CAHIER SPECIAL DES CHARGES MARCHE PUBLIC DE SERVICES MISE EN PLACE D UNE SOLUTION ESB APPEL D OFFRES GÉNÉRAL Modifications : Section I.17.3 Critères d attribution Clarification Annexe E) a) ii) Annexe F Date de la séance d ouverture des offres : le vendredi 23 septembre 2011 à 10 h Date de la séance d'ouverture des offres : Le 16 septembre 2011 à 10 h P. 1
Table des matières I. DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES... 6 I.1 DESCRIPTION DU MARCHÉ... 6 I.1.1 Contexte du marché... 6 I.1.2 Problématiques... 9 I.1.3 Objet du marché... 11 I.2 IDENTITÉ DU POUVOIR ADJUDICATEUR... 12 I.3 UTILISATION PAR D AUTRES POUVOIRS ADJUDICATEURS FEDERAUX... 12 I.4 DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ... 13 I.5 MODE DE PASSATION... 13 I.6 PROCÉDURE NÉGOCIÉE ULTÉRIEURE... 13 I.7 DÉTERMINATION DES PRIX... 13 I.8 DURÉE DU MARCHÉ... 14 I.9 SÉANCE D INFORMATION... 14 I.10 FORME ET CONTENU DES OFFRES... 15 I.11 ASSOCIATIONS MOMENTANÉES... 17 I.12 VARIANTES LIBRES... 17 I.13 OPTIONS... 17 I.14 DÉLAI DE VALIDITÉ... 17 I.15 DÉPÔT DES OFFRES... 18 I.16 OUVERTURE DES OFFRES... 19 I.17 PROCÉDURE D ATTRIBUTION DU MARCHÉ... 19 I.17.1 Critères de sélection qualitative... 19 I.17.2 Régularité des offres... 22 I.17.3 Critères d attribution... 22 II. DISPOSITIONS CONTRACTUELLES... 24 II.1 NOTIFICATION DE L ATTRIBUTION DU MARCHÉ... 24 II.2 LE BON DE COMMANDE ET SES MODALITÉS... 25 II.3 FONCTIONNAIRE DIRIGEANT... 25 II.4 CAUTIONNEMENT... 25 II.5 CARACTERE LIVRABLE DU SYSTEME PROPOSE... 27 II.6 EXÉCUTION DU MARCHÉ... 27 II.6.1 Clause d évolution technologique... 27 II.6.2 Lieu d exécution du marché et particularités... 27 II.6.3 Personnel de l adjudicataire... 28 II.6.4 Sous-traitants... 29 II.6.5 Moyens mis à disposition par le SPF Finances... 30 II.6.6 Normes et standards à respecter... 31 II.6.7 Gestion des changements («change management»)... 31 II.6.8 Engagements particuliers concernant les informations reçues... 32 II.6.9 Responsabilités... 34 II.7 DURÉE... 34 II.8 SUIVI DES SERVICES PRESTÉS ET CONTRÔLES PAR DES TIERS... 35 II.8.1 Suivi de la bonne exécution du marché... 35 II.8.2 Contrôles par des tiers... 35 II.9 EVALUATION DES SERVICES PRESTÉS ET OPÉRATIONS DE VÉRIFICATION... 35 II.10 RÉCEPTION PROVISOIRE... 36 II.11 GARANTIE... 36 II.12 RÉCEPTION DÉFINITIVE... 37 II.13 MODALITÉS ET FRAIS DE RÉCEPTION... 37 II.14 PROPRIÉTÉ DES SOFTS DÉVELOPPÉS... 37 II.15 DÉPÔT CHEZ UN SÉQUESTRE... 39 II.16 FACTURATION, PAIEMENT ET REVISION DES PRIX... 40 II.16.1 Facturation et paiement... 40 II.16.2 Révision des prix... 40 II.16.3 Clause du client le plus avantagé... 41 P. 2
II.17 PUBLICITÉ - RÉFÉRENCEMENT... 41 II.18 LIVRAISONS EN RETARD... 41 II.19 MOYENS DE DEFENSE DE L ADMINISTRATION - LITIGES... 42 III. DESCRIPTION DES EXIGENCES TECHNIQUES... 43 III.1 DESCRIPTION DU MARCHÉ... 43 III.1.1 Contexte du marché... 43 III.1.2 Problématiques... 46 III.1.3 Objet du marché... 48 III.2 EXIGENCES DU MARCHÉ... 50 III.2.1 Exigences générales... 50 III.2.2 La solution ESB... 51 III.2.3 Licences... 63 III.2.4 Maintenance logicielle et support... 65 III.2.5 Transfert de connaissances... 66 III.2.6 Projet pilote... 68 III.2.7 Renforcement de la démarche SOA... 68 III.2.8 Organisation du projet... 69 III.2.9 SLA... 75 IV. PARTIE D : ANNEXES... 77 ANNEXE A : FORMULAIRE D'OFFRE... 78 ANNEXE B : CURRICULUM VITAE... 80 ANNEXE C : MODÈLE DE RÉFÉRENCE... 82 ANNEXE D : FORMULAIRE DE QUESTIONS/RÉPONSES... 83 ANNEXE E : INVENTAIRE... 84 A) MISSIONS PRINCIPALES... 84 i) Transfert de connaissances... 84 ii) Prix des licences... 85 iii) Fonction de volumétrie... 86 iv) Reste des missions principales... 88 B) MISSIONS SECONDAIRES... 88 i) Profils... 88 ANNEXE F : INFORMATIONS SUR L INVENTAIRE... 89 P. 3
Auteur de projet Nom: Service d'encadrement ICT Adresse: Boulevard du Roi Albert II 33 bte 95 à 1030 Bruxelles Personne de contact: Nicolas Vanderavero Téléphone: 0257/81.353 Fax: 0257/9.68.01 E-mail: nicolas.vanderavero@minfin.fed.be Réglementation en vigueur 1. Loi du 24 décembre 1993 (MB du 22-01-1994) relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services, et ses modifications ultérieures. 2. Arrêté royal du 8 janvier 1996 (MB du 26-01-1996) relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics, et ses modifications ultérieures. 3. Arrêté royal du 26 septembre 1996 (MB du 18-10-1996) établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics ainsi que l annexe à cet arrêté royal concernant le cahier général des charges, et ses modifications ultérieures. En ce qui concerne les documents propres au pouvoir adjudicateur : Le présent cahier spécial des charges. Les avis relatifs au marché et les avis de modification, annoncés ou publiés dans le Bulletin des Adjudications et dans le Journal des Publications de l'union Européenne, qui concernent les marchés publics en général. Les clarifications résultant de la séance d'information (questions posées et réponses données par le pouvoir adjudicateur). Ces précisions font partie intégrante des conditions contractuelles. Le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu compte dans son offre. Les documents auxquels le pouvoir adjudicateur fait référence dans le cahier spécial des charges. En ce qui concerne les documents propres au soumissionnaire : L'offre du soumissionnaire. Les précisions et engagements acceptés par le SPF Finances et qui complètent l'offre (avec la même référence) suite aux questions et demandes de clarification. Dérogations, précisions et commentaires Néant P. 4
