Guide d utilisation pour clients indirects et Administrateurs de test

Guide d utilisation pour clients indirects et Administrateurs de test Décembre 2008 University of Cambridge ESOL Examinations 1 Hills Road Cambridge CB1 2EU United Kingdom Tél. : +44 1223 553355 Fax : +44 1223 460278 E-mail : www.cambridgeesol.org UCLES 2008

Adobe, Adobe Acrobat et Flash sont des marques ou des marques déposées d Adobe Systems Incorporated aux Etats-Unis et/ou dans d autres pays. Microsoft, Windows et Internet Explorer sont des marques ou des marques déposées de Microsoft Corporation aux Etats-Unis et/ou dans d autres pays. Pentium est une marque ou une marque déposée d Intel Corporation aux Etats-Unis et/ou dans d autres pays.

Sommaire 1. BULATS en ligne... 1 1.1 Présentation... 1 1.2 Rôles... 1 1.3 Opération... 2 1.4 Le site web d administration... 2 2. Accéder à BULATS en ligne... 4 2.1 Clients indirects étant également administrateurs de test... 4 2.2 Clients indirects n étant pas administrateurs de test... 5 2.3 Administrateurs de test n étant pas clients indirects... 6 3. Tâches de client indirect... 6 3.1 Tests et jetons... 6 3.2 Candidats... 9 4. Tâches d Administrateur de test... 10 4.1 Tests et jetons... 10 4.2 Candidats... 11 5. Le test du candidat... 11 6. Foire aux questions... 11 Annexe A : Caractéristiques techniques pour les ordinateurs avec BULATS en ligne... 12 Annexe B : Configurer Internet Explorer sur les ordinateurs des candidats... 12

1. BULATS en ligne 1.1 Présentation La version en ligne du Business Language Testing Service (BULATS en ligne), préparé par University of Cambridge ESOL Examinations (Cambridge ESOL), est une application basée web pour tester la compréhension écrite et orale en anglais, allemand, français, et espagnol. Le test peut être passé à partir de n importe quel PC avec une connexion à Internet (voir Annexe A pour les caractéristiques techniques). Les tests sont adaptatifs, ce qui signifie que les questions sont données aux candidats à un certain niveau de difficulté en fonction de leurs réponses aux questions précédentes. À la fin du test, un compte-rendu de test est fourni indiquant les résultats du candidat. Le compte-rendu peut être visualisé et/ou imprimé par le candidat une fois le test terminé, selon les paramètres établis par l administrateur de test. Le système BULATS en ligne consiste en deux sites web :; le site d administration et le site Test du candidat. Les adresses des sites sont : Admin : https://admin.bulatsonline.org Test du candidat : https://www.bulatsonline.org 1.2 Rôles Les rôles suivants associés à BULATS en ligne sont indiqués dans ce document. Rôle Cambridge ESOL Agent Client indirect Administrateur de test Description Distribue BULATS en ligne aux agents. Distribue BULATS en ligne aux clients indirects. Une entreprise utilisant BULATS en ligne et traitant avec un agent. Organise les tests et s occupe des candidats. Un client indirect est aussi généralement un administrateur de test, et peut avoir d autres administrateurs de test. Le diagramme suivant illustre ces rôles et relations. Il met aussi en évidence les clients indirects et leurs administrateurs de test en tant que public de ce document. (Les Agents et leurs administrateurs de test reçoivent un document différent).

1. Agent Indirect Customer TA (= Indirect Customer) TA Key TA: Test Administrator Broken border: optional Bold border: in the audience of this document 1.3 Opération Dans BULATS en ligne, un test correspond à une seule unité : si dix candidats doivent passer le test, dix tests sont nécessaires. Ils sont commandés par le client indirect auprès de l'agent. (Seuls les agents peuvent commander des tests auprès de Cambridge ESOL). Pour passer un test, un candidat a besoin d un jeton, une série unique de lettres et de chiffres servant de clé d accès au test en ligne BULATS pour le candidat. Les jetons sont générés par le client indirect, qui les envoie par e-mail via BULATS en ligne à l administrateur de test, qui les donne aux candidats. 1.4 Le site web d administration Les tâches administratives telles que générer des jetons (client indirect), paramétrer les conditions de test (administrateur de test) et visualiser les résultats des candidats (client indirect ou administrateur de test) sont effectuées sur le site web d administration. Caractéristiques communes Les écrans du site web d administration ont certaines caractéristiques communes, comme indiquées ci-dessous. 2

