RÈGLEMENTS CLUB SOCIAL DE LA SOCIÉTÉ DE L ASSURANCE AUTOMOBILE DU QUÉBEC INC.

RÈGLEMENTS CLUB SOCIAL DE LA SOCIÉTÉ DE L ASSURANCE AUTOMOBILE DU QUÉBEC INC. Document révisé le 2006-11-08

RÈGLEMENTS NO 1 SECTION 1 - CONSTITUTION 1- Constitution en corporation Le Club social de la Régie de l assurance automobile du Québec Inc. (C.S.R.A.A.Q. Inc.) a été constitué en vertu de la troisième partie de la Loi des compagnies et coopératives. Les lettres patentes ont été émises le 20 avril 1979. Des lettres patentes supplémentaires ont été obtenues le 3 décembre 1990, accordant à la corporation un changement de dénomination sociale en celle du Club social de la Société de l assurance automobile du Québec Inc. (C.S.S.A.A.Q. Inc.). 2- Nom Le nom de la corporation est Club social de la Société de l assurance automobile du Québec. Dans les présents règlements, le mot Club le désigne. 3- Siège social Le siège social du Club est situé au 333, boul. Jean-Lesage, Québec. (modifié le 2003-10-29) 4- Sceau Le sceau est celui dont l impression apparaît en page couverture. 5- Buts Développer l esprit de fraternité et de solidarité ; Favoriser les relations amicales et de bonne camaraderie ; Offrir des avantages sociaux, culturels, sportifs et autres. 2

SECTION II - MEMBRES 6- Catégories de membres Le Club peut compter des membres réguliers et à vie et ami. (modifié 2003-10-29) 7- Membres réguliers Le membre régulier est l employé permanent, temporaire, occasionnel ou contractuel ou l ancien membre de Club social de la Société de l assurance automobile du Québec qui a vu sa demande d adhésion acceptée par le Conseil d administration et qui a payé le montant de la contribution. (1994-10-19) 8. Membres à vie Le Conseil d administration peut admettre comme membre à vie du Club tout membre régulier quittant la Société pour cause de retraite et ayant été membre régulier sans arrêt au moins les cinq dernières années précédant la retraite. Pour ce faire, il devra présenter une demande écrite au C.A. dans les trois mois suivant son départ. (ajouté 2006-11-08) 8.1 Membres «ami» Le membre ami est tout membre régulier quittant la Société pour cause autre que retraite et qui désire demeurer membre actif du Club Social. Il devra répondre aux critères suivants : Avoir été membre régulier sans arrêt au moins les 5 dernières années précédant son départ Faire sa demande écrite au C.A. dans les 3 mois suivant son départ Acquitter sa cotisation annuelle. 9- Admission des membres (ajouté 2003-10-29) Les demandes d admission seront faites par écrit sur des formules fournies à cette fin par le Club et accompagnées du montant du droit d entrée et du montant de la contribution ou d une autorisation de retenue de salaire. Les demandes d admission pourront être acceptées ou refusées par résolution de Conseil d administration. 3

Les conditions d admission et les privilèges des membres sont réglementés par résolution du Conseil d administration. 10- Droit d entrée et contribution -Les montants de droit d entrée et de la contribution annuelle des membres seront déterminés lors de l assemblée générale annuelle ou lors d une assemblée générale annuelle spéciale. -Les contributions faisant l objet d une autorisation de retenue sur salaire sont fixées à 1,00$ par paie, pour un minimum d un an. (ajouté le 2006-11-08) -Les autres contributions sont fixées à 33,00$ par année et ne peuvent être inférieures à une année ou a un multiple d années complètes. -Le droit d entrée est fixe à 2,00$. Seuls ceux qui auront acquitté les contributions échues sont considérés comme membre en règle. -Le membre à vie est exempt de contribution. Toutefois à compter de janvier 2007 un montant de 5,00$ sera payable annuellement par tout retraité ou membre ami désirant obtenir par la poste la publicité de chaque activité. (ajouté le 2006-11-08) -Le droit d entrée est exigible de tout nouveau membre ou d un ancien membre qui a cessé de contribuer depuis un an et plus. (2000-11-01) 11- Carte de membre Une carte identifiant la classe du membre sera émise par le secrétaire à chaque membre du Club. Sur déclaration écrite du membre expliquant les motifs de la perte, de la détérioration ou de la destruction de sa carte de membre, le secrétaire est autorisé à émettre une nouvelle carte. Pour être valide, la carte de membre doit porter la signature du président et du secrétaire du Club et doit figurer au registre des membres en règle du Club. 12 - Confiscation de la carte de membre La carte de membre n est pas transférable et ne peut servir de prête-nom. Tout administrateur du Club qui s aperçoit : que le détenteur d une carte n en est pas le véritable propriétaire ou que ce dernier a prêté sa carte afin qu une autre personne puisse profiter des privilèges d un membre; peut confisquer cette carte sommairement. La confiscation de la carte de membre n entraîne pas nécessairement la suspension du membre. Toute confiscation devra être rapportée sans délai au secrétaire du Club pour qu une action appropriée soit prise par le Conseil d administration. (modifié le 1998-10-14) 4

