AVANT PROPOS L utilisation du matériel informatique est soumise au respect des règles de bon usage énoncées dans la «Charte des utilisateurs du Système d Information de la Ville et du Département de Paris». Toute tentative de connexion ou d usage frauduleux ou mal intentionné est passible de sanction. Le matériel mis à disposition doit également être utilisé dans le respect d un usage écoresponsable. Il est donc important de mettre hors tension son matériel informatique (écran compris) lors de la pause déjeuner et à la fin de la journée de travail. Afin de réduire la consommation d'encre et de papier, l éventuelle impression du présent mémento pourra être paramétrée en fonction du logiciel et du matériel d édition mis à disposition. 2
Ce memento a été réalisé par les formateurs du Bureau de la formation de la Ville de Paris. Le memento "WORD Perfectionnement Document long" n est pas un outil d auto-formation. Il a été conçu pour être le complément d un stage de formation et doit s utiliser comme un aide-mémoire. Il reprend les objectifs du stage "WORD Perfectionnement Document long" version 2010. RAPPEL DES OBJECTIFS Découvrir la conception d un document par le biais du mode plan Gérer des sections pour changer de mise en page dans un même document Créer des documents graphiques avec colonnes, lettrines, filigrane... RAPPEL DU CONTENU Utiliser les différents modes d affichage du plan Définir les niveaux hiérarchiques de titres Numéroter automatiquement les titres du document Utiliser et modifier les styles par défaut Créer, présenter et mettre à jour une table des matières Créer une table d illustrations Insérer des références (notes de bas de page, renvois et légendes) Exploiter le volet de navigation Créer un document contenant des changements de présentation : les sections Réaliser un texte sous forme de colonnes Insérer une lettrine, utiliser les filigranes Utiliser les outils du groupe Illustrations (images, formes, SmartArt ) Incorporer ou lier un tableau Excel dans un document Word Comprendre et utiliser le mode révision. Les différents chapitres sont indépendants. Ils traitent chacun d un thème précis. Convention typographique Signifie rubrique «Trucs et Astuces» Pour accéder à une commande, a été utilisée la notation suivante : Le texte en gras désigne «l onglet», celui en italique «le groupe», suivi de «la commande». Exemple : Accueil/Police/Gras 3
SOMMAIRE 1 LE MODE PLAN... 6 1.1 Passer en mode Plan... 6 1.2 Utilisation des outils du Mode Plan... 6 1.3 Le volet de navigation... 7 1.4 Numéroter les titres... 7 2 UTILISER ET MODIFIER LES STYLES PAR DEFAUT... 9 2.1 La galerie des styles et la fenêtre «Styles»... 9 2.1.1 La galerie des styles... 9 2.1.2 La fenêtre «Styles»... 9 2.2 Application d un style par défaut... 10 2.3 Pour modifier un style par défaut... 10 2.3.1 dans la galerie des styles :... 10 2.3.2 dans la fenêtre des style... 10 3 INSÉRER DES RÉFÉRENCES (NOTES DE BAS DE PAGE ET RENVOIS)... 12 3.1 Notes de bas de pages et de fin de document... 12 3.1.1 Création... 12 3.1.2 Pour modifier l emplacement des notes et appels de note... 12 3.1.3 Supprimer une note... 13 3.2 Renvoi... 13 3.2.1 Création d un renvoi vers un titre et vers une page... 13 3.2.2 Utilisation du champ renvoi dans le document... 14 3.2.3 Pour afficher tous les codes de champs... 14 4 RÉALISER DES MISES EN FORME GRAPHIQUES... 15 4.1 LES COLONNES... 15 4.1.1 Mise en colonnes... 15 4.1.2 Coupure d un mot en fin de ligne... 16 4.1.3 Modifier la largeur des colonnes... 17 4.1.4 Suppression de la présentation en colonnes... 17 4.2 INSÉRER UNE LETTRINE... 17 4.3 UTILISER LES FILIGRANES... 18 4.3.1 Insérer un filigrane d image ou de texte... 18 4.3.2 Supprimer un filigrane... 19 4.4 Utiliser les outils du groupe Illustrations... 19 4.4.1 Insérer une image Clipart... 19 4.4.2 Insérer une image... 20 4.4.3 «Rogner» une image... 21 4.4.4 Insérer des formes... 21 4