1. Menu sur le côté Menu du haut Vos nom Nom de l écran actuel Section de travail Opérations de recherche La plupart des écrans avec un bouton de Recherche vous permettent d affinerla recherche avant de cliquer sur le bouton. Par exemple, l écran Informations sur les commandes et l'utilisation (aire de travail indiquée ci-dessous) vous permet d affiner la recherche par période ou langue. Dans ces écrans, vous pouvez toujours cliquer sur le bouton Rechercher avant d affiner d abord la recherche. Vous verrez alors l ensemble des résultats de recherche possibles. Autrement dit, les champs non modifiés tels que Date du, Date au et Langue dans l écran Informations sur les commandes et l'utilisation agissent en tant que métacaractères. Imprimer et exporter les résultats de recherche Beaucoup d écrans affichant un tableau de Résultats de recherche sont munis des icônes suivantes au-dessus du tableau :. Un clic sur la première icône imprime le tableau ; un clic sur la seconde exporte les contenus du tableau vers une feuille de calcul Excel. 3

1. 2. Accéder à BULATS en ligne 2.1 Clients indirects étant également administrateurs de test Accéder à BULATS en ligne pour la première fois : synchroniser les mots de passe Lorsque votre Agent vous a enregistré sur BULATS en ligne en tant que client indirect et Administrateur de test, vous avez reçu deux e-mails : un avec vos nom d utilisateur et mot de passe en tant que client indirect et un avec vos nom d utilisateur et mot de passe en tant qu administrateur de test. Les noms d utilisateurs sont identiques mais les mots de passe sont différents. Cambridge ESOL vous conseille de synchroniser vos mots de passe. Pour synchroniser vos mots de passe : 1. Ouvrez Internet Explorer et rendez-vous sur le site web d administration de BULATS en ligne. Vous verrez l écran du portail d administration de BULATS en ligne. 2. Connectez-vous avec vos nom d utilisateur et mot de passe de client indirect. Vous verrez l écran Commander des tests. 3. Dans le menu du haut, cliquez sur le lien Changer de mot de passe. Vous verrez l écran Changer de mot de passe. 4. Dans le champ Ancien mot de passe, entrez votre mot de passe actuel de client indirect. 5. Dans le champ Nouveau mot de passe, entrez un nouveau mot de passe. Il doit contenir au moins huit caractères alphanumériques et inclure au moins deux chiffres. 6. Entrez à nouveau votre nouveau mot de passe dans le champ Confirmer Nouveau mot de passe. 7. Cliquez sur le bouton Sauvegarder. Un message apparaîtra indiquant que votre mot de passe a été modifié. Vous recevrez un e-mail confirmant votre nouveau mot de passe de client indirect. 8. Dans le menu du haut, cliquez sur le lien Déconnexion. Vous reviendrez à l écran du portail d administration de BULATS en ligne. 9. Connectez-vous avec vos nom d utilisateur et mot de passe Administrateur de test. Vous verrez l écran Afficher et imprimer les résultats. 10. Dans le menu du haut, cliquez sur le lien Changer de mot de passe. Vous verrez l écran Changer de mot de passe. 4

