Direction de la santé publique et de la prévoyance sociale du canton de Berne (SAP) Office des personnes âgées et handicapées (OPAH) Division Personnes âgées Soins résidentiels aux personnes âgées Bases pour l octroi de l autorisation d exploiter Mars 2013 Pour tout renseignement : Office des personnes âgées et handicapées Division Personnes âgées Rathausgasse 1 3011 Berne 031 633 79 37 info.alba@gef.be.ch www.gef.be.ch
Autorisation d exploiter 2 Table des matières 1 Objectif et principes... 4 1.1 Objectif... 4 1.2 Principes... 4 2 Tâches de la SAP... 5 2.1 Autorisation d exploiter... 6 2.2 Surveillance... 6 3 Bases légales... 7 3.1 Loi sur l aide sociale... 7 3.2 Ordonnance sur les foyers... 9 4 Principes découlant de l ordonnance sur les foyers... 10 4.1 Autorisation d exploiter... 10 4.2 Surveillance... 15 5 Direction des EMS... 17 5.1 Organisme responsable (direction stratégique)... 17 5.1.1 Mission... 17 5.1.2 Exigences... 21 5.2 Direction opérationnelle... 21 5.2.1 Organisation... 21 5.2.2 Direction de plusieurs EMS et responsabilité des sites... 21 5.2.3 Mission... 22 5.2.4 Exigences... 23 5.2.5 Equivalences... 25 5.3 Direction des soins infirmiers... 25 5.3.1 Organisation... 25 5.3.2 Mission... 26 5.3.3 Exigences... 27 6 Autres exigences... 28 6.1 Personnel soignant... 28 6.1.1 Niveaux de fonction... 28 6.1.2 Prise en compte du personnel en formation... 29 6.1.3 Professions non prises en compte... 30 6.1.4 Normes... 31 6.1.5 Mesures en cas de non-respect des normes... 33 6.2 Infrastructure... 33 6.3 Programme d exploitation... 34 6.3.1 Principes directeurs et ligne de conduite... 34 6.3.2 Groupes cibles, compétences-clés, critères d admission et de délimitation... 35 6.3.3 Organisation... 35
Autorisation d exploiter 3 6.3.4 Programme de soins... 36 6.3.5 Autres points à régler... 38 7 Autorisation d exploiter... 42 7.1 Procédure d autorisation... 42 7.2 Retrait de l autorisation d exploiter... 42 7.3 Contrôle du respect des exigences minimales... 42 7.3.1 Surveillance par la direction de l établissement... 43 7.3.2 Surveillance par la ou le mandataire de l organisme responsable... 43 7.3.3 Surveillance par le canton... 44 7.4 Procédure en cas de non-respect des exigences minimales... 44 8 Annexe... 45 8.1 Ligne de conduite... 45 8.2 Voies de droit... 47
Autorisation d exploiter 4 1 Objectif et principes 1.1 Objectif Le présent document définit les bases régissant l octroi de l autorisation d exploiter et la surveillance dans le domaine des soins 1 résidentiels aux personnes âgées, à savoir : les tâches de la Direction de la santé publique et de la prévoyance sociale du canton de Berne (SAP), les bases légales, les principes et procédures d autorisation et de surveillance, les tâches et les responsabilités liées à la gestion des établissements médico-sociaux (EMS) et les conditions concernant le personnel soignant, l infrastructure et le programme d exploitation. Il vise à donner aux organismes responsables et aux directions des EMS une information complète sur l obtention et le maintien de ladite autorisation. 1.2 Principes L Office des personnes âgées et handicapées (OPAH) octroie l autorisation d exploiter aux EMS et procède à leur surveillance en partant des postulats suivants : Les pensionnaires de ces établissements sont en grande majorité des personnes très âgées tributaires de soins et de prise en charge. La plupart d entre elles sont fragiles, polymorbides et atteintes de maladies chroniques et de troubles cognitifs. Les EMS possèdent les compétences en gérontologie leur permettant de gérer les situations de vie complexes de façon professionnelle. Ils peuvent ainsi répondre aux besoins de leurs pensionnaires découlant des principales affections gériatriques que sont l immobilité, l instabilité, l incontinence, les troubles cognitifs et sensoriels, la malnutrition ou l isolement. Par compétences en gérontologie, on entend les programmes des EMS en matière de soins, d alimentation, de protection et d activation des pensionnaires, ainsi que leur personnel doté des qualifications et des connaissances nécessaires. A cela s ajoute le respect des normes relatives à la construction et à l aménagement des locaux. Les établissements accueillant des groupes aux besoins spécifiques disposent des compétences supplémentaires requises ainsi que du personnel qualifié et de l infrastructure nécessaires. L autorisation d exploiter atteste que l EMS remplit les conditions minimales pour garantir l intégrité physique, psychique et sociale de ses pensionnaires. Elle est octroyée sur la base de critères conceptuels et structurels. 1 Ce terme inclut l assistance spécifique que les pensionnaires nécessitent en fonction de leurs besoins individuels en soins, mais pas la prise en charge dont ils bénéficient de manière générale (activation des ressources, gestion du quotidien, etc.).
Autorisation d exploiter 5 Il incombe à la direction stratégique et à la direction opérationnelle de l établissement de garantir que la qualité des soins réponde aux besoins. En outre, la diversité des besoins des personnes très âgées tributaires de soins requiert des prestations variées d encadrement résidentiel. Les exigences de qualité les concernant sont tout aussi diverses et ne peuvent être prescrites en détail par l OPAH. Comme le montre le graphique ci-dessous, le canton de Berne axe ses directives sur la garantie d une qualité minimale. Dans le cadre de la surveillance, l OPAH vérifie aussi que les EMS veillent à l amélioration continue de la qualité en fonction de leur orientation conceptuelle et des besoins de leurs pensionnaires, dépassant ainsi les normes minimales fixées par le canton. D un point de vue entrepreneurial, il est par ailleurs judicieux que les EMS proposant des prestations exceptionnelles se profilent avantageusement sur le marché. L OPAH salue les efforts qu ils déploient pour faire valoir leurs atouts particuliers. 2 Tâches de la SAP Il incombe à la SAP d octroyer l autorisation d exploiter aux EMS et d assurer leur surveillance. C est la Division personnes âgées de l OPAH qui exécute ces tâches.
