le réseau Internet via une liaison ADSL. Ces transmissions seront effectuées en temps réel, dès la validation du contrôle par le contrôleur. Cette transmission, ne doit en tout état de cause pas dépasser 24 h, tel que défini dans l arrêté du 27 juillet 2004 modifié et le protocole de l OTC. 2. Obligations A. Du centre Disposer des moyens informatiques et de télécommunication requis. Utiliser un logiciel bénéficiant d un certificat de qualification valide. Demander à l OTC le certificat SSL via le RNC2. Garantir les délais de transmission des données. Supporter l ensemble des frais afférents à ces moyens et services. Effectuer une demande d identification pour chaque véhicule à contrôler. S assurer de l intégrité et de l exhaustivité des données transmises. Garantir que les informations transmises, correspondent à celles imprimées sur le PV. Mettre en service et renseigner un journal des transferts et le tenir à la disposition de l'otc et des organismes de tutelle. Mettre en service et renseigner un journal des demandes d identification n ayant pas fait l objet d édition d un PV, et le tenir à la disposition de l'otc et des organismes de tutelle. Réaliser au minimum une sauvegarde journalière. Satisfaire à toute modification du protocole et/ou ses documents associés demandée par l OTC B. De l OTC Mettre en place les moyens informatiques permettant de traiter les données relatives
Page : 4/6 à chaque contrôle technique. Informer ses correspondants des interruptions de service de ses moyens informatiques Garantir la confidentialité et l intégrité des données reçues. Fournir au centre les états relatifs au traitement des données transmises à l OTC, via l application RNC2 et le site www.utac-otc.com. Fournir aux centres des états statistiques relatifs à leur activité. Fournir au centre les certificats SSL et les mots de passe associés 3. Mise en place des transferts Dès la réception des certificats SSL fournis par l OTC, le centre les installera avec les mots de passe correspondants. Ces certificats ont une durée de validité d un an, un suivi de renouvellement des certificats est mis en place par l OTC, qui transmettra au minimum deux semaines avant l expiration les nouveaux certificats. En cas de changement de logiciel de contrôle (changement d éditeur), le centre devra fournir à l OTC la copie du certificat de qualification, attestant que le logiciel fourni est conforme à celui disposant d un certificat de qualification. En cas de changement de version majeure sur son logiciel, le centre transmettra une attestation de l éditeur ou un prestataire informatique mentionnant : Les références du logiciel. La référence du certificat de qualification du logiciel. La date de mise en service. Les coordonnées du centre. Le numéro d agrément du centre. 4. Demande d'identification La demande d identification est automatiquement réalisée lors de la création d un nouveau contrôle Le numéro d immatriculation est obligatoire. N de formule (pour les formats SIV) Date du précédent certificat (pour les formats FNI). La recherche d'information vers le serveur OTC est activée par la mention «recherche» En cas d erreur de saisie, une nouvelle demande doit être effectuée. La demande non exploitée doit être tracée et consultable à la demande par les autorités chargées de la surveillance des organismes d inspections et des inspecteurs. Une fois la demande envoyée à l OTC, et si le véhicule concerné est identifié par le SIV, les informations transmises par le SIV à l OTC sont retransmises à l organisme. L inspecteur vérifiera ces informations, en les corrigeant le cas échéant et poursuivra sa prestation.
Page : 5/6 Si le véhicule n est pas identifié par le SIV, ou s il est connu mais qu une incompatibilité dans les informations saisies, un code de résultat et d erreur éventuellement associé sera retourné par l OTC. L inspecteur corrigera sont erreur de saisie pour effectuer une nouvelle demande, ou poursuivra sa prestation en saisissant les données du certificat d immatriculation dans le logiciel. Dans tous les cas, le code résultat et le code d erreur éventuellement associé seront stockés et retransmis conformément au protocole informatique, avec le résultat de l inspection concernée. Processus de demande d identification avec l OTC: 5. Transfert des contrôles vers l'otc Le transfert est effectué après chaque impression et validation par le contrôleur du procèsverbal. En cas d échec de transmission, il peut être lancé à nouveau manuellement depuis le menu principal du logiciel, en respectant le délai maximum de 24 h pour effectuer le transfert. Lors du transfert tous les PV qui n ont pas été transférés sont ajoutés à l envoi. A chaque démarrage du logiciel, les procès-verbaux qui ne sont pas du jour et qui n ont pas été transféré sont ajoutés à l envoi. Les transferts vers l OTC sont effectués directement par le logiciel de contrôle technique, par l envoi d un fichier XML. Les transferts sont effectués par connexion internet. Les transferts sont réalisés en mode sécurisé (SSL). Un certificat est installé sur le poste. Le responsable technique de l organisme contrôle périodiquement le transfert des données vers l OTC au moyen du logiciel depuis le menu "Historique des transferts OTC." 6. En cas de panne Echec de la connexion. Une trace de tentative est enregistrée. Transfert réalisé mais erreurs signalées dans le fichier résultat. Une trace avec le détail de l erreur est enregistrée dans la table des historiques. Coupure de la liaison Internet. Le fournisseur d'accès est sollicité pour un dépannage. Panne due au logiciel.
Page : 6/6 Appliquer la procédure qualité PR.PL 05 «Intégrité, Sécurité, et Maintenance du système informatique», et PR.PL 12 «méthodes alternatives d essais en cas d impossibilité de contrôle». Une fois dépanné, le responsable de centre transmettra les données relatives à l OTC, et vérifiera l état des transferts.