CRM e-santé. Conditions d utilisation par les maîtrises d ouvrage régionales

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1 CRM e-santé Conditions d utilisation par les maîtrises d ouvrage régionales Rencontres Inter-Régionales du 25 septembre 2012 Florence EON, Juriste Alexandre BENOIT, Directeur du Pôle Relations avec les Usagers

2 Finalité du CRM e-santé Besoin de plus en plus affirmé d un suivi fin des utilisateurs du service DMP Structurer et faciliter les actions de «ciblage» des utilisateurs et de promotion du service, ainsi que leur suivi dans le temps. Ces actions doivent être conduites à partir de données fiables des professionnels de santé en exercice et de leurs coordonnées. C est pourquoi ces données sont issues du RPPS (puis du RASS), traitement dont l ASIP Santé assure la responsabilité. En pratique, la solution de CRM va permettre à l ASIP Santé de : Capitaliser et structurer la connaissance des utilisateurs du DMP Donner de la pertinence aux actions de déploiement des services en identifiant les cibles adaptées, Etre en mesure d évaluer l impact des actions de déploiement des services. Cet outil de CRM a vocation à soutenir, suivre et coordonner, dans sa première version, le déploiement du DMP. 25/09/2012 2

3 Phase 1 Tableau de soutien au déploiement du DMP Mise à disposition des maîtrises d ouvrage régionales (MOAR) d un fichier de contacts Excel préfigurant l application CRM e-santé. Formalités «loi Informatique et Libertés»: déclaration normale (registre du CIL) Engagement de chaque Bénéficiaire à utiliser les données à caractère personnel dans le seul but de mener des actions ciblées de recrutement de professionnels de santé et de stimulation des usages du DMP. Utilisation des données en qualité de «sous-traitant» au sens de la loi Informatique et Libertés Pas de diffusion à des tiers n intervenant pas dans le processus de déploiement du DMP Formalisation juridique des engagements Convention relative à la participation financière conclue avec l ASIP Santé dans le cadre de l appel à projet "Déploiement du DMP en région" Charte d utilisation du fichier Notice utilisateurs comportant un script standard 25/09/2012 3

4 Phase 2 Mise en place du CRM e- santé Mise en place d une solution de CRM Elle se substitue aux fichiers de contacts excel adressés lors de la phase 1. Elle est alimentée par les données collectées par l ASIP Santé et les MOAR. Elle est complétée par des données issues d autres traitements (exemple: RPPS/RASS, e-doc, SIP DMP, support DMP). Formalités «loi Informatique et Libertés»: déclaration normale (registre du CIL) Chaque MOAR est invitée à s appuyer sur cet outil pour mener les actions de déploiement du DMP dans sa région. Utilisation des données en qualité de «destinataire» au sens de la loi Informatique et Libertés Pas de diffusion à des tiers n intervenant pas dans le processus de déploiement du DMP Formalisation juridique des engagements Avenant n 1 à la convention relative à la participation financière conclue avec l ASIP Santé dans le cadre de l appel à projet "Déploiement du DMP en région" Nouvelle charte annexée Mode d emploi en cours de rédaction 25/09/2012 4

5 Engagements des MOAR signataires de la charte Utiliser les données du CRM e-santé dans le but de mener des actions ciblées de recrutement de PS et de stimulation des usages du DMP. L utilisation à d autres fins est possible mais elle est placée sous la responsabilité de chaque MOAR en qualité de responsable de traitement. Ne pas les céder à des tiers n intervenant pas dans le déploiement du DMP (interdiction de céder les données à des fins commerciales). Alimenter le CRM e-santé et mettre à jour les données dans le respect de la stratégie définie par l ASIP Santé. Respecter les règles de fonctionnement établies par l ASIP Santé. Participer aux formations et réunions relatives à l utilisation de cet outil. Informer l ASIP Santé de tout dysfonctionnement identifié. 25/09/2012 5

6 Informations publiques Nature des données contenues dans le CRM Comportant des données personnelles Données issues du RPPS relatives à l identification et aux coordonnées du PS: Numéro RPPS Nom/prénom d exercice Profession exercée Qualifications et titres Ne comportant pas de données personnelles Données structure: Dénomination statut/activité Effectifs Nombre de lits Coordonnées identifiants FINESS Informations confidentielles Nom de l assistant(e), adresse Données complémentaires Données qualifiées des utilisateurs (fréquence d utilisation du service, intérêt, formations, documents commandés, etc.) Données relatives à l équipement des utilisateurs (type de logiciel, DMP compatibilité, Référencement INS, etc.) 25/09/2012 6

