ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 37 ARCHIVES DU SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL TECHNOLOGIE DE L INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION SPF FEDICT TABLEAU DE TRI 2008 par Sébastien SOYEZ Bruxelles 2009
ARCHIVES DU SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL TECHNOLOGIE DE L INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION SPF FEDICT TABLEAU DE TRI 2008 par Sébastien SOYEZ Bruxelles 2009
LE TABLEAU DE TRI : UN OUTIL DE MANAGEMENT Les archives sont les documents qui, quels que soient leur support, leur date ou leur forme matérielle, sont créés ou reçus par un organisme dans l exercice de ses fonctions ou activités, et sont destinés par leur nature à être conservés par cet organisme durant un certain temps. Il s agit de tout document, aussi bien sur papier que sur un support magnétique, optique, électronique ou autre. Les archives ont une double fonction. Elles ont en premier lieu un intérêt administratif et juridique car elles sont essentielles à un fonctionnement correct des institutions mêmes et indispensables dans le cadre des devoirs de responsabilisation et d information des administrations vis-à-vis de la société. Les archives possèdent en outre une valeur historique et culturelle potentielle, permettant aux historiens futurs et aux autres personnes intéressées de reconstituer le fonctionnement d une institution et l impact sociétal de celle-ci. La Loi relative aux archives du 24 juin 1955 (telle que modifiée par la loi du 6 mai 2009, portant diverses dispositions) stipule à cet effet que les archives publiques ne peuvent être éliminées sans l autorisation de l Archiviste général du Royaume ou de ses délégués et que les archives historiques de plus de 30 ans doivent ou peuvent être transférées aux Archives de l État. Dans la pratique, il est cependant compliqué d organiser l élimination ou le transfert des archives au cas par cas. L élaboration d un tableau de tri des archives offre une solution simple. QU EST-CE QU UN TABLEAU DE TRI DES ARCHIVES? Un tableau de tri présente une nomenclature systématique de toutes les séries d archives numériques et sur support papier, produites par une institution, et mentionne leur délai de conservation et le sort à leur réserver lorsque ces documents n ont plus d utilité administrative. Il indique quels documents peuvent être éliminés après un certain temps et quels autres seront conservés pour leur valeur historique et transférés à terme vers les Archives de l État. Ainsi, dès la production des documents, et même avant leur création, l institution concernée sait quels documents pourront être éliminés lorsque le délai de conservation administrative sera écoulé, et quels autres devront par contre être transférés aux Archives de l Etat en raison de leur intérêt historique ou de leur valeur probante. QUELS SONT LES AVANTAGES D UN TABLEAU DE TRI? Un tableau de tri est l instrument de base par excellence pour une bonne gestion des archives, et donc une ressource importante en matière d efficacité, d économie des coûts et de réduction des risques. L accélération de l accumulation de la masse de papiers et la numérisation plus poussée entraînent un système hybride assez complexe et lancent un défi important à la bonne gestion de l information. Si, dans de telles circonstances ou sous la contrainte de celles-ci les membres du personnel devaient déterminer eux-mêmes les séries d archives papier et numériques à conserver, ainsi que les lieux et les modalités de cette conservation, leurs décisions auraient tôt ou tard des conséquences funestes pour l organisation. Une gestion non structurée des archives occasionne non seulement une prolifération de documents et des dépenses inutiles y afférentes, mais également une perte incontrôlable de pièces d archives potentiellement importantes. Un tableau de tri est dès lors un instrument essentiel pour la gestion de la qualité des processus de travail, en particulier la gestion des documents et de l information au sein d une organisation. Il offre aux responsables politiques et aux dirigeants la possibilité d élaborer une véritable stratégie en matière de gestion des informations et de planifier la mobilisation des ressources humaines, matérielles et financières nécessaires. Une bonne gestion archivistique veillera aussi à la conservation pérenne et au transfert vers un dépôt d archives des documents ayant une valeur historique importante sur le plan social, culturel, politique, économique, scientifique ou technologique. 5
LISTE DES ACRONYMES ET DES ABRÉVIATIONS A-L AAJB AM AR BPR BSC CM DG DIRCOM FOD FSO GM ICT INFOSEC KPI MARCOM MB MPM OPERA P&O Pasin. SPF SPF-Fedict Arrêté-Loi Annuaire administratif et judiciaire de la Belgique Arrêté Ministériel Arrêté Royal Business Process Reengineering Balanced Scorecard Circulaire ministérielle Direction générale Comité de Direction Federale Openbare Dienst Fedict Support Office Guide des ministères Information & Communication Technologies (souvent utilisé pour dénommer le service informatique d un département, d une DG ou d un SPF) Information Security Management Key Performance Indicators (Indicateurs clés de performance) Marketing & Communication Moniteur belge Moderniseringsprojecten / Projets de modernisation Opportunity and Portfolio Evaluation and Recommendation of Actions (= Comité de Direction opérationnel) Personnel & Organisation (souvent utilisé pour dénommer le service du personnel d un département, d une DG ou d un SPF) Pasinomie Service public fédéral Service public fédéral - Technologie de l Information et de la Communication