Sigles et acronymes utilisés B2B Business-to-Business B2G Business-to-Government BAM Business Activity Monitoring BCE Banque Carrefour des Entreprises BCSS Banque Carrefour de la Sécurité Sociale BCFF Banque Carrefour de la Fiscalité Fédérale CCFF Centre de Communications de la Fiscalité Fédérale CV Curriculum Vitæ DB Database DMZ Demilitarized zone EAI Enterprise Application Integration EDA Event-Driven Architecture ESB Enterprise Service Bus ESM Enterprise System Management ETP Équivalent Temps Plein FedIAM Federal Identity and Access Management FSB Federal Service Bus FUP Finance Unified Process G2C Government-to-Citizen G2G Government-to-Government IAM Identity and Access Management IT Information Technology ICT Information and Communication Technologies IDE Integrated Development Environment ISO International Organization for Standardization JDBC Java DataBase Connectivity JEE Java Platform, Enterprise Edition JMX Java Management Extensions KPI Key Performance Indicator PRINCE2 PRojects IN Controlled Environments 2 QoS Quality of Service REST Representational State Transfer RDC Relational Data Center RUP Rational Unified Process SGBD Système de Gestion de Base de Données SLA Service Level Agreement SNMP Simple Network Management Protocol SOA Service Oriented Architecture SOAP Simple Object Access Protocol SPF Service Public Fédéral UME Universal Messaging Engine WSDL Web Services Description/Definition Language WS-I Web Services Interoperability XML Extensible Markup Language P. 5
I. Dispositions administratives Cette première partie se rapporte à la réglementation d'attribution d'un marché public jusqu'à la désignation de l'adjudicataire. Les dispositions contenues dans cette partie se rapportent à la loi du 24 décembre 1993 et à l arrêté royal du 8 janvier 1996 et ses modifications ultérieures. I.1 Description du marché I.1.1 Contexte du marché Cette section présente le contexte dans lequel se place le présent marché : l infrastructure IT du SPF Finances et ses problématiques actuelles. Cette infrastructure est d abord présentée de manière globale en la replaçant dans le contexte du plan Coperfin. Elle est ensuite décrite plus précisément, tout d abord du point de vue du matériel et du logiciel qui la constitue, ensuite du point de vue des communications qui transitent via cette infrastructure. Enfin, les problématiques actuellement rencontrées sont présentées ainsi que les motivations qui ont poussé l Administration à publier ce cahier des charges. Les informations présentées dans ces sections sont des informations partielles destinées à présenter le contexte général du marché. Le soumissionnaire consultera le site Internet du SPF Finances à l adresse http://minfin.fgov.be/ où il trouvera de plus amples informations sur : Coperfin : sous la rubrique Modernisation > Bibliothèque Coperfin ICT : sous la rubrique Modernisation > ICT Architectural Building Blocks : sous la rubrique Modernisation > ICT > Fondement Les différents cahiers des charges publiés : sous la rubrique Marchés publics I.1.1.1 Infrastructure IT du SPF Finances I.1.1.1.1 Présentation globale Au sein du SPF Finances, le plan de modernisation Coperfin se voit exécuté, dans son volet informatique, par divers projets d'amélioration de l'infrastructure existante dont : Atlas, lancé en 2004, qui offre une plate-forme matérielle de systèmes et de stockage ouverts d'entreprise sur lesquelles fonctionne la nouvelle infrastructure logicielle du SPF Finances, appelée à remplacer tous les mainframes Le CCFF (Centre de Communications de la Fiscalité Fédérale) qui depuis 2003 se veut une infrastructure d'applications dynamique basée sur JEE et ouverte à un maximum d'outils de développement, de technologies d'échanges de données et de services. Le CCFF s'est notamment développé via la conception d'un framework, regroupant de nombreux services mis à disposition des applications (comme Tax on Web, Intervat, ) qui fonctionnent audessus et grâce à lui RDC qui apporte un système de gestion de bases de données relationnelles standard pour le département ICT SupDev qui offre un support au développement via, entre autres, une méthodologie complète de développement de logiciels (FUP, basée sur RUP) ainsi que tous les outils nécessaires à son application à grande échelle Le projet «Enterprise System Management» qui met en place le monitoring P. 6
Le service «Job Scheduling» qui gère les jobs de production à exécuter sur les différentes plates-formes (Windows, UNIX et mainframe) du SPF Finances I.1.1.1.2 Présentation spécifique L infrastructure IT peut être vue de deux manières : I.1.1.1.2.1 Du point de vue du matériel et du logiciel Les caractéristiques principales de l infrastructure matérielle sont : L environnement est réparti sur deux sites : au North Galaxy, siège du SPF Finances et au South Galaxy à Anderlecht, distant de plusieurs kilomètres du premier site Les serveurs web et d applications sont installés sur des Fujitsu-Siemens BF200 et BF400. Les BF200 peuvent contenir maximum 6 lames contenant chacune 2 CPU Intel E5450 de 4 cores à 3Ghz et 32Gb RAM. Les BF400 peuvent contenir maximum 24 lames contenant chacune 4 CPU de 4 cores à 2.93Ghz et 64Gb RAM. Le système d exploitation est Solaris 10 Les serveurs de base de données sont des FTS M9000 contenant chacun 32 CPU, 8 cores par CPU et 512 Gb RAM. Le système d exploitation est Solaris 10 L environnement est complètement redondant et tous les éléments fonctionnent en parallèle. La charge est répartie entre eux via des mécanismes de clustering Les applications sont totalement déployées sur les serveurs d applications situés dans le LAN interne P. 7
