Utilisation d Excel Organisation du tableur Coordonnées des données : Dans un classeur Excel, les données sont organisées à l intérieur d un tableau, chaque donnée est enregistrée à l intérieur d une cellule. Chaque cellule est désignée par ses coordonnées dans la feuille : Une lettre pour la colonne à laquelle elle appartient et un chiffre correspondant au numéro de ligne Chaque feuille est désignée par un nom. On navigue d une feuille à l autre en utilisant les boutons de navigation du coin inférieur gauche (ou en cliquant sur les onglets) Utiliser les boutons de la barre de menus Créer un graphique : Appliquer la fonction somme : Mettre les chiffres au format monétaire : Mettre les chiffres au format pourcentage : Augmenter / Réduire le nombre de décimales : Trier les données par ordre croissant / par ordre décroissant 1
Saisie des données Ouvrir le fichier Excel «Méthode logiciel TD1.xls» Placer vous dans la feuille «exemple 1» La première ligne contient les noms des variables (et uniquement la première ligne) avec une variable par colonne. Pour l instant saisir trois variables «sujet», «français», «math». Pour cela placer votre curseur en A1, taper sujet puis utiliser la flèche droite case suivante, faites de même pour les deux autres variables. pour passer à la Insérer une colonne : A : sélectionner la colonne en cliquant sur son en-tête. Un clic droit dans la partie sélectionnée fait apparaître un menu contextuel ; Choisir insérer ; une nouvelle colonne apparaît avant la colonne sélectionnée. Chaque sujet correspond à une ligne, dans chaque case on a donc la valeur que prend un individu (ligne) sur une variable (colonne) On commence par indiquer le numéro de chaque sujet (de 1 à 5) dans la colonne «sujet» mais pour cela on ne va pas saisir chaque chiffre (ce qui serait facile avec 5 sujets mais plus fastidieux avec 2000) mais utiliser la fonction de suite automatique d Excel. Pour créer une suite de numéro, entrer les deux premiers chiffres dans les deux premières cellules 2
Sélectionner ces deux cellules Mettre le pointeur dans l angle inférieur droit et étendre la sélection jusqu au chiffre maximal Cette technique fonctionne aussi pour une suite de lettres, de dates, de jours, de mois Eviter les erreurs de saisie Pour éviter une partie des erreurs de saisie, il est possible d indiquer quelles sont les valeurs possibles dans une plage de cellules. Dans ce cas tout autre valeur bloquera la saisie et fera apparaitre un message d erreur. Pour activer cette fonction commencer par sélectionner la plage de cellules des scores de français (C2 :C6) puis dans le menu «données» cliquer sur «validation des données» 3
Dans le menu «Autoriser», choisir l option «nombre entier» (toutes les notes sont des entiers) puis indiquer les valeurs minimales et maximales (dans notre cas les notes peuvent être comprises entre 0 et 20) Il est aussi possible de donner des indications lors de la saisie dans l onglet «Message de saisie» et d afficher un message en cas d erreur de saisie à définir dans l onglet «Alerte d erreur» Les données à saisir sont les suivantes : 1. Femme (code F) ayant eu 10 en français et 8 en math 2. Homme (code M) ayant eu 9 en français et 11 en math 3. Femme (code F) ayant eu 12 en français et 14 en math 4. Femme (code F) ayant eu 9 en français et 12 en math 5. Homme (code M) ayant eu 11 en français et 10 en math Pour trier des données, commencer par sélectionner la plage de cellules à trier. Pour cela sélectionner la première cellule (en haut à gauche) puis, en maintenant la touche majuscule enfoncée, cliquer dans la dernière cellule (en bas à droite), (pour sélectionner des cellules qui ne sont pas contiguës, il faut maintenir la touche «Ctrl» enfoncée). 4
Cliquer sur le menu «données» Puis sur le sous-menu «trier» Indiquer la ou les colonnes sur lesquelles doit s effectuer le trie, ici le genre, puis le score en français. Puis cliquer sur ok 5
Pour filtrer des données Sélectionner la ligne de titre Cliquer sur le menu «données» et choisir «filtrer» puis «filtre automatique» Des flèches apparaissent après chaque titre. En cliquant sur ces flèches, vous pouvez choisir un critère pour l extraction de données. Dans l exemple suivant, on choisi d afficher uniquement les données pour les filles. On obtient l affichage suivant 6
Attention : les données ne sont pas modifiées, celles qui ne sont pas affichées ne disparaissent pas. Il faut donc être particulièrement prudent lorsqu on effectue des calculs sur un tableau filtré Pour faire des calculs simples : il faut créer une formule en utilisant les opérateurs mathématiques classiques (+ ; - ; * ; /), des parenthèses si nécessaire, et en indiquant les cellules qui contiennent les données sur lesquelles on effectue un calcul. Toute formule se place dans une cellule qui affichera le résultat, et commence par «=» (ou «@») ce qui permet de la distinguée d une suite de caractères. Exemple : pour calculer le score global pour le sujet de la ligne 2, on introduit dans la cellule E2 la formule «=C2+D2» Après validation, le résultat s affiche Il est ensuite possible d utiliser cette formule à d autres endroits si la disposition relative des cellules est identiques (la cellule qui contient la formule se trouve 2 cellules à droite de la première valeur et 1 cellule à droite de la seconde). Cette propriété va permettre de calculer le score global pour tous les sujets de façon simple. Pour cela, on va copier le contenu de la cellule E2 dans les cellules qui sont dessous. Il faut placer le pointeur de la sourie dans le coin inférieur droit de la cellule qui contient la formule. Il change de forme. On étend ensuite la sélection vers le bas en maintenant le bouton gauche de la sourie enfoncé et en tirant vers le bas 7
8
