PROJET «MÉDIATHÈQUE NUMÉRIQUE» APPEL D'OFFRES DE SERVICES POUR LE DÉVELOPPEMENT D'UN SITE WEB AVEC FONCTIONNALITÉS DE PUBLICATION SEPTEMBRE 2015 Rectorat et Siège 3034, Boul. Edouard-Montpetit - Pavillon Jean-Marc Léger - Montréal, (Québec) H3T 1J7 - Canada Tél : +1 514 343 66 30 - Tcp : +1 514 343 57 83 Courriel : rectorat@auf.org - Site : http://www.auf.org
Sommaire 01 Appel d offres du projet...4 Objectifs de l'appel d'offres...4 Conditions de participation...4 Procédure de soumission...4 Processus d'évaluation...6 Contact et ressources...7 02 Présentation du projet...8 Présentation de l'auf...8 Contexte du projet... 8 Principales ressources et volumétrie...8 Constat de la situation présente :...9 Périmètre du projet...9 Objectif général...9 Prestation attendue...10 Prérequis de l'outil...11 Calendrier prévisionnel...11 03 Charte du site web et de l'outil de gestion de la médiathèque...12 Arborescence... 13 Espace d'administration (arbo 0.2)...14 Gestion des Utilisateurs (arbo 7.0)...14 Gestion des contenus éditoriaux (CMS) (arbo 8.0)...14 Gestion des collections (arbo 9.0)...16 Site public... 18 Page d'accueil (arbo 0.1)...19 Les pages de contenus éditoriaux (arbo 1.0,2.0,4.0,5.0)...20 Les collections (arbo 3.0)...20 Autres outils et fonctionnalités...27 04 CDC technique...29 Opérations de mise en œuvre...29 Charte visuelle...29 Gestion de projet...29 Gestion du développement...30 Environnements et Installations...30 Récupération de données...30 Paramétrage des fonctionnalités...30 AUF 2015 -
Tests...31 Documentation...31 05 Annexes...32 Références... 33 Tableau : Formulaire Item - Spécifications des champs...34 Tableau : Affichage et utilisation des champs Items collections...35 Norme ISBD...36 Spécifications RSS...37 Conditions générales de l'appel d'offres...38 06 Cadre de réponse de l'appel d'offres Développement d'un site Web40 Objet du document...41 1. PRÉSENTATION DU PRESTATAIRE...42 2. MÉTHODOLOGIE DU PRESTATAIRE...42 3. COMPRÉHENSION DU MANDAT...42 4. DESCRIPTION DE LA SOLUTION PROPOSÉE...43 5. SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES...43 6. LISTE DE CONTRÔLE...44 7. DÉCLARATION DU SOUMISSIONNAIRE...49 8. FORMULAIRE DU RÉPONDANT...50 9. PROPOSITION BUDGÉTAIRE...51 10. ÉCHÉANCIER...52 Récapitulatif des documents à fournir dans le cadre de l'appel d'offres...53
APPEL D OFFRES DU PROJET Objectifs de l'appel d'offres Le présent appel d offres a pour objectifs de présenter les besoins de l AUF pour la création d une médiathèque numérique permettant de valoriser trois types de collections documentaires (publications scientifiques, documents internes à l'agence et Fonds patrimoniaux). Le présent appel est fait dans un souci de diversification des opérateurs et vise à obtenir un échantillonnage d offres de solutions et de prestataires. Le présent document décrit l'ensemble des besoins et des spécifications nécessaires à la réalisation de cette prestation. Le cadre de réponse fourni dans cet appel d'offres permet au prestataire d indiquer sa capacité à fournir les solutions aux besoins énoncés. L'AUF pourra dès lors sélectionner une proposition en se basant sur l évaluation des réponses obtenues. Conditions de participation Seules les entreprises sollicitées directement peuvent présenter une proposition. Le prestataire doit posséder les compétences suivantes au sein de son entreprise ou dans son portefeuille de sous-traitants: Conception visuelle et ergonomie des sites web Conception, réalisation et mise en place d'application web Gestion de projet web Traitement de formats, édition et Intégration de contenu Maîtrise des compétences bibliothéconomiques (catalogage, indexation) Expérience utilisateur et référencement Procédure de soumission En réponse au présent document, le prestataire doit : 1. Envoyer une confirmation de participation par courriel : Au plus tard le 01 octobre 2015. À l attention de : Madame Houda BACHISSE/ houda.bachisse@auf.org AUF 2015 4 / 53
2. Monter le dossier d'appel d'offres en respectant l'ordre et le format du cadre de réponse fourni à cet emploi. Le dossier doit inclure : 1. PRÉSENTATION DU PRESTATAIRE 2. MÉTHODOLOGIE DU PRESTATAIRE 3. COMPRÉHENSION DU MANDAT 4. DESCRIPTION DE LA SOLUTION PROPOSÉE 5. SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES 6. LISTE DE CONTRÔLE 7. DÉCLARATION DU SOUMISSIONNAIRE 8. FORMULAIRE DU RÉPONDANT 9. PROPOSITION BUDGÉTAIRE 10. ÉCHÉANCIER N.B. Vous trouverez en annexe "Cadre de réponse", la structure des documents à fournir et les formulaires à compléter. 3. Faire parvenir le dossier de la soumission sur papier, en deux copies, et une version électronique PDF, au plus tard le 30 octobre 2015, à 00H00 EDT. À l attention de : Houda BACHISSE Case postale du Musée C.P. 49714 -Montréal (Québec) H3T 2A5 Canada houda.bachisse@auf.org AUF 2015 5 / 53
Processus d'évaluation L'AUF retiendra trois (3) meilleures offres évaluées sur les critères suivants : Points Élément Évaluation basée sur 20 Coûts Budget détaillé et échéancier des services offerts 10 Compréhension du mandat Énoncé 40 Couverture des travaux Description de la solution 20 Cohérence technique Spécifications techniques et liste de contrôle 10 Présentation Expérience de la compagnie et Expertise du domaine Références du prestataire 100 L'évaluation et la sélection sont effectuées par un comité d'évaluation interne composé de personnels de l'auf, représentant les fonctions suivantes : Coordonnateur du pôle stratégique - Francophonie universitaire et langue française Responsables des services de la communication. Responsables techniques et coordonnateurs des systèmes d'informations. Directeurs financiers. Les prestataires sélectionnés seront invités à faire une présentation de leur solution et discuter des scénarios méthodologiques, graphiques, technologiques et financiers. Cette présentation sera aussi évaluée par le comité. L AUF retiendra la meilleure offre et communiquera sa réponse auprès des sociétés qui ont soumissionné. Le prestataire sélectionné participera à l élaboration du cahier des charges qui décrira le travail et la planification des livrables à effectuer par les deux parties. Ce cahier des charges servira de référence pour la contractualisation entre l AUF et le prestataire sélectionné et sera annexé au contrat. Les modalités de cette étape de développement seront définies par contrat entre l'auf et le prestataire sélectionné. N.B. L'AUF se réserve le droit de ne sélectionner aucun soumissionnaire. (Voir : 4.1 des "Conditions générales de l'appel d'offre" en Annexe). AUF 2015 6 / 53