Autorisation d exploiter 6 2.1 Autorisation d exploiter Dans le cadre de la procédure d octroi des autorisations d exploiter, l OPAH vérifie que l établissement satisfait aux exigences requises. Celles-ci ressortent pour l essentiel de l ordonnance du 18 septembre 1996 sur les foyers et les ménages privés prenant en charge des personnes tributaires de soins (ordonnance sur les foyers, OFoy ; RSB 862.51). L autorisation d exploiter garantit que les conditions sont réunies pour assurer la protection de l intégrité physique, psychique et sociale des pensionnaires, le respect des normes de qualité généralement reconnues pour la prise en charge et les soins, la bonne gestion de l établissement. De ces principes découlent les exigences minimales posées à l établissement pour pouvoir accueillir des personnes âgées, notamment en ce qui concerne la protection des pensionnaires, les ressources humaines, l infrastructure, la qualité des soins et la garantie de la bonne gestion de l établissement. Une fois la preuve apportée que toutes les conditions d octroi sont remplies, l OPAH délivre l autorisation d exploiter. Si l établissement ne satisfait que partiellement aux exigences minimales et qu il semble à même de combler ses lacunes, il se voit accorder une autorisation d exploiter provisoire assortie de charges et de délais. L OPAH retire l autorisation d exploiter selon les conditions énoncées à l article 40 OFoy. Il la révoque s il constate que les conditions d octroi n étaient pas remplies (art. 41 OFoy). La procédure d octroi et de retrait de l autorisation d exploiter fait l objet du chapitre 7. 2.2 Surveillance Dans le cadre de la surveillance, l OPAH examine si les titulaires de l autorisation d exploiter remplissent toujours les conditions d octroi, vérifie que la sécurité des médicaments est garantie dans les EMS qui ne possèdent pas d autorisation de tenir une pharmacie privée, contrôle par sondage que les établissements proposent une qualité minimale et
Autorisation d exploiter 7 s assure qu ils procèdent au développement continu d une qualité correspondant aux besoins de leurs pensionnaires. L OPAH attend de l organisme responsable de l EMS qu il en surveille la direction opérationnelle. Il salue par ailleurs les efforts que l établissement déploie pour mettre en valeur ses atouts particuliers. Tout en ne comportant pas d activité de conseil proprement dite, la surveillance vise à identifier les dysfonctionnements et les mesures à prendre pour y remédier. Elle doit aussi permettre de clarifier les responsabilités, les rôles et les attentes. Les directives concernant l exploitation de l EMS dont la surveillance relève d autres services ne font pas l objet d un contrôle supplémentaire de la part de L OPAH. Sont notamment concernés les domaines suivants : la sécurité au travail (Office de l économie bernoise [beco]), la sécurité alimentaire (Laboratoire cantonal), la sécurité des médicaments (Office du pharmacien cantonal), la sécurité des bâtiments (Assurance immobilière Berne), le respect de la législation sur le travail [organisations de travailleurs (associations professionnelles, syndicats), organe de médiation] et l attestation des qualifications professionnelles (reconnaissance par la Croix-Rouge suisse [CRS]). 3 Bases légales 3.1 Loi sur l aide sociale En vertu de la loi du 11 juin 2001 sur l aide sociale (LASoc), la SAP est tenue de piloter les prestations, qu elles soient fournies en mode résidentiel ou ambulatoire, en fonction de la demande et avec le souci de l efficacité (orientation vers les résultats). Ce pilotage inclut l octroi des autorisations d exploiter et la surveillance des établissements, deux tâches que la LASoc définit comme suit : IV. Aide sociale institutionnelle 2. Surveillance et autorisation Art. 65 Surveillance 1 Quiconque propose des prestations mises sur pied par le canton ou doit requérir une autorisation cantonale pour les fournir est soumis à la surveillance du canton. 2 Les communes surveillent les fournisseurs des prestations qu elles mettent sur pied et peuvent porter à la compensation des charges moyennant approbation de la Direction de la santé publique et de la prévoyance sociale ou qui requièrent une autorisation communale.
Autorisation d exploiter 8 3 Le service compétent de la Direction de la santé publique et de la prévoyance sociale contrôle périodiquement si les fournisseurs de prestations remplissent les exigences légales requises pour l exercice de leur activité et si leurs prestations sont de bonne qualité. Art. 66 Autorisation obligatoire 1 Les fournisseurs de prestations qui exploitent une institution résidentielle offrant aux pensionnaires logement, nourriture, prise en charge et soins doivent disposer d une autorisation d exploiter du service compétent de la Direction de la santé publique et de la prévoyance sociale. 2 Les écoles spécialisées doivent disposer d une autorisation d exploiter du service compétent de la Direction de la santé publique et de la prévoyance sociale. 3 Le Conseil-exécutif peut déléguer aux communes la compétence de délivrer les autorisations aux ménages privés prenant en charge des personnes tributaires de soins. Art. 66a Conditions d octroi 1 Le service compétent de la Direction de la santé publique et de la prévoyance sociale délivre l autorisation lorsque le fournisseur de prestations a décrit son offre dans un programme d exploitation ; b dispose des locaux et des équipements nécessaires à l exploitation ; c garantit que les pensionnaires bénéficient d une prise en charge et de soins professionnels ; d dispose d une direction qualifiée et de personnel spécialisé et auxiliaire en suffisance; e ( ). 2 Le Conseil-exécutif règle les modalités de détail concernant les conditions et la procédure d octroi de l autorisation par voie d ordonnance. Art. 66b Restrictions à l autorisation L autorisation peut être assortie de conditions ou de charges ou délivrée pour une durée limitée. Art. 66c Retrait et extinction de l autorisation 1 Le service compétent de la Direction de la santé publique et de la prévoyance sociale retire l autorisation d exploiter lorsque les conditions d octroi ne sont plus remplies ou s il constate, ultérieurement, que celle-ci n aurait pas dû être délivrée. 2 L autorisation s éteint avec la cessation des activités de prise en charge, de soins ou de formation du fournisseur de prestations.
