PROFIL DE L EMPLOI Titre de l emploi : Catégorie de l'emploi : Numéro du plan d'effectif : Soutien administratif 373-ABCLPR001 Titre de la direction : Titre du service : Titre du supérieur immédiat: Titre du responsable fonctionnel: Subordonné(s): Direction des services financiers Approvisionnement Adjoint administratif S/O S/O Clientèle / Relation(s) professionnelle(s): Personnel du collège Fournisseurs Traitement / Rémunération: Convention collective Date de mise à jour: Février 2014 Page 1 de 5
NATURE DU TRAVAIL En référence au plan de classification: Relevant de l'adjoint administratif responsable de l'approvisionnement, la personne occupant l emploi d'agent de soutien administratif classe principale, pour le poste à l'approvisionnement, accomplit un ensemble de travaux administratifs spécialisés qui se caractérisent par la complexité, l expertise et l autonomie pour son secteur d activité. Spécifique au poste: Notamment, elle sélectionne, prépare et vérifie des données. Elle prépare des documents comportant l'inscription de données obtenues par suite de recherches internes et/ou externes. Elle peut coordonner l'application de différentes procédures relatives à l'approvisionnement. Elle vérifie les informations sur les réquisitions d'achat, procède aux demandes de prix, aux appels d'offres et aux achats. Elle s'assure que les soumissions répondent aux exigences et détermine celle qui est la plus avantageuse pour le collège en tenant compte des politiques internes et de la réglementation gouvernementale. Elle prépare et met à jour les dossiers d'achats, de rapport et d'informations dans le système informatisé en approvisionnement. Elle voit à obtenir les informations nécessaires auprès de la clientèle interne et des fournisseurs. Elle rencontre les représentants de compagnie, suit les tendances des prix sur le marché et relance les fournisseurs lorsque les marchandises ne sont pas livrées dans les délais prescrits et/ou ne sont pas conformes aux spécifications. Elle s'assure de la conformité des règles d'éthiques et agit à titre de personne ressource, auprès du personnel technique et professionnel, concernant entre autres les normes de la Corporation des approvisionneurs du Québec, en adressant des suggestions et des recommandations afin d'améliorer la marche des opérations dont elle a la charge. Elle formule des suggestions au personnel des niveaux technique, professionnel ou de gestion afin d améliorer le déroulement des activités dont elle est responsable. Elle peut être appelée à initier les nouvelles personnes voir à la distribution et à la vérification du travail tout en donnant son avis sur la qualité des travaux exécutés. Elle utilise les outils technologiques de l information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Date de mise à jour: Février 2014 Page 2 de 5
RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS 1. Vérifier les informations sur les réquisitions d'achat, procéder aux demandes de prix, aux appels d'offres et aux achats. 1.1 Traiter les demandes d'approvisionnement selon les balises énoncées; 1.2 Examiner quotidiennement les demandes d achats pour en assurer l'exactitude et la conformité des données; 1.3 S assurer que les termes, conditions et ententes soient respectés tels que négociés; 1.4 Rédiger les appels d'offres, les rapports d'analyse des soumissions et de consultations des fournisseurs; 1.5 Rechercher des sources d'approvisionnement, obtenir les prix et préparer les bons de commande d'achat; 1.6 Rencontrer les fournisseurs, négocier les prix, les escomptes, les modalités de crédit et les frais de transport des marchandises; 1.7 Évaluer les fournisseurs potentiels et les nouveaux produits en fonction des exigences; 1.8 Codifier les items achetés dans le système informatisé de gestion. 2. Agir à titre de personne ressources auprès de la clientèle interne. 2.1 Conseiller les usagers dans le choix des équipements, des accessoires, des produits et services; 2.2 Examiner et communiquer avec les fournisseurs pour résoudre les problèmes d'articles manquants, les plaintes, les erreurs dans les livraisons et tout autre problème; 2.3 Consulter les fournisseurs pour obtenir de l'information requise par les demandeurs. 3. Effectuer les activités à caractère administratif. 