TABLEAU DE TRI DES ARCHIVES Le tableau de tri est un relevé systématique, une nomenclature de toutes les archives, quel que soit leur support, qui sont produites et reçues par une personne ou un organisme dans l exercice de ses activités. Il indique au minimum la nature des séries d archives, le délai de conservation de chaque série, et leur destination définitive. Ainsi, dès la création des documents, et même avant leur création, l institution sait lesquels pourront être détruits lorsque leur délai de conservation sera écoulé, et lesquels devront être conservés à titre permanent en raison de leur intérêt historique ou de leur valeur probante. CHOIX DU MODÈLE DE PRÉSENTATION Le présent tableau de tri a été rédigé pour l ensemble des directions selon le modèle structurel. Ce modèle présente les séries d archives produites en suivant la réalité organisationnelle des services en d autres mots la structure propre à chaque entité. Il est important de souligner que si des compétences sont transférées d une direction à une autre, il conviendra de le signaler aux Archives de l État afin d adapter le tableau en conséquence. DESCRIPTION DES DONNÉES MENTIONNÉES DANS LE TABLEAU Les services producteurs d archives (directions, services, cellules) Pour faciliter la compréhension du tableau, nous avons distingué chaque direction le cas échéant chaque service et chaque cellule comme étant une entité productrice d archives. Chacune de ces entités est indiquée dans une ligne horizontale grisée pour rendre le tableau plus lisible. Série d archives Les archives sont décrites par série puisque celles-ci forment les subdivisions intellectuelles et matérielles principales du classement des documents. C est aussi à ce niveau qu il est le plus commode de trier les archives sans imposer une charge de travail trop lourde à ceux qui seront chargés des opérations de tri. Dates extrêmes Les séries sont le plus précisément datées, sur la base du document ou du dossier le plus ancien et du document ou du dossier le plus récent. Délai de conservation Basé sur le délai d utilité administrative, le délai de conservation lui est égal ou supérieur. Sa fixation s appuie soit sur un texte normatif, loi, arrêté, décret, ordonnance, circulaire ou note de service, soit sur un accord entre l archiviste inspecteur et le producteur d archives. Destination définitive Trois possibilités sont indiquées dans le tableau ci-après : Conserver = la conservation intégrale des séries d archives ; Éliminer = l élimination intégrale des séries d archives ; = l élimination partielle des séries et la conservation des archives restantes ; ce choix est systématiquement accompagné de critère(s) de sélection utile à l agent chargé de l opération de tri et sont repris dans la colonne «Remarques». Il est à noter que le procédé d élagage, à savoir l élimination de doubles, de copies et de formulaires vierges au sein de mêmes dossiers, ne participe pas en soi à l opération de tri. En 9
effet, il s agit plutôt d une action liée à la bonne gestion de dossiers que chaque agent doit intégrer dans ses activités. Au cours de ce processus d élagage régulier, les agents sont également invités à éliminer tous les éléments susceptibles de nuire à la bonne conservation matérielle des documents (et de préférence uniquement pour les dossiers dont la destination finale est la conservation) à savoir notamment les trombones métalliques, les agrafes et les classeurs. Il est vivement recommandé que ce principe soit bien appliqué afin d éviter une surcharge de travail ultérieure et donc de générer des coûts supplémentaires. Remarques La colonne «Remarques» est réservée à des informations complémentaires sur la série ou sur la destination définitive, qui renvoient éventuellement au chapitre relatif à la production, la gestion et la sélection des archives. Ordre de présentation des séries Pour chaque entité (direction, service, cellule) de chaque niveau hiérarchique de l organigramme, les séries d archives sont présentées dans un ordre correspondant aux fonctions exercées par l unité (le service) à ce niveau hiérarchique. Chaque entité est reproduite en suivant l ordre de présentation des rapports d activités du SPF-Fedict. Les fonctions à l intérieur de chaque entité sont reprises dans un ordre systématique: 1. Les archives relatives à l organisation et à la gestion du service L organisation du service La gestion administrative du service La gestion du personnel du service La gestion comptable du service La gestion des locaux occupés par le service L économat du service (gestion de l équipement). 2. Les archives relatives aux compétences et aux activités propres du service Les archives primaires, c.-à-d. les documents produits directement dans l exercice des activités (par exemple : les dossiers de procédure des affaires traitées, les rapports d activité, etc.) Les répertoires et les index qui servent d instrument de recherche dans les archives primaires. 10
AA. / SERVICE DE LA PRÉSIDENCE Dossiers relatifs au budget et à la comptabilité du SPF-Fedict 2001-auj 5 ans Eliminer Les dossiers financiers sont conservés au service «Budget et Contrôle de la gestion» Agenda des réunions du président (agenda papier et électronique) 2001-auj 10 ans Eliminer Dossiers relatifs aux réunions du Comité de direction du SPF-Fedict (*) (version électronique et papier) : agenda, procès-verbaux des réunions, rapports, annexes des réunions 2001-auj 10 ans Conserver (*) Les procès-verbaux des réunions sont établis et signés électroniquement et sont également conservés sous forme papier ; conserver de préférence la version électronique si les précautions pour garantir la préservation des documents sur le long terme sont assurées (opter pour un format comme PDF/A) Notes de service émanant du Comité de direction du SPF-Fedict Circa 2002-auj Validité de la note Conserver Conserver au niveau du secrétariat de la présidence du SPF-Fedict Dossiers relatifs aux réunions des présidents des services publics fédéraux (SPF) et des services publics fédéraux de programmation (SPP) : agenda, procès-verbaux de réunions, documentation Dossiers relatifs aux présentations dans le cadre des activités de communication du SPF-Fedict (concernent notamment les missions et les projets) Dossiers relatifs aux réunions dans le cadre de projets spécifiques (notamment à propos de la carte d identité électronique, de l asbl Smals, du «Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk» CPBW) 2003-auj 5 ans Eliminer 2001-auj 5 ans 2003-auj 5 ans Eliminer Les dossiers sont conservés au niveau du SPF Chancellerie du Premier ministre Eliminer les copies de ce qui est déjà conservé au niveau du service «Marketing & Communication» (MARCOM) ; conserver le reste (et le transférer au service «Marcom») Les éléments principaux de ces projets ainsi que les réunions sont conservés dans les dossiers de chaque projet (cf. Direction générale des programmes et des projets)
