SERVICES PROFESSIONNELS POUR LA CONCEPTION DE PLANS ET DEVIS ET LA SURVEILLANCE DES TRAVAUX DE CONSTRUCTION D UN GARAGE MUNICIPAL - PHASE II SP-11-24A La Ville de Châteauguay demande des soumissions pour les services professionnels pour la conception de plans et devis et la surveillance des travaux de construction d un garage municipal - phase II. Ne seront considérées que les soumissions préparées sur les formulaires destinés à cette fin. On pourra se procurer ces formulaires à compter du 15 novembre 2011 soit par courrier électronique: www.seao.ca ou en communiquant avec le service à la clientèle du «Système électronique d appel d offres (SEAO)» au 514-856-6600. Ce service est disponible du lundi au vendredi de 8h30 à 17h00. Veuillez prendre note que pour obtenir ces documents des frais vous seront exigés. Les soumissions doivent être produites en duplicata (1 original et 4 copies). Les soumissions seront reçues jusqu à 10 heures le 1 er décembre 2011 dans une enveloppe scellée à l adresse suivante: et y seront ouvertes le même jour, à 10 h 05. VILLE DE CHÂTEAUGUAY BUREAU DU GREFFIER DÉPÔT DES SOUMISSIONS 2 IÈME ÉTAGE ÉDIFICE DE LA MAIRIE 5, BOULEVARD D YOUVILLE CHÂTEAUGUAY (QUÉBEC) J6J 2P8 Le Conseil municipal n ayant aucune obligation envers les soumissionnaires, ne s engage à accepter aucune des soumissions reçues. Donné à Châteauguay, ce 12 novembre 2011. Isabelle Lazure Chef de la Division approvisionnements
VILLE DE CHÂTEAUGUAY DIVISION APPROVISIONNEMENTS APPEL D OFFRES PUBLIC SP-11-24A SERVICES PROFESSIONNELS POUR LA CONCEPTION DE PLANS ET DEVIS ET LA SURVEILLANCE DES TRAVAUX DE CONSTRUCTION D UN GARAGE MUNICIPAL - PHASE II
1. INTRODUCTION 1.1. Présentation de la Ville La Ville de Châteauguay emploie environ 350 employés. Sa population s établit aujourd hui à 45 648 habitants. En 2010, le Conseil municipal a réalisé une consultation publique des citoyens. Ce processus se nomme «Sommet Châteauguay 2020» et a pour objectif d établir les grandes orientations municipales à partir d ateliers tenus à l automne 2010. Le bilan fut présenté le 9 novembre 2010 dont voici la répartition selon les grands thèmes : Le développement durable et concret axé sur l urbain (34%); Le développement durable et concret axé sur l environnement (33%); La famille (18%) Administration compétente et intègre (10%); Les jeunes (10%). Dans les cinq premières catégories viennent dans l ordre : l aménagement urbain; l île Saint-Bernard et la protection de l environnement à égalité; les loisirs et la culture; le transport; le développement économique. C est à partir de ce constat qu un plan d action sera présenté durant l année 2011 afin de paver la voie à la réalisation d actions concrètes en accord avec les idées exprimées par les citoyens. Donc, pour atteindre un des premiers objectifs soit l aménagement urbain et le développement durable, le 20 juin 2011 le conseil municipal donnait le feu vert à la relocalisation, dans le parc industriel, des Divisions des travaux publics, de l hygiène du milieu, du génie et des approvisionnements situées actuellement au 20 boulevard Maple, au centre-ville de la municipalité. Cette bâtisse abritera près de 140 employés. 1.2. Description du mandat 2. TESTS DE SOL Le mandat consiste à l élaboration du nouveau garage municipal pour la Ville de Châteauguay. Le tout doit inclure les plans et devis (documents préliminaires, finaux et émis pour construction), la rédaction de l appel d offres, l analyse des soumissions et la recommandation d octroi de contrat auprès du Conseil ainsi que la surveillance pour les travaux de construction prévus à compter de juin 2012. Les tests de sol sont disponibles pour consultation à la Division approvisionnements située au 20, boulevard Maple à Châteauguay. Veuillez confirmer une période de consultation au (450) 698-3183. 3. LOCALISATION Le nouveau bâtiment est prévu être construit au 220, boulevard Industriel à Châteauguay, situé entre le boulevard Pierre-Boursier et la rue Bélanger. PAGE 1 DE 8
