Le traitement de texte Microsoft Word

Chapitre 2 Le traitement de texte Microsoft Word 2.1 Avant-propos Les programmes de traitement de texte figurent en bonne place parmi les logiciels les plus utilisés (en troisième position en fait, après les jeux et les outils Internet). Ce chapitre est dédié au plus connu d entre-eux : Microsoft Word 2003. Ce logiciel permet de réaliser toutes sortes de documents écrits : du simple courrier à la thèse de fin d études en passant par le curriculum vitae, le rapport d un stage... Dans ces dernières versions, Microsoft Word permet également de créer des pages Web destinées à être exploitées sur Internet. Les possibilités offertes par Microsoft Word sont telles qu il est illusoire (et d ailleurs inutile!) de vouloir les toucher toutes. Aussi notre stratégie consiste plutôt à introduire les fonctionnalités qui nous semblent essentielles ou qui peuvent s avérer utiles dans le cadre de la réalisation d un travail de fin d études. Notre but n étant pas de vous faire découvrir ce logiciel de A à Z, ce document se présente comme une suite de rubriques, chacune illustrant comment réaliser rapidement une tâche particulière. Nous avons choisi de subdiviser ce chapitre en quatre parties qui regroupent les fonctions d un même type. Ces quatre sections sont les suivantes : Manipuler les fichiers : Cette partie introduit les fonctions élémentaires comme la création d un nouveau document, l ouverture d un document existant, la sauvegarde... Manipuler le texte : Dans cette section nous présentons les techniques élémentaires d édition comme la copie, la recherche ou encore la vérification orthographique 13

CHAPITRE 2. LE TRAITEMENT DE TEXTE MICROSOFT WORD 14 Mettre en forme le document : Nous y verrons comment changer la couleur, la police,... du texte, comment définir des styles ou des listes,... mais également la création d une table des matières Mettre en page : Cette partie montre comment donner à vos documents une allure attrayante : comment insérer et travailler des images, comment définir un en-tête, un pied de page,... Dans la suite de ce document nous utiliserons la convention d écriture : nom Menu / nom Commande (/ nom Sous-commande) pour désigner l emploi de la commande nom Commande (éventuellement la sous-commande nom Sous-commande) qui se trouve dans le menu nom Menu ; nous préciserons également le raccourci clavier correspondant à cette fonction (par exemple : CTRL+F) 2.2 Manipuler les fichiers 2.2.1 Créer un nouveau document Pour créer un document vierge on peut : (a) Utiliser la commande : Fichier/Nouveau (CTRL + N) (b) Cliquer sur le raccourci (c) Utiliser la rubrique Nouveau document du Volet Office Un document peut également être généré selon un modèle particulier (Curriculum Vitae par exemple) via le Volet Office, la rubrique Nouveau document et la catégorie Modèles. 2.2.2 Ouvrir un document existant Pour accéder à un document déjà sauvegardé (sur votre disque dur ou sur tout autre lecteur mémoire) : (a) Appeler la commande : Fichier/Ouvrir (CTRL + O) (b) Spécifier dans la liste Rechercher dans le répertoire qui contient le fichier (c) La zone type du fichier permet d accéder à des fichiers enregistrés sous d autres formats (autres extensions)

CHAPITRE 2. LE TRAITEMENT DE TEXTE MICROSOFT WORD 15 2.2.3 Enregistrer un document Enregistrer purement et simplement La sauvegarde d un document se fait à partir de la commande : Fichier/Enregistrer (CTRL + S) ou de l icône. Pour un document non encore enregistré, cette procédure demande d introduire le nom et l endroit (le répertoire) où le document doit être sauvé. Par contre, si le document existe déjà cette commande provoque la mise à jour du fichier. Pour créer une copie d un fichier existant vous devez utiliser la commande : Fichier/Enregistrer sous. Faire des copies de sauvegarde automatiquement Si vous craignez de perdre des données (une peur justifiée étant donné le penchant au plantage que manifestent les ordinateurs), exploitez la fonction de sauvegarde automatique proposée par Microsoft Word. Pour ce faire : (a) Activer la fonction : Outils/Options (b) Choisir l onglet Enregistrement dans la fenêtre qui apparaît à l écran (c) Valider l option : Toujours créer une copie de sauvegarde (vous pouvez même paramétrer le laps de temps entre deux enregistrements automatiques) 2.3 Manipuler le texte 2.3.1 Utiliser la commande Atteindre La commande Atteindre permet d accéder à un endroit bien précis dans un document, et ce, beaucoup plus rapidement qu avec le clavier ou la souris. Pour mettre cette fonction en service : (a) Cliquer sur la commande : Edition/Atteindre (CTRL + B) ; la boîte de dialogue Rechercher et remplacer apparaît avec l onglet Atteindre sélectionné (b) Introduire le type de l élément à atteindre (page, section, commentaire,...) et son numéro d ordre dans le document