Dossiers relatifs au Balanced Scorecard (évaluation des performances du SPF-Fedict) : rapports et états mensuels 2005-auj 5 ans Eliminer Ces dossiers sont conservés au sein du Service Fedict Support Office (FSO) Dossiers relatifs aux invitations de participation à des évènements divers 2003-auj 5 ans Eliminer Dossiers relatifs au conseil d administration de l asbl e-gov : agenda des réunions, procès-verbaux, documentation Dossiers relatifs au conseil d administration de l asbl Smals : agenda des réunions, procès-verbaux, documentation 2003-auj 10 ans Conserver 2003-auj 5 ans Conserver Par mesure de précaution, cette série est conservée (étant donné le statut particulier et le lien des archives de cette association avec le SPF-Fedict cf. rubrique D) Par mesure de précaution, ces dossiers seront conservés (l asbl Smals conserve par ailleurs les archives depuis sa création en 1939) SECRÉTARIAT DE LA PRÉSIDENCE (*) (*) Le secrétariat est assuré par la cellule assistant management du service d encadrement «P&O, Secrétariat et Support de facilitation» (cf. rubrique B1) Inventaire des archives papier (salle d archives) et des archives électroniques (serveur W) et liste des requêtes et des accès 2001-auj Selon les besoins du service Conserver Les archives électroniques seront placées de préférence sur un serveur différent que celui utilisé pour stocker les archives courantes Correspondance IN /OUT : Il s agit de la correspondance émanant de la présidence et des copies de la correspondance émanant des autres services (directions générales, services d encadrement, services de support) - version papier 2002-auj 15 ans Conserver uniquement la correspondance de la présidence (le reste de la correspondance est conservé au niveau de chaque service) 12
- version électronique Circa 2004-auj Conserver Conserver la correspondance complète (de préférence dans un format standard comme PDF/A) ; le scanning de la correspondance entrante et sortante est en principe du ressort de chaque service/direction responsable ; le système est en place depuis mi-2006 ; il s agit du produit «User-Capture» qui sauvegarde, avec indexation manuelle, les courriers en format PDF Dossiers relatifs à la gestion du SPF-Fedict («dossiers anciens») : correspondance, projets de lois, procès-verbaux du conseil des ministres, dossiers divers (notamment «signature électronique», projet «Phénix» sur l information de la Justice, réunions de contact avec la Commission européenne) 1999-2001 15 ans Faire un inventaire détaillé du contenu des 43 boîtes ; sur base de cet inventaire, les Archives de l État présenteront des recommandations précises en matière de tri (la première boîte par exemple contient d importants dossiers relatifs aux origines du SPF-Fedict mais d autres contiennent des copies et de la documentation des conseils de ministres) Dossiers relatifs aux Conseils des ministres : correspondance, agenda, notifications (copies), documentation 2000-auj 15 ans Eliminer Environ 26 mètres d anciens dossiers sont conservés dans le local d archives situé au 4 ème étage du bâtiment ; les dossiers les plus récents (les deux dernières années) sont conservés dans le bureau du secrétariat de la présidence Dossiers relatifs au suivi des activités de la présidence du SPF-Fedict 2002-auj 10 ans Conserver 13
A. / DIRECTIONS GÉNÉRALES A.1. / DIRECTION GÉNÉRALE DE LA GESTION DES PROGRAMMES ET DES PROJETS Agenda des réunions de la direction générale 2004-auj 10 ans Eliminer Agenda électronique sous Ms Outlook Procès-verbaux des réunions : - internes à la direction générale (staff mensuel) - internes au SPF-Fedict (*) - externes 2004-auj 10 ans Conserver les procès-verbaux pour les réunions organisées par la direction générale «Gestion des programmes et des projets» et éliminer les autres (qui sont conservés au niveau du secrétariat de la présidence du SPF-Fedict ou au niveau des autres directions générales) Correspondance générale (papier et électronique) reçue et envoyée 2004-auj 10 ans Dossiers relatifs à la gestion (mise en œuvre et réalisation) des programmes : correspondance, réunions, rapports synthétiques 2002-auj 10 ans (après clôture du programme) Conserver la correspondance officielle (ou considérée comme telle par le service) et éliminer toute la correspondance informelle (comme des invitations aux réunions et des transmis de documents). En ce qui concerne les e-mails, ils seront de préférence conservés dans un format électronique plutôt qu imprimés (la solution idéale est de les conserver dans un format structuré comme XML par exemple et en dehors du logiciel de messagerie électronique) 1 Pour chaque dossier de programme, conserver un descriptif synthétique de la mise en œuvre du programme et de la gestion (rapport d activités) ainsi que le budget qui y est affecté 1 Cf. le chapitre relatif à la production, la gestion et la conservation des archives, et plus particulièrement la section relative à la problématique de l archivage électronique (partie III). 14
Dossiers relatifs à la sélection des programmes et des projets 2002-auj 10 ans Conserver une liste des projets et des programmes sélectionnés. Dossiers relatifs à la sélection, au monitoring et à l évaluation des projets (entre autres, dossiers de procédures «SEMOVAL» : définition des critères d opportunité et des critères de faisabilité(*)) Dossiers relatifs à la mise en œuvre, la réalisation et la gestion des projets («documentation» de base d une initiative ou d un projet) 3 : 2002-auj 10 ans Conserver le cas échéant les rapports synthétiques des évaluations (ou les motifs/justificatifs des choix opérés) ; (*) L évaluation des projets est rarement réalisée par le biais de la procédure SEMOVAL 2 Exemples de projets : e-id, FedMan2, Tax-on-Web, Police-on-Web, etc. - charte de projet (cadre de travail, contraintes) - planning (plan d action) 2002-auj 10 ans (après clôture du projet) Conserver la charte du projet, le contrat (protocole d accord) et les rapports finaux ; conserver également un état de l architecture technique, de l operation guide et du user manual une fois le projet réalisé - matrice de communications - rapport de la progression (par phase) - plan de projet - analyse des parties prenantes - rapport d activités (progression générale du projet) 2 Cf. le rapport de la mission de consultation réalisé dans le cadre du programme PUMP par C. Charot, C. Cuche et G. Hofman («Een proces van consolidatie van het Master Plan van Fedict»). 3 Ces informations sont monitorés à l aide d outils de management offrant des outils pour gérer individuellement les projets et donner un aperçu de tous les plans des projets. Ces outils sont utilisés avec Microsoft Project. 15