Autorisation d exploiter 9 Art. 66d Mesures à l encontre du ou de la titulaire d une autorisation 1 En cas de violation du devoir de diligence lié à l entreprise, de non-respect des charges ou des conditions dont est assortie l autorisation ou d infraction à la présente loi ou à ses disposition d exécution, le service compétent de la Direction de la santé publique et de la prévoyance sociale peut prononcer à l encontre du ou de la titulaire de l autorisation d exploiter les mesures suivantes : a un avertissement, b une amende de 50 000 francs au plus, c le retrait de l autorisation. 2 L autorisation peut être entièrement ou partiellement retirée pour une période déterminée ou indéterminée ou convertie en une autorisation limitée dans le temps. Art. 66e Obligation de collaborer 1 Les fournisseurs de prestations remettent les renseignements nécessaires au service compétent de la Direction de la santé publique et de la prévoyance sociale ou de la commune, lui donnent accès aux dossiers ainsi qu aux locaux et aux équipements et la soutiennent dans tous les domaines dans la mesure nécessaire pour qu il puisse assumer son mandat de surveillance. 2 Leurs organes et leurs auxiliaires ne peuvent pas invoquer d obligations légales de garder le secret vis-à-vis du service compétent de la Direction de la santé publique et de la prévoyance sociale ou de la commune. 3 Les fournisseurs de prestations sont tenus de remettre à la Direction de la santé publique et de la prévoyance sociale les données relatives à l exploitation, aux prestations et à la qualité nécessaires pour la surveillance et le pilotage. Art. 66f Assistance administrative Les autorités judiciaires et administratives annoncent sans retard au service compétent de la Direction de la santé publique et de la prévoyance sociale les faits susceptibles de constituer une violation du devoir de diligence lié à l entreprise. 3.2 Ordonnance sur les foyers Conformément à L OFoy, toutes les institutions prenant en charge des personnes âgées doivent être titulaires d une autorisation d exploiter. Le chapitre qui suit énonce les principes qui en résultent en citant les articles correspondants de l ordonnance.
Autorisation d exploiter 10 4 Principes découlant de l ordonnance sur les foyers 4.1 Autorisation d exploiter Principe 1 : Tout EMS est titulaire d une autorisation d exploiter. Thème Autorisation obligatoire Définition du foyer Définition du ménage privé Article Libellé OFoy 5 Quiconque entend exploiter un foyer et prendre en charge des personnes tributaires de soins ou accueillir de telles personnes dans un ménage privé doit être titulaire d une autorisation. 2 1 Est réputé foyer tout établissement de droit privé ou de droit public, ou toute division le composant, qui accueille en mode résidentiel des pensionnaires auxquels il offre logement, nourriture, prise en charge et soins. 2 Les dispositions sur les foyers s appliquent également aux communautés prenant en charge des personnes tributaires de soins, quel que soit le nombre de ces dernières et pour autant que les logements soient mis à disposition par un organe responsable de l exploitation de la communauté. 3 1 Est réputé ménage privé tout ménage d une famille, d un individu ou d une communauté de type familial. 2 Les ménages privés prenant en charge et soignant plus de trois pensionnaires sont soumis aux dispositions régissant les foyers. 6 6 L autorité communale compétente délivre les autorisations relatives à la prise en charge et aux soins pour les ménages privés accueillant des personnes âgées et handicapées situés sur le territoire de la commune.
Autorisation d exploiter 11 Principe 2 : L octroi de l autorisation est soumis à des conditions. Thème Titulaires de l autorisation Responsables de foyer Article OFoy 7 8 Personnel 9 Assistance médicale 10 Libellé 1 L autorisation d exploiter un foyer peut être délivrée à des personnes physiques ou morales. 2 Si l autorisation est délivrée à une personne physique, celle-ci assume la responsabilité du foyer. 3 L autorisation peut également être délivrée à deux personnes physiques assumant conjointement la responsabilité du foyer. 4 Les personnes morales doivent prouver que la responsabilité du foyer a été confiée par voie contractuelle à une personne physique ou à plusieurs conjointement. 1 Les responsables d un foyer doivent prouver qu ils sont à même d assumer cette tâche dans les règles de l art de par leur caractère, leur état de santé et leur formation. 2 La formation nécessaire dépend de la taille du foyer et des prestations qu il offre. En règle générale, les responsables d un foyer doivent avoir accompli une formation de directeur ou directrice d institution sociale ou bénéficier d une formation équivalente. 3 Lorsque la taille du foyer, son offre de prestations ou les besoins spécifiques de ses pensionnaires le requièrent, l autorité délivrant les autorisations peut exiger que les responsables du foyer accomplissent une formation complémentaire ou spécialisée. 5 L autorité délivrant l autorisation fixe dans chaque cas particulier les exigences de formation auxquelles les responsables du foyer doivent répondre. 1 L effectif et les qualifications du personnel sont établis en fonction de la prise en charge et des soins requis par les pensionnaires. 2 L autorité délivrant l autorisation fixe l effectif minimal du personnel spécialisé et du personnel auxiliaire. 1 L assistance médicale doit être assurée par un médecin lié au foyer par voie contractuelle. 2 Les pensionnaires disposent en principe du libre choix du médecin. 3 Ce droit peut être limité ou retiré par voie contractuelle ou par inscription dans les conditions d admission si la prise en charge de longue durée est assurée dans un foyer accueillant principalement des personnes de degré de soins grave ou dans une unité de soins distincte. En pareil cas, le foyer ou l unité doit disposer d un service médical qualifié permanent.