CHAPITRE 2. LE TRAITEMENT DE TEXTE MICROSOFT WORD 16 2.3.2 Sélectionner du texte A côté du cliquer/glisser le moyen le plus intuitif pour sélectionner du texte, il existe d autres méthodes qui offrent des raccourcis intéressants. Ainsi, pour sélectionner : un mot : Double-cliquer n importe où dans le mot une phrase : Cliquer n importe où dans la phrase tout en maintenant la touche CTRL enfoncée une ligne : Cliquer une fois dans la marge en regard de cette ligne (le pointeur de la souris doit avoir l aspect d une flèche orientée vers la droite : un paragraphe : Triple-cliquer n importe où dans le paragraphe Bien entendu, le clavier permet également de sélectionner rapidement du texte. Les sélections classiques sont réalisées en combinant les flèches du curseur avec l une des deux touches CTRL ou MAJ 2.3.3 Copier, déplacer et coller du texte Pour déplacer ou copier rapidement du texte, on peut utiliser la méthode du glisser et déplacer (drag and drop) : (a) Sélectionner le texte (b) Placer le pointeur de la souris sur la sélection (c) Pour déplacer : cliquer et faire glisser le texte jusqu à son nouvel emplacement (d) Pour copier : cliquer droit, faire glisser le texte à l endroit voulu et choisir l option copier ici dans le menu contextuel On peut également utiliser les icônes ci-dessous (ou les commandes associées dans le menu Edition) pour effectuer ces tâches.

CHAPITRE 2. LE TRAITEMENT DE TEXTE MICROSOFT WORD 17 Edition/Couper (CTRL + X) pour couper, donc déplacer la portion de texte sélectionnée Edition/Copier (CTRL + C) pour copier la portion de texte sélectionnée Edition/Coller (CTRL + V) pour coller à l endroit souhaité le texte préalablement copié ou coupé permet de paramétrer les options de mise en forme du texte collé ou déplacé Notons également que la rubrique Presse-papiers du Volet Office permet d accéder et donc de coller une deuxième fois les portions de texte préalablement déplacées ou copiées. 2.3.4 Faire marche arrière Il est fréquent de commettre des erreurs : supprimer une portion de texte qui ne devait pas l être, insérer une illustration au mauvais endroit,... ne sont que quelques exemples de telles erreurs. Pas de problème, Microsoft Word vous permet de réparer rapidement les dégâts en annulant la ou les dernières actions. Pour ce faire, vous pouvez utiliser l une des deux procédures suivantes : (a) Activer la commande : Edition/Annuler (CTRL + Z) (b) Utiliser l icône : La répétition de cette commande, provoque l annulation étape par étape des actions antérieures. Si vous commettez une énorme bévue sans pouvoir l annuler, fermez le document sans enregistrer les modifications. Tant que vous n enregistrez pas le document en cours, l erreur n est pas mémorisée. Il suffit alors de rouvrir le document, bien entendu vous le retrouvez dans l état qui était le sien lors de sa dernière sauvegarde! Pour annuler une annulation, c est-à-dire retrouver le document dans l état qui était le sien avant l annulation : (a) Activer la commande : Edition/Rétablir (CTRL + Y) (b) Utiliser l icône :

CHAPITRE 2. LE TRAITEMENT DE TEXTE MICROSOFT WORD 18 2.3.5 Rechercher et remplacer Rechercher un mot spécifique et éventuellement lui substituer un autre peut très vite devenir une tâche laborieuse lorsque le document devient conséquent. Vous pouvez confier ces travaux à Microsoft Word : Pour rechercher un mot ou un groupe de mots : (a) Activer : Edition/Rechercher (CTRL + F ou F5) (b) Saisir dans le champ Rechercher le mot ou l expression qui doit être retrouvé (c) Activer l option Surligner tous les éléments trouvés pour trouver toutes les occurrences de la recherche (d) Utiliser le bouton Suivant pour accéder aux diverses occurrences l une après l autre Des options comme le sens (vers le haut ou vers le bas du document), le respect de la casse (majuscule/minuscule),... peuvent être paramétrées pour accélérer la recherche. Pour remplacer un mot par un autre (a) Utiliser la fonction : Edition/Remplacer (CTRL + H) (b) Saisir dans le champ Rechercher le mot ou l expression qui doit être retrouvé (c) Saisir dans le champ Remplacer par le mot ou l expression de substitution (d) Le bouton Remplacer permet de faire les substitutions l une après l autre (e) Le bouton Remplacer tout remplace toutes les occurrences du mot ou de l expression recherché Lorsque vous remplacez tout, Microsoft Word vous informe sur le nombre de substitutions qu il a réalisées. Attention à l option Remplacer tout : (a) Le remplacement ne s effectue pas automatiquement sur tout le document mais bien à partir du curseur (là où l on se situe dans le document) jusqu à la fin du document (b) Valider l option Mot entier pour empêcher Microsoft Word de traiter des parties de mots ; cela permet d éviter lorsque l on remplace chat par minou, d obtenir des bizarreries comme minouoyant à la place de chatoyant

