Guide de la notation 2014 Saint Martin d Hères, le 31 décembre 2014 Note d information n 14.43 Nos réf. : SF/SA Contact : carrieres@cdg38.fr Nous vous transmettons la procédure concernant la notation au titre de l année 2014. Notation qui reste obligatoire si l entretien professionnel n'est pas mis en place. La notation sera définitivement abrogée et l entretien professionnel généralisé à compter du 1 er janvier 2016. Un dossier complet relatif à l entretien professionnel est en ligne sur le site www.cdg38.fr (rubriques : Carrières et RH / Conseil en GRH / Conseil à la mise en place d outils de GRH / Entretien professionnel). Les fiches de notation ou les synthèses des entretiens professionnels sont à retourner au Centre de Gestion avant le 28 février 2015. Textes de référence : - Loi n 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale (article 76) - Loi n 2014-58 du 27 janvier 2014 de modernisation de l action publique territoriale et d affirmation des métropoles (article 69) - Décret n 86-473 du 14 mars 1986 relatif aux conditions générales de notation des fonctionnaires territoriaux - Décret n 2014-1526 du 16 décembre 2014 relatif à l appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires territoriaux Principe : La notation est établie chaque année. Elle exprime la valeur professionnelle des agents et se compose d une note chiffrée et d une appréciation écrite. Elle constitue le moment privilégié au cours duquel le responsable hiérarchique peut conduire un entretien avec chaque agent pour dresser le bilan de l année écoulée et fixer les objectifs de l année à venir.
1- Quels sont les agents concernés par la notation? - les agents titulaires : quelques statuts particuliers ne prévoient pas de système de notation : médecins, biologistes, vétérinaires et pharmaciens. - les agents non titulaires puisque le décret du 14 mars 1986 dispose "qu en outre les dispositions des articles 2 et 3 et du premier alinéa de l article 4 (du décret du 14 mars 1986) s appliquent aux agents non titulaires recrutés dans les conditions fixées aux articles 3, 126, 136 et 137 de la loi du 26 janvier 1984", à l exception des collaborateurs de cabinet. Cas particuliers : - les agents stagiaires : la circulaire du 2 décembre 1992 portant dispositions communes applicables aux fonctionnaires territoriaux stagiaires précise que «le système d évaluation propre au fonctionnaire territorial stagiaire est sans lien avec la notation qui accompagne le déroulement de carrière». Toutefois un jugement de la Cour Administrative d Appel de Marseille du 6 avril 2004 précise que les dispositions relatives à la notation des fonctionnaires ne sont pas incompatibles avec la situation de stagiaire. Nous vous rappelons que les stagiaires doivent bénéficier d une évaluation pendant toute la durée de leur stage. - les fonctionnaires mis à disposition : Un rapport sur la manière de servir de l agent établi par le supérieur hiérarchique ou le responsable de l organisme d accueil est transmis à l administration d origine qui établit la notation.(article 10 du décret n 85-1081 du 8 octobre 1985 modifié) - les fonctionnaires détachés : lorsqu un fonctionnaire est détaché auprès d une administration publique relevant du statut général des fonctionnaires et s il s agit d un détachement de longue durée (+ de 6 mois), la notation est effectuée par le chef de service de l administration d accueil et la fiche de notation est transmise à l autorité territoriale d origine. S il s agit d un détachement de courte durée, le chef de service dont dépend le fonctionnaire détaché transmet à l autorité territoriale d origine, à l expiration du détachement, une appréciation sur l activité de l agent. - les agents intercommunaux : les décisions relatives à la notation sont prises, après avis ou sur proposition des autres autorités territoriales concernées, par l autorité de la collectivité ou de l établissement auquel le fonctionnaire consacre la plus grande partie de son activité et, en cas de durée égale de son travail dans plusieurs collectivités ou établissements, par l autorité territoriale qui l a recruté en premier. 2- Qui note? Le pouvoir de fixer les notes et appréciations générales exprimant la valeur professionnelle des fonctionnaires est exercé par l autorité territoriale au vu des propositions du secrétaire général ou du directeur de la collectivité ou de l établissement (article 76 de la loi du 26 janvier 1984). 3- Quelle est l incidence de la notation sur la carrière? - sur l avancement d échelon L article 78 de la loi du 26 janvier 1984 dispose que l avancement d échelon a lieu de façon continue d un échelon à l échelon immédiatement supérieur. Il est fonction à la fois de l ancienneté et de la valeur professionnelle de chaque fonctionnaire. L avancement d échelon à l ancienneté maximale est accordé de plein droit. 2/5
L avancement d échelon à l ancienneté minimale peut être accordé au fonctionnaire dont la valeur professionnelle le justifie. Par ailleurs un arrêt du Conseil d Etat (CE 31 juillet 1992, Commune de Saint-Gratien) admet la possibilité de prononcer un avancement d échelon sur la base d une durée intermédiaire entre la durée maximale et la durée minimale. - sur l avancement de grade La valeur professionnelle de l agent telle qu elle est exprimée par la notation constitue un des éléments de l appréciation de la valeur professionnelle d un agent lors de l établissement du tableau d avancement de grade. (Cf. article 79 ; 1 ) de la loi du 26 janvier 1984). 4- La forme de la fiche de notation Elle comporte : une appréciation écrite exprimant la valeur professionnelle de l'agent et indiquant, le cas échéant, les aptitudes de l'intéressé à exercer d'autres fonctions dans le même grade ou dans un grade supérieur une note chiffrée de 0 à 20 les observations de l'autorité territoriale sur les vœux exprimés par l'agent. 