Autorisation d exploiter 12 Thème Article OFoy Libellé Locaux, installations 11 1 Les locaux, l organisation des locaux, les installations et l emplacement du foyer doivent répondre aux besoins des pensionnaires. 2 Chaque pensionnaire doit disposer d un espace habitable personnel de dix mètres carrés 2 au minimum. 4 Il est possible, dans des circonstances particulières, de déroger à ces normes dans les vieux bâtiments, pour autant que les locaux collectifs mis à la disposition des pensionnaires soient suffisamment grands et adaptés à leurs besoins. Programme d exploitation 12 5 Les dispositions de la police du feu, de la police des denrées alimentaires, de la police des constructions et de la police de la protection des eaux sont réservées. 1 Chaque foyer doit disposer d un programme d exploitation décrivant la prise en charge et les soins qu il offre. Les foyers pour enfants et adolescents doivent de surcroît détailler leur offre pédagogique (enseignement et réadaptation). 2 Le programme d exploitation décrit les catégories de personnes accueillies dans le foyer ainsi que le personnel dont celui-ci dispose pour réaliser ses objectifs. 3 Le programme d exploitation fournit des renseignements sur les moyens mis en œuvre pour garantir la qualité de la prise en charge et des soins. 4 Le programme d exploitation fournit également des renseignements sur la structure dirigeante et l organisation du foyer. 5 L autorité délivrant les autorisations peut édicter des directives concernant les exigences minimales posées aux programmes d exploitation. 2 Seize mètres carrés sont prescrits pour les nouvelles constructions et les grandes rénovations.
Autorisation d exploiter 13 Principe 3 : L autorisation peut être provisoire et assortie de charges. Thème Autorisation provisoire Article OFoy 20 Libellé 1 L autorité peut délivrer une autorisation provisoire assortie de charges. 2 L autorisation provisoire devient définitive une fois que l autorité compétente s est assurée que les charges contenues dans l autorisation ont été respectées. Principe 4 : L autorisation peut être révoquée et retirée ou expirer. Thème Révocation de l autorisation Retrait de l autorisation Durée, extinction Article OFoy Libellé 41 L autorité ayant délivré l autorisation la révoque lorsqu elle constate que les conditions d octroi n étaient pas remplies. 40 21 1 Lorsqu en dépit d une sommation, les titulaires d une autorisation contreviennent gravement ou de manière répétée aux prescriptions légales ou aux charges contenues dans l autorisation ou lorsqu ils ne remplissent plus les conditions d octroi, l autorité délivrant les autorisations leur retire provisoirement ou définitivement l autorisation dont ils sont titulaires. Elle peut aussi convertir une autorisation définitive en une autorisation provisoire assortie de charges et limitée dans le temps. 2 Lorsque les pensionnaires se trouvent dans une situation de danger immédiat et considérable, l autorité compétente peut décider immédiatement la fermeture provisoire du foyer et le retrait de l autorisation. 3 Dans la mesure du possible, elle se charge de placer les pensionnaires en un autre lieu ou d assurer leur prise en charge temporaire par d autres responsables du foyer. 1 Les autorisations sont délivrées pour une période indéterminée. 2 Elles expirent avec la cessation des activités du foyer. 3 Les autorisations délivrées à la personne responsable du foyer expirent avec le départ ou la disparition de cette dernière. 4 Si l une des deux personnes partageant la responsabilité du foyer se retire ou décède, l autorisation reste en vigueur jusqu à ce que l autorité compétente statue sur son renouvellement.
Autorisation d exploiter 14 Principe 5 : L autorisation implique une obligation d annoncer. Thème Obligation d annoncer Article OFoy 23 Libellé 1 La personne titulaire de l autorisation est tenue de signaler immédiatement par écrit à l autorité qui a délivré l autorisation toute modification des conditions régissant l octroi de cette dernière. 2 Doivent notamment être annoncés a tout changement dans le personnel responsable de la prise en charge et des soins, b toute modification du programme d exploitation, c toute sous-dotation en personnel par rapport à l effectif minimal, d toute augmentation ou baisse du nombre de places d accueil, e toute rénovation, toute installation nouvelle, f tout changement dans la personne du médecin du foyer. 3 L autorité ayant délivré l autorisation la modifie ou la renouvelle selon l importance des changements, dans la mesure où les exigences légales sont remplies. Principe 6 : L autorité délivrant l autorisation approuve l engagement de la personne responsable. Thème Succession à la tête du foyer Article OFoy 22 Libellé 1 Lorsque l organe responsable du foyer est une personne morale, celle-ci se charge de remplacer les personnes responsables du foyer en cas de départ ou de disparition. 2 Le contrat conclu avec la nouvelle personne responsable du foyer ainsi que la preuve que celle-ci est à même d assumer cette tâche au sens de l article 8 doivent être soumis à l autorité délivrant l autorisation. 3 L autorité délivrant l autorisation doit donner son accord quant au successeur proposé.
Autorisation d exploiter 15 4.2 Surveillance Principe 7 : Les EMS font l objet d une surveillance. Thème Organes de surveillance Article OFoy 34 Libellé 1 Les organes responsables veillent à ce que les foyers soient dirigés conformément aux prescriptions légales. 3 L autorité cantonale délivrant les autorisations exerce la surveillance sur l exploitation des foyers ainsi que sur les conditions de prise en charge et de soins dans les ménages privés auxquels elle a accordé une autorisation. A cette fin, elle peut faire appel aux autorités communales ainsi qu à des organes publics et privés de l aide sociale. Principe 8 : La surveillance implique des contrôles. Thème Article OFoy Contrôles 37 Libellé 1 Les autorités de surveillance peuvent vérifier l application des prescriptions légales et des charges contenues dans les autorisations en procédant à des visites de contrôle. 2 Les personnes chargées du contrôle ont accès aux locaux, aux installations et au registre établi conformément à l article 32. 3 Les autorités de surveillance peuvent demander des rapports et ordonner que des contrôles soient effectués par des spécialistes.