Contact et ressources Les personnes ressources suivantes sont à votre disposition pour toutes questions concernant le présent appel d offres : Conditions de participation et de soumission à l'appel d'offres Spécifications fonctionnelles et terminologiques Spécifications et cohérence techniques Mme Houda BACHISSE, houda.bachisse@auf.org +1 514 343 6630 #1385 M. PERSON, Mathieu mathieu.person@auf.org +1 514 343 6630 #3384 N.B. Les questions que vous poserez et les réponses que l'auf vous fournira seront aussi envoyées aux autres candidats pour assurer l'équité. AUF 2015 7 / 53
Présentation du projet PRÉSENTATION DU PROJET Présentation de l'auf L Agence universitaire de la Francophonie (AUF) est une association internationale qui regroupe des universités, grandes écoles, réseaux universitaires et centres de recherche scientifique utilisant la langue française dans le monde entier. Avec un réseau de 804 adhérents dans 102 pays, elle est l une des plus importantes associations d institutions d enseignement supérieur et de recherche au monde. Sa mission est de soutenir un espace scientifique d excellence au service du développement des sociétés. Contexte du projet L'AUF s'est engagée depuis de nombreuses années dans une politique de diffusion et de valorisation de l information scientifique et technique permettant le partage des connaissances et favorisant l'accessibilité au savoir. C'est dans ce cadre que l'auf a développé plusieurs ressources pédagogiques et scientifiques à destination des étudiants et des enseignants-chercheurs de différents horizons géographiques et disciplinaires. Parmi ces ressources figure la bibliothèque «Savoirs en partage», une bibliothèque numérique pluridisciplinaire, qui donne accès en texte intégral à l'ensemble des ressources scientifiques mises en ligne avec le soutien de l'auf. Principales ressources et volumétrie On trouve trois types de ressources pédagogiques et scientifiques rassemblées en collections sensiblement différentes de par leur contenu et parfois leur format. Bibliothèque de savoirs en partage ( www.bibliotheque.auf.org ) La bibliothèque compte actuellement 220 ouvrages disponibles en PDF téléchargeable gratuitement. Outre la possibilité de télécharger l'ouvrage dans son intégralité, il est possible dans certains cas de télécharger uniquement des parties de cet ouvrage (chapitres, volumes). Le nombre total actuel des documents téléchargeables sur la plateforme est de 780 documents. Le nombre de livres numérisés est voué à s'accroître chaque année (estimation : entre 10 et 20 ouvrages nouveaux par an). À ce jour, il y a 4,3GO de données enregistrées. AUF 2015 8 / 53
Présentation du projet Les documents de l'auf Par ailleurs, il existe de nombreux documents produits à l'interne par l'auf, qui sont en téléchargement sur son site Internet ou sur les sites de ses bureaux régionaux (rapports d'activités, brochures, lettres d'information, plaquettes, livrets, guides, documents de communication, etc.) Les Fonds patrimoniaux Enfin, l'auf a créé des fonds patrimoniaux qui proposent au téléchargement des documents anciens numérisés sous format PDF. Ces fonds patrimoniaux ont été montés en sites web et possèdent leur propre structure et navigation. Constat de la situation présente : Développé sur le logiciel PMB et hébergé par la compagnie PMB services, l'outil actuel n intègre que la bibliothèque de savoirs en partage et le système présente plusieurs limites de par sa complexité inutile et son manque d'adaptabilité. PMB est un système intégré de gestion de bibliothèque. Il offre des modules de gestion de toute la chaîne documentaire de la bibliothèque, à commencer par l'acquisition, le catalogage, la recherche, le bulletinage, le prêt et les services associés comme la réservation, le renouvellement et le retour. Or, au niveau de l'auf, qui n'est aucunement une structure documentaire, la plupart de ces fonctionnalités ne sont pas utiles pour les besoins d'une médiathèque numérique dont l'objectif est de mettre à disposition des usagers des publications disponibles en texte intégral pour téléchargement. De plus, l'interface de PMB n'est pas facile à utiliser, sa présentation n'est pas attrayante et ne permet pas d avoir un aperçu panoramique du nombre de sources d information disponibles ni des dernières nouveautés intégrées dans la bibliothèque. Enfin, l'outil actuel ne permet pas de générer des statistiques fiables. Il a donc été décidé de créer une nouvelle médiathèque numérique, qui reprendra les ouvrages de la bibliothèque de «savoirs en partage» et intégrera aussi les fonds patrimoniaux, ainsi que les documents produits à l'interne à l'auf. Périmètre du projet Objectif général L'objectif général du projet consiste à concevoir et mettre en ligne un site internet AUF 2015 9 / 53
Présentation du projet opérationnel qui permettra à l'auf de mettre ses publications à disposition du public et en téléchargement via une médiathèque numérique unifiée. La «médiathèque numérique de l'auf» sera dédiée à la diffusion et au téléchargement des ressources déclinées en 3 types de collections : 1. Les ouvrages soutenus par l'auf (documents actuellement disponibles dans la «bibliothèque de savoirs en partage»), 2. Les fonds patrimoniaux 3. Les documents produits à l'interne par l'auf. Ce site servira à la fois : D'outil de diffusion des publications savantes parfois épuisées ou introuvables; D'outil de stockage et de conservation d'ouvrages scientifiques sous format PDF D'outil de promotion et de visibilité pour l'auf. Les objectifs de ce projet sont non seulement la valorisation de la production scientifique soutenue par l'auf, mais également la mise à disposition au public d'un accès unique à d'autres types de documents informels qui permettent de comprendre les missions et le mandat de l'auf à travers les documents internes produits à l'agence ou encore les fonds patrimoniaux pris en charge par cette dernière. La plateforme s'adressera à tout type d'utilisateurs voulant faire des recherches parmi les thématiques couvertes par les collections de l'auf en leur donnant la possibilité de télécharger des documents. Prestation attendue Veuillez inclure dans votre offre votre taux horaire ou prix unitaire pour chacun des types de prestations suivantes : Gestion de projet Conception visuelle et ergonomie SEO Reprise de données, analyse et adaptation des contenus Développements informatiques Gestion des tests Formation des utilisateurs AUF 2015 10 / 53