- rapport sur les acceptations des délivrables (tests et mises à jour) - protocole d accord - documents relatifs à l architecture technique (y compris les codes-sources) - documents relatifs au fonctionnement (operation guide) - documents relatifs à l utilisation (user manual) - documents relatifs aux commentaires publiés (released notes) Dossiers relatifs aux transferts des produits et des services développés (issus des projets) au gestionnaire de services concerné : - interne au SPF-Fedict (cf. Direction générale «Gestion des services») - partenaire externe (institution/organisme ayant sollicité le service) Dossiers relatifs au transfert des compétences, des processus et des modèles de gestion des projets e-government et ICT (rapports de synthèse, documentation) 2002-auj 10 ans (après clôture du projet) Conserver une liste des produits et des services transférés (tant en interne que vers des partenaires externes) ; la partie des dossiers concernant la gestion des services informatiques est conservée par la direction générale «Gestion des services» 2002-auj 10 ans Conserver les rapports de synthèse 16
A.2. / DIRECTION GÉNÉRALE DE LA GESTION DES SERVICES Agenda des réunions de la direction générale 2003-auj 10 ans Eliminer Agenda électronique sous Ms Outlook Procès-verbaux des réunions : - internes à la direction générale (staff mensuel, operational & technical meetings) - internes au SPF-Fedict (*) - externes 2003-auj 10 ans Conserver les procès-verbaux pour les réunions organisées par la direction générale «Gestion des services» et éliminer les autres (qui sont conservés au niveau du secrétariat de la présidence du SPF-Fedict ou au niveau des autres directions générales) Correspondance générale (papier et électronique) reçue et envoyée 2003-auj 10 ans Dossiers relatifs au service management & service delivery (contact entre client, fournisseur et donneur d ordre) : rédaction des contrats de garantie de service (SLA) 2003-auj Durée d utilisation de service Conserver la correspondance officielle (ou considérée comme telle par le service) et éliminer toute la correspondance informelle (comme des invitations aux réunions et des transmis de documents). En ce qui concerne les e-mails, ils seront de préférence conservés dans un format électronique plutôt qu imprimés (la solution idéale est de les conserver dans un format structuré comme XML par exemple et en dehors du logiciel de messagerie électronique) 4 Conserver les contrats de garantie de service Dossiers relatifs aux formulaires de demande de services 2003-auj 10 ans Eliminer 4 Cf. le chapitre relatif à la production, la gestion et la conservation des archives, et plus particulièrement la section relative à la problématique de l archivage électronique (partie III). 17
Dossiers relatifs à la gestion des services - service support (compétences, processus et modèles de gestion) 5 : procédure, documentation, formulaire d offre de service Exemples de services : Token, portail fédéral, - gestion des actifs et des configurations (= inventaire détaillé des ressources informatiques disponibles et de leurs relations) - gestion des niveaux de service comme la qualité des services (service level agreements - SLA = contrats de garantie de service) et son amélioration continue - gestion des incidents (les mauvais fonctionnements d un service sont consignés dans le logiciel ; pour chaque problème, création d un «ticket» géré dans une base de données Oracle) 2003-auj Suivant la durée d activité du service Conserver une liste (annuelle) des problèmes rencontrés et des solutions préconisées ainsi que des éventuels changements survenus - gestion des problèmes (incidents ou accumulation d incidents) - gestion des changements (planification du changement à opérer pour un service) Dossiers relatifs à la gestion du catalogue de services disponibles (concerne le catalogue des services offerts par le SPF-Fedict - catalogue disponible sur un espace de l e-communities) Dossiers relatifs aux transferts de l exploitation des services du SPF-Fedict aux partenaires Dossiers relatifs à la mise en place de centres d expertise dans les domaines du service management, de la sécurité de l information et de la légistique 2003-auj 10 ans Conserver une liste (annuelle) des services disponibles 2003-auj Suivant la durée d activité du service 2003-auj 10 ans Conserver Conserver une liste (annuelle) des services transférés Dossiers relatifs aux statistiques générales de la direction générale 2003-auj 10 ans Conserver 5 Le service support est celui qui utilise le support pour chaque service. Cette gestion est réalisée à l aide du logiciel de gestion de services informatiques ASSYST (AXIOS Systems). 18
A.3. / DIRECTION GÉNÉRALE DES STANDARDS ET DE L ARCHITECTURE DU SYSTÈME Agenda des réunions de la direction générale 2003-auj 10 ans Eliminer Agenda électronique sous Ms Outlook Procès-verbaux des réunions : - internes à la direction générale (staff mensuel) - internes au SPF-Fedict (*) - externes 2003-auj 10 ans Conserver les procès-verbaux pour les réunions organisées par la direction générale «Standards et architecture des systèmes» et éliminer les autres (qui sont conservés au niveau du secrétariat de la présidence du SPF-Fedict ou au niveau des autres directions générales) Correspondance générale (papier et électronique) reçue et envoyée 2003-auj 10 ans Dossiers relatifs au développement d architecture informatique en lien avec les projets mis en œuvre par le SPF-Fedict (cf. direction générale «Gestion de programmes et de projets) ou avec d autres organismes publics (principalement les services publics fédéraux) 2003-auj Selon les besoins du service Conserver la correspondance officielle (ou considérée comme telle par le service) et éliminer toute la correspondance informelle (comme des invitations aux réunions et des transmis de documents). En ce qui concerne les e-mails, ils seront de préférence conservés dans un format électronique plutôt qu imprimés (la solution idéale est de les conserver dans un format structuré comme XML par exemple et en dehors du logiciel de messagerie électronique) 6 Conserver un aperçu général (liste annuelle) de l expertise technique fournie (modèles d architecture, avis, évaluations) ; cette aide technique se retrouve au sein des dossiers des projets et des programmes (cf. direction générale des programmes et des projets) 6 Cf. le chapitre relatif à la production, la gestion et la conservation des archives, et plus particulièrement la section relative à la problématique de l archivage électronique (partie III). 19