CHAPITRE 2. LE TRAITEMENT DE TEXTE MICROSOFT WORD 19 2.3.6 Orthographe et grammaire Tout le monde fait des fautes (même le correcteur de Microsoft Word...!), le correcteur orthographique et grammatical proposé par Microsoft Word vous aide à relever les fautes d orthographe d usage et certaines erreurs grammaticales. Le correcteur orthographique et grammatical de Microsoft Word n est pas la panacée universelle, aussi ne lui faites pas une confiance aveugle ; un bonne relecture reste la meilleure méthode pour corriger un texte. La vérification orthographique et grammaticale peut se faire en temps réel, c est-à-dire pendant que vous tapez votre texte. Pour activer cette option : (a) Cliquer sur : Outils/Options (b) Choisir l onglet Grammaire et orthographe (c) Valider les options Vérifier l orthographe en cours de frappe et Vérifier la grammaire en cours de frappe Une erreur grammaticale est alors indiquée par un surlignement vert, tandis qu un surlignement rouge signale une faute de frappe ou un mot non répertorié dans le dictionnaire. Vous pouvez directement corriger l erreur en cliquant sur la faute avec le bouton droit de la souris et en choisissant la proposition adéquate dans le menu contextuel. Il est souvent plus simple et plus efficace de lancer une vérification complète du document. Pour cela, utilisez la commande : Outils/Grammaire et orthographe (F7) ou cliquez sur l icône correspondante. La boîte de dialogue associée au correcteur orthographique apparaît à l écran Figure 2.1 La boîte de dialogue Grammaire et orthographe

CHAPITRE 2. LE TRAITEMENT DE TEXTE MICROSOFT WORD 20 Cette boîte de dialogue vous propose plusieurs options de correction : Absent du dictionnaire : Inscrit en rouge le texte inconnu Suggestions : Un double-clic sur une suggestion provoque la substitution du mot erroné par la proposition choisie Ignorer : Pour indiquer à Microsoft Word de poursuivre l analyse sans corriger l erreur Ignorer tout : Pour indiquer à Microsoft Word de poursuivre l analyse sans corriger l erreur et de ne plus s arrêter sur une faute identique Ajouter au dictionnaire : Pour ajouter un mot inconnu dans le dictionnaire de référence (un terme scientifique par exemple), dès lors le mot en question sera reconnu par le correcteur orthographique Modifier : Pour substituer le terme suggéré au terme erroné Supprimer : Pour effacer un doublon dans le texte Remplacer tout : Pour modifier toutes les occurrences mal orthographiées d un même mot, à condition bien sûr que l erreur soit identique Correction automatique : Pour ajouter la correction à la liste des mots qui se corrigent automatiquement en cours de frappe (ces corrections automatiques correspondent aux fautes typographiques courantes comme dasn pour dans ); pour accéder et/ou ajouter une correction personnelle à cette liste, activez la commande : Outils/Outils de corrections automatiques et choisissez l onglet Corrections automatiques dans la boîte de dialogue qui apparaît à l écran Annuler : Pour revenir à la dernière correction en cas de nouvelle erreur de votre part La correction grammaticale fonctionne sensiblement de la même manière. Nous tenons cependant une fois de plus à vous mettre en garde, Microsoft Word n est pas un as en la matière, rien ne vaut donc une bonne relecture. Signalons toutefois qu il est possible de jouer sur la sévérité du correcteur grammatical. Pour cela, il faut choisir l onglet Grammaire et orthographe dans la boîte de dialogue Options (via la commande : Outils/Options) et cliquer sur le bouton Paramètres.

CHAPITRE 2. LE TRAITEMENT DE TEXTE MICROSOFT WORD 21 Figure 2.2 La rigueur du correcteur grammatical peut être ajustée dans la boîte de dialogue Paramètres (via Grammaire et Orthographe ) Signalons encore que le correcteur orthographique et grammatical est tributaire de la langue dans laquelle est écrit le texte. Si par défaut Microsoft Word détecte automatiquement la langue de rédaction, il est parfois indispensable de la spécifier manuellement en utilisant la commande : Outils/Langue/Langue. Finalement, Microsoft Word met également à notre disposition un dictionnaire des synonymes et un traducteur. Pour accéder aux synonymes ou à la traduction d un mot : (a) Placer le curseur sur le mot en question (b) Utiliser la commande : Outils/Langue/Synonymes (MAJ + F7) pour voir les synonymes proposés (c) Utiliser la commande : Outils/Langue/Traduire connaître la traduction du mot dans la langue souhaitée La rubrique Recherche du Volet Office donne également accès à ces fonctionnalités. Pour cela, il suffit d introduire le mot dans le champ rechercher et de choisir dans la

