Kiwanis est une organisation internationale de bénévoles qui se vouent à changer le monde, un enfant et une communauté à la fois.

Manuel des officiers Pour les secrétaires, trésoriers, présidents et lieutenantsgouverneurs Kiwanis International Leadership Guide 1

Énoncé de mission Kiwanis est une organisation internationale de bénévoles qui se vouent à changer le monde, un enfant et une communauté à la fois. Objectif et valeurs OBJECTIF Améliorer la vie d autrui dans le monde entier par l intermédiaire du leadership et du service VALEURS Engagement envers les objectifs de Kiwanis Engagement envers la diversité Engagement envers les clubs, qui sont le véhicule principal pour le service et la convivialité Dévouement envers les enfants, les familles et les communautés dans le monde entier Ouverture sur l échange d idées Réponse aux besoins des membres Engagement envers la formation de leaders, jeunes et adultes Ce guide des officiers contient des renseignements utiles pour un grand nombre de leaders de division et de club. Un exemplaire sera fourni à chaque secrétaire, trésorier, président et lieutenant-gouverneur. Veuillez fournir les copies des pages les concernant aux autres leaders de club. Vous pourrez télécharger et imprimer des exemplaires supplémentaires du guide à l adresse suivante : www.kiwanisone.org (voir le fichier de documents téléchargeables en français.) Vous pourrez trouver d autres ressources liées au leadership, en particulier un calendrier mensuel des tâches à effectuer et des événements en cliquant sur le macaron «Lead» du site www.kiwanisone.org.

Table des matières 1 Secrétaire 9 Trésorier 19 Président 49 Lieutenant-gouverneur 69 Documents de référence 91 Index

SECRÉTAIRE Votre diligence et votre passion pour Kiwanis ont inspiré vos amis Kiwaniens, qui vous ont confié le poste le plus important du club. C est en maintenant une liste exacte des membres, en prenant des notes officielles lors des réunions, et en établissant des liens dans la communauté que votre club demeurera stimulé et engagé. Et votre équipe de leaders n en sera que plus forte et efficace, grâce à vos qualités de communication et votre savoir-faire. Le monde avance si rapidement qu'il se peut fort que lorsqu'une personne estime que quelque chose ne peut être accompli, elle est interrompue par une autre personne qui elle s'est déjà mise à la tâche. Citation anonyme Recherchez d autres ressources à la page : www.kiwanisone.org. 3636 Woodview Trace Indianapolis, IN 46268 USA 317-875-8755, poste 411, numéro gratuit, USA et Canada : 800-KIWANIS, poste 411 GIGR-509-3

SECRÉTAIRE Par son travail de gestion des affaires du club et grâce à sa collaboration étroite avec le président et le conseil de direction, le secrétaire permet un bon fonctionnement du club. Les statuts de club spécifient que le secrétaire est un officier du club et membre du conseil de direction, ce qui lui permet de participer à tous les débats du conseil et de voter sur toute question présentée par un officier. Les devoirs de base sont décrits à l article VI du texte standard des statuts de club. ROLE : Secrétaire BÉNÉFICIANT DU SOUTIEN : du président, du conseil de direction et du lieutenant-gouverneur SYNTHÈSE DE SON ROLE : il gère les affaires du club et en garantit le bon fonctionnement. Le secrétaire travaille en étroite coopération avec le président et le conseil de direction. Il est responsable de la gestion des archives et registres du club et doit être prêt à pouvoir en documenter les éléments pertinents pour un bon fonctionnement du club. Au titre de cette gestion, il doit rédiger les procès-verbaux et tenir le registre de présence de toutes les réunions du club et du conseil. QUALIFICATIONS : Ce doit être un meneur capable de : documenter ce qui se passe lors des réunions en en établissant le procès-verbal ; suivre l'évolution des adhésions et tout autre renseignement utile ; signaler l'évolution du nombre de membres et communiquer sans délai à Kiwanis International la correspondance et tous les rapports officiels ; travailler en étroite coopération avec le président et le conseil de direction ; gérer le temps ; établir des relations avec les représentants de la communauté ; montrer l exemple ; œuvrer pour le changement ; utiliser la suite bureautique Microsoft Office. 2 www.kiwanisone.org 800-KIWANIS

RESPONSABILITÉS : gérer et tenir à jour les registres et archives du club, y compris la liste des membres et la liste des personnes présentes aux réunions. à tout moment s assurer que les registres et archives du club sont disponibles pour consultation par le président, le conseil de direction ou toute autre entité y étant autorisée ; rédiger le procès-verbal des réunions de club, du conseil de direction et des comités ; soumettre toutes les factures au conseil de direction pour approbation ; transmettre toutes les communications du district ou de Kiwanis International aux officiers concernés, aux comités et aux membres du club ; faire parvenir la pochette «General Liability Risk Management» (Gestion des risques Assurance de responsabilité civile) au responsable de la sécurité ; répondre sans tarder au courrier et remettre tous les rapports officiels demandés par le district ou par Kiwanis International ; faire parvenir les rapports au club selon les instructions du président ou du conseil de direction ; faire parvenir les rapports (mensuels, trimestriel, etc.) au district ; accomplir tout autre devoir ou responsabilité liés au poste ou qui pourraient être attribués par le président ou le conseil de direction ; effectuer les commandes au magasin Kiwanis ; remettre des obligations à long terme dont la forme et le montant sont stipulés par les régulations locales ; s acquitter de toute autre obligation telle que documentée dans le texte standard des statuts de club. DOSSIERS DE LA RESPONSABILITÉ DU SECRÉTAIRE : Correspondance du conseil de direction Correspondance des comités Renseignements sur les congrès Correspondance du district Bulletins du district Correspondance de Kiwanis International Correspondance des lieutenants gouverneurs Correspondance des membres Correspondance, registres divers, etc. Bulletins officiels de Kiwanis International Correspondance du président Documents et communications des programmes de service et de leadership Catalogue, factures, copies des commandes du magasin de la famille Kiwanis Kiwanis International Leadership Guide 3

