Version n 1 Février 2006 Créez votre site Internet, autrement et facilement FORMALITES ADMINISTRATIVES DE CREATION DE SITE CABAX 1 rue de la Suzeraine 44310 St Philbert de Grand Lieu RCS Nantes n 481 778 843 APE 526 A Tel : 08.71.43.09.26 Fax : 01.34.29.59.60 E-mail : cabax@wanadoo.fr - Site : www.cabax.com
Les règles françaises exigent la mise en conformité de votre site web, avec la loi "Informatique et libertés" du 6 janvier 1978, en ce qui concerne la diffusion et le recueil d'informations nominatives : La diffusion concerne essentiellement les noms et les coordonnées de personnes physiques, en relation avec votre activité, que vous mentionnez dans votre site (exemples : collaborateurs, partenaires,...) Le recueil concerne essentiellement les messages électroniques qui vous sont adressés par les internautes, par l'intermédiaire de formulaires de contact placés sur votre site Cette mise en conformité se traduit par : une information des personnes concernées une déclaration de votre site à la CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés) Ce chapitre traite de la répartition des responsabilités en la matière, entre CABAX et vous. 1 - RESPONSABILITES DE CABAX en tant que fournisseur de la prestation "Vitrine" D'une façon générale Vous informer et vous conseiller, quant aux règles de mise en conformité de votre site (c'est l'objet du présent chapitre). Prendre toutes les mesures à notre disposition, pour assurer la sécurité informatique maximale des données traitées à travers votre site. Concernant l'information des personnes Garder une complète confidentialité à l'égard des données que nous pourrions être amenés à connaître dans l'exercice de notre activité. En aucun cas, utiliser ou communiquer ces éventuelles données. Mettre à votre disposition dans Cabaxouti, des modèles de formulaires comportant systématiquement les éléments réglementaires suivants : information du caractère facultatif ou obligatoire des réponses que les internautes sont invités à fournir existence des modalités d'exercice du droit dont ils disposent d'accéder aux informations qui les concernent, de les faire modifier, rectifier ou supprimer nom de votre entreprise et adresse e-mail de réception de ces données engagement de non diffusion de votre part, de ces données, à des tiers Remarque : Les données transmises via les formulaires transitent directement de l'internaute jusqu'à votre adresse électronique, sans aucun transit par Cabax, qui n'en a donc pas connaissance. Concernant la déclaration à la CNIL Aucune déclaration à la CNIL ne sera faite par CABAX, pour votre site. Page 2
2 - VOS RESPONSABILITES en tant que concepteur et réalisateur de votre site D'une façon générale Remplir les formalités administratives relative à votre site, décrites ci-dessous. Concernant l'information des personnes Pour la diffusion d'informations nominatives, faire part de votre projet aux personnes concernées et les informer qu'elles peuvent s'opposer partiellement ou totalement à cette diffusion sur Internet. Nota : vous trouverez en annexe de ce chapitre un exemple de courrier à leur adresser, élaboré par nos soins, à partir d'un exemple fourni par la CNIL sur son site web "ww.cnil.fr". Pour le recueil d'informations nominatives : déterminer une durée de conservation des adresses électroniques collectées, en relation avec l'utilisation qui en est faite mettre en place un système de rectification des données, pour les internautes en faisant la demande limiter à vous même, l'exploitation de ces données, et en aucun cas ne les diffuser à des tiers Concernant la déclaration à la CNIL Etablir une "DECLARATION DE SITE INTERNET" si vous êtes dans l'un au moins des 2 cas cidessous : vous citez des noms de personnes physiques dans les textes de votre site (diffusion de données nominatives) vous avez placé au moins un formulaire de contact dans votre site (recueil de données nominatives) Transmettre cette déclaration à la CNIL : soit électroniquement en utilisant la déclaration en ligne, disponible sur le site de la CNIL www.cnil.fr (Chemin : Déclarer / Téléprocédures / Déclarer un site Internet) soit en se procurant le formulaire "papier" et en le retournant complété et signé à l'adresse postale de la CNIL : CNIL 21 rue Saint Guillaume 75340 PARIS CEDEX 07 Nota : vous trouverez en annexe de ce chapitre un exemple de déclaration en ligne. Un récépissé de déclaration attestant que vous avez effectué les formalités prévues vous est ensuite adressé par voie postale par la CNIL, sous une quinzaine de jours. Page 3
EXEMPLE DE LETTRE D'INFORMATION D'UNE PERSONNE CONCERNEE PAR UN PROJET DE DIFFUSION D'INFORMATIONS PERSONNELLES SUR INTERNET Lille, le 17 mai 2005 Monsieur DUPONT, Nous envisageons de diffuser prochainement sur notre site Internet dont l'adresse est : "www.quincaillerie.com" des informations vous concernant dans le cadre de votre activité dans notre entreprise. Ces informations sont les suivantes : - nom : DUPONT - prénom : Michel - fonction : Attaché commercial - téléphone mobile : 06.99.99.99.99 - e-mail : michel.dupont@wanadoo.fr Compte-tenu des caractéristiques du réseau Internet que sont la libre captation des informations diffusées et la difficulté, voire l'impossibilité de contrôler l'utilisation qui pourrait être faite par des tiers, nous vous informons que vous pouvez vous opposer à une telle diffusion. Pour que nous puissions prendre en compte votre refus, contactez-nous. Attention! En l'absence de réponse de votre part dans un délai d'un mois à compter de la réception de cette lettre d'information préalable, votre accord sera réputé acquis. Vous pourrez toutefois nous faire part ultérieurement, à tout moment, de votre souhait que la diffusion de ces données sur Internet cesse. Nous vous rappelons que vous disposez d'un droit d'accès, de modification, de rectification et de suppression des données qui vous concernent. Pour exercer ce droit, contactez nous, en vous adressant à : Entreprise QUINCAILLERIE Madame DURAND 1 rue de la poste 59000 - LILLE Nous sommes à votre disposition pour toute précision complémentaire, et vous prions d'agréer, Monsieur DUPONT, l'expression de nos salutations distinguées. Page 4
EXEMPLE DE DECLARATION DE SITE INTERNET A LA CNIL (Page 1/2) Il s'agit de vos coordonnées (vous êtes déclarant et metteur en oeuvre de votre site) vos coordonnées s'affichent automatiquement vos coordonnées s'affichent automatiquement votre adresse e-mail l'adresse de votre site "www.xxxxx.xxx Page 5
EXEMPLE DE DECLARATION DE SITE INTERNET A LA CNIL (Page 2/2) à renseigner en fonction des personnes nommées (diffusion) et des formulaires présents dans votre site (recueil) Il s'agit de vos coordonnées Page 6
EXEMPLE DE DECLARATION DE SITE INTERNET A LA CNIL (Prise en compte) Page 7