POLITIQUE DU BUREAU VERT MAI 2010
1. CONTEXTE Conformément à la Loi sur le développement durable (LRQ, chapitre D-8-8.1), le développement durable se définit comme «un développement qui répond aux besoins du présent sans compromettre la capacité des générations futures à répondre aux leurs. Il s appuie sur une vision à long terme prenant en compte le caractère indissociable des dimensions environnementales, sociales et économiques des activités de développement 1». Pour concourir à la Loi sur le développement durable, contribuer à la mise en œuvre de la Stratégie gouvernementale de développement durable 2008-2013 et assurer la réalisation de son Plan d action de développement durable 2009-2013, le ministère de l Immigration et des Communautés culturelles (ci-après appelé le «Ministère») s est engagé à «produire et consommer de façon responsable 2». 2. ORIENTATIONS ET OBJECTIF La présente Politique a pour but de préciser les orientations du Ministère relativement aux comportements et aux pratiques écoresponsables de son personnel. Elle a comme objectif la réduction des impacts environnementaux et sociaux liés aux activités du Ministère en ce qui concerne l acquisition et l utilisation des ressources matérielles, la consommation d eau et d énergie, les déplacements d affaires, l hébergement et les événements. Cette politique s appuie sur trois des seize principes de développement durable 3 : Protection de l environnement 4 «Pour parvenir à un développement durable, la protection de l environnement doit faire partie intégrante du processus de développement.» Production et consommation responsables «Des changements doivent être apportés dans les modes de production et de consommation en vue de les rendre plus viables et plus responsables sur les plans social et environnemental, entre autres par l adoption d une approche d écoefficience, qui évite le gaspillage et qui optimise l utilisation des ressources.» Santé et qualité de vie «Les personnes, la protection de leur santé et l amélioration de leur qualité de vie sont au centre des préoccupations relatives au développement durable. Les personnes ont droit à une vie saine et productive, en harmonie avec la nature.» 1 Article 2 de la Loi sur le développement durable. 2 Orientation 3 de la Stratégie gouvernementale de développement durable 2008-2013. 3 Article 6 de la Loi sur le développement durable. 4 Les pictogrammes proviennent du Centre de recherche industrielle du Québec, 2009 Tous droits réservés. 2
3. CHAMP D APPLICATION La présente Politique s adresse à tout le personnel du Ministère et porte sur l ensemble des activités du Ministère au Québec ainsi qu à l étranger lorsque appliquable. 4. RÔLES ET RESPONSABILITÉS 4.1 Gestionnaires Les gestionnaires encouragent l application et le respect de la politique dans chacune des unités sous leur responsabilité. 4.2 Direction des ressources financières et matérielles La Direction des ressources financières et matérielles veille à la mise à jour périodique de la politique et assure le leadership dans l application de ses principes directeurs. 4.3 Direction des affaires publiques et communications La Direction des affaires publiques et des communications veille à l application et à la mise à jour périodique des directives suivantes : Directive ministérielle sur l impression et l édition écoresponsables et Directive et grille pour l organisation d événements écoresponsables et carboneutres. 4.4 Responsables des achats de fournitures de bureau Les responsables désignés pour l achat de fournitures de bureau (émetteurs/réceptionnaires et acheteurs SAGIR) veillent à l achat des fournitures de bureau listées dans le Répertoire de produits et de services écoresponsables de la Direction générale des acquisitions (DGACQ). 5. DÉFINITIONS - Écoresponsabilité : Approche globale et durable qui intègre à la fois l efficacité économique, l équité sociale, la préservation de l environnement et des ressources naturelles. - Écoénergétique : Qui économise de l énergie. 