CHAPITRE 2. LE TRAITEMENT DE TEXTE MICROSOFT WORD 22 liste déroulante (située juste en-dessous de cette zone) le dictionnaire des synonymes ou la traduction vers une autre langue. Figure 2.3 La rubrique Recherche du Volet Office fournit les synonymes d un mot ou sa traduction. 2.4 Mettre en forme le document Dans cette partie nous allons montrer comment rendre un document présentable. Malheureusement, l intérêt que l on porte à une présentation dépend souvent plus de la forme que du contenu. Dans Microsoft Word, la mise en forme du texte peut se faire manuellement ou de manière plus automatique. La première de ces deux techniques (manuelle) est la plus pointue, dans le sens où l on contrôle à loisir la mise en forme de n importe quelle partie du texte ; elle est aussi la plus lourde à mettre en place. La seconde méthode (dite semi-automatique) se base sur la notion de styles. Si elle est plus rapide, elle n offre pas un contrôle aussi précis et certaines retouches doivent parfois être faites après coup. Toutefois travailler avec un traitement de texte comme Microsoft Word sans utiliser les styles est une grave erreur, d autant que l emploi des Styles est indispensable pour la création d une table des matières. Formater manuellement Il n est pas possible de voir la totalité des fonctions de mise en forme proposées par Word, aussi nous nous limitons volontairement à celles qui nous semblent les plus utiles. Le menu Format permet d accéder à l ensemble de ces fonctions.

CHAPITRE 2. LE TRAITEMENT DE TEXTE MICROSOFT WORD 23 2.4.1 Centrer, justifier et aligner du texte Sélectionner le texte (un clic dans le paragraphe suffit) et utiliser l un des boutons suivants : Pour aligner le texte sur la marge de gauche ou le bord gauche d une colonne (Raccourci : CTRL + Q) Pour centrer le texte sur la largeur de la page (Raccourci : CTRL + E) Pour aligner le texte sur la marge de droite ou le bord droit d une colonne (Raccourci : CTRL + MAJ + D) Pour aligner le texte sur les marges de gauche et de droite ou les deux côtés d une colonne (Raccourci : CTRL + J) 2.4.2 Régler les marges, les retraits et les tabulations L utilisation de la règle permet de modifier rapidement et surtout visuellement ces différents paramètres. Pour afficher (ou cacher) la règle (dés)activez la commande : Affichage/Règle. Figure 2.4 La règle est l outil indispensable pour fixer les marges et les retraits de paragraphe Les marges Les marges sont les espaces vides situés à gauche, à droite, en haut et en bas du texte. Pour les modifier : (a) Placer le pointeur de la souris sur l indicateur de marge (cf. figure 2.4) ; il doit prendre l aspect d une double flèche : (b) Cliquer et déplacer la marge tout en maintenant enfoncé le bouton de la souris

CHAPITRE 2. LE TRAITEMENT DE TEXTE MICROSOFT WORD 24 Les marges peuvent également être définies à partir de la commande : Fichier/Mise en page/marges. La zone Appliquer à vous permet de définir sur quelle portion de texte porte cette définition. Par défaut, les modifications apportées aux marges (via la règle notamment) s appliquent à l ensemble de la section. Retraits de paragraphes et de première ligne Les marges et les retraits de paragraphe sont des concepts différents : Les marges définissent sur une page entière l espace qui est réservé au texte ou à tout autre objet (une image par exemple) Les retraits définissent la distance entre les marges et le texte d un paragraphe ; on peut donc définir, sur une même page, autant de retraits différents qu il y a de paragraphes distincts Trois indicateurs permettent d ajuster les retraits d un paragraphe à l aide de la règle : Indicateur de retrait de la première ligne : Faites glisser cet indicateur sur la règle pour mettre en retrait la première ligne du paragraphe Indicateur de retrait à gauche : Il est constitué de deux parties. Pour déplacer la marge de gauche indépendamment de la première ligne, faites glisser la flèche (et pas le carré). En revanche, pour déplacer le retrait de gauche et le retrait de la première ligne, faites glisser le carré Indicateur du retrait de droite : Faites glisser cet indicateur pour rapprocher ou pour éloigner le côté droit d un paragraphe de la marge de droite Vous pouvez également mettre en retrait les paragraphes via la commande : Format/Paragraphe Figure 2.5 Les retraits permettent d aligner séparément tous les paragraphes Tabulations Un taquet de tabulation est un point sur la règle qui permet d aligner le texte d une certaine manière.