Présentation du projet Prérequis de l'outil L'outil devra, en priorité, répondre à certaines contraintes politiques et techniques de l AUF. Les notions incontournables sont les suivantes : Le français comme langue commune Tout système, logiciel, application ou composante doit offrir une interface complète en français. Politique de logiciels libres : L AUF a adopté depuis 2006 le standard ouvert et normalisé «Open Document Format ODF» pour les applications bureautiques. Cette politique est suivie par la totalité des implantations et des services. Linux comme système d opération Ubuntu comme poste de travail Mozilla Firefox comme navigateur Web Mozilla Thunderbird comme client de messagerie LibreOffice.org comme suite bureautique. Calendrier prévisionnel L'AUF prévoit mettre en ligne la médiathèque numérique d'ici la fin de l'année 2015 1 - Appel d'offres 3e /4e Trimestre 2015 2 - Mise en route du projet 4e Trimestre 2015 3 - Développement 4e Trimestre 2015 /1er trimestre 2016 4 - Intégration 1er trimestre 2016 5 - Post projet 1er trimestre 2016 Lancement de l'appel d'offres Analyse des solutions et prestataires retenus Sélection de la solution et du prestataire Signature du contrat Élaboration du cahier des charges, Planning des livrables Validation des maquettes Définition de la communication et de la promotion de la solution Configuration des environnements de développements Développements et tests fonctionnels Synchronisation des composantes techniques Application des mesures correctives Intégration des contenus Mise en production Formation des utilisateurs et des administrateurs Conduite du changement et communication Évaluation du projet Vérification qualitative et quantitative Identification des mesures d'amélioration AUF 2015 11 / 53
Charte du site web et de l'outil de gestion de la médiathèque CHARTE DU SITE WEB ET DE L'OUTIL DE GESTION DE LA MÉDIATHÈQUE AUF 2015 12 / 53
Arborescence Pages, éléments de pages. Flux et droits d'accès aux contenus. AUF 2015 13 / 53
Charte du site web et de l'outil de gestion de la médiathèque Espace d'administration (arbo 0.2) Cet espace concerne la gestion des contenus de l'ensemble du site et qui s'afficheront sur l'interface publique. L'outil de gestion doit être joli, intuitif et guider le gestionnaire de contenu dans les étapes de création, d'édition, d'organisation et de publication. L'espace d'administration (arbo 0.2.2) n'est accessible que par l'auf (arbo 0.2.1). La solution choisie doit s'interfacer avec notre outil d'authentification unifiée (id.auf), basée sur un annuaire LDAP et avec le protocole SAML (voir CDC technique). Gestion des Utilisateurs (arbo 7.0) L'outil doit permettre la gestion des utilisateurs et l'octroi de droits selon la notion de rôle. Rôles Administrateur Ce rôle n'est attribué qu'aux responsables techniques. Il permet le paramétrage avancé tel que : Paramétrage de DB, Modules logiciel, Édition des modèles, Gestion des utilisateurs, etc.. Éditeur Ce rôle concerne tout ce qui est propre à la création, édition, publication et gestion des contenus. Gestion des contenus éditoriaux (CMS) (arbo 8.0) La solution choisie doit se comporter (en partie) comme la plupart des CMS sur le marché. Elle doit permettre : la création, l'édition, la publication de pages. La hiérarchisation des pages L'utilisation de modèles. La constitution des menus. La catégorisation des contenus. AUF 2015 14 / 53
Charte du site web et de l'outil de gestion de la médiathèque Il y a deux (2) types contenus éditoriaux prévus : Les pages d'informations Ces pages sont majoritairement des pages contenant du texte, parfois des images et des liens vers des sites externes. Les formulaires d'édition doivent permettre la mise en forme à l'aide de wysiwyg, tout en proposant des outils respectant la charte graphique du site. L'outil doit permettre de gérer la navigation, soit par un menu principal, mais aussi par des menus secondaires, le cas échéant. Lorsqu'il y a des sous-pages, un menu secondaire devrait être accessible à partir du menu principal et dans une colonne sur les pages de la même hiérarchie (sections). L'outil devrait permettre de choisir si le bouton du menu ouvre la page ou la première sous-page de la section. Il y a trois (3) sections prévues À propos (voir arbo 1.0) Page de présentation du site. (ne prévoit actuellement pas de sous-pages) Autres ressources (voir arbo 2.0) Page contenant du texte et des liens vers d'autres ressources bibliographiques de l'auf, externes au site actuel. (Ne prévoit actuellement pas de sous-pages. Éventuellement, les sous-pages pourraient offrir une façon de catégoriser des ressources proposées) Conditions d'utilisation (voir arbo 4.0) Page contenant du texte et des liens. (ne prévoit actuellement pas de sous-pages) Contacts (voir arbo 5,0) Section contenant un formulaire de contact. AUF 2015 15 / 53