5 CREER UN INDEX... 22 5.1 Insérer les entrées d index... 22 5.2 Insérer l index... 22 5.2.1 Rectifier des entrées d index... 23 5.2.2 Supprimer une entrée d index... 23 5.2.3 Mettre à jour l index... 23 5.2.4 Supprimer l index... 23 6 CRÉER UNE TABLE D ILLUSTRATIONS À PARTIR DE LÉGENDES... 24 6.1 Légender les illustrations... 24 6.2 Création de la table des illustrations... 24 6.3 Modifier le style de la table des illustrations... 25 7 GÉNÉRER UNE TABLE DES MATIÈRES... 26 7.1 Insérer une table des matières... 26 7.2 Mettre à jour la table des matières... 26 7.3 Mettre en forme les styles de la table des matières... 26 8 INCORPORER OU LIER UN TABLEAU EXCEL DANS UN DOCUMENT WORD... 27 8.1 Incorporer un tableau... 27 8.2 Pour coller avec liaison :... 28 9 LES RÉVISIONS... 29 9.1 Groupe «commentaires»... 29 9.2 Groupe «Suivi» et groupe «Modifications»... 29 9.2.1 «Afficher les marques» :... 29 9.2.2 Commande «Suivi des Modifications»... 29 9.2.3 «Afficher pour la révision» :... 32 9.2.4 Accepter/Refuser une modification :... 32 9.2.5 Volet Vérifications... 33 9.3 Groupe «Langue»... 34 9.3.1 Le mini traducteur... 34 10 MISE EN PAGE MULTISECTIONS... 35 10.1 Préparer une mise en page recto verso... 35 10.2 Gérer les en-têtes et pieds de pages multiples par la boîte de dialogue... 36 10.3 Gérer les en-têtes et pieds de pages multiples par l onglet contextuel... 36 10.4 Navigation dans les en-têtes et pieds de page... 37 10.5 Nom du chapitre courant dans l en-tête ou le pied de page... 37 11 ANNEXE... 39 11.1 Quelques raccourcis... 39 5
1 LE MODE PLAN Le mode plan fournit des outils pour structurer un document en niveaux hiérarchiques (titres de niveaux 1 et 2, et corps de texte). Il permet d accomplir les actions suivantes : Réorganiser le document en déplaçant les titres et les sous-titres. Visualiser le document en n affichant que les titres des niveaux souhaités. 1.1 Passer en mode Plan Cliquer sur l icône Plan dans la barre d État ou Affichage/Affichages document/plan. L onglet contextuel Mode Plan s affiche dans le Ruban. Le document s affiche avec ses différents niveaux. Des styles de titre intégrés sont associés aux niveaux du plan : «Titre 1» pour le niveau 1, «Titre 2» pour le niveau 2, le dernier niveau étant le «corps de texte». Ce bouton au bout du ruban «Mode Plan» permet de quitter l affichage Plan 1.2 Utilisation des outils du Mode Plan Le document ne peut afficher sa structuration hiérarchisée que si on l a mis en forme à partir de l un des styles de titres ou niveaux de plan prédéfinis. Pour structurer le document à l aide des outils du Mode Plan, sélectionner le texte à hiérarchiser puis cliquer sur : Pour promouvoir le texte au niveau le plus élevé du plan Pour promouvoir le texte à un niveau plus élevé Pour abaisser le niveau du texte Pour abaisser le texte au niveau le plus bas, en corps de texte. Ce ruban permet de contrôler le niveau du texte demandé LE MODE PLAN 6
Pour déplacer le texte sélectionné d une position vers le haut. Pour déplacer le texte sélectionné d une position vers le bas. Pour développer le texte sélectionné. Pour réduire ou masquer le texte sélectionné. 1.3 Le volet de navigation Permet de choisir les niveaux à afficher dans le plan Le plan est affiché avec la mise en forme du texte Permet de n afficher que la première ligne de chaque élément du plan. Affichage/Afficher/Volet de navigation. Le volet de navigation s affiche à gauche de la fenêtre Word. Il affiche l arborescence des titres du document. Cette icône indique qu il existe des sous niveaux et sert à les développer. Cette icône sert à masquer les sous niveaux du titre. En cliquant sur un titre dans le volet de navigation, le point d insertion se place devant le premier caractère de ce titre dans le document. 1.4 Numéroter les titres L utilisation des styles liés au «mode Plan» permet de numéroter facilement l ensemble des titres du document. Pour numéroter : Placer le point d insertion sur un titre de n importe quel niveau, puis LE MODE PLAN 7
Accueil/Paragraphe/Liste à plusieurs niveaux. Dans la galerie, cliquer sur une vignette dont les niveaux numérotés sont représentés par les styles Titre 1, Titre 2 Tous les titres sont ainsi numérotés dans le document. LE MODE PLAN 8