5- Le contenu de la fiche de notation et la procédure de notation Etat civil : ce sont les rubriques habituelles concernant l état civil de l agent : nom, prénom, situation familiale, date de naissance. Situation Administrative : elle fait état de la position du fonctionnaire : grade, échelon. Vœux de l intéressé(e) : Dans cette partie de la fiche de notation, l agent doit exprimer ce qu il souhaite pour l année à venir, en matière de fonctions et d affectation, lui paraissant le plus en conformité avec ses aptitudes. Pour ce faire, l agent doit se voir remettre sa fiche de notation au préalable et disposer d un temps suffisant pour indiquer ses vœux. Observations sur les vœux exprimés par l agent : Les différents «notateurs» répondront à l agent sur les vœux qu il a exprimés. La notation est composée de : L appréciation écrite qui doit être parfaitement cohérente avec la note chiffrée attribuée à l agent. Elle devrait donc être le résultat d un entretien annuel au cours duquel l agent ayant fait connaître ses vœux, l autorité territoriale formulerait ses observations tant sur les vœux exprimés que sur la qualité du travail fourni, le comportement dans un travail d équipe, l esprit d initiative, les possibilités d accéder à des fonctions supérieures etc. 3/5
La note chiffrée de 0 à 20 Les statuts particuliers des cadres d emplois ont prévu des critères de notation qui ne présentent toutefois qu un caractère indicatif. Ainsi, pour les agents de catégorie A et B peuvent être notamment pris en compte : - leur valeur professionnelle, - leurs aptitudes générales, - leurs qualités d encadrement, - Leur sens des relations humaines. Pour les agents de catégorie C, peuvent être notamment pris en compte : - leurs connaissances professionnelles, - leurs qualités d exécution, de rapidité, de finition et d initiative, - leur sens du travail en commun et des relations avec le public, - la ponctualité et l assiduité. Une note globale basée sur les critères retenus pour chaque catégorie doit être attribuée par l autorité territoriale et déterminée selon le cadre suivant adopté par les commissions administratives paritaires placées auprès du centre de gestion. Exceptionnel note sur 20 Supérieure à 18 Très bon note sur 20 Supérieure à 15 et égale à 18 Bon note sur 20 Supérieure à 12 et égale à 15 A améliorer note sur 20 Comprise entre 8 et 12 Insuffisant note sur 20 Inférieure à 8 L avancement au choix (à l ancienneté minimum) pour les échelons, est possible pour les fonctionnaires ayant obtenu une note supérieure à 12/20. Les membres des C.A.P. insistent auprès des «notateurs» sur la mise en concordance de l appréciation et de la note chiffrée et leur demandent de veiller à porter une note sur 20 qui soit en rapport avec la valeur professionnelle du fonctionnaire (les notes de 18 à 20 doivent conserver un caractère exceptionnel). Communication de la fiche de notation à l agent L agent attestera par sa signature, avoir pris connaissance de la totalité de la fiche de notation c est-à-dire : - observations sur ses vœux, - appréciation d ordre général quant à sa valeur professionnelle, - note sur 20, - possibilité de révision / saisine CAP. Sa signature ne signifie pas qu il est d accord sur ce qui est porté sur la fiche de notation mais elle atteste que celle-ci lui a été communiquée. Transmission au Centre de gestion L original de la fiche de note doit être transmis au Centre de gestion, signé par l autorité territoriale et l agent, pour une présentation en CAP. Les fiches de notation seront renvoyées aux collectivités après passage en CAP 4/5
6- Les recours contre la notation La demande de révision Le fonctionnaire qui souhaite une modification de l appréciation générale et de la note chiffrée peut faire appel par courrier devant la C.A.P. compétente au centre de gestion. Le recours gracieux Une demande de révision auprès de la CAP ne prive pas l agent d un recours gracieux auprès de l autorité territoriale. Le recours contentieux L agent a deux mois à compter de la notification de la notation définitive ou à compter de la décision (implicite ou explicite) de rejet d une demande de révision de note pour former un recours devant le tribunal administratif. Synthèse du processus de notation Phases Intervenants Contenu 1 Service ressources humaines 2 Responsable de service Vérifie, complète les éléments indiqués sur la fiche de notation : identité, situation administrative. Remet à l agent sa fiche de notation en lui détaillant le contenu de ce document et l invite à exprimer ses vœux. 3 Agent Complète la partie «vœux de l Agent» 4 Agent Chef de service 5 6 7 éventuellement Autorité Territoriale (Maire ou Président) et Directeur général des services ou secrétaire de mairie Autorité Territoriale (Maire ou Président), D.G.S ou secrétaire de mairie Agent 8 Service ressources humaines 9 Commission administrative paritaire 10 Pôle gestion des carrières Entretien entre le chef de service et l agent pour analyser et commenter la partie «vœux de l agent». Complètent les parties : «Observations sur les vœux exprimés par l agent» «Appréciation d ordre général» «Note chiffrée / 20» Remet à l agent la fiche complétée et la lui notifie (signature de l agent qui atteste en avoir pris connaissance) Recours éventuel par courrier séparé devant la CAP (et (ou) le Tribunal Administratif) Transmet la fiche de notation des titulaires à la CAP Chacune des CAP prend connaissance des fiches de notation et statue sur les recours en révision de note ou d appréciation Renvoie les fiches de note aux collectivités après passage en CAP 5/5