PLUS ON EN SAIT MIEUX ON SE PORTE. Utiliser le Dossier Médical Personnel en EHPAD

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1 PLUS ON EN SIT MIEUX ON SE PORTE Utiliser le Dossier Médical Personnel en EHPD Mars 01

2 Le Dossier Médical Personnel : pour améliorer la prise en charge des résidents Depuis 008, les établissements d hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPD) doivent tenir à jour un dossier de liaison d urgence (DLU) pour tous les résidents*. Le DLU doit être accessible 4h/4 à tous les médecins intervenant en urgence en EHPD. ujourd hui, il est possible, avec l autorisation du résident, de déposer le DLU dans son Dossier Médical Personnel (DMP). Tous les professionnels de l urgence (SMU-Centre 15, permanence des soins ambulatoires ) peuvent ainsi consulter les informations essentielles y figurant, à tout moment, même la nuit. Le DMP permet également le partage d informations entre tous les professionels de santé participant à la prise en charge des personnes âgées (médecin traitant, filière de soins gériatrique ). Le DMP, dossier médical informatisé et sécurisé, ne modifie pas les organisations existantes, mais a vocation à faciliter la qualité de la prise en charge du résident notamment en situation d urgence. Ce document présente les étapes nécessaires à l intégration du DMP dans votre établissement. Le DMP, en quelques mots Simple et gratuit : Service public créé par la loi de 004 Dossier médical informatisé qui rassemble les informations jugées utiles à la coordination des soins Proposé aux bénéficiaires de l assurance maladie C est le patient qui décide de donner les autorisations d accès aux professionnels et structures de santé qui le prennent en charge Le DMP favorise la coordination, la qualité et la continuité des soins * Circulaire interministérielle N DGS/DHOS/DGS/DDSC/DGT/DUS/UR/008/156 du 1 mai 008 dans le cadre du Plan Canicule

3 1 S informer sur le DMP Sur le site dmp.gouv.fr espace Structure de soins, rubriques «en savoir plus» et «le DMP en pratique», retrouvez les informations nécessaires pour vous familiariser avec le DMP. En appelant DMP Info Service 4h/4 7j/7 au (prix d un appel local) C l occasion de réunions d information organisées dans votre région : contactez l RS ou la maîtrise d ouvrage régionale (GCS e-santé) esante.gouv.fr/paroles-aux-regions ou la Fédération. 1 Les résidents disposent-ils d un DMP? Si non : qui sera en charge de la phase d information et de création du DMP des résidents? quel sera le poste utilisé pour créer le DMP? Si oui (DMP créé hors EHPD) : q LIMENTTION au sein de l EHPD, quels professionnels de santé ont besoin de consulter les documents existants? quel sera le poste utilisé pour consulter le DMP? Qui sera en charge d enregistrer le Dossier de liaison d urgence (DLU) et ses mises à jour dans le DMP des résidents? Et sur quel poste? Si l EHPD dispose d un «logiciel métier» (utilisé généralement pour le suivi administratif, médical, paramédical et social), vérifier sa compatibilité avec le DMP sur Compatibilite Si nécessaire, demander à l éditeur le délai de mise en compatibilité. Seuls les professionnels de santé peuvent alimenter et consulter le DMP des résidents. Préparer q LIMENTTION votre établissement Valider le périmètre du projet DMP vant de démarrer, il convient de répondre à quelques questions. Commander les outils CPS Les professionnels de santé (médecin CPS coordonnateur, cadre de santé ) ont besoin de leur carte professionnelle de santé (CPS) pour accéder au DMP. Les médecins, sages-femmes, dentistes et pharmaciens inscrits à l Ordre, et tous les professionnels de santé libéraux disposent déjà d une carte CPS ou peuvent la demander. Le directeur de l EHPD commande des cartes (gratuites) pour chacun des professionnels salariés de l EHPD qui a besoin d accéder au DMP.