3.1 Préparer et mettre à jour des dossiers d'achats, des rapports et le catalogue électronique; 3.2 Évaluer le coût et la qualité des produits ou des services; 3.3 Vérifier et approuver les factures lorsque nécessaire; 3.4 Résoudre les problèmes comptables pour le service de l'approvisionnement; 3.5 Procéder au maintien de la classification des dossiers et de la documentation en fonction du système de gestion documentaire de la direction, incluant la documentation électronique. 4. Toute autre activité connexe sans être limitatif. ESTIMATION DE LA RÉPARTITION DES RESPONSABILITÉS 1. Vérifier les informations sur les réquisitions d'achat, procéder 70% aux demandes de prix, aux appels d'offres et aux achats. 2. Agir à titre de personne ressources auprès de la clientèle 15% interne. 3. Effectuer les activités à caractère administratif. 10% 4. Toute autre activité connexe sans être limitatif. 5% Date de mise à jour: Février 2014 Page 3 de 5
CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ Qualifications requises Scolarité/Expérience: Diplôme d études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente; Expérience pertinente d'au moins six (6) ans. Autres conditions exigées: Bilinguisme essentiel (français et anglais) à l'oral et à l'écrit; Niveau intermédiaire de la langue française orale et écrite; Connaissance d un environnement informatique et d'outils en bureautique : Microsoft Office: Word niveau intermédiaire; Excel niveau intermédiaire. Qualifications souhaitées Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique: Microsoft Office: Outlook (agenda et courrier électronique); Base de données et d'un système informatisé de gestion en approvisionnement. Connaissances pratiques relatives au secteur de l approvisionnement; Intérêt pour l'environnement et le développement durable; Capacité d'écoute et orientation service à la clientèle; Connaissance des normes et des politiques entre autres, d'environnement, de SIMDUT, de la disposition et de la manipulation des matières dangereuses, des implications administratives de l'approvisionnement et de la réglementation gouvernementale; Autonomie, initiative, sens de la planification, de l organisation, de l établissement des priorités et des responsabilités; Esprit d'équipe et excellentes habiletés de relations interpersonnelles. Date de mise à jour: Février 2014 Page 4 de 5
INFORMATIONS ADDITIONNELLES Particularité du poste/ Environnement de travail: Environnement de travail de bureau. Dans le cadre du programme de santé et sécurité au travail, nous avons besoin de connaître certaines informations en lien avec l'emploi à savoir: L'emploi nécessite-t-il une certification (ex: SIMDUT ou autres)? NON OUI (SIMDUT) L'emploi nécessite-t-il un permis particulier (ex: permis de conduire, permis d'exercice ou autres)? NON OUI L'emploi comporte-t-il un ou des facteurs de risque inhérent(s) à la tâche de par la nature des activités exécutées (ne visent pas les aspects entre autres, liés aux situations personnelles, aux caractéristiques individuelles, aux pratiques organisationnelles et de gestion, aux relations interpersonnelles): Types de risque: OUI NON Risque associé à (s'il y a lieu): Physiques: Risques associés soit au bruit, vibrations, éclairage, contraintes thermiques (chaud ou froid) de façon excessive pouvant occasionner surdité, engourdissement, nausée, autres. Radioexposition: Risques associés à l'exposition même occasionnelle avec des substances nucléaires, d'appareils à rayonnement ou de sites d'entreposage (D-15). Ergonomiques: Risques associés à une posture contraignante, l'utilisation d'une force excessive, la répétition de mouvements, autres, pouvant occasionner des lésions musculosquelettiques. Mécaniques: Risques associés aux mouvements mécaniques ou pièces mobiles d'une machine pouvant occasionner coupure, écrasement, amputation, autres. Électriques: Risques associés à l'exposition à un agent électrique pouvant occasionner brûlure, électrocution, autres. Chimiques: Risques associés à l'exposition à un agent chimique tel qu'un gaz, une vapeur, un liquide, un brouillard de fines gouttelettes liquides vaporisées ou pulvérisées, une fumée provenant de fusion ou de combustion pouvant occasionner irritation, allergie, asphyxie, autres. Biologiques: Risques d'exposition à un agent biologique tel qu'un virus, une bactérie, un champignon ou autres, pouvant occasionner une infection, une réaction allergique, une infestation parasitaire, autres. Date de mise à jour: Février 2014 Page 5 de 5