Les serveurs «Apache» ne contiennent que du contenu statique et réalisent du forwarding des requêtes vers les serveurs d applications. Ces serveurs web font également office de filtre entre les applications accessibles sur Internet et les applications accessibles uniquement sur l intranet L'équilibrage des charges des serveurs d applications est entièrement réalisé sur base des mécanismes de Bea Weblogic. Le load balancing est exécuté au niveau des serveurs web Apache par un plugin Bea Le «clustering» des serveurs web est basé sur des loadbalancers matériels Cisco ACE L accès aux mainframes est possible de façon identique à partir des deux environnements I.1.1.1.2.2 Du point de vue des communications Le schéma suivant donne une vue générale des communications qui peuvent transiter via l infrastructure IT du SPF Finances : Les acteurs principaux de ce schéma sont : CCFF : propose des abstractions d accès aux mainframes, des mécanismes de communication inter-applications ainsi que le développement et l hébergement de services internes IAM : fournit une solution d Identity and Access Management gérant les aspects liés à l authentification et à l autorisation des utilisateurs RDC : gère les bases de données relationnelles P. 8
D&RMC : gère l archivage des documents numériques ESM : gestion du monitoring, implémentée via HP OVOw On retrouve différents types de flux qui peuvent transiter via cette infrastructure. Citons, par exemple : Communications inter-applicatives : la plupart du temps, définies via le CCFF Communications G2C : la plupart du temps, via des web-applications spécifiques telles que Tax-on-Web, Intervat, Communications G2G : BCSS : via des web services BCE : via FTP Communauté Européenne : via CCN/CSI Fedict : via le FSB et l UME de Fedict Registre National : via FTP Communes : entre autres via des web-applications spécifiques... Communications B2G : Banque : via le réseau Isabel Chambre Royale des Notaires de Belgique : via le FSB Fedict Belcotax On Web : via une web-application, via chargement de DVD... I.1.2 Problématiques Le SPF Finances est confronté à deux problématiques : d une part, l accroissement des besoins hétérogènes en communication de et vers l extérieur et, d autre part, le besoin de renforcer la démarche SOA (Service Oriented Architecture). I.1.2.1 Accroissement des besoins en communication de et vers l extérieur Dans un futur proche, le SPF Finances sera confronté à une évolution des canaux de communication qu il utilise pour communiquer avec ses partenaires externes. Ainsi, la modernisation de l infrastructure IT des partenaires actuels amènera des changements tant dans la technologie que dans la nature de ces canaux de communications, augmentant à terme fortement l hétérogénéité. De plus, l apparition de nouveaux partenaires au niveau régional, fédéral ou encore européen, amènera la création de nouveaux canaux de communication. Afin de centraliser les aspects liés à la communication avec les partenaires externes et de créer un pôle d expertise, le SPF Finances désire mettre en place une «Banque Carrefour de la Fiscalité Fédérale» qui sera la plateforme centrale de communication avec l extérieur du SPF Finances. Il est important de se préparer de manière adéquate à ces futurs changements dans les canaux de communication afin, d une part, de minimiser les impacts sur les applications existantes et, d autre part, de pouvoir réagir rapidement lorsqu il est nécessaire de créer un nouveau canal de communication ou bien d adapter la technologie utilisée pour les canaux existants. En effet, dans certains cas les délais de mise en œuvre sont dérivés de contraintes légales qu il faut respecter sous peine de pénalités. Une solution possible serait de gérer ces flux de communication dans le framework CCFF et de l utiliser comme couche d exposition et de médiation de et vers l extérieur. Cette solution impliquerait P. 9
donc de devoir développer, tester et maintenir en interne des composants d interfaçage et de médiation. Par ailleurs, cela impliquerait également de devoir planifier la mise en production d une nouvelle version du framework à chaque évolution de ces composants. Afin d obtenir la souplesse nécessaire pour absorber au mieux les nombreux changements prévus sur les canaux de communication et pour minimiser l impact sur les applications, le SPF Finances désire se tourner vers une autre solution en intégrant un ESB (Enterprise Service Bus) dans son architecture. En effet, le rôle principal d un ESB est de fournir des fonctionnalités de médiation de services et de permettre la transformation et le routage de messages. De plus, un ESB comporte de nombreux connecteurs qui permettent de s interfacer rapidement avec diverses technologies de communication sans qu il soit nécessaire de développer et maintenir en interne des composants spécifiques. Enfin, la définition des flux de communication et des opérations à effectuer sur les messages qui y transitent peuvent être définis dynamiquement via des opérations de configuration. I.1.2.2 Renforcement de la démarche SOA Parallèlement à ces aspects de communication externe, le SPF Finances désire renforcer l approche SOA qui incube depuis quelques années au sein de l ICT. En effet, le développement du framework CCFF a permis de faire émerger quelques artefacts d une approche SOA tels que le découplage technologique avec ses clients, l apparition de la notion de service, un embryon d annuaire de service, Plus récemment, le cahier des charges CCFF 2008 a confirmé la volonté de s inscrire dans une démarche SOA et en a tracé les grandes lignes directrices. Il est cependant nécessaire de consolider ce qui a déjà été réalisé et de systématiser la démarche SOA. À titre d exemple, on peut constater que la notion de service, notion centrale de la démarche SOA, commence à se répandre au sein de l ICT et a permis de mettre en place plusieurs services tels que la validation de numéro de compte bancaire, la récupération des bureaux compétents pour une certaine fonction, la gestion de tâches humaines via le Taskmanager, Cependant, la maturité de certains aspects peut être améliorée, par exemple en