4 Le directeur doit suivre la procédure : 1 Dans le cadre d une première commande de produits de certification : Compléter et signer les documents disponibles sur telechargement#contrats_et_formulaires_associ_s. Le contrat de demande de produits de certification. Les conditions générales d utilisation (CGU) des produits de certification de l SIP Santé. La demande d attribution de la carte de représentant légal (CDE). La demande d attribution de carte de personnel de structure, s il a besoin d équiper du personnel administratif en CPE, pour créer les DMP. Puis les renvoyer scannés à Si les professionnels de santé de l EHPD non médecins ont besoin d une carte CPS, remplir le formulaire de commande CPS et leur faire signer le protocole d usage, disponibles auprès de (ex. formulaire CPS uxiliaires Médicaux Réglementés pour le cadre de santé). Une fois signés, transmis et validés par la Délégation Territoriale de l RS, les documents sont envoyés à l SIP Santé. C dapter les postes de travail Pour utiliser le DMP, vous avez besoin d un ou de plusieurs ordinateurs «DMP-compatibles», de lecteurs de cartes à puce, de moyens d authentification décrits précédemment, et d un accès internet avec un antivirus qui autorise l accès au DMP. Si l EHPD q LIMENTTION dispose d un logiciel métier «DMPcompatible», il demande à son éditeur l installation de la version «DMP-compatible» sur le(s) poste(s) et doit prévoir les lecteurs de cartes. Dans le cas contraire, l EHPD peut utiliser le portail web DMP mis à disposition gratuitement par l SIP Santé. Il devra s assurer de la compatibilité du système d exploitation et du navigateur internet avec le DMP, et commander et installer des lecteurs de cartes. Pour plus d information, et accéder à l outil de diagnostic du poste : fr/professionnel-de-sante:utiliser-le-dmp/ acceder-aux-dmp-de-vos-patients L SIP Santé émet les cartes de la famille CPS demandées et les envoie à l adresse de correspondance mentionnée sur le formulaire. Les codes (code utilisateur et code de déblocage) sont envoyés 4 heures après la carte. Les médecins qui travaillent dans l EHPD vérifient que cette situation d exercice est bien enregistrée par l Ordre des médecins et se trouve dans leur CPS. Si l EHPD utilise un logiciel métier «DMP-compatible» homologué en authentification indirecte, il doit se doter de certificats serveurs applicatifs émis par l SIP Santé. Il est ainsi dispensé d utiliser les cartes de la famille CPS pour créer et alimenter le DMP. Les cartes CPS restent indispensables pour consulter le DMP. Retrouvez la procédure d obtention des certificats serveurs applicatifs sur : structures-de-soins-non-liberales#7 Pour toute question complémentaire sur le système CPS : CPS Info Service 4h/4 et 7j/7 : (0,15 TTC/mn) Informer et créer Commander les documents d information des patients L espace de commande en ligne «e-doc» ( permet de commander gratuitement les différents supports de communication du DMP, en particulier la brochure d information patient qu il convient de remettre à tout résident au moment de la création de son DMP, des affiches DMP à mettre dans l EHPD, en salle de soins, à la cantine 4