2 UTILISER ET MODIFIER LES STYLES PAR DEFAUT Un style est constitué d un ensemble d attributs de mise en forme de caractères et/ou de paragraphes, auquel un nom a été donné. Il existe des styles définis par Word. Ce sont des styles «prédéfinis». Parmi eux, on distingue le style «Normal» et les styles de titres (il existe neuf niveaux de Titre : «Titre 1», «Titre 2» ). 2.1 La galerie des styles et la fenêtre «Styles» Accueil/Styles Les styles sont exposés, dans la galerie du groupe «Style» ou dans la «fenêtre Styles» 2.1.1 La galerie des styles En pointant la souris sur les styles, on peut visualiser leurs effets sur le texte sélectionné. 2.1.2 La fenêtre «Styles» Pour afficher la fenêtre «Styles», cliquer sur le lanceur de boite de dialogue du groupe «Style» Lanceur de boite de dialogue Un volet des styles (dit fenêtre des styles) s affiche à droite de la fenêtre UTILISER ET MODIFIER LES STYLES PAR DEFAUT 9
2.2 Application d un style par défaut Possibilité d appliquer un style soit à partir de la galerie des styles, soit à partir de la fenêtre Styles. La méthode reste la même : Sélectionner le texte Cliquer sur le style de la galerie ou du volet Exemple : 2.3 Pour modifier un style par défaut Possibilité de modifier un style prédéfini à partir de la galerie des styles ou de la fenêtre des styles. 2.3.1 Dans la galerie des styles : Dans la galerie des Styles, clic droit sur le style à modifier Choisir «Modifier» dans le menu contextuel 2.3.2 Dans la fenêtre des style Afficher la fenêtre des styles Clic droit sur le style à modifier dans la fenêtre Choisir «Modifier» dans le menu contextuel UTILISER ET MODIFIER LES STYLES PAR DEFAUT 10
La boite de dialogue «Modifier le style» s affiche : Cliquer sur le bouton «Format» Effectuer les modifications de mise en forme en choisissant «Police», «Paragraphe», ou «Tabulations», etc. Avant de valider avec le bouton «OK», vérifier les choix à cocher : «Ajouter à la liste des styles rapides», «Mettre à jour automatiquement» «Uniquement dans ce document» ou «Nouveaux documents basés sur ce modèle». UTILISER ET MODIFIER LES STYLES PAR DEFAUT 11
3 INSÉRER DES RÉFÉRENCES (NOTES DE BAS DE PAGE ET RENVOIS) 3.1 Notes de bas de pages et de fin de document Une note de bas de page ou de fin de document est constituée de deux parties liées, un «appel de note» placé dans le texte (sous la forme d un astérisque ou d un chiffre) qui renvoie au texte de la note. Référence/Notes de bas de page 3.1.1 Création Positionner le curseur à l endroit souhaité de l appel de note Activer le bouton «Insérer une note de bas de page» ou «Insérer une note de fin» (la note est placée à la fin du document) Un appel de note s affiche dans le document et le curseur se déplace au bas de la page ou à la fin du document pour permettre la saisie de la note. L appel de note par défaut est un chiffre, qui est automatiquement incrémenté. Un séparateur de notes (une courte ligne horizontale) isole les notes du corps du texte du document. Pour basculer de la note au texte, et vice versa, effectuer un double clic sur le caractère indiquant la note, ou combiner les touches + F5. Pointer un appel de note dans le texte, affiche la note dans une info-bulle. 3.1.2 Pour modifier l emplacement des notes et appels de note Cliquer sur le lanceur de boite de dialogue du groupe «Notes de bas de page». La boite de dialogue «Note de bas de page et de fin de document» s affiche. INSÉRER DES RÉFÉRENCES (NOTES DE BAS DE PAGE ET RENVOIS) 12
«Emplacement» permet de basculer l affichage des notes de bas de page en note de fin de page ou vice versa. Le bouton «Convertir» affiche une boite de dialogue afin de valider le choix. Le format de la numérotation peut être modifié ou être personnalisé par le choix d un symbole. La numérotation commence par défaut à la valeur 1 sauf autre choix et s actualise à chaque nouvelle insertion ou suppression de note. Elle s applique par défaut à tout le document. 3.1.3 Supprimer une note Pour supprimer une note, supprimer son appel de note dans le document. 3.2 Renvoi Un renvoi crée un lien entre un objet du document (légende, signet, titre ) et lui-même. Insertion/Liens/Renvoi 3.2.1 Création d un renvoi vers un titre et vers une page Placer le curseur à l endroit du renvoi souhaité. Activer le bouton «Renvoi». Choix de l élément de référence : choisir la catégorie de l élément sur lequel porte le renvoi (par exemple catégorie «Titre») choisir également l élément sur lequel se porte le renvoi (par exemple le titre «le volet Styles») Un lien hypertexte est joint par défaut au renvoi. INSÉRER DES RÉFÉRENCES (NOTES DE BAS DE PAGE ET RENVOIS) 13