référençant tous les services dans un annuaire de service, en définissant et vérifiant des SLA sur ces services, en mettant en place une couche d abstraction et de médiation de l accès aux services afin de ne plus devoir modifier les applications appelantes suite à une modification technique du service,... Il est important pour le SPF Finances de s engager plus en avant dans la démarche SOA. En effet, en faisant émerger la notion de couche de service au sein d une organisation, la démarche SOA permet, à terme, de favoriser l agilité, l interopérabilité et une meilleure réutilisation de l existant. Le SPF Finances désire donc consolider son socle technologique SOA en intégrant un ESB dans son architecture de référence. Grâce à ses fonctionnalités de médiation et d intégration, il permettra de renforcer le travail effectué pour faire émerger une couche de service et d augmenter le niveau de maturité SOA en jouant un rôle de levier pour accélérer l adoption de SOA au sein du SPF Finances. I.1.2.3 Le besoin d une solution ESB Répondre correctement à l augmentation des besoins en communication et au désir d augmenter le niveau de maturité SOA sont deux défis de taille. Ils ont cependant un point commun : tous deux peuvent bénéficier de la mise en œuvre, non pas d un simple produit ESB, mais bien d une solution ESB. Le SPF Finances définit une solution ESB comme une plateforme de communication qui place un produit ESB au cœur de son architecture mais qui peut également comporter d autres modules ou produits (tels que, par exemple, un catalogue de services,...) qui s inscrivent tous dans une approche intégrée de renforcement de la démarche SOA en place. P. 10
La solution ESB sera placée au cœur de la future banque carrefour de la fiscalité fédérale afin de pouvoir répondre plus facilement à l augmentation pressentie des besoins liés à la communication avec les partenaires externes. Il n est pas exclu qu à terme les flux de communications existants et les communications inter-applicatives soient également du ressort de la solution ESB. Cette solution ESB sera également utilisée comme un catalyseur de la démarche d urbanisation SOA au sein du SPF Finances en mettant en avant la notion de service grâce à ses fonctionnalités de médiation et d intégration Le but du présent cahier des charges n est donc pas simplement de doter l infrastructure IT du SPF Finances d un produit ESB en acquérant des licences. L objectif poursuivi est de mettre en place une solution ESB complète qui soit pérenne et évolutive, qui s intègre dans notre architecture, qui promeut la notion de service au sens SOA du terme et qui est alignée avec l objectif à long terme de mise en place d une architecture de référence SOA. I.1.3 Objet du marché I.1.3.1 Introduction Comme expliqué dans la section «Contexte du marché», le SPF Finances souhaite doter son infrastructure IT d une solution ESB lui permettant de faciliter les communications avec ses partenaires externes et d utiliser cette solution ESB comme levier pour accélérer l adoption de la démarche SOA. La mise en place d un ESB dans un contexte SOA est une démarche inédite au SPF Finances. Si les premières étapes de la réalisation sont claires et bien définies, certains aspects à plus long terme sont encore inconnus, tels que, par exemple, le nombre et la volumétrie des futurs canaux de communication, la rapidité de l adoption de SOA, le taux de réutilisation de services internes, De plus, certaines de ces étapes futures dépendent fortement du succès de la réalisation des étapes en amont. Pour refléter cet état de fait, l objet du marché est divisé en deux volets. Ces derniers étant fortement connexes, ils ne constituent qu un seul lot. Le premier volet définit un ensemble de missions qualifiées de principales. Ces missions portent sur la mise en place correcte de la solution ESB, la réalisation d un projet pilote et le démarrage du renforcement de la démarche SOA. Ces missions principales doivent être réalisées en prix fixe avec une obligation de résultat. Le second volet définit quant à lui un ensemble de profils qui seront utilisés pour réaliser des missions qualifiées de secondaires. Ces missions seront des missions liées à la solution ESB et à l adoption de la démarche SOA mais pour lesquelles il est très difficile de prévoir dès à présent quel sera leur contenu ou leur ampleur. En effet, ces missions secondaires n ont potentiellement de sens que si les missions principales sont un succès. Elles peuvent également être liées à des aspects en dehors du contrôle du SPF Finances (par exemple : mise en place d un format de données spécifique découlant d une contrainte légale, ) Comme ces missions ne peuvent être définies précisément pour l instant, le SPF Finances ne garantit aucunement un minimum de commande dans le cadre de ces missions secondaires. P. 11
I.1.3.2 Objet du marché Le marché est constitué d un seul lot. Il consiste à mener à bien les missions suivantes dont les exigences sont détaillées dans la suite de ce cahier des charges : Missions principales, en prix fixe, avec obligation de résultat : Mettre en œuvre une solution ESB au sein de l infrastructure du SPF Finances qui respecte les contraintes et les exigences définies dans le présent cahier des charges et qui s intègre harmonieusement avec l existant et les bonnes pratiques du SPF Finances (monitoring, IAM, haute-disponibilité, fail-over, disaster recovery, ) (voir entre autres section III.2.1 «Exigences générales», section III.2.2 «La solution ESB», section III.2.9 «SLA») Fournir les licences des différents composants de la solution ESB (voir section III.2.3 «Licences») Fournir au personnel interne du SPF Finances les connaissances nécessaires à l installation, la configuration, l exploitation, le