Dossiers relatifs à la gestion d architecture informatique dans le cadre de la définition de standards et de recommandations 2003-auj Selon les besoins du service Conserver les documents définitifs édités et/ou publiés, tels que des recommandations, des standards, des directives dans toutes les langues éditées (notamment les recommandations sur les standards ouverts, l architecture en matière d e-government, l information security policy) Dossiers relatifs au développement de compétences spécialisées en matière d architecture : développement et avis/évaluations concernant le design, l architecture Conserver un aperçu général (liste annuelle) de l activité (modèles, avis, évaluations) ; le cas échéant, si cela donne lieu à la rédaction et à la publication d un document officiel (tel que des recommandations, des standards, des directives), les conserver sous leur forme définitive (dans toutes les langues éditées) - réseau informatique - infrastructure intergicielle (middleware) (*) (*) Intermédiaire de communication entre plusieurs applications, généralement complexes ou distribuées sur un réseau informatique - application (front office) (**) - infrastructure à clés publiques (public key infrastructure - PKI) (***) 2003-auj Selon les besoins du service (**) Partie d une application/d un site web prenant en charge l'interface (par opposition au back office qui lui regroupe la partie gestion) (***) Ensemble de composants physiques (ordinateurs, équipements cryptographiques, cartes à puces), de procédures humaines (vérifications, validation) et de logiciels (système et application) en vue de gérer le cycle de vie des certificats numériques ou certificats électroniques - identity & access management 20
A.4. / DIRECTION GÉNÉRALE DE LA GESTION DE L INFORMATION Agenda des réunions de la direction générale 2004-auj 10 ans Eliminer Agenda électronique sous Ms Outlook Procès-verbaux des réunions : - internes à la direction générale (staff mensuel) - internes au SPF-Fedict (*) - externes 2004-auj 10 ans Conserver les procès-verbaux pour les réunions organisés par la direction générale «Gestion de l information» et éliminer les autres (qui sont conservés au niveau du secrétariat de la présidence du SPF-Fedict ou au niveau des autres directions générales) Rapports annuels des activités de la direction générale 2004-auj 10 ans Conserver Rapports mensuels des activités de la direction générale 2004-auj 10 ans Conserver Correspondance générale (papier et électronique) reçue et envoyée 2004-auj 10 ans Conserver la correspondance officielle (ou considérée comme telle par le service) et éliminer toute la correspondance informelle (comme des invitations aux réunions et des transmis de documents). En ce qui concerne les e-mails, ils seront de préférence conservés dans un format électronique plutôt qu imprimés (la solution idéale est de les conserver dans un format structuré comme XML par exemple et en dehors du logiciel de messagerie électronique) 7 Dossiers relatifs aux marchés publics préparés et attribués dans le cadre des activités du service (copies de contrats, de conventions et de factures, documentation) 2004-auj Selon les besoins du service Eliminer Les originaux des marchés publics (contrats, conventions, factures, ) sont conservés au niveau du service «Marchés publics» 7 Cf. le chapitre relatif à la production, la gestion et la conservation des archives, et plus particulièrement la section relative à la problématique de l archivage électronique (partie III). 21
Dossiers thématiques liées à la gestion du service (interopérabilité, e-hr, e- Communities, Politie, Data dictionary, Content sharing, Datawarehouse, ) Dossiers relatifs aux activités spécifiques de la direction générale : - compétences, processus et modèles de gestion de l information - besoins et possibilités en matière de normalisation des éléments d information en sources authentiques 2004-auj 10 ans Eliminer Transférer le cas échéant l information pertinente à la direction générale «Standards et Architecture du système» - procédures de gestion et de contrôle de l information - propositions de modifications du cadre législatif et organisationnel en matière d amélioration de la gestion des données - développements et mise à disposition de conventions et de procédures en vue d échanger de l information structurée - support de la direction générale «Standards et architecture du système» dans le cadre du développement de standards pour les instruments d échange d information - promotion de l utilisation d éléments d information et d'instruments standard dans les échanges d'information et dans leur utilisation au sein des processus 2004-auj 10 ans Conserver les modèles et les procédures types en matière de gestion de l information ; les autres éléments produits par la direction générale se retrouvent intégrés dans les dossiers de gestion des projets (cf. direction générale «Gestion des projets et des programmes») ou sont utilisés dans le cadre du développement de standards et de l architecture de système (cf. direction générale «Standards et Architecture du système») 22
