MARCHÉ PUBLIC DE TCHNIQUES DE L INFORMATION DE DE LA COMMUNICATION Mise en place et maintenance d un logiciel de gestion de projets et de gestion du temps. N de marché (À compléter par le pouvoir adjudicateur) 1 5 M S 1 4 T I C CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIÈRES À RENSEIGNER Important : Les candidats sont informés que l information aux candidats non retenus (rejet de la candidature ou rejet de l offre) pourra être effectuée par voie dématérialisée sous la forme d un courrier signé électroniquement, ce quelle que soit la modalité de remise des plis par le candidat, au moyen du profil acheteur : http://ast-innovations.com/marches-publics/ Aussi, il est précisé que les candidats doivent obligatoirement renseigner ci-après une adresse de messagerie électronique valide à laquelle seront envoyés ces courriers : @ Cette adresse est également susceptible d être utilisée pour une éventuelle notification du marché par voie électronique, que l offre retenue soit électronique ou papier.
CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIÈRES POUVOIR ADJUDICATEUR : SATT AQUITAINE 166, COURS DE L ARGONNE 33000 BORDEAUX Ci-après Aquitaine Science Transfert ADRESSE DE CORRESPONDANCE : AQUITAINE SCIENCE TRANSFERT Centre Condorcet 162, avenue du docteur Albert Schweitzer 33600 PESSAC OBJET DU MARCHÉ : Le présent marché a pour objet la mise en place et maintenance d un logiciel de gestion de projets et de gestion du temps. MODE DE PASSATION ET FORME DE MARCHÉ : Marché public passé selon une procédure adaptée, en application de l article 10 du décret 1742 du 30/12/2005. DATE LIMITE DE RÉCEPTION DES OFFRES : VENDREDI 09 OCTOBRE A 16H00 CCTP Page 2/6
SOMMAIRE Article 1. Parties contractantes... 4 Article 2. Objet du marché... 4 Article 3. Forme du marché... 4 Article 4. Durée du marché... 4 Article 5. Pièces constitutives du marché... 5 Article 6. Description de l étude... 5 Article 7. Matériel et données fournies au laboratoire... 11 Article 8. Modalités d exécution... 11 Article 9. Litiges... 12 CCTP Page 3/6
ARTICLE 1. PARTIES CONTRACTANTES 1. 1. LE REPRESENTANT DU POUVOIR ADJUDICATEUR Aquitaine Science Transfert est représentée par sa Présidente, Mme Maylis CHUSSEAU. 1. 2. LE TITULAIRE Les attributaires du marché seront désignés ci-après comme les titulaires. Dans l hypothèse d une cotraitance, les cotraitants sont solidaires, chacun est engagé financièrement pour la totalité du marché. L un d entre eux, désigné dans l acte d engagement comme mandataire, représente l ensemble des cotraitants vis-à-vis d Aquitaine Science Transfert. Si le marché ne désigne pas de cotraitant mandataire, celui qui est cité le premier dans l acte d engagement est considéré comme mandataire des cotraitants. ARTICLE 2. OBJET DU MARCHE 2. 1. OBJET DU MARCHÉ Le présent marché a pour objet la mise en place et la maintenance d un logiciel de gestion de projets et de gestion du temps. 2. 2. NOMENCLATURE COMMUNAUTAIRE (CPV) : 72212331-8 : Services de développement de logiciels de gestion de projet. 72212450-8 : Services de développement de logiciels d'enregistrement des horaires ou de logiciels de gestion des ressources humaines. ARTICLE 3. FORME DU MARCHE Marché public passé selon une procédure adaptée, en application de l article 10 du décret 1742 du 30/12/2005. Le pouvoir adjudicateur se réserve la possibilité de négocier. ARTICLE 4. DUREE DU MARCHE Le présent marché est conclu pour une durée de 4 années fermes. Le délai d exécution du développement du logiciel ne devra pas dépasser 5 mois. CCTP Page 4/6
ARTICLE 5. PIECES CONSTITUTIVES DU MARCHE Le marché est constitué des documents contractuels énumérés ci-après par ordre de priorité décroissante : - L Acte d Engagement et ses annexes fournies par le candidat ; - Le Cahier des Clauses Administratives Particulières TIC/PI (CCAP) ; - Le présent Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP), daté et signé dont l exemplaire original conservé dans les archives de Aquitaine Science Transfert fait seul foi ; - L offre tarifaire détaillée du candidat ; - Le planning de réalisation détaillé du candidat ; - Le mémoire technique du candidat, dans lequel seront exposées les spécificités techniques du logiciel, un support de présentation, les références du candidat. En cas de contradiction entre les clauses des différents documents contractuels du marché, la clause à retenir est celle figurant sur le document de priorité supérieure. ARTICLE 6. DESCRIPTION DE LA PRESTATION L objet de la prestation est d acquérir un logiciel permettant : Suivi spécifique du portefeuille projets de maturation : suivre projet par projet et globalement l activité de maturation ; Suivi d activités autres : possibilité de saisir des activités autres que le suivi des projets de maturation telles que la fourniture de prestations externes, l organisation d évènements ; Remplacer l actuel «timesheet» (système de fiches de temps) et gérer l occupation des ressources RH en général. Eléments de volumétrie de l entreprise : minimum 40 personnes ; 30 nouveaux projets de maturation par an pour un portefeuille actuel d une soixantaine de projets (chiffre susceptible d évoluer) ; Une vingtaine d activités / an pouvant faire l objet d une approche projet (prestations, organisation d évènements ). 