développement et la maintenance de la solution ESB (voir section III.2.5 «Transfert de connaissances») Réaliser un projet pilote reposant sur la solution ESB (voir section III.2.6 «Projet pilote») Évaluer le niveau de maturité SOA avant et après l installation de la solution ESB et la réalisation du pilote; rédiger des recommandations d améliorations (voir section III.2.7 «Renforcement de la démarche SOA») Mission secondaire, sans garantie de commande par le SPF Finances : fournir des profils à temps plein et/ou à temps partiel pour réaliser des missions dans le cadre de l exploitation, la maintenance et le développement de la solution ESB ainsi que dans le cadre du renforcement de la démarche SOA (voir section III.2.8.4 «Profils pour les missions secondaires») La solution ESB devant être installée sur l infrastructure existante du SPF Finances, ce marché ne couvre pas la fourniture de matériel. I.2 Identité du pouvoir adjudicateur Service Public Fédéral Finances Service d Encadrement ICT Boulevard du Roi Albert II 33 bte 95 1030 Bruxelles I.3 Utilisation par d autres pouvoirs adjudicateurs fédéraux Le SPF Finances est le pouvoir adjudicateur compétent pour la surveillance et le contrôle du marché. Cependant, dans le cadre du présent marché, conformément à l article 2, 4 de la loi du 15 juin 2006, d autres pouvoirs adjudicateurs fédéraux ou entreprises publiques fédérales peuvent se référer aux conditions du présent marché afin de répondre à des besoins éventuels, sans recourir à cette fin à la mise en concurrence. Par conséquent, chaque fois qu il est fait mention du «SPF Finances» dans le présent texte, il convient de lire effectivement «SPF Finances» pour tout ce qui concerne ou précède l adjudication, P. 12
ou «SPF Finances ou un autre pouvoir adjudicateur fédéral ou une entreprise publique fédérale» pour tout ce qui concerne l exécution. I.4 Déclaration de confidentialité En déposant l'offre le soumissionnaire est lié automatiquement à la clause suivante : La personne ou les personnes qui intervien(nen)t en tant que mandataire(s) et qui a/ont signé cette offre électroniquement, garantit/garantissent la confidentialité des données et les résultats de leur traitement qui sont obtenus dans le cadre de la mission décrite dans ce cahier spécial des charges. Il s ensuit que ces données et les résultats de leur traitement : seront utilisés uniquement, si nécessaire, pour la réalisation de l'objet de la mission, ne seront ni diffusés ni copiés, ne seront pas gardés plus longtemps que nécessaire pour l'exécution de la mission. I.5 Mode de passation Le marché est passé par appel d offres général. En application de l'article 18 de la loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à quelques marchés de travaux, de fournitures et de services, le pouvoir adjudicateur peut soit renoncer à octroyer le marché, soit recommencer la procédure, au besoin suivant une autre méthode. I.6 Procédure négociée ultérieure Conformément à l'article 17, 2, 2, b de la loi d u 24 décembre 1993 relative aux marchés publics, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit, moyennant une procédure de négociée, sans publicité pendant une période de maximum trois ans après la conclusion du présent marché, d'attribuer, au soumissionnaire qui a obtenu le premier marché, un marché pour de nouveaux services consistant en une répétition des services similaires aux services décrits dans le présent cahier de charges. I.7 Détermination des prix Le présent marché est un marché de type mixte. Le marché mixte est celui dont les prix sont fixés suivant plusieurs des modes dont il est question aux alinéas 2 à 4 de l article 86 de l arrêté royal du 8 janvier 1996. Tous les prix mentionnés dans le formulaire «inventaire» doivent être obligatoirement libellés en euros. Dans son offre, le soumissionnaire indiquera les prix de toutes les parties de l'offre. Il complétera également l'inventaire prévu en annexe du présent cahier spécial des charges (annexe inventaire ). Les prix sont mentionnés tous frais compris, mais hors TVA. L'utilisation du modèle "inventaire", tel qu'il est joint au cahier des charges, est obligatoire. La non-utilisation de ce modèle peut mener à l'exclusion de l'offre. L'on ne tiendra pas compte des prix qui sont mentionnés à un autre endroit qu'à la partie 2 de l'offre. P. 13
I.8 Durée du marché Le marché a une durée de 5 années qui débute à la date du kick-off. Cependant, une fois les missions principales réalisées, le SPF Finances se réserve le droit, sans être redevables d indemnités, de ne pas passer de commandes dans le cadre des missions secondaires. Cette période peut être prolongée, à la demande du pouvoir adjudicateur de 2 fois un an aux mêmes conditions et aux mêmes modalités que prévues dans le contrat de base. L adjudicataire reste donc lié contractuellement pendant le délai de la période initiale, augmenté de prolongations éventuelles. I.9 Séance d information Etant donné la complexité du marché, le pouvoir adjudicateur a décidé d'organiser une séance d'information unique à l'attention des candidats-soumissionnaires. Il ne sera répondu à aucune des questions posées après cette séance d information afin de traiter tous les candidats-soumissionnaires de la même manière. Il y sera exclusivement répondu aux questions écrites introduites au plus tard le 16 août 2011 par le biais du formulaire questions / réponses joint en annexe au présent cahier spécial des charges (voir annexe: formulaire questions / réponses ). Ces questions peuvent uniquement être introduites par courriel, dans un tableur tel que celui joint en annexe, à l'adresse tender.esb@minfin.fed.be. La séance d'information se déroulera le 18 août 2011 à 10 h. à cette adresse : SPF Finances Boulevard du Roi Albert II 33 