NOMBRE DE PAGES : 13 NOTE SUR LE MODULE RESERVATIONS ET RESSOURCES PARAMETRAGE 1
Sommaire 1. OBJET DE LA NOTE... 3 2. TERMINOLOGIE... 4 2.1. LE MULTI-ETABLISSEMENT DANS GRR... 4 2.2. PROFILS DE GRR... 4 3. PARAMETRAGE... 5 3.1. PARAMETRES EXPLOITABLES PAR TOUS LES ADMINISTRATEURS... 5 3.1.1. Paramètres à ne pas modifier... 5 3.1.2. Paramètres à adapter... 6 3.2. PARAMETRES EXPLOITABLES PAR L ADMINISTRATEUR CENTRAL... 7 3.2.1. Paramètres à ne pas modifier... 7 3.2.2. Paramètres à adapter... 12 3.2.3. Paramètres à utiliser avec prudence... 13 2
1. OBJET DE LA NOTE Cette note a pour objectif d'exposer le paramétrage requis par l'intégration de l application «Gestion et Réservation des Ressources» (GRR) dans le portail ENT. 3
2. TERMINOLOGIE 2.1. Le multi-établissement dans GRR GRR est nativement multi-établissement: Les établissements sont appelés «site». Dans chaque «site», trois domaines par défaut sont définis: «salles», «matériel technologique» et «divers». Ils permettent de classer les ressources par catégorie. Les domaines permettent en plus de restreindre l'accès à un groupe d'utilisateurs. 2.2. Profils de GRR Les différents profils dans GRR sont : Usager Administrateur de domaine Administrateur de GRR Les utilisateurs de l'ent identifiés avec les profils Enseignants, Direction d'établissement et Autre (personnel non enseignant) sont enregistrés comme Usager. Les administrateurs locaux d'un ou plusieurs établissements sont enregistrés comme Administrateurs de tous les domaines des sites correspondant à leurs établissements. L'administrateur central de l ENT est l'administrateur de GRR. Remarque : D'autres profils existent nativement dans l'application GRR mais ne doivent pas être utilisés. Ces profils sont les suivants : Visiteur Gestionnaire de ressource Administrateur de site 4
3. PARAMETRAGE Le menu «Administration» permet d accéder aux différentes pages de paramétrage. Ce menu est disponible uniquement pour les administrateurs. 3.1. Paramètres exploitables par tous les administrateurs Les deux paragraphes suivants décrivent respectivement les paramètres à ne pas modifier et à adapter aux besoins. 3.1.1. Paramètres à ne pas modifier Domaines et ressources : Cet écran permet de gérer les domaines et les ressources. Dans la page d édition d un domaine (accessible via l'icône d'édition située à côté du nom du domaine), le champ «Accès restreint» doit toujours être coché. Si cela n'était pas le cas, TOUS les utilisateurs de l'application GRR pourraient voir ce domaine et y effectuer des réservations. Dans la même page, le champ «Domaine par défaut pour l adresse IP client suivante» doit être laissé vide. Accès aux domaines restreints : Cet écran permet de gérer les droits d accès aux domaines. Cette option ne doit pas être utilisée. Toutes les modifications sont gérées en dehors du module par le biais des modules Annuaire et Administration-Gestion des comptes. Gestion des ressources : Cet écran permet de gérer les gestionnaires de ressources. Ce type de profil de GRR ne doit pas être utilisé. 5
Mails automatiques : Dans cet écran, l'envoi de courriel automatique est désactivé. En tant qu administrateur de domaine, il n est pas possible d activer cette fonctionnalité. 3.1.2. Paramètres à adapter Domaines et ressources : Cet écran permet de gérer les domaines et les ressources. Dans la page d édition d un domaine (accessible via l'icône d'édition située à côté du nom du domaine), les paragraphes «Configuration de l'affichage des plannings des ressources de ce domaine» et «Configuration du type de créneaux» sont utilisables sans aucune restriction. Le paramétrage d'une ressource est accessible via l'icône d'édition située à côté du nom de la ressource. Tous les champs peuvent être configurés librement. 6
Champs additionnels : Cet écran permet de personnaliser les formulaires de réservation en fonction des domaines. NOTE: Puisque tous les domaines de chaque établissement portent les mêmes noms, il n'est pas possible de différencier facilement un domaine de l'autre dans cette page. Il est donc préférable de laisser l utilisation de cette fonctionnalité aux administrateurs locaux. 3.2. Paramètres exploitables par l administrateur central Les trois paragraphes suivants décrivent respectivement les paramétrages à ne pas modifier, à adapter aux besoins et à utiliser avec prudence. 3.2.1. Paramètres à ne pas modifier Configuration générale : Dans l onglet Contenu/Apparence, le «Nombre de calendriers mensuels à afficher sur chaque planning de réservation» ne doit pas être supérieur à 2 pour ne pas surcharger l'affichage de l application au sein du portail. 7