1. Suivi collaboratif des projets de maturation La solution doit permettre : L allocation de ressources par projet : o Ressources RH internes SATT : approche collaborative par équipe projet, o Ressources RH Ingénieurs maturation (CDD liés au projet). o Ressources de fonctionnement : matériels, consommables, déplacements, sous-traitance L allocation des montants positionnés dans le temps, associés à l utilisation de ces ressources (RH et autres). CCTP Page 5/6
Le suivi individuel : o par RH : du taux d activité individuel des salariés, de la répartition par service, tâche, de la gestion et de la priorisation des tâches. o par projet : de l état d avancement dans le temps : Gantt, tableau de bord d avancement, par gestion d alertes, assignation de tâches, emails, Le Suivi financier des dépenses et des recettes pour le budget et le réalisé : o par projets, o par Chargé de projet, o Par Direction / processus ; o consolidé : gestion financière du portefeuille global de projets. La facilité d utilisation et l ergonomie seront privilégiées, notamment dans le cadre de la manipulation / création des diagrammes Gantt. La structure des Gantt projets devra pouvoir se faire d une manière homogène : le système doit pouvoir permettre l usage de briques permettant de créer facilement des projets sur la base de trames spécifiques prédéfinies, paramétrées à la livraison de la solution, comportant à minima l arborescence ci-dessous et le pré-positionnement d actions et leurs coûts associés. Après avoir sélectionné ces briques, l utilisateur doit pouvoir facilement repositionner les actions dans le temps et modifier les montants alloués. Des éléments plus précis pourront être ajoutés au cas par cas après le niveau d arborescence «imputation détail :». CCTP Page 6/6
Les administrateurs doivent être en mesure de créer / modifier les briques et l ensemble de leurs constituants. 2. Suivi collaboratif des activités hors maturation La solution doit permettre de saisir des activités autres que le suivi des projets de maturation telles que la fourniture de prestations externes, l organisation d évènements La solution doit permettre de consolider certaines de ces activités par typologies (prestations globalisées, suivi des salons ). CCTP Page 7/6
La gestion des RH devra tenir compte de manière consolidée des RH allouées à cette typologie d activités, des projets de maturation tels décrits au point 1 et de toutes les autres activités de l ensemble collaborateurs de la société. Les fonctionnalités d allocation de ressources, de reporting et autres, doivent être les mêmes que celles requises pour le suivi des projets de maturation (cf. point 1). CCTP Page 8/6
3. Remplacer l actuel système de fiches de temps et de gérer l occupation des ressources RH en général Actuellement le temps RH est saisi dans une base SQL avec la structure ci-dessous qui devra être paramétrée lors de la livraison de la solution : CCTP Page 9/6
Les administrateurs doivent être en mesure de créer / modifier les arborescences. L objectif est qu il soit saisi dans la solution en respectant ce niveau d analyse, sachant que certains de ces items doivent être alloués ou provenir des activités faisant l objet d un suivi spécifique (projets, prestations en bleu ci-dessus) ; d autres doivent être renseignés avec un numéro de dossiers pré-saisi dans l outil (références de projets, de contrats générées par l outil métier «Logival») à des fins de reporting (en vert ci-dessus); et d autres ne sont rattachés à aucun document spécifique (overhead, congés, formations ). La base doit pouvoir gérer des unités de temps classiques, leur valorisation doit être paramétrable individuellement au niveau des ressources RH (taux horaires de référence). Il doit être possible de paramétrer / plafonner le temps saisi par chaque collaborateur a minima sur une base hebdomadaire. L outil de suivi de temps doit être capable de consolider 100% du temps RH Interne issu des trois grandes typologies ci-dessus. Des reporting pourront être fait par personne, projet / activité, Direction, Processus (au sens qualité ISO du terme : un collaborateur dépend d une direction, une action d un collaborateur d un processus). 