4. DESCRIPTION DU PROJET Le projet consiste à l élaboration de plans et devis pour la construction des nouveaux ateliers municipaux. L objectif recherché par la municipalité est de déménager les occupants et tous les équipements actuels du 20 boulevard Maple au 220 boul. Industriel au printemps 2013. Ce bâtiment devra abriter quatre divisions soit celles du génie, des approvisionnements, des travaux publics et de l hygiène du milieu. 4.1. Besoin en espace bureau a. Division du génie La Division du génie est composée : - d une ingénieure municipale; - d une adjointe administrative; - d une Division de planification et dessins; - d une Division d inspection et construction. La section dessin a besoin d une superficie approximative de 1000 pieds carrés. Cela doit inclure une salle à dessin accueillant quatre postes de travail pour dessinateur-concepteur, une salle pour les imprimantes à plan, une salle de consultation pour la matrice graphique, les plans de réseaux ainsi que la bibliothèque de référence. En plus, un bureau pour l équipe d arpentage et un pour le chef de la Division sont requis. La Division construction comprend un chef de Division et deux inspecteurs qui travaillent sur les chantiers sept à huit mois par année. Un bureau fermé est requis pour le chef de Division et deux bureaux pour les inspecteurs. Une salle de conférence est nécessaire pour des réunions et des réunions de chantier que cette Division coordonne. La superficie totale requise pour le département est d environ 2000 pieds carrés. b. Division approvisionnements La Division approvisionnements, section administrative, s occupe de tous les achats pour la Ville de Châteauguay. Cette équipe amenée à prendre de l expansion dans les prochaines années, comprend une chef de Division, une secrétaire et un coordonnateur-analyste. Compte tenu des modifications apportées à la loi sur les approvisionnements, deux autres espaces de bureau sont nécessaires. Une salle informatique, une salle d archive commune partagée entre les Divisions du génie et des approvisionnements, une salle d impression et une salle de conférence supplémentaire sont requises. Le tout pour une superficie totale de 1300 pieds carrés. La Division approvisionnements pilote également le magasin municipal. c. Divisions des travaux publics et de l hygiène du milieu Les Divisions des travaux publics et de l hygiène du milieu, section administrative, sont formées de deux chefs aux opérations et de six contremaîtres dont un PAGE 2 DE 8
supplémentaire prévu dans quelques années, d une adjointe administrative, d une secrétaire et d une commis à la réception pour le service aux citoyens. De plus, une salle de conférence d environ 415 pieds carrés pour la création de la salle multifonctionnelle nécessaire lors de mesures d urgence, une conciergerie, une salle d impression et une salle d attente sont requises. 4.2. Autres besoins Les quatre Divisions combinées forment une équipe de travail de quatre cadres supérieurs, de huit cadres intermédiaires, de 9 cols blancs et d environ 80 cols bleus. Elles sont directement liées au service aux citoyens et d urgence tel que l eau potable, l eau usée, le déneigement, les crues printanières, etc. En plus des espaces de bureau, des équipements sont nécessaires à l accessibilité des citoyens, au bon fonctionnement et à la qualité de vie des employés. Des plans concepts sont annexés au document d appel d offres pour montrer la vision ainsi que les différents besoins en équipements et services de chacune des Divisions. Les plans concepts ne sont pas une obligation mais seulement un guide. Plusieurs changements pourraient être apportés et le tout doit être inclus dans le prix soumis. 4.3. Besoins pour les ateliers Dans ce document, un plan concept des ateliers sont inclus. Contrairement aux plans de bureau, la Ville est près d une finalité. Chacun des espaces a été pensé et calculé selon le besoin des départements. Le minimum d espace doit être perdu en corridor et autres puisqu un système de contrôle des accès devra être prévu lors de la construction. Les futurs ateliers municipaux ainsi que les bureaux devront être annexés à l entrepôt déjà construit au 220, boulevard industriel, situé dans le parc industriel de la Ville de Châteauguay. Cet entrepôt devra être réaménagé pour mieux convenir aux besoins des travaux publics. 