Construire un planigramme

Gep éditions, 2009 ISBN : 978-2-84425-673-7

Les planigrammes CHAPITRE 16 Connaissances Gérer le temps Les outils de la gestion du temps Objectifs Classer chronologiquement des tâches Mettre à jour un planigramme Construire un planigramme Fiche outil n 8 Vous travaillez pour la société ARLEQUIN, spécialisée dans l organisation de manifestations commerciales (salon, séminaires, réunions, etc.). La société compte 100 salariés. Le siège social se trouve à Lyon. Vous travaillez sous la responsabilité de Valentin Archambeau, le directeur commercial. Il souhaite vous associer à son travail et plus particulièrement à la planification des activités de son service. GEP Éditions - Reproduction interdite Société Arlequin Adresse : 12, rue Victor Hugo 69003 LYON ) 04 78 36 98 32 - Fax : 04 78 36 98 33 Mail : Arlequin@cegetel.fr Immatriculation : RCS B LYON 69 693 563 Code APE : 593Z TVA : FR 69 265 825 789 Chiffre d affaires : 30 M - Capital : 250 000 Date de création : 13 avril 2002 Exercice comptable : du 01-01 au 31-12 Régime de TVA : réel normal Effectif : 100 personnes Activité : Organisation de manifestations commerciales Forme de l entreprise : S.A PDG de l entreprise : M. Romain LOIC DOSSIER 6 Gérer le temps 151

É tape 1 Établir une liste des tâches La planification des activités est essentielle pour gagner en efficacité et en productivité. Valentin vous charge donc d organiser au mieux les activités de son service. Nous sommes le 18 octobre 200n. Valentin doit organiser une réunion commerciale avec les 10 chefs des ventes de l organisation. La mise en place de cette manifestation est complexe puisqu il faut organiser le déplacement, l hébergement et l accueil des collaborateurs venant de toute la France. Valentin souhaite que vous l aidiez dans la planification des actions liées à l organisation de la réunion commerciale. Il a listé les tâches à réaliser et il vous demande de les classer selon l ordre chronologique. Les tâches à effectuer avant la réunion sont les suivantes : Réserver l hôtel (1 mois ½ avant). Préparer le diaporama à projeter pendant la réunion (quelques jours avant). Convoquer les intervenants (6 semaines avant). Envoyer les billets de transport aux participants (1 semaine avant). Envoyer une lettre d appel d offres au restaurant (1 mois avant). Dépouiller les appels d offre (15 jours avant). Réserver le restaurant (10 jours avant). Préparer la salle de réunion (la veille). Rédiger la convocation pour les participants (1 mois avant). Réserver les billets de transport (3 semaines avant). Préparer le petit déjeuner d accueil. 1 Complétez le tableau en listant les tâches à réaliser selon l ordre chronologique. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 152 CHAPITRE 16 Les planigrammes

La réunion aura lieu les 22 et 23 décembre 200n. Valentin souhaite que vous déterminiez exactement la date de réalisation de chacune des tâches. Pour vous aider, il vous remet un calendrier. Novembre Décembre 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 8 9 10 11 12 13 14 6 7 8 9 10 11 12 15 16 17 18 19 20 21 13 14 15 16 17 18 19 22 23 24 25 26 27 28 20 21 22 23 24 25 26 29 30 27 28 29 30 31 Samedi et dimanche (jours non travaillés) Date de la réunion 2 Déterminez la date de réalisation de chacune des tâches. Nature de la tâche Date de réalisation de la tâche GEP Éditions - Reproduction interdite Réunion 22 et 23 décembre 200n DOSSIER 6 Gérer le temps 153