4. Divers : 4.1. Reprise de données : La solution est pressentie pour être le «data warehouse» du suivi financier des activités de la société (projets de maturation et hors maturation, prestations, propriété intellectuelle, suivi RH ). A ce titre : Des liens / passerelles devront être mis en place vers des solutions tierces (SAGE, Logival, Gem32 ) ; Il sera nécessaire de récupérer des historiques de données (dépenses, budgets engagés, Gantt et données des projets engagés (60), historiques des fiches de temps ), qui existent sous forme de tableaux Excel (10). 4.2. Sécurité : Le prestataire devra fournir l assurance de la sécurité et du respect de la confidentialité des données (accès limité par IP / VPN, backup sécurisé ). L hébergement sera assuré soit par le prestataire dans un environnement sécurisé en France, soit par un partenaire tiers au libre choix du commanditaire. 4.3. Formation : plan de formation post déploiement (reprise des données et paramétrages personnalisés inclus) à préciser en fonction : Fonctionnalité Fiche de temps : 40 collaborateurs minimum; Fonctionnalité gestion de projet : 20 utilisateurs et 20 «contributeurs» ; CCTP Page 10/6
4.4. Reporting Global : Administrateurs : 2. A tous niveaux d analyse, la solution devra permettre de fournir facilement des rapports standards et paramétrables par les utilisateurs afin de faciliter l analyse de l activité par personne, projet, direction, processus et consolidée, que ce soit d un point de vue RH ou financier. Il sera possible d exporter ces rapports sous les principaux formats (Doc, PDF, XLS, JPG ). Elle permettra aussi la mise en place et le suivi d indicateurs personnalisables «de risques». 4.5. Gestion documentaire : La solution devra être capable de gérer la documentation liée aux projets. Notamment en permettant d uploader / classer par action les documents importants pour le suivi du projet (compte rendu de work packages, livrables divers ). 4.6. Gestion des utilisateurs : La solution devra permettre de différencier par utilisateur (login) différents droits d accès aux contenus : lecture seule, modification, masqué. 4.7. Pérennité de la solution : Le prestataire doit pouvoir être en mesure de fournir des éléments démontrant la pérennité de l outil. Il garantira le maintien de celui-ci sur une période d au moins 5 ans après sa mise en œuvre. 4.8. La période de déploiement souhaitée est le 31/03/2016. ARTICLE 7. MATERIEL ET DONNEES FOURNIES AU PRESTATAIRE Les données relatives à l importation de l historique seront fournies au prestataire lors de l implémentation de la solution. Les contacts techniques des solutions tierces seront remis au prestataire pour les besoins de l implémentation. ARTICLE 8. MODALITES D EXECUTION CCTP Page 11/6
Le présent contrat est un contrat avec obligation de résultat. Les correspondances relatives au marché sont rédigées en français. Le service «Transfert» du pouvoir adjudicateur est l interlocuteur du titulaire pour la réalisation des prestations faisant l objet du présent marché : SATT AQUITAINE AQUITAINE SCIENCE TRANSFERT Centre Condorcet 162 avenue du Docteur Albert Schweitzer 33600 PESSAC Il communiquera aux titulaires le nom de la personne chargée du suivi de l exécution des prestations lors de la notification du marché. ARTICLE 9. LITIGES Les litiges éventuels sont réglés par les lois et règlements du droit français. Tout litige pouvant intervenir au cours de l exécution du marché et ne pouvant être traité à l amiable sera de la compétence du Tribunal administratif de Bordeaux 9, rue Tastet, 33000 Bordeaux. Les litiges pouvant naître de l exécution du marché seront soumis aux chapitre 6 du CCAP- TIC/PI. Les décisions peuvent, après un recours administratif préalable obligatoire, faire l objet d un recours contentieux dans le délai de deux mois qui suit la décision prise sur recours administratif. Cette décision sera déférée au tribunal administratif de Bordeaux par un recours de plein contentieux ouvert aux parties en cas de contestation dans l exécution du marché. Le candidat dont l offre a été rejetée peut saisir le juge des référés par le biais d un référé précontractuel (article L551-1 CJA) avant la signature du contrat ou sous 31 jours à compter de la notification du marché, par le biais d un référé contractuel (L551-13 CJA) ou enfin exercer un recours de plein contentieux dans les deux mois suivant l attribution. Ce recours peut être assorti le cas échéant d un référé suspension (L521-1 CJA). A, Le Le titulaire CCTP Page 12/6