5. DESCRIPTION DU TYPE DE BÂTIMENT À CONSTRUIRE Les travaux de construction des nouveaux ateliers municipaux consistent à la mise en forme d environ 11 000 pieds carrés de superficie pour les bureaux administratifs, à plus de 57 200 pieds carrés pour les ateliers municipaux avec les équipements. L aménagement d un terrain incluant tous les équipements nécessaires et ce, sans s y limiter, tel que deux (2) réservoirs à essence (diésel et régulier), l entreposage de l abrasif, des pierres 0-20, 0-56, 56-112 etc., des trois aires de stationnements, du système de lavage, etc. Faisant partie intégrante de ce mandat, le concept de ce bâtiment et les équipements devront répondre aux principes reconnus du développement durable. La Ville de Châteauguay doit donner l exemple à ses partenaires en mettant en œuvre un bâtiment respectant les principes du développement durable donc des principes préconisés de consommation d énergie, la santé, le confort et la productivité des occupants, le rendement fonctionnel, la durabilité, l adaptabilité, l exploitation et l entretien. Aussi, l objectif est d optimiser le rendement d un immeuble en misant sur l amélioration des méthodes de conception et sur des technologies éprouvées qui permettront de construire un immeuble rentable à court, moyen et long terme. Des technologies telles que la géothermie, les toits verts, la récupération d eau de pluie pour les salles de bain et/ou pour le lavage des équipements sont à considérer. Tout autre PAGE 3 DE 8
équipement ou méthode, sera analysé puisque la Ville ne veut pas se limiter aux exemples cihaut mentionnés. Le soumissionnaire doit tenir compte dans son offre de prix pour les honoraires professionnels que la Ville de Châteauguay suite à l étude géothermique pourra décider de ne pas utiliser les services requis à la conception et la surveillance reliés à la géothermie. Veuillez prendre note que l adjudicataire n aura droit qu au paiement des services réellement rendus. 6. SERVICES RECHERCHÉS Les services professionnels recherchés visent tous les services d architecture, d ingénierie, d architecture du paysage et d expertise requis pour des travaux de construction des ateliers municipaux incluant les bureaux administratifs et l aménagement extérieur sous la supervision et la coordination d un chargé de projet. Les services offerts par le consultant incluent donc, sans s y limiter : Supervision et coordination par un chargé de projet de l ensemble des professionnels participants à la réalisation du projet; Faire part des besoins au gestionnaire du projet de la Ville pour identifier les ressources requises et obtenir leur participation; Tenir compte de la documentation intitulée «Agrandissement et réaménagement phase II, travaux publics de Châteauguay daté du 10 mai 2011, présentation bâtiment des travaux publics et génie, 13 juin 2011 et toutes autres documentations; Consulter les intervenants impliqués afin de saisir adéquatement la démarche soit le directeur du développement durable, les chefs aux opérations des travaux publics et de l hygiène du milieu, l ingénieure municipale et leurs équipes. Utiliser et améliorer le concept architectural fourni lors de l appel d offres (document fourni en annexe); Produire un rapport aux deux semaines décrivant le pourcentage d avancement de la conception par les différents professionnels de l adjudicataire; Réaliser les plans et devis préliminaires finaux ainsi que pour construction pour le projet de construction et d aménagement extérieur en architecture, ingénierie et architecture du bâtiment. Réaliser l appel d offres; Assurer les services de soutien durant l appel d offres; Analyser les soumissions reçues et faire les recommandations nécessaires à la Ville; Déterminer les services requis de laboratoire pour le contrôle qualitatif des matériaux avant la conception et durant la construction (ex. : béton, pierre concassée, pavage, etc.) (Référence à l article du devis technique intitulé Services offerts par la Ville); Assurer la surveillance des travaux de construction et d aménagement; Préparer et réaliser toutes demandes de permis ou autorisations nécessaires à la réalisation complète du projet; Recommander à la Ville les études géotechniques nécessaires au projet; Réaliser les relevés topographiques nécessaires au projet; PAGE 4 DE 8