É tape 2 Compléter un planigramme Plusieurs intervenants seront présents à la réunion des 22 et 23 décembre. Les interventions de chacun doivent être programmées sur les deux journées. Valentin vous remet la liste des intervenants, la durée de leur présentation ainsi que des contraintes. Il vous demande de planifier les différentes interventions. Voici la liste des intervenants, le thème et la durée de leur intervention : Mme Dufour «Optimiser les ventes» 1 heure M. Delav «Convaincre ses clients» 1 heure Mme Archaux «Manager ses équipes» 4 heures M. Lupo «Rédiger un devis» 1 heure J interviendrai au début et à la fin de chaque demie journée de travail pendant ½ heure. Le deuxième jour, les participants seront libérés à 16 heures. L intervention de Mme Archaux doit se faire en deux fois 2 heures sur deux journées différentes. L intervention de M. Delav ne pourra se faire qu après l intervention de M. Dufour. Le premier jour, prévoir un petit déjeuner d accueil d une heure. 1 À l aide des informations données par Valentin, complétez le planigramme ci-dessous. Titre du planigramme :... 9 à 10 h 10 à 11 h 11 à 12 h 14 à 15 h 15 à 16 h 16 à 17 h 17 à 18 h Mercredi 22/12/200n Jeudi 23/12/200n Pause repas Légende : 2 À l aide de la Fiche outil n 8 et de l analyse du tableau que vous venez de compléter, répondez aux questions suivantes : Quel type de planigramme est le plus approprié? Pourquoi? Ce planigramme est-il statique ou dynamique? Justifiez votre réponse. 154 CHAPITRE 16 Les planigrammes

Au cours de la réunion des 22 et 23 décembre, Valentin a demandé aux chefs des ventes de programmer leurs congés payés pour le 1er trimestre 200n+1. Afin d avoir une meilleure lisibilité, Valentin vous demande de visualiser sur un planigramme les dates de congés de chacun. Congés chefs des ventes du 1 er semestre 200n+1 Duval : 2 premières semaines de mars. Lambert : 2 e semaine de janvier ; 2 dernières semaines en mars. Jacob : 4 semaines en mars. Lambal : 2 dernières semaines de janvier. Quidal : 3 dernières semaines de mars. Rambuteau : 1 re semaine de janvier ; 3 e semaine de mars. Armix : 2 dernières semaines de mars. Danglard: 1 re semaine de janvier. Ribeiro : 2 premières semaines de février. Forest : dernière semaine de janvier ; 2 premières semaines de février. Attention : 4 chefs des ventes doivent toujours être présents. 3 semaines de congés payés maximum pendant le 1er trimestre. Forest et Quidal doivent impérativement être présents en mars car ils participent au Salon de Munich. Rambuteau et Danglard ne peuvent pas partir en même temps. 3 À l aide des informations recueillies et des consignes de Valentin, complétez le planigramme prévisionnel des congés payés Titre du planigramme :... Personnel Semaines Janvier Février Mars 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Armix Danglard Duval Forest Jacob Lambal GEP Éditions - Reproduction interdite Lambert Quidal Rambuteau Ribeiro DOSSIER 6 Gérer le temps 155

4 À l aide de la Fiche outil n 8, de l analyse du tableau que vous venez de compléter, et des consignes de Valentin, répondez aux questions suivantes : Comment sont classés les noms des chefs des ventes? Quel type de planigramme est utilisé ici? Pourquoi? Ce planigramme est-il statique ou dynamique? Justifiez votre réponse. Allez-vous satisfaire toutes les demandes de congés payés? Quelles sont les demandes qui ne pourront pas être satisfaites? Pourquoi? 156 CHAPITRE 16 Les planigrammes

