SÉANCE EXTRAORDINAIRE DU 20 AVRIL 2015

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1 PROVINCE DE QUÉBEC CANTON D'ORFORD SÉANCE EXTRAORDINAIRE DU 20 AVRIL 2015 Le lundi 20 avril 2015, séance extraordinaire du conseil municipal du Canton d'orford, tenue à la mairie à 16 h sous la présidence de M me la mairesse suppléante, Cécile Messier. Présences : La conseillère Nycole Brodeur et les conseillers Robert Dezainde, Réjean Beaudette et Marc-Gilles Bigué - M. Luc Lafleur, directeur général - M me Brigitte Boisvert, avocate et greffière Absences : Le maire, Jean-Pierre Adam et le conseiller Robert Paquette M me la mairesse suppléante, Cécile Messier, constate qu'il y a quorum et déclare la séance ouverte. Avis de convocation Le conseil constate que l'avis de convocation a été signifié au maire et au conseiller absents, comme requis par l'article 153 du Code municipal du Québec, et demande à la greffière d'en faire mention au procès-verbal. 1

2 Approbation de l'ordre du jour 1. OUVERTURE 1.1 Moment de recueillement 1.2 Approbation de l'ordre du jour 2. ADMINISTRATION 2.1 Autorisation donnée à «M me Danielle Gilbert» afin de signer les effets bancaires au nom de la municipalité et le transfert d argent d un compte de la municipalité à un autre compte de la municipalité 2.2 Désignation de la directrice générale au service «ClicSÉQUR» 2.3 Demande d une carte de crédit «Affaires» à la «Fédération des Caisses Desjardins» 2.4 Embauche d un préposé au mesurage et à la vidange des fosses septiques 2.5 Embauche de deux (2) préposés à l écocentre poste saisonnier régulier 2.6 Modification du Règlement numéro 889 décrétant des dépenses en immobilisations et un emprunt de $ à l article 2 «Emprunt» 2.7 Vente d une partie du lot numéro à «M me Marion Dumais et à M. Sébastien Guay» 3. FINANCES 4. URBANISME 5. ENVIRONNEMENT 6. TRAVAUX PUBLICS 6.1. Conclusion d un contrat relatif aux services professionnels dans le cadre du projet de réfection de l avenue des Villas - DV SÉCURITÉ PUBLIQUE 8. AVIS DE MOTION 2

3 9. PROJET DE RÈGLEMENT 10. RÈGLEMENT 11. CORRESPONDANCE 12. PÉRIODE DE QUESTIONS À OBJET LIMITÉ RÉSERVÉE AU PUBLIC 13. LEVÉE DE LA SÉANCE Robert Dezainde D'approuver l'ordre du jour présenté par M me la mairesse suppléant, Cécile Messier. Adopté à l'unanimité Présence dans la salle : 1 personne 3

4 Autorisation donnée à «M me Danielle Gilbert» afin de signer les effets bancaires au nom de la municipalité et le transfert d argent d un compte de la municipalité à un autre compte de la municipalité Considérant l embauche de M me Danielle Gilbert à titre de directrice générale et secrétairetrésorière de la municipalité à compter du 27 avril 2015; Considérant qu il y a lieu d autoriser la directrice générale et secrétaire-trésorière, à signer les effets bancaires pour et au nom de la municipalité et à effectuer le transfert d argent d un compte de la municipalité à un autre compte de la municipalité; Réjean Beaudette D autoriser M me Danielle Gilbert, directrice générale et secrétaire-trésorière à signer les effets bancaires pour et au nom de la municipalité et le transfert d argent d un compte de la municipalité à un autre compte de la municipalité, et ce, à compter du 27 avril

5 Désignation de la directrice générale au service «ClicSÉQUR» ClicSÉQUR est un service d authentification du Gouvernement du Québec; toute société ou toute autre entité légale qui est déjà inscrite aux services électroniques «Clic Revenu» et qui veut utiliser ClicSÉQUR et les autres services offerts par les ministères et les organismes participant à ClicSÉQUR doit s inscrire et désigner une personne comme responsable pour ce service; la nomination récente de la directrice générale; Marc-Gilles Bigué De remplacer le nom de M. Luc Lafleur par le nom de M me Danielle Gilbert, directrice générale afin d agir auprès du service ClicSÉQUR, et ce, à compter du 27 avril De remplir ledit formulaire à cette fin et de le transmettre au ministère du Revenu. 5

6 Demande d une carte de crédit «Affaires» à la «Fédération des Caisses Desjardins» pour faciliter les diverses opérations à la municipalité, il est requis que la directrice générale possède une carte de crédit; Nycole Brodeur Que la municipalité du Canton d Orford emprunte, auprès de la Fédération des Caisses Desjardins, au moyen d une carte de crédit «Affaires» un montant autorisé de $ portant intérêt au taux applicable à la Fédération des Caisses Desjardins pour ce mode de financement en émettant une nouvelle carte au nom de M me Danielle Gilbert. Que M me Danielle Gilbert, directrice générale soit et est par la présente autorisée à signer au nom de la municipalité du Canton d Orford tout document nécessaire ou utile pour donner effet aux présentes. 6

7 Embauche d un préposé au mesurage et à la vidange des fosses septiques Considérant qu Considérant M. Fernando Rosas est actuellement en remplacement d un poste d inspecteur en environnement et en bâtiment pour une période de six (6) mois; il y a lieu de le remplacer au poste de préposé au mesurage et à la vidange des fosses septiques; la municipalité a procédé à un appel de candidatures; les candidatures reçues à la suite de cet appel; Considérant les recommandations de M me Cindy Bernier, coordonnatrice à l environnement; Robert Dezainde D embaucher M. Roger Chartrand à titre de préposé au mesurage et à la vidange des fosses septiques à partir de la mi-avril jusqu à la mi-novembre (28 semaines) à raison de 37,5 heures/semaine au taux horaire de 17,17 $, et les déplacements pour le travail sont compensés à raison de 0,50 $/km. 7