DOSSIERS PERMANENTS DE LA RESPONSABILITÉ DU SECRÉTAIRE : Ces dossiers sont composés de documents qui doivent être transmis soit (1) au secrétaire successeur, soit (2) à la personne chargée de tenir les dossiers permanents du club. Exemples de dossiers permanents : documents et rapports officiels qui concernent l organisation et l incorporation du club, tout document ou rapport officiel en rapport avec la fondation d un club, rapports financiers et chèques annulés, liste des officiers et présidents de comités, date d adhésion et de démission d anciens membres et tout autre document ayant une signification historique. Rapports annuels du club des années précédentes Procès-verbaux des réunions du conseil de direction Bulletins du club Statuts du club Procès-verbaux des réunions du club Dates d adhésion et d annulation d adhésion d anciens membres Documents et renseignements relatifs au passé du club Legion of Honor (légion d honneur de Kiwanis) Nom des personnes ayant le statut de membre à vie Paiement des frais et cotisations Membres : registre à jour et renseignements biographiques Formulaires de Kiwanis International sur les membres actuels Rapports annuels de facturation Factures 4 www.kiwanisone.org 800-KIWANIS

Ressources Procès-verbaux des réunions du conseil de direction Exemple de format Le conseil de direction du club Kiwanis de s est réuni (indiquer le lieu) le La réunion a été présidée par et les membres du conseil suivants étaient présents: Autres personnes présentes : Déroulement de la réunion Notes Approbation du procès-verbal de la réunion précédente Rapport du trésorier compte administratif compte service Rapports des comités permanents et extraordinaires Reprise des dossiers non achevés Nouvelles affaires Évaluation du club Division District International Fin de la réunion Kiwanis International Leadership Guide 5

Ressources Réunions de club Exemple d ordre du jour RESPONSABLE HEURE DE DÉBUT HEURE DE FIN Cérémonie d ouverture (hymne, message d inspiration ou de bienvenue, au choix). Présentations (visite d officiers, de nouveaux membres, de membres d un autre club, autres invités). Examen de la correspondance envoyée au club Annonces actions prises par le conseil projets réunions Rapports des présidents de comité Reconnaissance des membres cérémonie d intronisation récompenses reçues publicité presse écrite anniversaires de naissance anniversaires d adhésion réalisations du club accueil des visiteurs Présentations certificats et autres récompenses Minute didactique Programme introduction programme remerciements bienvenue aux visiteurs Fin de la réunion 6 www.kiwanisone.org 800-KIWANIS

Réunions annuelles de club (élection des officiers) Directives Date Cette réunion annuelle ne doit pas avoir lieu avant la première semaine d avril, ni plus tard que la seconde semaine de mai (texte standard des statuts de club, article XI, paragraphe 5). Objectif Élection des officiers et directeurs et rapports du secrétaire et du trésorier. Programme Conformément aux statuts du club : au moins cinq semaines en avance, le président nomme un comité des candidatures et l annonce lors d une réunion ordinaire du club (XII, 3.). Le comité des candidatures soumet une liste des candidats au président, qui à son tour donne la liste aux membres, deux semaines avant les élections (XII, 4.). C est alors (ou plus tôt) que tous les membres du club sont informés de la date de la réunion annuelle. Le président permet de proposer des candidatures à vote ouvert, lors d une réunion ordinaire, au moins une semaine avant la réunion annuelle (XII, 4.) Les élections ont lieu le jour de la réunion annuelle (XII, 5-8.) (le président doit consulter l article XII au complet avant les élections). Le président nomme un comité des élections (chargé de distribuer, ramasser et compter les bulletins de vote, ainsi que de lui communiquer les résultats et préside lors des élections. Le rapport annuel des élections de club doit être soumis avant le 1 er juin. Modalités des nominations 1. Par le comité des candidatures Président : «Nous allons recevoir le rapport du comité des candidatures.» Président du comité des candidatures : «Le comité des candidatures soumet les candidatures suivantes : pour le poste de président, Nathalie Vigneault ; pour le poste de vice-président.» (etc., pour chaque poste à pourvoir, selon l ordre indiqué à l article VI, avec, en dernier les directeurs). 2. Par l assemblée Président : «Pour la présidence, le comité des candidatures nomme Nathalie Vigneault. Y-a-t-il d autres nominations pour le poste de président?» Un membre : «Je nomme Evelyne Auger.» Président : «Evelyne Auger est nommée. Y-a-t-il d autres nominations pour le poste de président?» S il n y a plus de nominations pour la présidence : Président : «S'il n y en a pas, les nominations pour ce poste sont closes.» (La même procédure est suivie jusqu à ce que l assemblée ait nommé des candidats pour tous les postes d'officier et de directeur et que les nominations soient closes). Kiwanis International Leadership Guide 7

Réunion annuelle de club (élection des officiers) Directives PROCÉDURE DE VOTE Au cas où il y aurait plus de candidats que de postes à pourvoir, le texte standard des statuts de club stipule : «Le vote doit s'effectuer par scrutin et n'est pas cumulatif.» Le président annonce les postes à pourvoir et les candidats. Ceux-ci doivent avoir une majorité des votes exprimés pour être élus. Si un vote supplémentaire est nécessaire, se référer aux statuts. Les clubs Kiwanis peuvent permettre aux membres en règle de voter électroniquement ou par bulletin de vote lors des élections annuelles d officiers de club. Lorsque le nombre de candidats est le même que le nombre de postes à pourvoir, le président peut déclarer que les candidats ont été élus «par consentement commun» ou par un «vote par acclamation.» 1. Par consentement commun Président : Annoncer le poste et le candidat. Exemple : «En l absence d objections, le président déclare Jean Palerme élu à la présidence.» 2. Par acclamation Président : «Si vous êtes pour l élection de Jean Palerme à la présidence, dites «pour».» Si vous êtes contre, dites «contre». Les «pour» sont majoritaires, Jean Palerme est élu président. S il n y a pas eu de nouvelles nominations de l assemblée, l ensemble des personnes recommandées par le comité des candidatures peut être élu de la même façon, en une seule fois. Cependant, «seuls les membres actifs, privilégiés et séniors présents dans la salle et en règle peuvent voter. Il ne peut y avoir de vote par procuration.» Les membres honoraires n ont pas le droit de vote. Remarque : en fonction de vos propres statuts, le secrétaire doit soit 1) être élu lors de cette réunion annuelle ou 2) être élu dans la semaine qui suit la réunion annuelle par les officiers et le directeur qui constitueront le conseil de direction l année suivante. Voir article XII, paragraphe 7, et la note d explication de l article XII, paragraphe 1.) 8 www.kiwanisone.org 800-KIWANIS