2. ligne 11. Dans le champ Ancien mot de passe, entrez votre mot de passe Administrateur de test actuel. 12. Dans le champ Nouveau mot de passe, entrez votre nouveau mot de passe de client indirect. 13. Entrez à nouveau votre nouveau mot de passe de client indirect dans le champ Confirmer nouveau mot de passe. 14. Cliquez sur le bouton Sauvegarder. Un message apparaîtra indiquant que votre mot de passe a été modifié. Vous recevrez un e-mail confirmant votre nouveau mot de passe Administrateur de test. Accéder à BULATS en ligne par la suite Maintenant que vous avez les mêmes noms d utilisateur et mots de passe en tant que client indirect et Administrateur de test, après la saisie de vos nom d'utilisateur et mot de passe, vous verrez un champ Rôle dans l'écran du portail administration de BULATS en ligne. Pour terminer la connexion : Sélectionnez Client indirect ou Administrateur de test IC dans le champ Rôle selon le rôle que vous voulez exercer. Notez que lorsque vous êtes connecté en tant que Client indirect, le menu sur le côté contient uniquement les options disponibles pour les clients indirects ; de même, lorsque vous êtes connecté en tant qu administrateur de test, il contient uniquement les options disponibles aux administrateurs de test. Pour voir les options disponibles pour l autre rôle, vous devez vous reconnecter avec le profil de ce rôle. 2.2 Clients indirects n étant pas administrateurs de test Accéder à BULATS en ligne Lorsque vous vous êtes enregistré sur BULATS en ligne, vous avez reçu un e-mail avec vos nom d'utilisateur et mot de passe. Pour accéder à BULATS en ligne : 1. Ouvrez Internet Explorer et rendez-vous sur le site web d administration de BULATS en ligne. Vous verrez l écran du portail d administration de BULATS en ligne. 2. Entrez vos nom d utilisateur et mot de passe. Vous verrez l écran Commander des tests et pourrez commencer à utiliser BULATS en ligne en tant que client indirect. Changer votre mot de passe Cambridge ESOL vous conseille de remplacer le mot de passe qui vous a été donné par un mot de passe de votre choix. Pour changer votre mot de passe : 5

2. ligne 1. Connectez vous. Vous verrez l écran Commander des tests. 2. Dans le menu du haut, cliquez sur le lien Changer de mot de passe. Vous verrez l écran Changer de mot de passe. 3. Dans le champ Ancien mot de passe, entrez votre mot de passe actuel. 4. Dans le champ Nouveau mot de passe, entrez un nouveau mot de passe. Il doit contenir au moins huit caractères alphanumériques et inclure au moins deux chiffres. 5. Entrez à nouveau votre nouveau mot de passe dans le champ Confirmer Nouveau mot de passe. 6. Cliquez sur le bouton Sauvegarder. Un message apparaîtra indiquant que votre mot de passe a été modifié. Vous recevrez un e-mail confirmant votre nouveau mot de passe. 2.3 Administrateurs de test n étant pas clients indirects Pour accéder à BULATS en ligne et changer votre mot de passe, suivez la même procédure que celle donnée dans la Section 0. 3. Tâches de client indirect 3.1 Tests et jetons Commander des tests 1. Dans le menu sur le côté, cliquez sur le lien Commander des tests. Vous verrez l écran Commander des tests avec une section de demande de commande de tests spécifiant votre limite de commandes pour le mois en cours et le nombre de tests déjà commandés dans le mois en cours. 2. Dans le champ Langue, sélectionnez une langue cible. Un message sur la droite de la section de travail vous indique s'il y a des tests disponibles dans cette langue et si oui, combien. 3. Dans le champ Quantité de la commande, entrez un nombre inférieur au nombre dans le message de droite. 4. Cliquez sur le bouton Commander. Un message apparaîtra indiquant que votre commande a été effectuée. 6