3.2.2 Utilisation du champ renvoi dans le document Il suffit de Pointer le renvoi dans le document Maintenir la touche CTRL appuyée tout en cliquant sur le renvoi. 3.2.3 Pour afficher tous les codes de champs Sélectionner le champ Appuyer sur les touches + F9. ou bien clic droit sur la sélection et «Basculer les codes de champs». Un renvoi est un champ {REF} Pour mettre à jour les renvois, sélectionner l ensemble document puis appuyez sur la touche de fonction F9. INSÉRER DES RÉFÉRENCES (NOTES DE BAS DE PAGE ET RENVOIS) 14
4 RÉALISER DES MISES EN FORME GRAPHIQUES 4.1 Les colonnes Par défaut, un texte est présenté sur 1 colonne. La création d une disposition en plusieurs colonnes crée automatiquement une nouvelle section. Mise en page/mise en page/colonnes 4.1.1 Mise en colonnes Pour disposer un texte sur plusieurs colonnes : Sélectionner le texte Cliquer sur le bouton «Colonnes» choisir dans la liste en cliquant sur l icône du nombre de colonnes souhaitées ou «Autres colonnes» La boite de dialogue «Colonnes» s affiche pour définir : la largeur des colonnes l espacement entre les colonnes Word crée automatiquement une «section» propre à cette nouvelle présentation. Le texte en colonnes est entouré de sauts de section «continu», matérialisés par deux doubles lignes en pointillé, placés avant et après le texte disposé en colonnes. Accueil/Paragraphe/ «Afficher tout» permet de visualiser les sections. RÉALISER DES MISES EN FORME GRAPHIQUES 15
Sauts de section 4.1.2 Coupure d un mot en fin de ligne Par défaut, les mots ne sont pas coupés en fin de ligne. Lorsque les lignes sont courtes, ce qui est le cas pour un texte présenté en colonnes, il peut apparaître utile de couper les mots en fin de ligne. Par défaut, la coupure des mots s applique à tout le document, sinon sélectionner la partie du texte où l on souhaite l appliquer. Mise en page/mise en page/coupure de mots En cliquant sur «Manuel» Word positionne le curseur dans le document à l endroit de la coupure proposée Accepter ou refuser dans la boîte de dialogue avec «oui» ou» non», puis le curseur se positionne sur la proposition de coupure de mot suivante. ou raccourci clavier : CTRL et permet d effectuer une coupure sur le mot renvoyé à la ligne. RÉALISER DES MISES EN FORME GRAPHIQUES 16
4.1.3 Modifier la largeur des colonnes Deux méthodes pour modifier la largeur des colonnes : 4.1.3.1 Sur la règle Cliquer-glisser sur une extrémité de colonnes : le pointeur revêt l aspect d une double-flèche et une infobulle indique «Marge de droite» ou «Marge de gauche». Effectuer un cliquer-glisser. 4.1.3.2 Avec la boite de dialogue «Colonnes» Mise en page/mise en page/colonnes/autres colonnes ou Double-cliquer sur la règle sur un séparateur de colonnes. 4.1.4 Suppression de la présentation en colonnes Pour annuler la présentation en colonnes, supprimer le ou les sauts de section qui délimitent la disposition en colonnes. 4.2 Insérer une lettrine Insertion/Texte/Lettrine RÉALISER DES MISES EN FORME GRAPHIQUES 17
