ANNEXE 1 Renseignements à l égard de l autorisation requise pour les contrats de services des organismes publics en vertu de la Loi sur la gestion et le contrôle des effectifs des ministères, des organismes et des réseaux du secteur public ainsi que des sociétés d État Les renseignements contenus dans cette annexe s adressent aux organismes visés par la Loi sur la gestion et le contrôle des effectifs des ministères, des organismes et des réseaux du secteur public ainsi que des sociétés d État (2014, chapitre 17) (LGCE). Ils rappellent les objectifs et la portée de cette loi en matière de contrats publics. Plus spécifiquement, les renseignements fournissent des orientations en matière de conclusion de contrats de services et expliquent le principe de l autorisation préalable du dirigeant prévue à l article 16 de la LGCE. 1. Objectifs de la LGCE La LGCE a été adoptée afin de doter le gouvernement des pouvoirs nécessaires pour suivre et encadrer l évolution des effectifs de l ensemble des secteurs public, parapublic et des organismes gouvernementaux. Celle-ci prévoit également des mesures particulières applicables aux contrats de services afin d éviter l utilisation de tels contrats pour contourner les exigences de la LGCE. La LGCE n interdit pas de conclure des contrats de services. Par contre, il est de la responsabilité de l organisme public de s assurer que chaque contrat de services conclu n a pas pour effet d éluder les mesures de contrôle relatives aux effectifs prévues à la LGCE. Les organismes publics ne doivent pas recourir à un contrat de services afin de pallier une restriction des ressources imposée en vertu de la LGCE. Des contrats, dont l objet porte sur des activités qui sont réalisées habituellement à l interne, sont donc à risques de contrevenir à la LGCE. 2. Régime d autorisation préalable Afin de s assurer que les mesures de contrôle des effectifs ne soient pas contournées par la conclusion de contrats de services, la LGCE établit un régime d autorisation préalable à la conclusion de contrats de services fondé sur l imputabilité des dirigeants. La décision de conclure un contrat de services est une décision de gestion et elle demeure sous l imputabilité et la responsabilité de l organisme. Il revient au dirigeant de s assurer de respecter la LGCE. De plus, rappelons qu un des principes de la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1) (LCOP) est la reddition de comptes fondée sur l imputabilité des dirigeants d organismes et sur la bonne utilisation des fonds publics. Page 1 sur 5
2.1 Règle générale d autorisation Pendant une période d application des mesures de contrôle déterminées par le Conseil du trésor en vertu de l article 11 de la LGCE, tous les contrats de services doivent être autorisés par le dirigeant de l organisme, conformément à l article 16 de la LGCE. La LGCE prévoit toutefois que cette autorisation peut être déléguée : pour les contrats comportant une dépense inférieure à 10 000 $ conclus avec une personne physique, que celle-ci exploite ou non une entreprise individuelle; pour les contrats comportant une dépense inférieure à 25 000 $ dans les autres cas. Il s agit ici des contrats conclus avec une personne morale de droit privé, une société en nom collectif, en commandite ou en participation. Les personnes physiques avec lesquelles les organismes publics concluent des contrats sont fréquemment choisies en fonction de leur qualité personnelle et ces contrats sont habituellement conclus de gré à gré. Ces contrats sont à risques d être utilisés en contravention des objectifs de la LGCE lorsqu ils visent à remplacer des ressources. Le seuil de délégation de l autorisation est plus bas afin que le dirigeant conserve son imputabilité sur les contrats qui présentent plus de risques. Cette mesure touche tant la personne physique qui n exploite pas une entreprise individuelle, notamment la personne retraitée de la fonction publique, que la personne physique qui exploite une entreprise individuelle. La LGCE prévoit que l autorisation du dirigeant n est pas requise lorsqu il s agit de conclure un contrat de services avec une personne physique qui n exploite pas une entreprise individuelle si l autorisation du Conseil du trésor est requise pour la conclusion d un tel contrat, en application d une politique ou d une directive prise en vertu de l article 26 de la LCOP. 2.2 Notion de dirigeant Pour l application de la LGCE, le dirigeant correspond «à la personne ayant la plus haute autorité administrative, tels le sous-ministre, le président, le directeur général ou toute autre personne responsable de la gestion courante de l organisme public». 