Cahier des charges Logiciel de GRH Meck-Moroni Solution Ressources Humaines
Contexte et justification La MECK-MORONI a été créé officiellement en novembre 1998. Elle a enregistré au cours des dix dernières années une croissance exponentielle soutenue, due à plusieurs facteurs, notamment la sensibilisation de la population sur les principes mutualistes et ses nombreux avantages en matière d accès aux services financiers de base (épargne et crédit), dans un contexte de proximité. Le nombre d adhérent s élève actuellement à plus de 36 000 membres pour une épargne collectée qui dépasse les huit milliards de francs comoriens. Pour accompagner cette croissance, la Meck-Moroni souhaite renforcer ses capacités en Ressources Humaines. Elle compte actuellement 57 agents et un projet de recrutement est en cours. La croissance des activités internes, l'élargissement des services et l'augmentation des effectifs impactent directement les modes et processus. Pour garantir la rationalité des décisions et la disposition des informations en temps réel, l'ensemble des procédures de Gestion des Ressources Humaines doivent être combinées et exploitées par un système informatique qui doit faciliter le traitement et assurer la fiabilité des donnés. Ce système reste un atout clé pour accompagner l'évaluation des Ressources Humaines face à la complexité croissante du mode de management tout en respectant la structure organisationnelle de la Meck-Moroni. Objectif général Fournir un logiciel de Gestion des Ressources Humaines adapté à l'évolution actuelle et prévisible de la Meck-Moroni. Objectif spécifique Disposer d'un outil de gestion des Ressources Humaines adapté aux spécificités de la Meck - Moroni. Fournir une solution RH et assurer la formation, l'installation, la configuration et l'implémentation au sein de la Meck-Moroni. Ce logiciel doit : produire l'état de salaire du personnel réaliser les calculs en appliquant les taux et formules réglementaires éditer l'ensemble des états et documents de paie assurer la gestion administrative des RH
Description du besoin En matière d'administration du personnel, le système doit prendre en compte l'ensemble des options suivantes : 1. Gestion des nomenclatures du personnel; 2. Gestion des fiches de renseignement du personnel 3. Enregistrement du personnel et création d'une base de donné (par service, par section et par cadre et catégorie, indice et échelon et ancienneté et calculer automatiquement l'âge de la retraite (voir annexe 1) 4. suivi des avancements des agents ; 5. planification et suivi des formations du personnel; 6. planification et suivi des congés du personnel; 7. fournir l'historique de chaque agent; 8. suivi des contrats des agents; 9. suivi des stagiaires; 10. gestion des performances. En matière de gestion des salaires, le système doit gérer et paramétrer les taux et formules appliqués sur : 1. le calcul des salaires (base, brut, net) 2. le calcul des cotisations; 3. le calcul des primes et gratifications annuelles et périodiques 4. la gestion des avances sur salaires ou prêt ponctuel 5. la gestion des prélèvements liés aux absences ou déficit de caisse 6. et autres. En plus des éléments cités ci-dessus, le logiciel doit permettre d éditer : l'etat général du salaire ; l'état de la caisse de retraite ; l état de l'igr; l'état de la caisse de prévoyance sociale; l'état de l'assurance maladie ; l'état de la caution solidaire; l'état de la mutuelle du personnel ; édition des bulletins de paie du personnel ; et autres. l'état général ou personnel des congés et des absences. édition des statistiques ( par agent, par service ou section, par sexe,par trench d'âge,par ancienneté etc.) liés à la gestion administrative du personnel Le système doit permettre d'exporter les donnés vers un système comptable. Il doit prévoir l intégration du système de pointage à tout moment en automatisant les calculs. Production des statistiques : Le logiciel devra permettra de suivre un certain nombre d'indicateur notamment :
Age moyen = total des âges des salariés Effectif inscrit Ancienneté = total des années d'ancienneté des salariés Effectif inscrit Stabilité de l'effectif = effectif permanent final Effectif permanent initial Rémunération moyenne = masse salariale Effectif moyen inscrit Participation à la formation = dépenses totales formation Masse salariale Temps consacré à la formation = total heures formation Total heures travaillées CONDITION DE L'OFFRE Installation et paramétrage Le fournisseur installera le logiciel de Gestion des Ressources Humaines et procédera au paramétrage de ces logiciels. Une personne du Service Informatique suivra cette installation pour en comprendre l'architecture et le fournisseur se chargera de l'installation du serveur. Cela consiste à faire : Installation du système d'exploitation et de tous les drivers Le nom du serveur sera déterminé en accord avec le Service Informatique L'adresse IP est fournie par le Service Informatique. Paramétrage des utilisateurs et des droits Paramétrage du système de sauvegarde et tests Paramétrage du système de télémaintenance et test si le service informatique le souhaite; Tests de bon fonctionnement; Paramétrage des connexions réseau et des droits; Paramétrage des connexions imprimantes; Installation et paramétrage des logiciels; Tests de bon fonctionnement ; Le serveur sera installé au Service Informatique pour permettra un contrôle plus facile de la sécurité et des sauvegardes et sur la machine des utilisateurs. Une personne du Service Informatique suivra cette installation pour en comprendre l'architecture et pour vérifier le respect des normes et la compatibilité avec le réseau informatique actuel du parc.
