2 GA. Scénario pédagogique. Société BUREAU SERVICES PLUS

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1 2 GA Scénario pédagogique Société BUREAU SERVICES PLUS Liste des activités 1.1. Gestion administrative des relations avec les fournisseurs Tenue des dossiers fournisseurs et sous-traitants Traitement des ordres d achat, des commandes 2.1 Gestion administrative courante du personnel Transmission d informations à destination du personnel 3.1 Gestion des informations Collecte et recherche d informations Production d informations structurées

2 Vous êtes, avec deux de vos camarades du lycée, en période de formation dans la société BUREAU SERVICES PLUS. Le 20 décembre, votre tutrice, Mme Delphine RIPOL, vous confie différentes activités liées à la gestion des achats. Les tâches qu elle a décidé de vous confier sont variées et nécessitent le travail en équipe avec vos autres camarades des services Gestion et Achats de l entreprise. Elle vous remet une répartition des missions entre les différents intervenants. Elle vous demande de vous partager les activités avec les autres stagiaires. Vous aurez à compléter des bons de commande, rédiger des télécopies ainsi que rechercher de futurs fournisseurs sur Internet et en assurant la gestion des appels téléphoniques. Par ailleurs, depuis quelques mois, le responsable du service achats constate que le nombre d anomalies à la réception des livraisons est en augmentation croissante. Il vous charge d améliorer la procédure destinée à régler les litiges avec les fournisseurs et d en informer le personnel. Tableau de répartition des missions Missions Liste des activités Établir des bons de commande papier 1 Rédiger la télécopie Saisir les bons de commande sur logiciel de gestion Rechercher sur Internet 2 Saisir les informations dans le tableau 3 Saisir les bons de réception sur le logiciel de gestion 4 Imprimer l état des stocks Rédiger un courrier aux fournisseurs Téléphoner à BURO SUD 5 Rédiger la carte de vœux Mettre en forme le calendrier Calculer les statistiques 6 Saisir le formulaire Rédiger la note de service Assistant Magasinier Assis. Gestion. Assis. Adm Poste : Assistant(e) administratif(ve) Service : Gestion Nom : Prénom : Mél Poste : Assistant(e) de gestion Service : Gestion Nom : Prénom : Mél Poste : Assistant(e) magasinier Service : Achats Nom : Prénom : Mél

3 Présentation de l entreprise BUREAU SERVICES PLUS BUREAU SERVICES PLUS Le spécialiste de vos fournitures de bureau 38 Avenue de la Liberté BÉZIERS Site : SARL au capital SIRET : RCS : B BÉZIERS Code NAF : 4669B NII : FR Gérante : Mme PUJOL Nadia Une vraie culture d'entreprise Création de Services Plus en En 2008, la société fusionne avec Bureau Plus et devient Bureau Services Plus. Une équipe à votre écoute Votre conseiller toujours proche de vous Votre assistante commerciale qui vous guide dans vos choix Notre propre service de livraison La logistique à votre service Plate-forme de préparation et d'expédition de commandes entièrement automatisée lignes de commandes traitées par jour Livraison personnalisée, gratuite à partir de 75 d'achat Service de livraison sous 24h.

4 M. TISON Marc Relations commerciales Mme BAKKOU Imene Resp. Ventes M. LESAGE Julien Commercial Pôle Commercial et Relations Clients Missions Vente de produits Établissement de devis Enregistrement des commandes SAV et information des consommateurs Prospection de nouveaux clients Connaissance du marché Réalisation d études de marché Pôle Direction Stagiaire M. CROS Julien Service Consommateurs Mme RIPOL Delphine Assistante Mme LOPEZ Déborah Gestionnaire M. LACOMBE Christian Resp. Gestion Pôle Administratif et Gestion Missions Gestion des appels téléphoniques Accueils des visiteurs Production de documents Tenue de la comptabilité Établissement des factures Établissement de tableaux de bord Gestion du parc informatique Mme PUJOL Nadia Gérant Mlle DUVAL Lisa Assistante adm. M. FARGES Damien Magasinier Mme CALVET Sandrine Resp. Achats M. MARTIN Florian Livreur Pôle Achats et Logistique Missions Recherche de nouveaux fournisseurs Négociation avec les fournisseurs Passation de commandes Saisie gestion commerciale sur PGI Gestion des stocks Livraison des clients Mise en rayon Mlle DIALLO Mila Magasinière Organigramme de la société BUREAU SERVICES PLUS