Sélectionner dans le texte le caractère à doter d une lettrine. Cliquer sur le bouton «Lettrine», choisir «Dans le texte» ou «Dans la marge». «Options de lettrine» permet entre autre de modifier la police. La lettrine apparait comme un objet «image». 4.3 Utiliser les filigranes Un «filigrane» désigne du texte ou une image qui s affiche en arrière-plan d un document. Mise en page/arrière-plan de page/filigrane 4.3.1 Insérer un filigrane d image ou de texte Les filigranes n apparaissent qu en mode «Page», en mode «Lecture plein écran» ou à l impression. Cliquer sur le bouton «Filigrane» affiche la galerie de filigranes de type texte que l on peut insérer dans le texte. ou Choisir «Filigrane personnalisé» Cocher «Image en filigrane» permet de transformer une image, (clipart ou autre) ou une photo en filigrane en la sélectionnant à partir du bouton «Sélectionner Image». ou Cocher «Texte en filigrane» permet de sélectionner un filigrane prédéfini ou de taper le texte de son choix dans la zone «Texte :». RÉALISER DES MISES EN FORME GRAPHIQUES 18
4.3.2 Supprimer un filigrane Mise en page/arrière-plan de page/filigrane/supprimer le filigrane 4.4 Utiliser les outils du groupe Illustrations 4.4.1 Insérer une image Clipart Insertion/Illustrations/Images clipart Le volet «Images clipart» s affiche à droite de la fenêtre. Saisir dans la zone «Rechercher» le type d image recherché. Cliquer sur l image choisie, ou sur la flèche à droite de cette image puis sur la commande «Insérer». La sélection de l image dans le document affiche sur le ruban un onglet contextuel «Outils Image», son onglet «Format», permet de modifier l image. RÉALISER DES MISES EN FORME GRAPHIQUES 19
Les «lanceurs de boite de dialogue» à droite des groupes «Styles d images» et «Taille» font apparaitre : Pour modifier tout ce qui concerne le format de l image. Pour modifier la taille, la position et l habillage de texte en passant d un onglet à l autre. 4.4.2 Insérer une image Insertion/Illustrations/Image Dans la boite de dialogue «Insérer une image», sélectionner le fichier puis l insérer dans le document. Cliquer dans l image affiche également sur le ruban un onglet contextuel «Outils de l image», l onglet «Format», permet de modifier l image. Par défaut une image s insère comme du texte, pour pouvoir la placer n importe où dans le document, ses propriétés d habillage doivent être modifiées : Outils Image/Disposition/habillage/ «devant» ou «derrière le texte» RÉALISER DES MISES EN FORME GRAPHIQUES 20
4.4.3 «Rogner» une image Le bouton «Rogner» dans l onglet contextuel «Outils de l image», Format/Taille/Rogner permet de couper une image sur la hauteur ou/et la largeur Il est également possible de rogner une image, en la découpant selon la forme choisie. La forme est alors mise à l échelle de l image. Exemple d une image rognée en forme de cœur 4.4.4 Insérer des formes Insertion/Illustrations/Formes Une liste déroulante affiche plusieurs choix de formes, de lignes, de rectangles, de flèches etc. Cliquer sur la forme à importer dans le document. Cliquer-glisser dans le document pour insérer la forme. Cliquer dans la forme tracée affiche l onglet contextuel «Outils de dessin» et son onglet «Format». RÉALISER DES MISES EN FORME GRAPHIQUES 21
5 CREER UN INDEX Un index compulse une liste de termes et de sujets figurant dans le document et indique les numéros des pages sur lesquelles ils figurent. Pour créer un index, insérer dans un premier temps les entrées d index dans le document pour marquer les mots à indexer, il reste ensuite à générer l index 5.1 Insérer les entrées d index Références/Index Sélectionner dans le document le mot à indexer Références/Index/Entrée Le texte sélectionné s inscrit dans la zone «Entrée» Créer une sous-entrée : taper le texte dans la zone «Sous-entrée» Créer une entrée d index qui renvoie à une autre entrée : cliquer sur «renvoi» puis taper le texte de l autre entrée dans la zone Mettre en forme les numéros de page s affichant dans l index Cliquer sur «Marquer» pour marquer l occurrence de ce texte ou «marquer tout» pour marquer toutes les occurrences de ce texte dans le document. 5.2 Insérer l index Placer le point d insertion à l endroit de l index à insérer puis : Références/Index/Insérer l index Spécifier le nombre de colonnes Sélectionner un modèle d index Cliquer sur Ok pour générer l index CREER UN INDEX 22