Autorisation d exploiter 16 Principe 9 : Des mesures sont ordonnées en vue d éliminer les défauts. Thème Article OFoy Libellé Mesures 39 Les autorités délivrant les autorisations adoptent les prescriptions nécessaires à la suppression de défauts. Retrait de l autorisation Révocation de l autorisation 40 1 Lorsqu en dépit d une sommation, les titulaires d une autorisation contreviennent gravement ou de manière répétée aux prescriptions légales ou aux charges contenues dans l autorisation ou lorsqu ils ne remplissent plus les conditions d octroi, l autorité délivrant les autorisations leur retire provisoirement ou définitivement l autorisation dont ils sont titulaires. Elle peut aussi convertir une autorisation définitive en une autorisation provisoire assortie de charges et limitée dans le temps. 2 Lorsque les pensionnaires se trouvent dans une situation de danger immédiat et considérable, l autorité compétente peut décider immédiatement la fermeture provisoire du foyer et le retrait de l autorisation. 3 Dans la mesure du possible, elle se charge de placer les pensionnaires en un autre lieu ou d assurer leur prise en charge temporaire par d autres responsables du foyer. 41 L autorité ayant délivré l autorisation la révoque lorsqu elle constate que les conditions d octroi n étaient pas remplies
Autorisation d exploiter 17 5 Direction des EMS 5.1 Organisme responsable (direction stratégique) 5.1.1 Mission En vertu de l article 34 OFoy, l organisme responsable veille à ce que l établissement soit géré conformément aux prescriptions légales. Il en surveille donc la direction opérationnelle. En outre, l OPAH attend de l organisme responsable qu il assume la direction stratégique de l EMS, clairement distincte de la direction opérationnelle confiée à la ou au responsable de l établissement. Le cahier des charges de l organisme responsable se présente comme suit : Mission Positionnement de l EMS Tâches Politique d entreprise et ligne de conduite 3 Position sur le marché et concurrence Groupes cibles et critères d admission Points forts de l offre proposée Compétences-clés de l établissement Stratégie financière Stratégie en matière de personnel Stratégie en matière d infrastructure Mise en réseau et partenariat avec d autres établissements Définition de l offre Type d habitation et nombre de places Soins Assistance Autres prestations Spécialités de l établissement Gestion des cas nécessitant un encadrement que l EMS n est pas en mesure de fournir (critères d exclusion lors de l admission des pensionnaires, transfert dans d autres établissements, prestations de tiers) Système de gestion de la qualité Adoption d une stratégie Consignes liées à l amélioration de la qualité Demande d un reporting stratégique en rapport avec la qualité 3 Voir annexe consacrée à la ligne de conduite et publications de l Association des homes et institutions sociales suisses (Curaviva) : Bases pour une attitude responsable dans les EMS, 2010, ainsi que La qualité de la vie dans les homes, 2005 (www.curaviva.ch)
Autorisation d exploiter 18 Mission Gestion de l innovation Gestion du personnel Tâches Objectifs en matière d innovation Décisions stratégiques relatives au développement des prestations Consignes relatives au développement du personnel Directives concernant la rétribution du personnel Engagements et licenciements des cadres Couverture d assurance et sécurité au travail Consignes relatives au controlling Gestion financière Décisions financières de la compétence de l organisme responsable Approbation du budget Présentation des comptes dans les règles de l art Adoption d une planification financière Directives relatives au guidage stratégique Gestion de l infrastructure Adoption de la planification et du financement des investissements Controlling des investissements Demande et adoption de la version actualisée et valable des différents volets du programme d exploitation et des règlements s y rapportant cf. chapitre 6.3
Autorisation d exploiter 19 Mission Engagement d une ou d un responsable compétent et apte à assumer cette fonction Tâches Engagement de la ou du responsable de l EMS (après examen préalable de la candidature par l OPAH) 4 Entretiens d évaluation annuels avec la ou le responsable de l EMS Mise en place d une structure de direction claire et contraignante et d un organigramme hiérarchique Adoption de consignes de direction Intervention en cas de crise pour garantir la direction opérationnelle Communication et mise en réseau Consignes relatives à l image de l établissement auprès du public Consignes relatives au développement des relations de voisinage Consignes relatives aux manifestations sociales et culturelles favorisant les liens avec la population et la commune concernée Soutien à la direction de l EMS (légitimation auprès des politiques et ancrage de l établissement dans la région) Encouragement à la mise en réseau des prestations entre établissements Perception et évaluation de la culture d entreprise Perception de la culture d entreprise par des visites de l EMS et des entretiens Feed-back à la direction de l EMS concernant la ligne de conduite Feed-back à la direction de l EMS concernant la culture d entreprise perçue Mise en valeur et reconnaissance de la culture d entreprise souhaitée 4 Avant l engagement, l organisme responsable adresse les pièces et indications suivantes à l OPAH : curriculum vitae et certificats de travail, formations suivies et copies des diplômes, certificat médical attestant que la personne est physiquement et psychiquement apte à assurer la direction de l établissement (peut aussi être présenté après l engagement), extrait du casier judiciaire (peut aussi être présenté après l engagement), taux d occupation (peut aussi être communiqué après l engagement), si la ou le responsable ne dispose pas encore de la formation de directeur ou directrice d institution sociale : attestation du centre de formation confirmant son inscription et date prévue de la fin de la formation. Après l engagement, une copie du contrat de travail signé et l organigramme mis à jour sont remis à l OPAH.
