Projet de consultation supervisé en organisation Guide de l étudiant pour le groupe francophone (A01) Session été 2011 Pour toute information, n'hésitez pas à contacter Élaine Lamontagne, coordonnatrice des projets supervisés. Téléphone : (514) 340-6378 Courriel : elaine.lamontagne@hec.ca Site Internet: http://www.hec.ca/mba/projets
INTRODUCTION Au cours de la dernière décennie, les entreprises ont été confrontées à de très nombreux changements : fusion, acquisition, alliance stratégique, restructuration, introduction de nouvelles technologies, ouverture des marchés, et encore Pour maintenir sa position, l entreprise, grande ou petite, n a donc d autres choix que de s adapter et éventuellement d effectuer des changements. Le rôle du gestionnaire est dès lors modifié. Il ne lui suffit plus de bien gérer l entreprise; il lui faut aussi la guider à travers des vagues successives de changements et de transformations. Les trois premières étapes du programme de MBA permettent d acquérir de nouvelles habiletés et des compétences distinctives en matière de gestion. Le projet de consultation supervisé fournit l occasion de mettre ces apprentissages en pratique et de les appliquer en collaboration avec des gestionnaires et des dirigeants. À ce titre, le projet de consultation supervisé devient un outil pédagogique de premier plan dans l introduction, la compréhension et la maîtrise du sujet de la quatrième étape, le changement dans les organisations. Ce guide de l étudiant pour le projet de consultation supervisé en entreprise énonce les objectifs poursuivis, décrit la procédure à suivre, les normes et l échéancier à respecter. Il traite entre autres de la formation des équipes, de la nature et de la sélection du projet, du rôle du professeur superviseur, du rôle de la coordonnatrice, de la rédaction du mandat et de l entente contractuelle, de la contribution financière de l entreprise et de l évaluation du projet par le professeur superviseur. OBJECTIFS Le projet de consultation supervisé est essentiellement la réalisation, par une équipe d étudiants, d un mandat d intervention auprès d une entreprise d'affaires ou de toute autre organisation désireuse de tirer profit de la formation reçue dans le cadre du programme de MBA Plus spécifiquement, les objectifs du projet de consultation supervisé sont : introduire la dimension de changement à travers une expérience réelle en entreprise; mettre en pratique les compétences et les habiletés nouvellement acquises; parfaire l apprentissage du travail en équipes multidisciplinaires; améliorer les capacités de planification, d analyse, d organisation du temps et de gestion des priorités; développer l initiative et la créativité dans la résolution de problèmes; développer des habiletés de communication orale, écrite et visuelle associées à la présentation du rapport final. LA FORMATION DES ÉQUIPES Le projet de consultation supervisé se fait en équipe. Contrairement aux premières étapes du programme, les étudiants ont l opportunité de se regrouper et de former eux-mêmes leur équipe de travail. Chaque équipe est formée de cinq (5) étudiants. L équipe nomme son représentant qui assume dorénavant la liaison avec la coordonnatrice. Pour assurer l atteinte des objectifs du projet de consultation supervisé, il est essentiel que les étudiants forment des équipes multidisciplinaires (regroupant des membres de différents profils académiques et professionnels) et multiculturelles (multilingues avec une connaissance de divers marchés internationaux). À cet effet, des règles vous ont été communiquées lors de la rencontre d information de janvier. Il est à l avantage de chacun d exploiter au maximum la variété des expériences et des compétences qui existent au sein du programme de MBA Une fois l équipe formée, une fiche d inscription (voir Document 1) est complétée et remise à la coordonnatrice. 1
LA NATURE DU PROJET Le projet de consultation supervisé doit servir d outil d apprentissage sur la planification et la mise en œuvre du changement, thème central de la quatrième étape du programme. Le changement peut être observé à différents niveaux de l organisation et peut prendre plusieurs formes. Le mandat recherché peut donc être dans n importe quel domaine, finance, marketing, ressources humaines, technologies de l information, etc Dans la majorité des cas, il s agira d évaluer la pertinence, d élaborer la stratégie, de mesurer l impact de l introduction d un changement dans une organisation. Le projet de consultation supervisé doit représenter, pour l équipe, une charge de travail d environ 1 200 heures. Il peut se retrouver dans une des deux catégories suivantes: Projets liés à la gestion d une entreprise : restructuration interne de l organisation; implantation d une démarche continue de la qualité; approche stratégique à