CS/95/24 DELIBERATION N 95/48 DU 12 SEPTEMBRE 1995 RELATIVE A UNE DEMANDE DE L'OFFICE NATIONAL D'ALLOCATIONS FAMILIALES POUR TRAVAILLEURS SALARIES (ONAFTS) VISANT A ETRE AUTORISE, AINSI QUE L'ENSEMBLE DES CAISSES D'ALLOCATIONS FAMILIALES, A COMMUNIQUER CERTAINES DONNEES SOCIALES A CARACTERE PERSONNEL CONCERNANT LES ATTRIBUTAIRES OU LES ALLOCATAIRES D'ALLOCATIONS FAMILIALES, A DES EMPLOYEURS ET A DES SECRETARIATS SOCIAUX, A DES ORGANISMES ASSUREURS, A DES SOCIETES DE LOGEMENT. Vu la loi du 15 janvier 1990 relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-carrefour de la sécurité sociale, notamment les articles 14 et 15; Vu la demande introduite par l'onafts, par lettres du 28 février 1995 et du 15 juin 1995; Entendu Monsieur F. Ringelheim en son rapport; Objet et justification de la demande L'ONAFTS demande l'autorisation, pour lui-même et pour l'ensemble des caisses d'allocations familiales, d'effectuer les communications suivantes, de données sociales à caractère personnel: 1.Communications aux employeurs des attributaires et allocataires, afin de leur permettre d'informer ces derniers sur leurs droits aux allocations familiales. 2.Communications faites à des employeurs ou à leurs mandataires (secrétariats sociaux), de données sociales à caractère personnel dont dépend l'octroi d'avantages extralégaux ou de libéralités, liées à la qualité de bénéficiaires d'allocations familiales; 3.Communications de certaines données sociales à caractère personnel, à des employeurs ou à des secrétariats sociaux, à leur demande, en vue de l'application par ceux-ci des lois sociales ou des lois relatives aux impôts directs. 4.Communications faites aux mutualités et aux sociétés de logement, en faveur d'enfants bénéficiaires, afin que les familles des enfants bénéficiaires d'allocations familiales puissent obtenir des réductions diverses ou conserver certains avantages sociaux; Pour ce qui concerne les employeurs, les secrétariats sociaux et les sociétés de logement, il s'agit de communications en dehors du réseau de la sécurité sociale, nécessitant une autorisation de principe du Comité de surveillance, par application de l'article 15, alinéa 2 de la loi du 15 janvier 1990 sur la Banque-carrefour;
Pour ce qui concerne les organismes assureurs, il s'agit de communications au sein du réseau de la sécurité sociale, nécessitant une autorisation de principe du Comité de surveillance, en vertu de l'article 15, al. 1 de la loi du 15 janvier 1990. Examen de la demande A. Communication aux employeurs des attributaires afin de leur permettre d'informer ces derniers sur leurs droits aux allocations familiales. L'ONAFTS rappelle que tout employeur assujetti aux lois coordonnées relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés est tenu de faire parvenir à l'organisme d'allocations familiales auprès duquel il est affilié, au terme de chaque trimestre civil, une déclaration (modèle G), qui reprend, selon des informations codifiées, la situation socio-professionnelle des membres de son personnel attributaires d'allocations familiales. Certains organismes d'allocations familiales, dans un esprit de service social, communiquent aux employeurs certaines données sociales à caractère personnel, afin que ceux-ci informent directement les attributaires sur la situation de leurs dossiers d'allocations familiales. L'ONAFTS demande, au nom de l'ensemble des organismes d'allocations familiales tombant sous sa juridiction l'autorisation de communiquer aux employeurs, mensuellement, sur un formulaire dont le modèle serait rendu obligatoire, les données suivantes: - nom et prénom de l'attributaire, - paiement effectué, - dossier en examen, - paiement suspendu. L'employeur joue un rôle fondamental dans le système des allocations familiales régi par les lois coordonnées du 19 décembre 1939. La qualité d'attributaire des allocations familiales est liée à son occupation au travail par un employeur (article 51). Les informations relatives aux prestations de travail visées à l'article 53 des lois coordonnées, sont transmises aux caisses d'allocations familiales, par les employeurs. La circulaire ministérielle 158 du 12 mai 1958 prévoit, à l'art. 9, que les employeurs sont considérés comme responsables des retards apportés dans la fourniture ou la transmission à la Caisse, des renseignements et déclarations qui leur sont confiés par les attributaires. L'employeur est dès lors nécessairement informé sur les éléments essentiels de la situation des attributaires, au point de vue des allocations familiales. Compte-tenu du rôle d'intermédiaire assumé par l'employeur, en matière d'allocations familiales, la demande de l'onafts paraît justifiée, elle est conforme aux intérêts bien compris des attributaires des allocations familiales, sans porter préjudice à la protection de leur vie privée.