TRÉSORIER Si vous avez été élu(e) trésorier, c'est que les membres de votre club ont foi en votre intégrité et qu'ils font confiance à vos aptitudes financières. Vous avez pour tâche de recueillir et de verser les fonds de votre club et de maintenir les registres à jour. Vous êtes responsable de la solvabilité et de la stabilité financière de votre club. Soyez fier de votre rôle. Vous avez gagné la confiance de votre club. Jour qui nous apporte finance est un jour de réjouissance. Proverbe français Recherchez d autres ressources à la page : www.kiwanisone.org. Kiwanis International Leadership Guide 9

TRÉSORIER Le trésorier se doit de coopérer entièrement avec le secrétaire de club afin de coordonner les responsabilités financières. Des connaissances en comptabilité et en tenue des registres constituent un atout pour le trésorier. Vos responsabilités de bases sont décrites dans le texte standard des statuts de club (Article VI). Les responsabilités confiées au trésorier peuvent varier légèrement d un club à un autre. Le secrétaire a pour tâche de recueillir tous les fonds dus au club et de tenir le registre des cotisations des membres et des cotisations annuelles, sauf si cette responsabilité est déléguée au trésorier. RÔLE : trésorier BÉNÉFICIANT DU SOUTIEN : du président, du secrétaire et du conseil de direction SYNTHÈSE DE SON RÔLE : coordonne la collecte et la dépense des fonds. L'aptitude à tenir les documents comptables de façon rigoureuse est impérative pour ce poste. QUALIFICATIONS : Ce doit être un meneur capable de : coordonner la tenue de l ensemble des documents comptables et la gestion de toute la comptabilité du club en veillant à la précision ; gérer le temps ; travailler en étroite coopération avec le secrétaire et le président du club ; nouer des relations avec les représentants de la communauté ; montrer l exemple ; œuvrer pour le changement ; se servir de la suite bureautique Microsoft Office. Une expérience de la comptabilité et de la tenue des documents comptables est utile quoique non indispensable. RESPONSABILITÉS : Recevoir toutes les sommes d argent qui ont été versées au club et les déposer dans les plus brefs délais sur les comptes officiels. Débiter les sommes d argent à la demande du conseil d administration. Tenir les comptes et les registres du club. Permettre à tout moment au président, au conseil d administration ou aux commissaires accrédités de vérifier les comptes et les registres. Rendre un rapport des opérations financières au conseil d administration tous les mois, lors de l assemblée générale annuelle du club, et à tout moment où le président ou le conseil d administration le souhaitent. S acquitter des autres tâches et des responsabilités qui incombent d ordinaire à ce poste ou qui peuvent lui être assignées par le président ou le conseil d administration. Préparer et régler les factures des membres Effectuer chaque mois le rapprochement des comptes de caisse. Remettre des obligations à long terme dont la forme et le montant sont stipulés par les régulations locales. Préparer, pour le distribuer aux membres, un bilan annuel des recettes et des dépenses, pour qu à la fin de l année administrative, ceux-ci puissent avoir une idée claire de l utilisation des fonds et de la situation financière du club. Guider le conseil dans la préparation d un budget annuel avant le début de l exercice budgétaire. 10 www.kiwanisone.org 800-KIWANIS

Comptes du club Il se peut qu un club ait besoin de plusieurs comptes séparés. Toutefois, chaque club doit avoir au moins deux comptes : un compte administratif et un compte de services. Le compte administratif sert, comme son nom l indique, pour toutes les dépenses d administration du club. En majorité, ces fonds proviennent des cotisations annuelles du club, des repas des réunions (le cas échéant) et des droits d adhésion des membres nouveaux. En règle générale, les fonds provenant de toute activité réservée aux membres sont déposés dans le compte administratif. À l occasion, conformément aux dispositions du paragraphe 2 de l article XVIII des statuts du club, l on peut demander une cotisation spéciale aux membres. De tels revenus peuvent être utilisés à toute fin souhaitée par le club. Le coût de l'assurance responsabilité civile (fixé à 0,25 $ US par membre du club), doit être réglé au moyen des fonds disponibles dans le compte administratif. Le solde des fonds dus pour couvrir le coût de l assurance responsabilité civile peut être réglé soit à partir du compte administratif soit à partir du compte de services. Le compte de services est destiné aux projets de service du club. En principe, le revenu de ce compte provient des projets-bénéfices, auxquels le public participe, ou de dons affectés. Le paragraphe 3 de l article XVIII des statuts de club stipule : «Les recettes qui proviennent des projets de récoltes de fonds avec la participation du public, de la part de membres ou d'autres personnes, pour des activités de service parrainées par ce club, sont séparées des fonds de gestion du club et utilisées seulement pour les activités charitables, éducatives, religieuses et de bienfaisance du club.» En outre, les fonds de certains projets de collecte de fonds réservés aux seuls membres, mais désignés projets de collecte de fonds par le conseil, peuvent également être versés au compte de services. Peuvent être inclus dans cette catégorie les projets qui comportent une tombola à l'occasion de la réunion du club. Le compte de services couvre les dépenses de l ensemble des activités du club, y compris les activités charitables, éducatives ou de bienfaisance. Ce compte peut également couvrir les dépenses liées au parrainage d un programme Kiwanis de service et de leadership. Les comptes administratifs reçoivent des fonds des sources suivantes : Droits d adhésion des membres Cotisations annuelles Repas (le cas échéant) Cotisations spéciales (telles que définies au paragraphe 2 de l article XVIII) Les comptes administratifs couvrent les dépenses suivantes : Cotisations à Kiwanis International et cotisations de district Congrès Repas (le cas échéant) Bulletins du club Dépenses du club pour les programmes Assurance responsabilité civile (0,25 $ US par membre) Kiwanis International Leadership Guide 11