CHAPITRE 2. LE TRAITEMENT DE TEXTE MICROSOFT WORD 25 Vous pouvez choisir le type de tabulation à utiliser par un simple clic sur l icône du taquet. Cette icône se situe dans le coin supérieur gauche de la règle. Un double-clic sur le taquet de la tabulation dans la règle vous permet de modifier l ensemble des attributs d une tabulation. Figure 2.6 Selon le type de la tabulation, le texte est aligné à gauche, centré ou aligné à droite 2.4.3 Saut de page et saut de section Saut de page Si Microsoft Word gère automatiquement le saut de page, il est parfois plus adéquat de ne pas remplir complètement une page et de poursuivre sur une nouvelle ; le saut de page se justifie pleinement lorsque l on commence un nouveau chapitre. L insertion d un saut de page est commandée par Insertion/Saut/Saut de page (CTRL + Entrée). L affichage en mode Normal représente les sauts de page par l illustration suivante:. La fonction Afficher/Cacher les marques de mise en forme accessible par l icône permet également de visualiser les différents sauts et ce même dans le mode d affichage page. Section d un document Chaque document comporte au moins une section ; le numéro de la section active (dans laquelle on travaille) est affiché sur le côté gauche de la barre d état. Les sections sont essentielles pour définir finement la mise en page de vos documents. Ainsi, créer des pieds de page ou des en-têtes relatifs aux chapitres, afficher une page dans le format paysage,... sont autant d exemples où les sections s avèrent indispensables. Pour créer une nouvelle section : (a) Placer le curseur à l endroit où la nouvelle section doit commencer (b) Appeler la fonction : Insertion/Saut (c) Activer une des options en fonction du type du saut de section : Page suivante : Pour commencer une section sur une nouvelle page, par exemple pour un nouveau chapitre

CHAPITRE 2. LE TRAITEMENT DE TEXTE MICROSOFT WORD 26 Continu : Pour insérer un saut de section au milieu d une page, cela permet notamment d insérer des colonnes sur une portion de page Page paire : Pour commencer une nouvelle section sur la page paire suivante ; cette option est idéale pour les documents à deux faces où les en-têtes et les pieds de page diffèrent Page impaire : Pour commencer une nouvelle section sur une page impaire ; les chapitres d un livre commencent systématiquement sur les pages impaires 2.4.4 Modifier l apparence du texte Le texte est caractérisé par de (trop) nombreux attributs que nous ne pouvons tous introduire ici. Nous nous contentons de passer en revue les plus courants. Les attributs usuels de mise en forme sont directement accessibles à partir de la barre d outils de mise en forme. Pour définir des caractéristiques plus spécifiques, il faut passer par la commande : Format/Police. Figure 2.7 La boîte de dialogue Police permet de régler tous les attributs possibles et imaginables du texte : la couleur, la taille, mais aussi l espacement entre les lettres... Figure 2.8 La barre d outils de mise en forme permet de modifier les attributs usuels du texte

CHAPITRE 2. LE TRAITEMENT DE TEXTE MICROSOFT WORD 27 Choisir une police, une taille, une couleur... La police (ensemble de caractères qui partagent une même typographie), la taille, ou encore la couleur du texte se modifie très simplement à partir de la barre d outils de mise en forme. Mettre en gras, en italique ou souligner Utiliser respectivement les boutons : Pour mettre en gras Pour mettre en italique Pour souligner Modifier l interligne L interligne est un paramètre qui joue un rôle prépondérant dans la clarté d un texte. L interligne simple qui est appliqué par défaut rend parfois difficile la lecture d un document. Pour modifier l interligne, utilisez la commande : Format/Paragraphe et fixez l interligne souhaité dans la rubrique Espacement de l onglet Retrait et espacement. 2.4.5 Les listes à puces et numérotées De nombreuses possibilités s offrent à vous pour insérer des listes à puces ou numérotées dans un document. La méthode classique, la plus simple consiste à cliquer sur l un des deux boutons suivants : Pour commencer ou stopper une liste à puces Pour commencer ou stopper une liste numérotée A chaque fois que vous appuyez sur la touche Entrée, la liste s incrémente d une unité ou une nouvelle puce apparaît automatiquement. Pour interrompre la liste, il suffit d appuyer deux fois successivement sur cette touche. Les deux touches Augmenter le retrait : et Diminuer le retrait : vous permettent de créer et de contrôler des listes secondaires ou de niveau encore inférieur ; le premier de ces boutons fait descendre

CHAPITRE 2. LE TRAITEMENT DE TEXTE MICROSOFT WORD 28 dans la hiérarchie de la numérotation tandis que le second fait remonter dans celle-ci. La figure ci-dessous illustre le principe des listes imbriquées : Figure 2.9 Les touches Diminuer le retrait et Augmenter le retrait permettent de définir et contrôler aisément des listes hiérarchisées Les listes proposées par défaut ne correspondent pas à vos attentes, pas de problème, utilisez la commande : Format/Puces et numéros pour les personnaliser : Avec puces : Pour définir une liste simple élaborée sur base de puces Numéros : Pour définir une liste simple numérotée Hiérarchisation : Pour concevoir une liste hiérarchique, c est-à-dire qui reprend plusieurs niveaux de numérotation liés entre eux (un premier pour les chapitres, un deuxième pour les sections,...) Plusieurs types de listes vous sont proposées pour chaque onglet. Si celles-ci ne vous agréent toujours pas, le bouton Personnaliser... vous permet de définir une liste individualisée et ce dans ses moindres détails.