7 Exemple de données confidentielles: données du fichier des professionnels de santé libéraux ayant une activité DMP (niveau régional) Les données contenues dans ces fichiers sont des données directement nominatives, relatives aux professionnels de santé. Elles sont fournies par l ASIP Santé en qualité de responsable de traitement du DMP (SIP DMP). Elles ne figurent pas à ce jour dans le CRM e-santé, ce qui impose: un envoi sécurisé de ces données; une exploitation à l aide d une application tierce de la MOAR, responsable de traitement; une alimentation du CRM e-santé avec les données collectées. Ces données doivent permettre aux MOAR de mener un accompagnement ciblé auprès de ces utilisateurs par la connaissance: du taux de création par professionnel de santé de DMP du nombre de DMP non alimentés dans les 30 j suivants sa création En raison du caractère confidentiel de ces données, les MOAR doivent veiller au respect de cette finalité et former leurs collaborateurs à l utilisation de ces données. 25/09/2012 7

8 Qui a accès aux données? Comment? Seules les MOAR signataires de l avenant et de la charte ont accès aux données contenues dans le CRM e-santé. Chaque MOAR désigne en son sein un référent CRM chargé d être : le point de contact avec l ASIP Santé pour les échanges relatifs au CRM e-santé; le garant de la bonne utilisation de cet outil aux seules fins prévues au titre de cette présente charte. D autres utilisateurs que le référent peuvent accéder au CRM de façon sécurisée, sous la responsabilité de la MOAR Possibilité pour plusieurs utilisateurs d être connectés en même temps avec le même login-mot de passe Obligatoirement dans les locaux de la MOAR (accès par IP fixe) Les droits d accès peuvent varier en fonction du profil utilisateur Accès en consultation, modification et extraction 25/09/2012 8

9 Quelle utilisation des données contenues dans le CRM par les MOAR? Cas 1: la MOAR utilise le CRM e-santé pour mener des actions de déploiement du DMP. Cas 2: la MOAR utilise son propre outil de CRM pour mener des actions de déploiement du DMP. Cas 3: la MOAR utilise les données du CRM e-santé, pour des actions de promotion de ses propres services. 25/09/2012

10 Cas 1: la MOAR utilise le CRM e-santé pour mener des actions de déploiement du DMP Exemples: Invitation à une formation, envoi d une newsletter, relance téléphonique pour une proposition d accompagnement, dans le cadre du déploiement du DMP ASIP SANTE Responsable du traitement CRM e- santé Protection des données contenues dans le CRM e-santé Exercice des droits des personnes concernées auprès du CIL de l ASIP Santé Droit de s opposer à la collecte de données personnelles la concernant après la collecte Droit d accès, de modification, de rectification, d'effacement des données à caractère personnel Formalités préalables accomplies MOAR Information au moment de la collecte par la MOAR, en contact avec les personnes concernées sur la collecte de leurs données Modalités d information, fonction du média choisi (cf. script fourni par l ASIP Sant en phase 1) Alimentation de la base de données avec les données ainsi collectées Refus verbal d être recontacté => à collecter dans le CRM e-santé

11 Cas 2: la MOAR utilise son propre outil de CRM pour mener des actions de déploiement du DMP Exemples: Invitation à une formation, envoi d une newsletter, relance téléphonique pour une proposition d accompagnement, dans le cadre du déploiement du DMP La MOAR est responsable de ce traitement contenant des données à caractère personnel. Elle est donc responsable de la protection et de la sécurité des données dont celles issues du CRM e-santé. Elle a dû réaliser les formalités préalables à accomplir auprès de la CNIL avant la mise en œuvre du traitement: Il lui revient d apprécier les modifications que l alimentation de son application avec les données du CRM entraîne (nouvelle catégorie de données traitées, accès, etc.). Elle est tenue d alimenter le CRM e-sante avec toutes les données collectées, dont l éventuel exercice du droit d opposition par les personnes concernées. 25/09/

12 Cas 3: la MOAR utilise les données du CRM e-santé, pour des actions de promotion de ses propres services En qualité de «destinataire», la MOAR peut utiliser les données du CRM e- santé pour son propre compte mais en assumant les obligations de tout responsable de traitement Exemples: actions de communication relatives à la mise en place d une plateforme de télémédecine dans la région, diffusion de la newsletter de la MOAR ASIP SANTE Identification des MOAR par l ASIP Santé dans le cadre des formalités préalables en tant que destinataires des données du CRM e-santé Information délivrée aux personnes concernées MOAR Protection des données (sécurité des données, politique d habilitation, etc.) Respect des droits des personnes concernées Exercice des droits auprès de la MOAR Formalités préalables (Création ou alimentation d une application tierce)

13 Merci de votre attention