Autorisation d exploiter 20 Mission Surveillance Tâches Désignation de l autorité de surveillance (il s agit en général de l organisme responsable ou d une personne/institution qui n appartient pas au niveau opérationnel) dont les tâches sont entre autres les suivantes : l examen des documents exigés l analyse d autres documents et informations vérification du respect des exigences en cas de changements au sein de l établissement visites régulières de l EMS entretiens périodiques avec la direction, le personnel et les pensionnaires évaluation des recours et des réclamations recours à des spécialistes pour effectuer des vérifications spécifiques en cas de doutes quant au respect des exigences Réglementation des compétences de l autorité de surveillance dans les domaines suivants : accès à l EMS accès aux personnes, aux documents et aux informations obligation de rendre compte à l organisme responsable secret de fonction et la protection des données dans le cadre du mandat droit et devoir de proposer le recours à des experts pour des vérifications particulières
Autorisation d exploiter 21 Autorisation d exploiter et obligation d annoncer Demande d une autorisation d exploiter, en particulier lors de nouvelle ouverture modification du nombre de places changement d organisme responsable ou de type d organisme responsable changement de site Annonce des incidents conformément au principe 5 énoncé plus haut (art. 23 OFoy) Annonce des dépassements inévitables du nombre maximal de places autorisé 5.1.2 Exigences L organisme responsable est composé de manière à disposer de compétences en gérontologie et soins infirmiers, direction d établissements et économie d entreprise (ressources humaines, finances, organisation). 5.2 Direction opérationnelle 5.2.1 Organisation Chaque EMS (une autorisation d exploiter = un EMS) est dirigé par une ou un responsable travaillant à 80 pour cent au minimum (50% au minimum par personne en cas de codirection). Pour les petits établissements jusqu à vingt places, le taux d occupation minimum est de 60 pour cent (40% par personne en cas de codirection). 5.2.2 Direction de plusieurs EMS et responsabilité des sites Sur autorisation de l OPAH, la ou le responsable peut diriger plusieurs établissements lorsque ceux-ci relèvent du même organisme responsable, que leur infrastructure administrative fonctionne en synergie et qu il est démontré que la direction de chacun d eux est garantie. Dans un tel cas, il convient de nommer pour chaque site une personne qui en assume la responsabilité et y travaille à 60 pour cent au minimum. Celle-ci garantit que la qualité des prestations fournies aux pensionnaires répond aux besoins : elle est l interlocutrice de leurs proches et des autres personnes extérieures à l établissement. La ou le responsable de site dispose des connaissances et compétences nécessaires pour prendre et faire appliquer les décisions requises en cas de situation critique. Elle ou il possède les
Autorisation d exploiter 22 qualifications de directeur ou directrice des soins infirmiers (cf. chapitre 5.3) ou de responsable d EMS. La fonction de responsable de site ne peut pas être partagée. 5.2.3 Mission La ou le responsable de l EMS en assure la direction opérationnelle. Son cahier des charges se présente comme suit : Mission Soutien de l organisme responsable dans le positionnement de l EMS : élaborer et mettre à jour les bases et les propositions lancer le processus menant aux décisions stratégiques se procurer les documents adoptés par l organisme responsable Tâches Analyse de la position sur le marché de la concurrence des atouts potentiels de l établissement Propositions concernant la politique et la ligne de conduite de l entreprise les groupes cibles et les critères d admission les points forts de l offre proposée les compétences-clés de l établissement la stratégie financière la stratégie en matière de personnel la stratégie en matière d infrastructure la mise en réseau et le partenariat avec d autres établissements (énumération non exhaustive) Soutien de l organisme responsable dans la définition de l offre de l EMS : élaborer et mettre à jour les bases et les propositions lancer le processus menant aux décisions stratégiques se procurer les documents adoptés par l organisme responsable Points à définir : type d habitation et nombre de places soins et assistance prestations supplémentaires spécialités de l établissement gestion des cas nécessitant un encadrement que l EMS n est pas en mesure de fournir (critères d exclusion lors de l admission des pensionnaires, transfert dans d autres établissements, prestations de tiers)
Autorisation d exploiter 23 Mission Soutien de l organisme responsable dans la gestion stratégique de l EMS : élaborer et mettre à jour les bases et les propositions lancer le processus menant aux décisions stratégiques Tâches Gestion de la qualité Gestion de l innovation Gestion du personnel Gestion financière Gestion de l infrastructure se procurer les documents adoptés par l organisme responsable Préparation de programmes à faire adopter par l organisme responsable Elaboration d une version actualisée et valable des différents volets du programme d exploitation et des règlements s y rapportant (cf. chap. 6.3). Direction de l EMS Points essentiels : gestion correcte et efficace des prestations, des finances, du personnel, de l infrastructure, de la qualité, etc., dans le respect des directives de l organisme responsable et des programmes en vigueur mise en œuvre d une structure de direction claire et contraignante approuvée par l organisme responsable direction des personnes directement subordonnées à la ou au responsable de l EMS Communication Marketing D'entente avec l organisme responsable, maintien de bons contacts avec les partenaires internes et externes de l EMS et d une bonne image de ce dernier. Aménagement et communication de l offre de l EMS conformes à la demande, selon les directives stratégiques de l organisme responsable. 5.2.4 Exigences La ou le responsable d un EMS dispose des qualifications lui permettant de s acquitter des tâches décrites ci-dessus. Elle ou il dispose d une formation professionnelle initiale sanctionnée par un certificat fédéral de capacité (CFC) et/ou d une formation spécifique de degré tertiaire. Elle ou il a par ailleurs acquis le diplôme de directrice ou directeur d institution sociale ou une qualification équivalente, correspondant au niveau d un Diploma of advanced studies (DAS), soit à environ 900 heures d étude ou à 30 crédits ECTS (diplôme d une haute école), et couvrant les domaines suivants :