Charte du site web et de l'outil de gestion de la médiathèque (ne prévoit actuellement pas de sous-pages) Gestion des collection s (arbo 9.0) Chacun des items est constitué d'un ou plusieurs documents à télécharger, et d'une notice qui contient les métadonnées du document et dont la plupart des champs servent pour la recherche et le classement. L'interface de gestion doit permettre un aperçu des listes de la collection et afficher les statuts et autres informations facilitant la gestion. L'interface de gestion doit permettre d'effectuer des recherches et de filtrer les listes. L'affichage des items sur l'interface publique est géré par une option de publication de la fiche dans l'interface de gestion. On peut dé-publier une fiche et la retourner au mode ébauche. On doit pouvoir à tous moment éditer et sauvegarder les fiches en statut ébauche et aussi au statut publié. Les formulaires des données à saisir dans l'outil et lors de l'ajout d'items doivent se moduler en fonction de la collection, car les notices ne sont pas les mêmes d'une collection à l'autre, et les listes de l'interface publique, conséquemment, n'offrent pas les mêmes filtres. L'outil de gestion doit également offrir la possibilité de paramétrer l'affichage des champs d'un modèle de notice sur l'interface publique. Idéalement, l'ajout et la suppression de champs sur un modèle devraient être facilement exécutés à même l'outil de gestion. Modèles de pages des collections Comme il y a trois (3) collections, il y aurait donc trois (3) modèles à produire pour chacun des affichages suivants: (Administration) Formulaire de saisie des items. (voir Site public) Pages des notices bibliographiques. (voir Site public) Liste des notices des collections, et leurs ensembles de filtres respectifs. (voir Site public) Pages de présentations des collections, et leurs spécificités de contenu. AUF 2015 16 / 53
Charte du site web et de l'outil de gestion de la médiathèque Formulaires de saisie des items Une notice devrait tenir dans un seul formulaire dans l'outil de gestion. L'information doit être suffisamment exploitable pour optimiser la recherche et les groupements dans l'interface de gestion et l'interface publique. Des tables locales doivent être appelées dans l'outil pour faciliter la saisie à l'aide de listes de valeurs et permettre les relations à valeurs multiples. L'outil doit aussi pouvoir utiliser des tables de références fournies ou hébergées par l'agence. Lors de la création d'un nouvel item, on doit d abord choisir le modèle de formulaire. Voici les champs requis dans les formulaires pour chacune des collections : (voir tableau récapitulatif Spécifications des champs en Annexe "Références" ) N.B. Pour assurer la capacité d'édition en plusieurs phases, seuls les champs "Collection" et "Titre" sont obligatoires pour sauvegarder un nouvel item. Formulaire du modèle item "Publications scientifiques" #1 Collection : (table Collections) Unique #2 ID : (num) Unique Auto-incrémentiel #3 Titre : (texte) Unique #4 Autres titres : (texte) Unique #5 Auteur(s) : (table Auteurs) Multiples #6 Ville : (texte) Unique #7 Pays : (table pays) Unique #8 Année: (date format année) Unique (widget) #9 Éditeur : (table Éditeurs) Unique (table locale) #10 Nombre de pages : (num) Unique Exemple : 240 p. #11 Type de publication : (table Type publication) Multiples (table locale) #12 Résumé : (texte) Unique #13 Table des matières : (texte) Unique #14 Mots clés : (table Mots-clés) Multiples #15 Disciplines : (table Disciplines) Multiples #16 URL : (PDF/html) Unique Chaque URL est unique et sémantique #17 Vignette : (image) Unique (table locale) élément de la liste déroulante "collection" qui conditionne l'affichage des champs. Obligatoire (table locale) Capacité d'identifier l'auteur principal (utiliser la table de référence de l'auf) (table locale) (widget) Saisie des mots clés séparés par des «,» (table locale) (widget) Saisie des disciplines séparés par des «,» (ex : 114*160 pixels) AUF 2015 17 / 53
Charte du site web et de l'outil de gestion de la médiathèque Formulaire du modèle item "Documents AUF" #ref Champs Format du contenu Occurrences Commentaires #1 Collection : (table Collections) Unique #2 ID : (num) Unique Auto-incrémentiel #3 Titre : (texte) Unique #4 Type de document : (table Type documents) Unique (table locale) #5 Année: (date format année) Unique (widget) #6 Implantations AUF : (table implantation) Multiples (utiliser la table de référence de l'auf) #7 Région : (table régions) Multiples #8 Nombre de pages : (num) Unique exemple 240 p. #9 Résumé : (texte) Unique #10 Mots clés : (table Mots-clés) Multiples #11 URL : (PDF/html) Unique Chaque URL est unique et sémantique #12 Vignette : (image) Unique (table locale) élément de la liste déroulante "collection" qui conditionne l'affichage des champs. Obligatoire (utiliser la table de référence de l'auf) (table locale) (widget) Saisie des mots clés séparés par des «,» (ex : 114*160 pixels) Formulaire du modèle item "Fonds patrimoniaux" #ref Champs Format du contenu Occurrences Commentaires #1 Collection : (table Collections) Unique #2 ID : (num) Unique Auto-incrémentiel #3 Titre du Fonds : (texte) Unique #5 Pays : (table pays) Unique #6 Année: (date format année) Unique (widget) #7 Résumé : (texte) Unique #8 Mots clés : (table Mots-clés) Multiples #9 URL : (PDF/ePub/html) Unique Chaque URL est unique et sémantique #10 Vignette : (image) Unique (table locale) élément de la liste déroulante "collection" qui conditionne l'affichage des champs. Obligatoire (utiliser la table de référence de l'auf) (table locale) (widget) Saisie des mots clés séparés par des «,» (ex : 114*160 pixels) Site public En plus de s'inscrire dans le respect de la charte graphique digitale de l'auf, la signature graphique de la bibliothèque devrait être chaleureuse et valoriser les images de la collection (couvertures des publications). Le site contient 3 zones distinctes AUF 2015 18 / 53
Charte du site web et de l'outil de gestion de la médiathèque L'entête : permanente sur l'ensemble des pages du site public. Le contenu : Contenus spécifiques aux pages (URL uniques). Le pied de page : permanent sur l'ensemble des pages du site public. Page d'accueil (arbo 0.1) La page d'accueil doit être attrayante et bien valoriser l'auf et les collections. Elle doit offrir un aperçu de toutes les possibilités qu'offre la médiathèque. Elle doit offrir au visiteur la possibilité d'accéder rapidement à un élément de contenu, mais surtout lui offrir un parcours de découverte à travers les collections. Entête Titre : la bibliothèque numérique de l AUF Logo AUF; Barre de recherches; Menus; Accueil (0.1) À propos (1.0) Les collections (3.0) Les publications scientifiques (3.1) Les fonds patrimoniaux (3.1) Les documents AUF (3.1) Conditions d'utilisation (4.0) Autres ressources (2.0) Contacts (5.0) Contenu de la page d'accueil Texte accrocheur Bloc vedettes À découvrir : aléatoire parmi les items des 3 collections qui ont été identifiés dans l'espace de gestion Vignette Titre Collection Nouveau : les derniers items des 3 collections qui ont été mis en ligne Vignette Titre Collection Boutons vers chacune des Collections AUF 2015 19 / 53