l introduction de nouvelles technologies; élaboration d une stratégie de commercialisation d un produit; réingénierie des processus achats, expédition, services à la clientèle, etc. ; révision des politiques internes pour satisfaire les normes d organismes réglementaires; changements dans la gestion des ressources humaines; plan d action pour l utilisation du commerce électronique; stratégie d acquisition d un partenaire ou d'un concurrent. Projets à caractère international : analyse d occasions d affaires examen détaillé du marché d un produit ou d un service; développement de relations d affaires identification de fournisseurs, de partenaires; projet de coopération avec un organisme humanitaire. L IDENTIFICATION ET LA SÉLECTION DU PROJET L implication des étudiants dans le processus de définition du projet de consultation supervisé est essentielle à la réussite de cette activité. Elle assure une meilleure utilisation des ressources disponibles et permet à chacun d obtenir un mandat qui répond mieux à ses attentes. La première responsabilité de l équipe sera de trouver, avec le support de la coordonnatrice, un mandat qui correspond à ses champs d intérêt et à ses attentes. Deux approches sont possibles dans l identification et la sélection du projet de consultation supervisé : 1. l'équipe identifie son entreprise et son projet et en avise la coordonnatrice. Afin d'éviter le dédoublement dans les démarches de recherche d'un projet, les étudiants doivent donc l aviser des actions qu'ils souhaitent entreprendre auprès d'une entreprise. Elle pourra alors indiquer si l'entreprise a déjà été contactée et si oui, quelles sont les personnes qui ont été approchées. 2. la coordonnatrice identifie des entreprises ayant des projets et en avise les équipes qui ont exprimé un intérêt pour ces différents types de projets. La coordonnatrice rencontre donc individuellement chacune des équipes afin de mieux comprendre les attentes de celles-ci et de pouvoir assigner une entreprise et un projet à chaque équipe. Dans l éventualité où plusieurs équipes seraient intéressées par une même entreprise, la coordonnatrice procédera à l assignation de celle-ci à l'aide des critères requis par l entreprise, le dossier cv de l équipe et la fiche «d'inscription des équipes» (Document 1). La fiche d'inscription de l équipe 2
constitue donc un document important. Plus l'équipe définit clairement ses champs d'intérêts et les types d'entreprises avec lesquelles elle souhaite travailler, meilleures sont ses chances d identifier une entreprise qui réponde à ses attentes. Les étudiants ne doivent pas prendre d'engagements définitifs envers les entreprises avant l'approbation du projet par la coordonnatrice et le professeur superviseur. De plus, il est essentiel que chaque équipe rencontre la coordonnatrice afin de mieux identifier certains aspects pratiques du projet supervisé. LE PROFESSEUR SUPERVISEUR Le professeur superviseur a pour rôle d aider et de guider les étudiants dans la réalisation de leur mandat de consultation. Il demeure, pour plusieurs entreprises, une garantie quant à la qualité du travail fourni par les étudiants. Le professeur superviseur sera assigné à chacun des projets par la direction du programme de MBA. La responsabilité principale du professeur superviseur est d évaluer le travail effectué par l équipe. Dès le début de l exercice, il participe activement à la définition du mandat, des livrables et de la méthodologie employée. Il rencontre l entreprise avec les étudiants lors de la définition finale du mandat et s assure de la compréhension de chacun et du réalisme du mandat et des livrables (ce que veut l entreprise). Il est signataire avec les membres de l équipe de l entente contractuelle. Il assiste à la présentation orale du rapport final à l'entreprise. LA COORDONNATRICE Le travail de coordination des projets supervisés est assumé par Élaine Lamontagne, également chargée de cours à HEC Montréal. De façon plus spécifique, le rôle de la coordonnatrice se définit comme suit : 1. elle présente le projet de consultation supervisé aux étudiants. Elle est disponible dans les semaines qui suivent pour répondre aux questions relatives au projet. Une rencontre doit être prévue avec chaque équipe; 2. au besoin, elle agit comme conseillère auprès des équipes qui doivent expliciter leurs champs d'intérêts et les types d'entreprises souhaitées; 3. elle reçoit la fiche d'inscription de chacune des équipes; 4. elle sollicite les entreprises, constitue et tient à jour une liste de celles-ci et de leurs projets; 5. dans le cas des équipes ayant déjà identifié leur propre projet et leur propre entreprise, elle s assure de la pertinence du mandat et de l entreprise; 6. elle est informée par les professeurs superviseurs de l'approbation des mandats; 7. il est important de noter que dès la formation de l équipe, et jusqu à la réalisation du mandat, la coordonnatrice doit être informée par le représentant de chaque équipe du déroulement de leur négociation de mandat. 3