Formation aux fonctionnalités La formation des référents portera sur le paramétrage des logiciels, leur utilisation et les diverses possibilités ainsi que toutes les informations jugées utiles pour l'administration du logiciel. Assistance technique Lors du démarrage des différents modules, le fournisseur assurera une assistance au plan fonctionnel et technique, en continu et sur site pour une durée de 6 mois. Sécurité et confidentialité. Les droits d'accès au système par les différents utilisateurs concernés sont définis et gérés par un "Administrateur". L accès au paramétrage sera sécurisé avec un mot de passe particulier. L'Administrateur définit pour chaque utilisateur : Son profil, Ses droits d'accès (lecture seule, mises à jour, éditions, suppressions, ), Son domaine d'intervention (fonctions du logiciel autorisées). La reconnaissance de l'utilisateur par le système doit être mise en pratique par la saisie d'un code et d'un mot de passe associé ou tout autre moyen plus évolué permettant une authentification. Les mots de passe associés aux utilisateurs devront être modifiables par les utilisateurs, La durée d utilisation doit être contrôlée et limitée, Un "journal" d'exploitation géré par le système doit permettre d'enregistrer un certain nombre d'événements et en particulier : Code utilisateur Code terminal (adresse Mac, adresse IP ou autre) Date/heure de connexion Date/heure de déconnexion tentative d'accès non autorisée et d'en alerter immédiatement le gestionnaire du système. Sécurité des données et exploitation informatique Le fournisseur devra garantir le fonctionnement du système contre les pertes et les altérations de données en mettant en place une gestion appropriée et optimisée des données.
Sauvegardes Il devra obligatoirement être procédé à un test de sauvegarde et de restauration des programmes et des données afin de vérifier le bon fonctionnement de ce dispositif et la validité des scripts. Document Une documentation complète sur support papier et/ou sur support électronique devra être fournie. Toutes les documentations fournies seront libellées en Français. Elles comprennent : Un cahier d exploitation du progiciel contenant : Les procédures d installation et de configuration du progiciel (clients et serveur) Les procédures de sauvegarde et de restauration Le mode opératoire de la télémaintenance Les contraintes techniques liées aux postes de travail et aux imprimantes Les manuels de paramétrage et d utilisation du progiciel Les notices techniques du serveur Les procédures de configuration du serveur, des logiciels système, de la base de données, et du Profile de la société : 1. Le soumissionnaire doit être spécialisée en informatique appliqué à la RH et doit précisé ces références. 2. Il doit maitriser l'intégration des applications intranet sous linux. 3. Le délai de mise en application du logiciel doit être précisé sur la proposition technique. 4. Présenter les profils des Ressources Humaines employées au sein de l'entreprise soumissionnaire. Les offres doivent être déposées physiquement ou électroniquement à l'adresse ci-dessous avant le 22 / 08 / 2015 à 12h00: Secrétariat de la Mutuelle d Epargne et de Crédit ya Komor Moroni, B.P 877 Moroni Route de la Corniche, Ngazidja Union des Comores. Tel:773 27 28 / E-mail : meck-moroni@comorestelecom.km / site : www.meck-moroni.org Pour toute information complémentaire, veuillez nous contacter au téléphone et demandez le Responsable des Ressources Humaines de la Meck-Moroni ou nous joindre par mail ou courrier.