Charte du site web et de l'outil de gestion de la médiathèque Vignette de la collection Texte résumé de la collection. Pied de page Abonnement à la lettre d'information; Boutons liens réseaux sociaux; Plan du site Suivez-nous. Les pages de contenus éditoriaux (arbo 1.0,2.0,4.0,5.0) Pour faciliter la lecture des pages de contenus éditoriaux, les contenants de textes ne devraient pas prendre la largeur de la page, la page devrait comporter une colonne réservée pour le menu secondaire (vide si absent). Les collections (arbo 3.0) Une page qui présente les 3 collections de façon succincte n'est pas jugée indispensable, car pour un visiteur connaissant déjà les collections, il choisira naturellement la collection à partir d'un des sous-menus du menu Collections. Le contenu prévu pour cette page qui s'adresserait aux nouveaux visiteurs se trouve déjà dans le contenu en page d'accueil. La collection (arbo 3.1) Chacune des collections possède sa propre navigation, introduite par une page de présentation. Cette page est une façon de mettre le visiteur en contexte (comprendre ce qu'il y a dans la collection et introduire sa structure particulière). Par exemple : les types de documents dans la collection AUF et les disciplines dans les publications scientifiques sont des notions distinctes et valorisantes. Les pages de présentation des collections offrent surtout des points d'entrées directes dans la recherche par collection c.a.d. que des séries de mots cliquables emmèneront le visiteur rapidement sur des listes de notices selon le sujet ou catégorie choisie, et aussi quelques items vedettes de la collection qui dirige le visiteur vers la page de la notice du document. Ces items vedettes sont proposés par l'outil selon trois (3) critères La liste de notices présente dans une colonne de gauche les versions abrégées des notices. N.B que l'affichage des items de la notice abrégée devrait respecter la norme ISBD AUF 2015 20 / 53
Charte du site web et de l'outil de gestion de la médiathèque (voir référence en Annexe). La page présente aussi dans une colonne à droite les jeux de filtres spécifiques à la collection pour faciliter la recherche dirigée dans l'ensemble des items de la collection. N.B. L'affichage des filtres est construit à partir des valeurs distinctes des champs des notices renseignées dans l'outil de gestion, de même, le nombre d'items correspondant au filtre devrait apparaître à la suite du filtre. Ex. : Zoologie (20) La notice complète présente toutes les informations de l'item de la collection. Certaines valeurs affichées sont cliquables et exécutent une requête qui redirige vers les résultats de recherche textuelle ou de filtrage dans la liste de notices de la collection (filtre sélectionné le cas échéant). Voici le détail des contenus à afficher par collections. (voir tableau récapitulatif Utilisation des champs en Annexe "Références" ) Page de présentation de la collection "Publications scientifiques" Le contenu de la page de présentation de cette collection: Titre de la collection Vignette emblématique de la collection Texte de présentation de la collection Lien vers la liste complète (sans filtrage) de la collection Bloc discipline (les plus récurrentes) Bloc mots-clés (les plus récurrents) Bloc vedette (3 onglets) À découvrir (sélection faite dans l'admin) Plus consultés (statistiques internes à l'outil) Nouveautés (dernières publications intégrées) Lien RSS Liste des notices "Publications scientifiques" Entête de contenu Titre de la collection Lien RSS Mot recherché (si une recherche textuelle est en cours) Nombre total d'items de la collection (ou nombre de résultats / nombre total) Pagination (si plus de 20 items) La notice abrégée de cette collection contient : AUF 2015 21 / 53
Charte du site web et de l'outil de gestion de la médiathèque N.B. Le format des informations de la notice abrégée doit être conforme à la norme ISBD. Spécifications en annexe "Références". Mini-Vignette de l'ouvrage Titre Auteur principal Autres auteurs Ville d'édition Pays d'édition Éditeur Année édition Résumé (tronqué) URL permanente de l'ouvrage Les jeux de filtres de cette collection sont : Pays Éditeurs Années Disciplines Mots-clés Page de la Notice complète "Publications scientifiques" La notice détaillée de cette collection contient : Grande Vignette de l'ouvrage Titre Auteur principal Autres auteurs Éditeur Ville d'édition Pays d'édition Année d'édition Code ISBN/ISSN/EAN : Nombre de pages Type de publication Résumé complet Table des matières Mots-clés AUF 2015 22 / 53
Charte du site web et de l'outil de gestion de la médiathèque Disciplines URL permanente de l'ouvrage Bouton de téléchargement Autres Blocs Outils de partage Autres contenus liés (proximité dans la même collection par mots-clés, même auteur, même thème) Lien vers la liste des notices (sans filtrage) de la collection. Page de présentation de la collection "Documents AUF" Le contenu de la page de présentation de cette collection: Titre de la collection Vignette emblématique de la collection Texte de présentation de la collection Lien vers la liste complète (sans filtrage) de la collection Bloc type de documents (les plus récurrentes) Bloc mots-clés (les plus récurrents) Bloc vedette (3 onglets) À découvrir (sélection faite dans l'admin) Plus consultés (statistiques internes à l'outil) Nouveautés (derniers documents intégrés) Lien RSS Liste des notices abrégées de la collection "Documents AUF" Entête de contenu Titre de la collection Lien RSS Nombre d'items de la collection (si un filtre est appliqué, indique le nombre de résultats / nombre total) Mot recherché (si une recherche textuelle est en cours) Pagination (si plus de 20 items) La notice abrégée de cette collection contient : N.B. Le format des informations de la notice abrégée doit être conforme à la norme ISBD. Spécifications en annexe "Références" AUF 2015 23 / 53