6. PRINCIPES DIRECTEURS 6.1 PRINCIPE DES 3RV-RDD Le principe des 3RV-RDD guide les activités de consommation du Ministère : - Réduire à la source : Afin de diminuer la pression exercée sur les ressources naturelles et sur l environnement, les membres du personnel sont encouragés à examiner leurs habitudes de consommation et à déterminer leurs besoins réels avant d utiliser ou d acheter de nouvelles ressources matérielles. - Réutiliser : Afin de réduire la consommation de nouvelles ressources matérielles et de limiter la quantité de matières résiduelles à recycler ou à jeter, les membres du personnel sont invités à donner une seconde vie au matériel usagé. - Recycler : Les membres du personnel sont invités à déposer le papier et les résidus de plastique, de verre et de métal (PVM) dans les modules de récupération prévus à cet effet, là où la collecte de ces matières est implantée. 3
- Valoriser : Les membres du personnel sont invités à déposer les résidus de table dans les contenants de compostage prévus à cet effet, là où la collecte des matières organiques est implantée. - Récupérer les résidus domestiques dangereux (RDD) : Les membres du personnel sont encouragés à récupérer les piles usagées, les cartouches d encre, les téléphones cellulaires, les ampoules ou tout autre résidu domestique dangereux. De cette manière, les substances qui présentent des risques importants pour la santé des citoyens et pour l'environnement seront éliminées de façon sécuritaire. 6.2 COMPORTEMENTS ET PRATIQUES ÉCORESPONSABLES 6.2.1 FOURNITURES DE BUREAU Les responsables des achats de fournitures de bureau (émetteurs/réceptionnaires et acheteurs SAGIR) sont encouragés à sélectionner les articles de bureau dans le Répertoire de produits et de services écoresponsables de la Direction générale des acquisitions (DGACQ), accessible dans le Portail d approvisionnement du Centre de services partagés du Québec, dans la section Approvisionnement écoresponsable. Si le produit recherché n est pas disponible dans le répertoire, l émetteur/réceptionnaire ou l acheteur doit s efforcer de trouver un produit durable, rechargeable, composé de matériaux recyclés et recyclable. Il est également conseillé de rechercher un produit qui possède une certification environnementale reconnue (ex. : Écologo) et d éviter l achat d articles emballés individuellement. Afin de réduire le nombre de livraisons et de diminuer l utilisation de matériel d emballage, il est recommandé, dans la mesure du possible, de regrouper les commandes. Afin de réduire l utilisation de nouvelles fournitures de bureau, les membres du personnel sont invités à : - utiliser le verso des feuilles de papier imprimées pour en faire des blocs-notes; - utiliser le matériel usagé afin de lui donner un second usage (ex. : chemises de travail); - déposer le matériel usagé réutilisable dans l espace prévu à cette fin dans la papeterie de l unité administrative (chaque unité administrative est responsable de prévoir et maintenir un tel espace dans sa papeterie). 6.2.2 NOURRITURE ET BOISSONS Afin de réduire la quantité de matières résiduelles résultant de la consommation de nourriture et de boissons sur le lieu de travail, le personnel du Ministère est invité à utiliser de la vaisselle et des ustensiles réutilisables plutôt que des articles jetables. Si cela s avère impossible, il est encouragé à privilégier les produits recyclables ou biodégradables. Les membres du personnel sont aussi invités à : - s approvisionner aux fontaines plutôt que de consommer de l eau embouteillée; - utiliser des verres réutilisables plutôt qu en styromousse, des tasses et des pichets au cours des réunions; - emballer leurs aliments dans des contenants réutilisables; - privilégier l achat de produits en grand format plutôt qu en petit format (ex. : lait, sucre, yogourt, jus, etc.); - privilégier l achat de produits locaux, équitables et biologiques. 6.2.3 ÉNERGIE La mise en place de mesures d économie d énergie, l acquisition d équipements moins énergivores et l adoption de comportements écoénergétiques doivent permettre de réduire la consommation de ressources énergétiques liée aux activités du Ministère. 4