Les comptes de services reçoivent des fonds des sources suivantes : Projets de collecte de fonds à participation du public (éventuellement net des débours) Projets de collecte de fonds réservés aux seuls membres mais désignés projets de collecte de fonds de services par le conseil Les comptes de services couvrent les dépenses suivantes : Activités de service du club Activités charitables et éducatives du club Dépenses liées au parrainage d un programme Kiwanis de leadership en matière de service Ne pas oublier : le revenu de projets de collecte de fonds auxquels le public participe doit OBLIGATOIREMENT être versé sur le compte de services ; le compte administratif et le compte de services doivent être gérés séparément et faire l'objet d'une déclaration distincte. Système de comptabilité Les systèmes de comptabilité diffèrent en fonction des services et du matériel mis à la disposition du trésorier. Le système de comptabilité du club doit satisfaire aux conditions suivantes : préciser toutes les sources de recettes ; préciser toutes les dépenses ; être exact afin que les rapports soumis par le président, le secrétaire et le trésorier indiquent le même montant en cotisations reçues ; permettre la facturation exacte des membres ; indiquer à tout moment la situation financière de chaque membre ; permettre au secrétaire de préparer pour le président et le conseil d administration un relevé des membres dont les cotisations sont en retard (ces renseignements sont strictement confidentiels). 12 www.kiwanisone.org 800-KIWANIS

Audit annuel Trésorier Les statuts de chaque club exigent un audit annuel des comptes du club. Le bureau des directeurs désigne les commissaires. Il n est pas nécessaire que l audit annuel soit certifié ; il peut être réalisé par un comité composé de membres du club. Ne pas oublier : les statuts de tout club font obligation d un audit ; les commissaires sont nommés par le conseil ; le secrétaire et le trésorier en exercice ne peuvent faire partie des commissaires ; le futur trésorier peut faire partie des commissaires. Documents d archives Il convient de prendre des dispositions pour que les livres des comptes soient conservés comme documents d archives du club jusqu à ce qu ils puissent être éliminés selon la loi et avec l autorisation des membres du conseil d administration. Dans les documents d archives de chaque club, on trouve : les renseignements en rapport direct avec les membres actuels et les anciens membres ; pour chaque année, les listes des officiers, des directeurs et des comités ; les rapports officiels mensuels ; les documents officiels et les rapports en relation directe avec la constitution du club en société et, s il y a lieu, à la fondation de bienfaisance du club ; les dossiers et les rapports financiers de chaque année (les chèques annulés doivent être conservés au moins pendant sept ans) ; et les articles d intérêt historique comme la correspondance, photographies, coupures de journaux, publications et charte du club. Ne pas oublier : Ces outils vous seront nécessaires en votre qualité de trésorier. le carnet de chèques du club ; le dossier des factures réglées ; le dossier des reçus de dépôt d espèces ; les relevés et rapprochements bancaires ; les rapports du trésorier ; les dossiers budgétaires. Kiwanis International Leadership Guide 13

Ressources Rapport financier mensuel COMPTE ADMINISTRATIF Le présent rapport financier pour le compte administratif d'un club n'a valeur que d'exemple ; il ne sert qu à titre indicatif ; la liste et la description des comptes mentionnés y sont abrégées. Le trésorier peut adapter voire étoffer les comptes en fonction des besoins du club. CLUB KIWANIS DE RAPPORT FINANCIER DU MOIS FINISSANT LE Revenus administratifs Cotisations annuelles Repas / évaluation de garantie Droits d adhésion Revenus d intérêt Divers Totaux : MONTANT INSCRIT AU BUDGET MOIS COURANT POUR L ANNÉE Dépenses administratives Repas / invités Repas / membres Salaire du secrétaire / dépenses Assurance et taxe sur les salaires Frais de fonctionnement du bureau Liste des membres Cotisations internationales et assurance Cotisations de district Frais de traitement des nouvelles adhésions Bulletin du club Abonnements au : bulletin de district Délégués aux : congrès de Kiwanis International congrès de district Cadeaux du président Activités sociales Intronisation Totaux : Compte bancaire et caisse Synthèse du solde : Début du mois Recettes du mois courant Moins dépenses du mois courant Fin du mois Montants totaux en compte épargne Montants totaux en compte chèque Placements divers Total caisse & placements CPTE ADMIN. CPTE DE SERV. TOUS FONDS 14 www.kiwanisone.org 800-KIWANIS

Ressources Rapport financier mensuel COMPTE DE SERVICES Le présent rapport financier pour le compte de services d'un club n'a valeur que d'exemple ; il ne sert qu à titre indicatif ; la liste et la description des comptes mentionnés sont abrégées. Le trésorier peut adapter voire étoffer les comptes en fonction des besoins du club. CLUB KIWANIS DE RAPPORT FINANCIER DU MOIS FINISSANT LE Projets de service Activités de collecte de fonds Revenus d intérêt Totaux : MONTANT INSCRIT AU BUDGET MOIS COURANT POUR L ANNÉE Dépenses de projets de service «Jeunes Enfants : Priorité Numéro Un» Club Division District Services aux jeunes Terrific Kids Lecture dans le monde entier Programmes parrainés Builders Club Kiwanis Kids Circle K Key Club Services à la communauté Frais de collecte de fonds Coût de l'assurance responsabilité civile Fondation du district Fondation de Kiwanis International Dépenses totales pour projets de service : Activité nette du fonds service Compte bancaire et caisse Synthèse du solde : FONDS PROJETS DE SERVICE FONDS ADMIN. GÉNÉRAL ÉPARGNE & PLACEMENTS TOUS FONDS Début du mois Recettes du mois courant Virements de/vers compte épargne Fin du mois Montants totaux en compte épargne Montants totaux en compte chèque Montants totaux à recevoir : Kiwanis International Leadership Guide 15