5.2.1 Rectifier des entrées d index Si une erreur est détectée dans la table d index, apporter la modification à l entrée d index à la base de l erreur, puis mettre à jour la table d index. Une entrée d index s affiche sous la forme d un champ XE, exemple : {XE «Mercure» \t «voir Planètes»} 5.2.2 Supprimer une entrée d index Sélectionner le champ de l entrée d index, y compris les accolades pour le supprimer, puis mettre à jour la table d index. 5.2.3 Mettre à jour l index En cas de modification du document et/ou modification de la pagination, mettre à jour l index par le biais de la touche F9 ou clic droit dans l index, pour dans le menu contextuel, cliquer sur la commande «Mettre à jour les champs». 5.2.4 Supprimer l index Clic droit dans l index pour dans le menu contextuel, choisir la commande «basculer le code de champ» Sélectionner le champ, y compris les accolades et appuyer sur la touche Suppr CREER UN INDEX 23
6 CRÉER UNE TABLE D ILLUSTRATIONS À PARTIR DE LÉGENDES Les illustrations peuvent être par exemple des graphiques, des tableaux, des images ou des dessins. Il est possible de créer une table par type d objets. Une table d illustrations fait référence à des objets dotés d une légende. Des légendes doivent être attribuées aux illustrations pour qu elles puissent faire partie de la table. Si on supprime une illustration sans supprimer sa légende, celle-ci reste dans la table. Références/Légendes/Insérer une légende 6.1 Légender les illustrations Sélectionner l objet dans le document Activer le bouton «Insérer une légende» La boite de dialogue «Légende» s affiche À droite de la zone étiquette choisir Figure, Image, Table, Tableau L option «Numérotation» permet de choisir un autre format de numérotation. Renouveler document. l opération pour chaque objet du Pour modifier la légende : La sélectionner par cliquer-glisser et la mettre en forme comme tout autre texte Word : alignement, gras, italique, souligné, police, couleur, etc. 6.2 Création de la table des illustrations Dans le document, placer le curseur à l endroit où doit s insérer la table. activer le bouton «Insérer une table des illustrations» CRÉER UNE TABLE D ILLUSTRATIONS À PARTIR DE LÉGENDES 24
Choisir les options souhaitées, notamment le format, le type de légende, qui correspond à l étiquette ainsi que la position du numéro de page avec ou sans caractères de suite. La mise à jour et l utilisation des tables sont effectuées comme pour une table des matières. Une table des illustrations : 6.3 Modifier le style de la table des illustrations Pour modifier le style de la table des illustrations, placer le curseur dans la table des illustrations, puis : Références/Légendes/Table des illustrations/bouton Modifier La boite de dialogue «Style» s affiche 1 Clic sur le bouton «Modifier» 2 2 La boite de dialogue «modifier le style» s affiche 3 1 Clic sur bouton Format 3 Effectuer la modification de mise en forme et valider. Attention toute modification doit être mise à jour dans la table des Illustrations. Clic droit dans la table et «Mettre à jour les champs» ou Cliquer dans la table et appuyer sur la touche de fonction F9. CRÉER UNE TABLE D ILLUSTRATIONS À PARTIR DE LÉGENDES 25
7 GÉNÉRER UNE TABLE DES MATIÈRES 7.1 Insérer une table des matières Placer le point d insertion à l endroit où insérer la table des matières, puis : Références/Table des matières/insérer une Table des matières Sous Général, choisir le format et indiquer le nombre de niveaux à afficher dans la table, spécifier si besoin d afficher ou non les numéros des pages avec ou sans «Caractères de suite». 7.2 Mettre à jour la table des matières Après avoir modifié le document, la mise à jour de la table des matières est nécessaire. Cliquer dans la table des matières, puis : Références/Table des matières/mettre à jour la table, ou appuyer sur la touche de fonction F9 ou faire appel au menu contextuel pour«mettre à jour les champs». 7.3 Mettre en forme les styles de la table des matières Ces niveaux de titre sont mis en forme par les styles intégrés TM 1, TM 2, TM 3 Pour changer la présentation de la table, modifier ces styles. GÉNÉRER UNE TABLE DES MATIÈRES 26