1030 Bruxelles C5. Salle Mandarin. Toutes les questions doivent obligatoirement faire précisément référence au cahier spécial des charges, de façon à faciliter une réponse rapide (par ex. partie 1, point 1.1, paragraphe 1, page 1). Prière aussi de mentionner la langue du cahier spécial des charges utilisée (la pagination peut différer d une langue à l autre). Pendant cette séance d'information, un bref aperçu de l'objet du marché sera présenté. Les réponses aux questions introduites dans les délais seront données verbalement lors de la séance d information et seront ensuite publiées sur le site Internet du SPF Finances. Il est demandé aux sociétés intéressées de se faire connaître au préalable par courriel à l adresse tender.esb@minfin.fed.be et de communiquer le nom et la fonction de la (des) personne(s) qui les représentera (représenteront) à la séance d information. Pour des raisons d organisation, un maximum de 2 personnes par société intéressée sera admis. Le SPF Finances se réserve le droit de refuser aux personnes qui ne se sont pas fait connaître 24 heures à l'avance, de participer à la session d information. Si les sociétés intéressées remarquent des incohérences, imprécisions, etc. dans le cahier spécial des charges, elles sont invitées à le faire savoir par écrit avant la séance d information, suivant les mêmes modalités que pour l envoi des questions. Le SPF Finances accorde une grande importance à l égalité des soumissionnaires et rédige les spécifications de ses cahiers des charges en conséquence. Si une firme intéressée estime malgré tout que ses chances sont diminuées, voire réduites à néant, par certaines spécifications du présent cahier P. 14
des charges, elle est invitée à en faire part par écrit au plus tard lors de la séance d information. Le cas échéant, le SPF adaptera, s il l estime nécessaire, son cahier des charges afin d'en tenir compte. I.10 Forme et contenu des offres Le soumissionnaire est tenu d utiliser le formulaire d offre joint en annexe au présent cahier spécial des charges. Si toutefois d autres documents sont utilisés, il est tenu d attester sur chaque document la conformité au formulaire d offre joint au cahier spécial des charges (art. 89 de l AR du 8 janvier 1996). L offre et les annexes jointes au formulaire d offre sont rédigées en français ou en néerlandais. Le soumissionnaire doit indiquer la langue à utiliser pour l interprétation du contrat, c est-à-dire le français ou le néerlandais. Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire renonce automatiquement à ses conditions générales ou particulières de vente, même si celles-ci sont mentionnées dans l une ou l autre annexe à l offre. Les soumissionnaires sont tenus de s'engager expressément sur toutes les clauses administratives et contractuelles du présent cahier spécial des charges. Toute réserve ou absence d engagement sur l'une de ces clauses peut entraîner l'irrégularité de l'offre. Quant à la structure de l offre: L'offre du soumissionnaire devra obligatoirement être présentée selon le schéma suivant : Partie 1 Partie administrative A. Formulaire d offre (modèle: voir ci-dessous) B. Pouvoirs des mandataires C. Sélection qualitative Critères d exclusion Critère de sélection relatif aux moyens économiques et financiers du soumissionnaire Critères de capacité technique D. Informations relatives aux sous-traitants (si applicable) Partie 2 Partie financière Le tableau de prix : détailler et résumer les coûts (modèle: voir ci-dessous) Partie 3 Proposition technique L offre suit la structure de la partie III du cahier des charges Partie 4 Annexes obligatoires Annexe 1: Références de projets récents, aussi bien dans le secteur privé que public (modèle: voir ci-dessous) Annexe 2: Curriculum Vitae (modèle: voir ci-dessous) Partie 5 Annexes spécifiques Annexe A, B, C, : Annexes que le soumissionnaire juge utile de joindre. Chaque proposition du soumissionnaire qui ne suivrait pas la structure imposée par le pouvoir adjudicateur, peut être considérée comme irrégulière. La Partie 3 - proposition technique ne peut contenir aucune indication administrative et/ou de prix. Il ne sera tenu aucun compte de toute mention administrative ou indication de prix apparaissant dans une autre partie que la partie 2. P. 15
Il est demandé de réduire au minimum le nombre de fichiers à présenter. Ainsi par exemple des fichiers séparés peuvent être regroupés dans des documents plus importants. Il est également essentiel d ordonner les fichiers au moyen d'une numérotation, de sorte que la structure de l offre soit claire. Il est aussi demandé que dans chaque fichier les pages soient pourvues d une numérotation ininterrompue. Concernant les mandataires: Toute offre introduite par des mandataires doit indiquer l'entité au nom de laquelle agissent les mandataires. Celui qui a signé l offre électroniquement doit, à la date de la signature, être habilité à engager le mandant au montant total de l offre. Les mandataires joignent à l'offre une copie électronique d e l acte authentique ou sous seing privé les habilitant, ou une copie de cet acte. Ils doivent également mentionner le numéro de l'annexe au Moniteur belge à laquelle sont publiés les mandats. Concernant les sous-traitants Tout recours à des sous-traitants sera clairement indiqué dans l'offre du soumissionnaire. Celui-ci décrira le type de relation contractuelle qui le lie avec chacun de ses sous-traitants. Le nom et l'adresse des sous-traitants seront joints à l'offre, avec mention de la ou des parties du marché à réaliser par chaque sous-traitant. Les sous-traitants doivent par ailleurs répondre aux «critères d exclusion» mentionnés au point «procédure d attribution du marché». Le soumissionnaire joindra à son offre tous les renseignements permettant de contrôler la situation de chacun de ses sous-traitants. Concernant les documents d ordre technique Les documents d ordre technique (Pas de brochures publicitaires!) qui sont joints à l offre dans la partie 5 - annexes spécifiques, peuvent être rédigés en anglais dans le cas où il n existerait pas de traduction dans la langue de l offre, les autres langues ne sont pas autorisées. Formulaires à utiliser (joints en annexe au présent cahier spécial des charges): Le formulaire d offre: voir annexe: formulaire d offre Le formulaire tableau de prix : voir annexe: inventaire Le formulaire pour les références: voir annexe: modèle de référence Le formulaire curriculum vitae: voir annexe: curriculum vitae P. 16