Ressources Rapport du trésorier Cet exemple de rapport est proposé comme variante du rapport simple du trésorier. En formatant correctement le tableau, la totalité du rapport, signature du trésorier incluse, peut tenir sur une seule page. CLUB KIWANIS RAPPORT DU TRÉSORIER POUR LE MOIS SUIVANT : COMPTE ADMINISTRATIF MOIS COURANT POUR L ANNÉE BUDGET ANNUEL Solde de début 252 37 Recettes : Cotisations & droits d adhésion 875 875 Revenus d intérêt 3 26 35 Tombolas & recettes diverses 0 0 Total des recettes administratives : 3 901 910 Dépenses : Repas des invités 0 55 Frais de port & dépenses de bureaux 48 100 Dépenses d adhésion & de recrutement 0 100 Cotisations internationales (7 x 50 $) 350 350 Cotisations de district (7 x 30 $) 210 210 Frais de congrès de district 75 75 0 0 Divers 0 20 Total des dépenses administratives : 0 683 910 Solde de fin 255 255 COMPTE DE SERVICES Solde de début 9 479 9 482 Recettes : Bénéfices de la vente de roses 2 913 3000 Bénéfices de la foire aux antiquités 417 800 Bénéfices de la 3 ème collecte de fonds 0 0 Bénéfices de la vente de myrtilles Bénéfices de la soirée de gala 162 200 Divers : subventions 1 040 500 Total des recettes du compte de services : 0 4 532 4 500 Dépenses : Fondation du district 200 200 Fondation de Kiwanis International 600 200 Équipe de foot minimes 290 200 Équipe de baseball du lycée JP 0 200 Club de parapente 640 640 600 Caserne des pompiers 100 0 Foyer Delaunay 100 0 Réserve naturelle Les Airelles 100 100 Lecture dans le monde entier 900 3 147 2 000 16 www.kiwanisone.org 800-KIWANIS

COMPTE ADMINISTRATIF MOIS COURANT POUR L ANNÉE BUDGET ANNUEL Bourse Key Leader 0 150 Colonie les chênes 510 0 Éducation routière 150 100 Divers (cercle K) 238 750 Total des dépenses du compte de services : 1 540 6 075 4 500 Solde de fin 7 939 7 939 Solde de fin, deux comptes / Total trésorerie 8 194 Présenté humblement Le trésorier Annexe, collecte de fonds Exemple de format Il est possible de créer des annexes supplémentaires en fonction des besoins du club pour la présentation de sa comptabilité. DÉTAIL DES COLLECTES DE FONDS RECETTES DÉPENSES BÉNÉFICE POUR LE COMPTE DE SERVICES Vente de roses 7 002 4 089 2 913 Stand à la foire aux antiquités de l'automne 1 089 672 417 Stand à la foire aux antiquités du printemps Vente de myrtilles Kiwanis International Leadership Guide 17

Formulaire de demande de chèque Exemple de format CLUB KIWANIS CLUB KIWANIS DEMANDE DE CHÈQUE OU DE REMBOURSEMENT DES DÉPENSES D'UN MEMBRE DEMANDE DE CHÈQUE OU DE REMBOURSEMENT DES DÉPENSES D'UN MEMBRE Instructions : utiliser ce formulaire pour démarrer et documenter la procédure de remboursement depuis les fonds du club lorsqu'aucune facture ou autre preuve de débours décrivant une transaction n est disponible. À remettre au trésorier pour qu il effectue le remboursement. Payer à Montant : _ Devise : Pour Imputer au compte : administratif de services Date Année Par Signature du membre (autre que trésorier) Réservé au trésorier : Date de règlement -- Année Référence du chèque Instructions : utiliser ce formulaire pour démarrer et documenter la procédure de remboursement depuis les fonds du club lorsqu'aucune facture ou autre preuve de débours décrivant une transaction n est disponible. À remettre au trésorier pour qu il effectue le remboursement. Payer à Montant : _ Devise : Pour Imputer au compte : administratif de services Date Année Par Signature du membre (autre que trésorier) Réservé au trésorier : Date de règlement -- Année Référence du chèque 18 www.kiwanisone.org 800-KIWANIS

PRÉSIDENT Votre club Kiwanis vous a élu président en raison de vos qualités de leader. Dans vos fonctions de président, vous assurerez les fonctions du club avec efficacité. Vous mènerez votre club sur des projets pour le plus grand bien de votre communauté. Vous élaborerez des initiatives pour l accroissement des effectifs. Et surtout, vous aurez pour tâche de former des leaders qui servent autrui dans l optique de la mission de Kiwanis, au niveau du club et au-delà. Préparez-vous bien, et soyez un leader qui inspire et conseille les autres, et qui guide le club dans la direction de la croissance et du service. Un pessimiste identifie les difficultés de toute possibilité, un optimiste identifie les possibilités de toute difficulté. Winston Churchill Recherchez d autres ressources à la page : www.kiwanisone.org. 3636 Woodview Trace Indianapolis, IN 46268 USA Worldwide: 317-875-8755, ext. 411 U.S. and Canada: 800-KIWANIS, ext. 411 GIGR-509-3