CHAPITRE 2. LE TRAITEMENT DE TEXTE MICROSOFT WORD 29 Figure 2.10 Le bouton Personnaliser de la boîte de dialogue Puces et numéros permet de créer vos listes jusque dans les moindres détails 2.4.6 Reproduire une mise en forme La mise en forme d une portion de texte peut prendre plus ou moins de temps selon le nombre d attributs définis. Il est dès lors fastidieux de devoir redéfinir ce format à plusieurs reprises. La fonction Reproduire la mise en forme peut être utilisée pour formater rapidement un texte dans un style déjà utilisé dans le document. La procédure est la suivante : (a) Sélectionner le texte dont on souhaite reproduire la mise en forme (b) Cliquer sur l outil Reproduire la mise en forme : (c) Sélectionner à l aide de la souris le texte qui doit être mis en forme (d) Un double clic sur l outil Reproduire la mise en forme vous autorise à répéter plusieurs fois (sur plusieurs portions de texte différentes) la duplication du format; un nouveau clic sur cet outil désactive la fonction

CHAPITRE 2. LE TRAITEMENT DE TEXTE MICROSOFT WORD 30 2.5 Mettre en page 2.5.1 Les Styles Un style est un ensemble de commandes et de formats stockés sous un nom. Les styles évitent l ouverture de nombreuses boîtes de dialogue et l exécution de multiples commandes pour mettre en forme un document. Ils sont également d un grand intérêt pour la création des tables des matières. Les différents styles mis à votre disposition dépendent du modèle de document choisi à la création de celui-ci (document vierge, curriculum vitae, rapport,...). On y accède : (a) à partir de la liste des styles dans la barre d outils mise en forme (b) soit via la rubrique styles et mise en forme du Volet Office. Cette rubrique s active rapidement à partir de l icône La grande force d un style est que si vous le modifiez, tous les paragraphes où le texte est formaté selon ce style adoptent automatiquement les modifications. Votre document est donc remis en forme en un tour de main. Signalons qu il existe plusieurs types de styles : Les styles de paragraphe : Ils déterminent la mise en forme d un paragraphe entier. Un tel style reprend tous les paramètres de format qui sont applicables aux paragraphes : police, paragraphe, tabulation, langue, bordure, puces et numéros. Dans un texte, les paragraphes sont identifiés par le symbole. La plupart des styles sont des styles de paragraphe. Les styles de caractère : Ils ne s appliquent qu au texte et non au paragraphe et par conséquent les attributs qui leur sont associés se limitent à la police et la langue. Les styles de tableau : Ils s appliquent aux tableaux Les styles de liste : Ils s appliquent aux listes

CHAPITRE 2. LE TRAITEMENT DE TEXTE MICROSOFT WORD 31 Appliquer des styles (dans la suite, nous utiliserons toujours des styles de paragraphe) au texte d un document se fait en un tour de main : (a) Faire apparaître la rubrique Styles et mise en forme du Volet Office ; choisir l option Styles disponibles dans la liste Afficher pour un affichage limité aux styles principaux (b) Sélectionner le paragraphe auquel le style va être appliqué ; un simple clic dans ce paragraphe suffit (c) Sélectionner le style désiré dans la liste Figure 2.11 La gestion des styles et leur application à un paragraphe se fait rapidement à partir du Volet Office Les styles prédéfinis ne correspondent pas toujours à la mise en forme souhaitée, c est pourquoi vous pouvez à loisir créer des nouveaux styles ou modifier des styles existants. Pour créer un nouveau style : (a) Placer le curseur dans le paragraphe dont la mise en forme va être associé au style (b) Afficher la rubrique Styles et mise en forme du Volet Office (c) Appuyer sur le bouton Nouveau style : la boîte de dialogue Nouveau style apparaît à l écran (d) Remplir les champs de définition du style : les effets des modifications sont visualisés dans la zone Aperçu de cette boîte de dialogue Nom : Donner un nom au style ; ce nom s affichera dans la liste des styles et dans la catégorie Styles et mise en forme du Volet Office Type de style : Choisir un type : paragraphe, caractère,... Style basé sur : Si le nouveau style est identique ou proche d un style existant, sélectionner ce style comme point de départ pour la création du nouveau style. Attention toute modification apportée à ce style de base aura des répercutions sur le nouveau style créé! Style du paragraphe suivant : Si le nouveau style est systématiquement suivi du même type de style de paragraphe (par exemple dans les revues scientifiques, le titre d un article est invariablement suivi de la liste des auteurs et d un résumé succinct)