8 Embauche de deux (2) préposés à l écocentre poste saisonnier régulier Considérant qu il y a lieu d embaucher pour la période du 9 mai au 30 novembre (26 semaines), deux (2) préposés à l écocentre dont le poste se définit comme suit : - accueillir les citoyens se présentant à l écocentre; - vérifier leur preuve de résidence du Canton d Orford; - prendre en note le nombre de visiteurs ayant profité du service; - diriger les citoyens aux bons points de dépôt des matières; - répondre à diverses autres tâches connexes; Considérant la municipalité a procédé à un appel de candidatures; les candidatures reçues à la suite de cet appel; Considérant les recommandations de M me Cindy Bernier, coordonnatrice à l environnement; Marc-Gilles Bigué D embaucher M me Fanny Boucher-Lefaivre et M. Denny Cleary à titre de préposés à l écocentre de 8 heures/semaine (samedi de 7 h 45 à 16 h 15) durant 26 semaines à compter du 9 mai 2015 au 30 novembre 2015 au taux horaire de 17,17 $/heure et aux conditions de la convention collective en vigueur, montant étant puisé à même le fonds général. 8

9 Modification du Règlement numéro 889 décrétant des dépenses en immobilisations et un emprunt de $ à l article 2 «Emprunt» Considérant qu il y a lieu de préciser les montants ainsi que les termes des remboursements; Réjean Beaudette De modifier le Règlement numéro 889 à l article 2 intitulé «Emprunt» par le remplacement, dans la dernière ligne, des mots «remboursable sur une période de 20 ans» par les mots «dont un montant de $ est remboursable sur une période de 5 ans et un montant de $ est remboursable sur une période de 20 ans.» De modifier l article 2 du Règlement numéro 889 en conséquence. 9

10 Vente d une partie du lot numéro à «M me Marion Dumais et à M. Sébastien Guay» M me Marion Dumais et M. Sébastien Guay désirent acquérir une partie du lot numéro (environ mètres carrés) au cadastre du Québec étant une partie de terrain dans le secteur Chéribourg; ce lot est la propriété du Canton d=orford; la municipalité du Canton d=orford désire vendre ce terrain lui étant d aucune utilité actuelle ou future; Robert Dezainde De vendre une partie du lot numéro à M me Marion Dumais et à M. Sébastien Guay, et ce, pour un montant de 19,80 $ le mètre carré, toutes taxes applicables, le tout tel que démontré au plan joint à la présente résolution pour en faire partie intégrante. Que tous les frais relatifs à la présente transaction (arpenteur-géomètre et notaire) seront assumés par les acquéreurs. D autoriser le maire ou, en son absence, le maire suppléant et la greffière à signer ledit acte de vente. 10

11 Conclusion d un contrat relatif aux services professionnels dans le cadre du projet de réfection de l avenue des Villas - DV-304 Considérant qu la municipalité prévoit procéder à des travaux de réfection majeure ou de reconstruction de la chaussée de l avenue des Villas sur une distance approximative de 670 mètres; une étude d infrastructure routière a été effectuée; le devis DV-304 a été envoyé à trois (3) firmes le 23 mars 2015; les firmes suivantes ont présenté une soumission en réponse au devis DV-304 : - Les consultants S.M. inc.; - WSP Canada inc.; - Tétra Tech; Considérant les offres reçues ont été examinées en respect des règles du devis DV-304, du Code municipal du Québec, du Règlement sur l adjudication des contrats pour la fourniture de certains services professionnels et en respect de la Politique de gestion contractuelle de la municipalité; que les trois (3) firmes ont été retenues par le comité de sélection après avoir fait l objet de l étude des critères qualitatifs tel qu établis dans le devis DV-304; le comité de sélection est en mesure de recommander au conseil la firme WSP Canada inc., laquelle a obtenu le meilleur rang résultant du calcul des critères qualitatifs et du prix soumis; Réjean Beaudette 11

12 D accepter le rapport d étude des soumissions relatives au devis DV-304, tel que déposé par la secrétaire du comité de sélection et signé par les membres le 10 avril De conclure un contrat avec la compagnie WSP Canada inc. pour fournir les services professionnels prévus au devis DV-304 en respect du devis, de l offre présentée, des étapes du projet et des prix soumis, lesquels services comprennent notamment : - l analyse de l étude géotechnique, la conception des ouvrages de réfection ou reconstruction, la préparation des estimations de coûts des travaux, la réalisation des relevés d arpentage, la préparation des plans, des devis et des bordereaux de soumission ainsi que l appel d offres; - la surveillance durant la construction pour tous les travaux (en option) excluant les services de contrôle des matériaux; - la préparation et de remise des biens livrables. À cette fin, le conseil autorise une dépense au montant de ,55 $, montant étant puisé à même le fonds général. Toutes les modalités du contrat sont plus amplement détaillées au document numéro conservé dans les archives municipales. D autoriser le maire ou le maire suppléant et la greffière à signer ledit contrat. 12

13 Période de questions à objet limité réservée au public Levée de la séance Nycole Brodeur De lever la séance extraordinaire. Il est 16 h 13. Adopté à l'unanimité Cécile Messier mairesse suppléante Brigitte Boisvert, avocate greffière 13