PRÉSIDENT Pendant les 16 prochains mois, vous allez planifier, organiser et vous préoccuper d un certain nombre de responsabilités qui incombent au dirigeant du club. Chaque membre de votre club désire votre réussite. La plupart des membres vous aideront si les tâches et ce à quoi vous vous attendez sont bien définis, raisonnables et si les membres partagent intérêt et capacités. Un rappel : «la planification et la préparation sont essentielles» et «l enthousiasme, ça s attrape.» Vos responsabilités de bases sont décrites dans le texte standard des statuts de club (Article VI.) RÔLE : président BÉNÉFICIANT DU SOUTIEN : du conseil de direction et du lieutenant-gouverneur SYNTHÈSE DE SON RÔLE : le président est le dirigeant du club ; il fixe et concrétise les objectifs permettant d améliorer l expérience des membres du club et de développer la capacité du club à servir la communauté où il se trouve, grâce à l accroissement du nombre de ses membres. QUALIFICATIONS : Ce doit être un meneur capable de : motiver les bénévoles et constituer une source d inspiration ; responsabiliser et influencer les autres personnes ; gérer le temps ; nouer des relations avec les représentants de la communauté ; faciliter les réunions du club ; montrer l exemple ; œuvrer pour le changement ; se servir de la suite bureautique Microsoft Office. RESPONSABILITÉS : Définir une vision (ou mettre en œuvre la vision définie) pour le club ainsi que motiver et convaincre les membres du club à la concrétiser. Définir des objectifs pour le club en consultation avec le conseil de direction, y compris dans les domaines de l accroissement des effectifs et des objectifs de service à la communauté. Veiller à organiser des réunions amusantes, éducatives et bien gérées. S assurer que le programme ou l orateur sera de qualité. Garantir aux membres une expérience positive dans le club en proposant une orientation aux nouveaux membres, en suivant régulièrement les membres (Club Excellence Tool) et en maintenant des normes élevées de qualité. Veiller à ce que le club soit productif en le faisant participer périodiquement à une analyse de la communauté et en appuyant les projets de service et les collectes de fonds portant l estampille Kiwanis qui revêtent une importance particulière pour les membres et la communauté. Assumer les responsabilités de parrainage pour les programmes de service et de leadership. Mettre sur pied une équipe de direction efficace en nommant puis formant des personnes efficaces qui dirigent les comités et consacrent leur attention aux objectifs du club. 20 www.kiwanisone.org +1-317-875-8755/1-800-KIWANIS

Diriger les réunions du conseil avec efficacité. Mettre en place un plan de succession à l'attention des futurs dirigeants, afin de garantir une transition en douceur. Entretenir une communication régulière avec les membres du club de façon à les tenir informés des activités du club. S acquitter de toute autre obligation telle que documentée dans le texte standard des statuts de club. Kiwanis International Leadership Guide 21

Comités de club et comités spéciaux, généralités Chaque club a ses propres statuts officiels basés sur le texte standard des statuts de club, et ceux-ci doivent avoir été approuvés par Kiwanis International. Le texte standard suggère plusieurs comités permanents pour tous les clubs (si vous ne retrouvez pas vos statuts de club, adressez-vous au service «Member Services», au siège international, en composant le numéro 800-KIWANIS (gratuit uniquement aux USA et au Canada), poste 411, ou le numéro 317-875-8755, poste 411 également.) Vous pouvez également nous contacter par courriel à l adresse suivante : memberservices@kiwanis.org. En plus des comités obligatoires que stipulent les statuts de votre club, le futur président de club peut désigner des comités spéciaux pour l année ou pour une partie de l année, afin de répondre aux besoins ou intérêts particuliers du club. Il se peut que votre club ait toujours eu des comités spéciaux qui n apparaissent pas dans les statuts du club. En tant que futur président, vous n êtes tenu de maintenir aucun des comités du club, sauf ceux dont la liste se trouve dans les statuts approuvés par Kiwanis International. Examinez avec soin tous les comités spéciaux existants afin de déterminer lesquels doivent être conservés. Dans certains cas, un sujet peut nécessiter l étude ou l intervention d une personne (nommée à cet effet) plutôt que d un comité. Ainsi, vous pouvez demander à un ancien président de servir de conseiller spécial, ou bien à une autre personne d examiner les statuts de votre club dans la perspective d une éventuelle mise à jour. Obligations générales des comités pe manents Le comité de l administration du club doit faire en sorte que les réunions du club soient les plus productives possible. Parmi les domaines nécessitant l attention particulière du comité figurent : le programme de la réunion de club, la gestion des risques, l amitié et les relations interclubs, ainsi que tout autre domaine que le comité trouve important. Le comité des services à la communauté doit entreprendre des projets sur les arts, les affaires, la citoyenneté, l amélioration civique, l amélioration de l environnement communautaire, l écologie, la santé, la compréhension internationale, l alphabétisme, la sécurité, les affaires sociales ou l aide aux personnes âgées ou handicapées. Le comité des finances et des collectes de fonds est responsable de la préparation d un état prévisionnel des recettes et des dépenses à soumettre au conseil de direction, ainsi que de toute recommandation éventuelle sur les finances du club. Il est également chargé de garantir la disponibilité des fonds nécessaires aux dépenses prévues au budget. 22 www.kiwanisone.org +1-317-875-8755/1-800-KIWANIS