Charte du site web et de l'outil de gestion de la médiathèque Mini-Vignette du document Titre Type de document Année édition Implantations AUF Région(s) Résumé (tronqué) URL permanente du document Les jeux de filtres de cette collection sont : Implantations AUF Régions Années Types de documents Mots-clés Page de la Notice complète de la collection "Documents AUF" La notice détaillée de cette collection contient : Grande Vignette de l'ouvrage Titre Type de document Année édition Implantations AUF Région(s) Résumé Mots-clés URL permanente de l'ouvrage Bouton de téléchargement Autres Blocs Outils de partage de la page Autres contenus liés (proximité dans la même collection par mots-clés, même type de document, même région) Lien vers la liste complète (sans filtrage) de la collection. AUF 2015 24 / 53
Charte du site web et de l'outil de gestion de la médiathèque Page de présentation de la collection "Fonds patrimoniaux" Les fonds patrimoniaux sont si peu nombreux qu'on considère amalgamer la page de présentation avec la liste des notices abrégées. La page de présentation de la collection contiendra donc tous les items de la collection qui afficheront les informations suivantes : Entête de contenu Titre de la collection Vignette emblématique de la collection Texte de présentation de la collection Lien RSS Liste des notices abrégées de la collection Mot recherché (si une recherche textuelle est en cours) Nombre total d'items de la collection (ou nombre de résultats / nombre total) La notice abrégée de cette collection contient : Mini-Vignette du Fonds patrimonial Titre Année de création Pays Région Résumé (tronqué) Mots-clés URL permanente du site web Page de la Notice complète de la collection "Fonds patrimoniaux" La notice détaillée de cette collection contient : Grande Vignette du Fonds patrimonial Titre Année de création Pays Région Résumé AUF 2015 25 / 53
Charte du site web et de l'outil de gestion de la médiathèque Mots-clés URL permanente du site web bouton lien vers le site web Autres Blocs Outils de partage de la page Autres contenus liés (proximité par mots-clés de la même collection) Lien vers la page de présentation de la collection. La Recherche(arbo 0.1.1) La recherche textuelle Présent dans l'entête globale de la médiathèque, le formulaire de recherche textuelle est composé d'un champ de saisie et d'un bouton de sélection permettant de choisir dans la liste, le périmètre de la recherche. Toutes les collections Publications scientifiques Fonds patrimoniaux Documents AUF. La recherche textuelle s'effectue dans les champs texte des items des collections, mais aussi dans les listes de valeurs 1 (voir tableau récapitulatif "Utilisation des champs" en Annexe "Références" ). Lorsqu'une collection est sélectionnée, la fonctionnalité retourne les résultats dans la liste des notices de la collection choisie. Lorsque l'option "Toutes les collections" est sélectionnée, la fonctionnalité retourne les résultats dans une liste combinée des notices abrégées de toutes les collections. La notice abrégée doit être conforme à sa présentation dans le contexte de sa collection, mais doit contenir en plus le titre de la collection correspondante. La colonne de droite (qui normalement est réservée aux filtres des listes de notices des collections) offre, dans ce cas-ci, les liens vers les collections en affichant le nombre 1 Il n'est pas souhaité qu'un terme correspondant à un élément de liste soit sélectionné conséquemment dans les filtres. AUF 2015 26 / 53
Charte du site web et de l'outil de gestion de la médiathèque de résultats par collection. Ce lien dirige à la liste des notices de la collection avec le terme de recherche entré. Autres outils et fonctionnalités Flux RSS L'AUF souhaite rendre disponibles des flux RSS pour abonnement. Il y a 2 fils à composer : celui de la Collection "Publications scientifiques" et celui de la collection "Documents AUF". Les Icônes RSS sont disponibles sur les pages de présentation des collections. Les fils contiennent en premier lieu: Un titre Une présentation Un lien vers la ou les collections Une image du logo de l'auf Ensuite listent les items publications de la ou des collections avec les détails suivants : Le titre de la publication Auteurs ou Régions Éditeurs (le cas échéant) Date d'édition Discipline (le cas échéant) L'URL permanente de la notice détaillée Partages sur réseaux sociaux Les notices détaillées permettent à quiconque de partager la notice à l'aide des réseaux sociaux suivants. Facebook Twitter Linkedin Google+ AUF 2015 27 / 53
Charte du site web et de l'outil de gestion de la médiathèque Il est important que les éléments HTML soient intégrés de manière à ce que le contenu apparaisse convenablement dans ces contextes. Outils de suivi et d'analyse Le site devra intégrer un outil de statistiques qui permette de compiler les notices les plus consultées pour que le bloc vedette "les plus consultés" soit alimenté par l'outil. Pour ce qui est des statistiques sur les actions (le nombre de visiteurs, les documents téléchargés avec un historique par mois et par jour. mots clés saisis dans le moteur de recherche, ainsi que les pages les plus visitées) L'AUF fournira le code PIWIK à intégrer à l'outil. Il est important toutefois, que les actions soient représentées et de façon lisible dans les URLS pour répondre convenablement aux analyses statistiques. À titre d'exemple, une recherche avec le mot-clé "francophonie" devrait se représenter dans l URL (par exemple : /recherche?q=francophonie), il en va de même pour les filtres (ex : /recherche? q=francophonie&collection=documents-auf®ion=maghreb&annee=2014). Outils d'optimisation SEO Le prestataire devrait posséder ses propres outils d'optimisation de référencement et déployer avec le responsable du projet une stratégie en adéquation avec la politique communicationnelle de l'agence. Guides d'utilisation Le prestataire sera responsable de rédiger les documents d'utilisation et de fonctionnement de l'outil. AUF 2015 28 / 53