Tous les autres services requis pour mener à terme le projet. 6.1. La préparation des plans et devis Pour toutes les disciplines concernées, les services fournis doivent inclure, sans s y limiter : La préparation d un échéancier de réalisation professionnel; La préparation et la présentation de tous les plans préliminaires, devis sommaires et les estimations budgétaires; La préparation et la présentation des plans définitifs comprenant les dessins d exécution et les détails pour fins de construction; La préparation des documents d appel d offres; Les plans et devis respecteront tous les règlements, normes de bâtiment et de génie civil tels que spécifié au code national du bâtiment, CSA, BNQ, CCDG, et autres et les indications de la Ville de Châteauguay; Le chargé de projet devra tenir la Ville de Châteauguay informée de la progression et de la préparation des plans et devis. À cet effet, le chargé de projet doit prévoir un nombre adéquat de rencontre avec la Ville de Châteauguay, pour ce faire il devra remplir la grille fournie au présent; Le chargé de projet devra notamment assister à toutes les rencontres techniques auxquelles il sera convoqué par la Ville. 6.2. Les services durant l appel d offres Le chargé de projet fourni les services de support requis au moment de l appel d offres. Le chargé de projet a la responsabilité de rédiger le document d appel d offres, fournir les plans et d envoyer la version Word par courrier électronique afin de permettre à la Division approvisionnements d émettre l appel d offres sur le site SE@O; Le chargé de projet transmet à la Ville un fichier électronique du document d appel d offres pour affichage sur le site internet de la Ville; Le chargé de projet répond aux questions techniques qui lui sont formulées, prépare les addendas, si nécessaire et les envoie par courrier électronique à la Division approvisionnements Le chargé de projet procède à l analyse des soumissions tant au niveau de la qualité de la soumission (évaluation des coûts, échéancier, matériel recommandé et soumissionnaire) que la conformité technique. Le chargé de projet doit conclure sur ces points, formuler les suggestions appropriées et soumettre sa recommandation à la Ville de Châteauguay. 6.3. Les services durant la construction Le chargé de projet fournira tous les services professionnels requis durant les travaux de construction. Ces services touchent autant les services rendus au bureau que les services rendus au chantier. PAGE 5 DE 8
Le chargé de projet devra notamment mais non limitativement : Préparer les dessins à grande échelle des détails non prévisibles lors de la préparation des plans et devis définitifs mais requis pour fins de construction; Préparer les avis de changement, leur négociation et leur présentation à la Ville pour acceptation; Fournir à la Ville de Châteauguay les renseignements relatifs à l interprétation des plans et devis qu il aura préparés; Pour fins de recommandation à la Ville de Châteauguay, vérifier les dessins d atelier et de ceux des fabricants pour s assurer qu ils respectent les plans et devis; Préparer la correspondance relative aux travaux de construction; Pour fins de recommandation à la Ville de Châteauguay, faire les études et analyses des substituts de matériaux; Affecter au chantier, le personnel technique qualifié ayant les compétences et l expérience nécessaires pour effectuer une surveillance efficace des travaux exécutés par l entrepreneur pour dispenser les conseils techniques nécessaires à l exécution des travaux et à leur inspection, pour contrôler les essais, pour rédiger les rapports d avancement des travaux et pour consigner tous les changements résultant de conditions particulières d exécution des travaux; Vérifier et recommander à la Ville de Châteauguay les demandes de paiements mensuels de l entrepreneur; Recommander l acceptation provisoire et définitive des travaux incluant la liste des déficiences ou travaux incomplets; Coordonner et tenir des réunions de chantier hebdomadaire et en rédiger les comptes rendus. 