Autorisation d exploiter 24 direction, organisation et gestion de la qualité (460 heures au minimum), gestion des ressources humaines (320 heures au minimum), économie d entreprise, gestion financière, finances et comptabilité (120 heures au minimum). La ou le responsable possède au moins quatre ans d expérience de direction. Faute d avoir œuvré pendant plusieurs années dans le secteur de la santé ou du 3 e âge, elle ou il doit suivre un cours de gérontologie (160 heures au minimum). A titre d exception, une formation en gestion d au moins 450 heures en cours d emploi est suffisante pour les responsables de petits établissements jusqu à vingt places. Cette qualification correspond au niveau d un Certificate of advanced studies (CAS) et couvre les domaines suivants : direction, organisation et gestion de la qualité (230 heures au minimum), gestion des ressources humaines (160 heures au minimum), économie d entreprise, gestion financière, finances et comptabilité (60 heures au minimum). L OPAH peut accorder une autorisation assortie de charges concernant les qualifications de la ou du responsable (p. ex. obligation de suivre une formation dans un délai déterminé). Lorsque la ou le responsable d un EMS ne détient pas le diplôme de directrice ou directeur d institution sociale, il lui incombe de s inscrire à cette formation dans les six mois suivant son entrée en fonction et de la commencer au plus tard pendant la deuxième année de son engagement. Outre ses qualifications professionnelles, la ou le responsable de l EMS doit, en vertu de l OFOy, posséder un caractère et une santé lui permettant d assumer cette tâche. L examen de ses aptitudes morales porte notamment sur les points suivants : absence de violations graves de la loi au moment de l embauche, attestée par un extrait du casier judiciaire ; compétences sociales dans les relations avec les pensionnaires et les autres interlocutrices et interlocuteurs de l établissement ; comportement ne s opposant pas à la ligne de conduite de l EMS ni aux principes éthiques des organisations professionnelles ; compétences personnelles telles que capacité d analyse, d autocritique, de lucidité envers soi-même et les autres, etc. ; absence, pendant la durée de l engagement, de violations de la loi ayant un rapport avec les tâches de direction. L examen de son état de santé comprend les aspects suivants : certificat médical à présenter lors de l embauche, selon lequel la ou le responsable satisfait physiquement, intellectuellement et psychiquement aux exigences de sa tâche ;
Autorisation d exploiter 25 absence de troubles physiques, intellectuels ou psychiques pouvant compromettre l exercice des responsabilités de direction (examen médical exigé par l organisme responsable en cas de doute). En cas de codirection, chacun des deux responsables satisfait pleinement aux exigences requises. Il appartient à l organisme responsable de vérifier que ces exigences sont remplies en tout temps. 5.2.5 Equivalences L OPAH décide de l équivalence des qualifications au cas par cas en fonction des tâches concrètes de la ou du responsable (taille et organisation de l EMS). Est reconnu comme équivalent à la formation de directrice ou directeur d institution sociale le cumul des qualifications suivantes : formation initiale du degré secondaire II ; expérience professionnelle dans le domaine du social, de la santé, du handicap ou du 3 e âge ; formation continue spécifique régulière et attestée ; quatre ans d expérience de direction au minimum (deux ans pour les EMS jusqu à 20 places) ; formation complémentaire suivante pour les EMS de plus de 20 places : direction, organisation et gestion de la qualité (460 heures au minimum), gestion des ressources humaines (320 heures au minimum), économie d entreprise, gestion financière, finances et comptabilité (120 heures au minimum) ; formation complémentaire suivante pour les EMS jusqu à 20 places : direction, organisation et gestion de la qualité (230 heures au minimum), gestion des ressources humaines (160 heures au minimum), économie d entreprise, gestion financière, finances et comptabilité (60 heures au minimum) ; En cas de doute quant à l équivalence, l OPAH peut demander une expertise aux institutions de formation Curaviva, Careum Weiterbildung ou Espace compétence. Les frais sont à la charge de la personne concernée par la demande d équivalence. 5.3 Direction des soins infirmiers 5.3.1 Organisation Chaque EMS bénéficiaire d une autorisation d exploiter dispose d une directrice ou un directeur des soins infirmiers assumant la responsabilité générale de la prise en charge
Autorisation d exploiter 26 des pensionnaires. Cette personne est engagée par contrat de travail à 60 pour cent au minimum, temps qu elle consacre exclusivement à l établissement. L ensemble du personnel soignant lui est subordonné. La directrice ou le directeur des soins infirmiers d un petit établissement comptant jusqu à 20 places peut aussi en assumer la direction opérationnelle. Dans un tel cas, le taux d occupation se monte à 80 pour cent au minimum et seul le temps de travail dépassant les 60 pour cent réservés à la direction de l EMS peut être compté dans la dotation qualitative en personnel soignant. Les EMS proposant plus de 80 places sont tenus de montrer comment ils assurent la direction des soins infirmiers au niveau des divers groupes de soins (structure de direction). Ils incluent les responsabilités et les tâches de direction déléguées au personnel infirmier diplômé dans leur diagramme des fonctions. En cas de codirection, chacune des deux personnes en charge remplit entièrement les exigences posées en matière de direction des soins infirmiers. 5.3.2 Mission Le cahier des charges de la directrice ou du directeur des soins infirmiers se présente comme suit : Mission Conduite du personnel soignant sous l angle professionnel et organisationnel Tâches Assurer un effectif suffisant sur le plan qualitatif et quantitatif le bon déroulement des soins (fourniture de prestations répondant aux besoins) la formation et le perfectionnement la gestion de la qualité des soins, y compris la transmission et le développement des valeurs et de la ligne de conduite de l établissement Responsabilité des soins Concevoir et définir les directives en matière d organisation des soins Contrôler que les soins soient fournis de manière professionnelle et qu ils soient axés sur les besoins Veiller à ce que l instruction et la surveillance des collaboratrices et des collaborateurs corresponde à leur niveau de formation et soient confiées en tout temps à du personnel qualifié (fonction 2 au minimum) Superviser et contrôler l utilisation de l instrument de détermination des besoins en soins Surveiller et contrôler la qualité des soins élaborer les directives relatives à la gestion des médicaments et surveiller leur exécution