Visualiser les tests que vous avez commandés 3. 1. Dans le menu sur le côté, cliquez sur le lien Informations sur les commandes. Vous verrez l écran Informations sur les commandes. 2. Affinez la recherche si vous le désirez et cliquez sur le bouton Rechercher. Vous verrez un tableau de résultats de recherche avec les colonnes suivantes : Langue, Date de commande, Quantité de la commande. Générer des jetons Avant qu un candidat puisse passer un test, un administrateur de test doit donner un jeton au candidat. Les administrateurs de test reçoivent les jetons par e-mail du client indirect (vous) via le système. Notez qu avant de pouvoir générer un jeton dans une certaine langue vous devez avoir commandé un test dans cette langue : voir «Commander des tests» dans la section 3.1 Pour générer des jetons et pour que le système les envoie par e-mail à l administrateur de test. 1. Dans le menu sur le côté, cliquez sur le lien Générer des jetons. Vous verrez l écran Générer des jetons. 2. Sélectionnez ou saisissez du texte dans les champs afin de spécifier : la langue cible du test géré par l administrateur de test (voir la remarque cidessous). l adresse e-mail de l administrateur de test demandant les jetons. le nombre de jetons requis par l administrateur de test. Remarquqe : Lorsque vous avez sélectionné la langue cible, le nombre de jetons disponibles pour des tests dans cette langue est indiqué sur la droite de l écran. Le nombre que vous entrez dans le champ Nbre de jetons ne doit pas être supérieur au nombre de jetons disponibles. 3. Cliquez sur le bouton Générer. Le système génère les jetons et les envoie à l adresse e-mail que vous avez spécifiée. Une fenêtre contextuelle apparaît affichant les identifiants des jetons. Suivre les tests et les jetons 1. Dans le menu sur le côté, cliquez sur le lien Informations concernant les commandes et l'utilisation. Vous verrez l écran Informations concernant les commandes et l'utilisation. 2. Affinez la recherche si vous le désirez et cliquez sur le bouton Rechercher. Un tableau de résultats de recherche, listant les résultats par langue apparaît avec cinq colonnes La colonne Quantité de la commande indique le nombre de tests que vous avez commandés. 7

3. La colonne Utilisation indique le nombre de jetons qui ont été générés pour ces tests. La colonne Solde (Balance) indique le nombre de tests commandés et pour lesquels des jetons n'ont pas été générés. Réactiver des jetons Une fois qu un jeton a été généré, aucune limite de temps n est imposée avant qu un candidat ne l utilise pour commencer un test. Une fois qu un candidat l a utilisé, le jeton reste «actif» uniquement durant huit heures. Il peut arriver qu un candidat commence un test, par exemple le soir, et ne le termine pas lors de cette même session. Si le candidat essaie de reprendre le test plus de huit heures après, par exemple le matin suivant, le jeton ne fonctionnera pas car il ne sera plus actif. Dans ce cas, vous pouvez réactiver le jeton, permettant au candidat de reprendre le test. Pour réactiver un jeton : 1. Dans le menu sur le côté, cliquez sur le lien Réactiver des jetons. Vous verrez l écran Réactiver des jetons. 2. Entrez ou collez le jeton dans le champ Jeton et cliquez sur le bouton Rechercher. 3. L écran suivant indiquera si ce jeton est toujours valide, si le test a été terminé, ou si le jeton a expiré, auquel cas vous aurez la possibilité de le réactiver. 4. Si vous voulez réactiver le jeton, cliquez sur le cercle d'option Oui et sur Sauvegarder. Ceci restaurera le jeton en état pour que le test puisse être repris là où il avait été arrêté. Remarque : le jeton ne sera pas restauré à un état «neuf» pour commencer un nouveau test. Suivre l état d un jeton Vous pouvez suivre les états de jetons que vous avez générés : Par exemple, si vous effacez par accident un e-mail contenant des jetons, vous souhaitez vérifier si ces jetons ont été utilisés et dans le cas contraire, les récupérer. Pour suivre des jetons que vous avez générés : 1. Dans le menu sur le côté, cliquez sur le lien Informations sur les états des jetons. Vous verrez l écran Informations sur les états des jetons. 2. Restreignez la recherche si vous le désirez et cliquez sur le bouton Rechercher. Vous verrez un tableau de résultats de recherche avec les colonnes suivantes : Jeton, Langue, Généré par, Généré le, Utilisé le, État. Les valeurs possibles en-dessous d États sont Utilisé, En cours d utilisation et Inutilisé. 8