CDC technique CDC TECHNIQUE L'AUF dispose d'une politique de logiciels libres. En ce sens, il est préférable de proposer une solution Open source qui s'installe dans une infrastructure ouverte. Vous retrouverez les détails décrits dans la "Liste de contrôle", section 6 du "Cadre de réponse" fourni en annexe. Opérations de mise en œuvre Les points suivants illustrent le déroulement du projet et les responsabilités du prestataire et de l'auf. Certaines contraintes sont décrites dans la "Liste de contrôle", section 6 du "Cadre de réponse" fourni en annexe. Charte visuelle Trois orientations graphiques seront proposées. L une d entre elles sera validée par le comité de pilotage du projet et une maquette du site sera déclinée sur cette base pour deux types d affichage (poste de travail et smartphone) La maquette reprendra les principales pages selon leur typologie et leurs fonctions dans le site (voir partie Arborescence du document) qui permettra de valider la charte graphique complète et la navigation dans le site. De même, une déclinaison de gabarits personnalisés pour les pages 404 et 500 est requise. Gestion de projet Un cahier des charges sera élaboré en collaboration entre le prestataire et l'auf. Il contractualise la planification des jalons, des livrables et des responsabilités. Le cahier des charges contient aussi la nature des développements, les spécifications fonctionnelles et techniques. Le prestataire doit gérer sa propre équipe de travail. Pour des cas particuliers, l'auf peut intervenir directement avec un membre de l'équipe, mais le prestataire doit déléguer un chef de projet comme interlocuteur principal avec l'auf. Des points de suivi réguliers sont organisés en fonction des livrables. Des procès-verbaux sont rédigés à la fin de chaque réunion et joints au cahier des charges. AUF 2015 29 / 53
CDC technique Gestion du développement Tous les développements doivent être découpés sous forme de livrables, dans la feuille de route préalablement définie dans le cahier des charges. Le suivi des développements devra s'effectuer sur une interface commune et lisible pour le prestataire et l'auf. Environnements et Installation s Le prestataire doit développer sur ses propres serveurs de Développements et de Tests. Ces derniers sont configurés avec des recettes fournies par l'auf au terme d'ententes entre les responsables techniques des ressources informatiques de l'auf et du prestataire. Les ressources informatiques de l'auf sont seuls responsables des installations sur les serveurs de l'auf. L'installation et la mise à jour du code s'effectuent par les responsables techniques de l'auf, avec la méthode Pull et Push, à partir du dépôt du prestataire sur les serveurs de l'auf. Récupération de données La récupération de données s'effectue en premier lieu pour tester les développements du prestataire et en second lieu pour populer la base de données avec les données finales. Le prestataire peut obtenir un jeu de données de test en fournissant à l'auf un fichier structuré sur les modèles qu'il a construit. L'AUF fournira en retour le fichier avec les données de test. Lorsqu'il s'agit de données confidentielles, seul ce type de données sera disponible. La population de données non confidentielles pourra (le cas échéant ) être effectuée par le prestataire si cette méthode est jugée la plus adéquate pour le projet. Dans les deux cas, l'auf est responsable de fournir au prestataire des jeux de données nettoyées et consolidées. Paramétrage des fonctionnalités Le paramétrage des fonctionnalités jugées nécessaires pour répondre aux cahiers des charges doivent être documentées et reproductibles par le service informatique de l'auf AUF 2015 30 / 53
CDC technique Tests Chacun des livrables du cahier des charges doit avoir son protocole de recettes. Les tests doivent d abord être réussis par le prestataire avant les tests utilisateurs exécutés par l'auf. Documentation Le prestataire sera responsable de rédiger la documentation fonctionnelle de l'outil. Ainsi : technique et Le gestionnaire de contenu devra être en mesure et en autonomie complète d'éditer ou paramétrer (en regard de ce qui a été décrit dans ce cahier des charges), et pouvoir déléguer ses opérations en fournissant seulement cette documentation fonctionnelle. Le service informatique devra être en mesure et en autonomie complète pour installer, configurer et paramétrer la solution fournie par le prestataire. Le chef de projet de l'auf devra pouvoir reprendre le dossier avec le prestataire en toute connaissance des processus complexes (le cas échéant) pour la mise en œuvre de la solution. Le prestataire pourrait être amené à donner des formations pour assurer la montée en compétence des personnels de l'auf sur les outils qu'il aura déployés. Le support de formations devra être fourni à cette occasion. AUF 2015 31 / 53
ANNEXES AUF 2015 32 / 53
Annexes Références AUF 2015 33 / 53
Tableau : Formulaire Item - Spécifications des champs #ref Champs Format du contenu Occurrences Commentaires #1 Collection : (table Collections) Unique #2 ID : (num) Unique Auto-incrémentiel #3 Titre : (texte) Unique #4 Autres titres : (texte) Unique #5 Auteur(s) : (table Auteurs) Multiples #6 Ville : (texte) Unique #7 Pays : (table pays) Unique #8 Implantations AUF : (table implantation) Multiples (utiliser la table de référence de l'auf) #9 Région : (table régions) Multiples #10 Éditeur : (table Éditeurs) Unique (table locale) #11 Année: (date format année) Unique (widget) #12 Nombre de pages : (num) Unique exemple 240 p. #13 ISBN/ISSN/EAN : (texte) Unique #14 Type de document : (table Type document) Multiples (table locale) #15 Type de publication: (table Type publication) Unique (table locale) #16 Disciplines : (table Disciplines) Multiples #17 Résumé : (texte) Unique #18 Table des matières (texte) Unique #19 Mots clés : (table Mots-clés) Multiples (table locale) (widget) Saisie des mots clés séparés par des «,» #20 URL : (PDF/ePub/html) Unique Chaque URL est unique et sémantique #21 Vignette : (image) Unique (table locale) élément de la liste déroulante "collection" qui conditionne l'affichage des champs. Obligatoire (table locale) Capacité d'identifier l'auteur principal (utiliser la table de référence de l'auf) (utiliser la table de référence de l'auf) (utiliser la table de référence de l'auf) (ex : 114*160 pixels) AUF 2015 34 / 53