I.11 Associations momentanées La remise d'une offre par une association momentanée est admise. Le formulaire d offre (voir formulaire qui est repris dans le présent cahier spécial des charges : «annexe : formulaire d offre») est complété et signé par tous les membres de l'association momentanée ou par un ou plusieurs membres qui, selon les règles, sont mandatés pour représenter tous les membres de l'association momentanée (la preuve de ce mandat doit dans ce cas être présentée). Chaque membre de l'association momentanée doit satisfaire aux critères d'exclusion décrits ultérieurement dans le présent document. L'évaluation de la capacité économique, financière et technique porte sur l'association momentanée et non sur chaque membre séparément. Chaque membre de l'association momentanée est solidairement responsable de toutes les obligations résultant de la présente adjudication. I.12 Variantes libres Il est interdit de proposer des variantes libres. I.13 Options La proposition «d options libres» n est pas autorisée. Si des options sont demandées, les dispositions suivantes sont d'application : Les options obligatoires (développements, accessoires ou prestations complémentaires) dont la livraison est obligatoire par le cahier des charges, seront proposées par les soumissionnaires, sous peine d'irrégularité de leur offre Le pouvoir adjudicateur se réserve cependant le droit de ne pas lever ces options. Le fait de ne pas lever une option ne peut donner lieu à une quelconque forme de dédommagement. Lorsqu'un équipement demandé comme option obligatoire, est prévu initialement dans le matériel standard, le soumissionnaire le mentionnera expressément dans son offre. I.14 Délai de validité Les soumissionnaires restent liés par leur offre pendant un délai de 240 jours calendrier, à compter du jour qui suit celui de l ouverture des offres. P. 17
I.15 Dépôt des offres Le pouvoir adjudicateur impose dans le cadre du présent marché le recours aux moyens électroniques pour le dépôt des offres. S'il s'avère que certains écrits ne peuvent être créés par des moyens électroniques, ou s'il s'avère trop complexe de les créer par ces moyens, ces écrits peuvent être fournis sur un support papier et ce avant l ouverture des offres. Le recours à des documents sur un support papier devra faire l'objet d'un accord préalable de la part du pouvoir adjudicateur. Cet accord est à demander à l adresse suivante : SPF Finances Service d Encadrement ICT Cellule Marchés publics Boulevard du Roi Albert II 33 bte 95 1030 Bruxelles E-mail : nathalie.orban@minfin.fed.be Afin de remédier à certains aléas de la transmission, de la réception ou de l'ouverture des demandes de participation ou des offres introduites par des moyens électroniques, le pouvoir adjudicateur autorise les soumissionnaires à introduire à la fois une offre transmise par des moyens électroniques et, à titre de sauvegarde, une copie établie par des moyens électroniques ou sur support papier. Cette copie de sauvegarde est glissée dans une enveloppe définitivement scellée qui porte clairement la mention "copie de sauvegarde" et est introduite dans les délais de réception impartis. Cette copie ne peut être ouverte qu'en cas de défaillance lors de la transmission, la réception ou l'ouverture de la demande de participation ou de l'offre transmise par des moyens électroniques. Elle remplace dans ce cas définitivement le document transmis par des moyens électroniques. Quant à l'introduction même: Avant leur ouverture, les offres électroniques sont déposées via le site Internet e-tendering https://eten.publicprocurement.be/, qui garantit le respect des conditions de l'article 81 ter de l'ar du 8 janvier 1996. Notons que l'envoi d'une offre par courriel ne répond pas à ces conditions. Il n'est dès lors pas autorisé d'introduire l'offre de cette façon. Indépendamment des variantes éventuellement autorisées, chaque soumissionnaire ne peut introduire qu'une seule offre par marché. L'offre doit parvenir au pouvoir adjudicateur avant la date limite de réception des offres. En soumettant son offre par la voie électronique, le soumissionnaire accepte que les données générées par le système de réception soient enregistrées (article 81 quinquiès de l'ar du 8 janvier 1996). Il faut signaler que la signature doit se faire par voie électronique. Une signature manuscrite scannée n est pas considérée comme une signature acceptable. Au besoin, les attestations demandées seront scannées afin de les joindre à l'offre. Vous trouverez de plus amples informations sur le site Internet suivant : http://www.publicprocurement.be Ou via le helpdesk e-procurement : FR: Liza Torossian, 02 790 52 66, e.proc@publicprocurement.be NL: Peter Christiaens, 02 790 52 58, e.proc@publicprocurement.be P. 18