É tape 3 Construire un planigramme La société Arlequin est spécialisée dans l organisation de manifestations. Aussi, elle possède de nombreuses salles en location qu elle propose à ses clients pour des séminaires et des réunions. Aujourd hui, il n existe pas de document visualisant l occupation des salles mises à disposition. Valentin souhaite construire un planigramme qui permettrait de visualiser par semaine l occupation des salles. Il vous a remis des consignes et vous demande de réfléchir à la construction d un planigramme. Nous proposons 8 salles à la location du lundi au samedi inclus. Les salles peuvent être louées à la journée ou à la demi-journée (matin et après-midi). Nos salles sont les suivantes : 2 salles d une capacité de 30 personnes (Mercure et Uranus) 2 salles d une capacité de 50 personnes (Pluton et Neptune) 2 salles d une capacité de 100 personnes (Jupiter et Saturne) 1 salle d une capacité de 200 personnes (Orion) 1 salle d une capacité de 300 personnes (Oméga) Les salles Orion et Oméga sont contiguës et sont équipées de cloisons mobiles avec la possibilité de ne faire qu une seule très grande salle. N oubliez pas! Le planigramme est un tableau à double entrée qui comprend : des données fixes placées en abscisse (axe horizontal) et en ordonnée (axe vertical) ; le temps est souvent représenté en abscisse ; des informations variables aux points de rencontre des abscisses et des ordonnées. Le planigramme a toujours un titre et une légende. Le matériel choisi doit être adapté au besoin du planigramme. 1 À l aide des consignes de Valentin et de votre réflexion, répondez aux questions suivantes : Quel va être le titre du planigramme que vous allez construire? Quelles sont les informations que vous mettrez en abscisse? Quelles sont les informations que vous mettrez en ordonnée? GEP Éditions - Reproduction interdite Quelles sont les informations que vous positionnerez aux points de rencontre des abscisses et des ordonnées? DOSSIER 6 Gérer le temps 157

Quel type de planigramme est le mieux adapté à cette situation? Pourquoi? Ce planigramme est-il statique ou dynamique? Justifiez votre réponse. 2 Construisez le planigramme d occupation des salles. Titre du planigramme :... Valentin a reçu des demandes de réservation pour la période du lundi 15 au samedi 20 janvier. Il vous demande d en prendre connaissance. Société ALUMINOS - 180 personnes du 15 au 18. Société INFOREX 28 personnes du 18 au 20. Société Crédit Mutuel 480 personnes du 19 au 20. Société ARKEMA 90 personnes du 17 au 20. Société JOKER 50 personnes les 18 et 19. Société TEXTILEN - 100 Personnes le 15. Société ENDURENE 30 personnes du 15 au 20. 158 CHAPITRE 16 Les planigrammes

3 Complétez le planigramme d occupation des salles avec les réservations reçues. Ce matin, Valentin reçoit de nouvelles réservations ; il n a pas eu le temps de vérifier la disponibilité des salles et vous demande de le faire. Société TRANSFERT 30 personnes le 16. Société MOBALBA 200 Personnes le 18. Société BATIBAT - 100 personnes le 20. Société LUMINOX 47 personnes le 17. Société DUNOIT 30 personnes du 15 au 20. Société NANTY 300 personnes le 15. 4 Prenez connaissance des nouvelles demandes de réservation ; vérifiez la disponibilité de nos salles puis répondez aux questions suivantes : Allons-nous pouvoir satisfaire toutes les nouvelles demandes? Quelles sont les demandes que nous n allons pas pouvoir satisfaire? Pourquoi? Quelle proposition pourrons-nous faire pour les demandes que nous ne pouvons pas satisfaire? 5 Complétez maintenant le planigramme d occupation des salles avec seulement les nouvelles réservations que nous pouvons satisfaire. GEP Éditions - Reproduction interdite DOSSIER 6 Gérer le temps 159

Synthèse Les planigrammes 1. Définition Le planigramme est un outil qui permet de...... 2. Les différents types de planigrammes Il existe différents types de planigrammes :... Des fiches cartonnées en forme de T et pouvant contenir des informations sont positionnées sur des rails.... Des fils sont tendus pour matérialiser le temps.... Des aimants repositionnables matérialisent les tâches, des informations écrites peuvent être ajoutées. 3. La construction d un planigramme Le planigramme statique :......... Le planigramme dynamique :......... Lors de la construction d un planigramme, il faut respecter les règles suivantes : Les données fixes sont placées en... Les informations variables sont placées... Le temps est représenté sur... Le planigramme a toujours un titre et une légende. 160 CHAPITRE 16 Les planigrammes