8 INCORPORER OU LIER UN TABLEAU EXCEL DANS UN DOCUMENT WORD 8.1 Incorporer un tableau 1. Dans Excel : Sélectionner le tableau Cliquer droit dans le tableau Choisir Copier dans le menu contextuel 2. Basculer vers Word Réaliser un collage spécial : Accueil/presse papier cliquer sur le menu déroulant du bouton Coller cliquer sur Collage spécial La fenêtre «Collage spécial» apparaît. Choisir l option «Coller», en tant que «Feuille Microsoft Office Excel Objet». Le tableau est incorporé au document Word et peut être modifié par un double clic dans l objet la modification se réalise alors dans le programme Excel. INCORPORER OU LIER UN TABLEAU EXCEL DANS UN DOCUMENT WORD 27
8.2 Pour coller avec liaison : Dans la boite de dialogue «Collage spécial». Choisir l option «coller avec liaison»», en tant que «Feuille Microsoft Office Excel Objet». Les modifications effectuées, et validées, dans le tableau original sous Excel, seront répercutées dans le document Word. INCORPORER OU LIER UN TABLEAU EXCEL DANS UN DOCUMENT WORD 28
9 LES RÉVISIONS L onglet «Révision» : 9.1 Groupe «commentaires» Ce groupe permet d ajouter de simples annotations au document et permet d identifier qui l a rédigé. 9.2 Groupe «Suivi» et groupe «Modifications» Les «marques de révision» permettent d effectuer des annotations et corrections sur un document. Celles-ci seront ensuite validées ou non par la personne ayant demandées la révision du document. 9.2.1 «Afficher les marques» : Cette commande permet de faire apparaitre les éléments de «révisions» souhaitées, comme par exemple : les «Insertions et Suppressions» ou «la Mise en forme». Elle permet aussi de faire apparaitre à l écran, les marques de révision des relecteurs souhaités : 9.2.2 Commande «Suivi des Modifications» 9.2.2.1 Suivi des modifications Cette commande est à activer/désactiver pour utiliser ou quitter le mode «révision» du document. Exemple de suivi des modifications : ce texte est soumis à révision de la part de A à B LES RÉVISIONS 29
LES RÉVISIONS 30
La révision est faite par B et apparait de divers façon en fonction des options choisies dans «Afficher les marques». Par exemple si «Bulles» est sélectionnée, 3 options sont disponibles : Option : «Afficher les révisions dans le texte» Option : «Afficher les révisions dans les bulles» Option : «Afficher uniquement les commentaires et la mise en fore dans les bulles» LES RÉVISIONS 31
9.2.2.2 Modifier les options de suivi : Cette boite de dialogue permet de modifier la mise en forme du suivi réalisé : 9.2.3 «Afficher pour la révision» : Affiche le document Original ou final en fonction des révisions proposées : «Original» = Original sans les révisions proposées «Original avec marques» = Original avec les «révisions» proposées «Final»= document tel qu il serait si l ensemble des «révisions» étaient validées «Final avec marques» = final avec les «révisions» proposées La différence entre «Original avec marques» et «Final avec marques», est bien visible quand les «révisions sont affichées dans des bulles (via la commande «bulles»). 9.2.4 Accepter/Refuser une modification : Lorsque A reprend son document, il va pouvoir accepter ou refuser les modifications et corrections proposées par B LES RÉVISIONS 32
En fonction du choix effectué «accepter» ou «refuser» la modification proposée par B est validée ou non par A. 9.2.5 Volet Vérifications Le «volet Vérification» permet de faire apparaitre les révisions (commentaires et Suivi des modifications) portés sur le document, dans un espace consacré à cette tâche : LES RÉVISIONS 33
Les modifications peuvent être acceptées ou refusées depuis le «volet de vérification» par clic droit de souris. 9.3 Groupe «Langue» 9.3.1 Le mini traducteur Commande : Traduire Il suffit ensuite de sélectionner un mot, une phrase et de pointer sur la sélection. Le mini-traducteur est disponible uniquement dans les programmes Office 2010 suivants : OneNote, Outlook, PowerPoint et Word LES RÉVISIONS 34