13 - Suspension et expulsion Le Conseil d administration peut, à la majorité d au moins les deux tiers des administrateurs présents à une assemblée régulière, réclamer des montants, censurer, suspendre pour une certaine période ou destituer un membre qui, abusant des privilèges dont il jouit, refuse de se soumettre aux règlements et aux décisions du Conseil d administration ou des comités. (1998-10-14) 14 - Démission Un membre régulier peut, en tout temps, donner sa démission en la faisant parvenir par écrit au secrétaire du Club. Un membre démissionnaire n a pas droit au remboursement des cotisations versées à moins d erreurs administratives. Tout membre démissionnaire ou tout aspirant refusé ne peut demander de nouveau son admission dans le Club avant qu il ne se soit écoulé un délai d un an. 5

SECTION III ASSEMBLÉES GÉNÉRALES 15- Assemblée générale annuelle L assemblée générale annuelle des membres doit être tenue la l intérieur d un délai de trois mois suivant la date de la fin de l exercice financier. La date et l endroit de la tenue de cette assemblée sont fixés par le Conseil d administration. 16- Assemblée générale spéciale Des assemblées générales spéciales des membres peuvent être convoquées par le Conseil d administration lorsque la chose est jugée nécessaire pour la bonne administration des affaires du Club. De plus, le secrétaire sera tenu de convoquer une assemblée générale spéciale pour les membres si une réquisition écrite lui est adressée à cette fin et est signée par au moins 25 % des membres réguliers en règle. Cette convocation devra être faite dans les quinze jours suivant la réception d une telle demande qui devra spécifier les buts et les objets d une telle assemblée. L assemblée générale spéciale devra être tenue dans les sept jours suivant l expiration du délai de convocation. À défaut par le secrétaire de convoquer une telle rencontre dans le délai stipulé, cette dernière pourra être convoquée par les signataires de la demande au frais du Club. Seules les affaires spécialement mentionnées dans la requête doivent être discutées lors de ces assemblées générales spéciales. La présence des deux tiers des signataires constitue le quorum de cette assemblée générale spéciale. 17- Ordre du jour L ordre du jour de l assemblée générale annuelle comporte entre autres : 1- Approbation de l ordre du jour. 2- Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale et, s il y a lieu, de toute assemblée générale spéciale. 3- Rapport du Conseil d administration et de ses comités, s il y a lieu. 4- Présentation des états financiers annuels et du rapport de vérification 5- Approbation, s il y a lieu des règlements ou des modifications aux règlements, s il y a lieu. 6- Affaires nouvelles. 7- Élection. 6

18- Avis de convocation Un avis mentionnant la date, l heure et l endroit de l assemblée générale annuelle ou de toute assemblée générale spéciale doit être affiché par le secrétaire du Club au moins quinze jours avant la date de la rencontre. 19- Présence et quorum Seuls les membres réguliers ont droit d assister à l assemblée générale annuelle ou à toute assemblée générale spéciale. Vingt membres réguliers constituent le quorum. 20- Droit de vote Seul le membre régulier présent a le droit de voter à une assemblée générale annuelle ou à toute assemblée générale spéciale. Le vote se prend à main levée ou, si tel est le désir d au moins 50 % + une personne, le vote se prend par scrutin secret. Les propositions soumises sont décidées à la majorité des votes des membres réguliers et, en cas d égalité, le président de l assemblée a droit à un vote prépondérant. 21- Ajournement Toute assemblée peut être ajournée à une autre date, à l endroit fixé lors de l ajournement. Une demi-heure après l heure fixée pour une assemblée, si les membres présents ne forment pas le quorum, l assemblée est alors ajournée. Le Conseil d administration devra tenir une nouvelle assemblée à l intérieur d un délai de 45 jours. 7

SECTION IV CONSEIL D ADMINISTRATION 22- Conseil d Administration Le Conseil d administration peut être composé entre 10 et 12 administrateurs. 23- Éligibilité (modifié 2004-11-17) Pour être éligible comme administrateur, le candidat devra être membre «régulier» du Club et n avoir pas été privé de ses privilèges de membre par le Conseil d administration. Les administrateurs seront rééligibles à condition toutefois qu ils aient assisté à au moins les deux tiers des assemblées régulières du dernier terme, ainsi qu à au moins 50 % des assemblées sur lesquels ils ont été désignés. Un administrateur qui démissionne avant la fin d un terme est rééligible en autant qu au moment de sa démission il ait assisté à au moins 50 % des assemblées régulière précédent sa démission ainsi qu à au moins 50 % des assemblées des comités sur lesquels il a été désigné. Pour devenir administrateur : Le candidat devra être disponible pour effectuer ses midis de garde ainsi qu offrir ses services pour aider ses collègues lors des midis de ventes. 24- Terme d office (modifié 2004-11-17) La durée d un mandat d un administrateur est de deux ans. Cependant, le Conseil d administration est autorisé à porter à un an la durée de ces mandats lors des élections annuelles. 25- Poste vacant Le siège d un administrateur devient vacant : Par le décès de son titulaire, sa démission comme membre du Club ou comme administrateur ou s il cesse d être à l emploi de la Société de l assurance automobile du Québec ou de posséder les qualifications requises; Toute absence à trois assemblées régulières consécutives du Conseil d administration sera considérée comme une démission tacite de l administrateur. Seule une décision du Conseil d administration peut faire échec à cette règle à la condition que des justifications ou des motifs soient transmis par la personne concernée au secrétaire de Club pour étude lors de cette troisième assemblée. 8