B. / SERVICES D ENCADREMENT 8 B.1. / SERVICE ICT (INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGIES) & LOGISTIQUE 9 Dossiers relatifs aux commandes de matériel informatique (matériel, logiciel et consommable) : appels d offres, bons de commande (copies), factures 2000 sauj 5 ans Eliminer Dossiers relatifs à la gestion du réseau informatique 2002-auj 5 ans Eliminer Ces dossiers (techniques) sont établis exclusivement sous forme électronique Dossiers relatifs aux activités de support informatique - backups des fichiers présents sur les serveurs (Shared services et Correspondance In/out) et des e-mails présents sur le Mail-server (Exchange) - interventions, helpdesk - documents de synthèse concernant les backups et le support helpdesk 2002-auj Selon les besoins du service Conserver un rapport des interventions sur les différents serveurs (problèmes techniques, migrations) ainsi que les documents de synthèse ; dans le cadre de la gestion partagée du service ICT, une attention particulière sera réservée aux serveurs dédiés à la conservation d information des autres SPF (cf. note en bas de page) : aucune élimination ne sera opérée tant qu aucune demande (autorisée par les Archives de l État) n aura été effectuée dans ce sens par un des SPF concernés Dossiers relatifs au suivi des projets ICT : Easy system, Shared services (rapports de synthèse, documentation) 2002-auj Selon les besoins du service Conserver les rapports de synthèse expliquant le fonctionnement de ces projets 8 Les trois services d encadrement du SPF-Fedict sont des services partagés (shared services) avec d autres services publics fédéraux, à savoir le SPF Chancellerie du Premier Ministre, le SPF Personnel & Organisation et le SPF Budget & Contrôle de la gestion (cf. les tableaux de tri des archives de ces trois SPF prochainement publiés par les Archives de l Etat). 9 La partie «Service ICT» est placée sous la direction d un directeur de service partagé du SPF-Fedict qui est responsable également de la partie ICT auprès du SPF Chancellerie du Premier Ministre, SPF P&O et SPF Budget & Controle de la gestion. Chaque service ICT de ces SPF ne compte en principe qu un responsable ICT, consitutant un agent de liaison du SPF-Fedict. 23
B.2. / SERVICE DU BUDGET ET DU CONTRÔLE DE LA GESTION (B&CG) ET ÉCONOMAT 10 Dossiers relatifs à la gestion budgétaire du SPF-Fedict : Classement annuel (les 2 dernières années sont dans les étagères du bureau) - préparation du budget (tableaux préparatoires) - négociation budgétaire (réunions bilatérales avec le SPF Budget) : correspondance, tableaux budgétaires initiaux et ajustés - budget finalisé Dossiers relatifs aux engagements (budget disponible) : fiches budgétaires, tableaux des engagements Dossiers relatifs aux ordonnancements (mise en paiement en fonction du budget disponible) Dossiers relatifs aux marchés publics : cahiers de charge, appel d offres, marché(s) sélectionné(s) 2002-auj 10 ans 2002-auj 10 ans 2002-auj Selon la législation en vigueur (minimum 10 ans) Eliminer 2002-auj 5 ans Eliminer Conserver la version définitive du budget finalisé (budget initial et ajusté) Conserver les originaux (ils sont également conservés par la Cour des comptes) Les dossiers sont conservés au sein du Service «Marchés publics» Dossiers relatifs aux commandes : correspondance, bons de commandes 2002-auj 10 ans Eliminer Dossiers relatifs aux contrôles des engagements 2002-auj 10 ans Eliminer 10 La partie «Service du Budget et du Contrôle de la gestion» est placée sous la direction d un directeur de service partagé du SPF P&O. Le service ne compte qu un responsable Budget, sorte d agent de liaison du SPF Budget au sein du SPF-Fedict. 24
Dossiers relatifs aux questions de la Cour des comptes (et des réponses apportées) 2002-auj 10 ans Conserver B.3. / SERVICE DU PERSONNEL ET DE L ORGANISATION, SECRÉTARIAT ET SUPPORT DE FACILITATION 11 Dossiers individuels des agents (SPF-Fedict et asbl e-gov 12 ) : - recrutement ; - carrière ; - formations - divers (absences, congés, missions) 2002-auj 10 ans (après départ à la pension) Conserver une liste du personnel et une fiche récapitulative des états de service pour chaque agent du SPF-Fedict ; en principe, les dossiers de personnel originaux sont constitués et conservés au niveau du SPF P&O (les pièces originales des dossiers relatifs au recrutement commes les procès-verbaux de sélection sont conservés par le Selor, service du SPF P&O) Base de données du personnel (e-hr général du SPF P&O) 2004-auj Tant que le système est utilisé Conserver une liste du personnel et une fiche récapitulative des états de service pour chaque agent du SPF-Fedict ; la gestion de la base de données est réalisée au niveau du SPF P&O ; au niveau du SPF-Fedict, l accès à cette base de données s effectue en mode consultation ; la base de données ainsi que la documentation s y rapportant devront donc être conservées (après sélection) au niveau du SPF P&O Listes du personnel, statistiques, plans du personnel 2002-auj 10 ans Conserver Dossiers relatifs au cadre organique et au cadre linguistique 2002-auj 10 ans Conserver tous les documents originaux (notamment les arrêtés royaux et ministériels) 11 La partie «Service du Personnel» est placée sous la direction d un directeur de service partagé en focntion au SPF P&O. Le service ne compte qu un responsable P&O, sorte d agent de liaison du SPF P&O au sein du SPF-Fedict. 12 Pour les archives de l asbl e-gov, cf. rubrique D.1. 25
Dossiers relatifs aux cercles de développement et aux familles de fonction (description des fonctions) 2002-auj 10 ans Conserver les descriptions des fonctions. Les dossiers relatifs aux cercles de développement sont conservés par les services où l agent est en service ; à l avenir, centraliser la gestion de ces dossiers au niveau du service du Personnel et de l Organisation Dossiers relatifs au comité de concertation de base (agenda, procès-verbaux de réunions, documentation) 2002-auj Selon les besoins du service Conserver les procès-verbaux des réunions Dossiers relatifs à la réglementation en matière du personnel et de sa gestion 2001-auj Selon les besoins du service Eliminer Dossiers relatifs aux questions parlementaires et aux réponses formulées par le SPF-Fedict (en matière de gestion du personnel) Dossiers de documentation (tests organisés par le SELOR, service social, descriptions des formations) 2002-auj Selon les besoins du service Eliminer 2002-auj 10 ans Eliminer Secrétariat : - assistants du management (= pool des secrétaires) * * * * Cf. rubrique A : Service de la présidence (Secrétariat) Support de facilitation : Dossiers relatifs à la gestion et à l organisation de l accueil (support administratif) 2002-auj Selon les besoins du service Eliminer Dossiers relatifs à la gestion et à l organisation des activités du chauffeur (agenda, livraison du courrier) 2002-auj Selon les besoins du service Eliminer Dossiers relatifs à la gestion et à l organisation des activités d entretien du bâtiment 2002-auj Selon les besoins du service Eliminer 26