LE MANDAT, L ENTENTE CONTRACTUELLE ET LA PRÉSENTATION DU RAPPORT FINAL Avant la rédaction de l'entente contractuelle, le mandat de consultation doit être défini conjointement par l'entreprise, les étudiants et le professeur superviseur; ce dernier approuve le mandat et les livrables et le représentant d équipe en informe la coordonnatrice. La rédaction de l entente contractuelle représente une étape importante pour chaque projet de consultation supervisé; cette entente assure aux parties impliquées une compréhension commune du travail à réaliser. De ce fait, il est nécessaire que le professeur superviseur participe pleinement à cette étape. L entente décrit le contexte dans lequel le mandat de consultation sera réalisé, le contenu détaillé du mandat, les livrables, les responsabilités des parties impliquées, la contribution financière de l entreprise, l échéancier et le budget. Un guide de rédaction de l entente contractuelle est fourni au Document 2. Au moins deux exemplaires (originaux) de cette entente devront être dûment signés : 1) un exemplaire sera remis à l entreprise et 2) un exemplaire plus une copie seront remis à Suzanne Lamoureux, secrétaire administrative du programme MBA. Les étudiants devraient également garder une copie de l entente et en remettre une copie au professeur superviseur s il le souhaite. Il est à noter que ladite entente devrait être complétée et signée dans le mois suivant l obtention du mandat. Chaque équipe s engage à produire et fournir à l entreprise : un rapport écrit répondant spécifiquement au mandat et à l ensemble des livrables énumérés dans l entente contractuelle; une présentation orale de trente (30) à quarante-cinq (45) minutes décrivant les grandes lignes du rapport de consultation, incluant les conclusions et recommandations; Les représentants de l entreprise et le professeur superviseur assistent à cette présentation. CONTRIBUTION FINANCIÈRE L entreprise qui retient les services d une équipe d étudiants doit verser à HEC Montréal la somme de 7 500 $ à titre de contribution aux activités pédagogiques et parapédagogiques des étudiants programme de MBA (20 % des sommes recueillies seront versées directement à l Association des étudiants du MBA pour ses propres activités). De plus, l entreprise s engage à rembourser les frais directs qui seront engagés par les étudiants pour la réalisation du mandat, dans la mesure où ces frais ont été discutés au préalable entre le client et les étudiants et ajoutés à l entente contractuelle. L ÉVALUATION Le projet de consultation supervisé est évalué par le professeur superviseur qui doit tenir compte des commentaires de l entreprise cliente. Compte tenu des objectifs du projet de consultation supervisé, les critères d évaluation suivants sont proposés au professeur superviseur : le respect du mandat et des livrables; la présentation claire de la problématique; la justification du choix de la méthodologie et des instruments qui ont appuyé l'analyse de la situation; la qualité et la rigueur du diagnostic, de l analyse et de l argumentation; la cohérence et le caractère réaliste des recommandations; l originalité des recommandations; la qualité de la présentation du rapport écrit; la qualité de la présentation orale du rapport; 4
le respect de l échéancier du projet de consultation supervisé. La note est répartie comme suit : 60% pour le travail d équipe, 30% pour le travail individuel et 10% pour le respect de l échéancier. L ÉCHÉANCIER 2011 Le respect de l échéancier demeure essentiel au bon déroulement du projet de consultation supervisé. Ce critère est d'ailleurs inclus dans l évaluation faite par le professeur superviseur. Au plus tard le vendredi 11 mars 1. Formation de l équipe, définition des champs d intérêt et des caractéristiques des entreprises souhaitées. Remise du Document 1 «Inscription de l équipe» à Élaine Lamontagne aussitôt que possible 2. Envoi des cv courts de chaque membre de l équipe à Élaine Lamontagne (fichiers combinés en un seul) Février / Mars 3. Élaine Lamontagne rencontre chaque équipe aussitôt le document 1 reçu Mars / Avril / mai 4. Recherche d un projet d équipe supervisé. Identification de l entreprise et de la personne contact. Rencontre avec l entreprise ébauche préliminaire d un mandat de consultation (si mandat trouvé par l équipe). Assignation du professeur superviseur par le Programme de MBA. 5. Assignation des projets. 6. Définition, avec l entreprise et le professeur superviseur, du mandat, des livrables, du budget et de l échéancier. Au plus tard le 03 juin 7. Remise du Document 2 «Entente contractuelle» signée par tous les membres de l équipe, le professeur superviseur et le représentant de l entreprise. L entente devrait comporter au moins 2 originaux (signatures originales) et 2 copies (un original pour l entreprise, un original et une copie à Suzanne Lamoureux et une copie pour l équipe). Si le professeur désire une copie, il faudrait également lui en remettre une. Du lundi, 4 juillet au vendredi 5 août 8. Réalisation du projet d équipe supervisé et préparation du rapport final Avant le 19 août 9. Remise du rapport écrit au professeur superviseur et à l entreprise. 10. Présentation orale à l entreprise en présence du professeur superviseur. 5