5 MISSION 1 À partir de l'état des réapprovisionnements que vous avez édité précédemment, complétez les bons de commande à envoyer aux fournisseurs (document 1). Le dernier avait le numéro 12/23. Prenez connaissance de la note de M. LACOMBE (document 2). Rédigez la télécopie. Saisissez les bons de commande sur le PGI, à l'aide de la fiche 3. MISSION 2 Prenez connaissance de la note (document 3). Dressez un tableau pour lister le résultat de vos recherches. MISSION 3 Nous avons été livrés par les fournisseurs ; le magasinier a rempli des bons de réception (document 3). Saisissez les bons de réception sans oublier de les valider. Aidez-vous de la fiche 4. MISSION 4 Imprimer l état des stocks à l aide de la fiche 4. MISSION 5 Prenez connaissance des trois courriels que vous a envoyés M. LACOMBE et réalisez le travail demandé Rédiger le courrier aux fournisseurs Concevoir un calendrier Présenter des statistiques MISSION 6 Concevez un formulaire électronique qui permettra d effectuer le suivi d un litige avec un fournisseur à partir des consignes de M. Lacombe (document 5) et du formulaire papier annoté (document 6).. Rédigez la note de service destinée à informer le personnel de la mise en place d une nouvelle procédure pour le traitement des litiges fournisseurs à partir des consignes de M. Lacombe (document 5).

6 Document 1 : Bons de commande BUREAU SERVICES PLUS Le spécialiste de vos fournitures de bureau 38 Avenue de la Liberté BÉZIERS Site : DESTINATAIRE DATE : / /20. BON DE COMMANDE N.. Code fournisseur : 401. Références Désignation Quantité PU HT Total HT Signature : Service :... Nom :...

7 BUREAU SERVICES PLUS Le spécialiste de vos fournitures de bureau 38 Avenue de la Liberté BÉZIERS Site : DESTINATAIRE DATE : / /20. BON DE COMMANDE N.. Code fournisseur : 401. Références Désignation Quantité PU HT Total HT Signature : Service :... Nom :...

8 BUREAU SERVICES PLUS Le spécialiste de vos fournitures de bureau 38 Avenue de la Liberté BÉZIERS Site : DESTINATAIRE DATE : / /20. BON DE COMMANDE N.. Code fournisseur : 401. Références Désignation Quantité PU HT Total HT Signature : Service :... Nom :...

9 Document 2 : Note de M. LACOMBE Pourriez-vous envoyer une télécopie à notre fournisseur BURO SUD pour ajouter à notre dernière commande n 12/22 : 5 Pinces à marquer Réf.: OMEGA DYMO M. LACOMBE Document 3 : Note de M. LACOMBE Nous voudrions vendre un nouveau produit dans la gamme du mobilier : il s'agit d'une desserte informatique. Je vous demande de rechercher sur Internet les fournisseurs susceptibles de nous livrer ce type d'article. Il faudrait que ces fournisseurs se situent le plus proche de notre entreprise. Allez sur le site : http :// Recherchez les entreprises dont l'activité est : mobilier de bureau mobilier informatique Ces entreprises doivent se situer dans le département de l'hérault (cf. cidessous). Copiez les noms et coordonnées des sociétés trouvées dans WORD et classez-les en fonction de la zone géographique la plus proche de Béziers. Merci. Le 20 décembre M. LACOMBE