C. / SERVICES DE SUPPORT C.1. / SERVICE «MARCOM» (MARKETING & COMMUNICATION) & CELLULE DE LA TRADUCTION Correspondance relative à la gestion opérationnelle du service (In & Out) : correspondance papier et électronique (e-mails) 2005-auj 10 ans Conserver la correspondance officielle (tant sur papier qu électronique) Dossiers relatifs aux cahiers de charges et aux offres soumises en réponse (offres retenues et non-retenues) 2005-auj Selon les besoins du service Eliminer Les documents financiers sont conservés au niveau du service «Budget et Contrôle de la gestion» et du service «Marchés publics» Dossiers relatifs à la préparation des rapports d activités du SPF-Fedict : textes préparatoires, corrections et amendements 2001-auj Jusqu à nouvelle publication Eliminer Rapports d activités du SPF-Fedict 2001-auj Selon les besoins du service Conserver Conserver un exemplaire de chaque rapport dans chaque langue éditée (au minimum en français et en néerlandais). Les rapports sont en principe produits annuellement ; le premier rapport d activités concerne la période 2001-2005 Dossiers relatifs aux campagnes d informations organisées par le SPF- Fedict : correspondance, factures (copies), brochures, affiches, spots TV, documentation générale 2001-auj Selon les besoins du service Conserver le résultat final des campagnes d informations à savoir les brochures, les affiches et les spots TV dans chaque langue (au minimum en français et en néerlandais) ; conserver les affiches de préférence à plat ; le support et le format de conservation vidéo doivent être durables, à savoir pour le support soit choix cassette VHS, (dérouler la bande annuellement) soit choix DVD (prévoir migration du support régulier tous les 5 à 10 ans et un format standard vidéo adapté comme AVI non compressé ou Motion JPEG 2000 ISO/IEC 15444-4) 27
Dossiers relatifs aux valorisations des projets du SPF-Fedict 2001-auj Selon les besoins du service Conserver uniquement le résultat de la valorisation, à savoir les publications (brochures, lettres d informations, sites internet) ; pour les publications électroniques, les conserver dans un format de préférence standard et ouvert ; ex. : pour du texte et des illustrations, choisir le format PDF/A et, pour les sites internet, sélectionner l information présente uniquement sur ce média et la conserver sous forme de pages HTML Cellule de la Traduction Correspondance entrante et sortante (presque exclusivement électronique) 2002-auj 2 ans Eliminer Demandes de traductions transmises par e-mail 2002-auj 2 ans Eliminer Traductions finalisées 2002-auj 2 ans Eliminer Les demandes sont transmises soit dans le corps de l e-mail soit en pièce jointe de l e-mail (pour les traductions les plus importantes) Les traductions se retrouvent dans les dossiers des agents les ayant sollicitées C.2. / SERVICE «INFOSEC» (INFORMATION SECURITY MANAGEMENT) (*) 28
(*) la majeure partie de l information gérée par ce service est conservée sous forme électronique ; elle est en outre placée sur l outil e-communities ; si la destination finale indiquée est la conservation, transférer ces documents/cette information vers le disque-dur réseau (serveur W) du SPF-Fedict spécialement dédié à l archivage électronique (pour le choix d un format adapté à la conservation pérenne, cf. le chapitre concernant la problématique des archives électroniques). Correspondance générale et spécifique (principalement électronique) 2004-auj 5 ans Eliminer La correspondance officielle (signée par le président ou reçue) est conservée au niveau du secrétariat de la présidence Bilan annuel et perspectives du service (synthèse de l activité du service et de ses prévisions) 2004-auj 5 ans Conserver Dossiers relatifs à la concertation et à la collaboration : - plate-forme de concertation relative à la sécurité de l information : procèsverbaux de réunions, rapports, documentation 2004-auj 10 ans Conserver les procès-verbaux des réunions (les réunions mensuelles sont organisées depuis décembre 2005) - groupe de travail «Sécurité, traçabilité et vie privée» : procès-verbaux de réunions, rapports, documentation - comité consultatif de télécommunications : procès-verbaux de réunions, rapports, documentation 2004-auj 10 ans Eliminer 2004-auj 10 ans Eliminer Ce comité est géré par l IBPT ; toute l information (notamment les procès-verbaux) doit être conservée à ce niveau - divers 2004-auj 10 ans Conserver l objet de la concertation et/ou de la collaboration 29
Dossiers relatifs à la coordination, la réglementation et à l assistance de l administration fédérale : - forum sur la gestion de l information de sécurité («Information security management forum») : procès-verbaux de réunions, rapports, documentation 2004-auj 10 ans Ce forum étant encore au stade de projet, il n y a pas encore de documents officiels produits ; quand il sera mis en place, conserver le procès-verbaux de réunions et les rapports de synthèse - élaboration de règlements 2004-auj 10 ans - support accordé aux services publics fédéraux 2004-auj 10 ans Eliminer La réglementation est publiée (arrêtés royaux ou ministériels) Les services publics fédéraux concernés conservent l objet de ce support (conseils, avis, aide) - sensibilisation et formation à la sécurité de l information 2004-auj 10 ans Conserver les publications Dossiers relatifs à la gestion du risque (Risk management) (*): - étude de méthodes et outils 2005-auj 10 ans - support aux analyses de risques Eliminer Conserver la méthodologie et les outils établis Les services concernés conservent l objet de ce support (conseils, avis, aide) Dossiers relatifs à la gestion de la continuité de service informatique (IT service continuity management- ITSCM) (*) : - support accordé aux services publics fédéraux (exemple : le groupe Ecosoc géré par la Direction générale Centre de crise du SPF Intérieur) - support accordé au SPF-Fedict 2007-auj 10 ans Eliminer Les services concernés conservent l objet de ce support (conseils, avis, aide) ; exemple : dans le cas du groupe Ecosoc, conserver au niveau de la DG Centre de crise (SPF Intérieur) Les services concernés du SPF-Fedict conservent l objet de ce support (conseils, avis, aide) 30