Si un soumissionnaire souhaite modifier ou retirer une offre déjà envoyée: Cela doit s'effectuer selon les dispositions reprises à l'article 105 de l'ar du 8 janvier 1996. La modification ou le retrait d'une offre déjà introduite peut se faire par voie électronique satisfaisant à l'article 81 ter de l'ar du 8 janvier 1996 ou sur papier. Pour modifier ou retirer une offre déjà introduite, une déclaration écrite est nécessaire. Celle-ci doit être dûment signée par le soumissionnaire ou son mandataire. L'objet et la portée des modifications doivent, sous peine de nullité de l'offre, être mentionnés de manière précise. Le retrait doit être inconditionnel. Le retrait peut également être communiqué par télégramme ou télécopie, pour autant que celui-ci arrive dans les mains du président de la séance avant l'ouverture des offres, avant qu'il ne déclare la séance ouverte. I.16 Ouverture des offres La séance publique d'ouverture des offres électroniques se déroulera le 23 septembre 2011 à 10 h., à l'adresse suivante : SPF Finances North Galaxy Bld. du Roi Albert II, 33 1030 Bruxelles >> C5. Petite salle. I.17 Procédure d attribution du marché I.17.1 Critères de sélection qualitative Simplification administrative Par le simple fait de participer à la procédure d'attribution d'un marché public, le soumissionnaire déclare ne pas se trouver dans l'un des cas d'exclusion suivants, tels que mentionnés aux articles 17, 43 et 69 de l'arrêté Royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics pour des contrats de travaux, fournitures et services, et les concessions de travaux publics. Le pouvoir adjudicateur analysera l'exactitude de cette déclaration implicite sur l'honneur en fonction du soumissionnaire dont l'offre est la mieux classée. Le soumissionnaire en question devra fournir les renseignements et les documents qui devront permettre de vérifier sa situation, par la voie la plus rapide et le délai imposé par le pouvoir adjudicateur, et ce pour chaque décision relative à l'attribution du marché. Ces informations seront toutefois demandées par le pouvoir adjudicateur par voie électronique auprès des gestionnaires de données si celles-ci sont disponibles gratuitement par ce biais. Un soumissionnaire peut être exclu de la participation à un marché s'il apparaît, après vérification, que la déclaration sur l'honneur ne correspond pas à sa situation personnelle à la date limite précédant la réception des demandes de participation lors d'une procédure limitée ou d'une procédure de négociation avec publication, ou à la date ultime précédant la réception des offres en cas de procédure ouverte. Une régularisation à posteriori est dès lors impossible. Une telle exclusion est également possible si, pendant le déroulement de la procédure, il apparaît que le fichier personne du candidat ou du soumissionnaire ne correspond plus à la déclaration sur l'honneur. P. 19
Dans ces deux hypothèses, le pouvoir adjudicateur effectuerait un classement corrigé, en tenant compte de l'impact possible de la suppression de la demande de participation ou de l'offre du candidat exclu ou du soumissionnaire, à savoir, en cas d'application des dispositions relatives au contrôle des prix anormaux de l'article 110, 4 de l'arrêté royal du 8 janvier 1996. Le pouvoir adjudicateur pourra ensuite attribuer le marché au soumissionnaire dont l'offre est classée juste après celle du soumissionnaire exclu, après avoir appliqué ces mêmes dispositions à son égard également. I.17.1.1 Critères d exclusion Premier critère d exclusion..1. Le soumissionnaire belge qui emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs doit être en règle en matière de cotisations de sécurité sociale avant la date limite de réception des offres. Le pouvoir adjudicateur demandera directement cette information via le guichet électronique. Est en règle pour l application du présent article, le soumissionnaire qui, suivant compte arrêté au plus tard la veille de la date limite de réception des offres : 1 a transmis à l Office National de Sécurité Soci ale toutes les déclarations requises jusque et y compris celles relatives à l avant-dernier trimestre civil écoulé par rapport à la date limite de réception des offres et 2 n a pas pour ces déclarations une dette en coti sations supérieure à 2.500 euros, à moins qu il n'ait obtenu pour cette dette des délais de paiement qu il respecte strictement. Toutefois, même si la dette en cotisations est supérieure à 2.500 euros, le soumissionnaire sera considéré comme étant en règle s il établit, avant la décision d attribuer le marché, qu il possède, au jour auquel l attestation constate sa situation, à l égard d un pouvoir adjudicateur au sens de l article 4, 1 et 2, 1 à 8 et 10 de la loi, ou d une entreprise publique au sens de l article 26 de cette même loi, une ou plusieurs créances certaines, exigibles et libres de tout engagement à l égard de tiers pour un montant au moins égal, à 2.500 euros près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de cotisations. 2. Le soumissionnaire étranger doit joindre à son offre ou présenter au pouvoir adjudicateur avant la date limite de réception des offres : 1 une attestation délivrée par l autorité compéten te certifiant que, suivant compte arrêté au plus tard la veille de la date limite de réception des offres, il est en règle à cette date avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions légales du pays où il est établi. Lorsqu un tel document n est pas délivré dans le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment ou par une déclaration solennelle faite par l intéressé devant une autorité judiciaire ou administrative, un notaire ou un organisme professionnel qualifié de ce pays ; 2 une attestation conformément au 1, s il emploi e du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs..3. A quelque stade de la procédure que ce soit, le pouvoir adjudicateur peut s informer, par tous les moyens qu il juge utiles, de la situation en matière de paiement des cotisations de sécurité sociale de tout soumissionnaire. P. 20