3. 3.2 Candidats Visualiser les informations de base sur des candidats Pour visualiser les informations sur vos candidats ou sur des candidats d autres administrateurs de tests sauvegardées dans le système : 1. Dans le menu sur le côté, cliquez sur le lien Informations sur les candidats. Vous verrez l écran Informations sur les candidats. 2. Restreignez la recherche si vous le désirez et cliquez sur le bouton Rechercher. Vous verrez l écran détails CIS avec un tableau de résultats de recherche avec les colonnes suivantes : Prénom, Nom, Entreprise/Organisation, Pays. Visualiser plus d informations sur des candidats Pour visualiser plus d informations sur des candidats listés dans le tableau Résultats de recherche de l écran Voir détails CIS. 1. Cliquez sur le prénom d un candidat listé dans le tableau. Vous verrez l écran Voir archive du candidat. Veuillez noter que cette information ne peut être modifiée. Visualiser et imprimer les résultats des candidats Pour visualiser les résultats de test obtenus par vos candidats ou les candidats de vos clients : 1. Dans le menu sur le côté, cliquez sur le lien Visualiser et imprimer les résultats. Vous verrez l écran Afficher et Imprimer les résultats. 2. Affinez la recherche si vous le désirez et cliquez sur le bouton Rechercher. Vous verrez un tableau de résultats de recherche avec les colonnes suivantes : Nom du candidat, Jeton, Date du test et Résultat. 3. Une fois les résultats affichés, vous pouvez utiliser la colonne sélectionner sur la gauche pour choisir les candidats pour lesquels imprimer un compte-rendu de test. Vous pouvez également imprimer un Compte-rendu de groupe, affichant une vue résumée de tous les résultats. 4. Si vous souhaitez exporter les données vers une feuille de calcul, cliquez sur l icône Excel ; si vous souhaitez imprimer les données, cliquez sur l'icône Imprimante. 9

4. Tâches d Administrateur de test 4.1 Tests et jetons Etablir les conditions du test Vous pouvez établir les conditions suivantes concernant les tests : quelles informations les candidats doivent fournir lors de l enregistrement quelles autres informations les candidats peuvent fournir lors de l enregistrement si le test est limité dans le temps (75 min.) si les candidats voient un chronomètre sur leur écran lorsqu ils passent un test Pour établir les conditions : 1. Dans le menu sur le côté, cliquez sur le lien Options superviseur. Vous verrez l écran Options superviseur. 2. À gauche de la section de travail, sous Obligatoire, désélectionnez toute option d écran d enregistrement que vous ne souhaitez plus comme étant obligatoire. 3. À gauche de la section de travail, sous Visible, désélectionnez toute option d écran d enregistrement non-obligatoire que vous ne souhaitez plus voir disponible pour les candidats. 4. À droite de la section de travail, sélectionnez ou désélectionnez le Chronomètre. 5. À droite de la section de travail, sélectionnez ou désélectionnez la Limite de temps (30 min.). Suivre les tests et les jetons Voir «Suivre les tests et les jetons» dans la section 3.1. Visualiser l état d un jeton Pour voir combien de jetons votre Agent a généré, combien vous en avez utilisé et combien sont toujours disponibles dans les langues cibles données : 1. Dans le menu sur le côté, cliquez sur le lien Afficher l état d un jeton. Vous verrez l écran Afficher l état d un jeton. 2. Affinez la recherche si vous le désirez et cliquez sur le bouton Rechercher. Vous verrez un tableau de résultats de recherche avec les colonnes suivantes : Langue, Solde d ouverture, Jetons générés, Jetons utilisés, Solde de fermeture (combien il y a de jetons restants disponibles dans cette langue).