QUESTIONS ET RÉPONSES : 1. La contribution financière de l entreprise est-elle obligatoire? Oui, car nous croyons que la contribution de l entreprise est essentielle à la réalisation du projet. L entreprise qui accepte de contribuer financièrement sera plus impliquée dans le projet. L expérience des dernières années a clairement démontré que demander cette contribution n est pas une contrainte pour obtenir de bons mandats dans les entreprises. 2. Doit-on obligatoirement être cinq personnes dans l équipe? Oui. Un des objectifs du programme et du projet de consultation supervisé en particulier est de «parfaire l apprentissage du travail en équipe multidisciplinaire». L expérience des dernières années a démontré la réussite du travail en équipe de cinq personnes. Compte tenu du nombre total d étudiants, il se pourrait qu exceptionnellement nous nous retrouvions avec une ou deux équipes de 4 personnes; cependant les mêmes règles s appliqueront multidisciplinarité, comporter 1 étudiant international et consacrer au moins 1200 heures de travail au projet. 3. Les entreprises choisies doivent-elles être de la région de Montréal? Non. Il n est pas exigé que les entreprises choisies soient localisées dans la région de Montréal. Cependant, puisque les entreprises auront à défrayer les frais de déplacement ou de séjour durant la période de cueillette d information, il est évident que ces coûts seront moindres si les entreprises sont dans la grande région métropolitaine. 4. Nous voulons approcher une entreprise, y a-t-il de la documentation officielle de l École à lui fournir? La Direction du programme de MBA a fait préparer une brochure présentant le projet de consultation supervisé, le contexte dans lequel il s inscrit et les éléments de base à connaître pour les entreprises qui seront intéressées à proposer un projet. Chaque équipe recevra quelques brochures lors du dépôt au coordonnateur de la fiche d inscription. L entreprise peut également consulter la brochure sur le site du projet supervisé : www.hec.ca/programmes/mba/projets/entreprise 5. Nous avons trouvé notre entreprise, que doit-on faire ensuite? Les étapes à franchir sont, dans l'ordre : a) informer la coordonnatrice et lui fournir un descriptif du projet; un professeur superviseur sera alors assigné au projet; b) élaborer, avec l'entreprise et le professeur, le mandat et les livrables; c) préparer une entente contractuelle. Puis arrivera la période de réalisation. 6
6. Notre projet est confidentiel et stratégique pour l entreprise; nous ne pouvons donc pas le détailler dans l entente contractuelle. Êtes-vous d accord? Non. Le professeur superviseur et la coordonnatrice doivent connaître clairement le mandat confié par l entreprise et les livrables à la fin du projet. Ces éléments sont importants tant pour l évaluation de votre travail que pour régler des différends toujours possibles. Nous suggérons d inclure à l entente contractuelle les clauses de confidentialité appropriées. À cet effet, voir le point 7 du spécimen d'entente contractuelle (Document 2). 7. Nous aurons bientôt une première rencontre avec l entreprise, est-ce que le professeur superviseur doit y assister? Le professeur superviseur doit assister au moins à une rencontre avec l entreprise avant la signature de l entente contractuelle. Son rôle sera de s assurer que, de part et d autre, les livrables sont bien explicités et bien compris. Le professeur superviseur doit signer avec les membres de l équipe l'entente contractuelle. 7
Projet de consultation supervisé 2011 INSCRIPTION DE L ÉQUIPE MEMBRES DE L ÉQUIPE Matricule Nom Prénom Profession Études MBA ENTREPRISES / PROJETS SOUHAITÉS / CHAMPS D INTÉRÊTS DE L ÉQUIPE 1. Types d'entreprises souhaitées (ex. : taille, secteur, ) (en indiquer 2 ou 3 selon un ordre de préférence) 2. Projets souhaités (par ordre de préférence, 2 ou 3) 3. Champs d intérêts (par ordre de préférence, 2 ou 3) AUTRES 4. Informations utiles à la coordonnatrice (démarches déjà faites auprès de certaines entreprises, personnes que vous voulez que la coordonnatrice contacte, etc.) 5. Représentant d équipe / Étudiants qui vont en échange? / Étudiants qui vont en campus international 8