CHAPITRE 2. LE TRAITEMENT DE TEXTE MICROSOFT WORD 32 Mise en forme : Pour définir les attributs usuels de mise en forme : police, taille, gras, italique,... Ajouter au modèle : Pour ajouter le nouveau style au modèle de document, tout nouveau document basé sur ce modèle verra dès lors apparaître ce style dans la liste Mettre à jour automatiquement : Lorsque l on modifie le format d un paragraphe, son style n est pas affecté. Il ne le sera que si cette option est activée. Attention, tous les paragraphes associés à ce style seront alors également mis à jour! Format : Ce bouton permet de sélectionner des options supplémentaires de mise en forme, comme la création d une liste numérotée, le choix de la langue, le choix d un interligne,... Modifier un style existant est tout aussi simple : (a) Cliquer droit sur le style dans la liste (b) Choisir l option Modifier dans le menu contextuel (c) Introduire les modifications souhaitées Nous vous conseillons vivement de construire vos propres styles à partir de styles existants comme les styles Titre1, Titre2,... prédéfinis dans les documents vierges. Par exemple, le style Titre1 sera associé au titre des chapitres, Titre2 à celui des sections, et ainsi de suite... Cette méthode évite la définition d attributs de hiérarchie qui sont souvent fastidieux et difficiles à mettre en place. Le style Normal (ou corps de texte ) est celui qui s applique au texte de base du document ; il est nécessaire de vérifier que ce style est bien celui qui s applique par défaut au texte d un document. Figure 2.12 La création ou la modification d un style se fait respectivement à partir des boîtes de dialogue Nouveau style et Modifier un style

CHAPITRE 2. LE TRAITEMENT DE TEXTE MICROSOFT WORD 33 Signalons encore les autres fonctions du menu contextuel associées à un style (via un clic droit sur l intitulé du style) : Sélectionner les instances : Pour surligner les portions de texte auxquelles ce style est affecté (et leur affecter un autre par exemple) Effacer : Pour supprimer le style de la liste, dans ce cas tout texte associé à ce style perd sa mise en forme Adapter à la sélection : Pour que la mise en forme du style devienne celle du paragraphe sélectionné ; tous les paragraphes auxquels ce style est associé seront bien sûr automatiquement remis en forme 2.5.2 Créer une table des matières La création de styles bien structurés (selon une hiérarchie) et leur application au texte d un document permet de générer très simplement une table des matières. Avant d introduire cette table, nous vous conseillons de vérifier la structure du document à partir du mode : Affichage/Plan. Dans ce mode nous pouvons choisir de n afficher que certains niveaux de la hiérarchie (par exemple uniquement les chapitres et les sections sans en faire apparaître le contenu). Les boutons de la barre d outils Plan qui apparaît à l écran dans ce mode d affichage permettent de gérer cet affichage : Pour remonter le texte sélectionné respectivement au premier niveau ou d un degré dans la hiérarchie (une section devient un chapitre par exemple) Pour descendre le texte sélectionné respectivement au dernier niveau ou d un degré dans la hiérarchie (un chapitre devient une section par exemple) Pour déplacer vers le haut ou vers le bas le texte dans le document (par exemple pour transférer une section d un chapitre à un autre ou pour réorganiser l ordre d apparition des sections d un chapitre) Pour respectivement développer et réduire l arborescence Pour choisir les niveaux qui sont présentés dans le document maître

CHAPITRE 2. LE TRAITEMENT DE TEXTE MICROSOFT WORD 34 Figure 2.13 L affichage en mode Plan montre la structure de votre document selon le niveau hiérarchique sélectionné Lorsque vous êtes certain de l arborescence du document, vous pouvez générer votre table des matières : (a) Placez le curseur en début ou en fin de document selon l endroit où la table des matières doit apparaître dans votre document (b) Définissez une section spécifique pour la table des matières (Insertion/Sauts/Saut de section (page suivante) ; cette étape n est pas indispensable mais se justifie si vous voulez définir des en-têtes et pieds de page personnalisés Figure 2.14 Personnalisez votre table des matières à partir de la boîte de dialogue Tables et Index (c) Cliquez sur la commande : Insertion/Références/Tables et Index (d) Choisissez l onglet Table des matières (e) Formatez la présentation de la table à votre convenance ; la zone Afficher le niveau vous permet de choisir les niveaux qui seront repris dans la table des matières 2.5.3 Insérer un image, un objet,... Illustrer un document à l aide d images, de graphiques,... apporte un plus indéniable à sa présentation. Si l introduction de cet objet est généralement très aisée, la mise en page qui s ensuit peut s avérer compliquée sans la connaissance de quelques règles.