Président Le comité des valeurs humaines et spirituelles doit mettre en place des projets qui encouragent le développement spirituel, apportent une présence humaine et un réconfort ou offrent un soutien psychosocial et des conseils. Les projets peuvent encourager les activités religieuses multiconfessionnelles telles que la prière, mais ne peuvent soutenir une religion en particulier. Exemples de projets appréciés : petits déjeuners prière, proclamation du «Laïque de l année», transport de personnes pour leur permettre d assister au service religieux de leur religion, visite de maisons de retraite et soutien aux personnes ayant perdu un proche. Le comité de l expansion et de la formation doit s efforcer de faire progresser le nombre des membres. Le comité doit considérer toutes les demandes d adhésion et envoyer ses recommandations au conseil de direction. Le comité doit également organiser une orientation et une cérémonie d intronisation pour les nouveaux membres et promouvoir les bienfaits d une présence régulière aux réunions de club. Le comité des relations publiques doit s assurer que le public prend connaissance, dans les médias ou par d autres moyens, des objectifs, des programmes et des réalisations du club. Le comité des programmes de service et de leadership doit trouver les modalités permettant de créer et soutenir les programmes Kiwanis Kids, dans les écoles élémentaires, les programmes Builders Clubs dans les écoles secondaires / moyennes, les programmes Key Clubs dans les lycées, les clubs Circle K International dans les universités et les clubs Aktion pour les adultes handicapés. Il doit encourager et promouvoir les activités de l ensemble des clubs de service et de leadership parrainés par le club. Le comité doit comprendre les conseillers affectés aux clubs de service et de leadership par le club Kiwanis qui les parraine. Le comité «Jeunes Enfants : Priorité Numéro Un» doit mettre en place des projets pour les enfants, des soins prénatals jusqu à l âge de 5 ans. Les projets peuvent s intéresser aux domaines suivants : santé de la mère et de l enfant, garde des enfants, développement de la petite enfance, nutrition, cours et soutien pour les parents, traumatismes pédiatriques ou sécurité. Exemples de projets appréciés : aide à l alphabétisation, aide aux garderies et maternelles, distribution de listes standard de points à vérifier pour la sécurité à domicile, programmes de sécurité cycliste et aide aux programmes de vaccination. Sélection et motivation des présidents de comité et des délégués particuliers La réussite du club dépend de la bonne organisation et du fonctionnement sans faille des comités du club. Par conséquent, la procédure de sélection des présidents de comité et la nature de la relation établie avec ceux que vous aurez sélectionnés sont de la plus grande importance. Les personnes sont plus motivées si elles savent exactement ce que l on attend d elles, avec des repères dans le temps et suffisamment de rappels et de compliments. Les obligations générales des présidents de comité figurant à la page 33 couvrent les éléments de base à évoquer avec tout président potentiel. Kiwanis International Leadership Guide 23

Conseiller particulier du président Avant le début de l année administrative, le président de club qui est sur le point d entrer en fonction doit consulter le registre du club et choisir une personne susceptible de devenir son conseiller particulier. Tout Kiwanien de longue date qui comprend bien les objectifs et la fonction de Kiwanis peut assumer le rôle de conseiller particulier. On ne s attend pas à ce que le nouveau président ou conseiller sache tout de Kiwanis. Le conseiller pourra, en revanche, aider le président à prendre des décisions et brosser un tableau général du fonctionnement du club du point de vue de son rapport avec l organisation de la division, du district et de l international. Il ne s agit pas d un poste électif, mais tous les membres du club doivent être tenus au courant du nom de la personne choisie afin d encourager la confiance entre les membres du club, les présidents de comité et le conseiller. Le président doit choisir son conseiller avec soin, car cette décision peut être décisive pour la réussite du club au cours de l année. 24 www.kiwanisone.org +1-317-875-8755/1-800-KIWANIS

Structure des comités et délégués particuliers Veuillez discuter des étapes suivantes avec votre président et votre secrétaire actuels : 1. Établissez une liste de tous les comités permanents actuels (voir statuts) : 2. Établissez une liste de tous les comités extraordinaires actuels : 3. Établissez une liste de tous les délégués particuliers : 4. Biffez les comités et individus spécialement délégués du 2 et 3 ci-dessus qui termineront leur travail avant la fin de l année en cours et qui ne devraient pas être reconduits dans leurs fonctions lors de votre année administrative. 5. Établissez une liste des comités extraordinaires supplémentaires qui seront nécessaires pendant votre année de mandat : 6. Établissez une liste des délégués particuliers supplémentaires qui seront nécessaires pendant votre année de mandat : 7. Examinez les obligations générales du président de comité (voir page suivante). 8. Fournissez un exemplaire des obligations générales au moment de contacter des candidats et de procéder à des nominations. 9. N oubliez pas d exprimer votre opinion et d encourager les gens tout au long de l année. Kiwanis International Leadership Guide 25

Obligations générales des présidents de comité Le président de comité est essentiel au bon fonctionnement du comité. Sans leader, un comité n a ni motivation, ni autorité de fonctionnement. Chaque président de comité doit : 1. Organiser une réunion du comité en août, avant le début de l année administrative. L ordre du jour doit comprendre les volets suivants : a. Information des membres du comité vis-à-vis de leurs responsabilités, des procédures du comité et des dates clés de l année à venir. b. Examen des documents de base fournis par le futur président. c. Examen des demandes et objectifs particuliers ou autres communications du futur président. d. Examen des activités et réalisations du comité au cours de l année précédente. e. Recherche de suggestions auprès de chaque personne présente sur les activités possibles du comité pour l année à venir. f. (Comités de Service) Discussion des méthodes permettant au comité de s informer sur les besoins et occasions liés à son domaine de responsabilités, de préférence en effectuant une analyse de la communauté. g. Détermination du montant à inscrire au futur budget du club. h. Organisation d activités spécifiques qui seront lancées en octobre. 2. Organiser des réunions mensuelles du comité pour assurer la bonne marche des activités approuvées. Les questions suivantes doivent figurer à l ordre du jour : a. Examen des communications du président et de tout membre. b. Examen et évaluation des réalisations depuis la dernière réunion. c. Détermination des activités du mois suivant. d. Attribution de responsabilités aux membres du comité : à qui, quand, où (le président n est pas tenu de diriger chaque activité, tout membre peut devenir président de projet). e. Examen et dernière mise au point des objectifs des mois du reste de l année administrative (avant le 1 er octobre, le comité doit mettre sur pied un plan d action sur 12 mois et l adapter si nécessaire lors des réunions suivantes). 3. Envoi du rapport écrit au secrétaire et au président avant la fin de chaque mois. 4. Présence à chaque réunion du conseil de direction et disponibilité pour écrire un rapport sur les plans du comité et ses réussites. Veuillez photocopier cette page pour chaque président de comité et chaque délégué particulier. Prenant en compte le descriptif du rôle, négociez les tâches spécifiques et les échéances avec chaque candidat. 26 www.kiwanisone.org +1-317-875-8755/1-800-KIWANIS