T ravail en autonomie Une nouvelle salle de réunion vient d être aménagée ; des commandes de matériel ont été effectuées. Valentin vous demande d assurer le suivi des commandes de matériel. Nous sommes le 12 décembre 200n, Valentin met à votre disposition le récapitulatif des commandes en cours et vous demande de reporter les informations sur le planigramme correspondant. Récapitulatif des commandes de matériel pour la nouvelle salle «Vénus» N de commande Désignation du matériel Date de la commande Livraison Prévue Livraison Réelle 125 Table ronde diamètre 180 cm 01/12/0n 02/12/02 03/12/0n 130 Lot de 6 chaises visiteurs bleues 03/12/0n 09/12/0n 158 Tableau blanc 14/12/0n 16/12/0n 159 Vidéo projecteur 02/12/0n 15/12/0n 11/12/0n 168 Armoire 2 portes modèle Cactus 04/12/0n 07/12/0n 09/12/0n 180 1 table informatique modèle Cactus 14/12/02 15/12/02 1. Complétez le planigramme ci-dessous Titre du planigramme :... N de commande Mois de décembre 200n 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Légende à utiliser : Date de la commande Date prévue pour la livraison 8 Date de livraison réelle 2. Répondez maintenant aux questions suivantes : GEP Éditions - Reproduction interdite Quel type de planigramme est utilisé dans ce cas?...... Quelles sont les commandes qui auraient dues être livrées et qui ne l ont pas été?...... Que devez-vous faire pour ces commandes?...... Vous avez fait part à Valentin du retard de livraison de certaines commandes. Il vous demande de relancer les fournisseurs dès le 2 e jour de retard de livraison. DOSSIER 6 Gérer le temps 161

3. À l aide du symbole complétez le planigramme avec les nouvelles consignes de Valentin Satisfait du travail que vous produisez, Valentin vous confie la planification d un module de formation qu il organise. Il vous remet ses consignes et vous demande de compléter le planigramme. Bonjour, Je dois mettre en place un module de formation pour les commerciaux. Pouvez-vous m établir le planigramme qui me permettra de visualiser les tâches à effectuer? Préparation des supports de cours (2 jours). Recherche documentaire pour les supports de cours (2 jours). Reproduction des supports de cours (1 jour). Relecture des supports de cours (1 jour). Rencontre avec les intervenants (2 jours). Écriture des supports de cours (2 jours). La rencontre avec les intervenants se fait en deux temps, 1 jour avant la recherche documentaire et 1 jour après la préparation des supports. La préparation des supports de cours intervient après la recherche documentaire et avant l écriture des supports de cours. La relecture des supports de cours se fait avant la reproduction des supports de cours. Quel type de planigramme allez-vous utiliser?...... 4. Complétez le planigramme ci-dessous. Titre du planigramme :... Tâche à effectuer L M M J V S D L M M J V 162 CHAPITRE 16 Les planigrammes

Valentin souhaite maintenant que vous complétiez le planigramme d utilisation des véhicules de société. Il vous remet les consignes utiles à la réalisation de ce travail. Bonjour, J aimerais que vous réalisiez le planigramme d utilisation des véhicules pour la semaine prochaine. Merci de respecter les consignes suivantes : Lise préfère conduire la Clio et Jean la 307 ; leur attribuer ces véhicules dès que possible. Pierre part en déplacement toute la semaine, il prendra la C3. Alice aura besoin d un véhicule tous les après-midi. Carine aura besoin d un véhicule mercredi toute la journée et jeudi matin. Lise aura besoin d un véhicule tous les matins. Jean aura besoin d un véhicule mardi et jeudi matin. Franck prendra la 307 lundi, mardi et mercredi toute la journée. Luc aura besoin d un véhicule lundi après-midi, jeudi après-midi et vendredi toute la journée. La 307 sera en révision vendredi toute la journée 5. Complétez le planigramme ci-dessous. Titre du planigramme :... Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Matin Matin Matin Matin Matin Aprèsmidi Aprèsmidi Aprèsmidi Aprèsmidi Aprèsmidi C3 Clio 307 308 Scénic GEP Éditions - Reproduction interdite DOSSIER 6 Gérer le temps 163