Dossiers relatifs à la certification et à l homologation de système et de réseau conservant de l information classifiée : - réseau européen «Trans-European Service for Telematics between Administrations» (TESTA) 2006-auj Durée de l homologation - support accordé aux services publics fédéraux 10 ans Conserver les rapports et les études concernant la participation et l implication belge dans ce réseau (provisoirement inactif) ; la gestion technique de ce réseau est assurée par Belnet : l information technique doit être conservée à ce niveau Conserver toute l information liée à la sélection des organismes chargés de l homologation ainsi qu une liste de ces organismes (sauf si cette information est publiée dans le Moniteur belge) ; en attendant un cadre réglementaire spécifique, cette activité est provisoirement mise en attente Dossiers relatifs à la sécurité de l information au sein du SPF-Fedict : - règlement de sécurité de l information et plan de sécurité Jusqu à nouvelle règlementation Conserver - support dans le cadre d appel d offres 2007-auj 5 ans Eliminer - support direct aux directions générales du SPF-Fedict 5 ans Eliminer Dossiers divers (principalement participation à des enquêtes) 2007-auj 5 ans Les services concernés du SPF-Fedict conservent l objet de ce support (conseils, avis, aide) Les services concernés du SPF-Fedict conservent l objet de ce support (conseils, avis, aide) Conserver le produit des enquêtes, à savoir les rapports d études publiés 31
C.3. / SERVICE «FSO» (FEDICT SUPPORT OFFICE) Correspondance générale 2006-auj 10 ans Conserver la correspondance officielle Dossiers relatifs au support en matière de méthodologie : programme/project/service manager => implémentation de méthodologie de travail commune Dossiers relatifs au support en matière d assurance qualité (quality assurance) : conseils et propositions d améliorations Dossiers relatifs au support en matière de planification des activités (portefolio) pour l ensemble du SPF-Fedict : - formulaires des initiatives - base de données des activités (projets et services) - reporting des activités 2006-auj 10 ans Conserver 2006-auj 10 ans 2007-auj 10 ans Conserver les méthodologies (2 ème partie du Vademecum) et les templates disponibles Conserver la description des processus en place au SPF- Fedict (3 ème partie du Vade-mecum) Conserver un état régulier (tous les 6 mois) des initiatives extrait du logiciel Ms SharePoint (Base de données en SQL Server) Conserver par programme un descriptif complet des activités (projets et services) extrait du logiciel Ms SharePoint (Base de données en SQL Server) soit sous forme électronique export dans un tableau Ms Excel ou Ms Access converti en format «standard ouvert (comme PDF/A) et transféré vers le répertoire de l espace-disque W destiné à l archivage du SPF-Fedict soit l impression papier du tableau Conserver les rapports (servant notamment lors des réunions du comité de direction du SPF-Fedict) extraits sous forme électronique et sous forme papier (pour la conservation, cf. remarque précédente) 32
Dossiers relatifs au support en matière de reporting des performances au sein du SPF-Fedict : - gestion des indicateurs clé de performance (Key Performance Indicators KPI) - gestion et utilisation d un outil de gestion des performances, le Balanced Scorecard (BSC) Dossiers relatifs à la coordination et à la gestion de la plate-forme e- communities pour les membres du SPF-Fedict 2007-auj 10 ans 2006-auj 10 ans Conserver 2006-auj 10 ans Conserver la documentation sur les indicateurs clé de performances (KPI) ; celle-ci étant sous forme électronique, la conserver dans un format «standard ouvert» (comme PDF/A par exemple) et la transférer vers le répertoire de l espace-disque W destiné à l archivage du SPF-Fedict L outil de gestion des performances est le prototype ARYS ; ce prototype devrait être prochainement remplacé par un nouveau logiciel, le Ms PerformancePoint Server. Lors du passage vers ce nouveau logiciel, s assurer que l ensemble des informations gérées dans le prototype seront conservées ; conserver les tableaux (mensuels) extraits du prototype (version papier conservée au niveau du secrétariat de la présidence en vue des réunions du comité de direction opérationnel ; la version électronique fichier en Ms Word est placée sur l outil e-communities : convertir ces fichiers dans un format «standard ouvert» (comme PDF/A par exemple) et les transférer vers le répertoire de l espace-disque W destiné à l archivage du SPF- Fedict Conserver un plan de classement du processus opérationnel (général et par entité direction générale, service, cellule) 33
C.4. / SERVICE JURIDIQUE Dossiers relatifs à la gestion des dossiers du service juridique (classement) 2001-auj 10 ans Conserver Correspondance entrante et sortante des agents du service juridique (principalement électronique) 2004-auj Selon les besoins du service Conserver la correspondance officielle qui n est pas conservée au secrétariat de la présidence - avis juridiques (internes et externes) demandés et rendus par le biais de la correspondance (souvent électronique) Dossiers relatifs à la préparation de textes de lois (rédaction d arrêtés royaux, notes au ministre/secrétaire d État) 2004-auj 10 ans Conserver 2004-auj 10 ans Conserver les notes au ministre/secrétaire d État et au Conseil d État Dossiers relatifs à l appui juridique dans le cadre de projets/d activités mis(es) en œuvre par le SPF-Fedict (notamment préparation de protocoles d accord pour les projets) Dossiers de préparation des réponses aux questions concernant la mission du SPF-Fedict (initier, élaborer et accompagner des projets d e-government pour l administration fédérale) : 2004-auj 10 ans Eliminer - des collaborateurs du SPF-Fedict 2004-auj 10 ans Eliminer - de la Commission «Vie Privée» (demandes, réponses sous forme d avis envoyés par le Président du SPF-Fedict et extrait des délibérations de la Commission transmis en retour) 2004-auj 15 ans Conserver L aide juridique est utilisée dans le cadre d un projet ou d une activité du SPF-Fedict ; c est dans le service qui gère le projet ou l activité qu il faut conserver le produit de cette aide juridique (auprès du Service «Marchés publics» et de la direction générale «Programmes et projets») Les réponses sont conservées dans les dossiers des collaborateurs ayant sollicité les aides juridiques (notamment auprès du Service Marchés publics et de la direction générale «Programmes et projets») 34