Par application de l'article 14, 1 de la loi du 15 janvier 1990, les communications pourront s'effectuer directement aux employeurs à condition que les travailleurs concernés aient donné leur consentement exprès. B. Demande ayant pour objet la communication de données sociales à caractère personnel à des employeurs ou à leurs mandataires (secrétariats sociaux). L'ONAFTS expose que certains employeurs octroient des avantages extra-légaux aux membres de leur personnel qui perçoivent des allocations familiales. Ces avantages sont prévus par contrat, par convention collective du travail ou constituent de pures libéralités. Ils sont octroyés aux membres du personnel qui justifient, selon les cas, de la qualité d'attributaire, d'allocataire ou de parents d'enfants bénéficiaires. Ils consistent notamment en primes d'études, de communion, de rentrée des classes, de Saint-Nicolas, de Noël, etc. L'ONAFTS demande l'autorisation pour lui-même et pour l'ensemble des caisses d'allocations familiales, de communiquer, à cet effet, les données sociales suivantes, à condition que l'employeur justifie que ces données sont nécessaires pour l'octroi des avantages extra-légaux: -la qualité d'attributaire, le numéro d'ordre, le nom et prénom, la période de référence -la qualité d'allocataire, le numéro d'ordre, le nom et prénom, la période de référence -la qualité d'enfant bénéficiaire (id.) -le montant des allocations familiales -le nombre d'enfants bénéficiaires. Les communications de données se feront soit sur support papier, soit sur support magnétique. L'ONAFTS fait valoir que les employeurs interviennent déjà comme intermédiaires dans le secteur des allocations familiales: ils recueillent et transmettent aux caisses d'allocations familiales les renseignements qui leurs sont confiés par les attributaires, ils déclarent les journées de travail et les journées assimilées. L'ONAFTS signale que le nombre d'employeurs accordant les avantages extra-légaux ou les libéralités mentionnées ci-dessus, est relativement peu élevé, s'agissant essentiellement de grandes entreprises. En revanche, les attributaires concernés sont assez nombreux, de sorte que l'envoi d'attestations individuelles à chacun d'eux alourdirait sensiblement la charge administrative des entreprises. L'ONAFTS déclare que les Caisses d'allocations familiales seront tenues de réclamer à chaque employeur ou secrétariat social concerné, une déclaration indiquant: la nature de l'information demandée, sa fréquence, sa finalité, la disposition contractuelle (contrat d'emploi, ou convention collective du travail) prévoyant les avantages sociaux qui justifient les communications de données. La demande de l'onafts paraît justifiée par des finalités déterminées et légitimes, à savoir l'octroi d'avantages sociaux liés au statut d'attributaire ou d'allocataire d'allocations familiales des personnes concernées. Il est permis de considérer que ces communications de données ne portent pas atteinte à la vie privée des assurés sociaux concernés. Les données à communiquer
paraissent adéquates, pertinentes et non excessives par rapport à ces finalités. Dans la mesure où les communications sont faites à un secrétariat social intervenant en qualité de mandataire de l'employeur, il faut qu'il s'agisse d'un secrétariat social agréé. Par application de l'article 14, 1, les communications pourront s'effectuer directement aux employeurs ou aux secrétariats sociaux, à condition que les travailleurs concernés aient donné leur consentement exprès. C. Communication de certaines données sociales à caractère personnel à des employeurs ou à des secrétariats sociaux agréés, en vue de l'application des lois sociales ou des lois relatives aux impôts directs. L'ONAFTS ainsi que les Caisses d'allocations familiales souhaitent pouvoir communiquer aux employeurs ou aux secrétariats sociaux qui le demandent, des