7. LIVRABLES APRÈS LA RÉALISATION DES TRAVAUX Le chargé de projet remettra à la Ville de Châteauguay : Un plan des relevés topographiques, si nécessaire; Tout autre rapport technique requis, le cas échéant, pour fins d autorisation par les autorités compétentes; L estimation préliminaire des coûts; Les plans définitifs pour construction (une copie papier, un exemplaire reproductible et une copie sur une clé USB); Le devis pour appel d offres incluant notamment les cahiers des clauses techniques générales et particulières, le cahier des clauses administratives générales et particulières et le bordereau de soumission en trois copies et sous forme d un seul fichier Word électronique pour affichage sur babillard électronique reconnus (SEAO) et sur le site internet de la Ville. Le tout en conformité avec la politique de gestion contractuelle adoptée le 7 février 2011. Tous les plans annotés tel que construit, les cd, les clés USB et autres; Le coût final des travaux; Tous les plans remis à la Ville devront être pliés format pochette. PAGE 6 DE 8
Les rapports et devis seront préparés à l aide du logiciel Microsoft Word. Les rapports préliminaires et les rapports de chantier seront remis sous format papier, en un seul exemplaire, sauf où indiqué autrement. Les rapports d expertise (sols, etc.) et le devis définitif seront remis sous format papier, en trois exemplaires et sur une clé USB sous format de fichier *.DOC. Les estimations des coûts et bordereaux pourront être préparés à l aide du logiciel Microsoft Word ou du chiffrier Microsoft Excel. Comme pour les rapports d expertise et les devis, les bordereaux seront soumis sous format papier, en trois exemplaires et sur CD ou clé USB sous le format de fichier *.DOC ou *XLS, selon le logiciel utilisé. 8. SERVICES OFFERTS PAR LA VILLE Service d un arpenteur pour la pose ou la vérification de bornes ou de repères d alignements; Services de laboratoire pour des études de sol lors des études préparatoires et de la préparation des plans et devis et durant la construction; Négociation pour acquisition de servitude ou autres contrats légaux reliés au terrain et à la bâtisse existante; 9. GÉNÉRALITÉ 9.1. Mode de rémunération et modalité de paiement Le mandat visé par le présent appel d offre est un contrat d honoraires professionnels à prix forfaitaire. Le montant forfaitaire et fixe sera payé proportionnellement au degré d avancement du contrat, sur acceptation par la Ville de Châteauguay des différents documents. Voici le tableau présentant le mode de versement des acomptes pour ce contrat : 30% au moment de la livraison des plans préliminaires; 25% à la suite de la remise des plans et devis définitifs; 20% à la suite de la présentation du premier décompte progressif de l entrepreneur réalisant les travaux; 20% à la suite de la réception provisoire des travaux de l entrepreneur; 5% du prix forfaitaire à la suite de la remise des plans annotés «tel que construit» et la réception définitive des travaux de construction; La ville de Châteauguay fournira au chargé de projet les documents pertinents qu elle a en main de façon à lui permettre d exécuter adéquatement son mandat. PAGE 7 DE 8
10. ÉCHÉANCIER D OCTROI DU CONTRAT Le contrat devrait se dérouler selon l échéancier suivant : Ouverture de la soumission décembre 2011 Attribution du contrat par le Conseil décembre 2011 / janvier 2012 Début du mandat décembre 2011 / janvier 2012 Dépôt des plans et devis définitifs avril 2012 Appel d offres mai 2012 Octroi du contrat de construction juin 2012 Début des travaux de construction août 2012 Fin des travaux de construction avril 2013 Un échéancier préliminaire est fourni au document d appel d offres. PAGE 8 DE 8