Dans l onglet Contenu/Apparence, le champ «Ouverture des pages au format imprimable» doit avoir la valeur «Ne pas ouvrir les pages dans une nouvelle fenêtre du navigateur» (sinon l utilisateur sort du portail). Dans l onglet Accès et Droits, le champ «Accès à l'outil de recherche/rapport/stat» doit avoir la valeur «Il faut obligatoirement se connecter et être administrateur général pour accéder à l'outil de recherche.» (Option par défaut si aucune option n'est cochée). 8
Dans l onglet Interactivité, l'envoi de courriels doit être désactivé. Dans l onglet Activation de modules, la fonctionnalité «multisite» doit être activée. Calendrier hors réservation : Dans cet écran, il est possible d'interdire des jours à la réservation. Il est cependant préférable de ne pas restreindre les possibilités de l'application en désactivant des jours, car ceux ci deviennent inutilisables pour TOUS les sites, c'est à dire pour tous les établissements. Sites : Cet écran permet de gérer les établissements (création, changement de nom, ). Cette option ne doit pas être utilisée. Toutes les modifications sont gérées en dehors du module par le biais des modules Annuaire et Administration-Gestion des structures. 9
Domaines et ressources : Cet écran permet de gérer les domaines et les ressources. Dans la page d édition d un domaine (accessible via l'icône d'édition située à côté du nom du domaine), le champ «site» propose plusieurs valeurs. Il ne faut en aucun cas changer cette valeur. (Cela a pour conséquence d une part de rattacher un domaine à un autre établissement et d autre part de fausser les droits d'accès au domaine). Utilisateurs : Cet écran permet de gérer les utilisateurs (création, ajout de droits, ). Cette option ne doit pas être utilisée. Toutes les modifications sont gérées en dehors du module par le biais des modules Annuaire et Administration-Gestion des comptes. Administration des sites : Cet écran permet de gérer les administrateurs de site. Ce type de profil de GRR ne doit pas être utilisé. Administration des domaines : Cet écran permet de gérer les administrateurs de domaine. Cette option ne doit pas être utilisée. Toutes les modifications sont gérées en dehors du module par le biais des modules Administration-Gestion des comptes. 10
Configuration LDAP : Dans cet écran, l'authentification LDAP ne doit PAS être activée. Configuration SSO : Dans cet écran, la prise en compte d un SSO doit être activée. «Vous avez activé la prise en charge d'un SSO. Cochez la case ci-contre si vous souhaitez que le lien "Se déconnecter" dans le bandeau supérieur n'apparaisse pas pour les personnes authentifiées à GRR par SSO.» doit être coché pour ne pas entrer en conflit avec le bouton de déconnexion du portail. Configuration IMAP : Dans cet écran, l'authentification IMAP ne doit PAS être activée. 11
3.2.2. Paramètres à adapter Configuration générale : Dans l onglet Contenu/Apparence, les champs du paragraphe «Début et fin des réservations» doivent correspondre aux dates de l'année scolaire actuelle. Dans l onglet Contenu/Apparence, le champ «Type d'affichage des listes des domaines et des ressources» permet un affichage sous forme de liste déroulante ou arborescente au choix. Dans l onglet Accès et Droits, il est préférable de conserver «Un utilisateur ne peut pas supprimer ou modifier une réservation en cours ni créer une réservation sur un créneau "entamé".» pour ne pas autoriser de réservations multiples sur une même ressource. 12
Types de réservation : Dans cet écran, les types de réservation (cours, réunion, ) et les couleurs associées peuvent être modifiés à volonté (ajout, suppression, modification...). 3.2.3. Paramètres à utiliser avec prudence Domaines et ressources : Dans cet écran, il est possible d ajouter un domaine via le lien «Ajouter un domaine» (disponible après sélection d un établissement). A noter que cet ajout n'est pas sans conséquence : il faut alors impérativement déclarer le domaine en accès restreint, mais aussi ajouter à la main chaque utilisateur ayant un accès à ce domaine (en cliquant sur le cadenas près du nom de domaine une fois celui ci créé). Il faut également étendre les droits de tous les administrateurs locaux de l établissement au nouveau domaine (en utilisant l option «Administration des domaines»). Dans les modifications apportées à l'annuaire ENT après l'ajout du domaine, les accès à un nouveau domaine restreint sont propagés selon le principe suivant : si un utilisateur exerce une fonction dans un ou plusieurs établissement (des sites), il a accès à tous les domaines associés à ces sites, les droits des administrateurs sont étendus à tous les domaines associés aux sites administrés. Dans le cas où ils n exercent plus de fonction dans l établissement qu ils administrent, leur droit d administration leur est retiré. 13