CALENDRIER Tous les présidents de comité et autres délégués particuliers doivent avoir été nommés avant le 15 juillet. La sélection des membres des comités doit avoir lieu avant le 1 er août. Lors du mois d août, les présidents de chaque comité doivent rencontrer les membres du comité pour examiner la documentation, les objectifs et les échéances. Les comités de service doivent établir les détails de l analyse de la communauté, qui doit être prête au 1 er octobre. Tous les comités et délégués particuliers doivent terminer les échéances de projet et proposer un budget au conseil de direction avant la fin septembre. Président élu / vice-président de club Vos responsabilités de bases sont décrites dans le texte standard des statuts de club (Article VI.) TÂCHES & RESPONSABILITÉS : Présider aux réunions lorsque le président est absent. Participer aux réunions du conseil de direction. Présider aux réunions du conseil de direction lorsque le président est absent. Remplir les autres tâches qui font partie de cette fonction ou qui peuvent être spécifiées par le président ou le conseil de direction. Travailler de concert avec le président permet d obtenir une vue d ensemble des tâches qui seront de son ressort l année suivante. La participation aux formations de la division, aux réunions de conseil de division, au congrès de district et au congrès international permet au président élu d être mieux préparé à remplir le rôle de décideur qui sera le sien. Kiwanis International Leadership Guide 27

Conseil de direction Le conseil de direction se réunit au moins une fois par mois à la demande du président ou si une majorité de ses membres le souhaite. Le texte standard des statuts de club est le texte de référence pour ce qui est des responsabilités du conseil de direction : MEMBRES - ARTICLES III, IV Procédure d admission Membres seniors et honoraires Départs DISCIPLINE - ARTICLE V Suspension et réintégration STRUCTURE - ARTICLES VII, XI Qualifications des membres du conseil de direction Responsabilités du conseil d administration de direction (détermine les lignes de conduite et les activités du club, élit et discipline les membres du club, approuve toutes les factures, consulte les comités et assure la gestion générale du club*). Réunions du club et du conseil de direction RÈGLES ET PROCÉDURES - ARTICLES XI, XII, XV, XVII, XVIII, XIX Approbation de la longueur des réunions de club en cas de situation particulière Détermination de la date des réunions annuelles pour l élection des officiers Supervision du recrutement des officiers pour les postes à pourvoir Examen et approbation des rapports internationaux et de district Paiement des cotisations et autres obligations envers Kiwanis International et le district Fourniture de fonds pour couvrir les dépenses des délégués au congrès Représentation aux réunions internationales et de district CONSIDÉRER LES QUESTIONS PUBLIQUES OU LES PROPOSITIONS DE LOI APRÈS UN EXAMEN DU COMITÉ DES SERVICES À LA COMMUNAUTÉ Déterminer les sources de revenu à soumettre à l approbation des membres Adopter le budget avant le 1 er octobre (au plus tard au 15 octobre) Effectuer l audit des comptes du club Désigner le dépositaire officiel Désigner une autre personne autorisée à signer les chèques Définir les tâches du vice-président et du président élu, et les leur communiquer *Chaque membre du conseil de direction (et non pas uniquement le président et le secrétaire) doit constamment évaluer les performances du club : fonctionnement du conseil de direction, fonctionnement des comités, évaluation des divers officiers, réunions du club, expansion, formation Kiwanis, gestion financière, relations publiques, réussite du comité sur le service, présence des membres aux réunions, relations avec les programmes de service et de leadership, rapports et tout autre domaine que peut suggérer l expression «gestion générale du club» (Article VII, paragraphe 4). Ainsi, lorsque le conseil se réunira, les rapports du secrétaire, du trésorier et des présidents de comité ne seront plus des sujets routiniers à l ordre du jour. Ils permettront à chaque membre du conseil de s exprimer. Une réunion de conseil devient une séance d évaluation, et le conseil remplit ses obligations de «gestion générale du club» en prenant des mesures si elles sont nécessaires. 28 www.kiwanisone.org +1-317-875-8755/1-800-KIWANIS

Formation prodiguée par le président de club aux futurs officiers et délégués Responsable Nouveau président de club But Examiner l organisation du club et les responsabilités particulières de chaque charge de responsable (élu ou nommé) au sein du club. Examiner et donner forme définitive aux objectifs, actions et échéances pour une amélioration générale du club et pour chaque comité et délégué particulier. Examiner les objectifs fixés au club par Kiwanis International, le district et la division et les intégrer aux propres objectifs du club. Examiner le projet du budget (recettes et dépenses) défini pour le club afin qu il réalise ses objectifs. Le conseil de direction doit approuver le budget définitif pour le 1 er octobre au plus tard. Soumettre un calendrier des manifestations futures du club, de la division, du district et de Kiwanis International. Échéancier La formation prodiguée par le président aux futurs officiers et délégués doit être achevée pour le 30 septembre au plus tard. Préliminaires Ce manuel des dirigeants constitue une aide à la planification et à la préparation de votre mandat. Vous y trouverez des feuilles d opération, des listes de contrôle et des documents de référence qui assureront une année réussie aux présidents de club, aux secrétaires de club et aux lieutenants-gouverneurs. Nominations, objectifs, actions, tableaux chronologiques (à faire entre juin et août). En vous appuyant sur ce manuel des dirigeants, travaillez individuellement avec chaque officier élu ou nommé afin d établir une bonne compréhension des responsabilités et de vous mettre d accord sur une série d objectifs et de tableaux chronologiques. Réunions d organisation du comité. Avant le mois d octobre, les comités de club doivent tenir des réunions d organisation pour mettre au point des objectifs se traduisant par un plan d action préliminaire ainsi que pour élaborer une estimation provisoire des frais d exécution. Congrès international (juin/juillet) et congrès de district. S y rendre en tant que délégué de club. Les séminaires offerts lors de ces congrès offrent bien des renseignements utiles aux clubs dans des domaines tels que le service, l expansion et l organisation du club. Formation pour les officiers de club (printemps/été). Organisée par le futur lieutenant-gouverneur afin de présenter les objectifs du district, de la division, les attentes et les activités, ainsi que pour travailler avec les présidents et secrétaires sur les procédures et les règles de fonctionnement particulières et quotidiennes. Kiwanis International Leadership Guide 29