CHAPITRE 2. LE TRAITEMENT DE TEXTE MICROSOFT WORD 35 Deux méthodes s offrent à nous pour insérer une image, un graphique,... dans un document : (a) Pour une image enregistrée dans un fichier (par exemple une image trouvée sur Internet), on utilise la commande : Insertion/Images/A partir du fichier ; une boîte de dialogue vous permet de sélectionner le fichier en question sur votre disque mémoire (b) Pour une image préalablement copiée dans le Presse-papier (par exemple un graphique Excel), on utilise la commande : Edition/Coller A ce stade, l objet s affiche dans le document mais sa taille, sa position,... nécessitent encore des ajustements. Pour ce faire, placez-vous en mode Page, cliquez droit sur l objet et sélectionnez la fonction Format de l image dans le menu contextuel. La boîte de dialogue Format de l image présente les propriétés modifiables pour cette image : Couleurs et traits : Pour définir une couleur de fond et la bordure Taille : Pour définir la taille de l image ; l option Respecter les proportions permet de modifier la taille en gardant le même rapport Largeur/Hauteur (la modification de l une implique automatiquement la modification de l autre) Habillage : Cette propriété est celle qui retiendra le plus notre attention, elle définit l emplacement de l image par rapport au texte. Par défaut, une image est liée au texte et est alignée sur celui-ci ( ). Dans ce mode, l image est traitée comme une portion du texte. Pour la dissocier du texte et ainsi la positionner selon votre convenance, il faut choisir l une des quatre options : Pour encadrer l image par le texte Pour entourer de manière rapprochée l image par le texte Pour placer l image derrière le texte (image de fond) Pour placer l image devant le texte (celui-ci est caché par l image) Selon la version de Microsoft Word, il peut également être nécessaire de dissocier cette image du texte. Pour cela, vous devez désactiver l option Lier l image au texte dans les paramètres Avancés de l habillage. Image : Pour rogner une image, la recolorer ou modifier le contraste et la luminosité

CHAPITRE 2. LE TRAITEMENT DE TEXTE MICROSOFT WORD 36 La gestion des images par Microsoft Word n est pas parfaite et il ne faut pas être surpris par des comportements quelquefois erratiques. Ainsi, il arrive qu elle disparaisse de l écran après un déplacement (même léger) ou un redimensionnement. En fait, elle est tout simplement remontée un peu plus haut dans le document ou au contraire descendue au paragraphe suivant, voire sur la page suivante ou précédente. 2.5.4 En-tête, pied de page et numéro de page Les en-têtes sont les petites descriptions qui apparaissent en haut d une page. Grâce à ces en-têtes, le lecteur sait toujours ce qu il lit (quel chapitre par exemple). Les pieds de page sont des zones similaires mais affichées en bas de page. Pour insérer un en-tête, on procède comme suit : (a) Utiliser Affichage/En-tête et pied de page (b) Insérer votre texte dans l en-tête ou le pied de page (c) Cliquer sur le bouton Fermer de la barre d outils En-tête et Pied de page Voici les différents boutons de la barre d outils En-tête et Pied de page : Pour ouvrir la liste d insertion automatique Pour insérer un numéro de page Pour afficher le nombre total de pages du document Pour ouvrir la boîte de dialogue Format des numéros de page (type de la numérotation, numéro des chapitres,...) Pour insérer la date et l heure Pour ouvrir l onglet Disposition de la boîte de dialogue Mise en page et indiquer à Word comment il doit gérer les en-têtes et pieds de page (par exemple pour différencier les pages paires des pages impaires) Pour afficher ou masquer le texte sur la page et apprécier l aspect de l en-tête ou du pied de page en fonction du texte

CHAPITRE 2. LE TRAITEMENT DE TEXTE MICROSOFT WORD 37 Pour indiquer à Word que la section en cours d édition ne doit pas avoir le même en-tête et pied de page que les autres sections. C est ce bouton qui permet d assigner aux différents chapitres un en-tête et un pied de page spécifiques Pour basculer entre l affichage de l en-tête et du pied de page Pour afficher l en-tête ou pied de page de la précédente ou de la prochaine section du document 2.5.5 Et encore... Notes en bas de page et notes de fin Une note en bas de page est une référence, une petite explication, ou un commentaire qui apparaît en bas d une page. Une note de fin est la même chose mais qui apparaît en fin de chapitre ou de document. La procédure pour insérer un note en bas de page ou une note de fin est la suivante : (a) Placer le point d insertion du texte (curseur) là où doit apparaître le symbole ou le numéro de la note (b) Cliquer sur Insertion/Référence/Note en bas de page (c) Opter pour l insertion d une note en bas de page ou d une note de fin (d) Cliquer sur Insérer : en mode Page, Word bascule en bas de la page ou en fin de document, là où doit être introduite la note (e) Introduire le texte de la note Figure 2.15 La boîte de dialogue Note en bas de page et en fin de document définit les propriétés des notes introduites (f) Remonter dans le document pour continuer la rédaction

CHAPITRE 2. LE TRAITEMENT DE TEXTE MICROSOFT WORD 38 Mise en forme et aperçu avant impression La fonction : Fichier/Mise en page permet de personnaliser la mise en page de votre document, par exemple vous pouvez y spécifier si une page particulière doit être imprimée dans le format Paysage plutôt que dans le format Portrait. Pour visualiser votre document avant l impression, cliquez sur l icône. Les deux boutons et vous permettent de choisir entre un affichage page à page ou de plusieurs pages à la fois.