Utilisation des fonctions d Excel pour compter des occurrences Deux méthodes pour insérer une fonction. Soit on connaît la syntaxe de la fonction et on peut la taper directement dans une cellule, soit on utilise le menu «insertion», «fonction», le menu suivant apparaît : Pour compter le nombre d occurrences des modalités de réponses d une variable, il est possible d employer la fonction «nb.si». 9
Indiquez la plage contenant les données concernant la variable et indiquez la modalité à compter dans la case critère On obtient le résultat suivant : Il est possible d utiliser cette fonction pour compter du texte ou des chiffres. Pour calculer la fréquence sur des intervalles numériques, il est possible d utiliser la fonction fréquence (attention, il s agit d une formule matricielle : elle produit un tableau de résultats et non un seul ; pour activer les formules matricielles, il est nécessaire de valider la formule, une fois saisie, par la combinaison de touches CTRL+MAJ+ENTREE). Commencer par créer le tableau qui définit les intervalles et accueillera les résultats. Attention, les nombres indiquent les bornes supérieures des intervalles par exemple le 8 dans la case A10 indiquent que l on veut savoir la fréquence des scores inférieurs ou égaux à 8, le 10 la fréquence des scores supérieurs à 8 et inférieurs ou égaux à 10, le 12 la fréquence des scores supérieurs à 10 et inférieurs ou égaux à 12, la case vide qui suit le 12 indiquent que l on veut savoir la fréquence des scores supérieurs à 12. 10
Sélectionner les cases dans lesquelles doivent apparaitre les résultats pour la fréquence des scores de français puis taper la formule (en commençant par = frequence (plage des cellules contenant les données ;plage des cellules contenant les valeurs définissant les intervalles) (attention ne pas sélectionner la cellule vide) dans notre cas cela donne la formule =frequence(c2 :C6 ;A10 :A12) puis valider avec la combinaison de touches CTRL +MAJ +ENTREE On obtient le résultat suivant : aucun score inférieur ou égale à 8, 3 scores compris dans l intervalle ]8 ;10] ; 2 scores dans l intervalle ]10 ;12] et aucun au-dessus de 12 11
Pour étendre le calcul aux scores de mathématiques, il faut tout d abord légèrement modifier la formule utilisée pour le français pour que, malgré le changement de position, la formule aille toujours chercher les valeurs définissant les intervalles dans la colonne A. Pour cela, il faut indiquer dans la formule que l indication de colonne est une constante en introduisant le signe «$» devant l indication de la colonne. Attention comme on modifie une formule matricielle, toute la matrice doit être sélectionnée avant la modification et la modification doit être validée par la combinaison de touches CTRL+MAJ+ENTREE Une fois cette modification effectuée, il est possible d appliquer cette formule aux mathématiques en sélectionnant les quatre cases du français, en positionnant le curseur dans le coin inférieur droit (il se transforme en croix noire) puis en étendant la sélection aux cases de mathématiques On obtient le résultat : 12
Décrire des données numériques à l aide d indicateur de tendance centrale et de dispersion Obtenir le mode Et les valeurs maximales et minimales Obtenir la médiane Obtenir la moyenne Obtenir la moyenne en fonction d un critère 13
Et l écart-type Produire un graphique Ici un histogramme des notes de français et mathématiques pour chaque sujet Comme les plages ne sont pas contiguës, on maintient la touche «Ctrl» enfoncée pendant la sélection des différentes cellules. Puis on clique sur le bouton Une fenêtre de dialogue apparaît qui permet tout d abord de choisir le type de graphique (à gauche) et différents sous-types (à droite) on peut aussi avoir un aperçu du futur graphique en appuyant sur le bouton «maintenir appuyé pour visionner» Attention, il faut choisir le type de graphiques selon les données à représenter 14
Une fois, le type choisi, cliquer sur suivant pour accéder aux fenêtres qui permettent d accéder aux options de modification du graphique Dans la fenêtre données source, il faut par exemple indiquer où se trouve l étiquette des abscisse, choisir les séries qui seront représentées dans le graphique. On peut ensuite régler divers paramètres 15
on choisir l emplacement du graphique et l afficher 16
D autres types de graphiques sont disponibles, comme les courbes (qui peuvent être plus ou moins lissées), les diagrammes en secteur (camembert), les nuages de points Vous allez produire un graphique représentant les moyennes en français et mathématiques en fonction du genre Pour cela, il faut dans un premier temps sélectionner les données qui vont faire l objet d une représentation graphique. Puis dans le menu insertion, choisir le type de graphiques que vous voulez produire ici «ligne», puis «courbes avec marques». Le graphique suivant apparait avec un ensemble de paramètres par défaut dont l échelle des axes. L échelle produite accentue artificiellement l ampleur des différences de moyennes entre les hommes et les femmes, c est pourquoi nous allons la modifier en faisant varier les bornes selon les valeurs possibles de notre échelle de mesure (ici de 0 à 20). Pour cela, sélectionner l axe vertical, puis clique droit et dans le menu qui apparait sélectionner «mise en forme de l axe». Dans les «Options d axe» modifier les valeurs minimum et maximum en sélectionnant «fixe» puis en tapant les valeurs voulues dans les cases adjacentes. 17
Le graphique doit aussi contenir un titre et une légende pour l axe vertical, pour cela dans la barre de menu, sélectionner «Outils de graphique» puis l onglet «disposition», cliquer sur le bouton «Titre de graphique» et choisir la disposition qui vous convient (ici au-dessus du graphique) et taper le texte de votre titre (note moyenne en fonction de la discipline et du genre). Pour la légende de l axe vertical, cliquer sur le bouton «titre des axes», puis «titre de l axe vertical principal», puis choisir la disposition qui vous convient (ici «titre pivoté») et taper le texte de votre titre (ici «note»). 18
19