10 Document 4 : Bons de réception des marchandises Bons de réception n 125 Date : 20/12 Fournisseur : INMAC WSTORE Réf. Qté Toner HP C7115A 4 Toner Olivetti 250 MF 9 Bons de réception n 126 Date : 20/12 Fournisseur : SCRIB + Réf. Qté Stylo bille noir 52 Bons de réception n 127 Date : 20/12 Fournisseur : BURO SUD Réf. Qté Agrafeuse 17 Bons de réception n 128 Date : 20/12 Fournisseur : INMAC WSTORE Réf. Qté Toner HP C4092A 3 Bons de réception n 129 Date : 20/12 Fournisseur : VICKING DIRECT Réf. Qté Bons de réception n 130 Date : 20/12 Fournisseur : INMAC WSTORE Réf. Qté Etiq. Blanc.189x36 5 Le fournisseur nous accorde une réduction. Le prix d'achat HT est de 14,65 Document 5 Consignes de M. Lacombe Lors de notre dernière réunion avec le magasinier, nous avons constaté que le nombre de litiges avec nos fournisseurs (colis manquants, erreurs de référence, prix erronés ) était croissant. Il faut que nous traitions au plus vite ces dossiers litigieux car nous risquons à terme de prendre du retard dans le traitement de nos commandes clients. Je souhaiterais que vous conceviez un formulaire électronique, nommé «Fiche de suivi d un litige fournisseur», qui sera disponible sur le réseau afin qu il y ait un suivi pour chaque litige constaté de la livraison jusqu à l action engagée. Vous trouverez dans ce dossier le formulaire papier utilisé jusqu à présent. Par ailleurs, je vous demande d informer l ensemble du personnel du service approvisionnement ainsi que le magasinier de la mise en ligne de ce formulaire dès le 1 er janvier 201N destiné à traiter de façon plus efficace les litiges avec nos fournisseurs. Vous préciserez dans cette note de service que chaque anomalie constatée à l occasion d une livraison doit faire l objet d un signalement par le biais du formulaire électronique et m être adressé sous 24 heures au plus tard par courriel. Merci M. Lacombe

11 Document 6 «Fiche de suivi d un litige transporteur» Fiche de suivi d un litige avec un fournisseur Date : / / Identification contrôleur Nom : Fonction : Identification de la commande N commande : Date : Nom Fournisseur : Tel : / / / / Fax : / / / / Date livraison : / / Livraison effectuée par : Identification de la livraison Fournisseur Transporteur/voiturier Ajouter les lignes N bon de livraison : N de la lettre de voiture : Conducteur Nature du litige Litige sur la quantité livrée Colis ou produit manquant Réf.: Erreur quantité Réf.: Qté commandée : Qté livrée : Litige sur la qualité Colis ou produit(s) endommagé(s) Réf. : Ajouter pour chaque type de litige une case à cocher «Autre (à préciser) :» Conserver les cases à cocher et prévoir des zones de texte pour les parties à renseigner. Prévoir une colonne «Observations» destinée à recevoir des précisions sur l anomalie constatée Absence du certificat conformité le label FSC ou Le label PEFC Litige sur les délais de livraison Date de livraison non respectée Date prévue : / / Litige sur les références Produit(s) non conforme(s) à la référence Erreur sur la référence Litige sur le prix Réf. Produit concerné : Erreur sur le prix d un produit Prix annoncé : Prix facturé : Frais supplémentaires facturés (à préciser) : Action entreprise (relance par téléphone, lettre de relance, avoir ) : Prévoir les cases à cocher : Appel téléphonique envoi d un courriel Suite donnée Lettre 1 ère relance Lettre 2 ème relance (mise en demeure LRAR) Lettre de réserve au transporteur Vous ombrerez cette partie. Ajouter la mention : Visé par la direction le : / / Date : / / Ordonnateur : Fait par : Litige réglé Dossier classé le : Litige non résolu : Annulation commande par LRAR adressée le : Transfert du dossier au service des contentieux le : / / / / Ajouter la mention : Visé par la direction le : / /

12 Pour info : Méls envoyés pour la mission 5

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