5 Les maîtrises d ouvrages régionales (GCS e-santé) impliquées dans le déploiement du DMP peuvent également vous fournir ces documents. Utiliser le DMP Créer un DMP nécessite d informer préalablement q LIMENTTION le résident sur le DMP et sur ses droits grâce à la brochure d information patient. Il est important de lui expliquer également qu avec le DMP, tous les professionnels de santé qui le prennent en charge vont pouvoir notamment partager son DLU hors de l EHPD. Il est ensuite indispensable de recueillir son consentement, dématérialisé, au moment de la création informatique du DMP. Pour plus d information sur le DMP et les majeurs protégés (sous tutelle, curatelle ) rendez-vous sur documentation/note-juridique-mineurs Techniquement, pour créer le DMP, VITLE le professionnel doit récupérer l Identifiant National de Santé (INS) calculé automatiquement avec la carte Vitale du résident. Un autocollant est alors apposé sur la carte Vitale du résident. L EHPD imprime les identifiants de connexion du résident et les lui remet, s il souhaite accéder à son DMP. Important : l EHPD doit conserver dans son système d information les INS des résidents dont il a créé les DMP, car il en aura besoin pour alimenter ou consulter leur DMP. 4 limenter et partager DLU Les DLU tenus sous un format papier doivent être numérisés. Pour les DLU renseignés dans un outil informatique, le paramétrage du DLU doit être vérifié (s assurer qu il contient bien les éléments que l on souhaite ensuite transmettre au DMP). Si le logiciel est «DMP-compatible» : c est automatique, suivre les indications fournies par l éditeur. Si l EHPD utilise le web DMP : il faut générer le DLU, le transformer en pdf, puis l ajouter au DMP du résident en l enregistrant dans la rubrique «Synthèse», avec le titre «Dossier de liaison d urgence». Le médecin coordonnateur de I EHPD veille à la mise à jour régulière du DLU par le médecin traitant. Il s assure que le DLU est à jour dans le DMP. Si le résident dispose déjà d un DMP, créé par une autre entité, l EHPD recueille l autorisation du résident pour alimenter son DMP avec les nouveaux documents produits et utiles à son parcours de soins. Dans les EHPD de taille réduite (< lits), c est généralement le médecin coordonnateur qui informe les résidents, crée et alimente leur DMP avec le DLU, en utilisant le poste de la salle de soins ou un bureau. Dans les EHPD de taille plus importante, le médecin coordonnateur est aidé d un cadre de santé pour informer les résidents, créer leur DMP et l alimenter. Si l EHPD dispose d un bureau d accueil, le personnel d accueil crée le DMP des résidents. Les animateurs contribuent à informer les patients. 5

6 5 Consulter 6 Inscrire le DMP dans la durée CR Si votre EHPD est situé dans un bassin de santé où plusieurs acteurs de santé utilisent le DMP, les résidents disposent peut-être d un DMP qui contient des documents utiles à la coordination des soins (ex. la synthèse médicale déposée par le médecin traitant, les compte-rendus d hospitalisation ou de consultation suite à une prise en charge en urgence, des résultats d examens ). Tout professionnel de santé, authentifié avec sa CPS et autorisé par le résident, peut alors consulter son DMP. Pour garantir une bonne utilisation, l EHPD doit former les professionnes à la création et à l utilisation du DMP, et informer ses correspondants habituels, en particulier les SMU-Centre 15 et professionnels de santé qui assurent la permanence des soins d urgence, et les services de gériatrie : de la présence du DLU dans le DMP des résidents de l EHPD, et la capacité à lire les comptes-rendus déposés dans le DMP par ses correspondants. Poursuivre le travail d information et de formation informer au fil de l eau tout nouveau résident, collaborateur ou partenaire, optimiser si nécessaire les procédures de création/alimentation/consultation du DMP, diffuser les informations sur le DMP, par exemple dans le livret d accueil du résident, dans le dossier remis aux familles en amont ou lors de réunions d information. organiser des formations régulières avec le personnel de l EHPD. Témoigner Tout témoignage donnera l élan à d autres pour déployer et utiliser le DMP. Les retours d expérience sont ainsi importants. N hésitez pas à faire part de votre retour auprès de l RS, de votre maîtrise d ouvrage régionale (GCS e-santé), de votre Fédération ou auprès de l SIP Santé. Pensez également à vous abonner à la Newsletter DMP de votre maîtrise d ouvrage (GCS e-santé), et à «DMP ctu» publiée par l SIP Santé et disponible sur newsletter Whisson/Jordan/Fancy/Photononstop dmp.gouv.fr 6

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