Tableau : Affichage et utilisation des champs Items collections Publications scientifiques Documents AUF Fonds patrimoniaux #ref Champs Détaillée Abrégée Rech txt Filtres Détaillée Abrégée Rech txt Filtres Détaillée Abrégée Rech txt Filtres #1 Collection : non non non oui non non non oui non non non oui #2 ID : oui non non non oui non non non oui non non non #3 Titre : oui oui oui non oui oui oui non oui oui oui non #4 Autres titres : oui non oui non non non non non non non non non #5 Auteur(s) : oui oui oui oui non non non non non non non non #6 Ville : oui oui oui non non non non non non non non non #7 Pays : oui oui oui oui non non non non oui oui oui oui #8 Implantations AUF : non non non non oui oui oui oui non non non non #9 Région : non non non non oui oui oui oui oui non oui oui #10 Éditeur : oui oui oui oui non non non non non non non non #11 Année: oui oui non oui oui oui non oui oui oui non oui #12 Nombre de pages: oui non non non oui non non non non non non non #13 ISBN/ISSN/EAN : oui non non non non non non non non non non non #14 Type de document : non non non non oui oui oui oui non non non non #15 Type de support : non non non non oui non oui oui non non non non #16 Disciplines : oui non oui oui non non non non non non non non #17 Résumé : oui oui oui non oui oui oui non oui oui oui non #18 Table des matières oui non oui non non non non non non non non non #19 Mots clés : oui non oui oui oui non oui oui oui non oui oui #20 URL : oui non non non oui non non non oui non non non AUF 2015 35 / 53
Annexes Norme ISBD Description bibliographique internationale normalisée qui dicte le chaînage et les éléments séparateurs des informations. Pour les monographies Type de publication : Ouvrage ou Ouvrage collectif Format Titre de la monographie / Auteur1 ; Auteur 2 / Ville d'édition [Pays d'édition] : Éditeur (année d'édition). Exemple Culture du dialogue, identités et passage des frontières / Hubert Vicent ; Léopold Mfouakaouet / Paris [France] : Éditions des archives contemporaines (2011). Pour les revues (ou autres périodiques) Type de publication : Périodique Format Titre du dossier, Nom de la revue / Auteur1 ; Auteur 2 / Ville d'édition [Pays d'édition] : Éditeur (année d'édition). Exemple Les acteurs non étatiques dans les conflits armés, Revue ASPECTS No.4 / Collectif / Paris [France] : Éditions des archives contemporaines (2011). Pour les Documents AUF Type de documents: Tous Format Titre du document / AUF - Implantation1, Implantation2 / Region1, Region2 (année d'édition). Exemple L'offre d'enseignement supérieur francophone au Cambodge / AUF - Antenne Phnom Penh / BAP (2013). AUF 2015 36 / 53
Annexes Spécifications RSS <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <rss version="2.0" xmlns:atom="http://www.w3.org/2005/atom"> <channel> <title> Médiathèque de l'auf - Documents AUF - nouvelle publication </title> <link>http://bibliotheque.auf.org</link> <description>elle contribue à ce titre à rendre ces publications savantes, parfois épuisées ou introuvables, accessibles au plus grand nombre grâce au vecteur électronique et participe à la conservation d un fonds documentaire scientifique francophone de titres définitivement épuisés dans leur version originale imprimée.</description> <atom:link href="url du rss" rel="self" type="application/rss+xml" /> <image> <title> Médiathèque de l'auf</title> <url>url du logo</url> <link>url de la collection</link> </image> <item> <title>titre, collection</title> <link>url</link> <description><![cdata[ resume ]]></description> <pubdate>fri, 28 Aug 2015 13:05:00 GMT</pubDate> </item> </channel> </rss> AUF 2015 37 / 53
Annexes Conditions générales de l'appel d'offres 1. Expirations et conditions spéciales 1.1. Le présent document n est valide que dans le cadre de l appel d offres. 1.2. Le délai pour la réception des offres expire à la date et à l heure fixées par l avis d appel d offres pour la séance d examen des offres. 1.3. Les documents reçus seront conservés jusqu à la contractualisation avec le prestataire sélectionné. 2. Confidentialité 2.1. Toute reproduction partielle ou totale du présent document pour des fins autres que le présent appel d offres est interdite sans l autorisation écrite de l Agence universitaire de la Francophonie. 2.2. Les informations contenues dans ce document sont strictement confidentielles. Elles ne peuvent être communiquées qu aux seuls membres du personnel ayant à les connaître et ne peuvent être utilisées que pour les finalités du présent appel d offres. 2.3. Toute autre communication ou utilisation de ces informations implique le consentement préalable et écrit de l AUF. 3. Droit de modification 3.1. AUF se réserve le droit de modifier cette offre en tout temps. 4. Refus d une proposition 4.1. AUF se réserve le droit de refuser ou de rejeter une ou toutes les propositions. 5. Acceptation d une proposition 5.1. Cet appel d offres n engage aucunement AUF à une réponse positive ou négative. 6. Liberté d information et protection des droits privés 6.1. Tout document, incluant les propositions commerciales, devient la propriété de l AUF et est sujet aux droits de diffusion régis par les lois de liberté de l information et protection de la vie privée. 7. Responsabilité en cas d erreur AUF 2015 38 / 53
Annexes 7.1. Bien que l AUF ait fait un effort pour rendre cet appel d offres aussi précis que possible, l information contenue dans ce document est assujettie à modifications et ne peut nullement être tenue comme tributaire des conséquences. Ce document est une indication du besoin aux fournisseurs et doit aider à sa qualification. 8. Coûts de préparation des fournisseurs 8.1. Les fournisseurs ont responsables des coûts de préparation, modification ou présentation de ce document, et toutes négociations liées à l expression de l intérêt de participation. AUF 2015 39 / 53
Cadre de réponse de l'appel d'offres Développement d'un site Web CADRE DE RÉPONSE DE L'APPEL D'OFFRES DÉVELOPPEMENT D'UN SITE WEB Intégration du CDC technique AUF V1.0 du lundi 21 septembre 2015 AUF 2015 40 / 53
Cadre de réponse de l'appel d'offres Développement d'un site Web Objet du document Le présent document a deux objectifs précis : Évaluer la solution proposée par le prestataire. Il s'agit d'une description succincte du contour technique de la solution Confronter la réponse à l'appel d'offre du prestataire au cadre de cohérence technique de l'agence Universitaire de la Francophonie (AUF). Tout point ne pouvant être respecté doit être dûment justifié afin de permettre à l'administration des Ressources Informatiques (ARI) d'émettre une dérogation sur le sujet. Ces informations permettront de compléter un engagement technique qui sera joint lors de la contractualisation. AUF 2015 41 / 53