Autorisation d exploiter 27 5.3.3 Exigences La directrice ou le directeur des soins infirmiers possède les qualifications professionnelles, les compétences sociales et le caractère lui permettant de remplir sa mission. Elle ou il atteste une formation en soins de niveau de fonction 3, est au bénéfice d une autorisation d exercer et a suivi une formation en gestion. Elle ou il dispose en outre cinq ans d expérience professionnelle (trois ans pour les EMS jusqu à 20 places) et d une expérience de direction d au moins deux ans (EMS jusqu à 20 places : pas de directive sur ce point) ainsi que d une formation de 450 heures au minimum en direction, organisation et gestion du personnel (la formation de direction est à commencer au plus tard deux ans après l engagement si l EMS compte jusqu à 20 places). La directrice ou le directeur des soins infirmiers se perfectionne en permanence. Il incombe à la direction opérationnelle de l établissement de vérifier régulièrement qu elle ou il satisfait aux exigences de sa fonction. Si ce n est temporairement pas le cas, l OPAH peut accorder une autorisation assortie de charges (p. ex. obligation d acquérir une formation dans un délai déterminé). Lors de l engagement de la directrice ou du directeur des soins infirmiers, les documents suivants sont remis à l OPAH : autorisation d exercer 5, diplôme de niveau de fonction 3 enregistré par la CRS, indication du taux d occupation, cahier des charges valable, curriculum vitae, attestation de la formation en direction, organisation et gestion du personnel. 5 Le formulaire de demande se trouve sur le site internet http://www.gef.be.ch/gef/fr/index/direktion/organisation/alba > Formulaires/Demandes > Etablissements médico-sociaux > Autorisation d exploiter
Autorisation d exploiter 28 6 Autres exigences L EMS est tenu de satisfaire aux conditions suivantes en ce qui concerne le personnel soignant, l infrastructure et le programme d exploitation. 6.1 Personnel soignant Pour s assurer les compétences nécessaires en gérontologie, l EMS dispose, outre des programmes et des structures nécessaires, d un effectif de personnel quantitativement et qualitativement adéquat. Celui-ci lui est prescrit sur la base des besoins en soins de ses pensionnaires (dotation quantitative) et des qualifications de son personnel soignant (dotation qualitative). 6.1.1 Niveaux de fonction Les formations du personnel soignant sont réparties en trois niveaux de fonction en vue d établir la dotation qualitative type : Niveau Fonction 1 Fonction 2 Fonction 3 Formation (énumération non exhaustive) aide en soins et accompagnement AFP aide-soignant e CRS aide-soignant e CDS auxiliaire de santé (cours reconnu par la SAP, actuellement CRS ou abems) infirmière ou infirmier DN I infirmière-assistante ou infirmier-assistant CC CRS assistant e en soins et santé communautaire (ASSC) assistante socio-éducative ou assistant socioéducatif (ASE) aide pour personnes âgées aide familial e nurse infirmière ou infirmier HES infirmière ou infirmier ES infirmière ou infirmier DN II infirmière ou infirmier en soins généraux (ISG) infirmière ou infirmier en psychiatrie (Psy) infirmière ou infirmier en hygiène maternelle et pédiatrie (HMP) sage-femme ayant un diplôme d infirmière
Autorisation d exploiter 29 Pour être considérés comme adéquatement qualifiés, les titulaires de diplômes étrangers doivent les faire reconnaître par la CRS 6. 6.1.1.1 Fonction 1 Les soignantes et les soignants de ce niveau de fonction sont qualifiés pour assurer les soins de base sous la surveillance du personnel des fonctions 3 et 2. Elles ou ils disposent au minimum d une formation d auxiliaire de santé (par ex. de la CRS ou de l Association bernoise des établissements médico-sociaux [abems]). Cette règle s applique aussi au personnel d autres métiers et aux stagiaires dispensant des soins. Lorsqu une personne nouvellement recrutée n y satisfait pas, elle peut être incluse dans la dotation minimale de la fonction 1 à condition de suivre le cours d auxiliaire de santé (120 heures de théorie en soins et stage de douze jours au minimum dans une institution de long séjour) dans les douze mois suivant son embauche. 6.1.1.2 Fonction 2 Les soignantes et les soignants de ce niveau de fonction sont qualifiés pour assurer les soins dans des situations simples, dans les limites de leurs compétences et sous la surveillance du personnel de fonction 3. A cet effet, elles ou ils possèdent au minimum une formation de deux ans comprenant au moins 250 heures de formation théorique en soins infirmiers (exception : ASSC adultes : 230 heures). En outre, les ASSC et les assistantes et assistants socio-éducatifs sont compétents pour former le personnel de leur niveau de fonction. 6.1.1.3 Fonction 3 Les soignantes et les soignants de ce niveau de fonction sont qualifiés pour dispenser les soins sous leur propre responsabilité dans les limites de leurs compétences. Elles ou ils gèrent le processus de soins. Cela présuppose l aptitude à assurer la gestion des cas, à planifier les soins prodigués dans des situations complexes et à en assumer la responsabilité. Au bénéfice d une formation d au moins trois ans sanctionnée par un diplôme, elles ou ils sont compétents pour former le personnel des trois niveaux de fonction. 6.1.2 Prise en compte du personnel en formation Les collaboratrices et les collaborateurs en formation ne sont pas inclus dans la dotation minimale en personnel. Ils sont pris en compte comme suit dans les fonctions 1 et 2 de la dotation type en personnel : 6 La Croix-Rouge suisse est compétente pour le contrôle de la qualité et la reconnaissance des filières de formation, la reconnaissance des titres de formation suisses et étrangers ainsi que l enregistrement des certificats et des diplômes des professions de la santé ; elle tient un registre et une statistique de ces professions.