10 MISE EN PAGE MULTISECTIONS Dans un document les sections permettent de définir des mises en page différentes, et des en-têtes/pieds de pages différents d une section à une autre. 10.1 Préparer une mise en page recto verso Un document préparé à être imprimé recto verso présente : Des marges intérieure et extérieure au lieu de marges gauche et droite, et une marge de reliure qui se situe à l intérieur. Des en-tête/pied de page sur les pages paires et impaires qui peuvent avoir des contenus différents alignés de façon symétrique. Mise en page/mise en page, cliquer sur le lanceur de boîte de dialogue. Sous l onglet Marge, dans la zone «Afficher plusieurs pages» sélectionner «Pages en vis-à-vis». Sous l onglet Disposition, cocher l option «Paires et impaires différentes» MISE EN PAGE MULTISECTIONS 35
10.2 Gérer les en-têtes et pieds de pages multiples par la boîte de dialogue Pour personnaliser l en-tête et le pied de page à partir de la boîte de dialogue «Mise en page» : Cliquer dans la section du document, puis Mise en page/mise en page, cliquer sur le lanceur de boîte de dialogue. Onglet «Disposition» : Dans «Début de section», choisir Page impaire, Page paire, Nouvelle page ou Continu Cocher l option «Première page différente» En modifiant la mise en page dans une section, dans la zone «Appliquer à»: choisir si la modification s applique : À cette section, À partir de ce point, ou À tout le document 10.3 Gérer les en-têtes et pieds de pages multiples par l onglet contextuel On peut définir des en-têtes et pieds de pages différents d une section à une autre. Double cliquer dans le pied de page, sous l onglet contextuel d Outils En-têtes et pieds de pages/création/options, Cocher Pages paires et impaires différentes et première page différente Avec ces deux options, possibilité de définir trois en-têtes et pieds de pages dans la section en cours, un pour la première page, un pour les pages paires et un pour les pages impaires. Pour saisir dans chacun de ces pieds de pages, cliquer sur le bouton Suivante. En créant une section, par défaut les en-têtes et pieds de page sont définis comme identiques (liés) à ceux de la section précédente. MISE EN PAGE MULTISECTIONS 36
Pied de page de la première page de la section 2, identique au premier pied de page de la section 1. Possibilité de rendre le pied de page indépendant de celui de la section précédente en désactivant la commande «Lier au précédent». 10.4 Navigation dans les en-têtes et pieds de page 2 1 3 4 5 6 1. Pour basculer de l en-tête au pied de page 2. Pour basculer du pied de page à l en-tête 3. Pour passer à l en-tête ou pied de page précédent 4. Pour passer à l en-tête ou pied de page suivant 5. Pour rendre indépendant ou lier l en-tête ou le pied de page en cours d édition avec celui de la section précédente qui lui correspond. 6. Pour quitter l édition des en-têtes/pieds de page et revenir au document - ou possibilité de doublecliquer dans le corps du document. 10.5 Nom du chapitre courant dans l en-tête ou le pied de page Un en-tête ou un pied de page peut contenir un champ qui affiche le titre du chapitre en cours, c est le cas de l en-tête prédéfini nommé «Guide (pages impaires) dans la galerie. Ce champ est (STYLEREF «1»), il affiche le texte de style Titre 1 qui précède la page. MISE EN PAGE MULTISECTIONS 37
Pour basculer entre l affichage de résultat et le code de champ, cliquer droit sur le champ, puis sur la commande «Basculer les codes de champ» ou F9. Possibilité d insérer ce champ de la façon suivante : Insertion/Texte/QuickPart, cliquer sur «Champ», Choisir RéfStyle dans la zone de «Noms de champs», puis dans la zone «Nom de Style», sélectionner le style du texte qui doit être visible dans l en-tête et définir éventuellement des options. Il peut être intéressant d insérer d autres champs qui proviennent des propriétés du document (comme le titre du document ou l auteur ). MISE EN PAGE MULTISECTIONS 38
11 ANNEXE 11.1 Quelques raccourcis Raccourci Action CTRL + S CTRL + A CTRL + F9 Enregistrer Sélectionner tout le document permet d effectuer une coupure sur le mot renvoyé à la ligne Mise à jour du champ + F9 + F5 Affiche tous les codes de champs Pour basculer de la note de bas de page ou de fin de document au texte, et vice versa ANNEXE 39