Les membres du personnel sont encouragés à : - éteindre leur ordinateur, leur écran d ordinateur et leur lampe de table avant de quitter le bureau; - éteindre les lumières des bureaux, des salles de réunion et des salles à manger après utilisation; - utiliser des ampoules DEL ou fluorescentes compactes pour les lampes de table; - utiliser les escaliers plutôt que les ascenseurs dans la mesure du possible. 6.2.4 DÉPLACEMENTS D AFFAIRES Les modes de transport qui produisent peu ou pas d émissions atmosphériques doivent être privilégiés au cours des déplacements d affaires. Les membres du personnel sont invités à : - examiner tout d abord la possibilité de recourir à la téléconférence ou à la visioconférence pour éviter les déplacements; - privilégier le transport en commun, la marche, le vélo ou le covoiturage plutôt que la voiture individuelle ou le taxi en solo au cours des déplacements locaux; - privilégier l autobus, le train ou le covoiturage plutôt que la voiture individuelle au cours des déplacements interurbains; - privilégier des véhicules qui consomment peu de carburant (voitures sous-compactes ou compactes) pour les locations d auto. 6.2.5 HÉBERGEMENT Lors des déplacements d affaires et lorsque les circonstances le permettent, les membres du personnel sont encouragés à privilégier, dans le respect de la Directive ministérielle sur la gestion des frais de déplacement et autres frais inhérents, les établissements hôteliers conformes aux programmes de reconnaissance en développement durable pour l hôtellerie RéserVert et Clé Verte. Ces établissements, listés dans le Répertoire électronique des tarifs préférentiels hôteliers de la Direction générale des acquisitions (DGACQ) du Centre de services partagés du Québec (CSPQ), sont identifiés par le logo «Vers le développement durable». 6.2.6 EAU Au moment du remplacement des équipements dans les bureaux du Ministère, le personnel responsable doit privilégier l installation d équipement à faible consommation d eau (ex. : toilette à débit réduit, robinet à débit contrôlé, etc.) ainsi que l installation d un robinet à long bec sur les fontaines d eau potable. Les membres du personnel sont invités à : - faire un usage rationnel de l eau; - s assurer de bien fermer les robinets après usage; - signaler tout bris d équipement à la Direction des ressources financières et matérielles. 6.2.7 PAPIER Le personnel du Ministère doit réduire sa consommation de papier ainsi que son impact sur l environnement en appliquant la Directive ministérielle sur l impression et l édition écoresponsables. Les membres du personnel doivent aussi : - imprimer les ébauches de documents en mode brouillon (économie d encre); - utiliser la fonction «aperçu avant impression» avant d imprimer un document; - utiliser les fonctions «suivi des modifications» et «nouveau commentaire» pour réviser un document; - privilégier l utilisation du vidéoprojecteur plutôt que la distribution de documents en version papier au cours des réunions. 5
6.2.8 GESTION DOCUMENTAIRE Afin d éviter l impression de documents et la duplication de copies et afin de faciliter le repérage des documents, les membres du personnel sont invités à : - favoriser le classement central des dossiers physiques de leur unité administrative en appliquant les principes de la Politique sur la gestion des documents; - identifier et classer les documents électroniques en appliquant la méthode préconisée par le Centre de gestion documentaire. Pour plus d information à ce sujet, il est suggéré de communiquer avec le Centre de gestion documentaire via l adresse courriel suivante : gestion.documents@micc.gouv.qc.ca. 6.2.9 ÉVÉNEMENTS Le personnel du Ministère applique la Directive et grille pour l organisation d événements écoresponsables et carboneutres afin de réduire les impacts environnementaux liés à l organisation d événements. 7. RÉVISION La présente Politique sera révisée aux trois ans ou à la demande de la sous-ministre en tenant compte, le cas échéant, des nouvelles exigences législatives ou réglementaires, de même que des changements organisationnels. 8. ENTRÉE EN VIGUEUR La présente Politique entre en vigueur à la date de sa signature par la sous-ministre de l Immigration et des Communautés culturelles. Version originale signée le 25 mai 2010 Marie-Claude Champoux, sous-ministre Date 6