1 Toutefois, pour les cas suivants : les commissions scolaires visées par la Loi sur l'instruction publique (chapitre I-13.3) ou par la Loi sur l'instruction publique pour les autochtones Cris, Inuit et Naskapis (chapitre I-14) et le Comité de gestion de la taxe scolaire de l'île de Montréal; les collèges d enseignement général et professionnel institués par la Loi sur les collèges d enseignement général et professionnel (chapitre C-29). Le conseil d administration ou, dans le cas d une commission scolaire, le conseil des commissaires est le dirigeant de l organisme. La LGCE prévoit qu un tel conseil peut déléguer tout ou une partie des fonctions du dirigeant au comité exécutif ou au directeur général, et ce, de la même façon que le prévoit l article 8 de la LCOP. 1 LGCE, (2014, chapitre 17) article 16 al 4. Page 2 sur 5
2.3 Distinction entre contrat de services et contrat de travail Certains contrats de services risquent de donner lieu, dans les faits, à un contrat de travail. Ces contrats sont davantage à risques de contrevenir aux mesures de contrôle des effectifs. À ce sujet, les organismes publics sont invités à prendre connaissance de l Infoconseil «Distinction entre un contrat d entreprise ou de services et un contrat de travail» et du Guide sur les risques et contrôles dans la gestion des contrats, disponibles sur l extranet des marchés publics, ainsi que le bulletin de Revenu Québec portant sur la détermination du statut d un travailleur 2. 2.4 Balises à considérer pour la prise de décision (autorisation du dirigeant de l organisme) L opportunité d accorder l autorisation de conclure un contrat de services doit être évaluée au cas par cas. Des critères absolus ne peuvent donc être appliqués. Les dirigeants peuvent s inspirer des balises présentées à la page suivante, afin de prendre une décision éclairée. 2 http://www.revenuquebec.ca/documents/fr/publications/in/in-301(2013-10).pdf. Page 3 sur 5
BALISES À CONSIDÉRER POUR LA PRISE DE DÉCISION le contrat de services ne doit pas contourner les mesures de contrôle des effectifs principe général : le contrat de services ne doit pas être utilisé pour pallier un manque de ressources le contrat ne doit pas être conclu en raison des mesures de contrôle des effectifs objet du contrat de services le mandat confié au prestataire de services concerne notamment : une expertise spécifique disponible seulement à l'externe une expertise ou opinion neutre et indépendante dont l'organisme a besoin de façon immédiate ex. : opinion juricomptable, recherche scientifique sur des enjeux de santé publique, négociateur une prestation de services traditionnellement confiée à l'externe ex. : déneigement, entretien ménager, services bancaires et financiers une prestation de services ponctuelle qui ne justifie pas l'embauche de personnel ex. : décontamination de terrain le contrat de services ne donne pas lieu, dans les faits, à un contrat de travail le prestataire de services n'occupera pas des fonctions de gestion au sein de l'organisme durée du contrat de services il s'agit d'un besoin ponctuel qui ne justifie pas l'embauche de personnel le mandat confié au prestataire de services a une fin déterminée à l'avance ex. : livraison d'un rapport final au contraire des cas précédents, il s'agit d'un contrat de services répétitifs dont l'objet est traditionnellement confié à l'externe, ex. : entretien ménager, déneigement, services financiers et bancaires Page 4 sur 5
Schéma de l application de l article 16 de la Loi Personne physique qui n exploite pas une entreprise individuelle M me X. (retraitée) Personne physique qui exploite une entreprise individuelle M. X. (consultant) Personne morale de droit privé ou Société Autorisation du dirigeant 10 000 $ Autorisation du dirigeant ou délégation possible < 10 000 $ Autorisation du dirigeant 10 000 $ Autorisation du dirigeant ou délégation possible < 10 000 $ Autorisation du dirigeant 25 000 $ Autorisation du dirigeant ou délégation possible < 25 000 $ Fiche d autorisation du dirigeant transmise au SCT uniquement pour les contrats 10 000 $ avec une personne physique et 25 000 $ dans les autres cas Autorisation du CT si prévue dans le cadre normatif - Expertise spécifique requise pour un mandat ponctuel - Expertise interne inexistante ou non disponible - Les besoins de l organisme sont immédiats Le contrat ne doit pas contourner les mesures de contrôle des effectifs : Ne remplace pas une ressource N a pas été octroyé en raison du gel Le mandat ne vise pas des activités habituellement réalisées à l interne Page 5 sur 5
Page 6 sur 5