données sociales à caractère personnel ayant trait à la situation familiale des attributaires, afin de leur permettre d'appliquer plus efficacement les lois sociales (calcul du montant des cotisations) ou fiscales (détermination des retenues de précompte professionnel). Les informations à communiquer sont les suivantes: - nom et prénom de l'attributaire - numéro d'ordre auprès de l'employeur - nombre d'enfants bénéficiaires dans le ménage - mutation:- arrivée d'enfants bénéficiaires - départ d'enfants bénéficiaires. Les communications se font soit sur support papier, soit, à la demande, sur support magnétique. Il s'agit de communications justifiées par l'application de la législation sociale ou fiscale aux attributaires d'allocations familiales. En vertu de l'article 14, 2 les communications pourront s'effectuer directement aux employeurs ou aux secrétariats sociaux. D. Communication de certaines données sociales à caractère personnel à des institutions ou à des organismes, afin que les familles d'enfants bénéficiaires d'allocations familiales puissent obtenir certaines réductions ou conserver le bénéfice de certains droits sociaux. Il s'agit de la communication d'attestations destinées aux mutualités ou à des sociétés de logement donnant droit à certaines réductions. Les attestations destinées aux mutualités ont pour but de permettre aux familles concernées de conserver leurs droits aux prestations de mutuelle pour les enfants de plus de dix-huit ans, les enfants handicapés et les orphelins (application de l'arrêté royal du 4 novembre 1963 portant exécution de la loi du 9 août 1963 relative à la réglementation de l'assurance obligatoire de soins
de santé ainsi que des lois coordonnées du 14 juillet 1994 concernant l'assurance obligatoire des soins de santé). Il s'agit d'une communication de données au sein du réseau de la sécurité sociale, par l'intermédiaire de la Banque-carrefour d'une part, et du Collège intermutualiste d'autre part. Les données communiquées sont les suivantes: -nom et prénom(s), adresse de l'attributaire et/ou de l'allocataire, -numéro du dossier, - nom et prénom(s) des enfants bénéficiaires, - leur date de naissance, - éventuellement, mention de l'existence d'un handicap au sens où l'entend l'article 63 des lois coordonnées, - éventuellement, mention que l'enfant concerné est orphelin. Ces communications répondent à des finalités légitimes et reposent sur une base légale. La demande est justifiée par l'intérêt des assurés sociaux concernés. Les communications destinées aux sociétés de logement ont pour but de permettre aux assurés sociaux concernés de bénéficier de réductions de loyer. Ces communications sont certes faites dans l'intérêt des assurés sociaux. Toutefois, s'agissant de communications faites en dehors du réseau, elles devront se faire par l'intermédiaire de la Banque-carrefour conformément à l'article 14, alinéa 1 de la loi du 15 janvier 1990. Pour ces motifs, Le Comité de surveillance Autorise l'onafts ainsi que les caisses d'allocations familiales tombant sous sa juridiction, d'effectuer les communications de données sociales à caractère personnel faisant l'objet de la demande, suivant les modalités fixées ci-dessus. Préalablement à l'exécution des communications hors réseau visées par la présente autorisation, l'onafts communiquera au Comité de surveillance une circulaire arrêtant les conditions auxquelles les communications visées peuvent être faites, rappelant le respect rigoureux des principes de finalité, de pertinence et de proportionnalité, indiquant avec précision les mesures de sécurité de l'information qui doivent être mises en oeuvre ainsi que les procédures de contrôle qui seront définies par le service du contrôle extérieur de l'onafts. Cette circulaire, après l'avis du Comité, sera adressée à toutes les Caisses d'allocations familiales. F. Ringelheim, Président.