4. Suivre l état d un jeton Voir «Suivre les tests et les jetons»dans la section 3.1. 4.2 Candidats Visualiser et imprimer les résultats des candidats Voir «Visualiser et imprimer les résultats des candidats» dans la Section 3.2 5. Le test du candidat Une fois prêt à passer le test, le site web de test du candidat doit être chargé sur l ordinateur à utiliser, et à partir de cette page le candidat doit sélectionner la langue dans laquelle afficher les instructions du test. Dans la page suivante, les candidats peuvent choisir de visualiser les instructions, ou démarrer leur test. Il devrait être recommandé aux candidats non familiers avec les tests informatiques de visualiser les instructions avant de démarrer leur test, en cliquant sur le bouton INSTRUCTIONS. Une fois prêts, les candidats doivent alors cliquer sur le bouton TEST ; ils seront amenés à la page de saisie du jeton. Le candidat devra alors saisir le numéro de jeton qui lui a été fourni et le test commencera. Avant de commencer un test, assurez vous que l ordinateur utilisé a été configuré correctement en suivant les directives de l Annexe B. 6. Foire aux questions Q. Je suis un client indirect. Pourquoi est-ce que je ne peux pas voir toutes les options dans le menu sur le côté? A. Êtes-vous connecté en tant qu'administrateur de test? Si c est le cas, reconnectez vous en tant que client indirect. 11

4. Q. Mon candidat n entend rien lorsqu il essaye de passer un test A. Installez la dernière version d Adobe Flash Player sur le PC du candidat. Vérifiez également que la fonction de contrôle du volume de l ordinateur est réglée sur un niveau approprié, que la fonction «Muet» n est pas sélectionnée et que la carte son est correctement configurée. Annexe A : Caractéristiques techniques pour les ordinateurs avec BULATS en ligne Minimum Recommandé Processeur Pentium II 400 MHz Pentium III 800 MHz ou plus rapide RAM 256 Mo 512 Mo ou plus Espace disque dur disponible 2 Go 4 Go ou plus Système d exploitation Windows 2000 Pro Windows XP Pro ou plus récent Connexion à Internet 512 kbps 512 kbps ou plus rapide Internet Explorer v 7 v 7 ou plus récente Adobe Acrobat v 6 v 6 ou plus récente Adobe Flash Player v 9.0 v 9.0 ou plus récente Microsoft Excel 2002 2002 ou plus récent Autre Carte son et écouteurs Carte son et écouteurs Annexe B : Configurer Internet Explorer sur les ordinateurs des candidats Si Internet Explorer 7 n est pas configuré correctement pour BULATS en ligne, vous pourrez rencontrer des problèmes de ce type : 12

Le test ne démarre pas lorsque les candidats saisissent leurs jetons. Internet Explorer affiche un message de sécurité référant à un presse-papiers local. Internet Explorer affiche des messages de bloqueur de fenêtres intempestives et des avertissements de scripts. Pour éviter ces problèmes, suivez les étapes ci-dessous. Si vous utilisez Internet Explorer 6 et rencontrez des problèmes, des étapes similaires peuvent vous aider. Paramétrer BULATS en ligne en tant que site de confiance 1. Dans Internet Explorer 7, ouvrez le menu Outils et choisissez Options Internet. 2. Dans l onglet Sécurité, cliquez sur l icône «Sites de confiance» et ensuite le bouton Sites (Internet Explorer 7). 3. Entrez l adresse suivante dans le champ «Ajouter ce site web à la zone» : https://bulatsonline.org. 4. Cliquez sur le bouton Ajouter. 5. Cliquez sur le bouton OK. Diminuer le paramètre du bloqueur de fenêtres intempestives 1. Dans Internet Explorer 7, ouvrez le menu Outils et choisissez Options Internet. 2. Dans l onglet Confidentialité, déplacez le curseur sur la position moyennement inférieure. 3. Cliquez sur le bouton Paramètres. 4. Entrez l adresse suivante dans le champ «Adresse du site web à autoriser» : https://www.bulatsonline.org. 5. Cliquez sur le bouton Ajouter. 6. Cliquez sur le bouton OK. Autoriser l accès au presse-papiers local 1. Dans Internet Explorer 7, ouvrez le menu Outils et choisissez Options Internet. 2. Dans l onglet Sécurité, cliquez sur le bouton Niveau personnalisé. 3. Descendez jusqu à la section Scripting. 4. Sous «Autoriser l accès des programmes presse-papiers», sélectionnez Activer. (Dans Internet Explorer 6, cette option s appelle «Permettre les opérations de collage via le script») 13

5. Cliquez sur le bouton OK. 6. Cliquez à nouveau sur le bouton OK. 14