26- Poste à combler Si une vacance survient plus de trois mois avant la tenue de l élection générale, le Conseil d administration pourra nommer un nouvel administrateur jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle. 27- Pouvoirs et devoirs Généraux Le conseil d administration peut exercer tous les pouvoirs, passer les résolutions et poser tous les actes que les règlements, les lettres patentes ou la loi ne réservent pas expressément aux membres réunis en assemblée générale. Particuliers Établir, modifier et proposer les règlements et voir à leur application lorsque adoptés par l assemblée générale annuelle. Étudier et approuver les prévisions budgétaires au cours d une année financière. 9

SECTION V ASSEMBLÉE DU CONSEIL D ADMINISTRATION 28- Assemblée du Conseil d administration Les assemblées régulières du Conseil d administration sont tenues selon un calendrier déterminé par ce dernier. 29- Assemblée spéciale Une assemblée spéciale du Conseil d administration peut être tenue en tout temps à la demande du président et, en son absence, du vice-président. Cinq administrateurs peuvent demander par écrit, au secrétaire la tenue d une assemblée spéciale du Conseil d administration. Ils devront toutefois indiquer dans leur requête les sujets devant faire l objet de la discussion et l assemblée devra être tenue dans les dix jours suivant la demande. 30- Avis de convocation Chaque administrateur devra être avisé par le secrétaire de la tenue de chaque assemblée, laquelle doit avoir lieu au siège social du Club à moins d avis contraire. L heure et la date des assemblées sont fixés par les administrateurs. Le délai doit être d au moins cinq jours, sauf dans les cas d une assemblée spéciale où le délai de convocation peut être de 24 heures. 31- Présence des membres Tout membre du Club a droit d assister à toutes les réunions de Conseil d administration. Tout membre du Club a droit, avec l autorisation du président, de participer à la discussion, mais il n a pas le droit de vote. 32- Le huit-clos Le huit-clos peut être décrété par le président ou par une résolution du Conseil d administration. Le huit-clos peut être levé par une résolution du Conseil d administration. 10

33- Ordre du jour L ordre du jour des assemblées régulières du Conseil d administration est le suivant : 1. Présences 2. Acceptation de l ordre du jour 3. Lecture et adoption du comte rendu de la dernière assemblée du Conseil d administration 4. Suivi des décisions 5. Rapports sur les activités terminées, en cours et à venir 6. Rapports des comités 7. Varia 34- Quorum Le quorum d une assemblée du Conseil d administration est fixé à 50% des administrateurs, plus un. 35- Droit de vote et modalités À toute assemblée, le vote se prend à main levée ou, si tel est le désir d au moins cinq administrateurs, le vote se prend par scrutin secret. Les questions soumises sont décidées à la majorité des votes. En cas d égalité, le vote du président est prépondérant. 36- Ajournement Toute assemblée peut être ajournée à un autre moment à l endroit fixé lors de l ajournement. Une demi-heure après l heure fixée pour le début de l assemblée, si les administrateurs présents ne forment pas quorum, l assemblée est alors ajournée à une date ultérieure fixée par les administrateurs présents sur vote majoritaire. L assemblée ainsi ajournée peut être tenue sans autre avis officiel, à moins d une décision à l effet contraire des administrateurs concernés. 11

SECTION VI COMITÉ EXÉCUTIF 37- Le Comité exécutif Le Comité exécutif comprend quatre membres : le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier, tous choisis parmi les administrateurs. 38- Formation du Comité Les membres Comité exécutif sont élus annuellement à l assemblée régulière du Conseil d administration. 39- Terme d office La durée du mandat de chacun des membres du Comité exécutif est d un an ou jusqu à la prochaine formation du comité exécutif. 40- Vacance Il y a vacance au Comité exécutif lorsque l administrateur démissionne de son poste ou que le Conseil d administration déclare un poste vacant à la suite d absences répétées de son titulaire. Cette vacance devra être comblée lors de la réunion régulière suivante du Conseil d administration. 41- Assemblée Les assemblées du Comité exécutif peuvent être tenues au besoin au jour et à l endroit déterminé par le président, ou en son absence, le vice-président, lesquels auront l autorité de convoquer. 42- Quorum Le quorum aux assemblées du Comité exécutif est de trois membres. 43- Pouvoirs et devoirs Le Comité exécutif a l autorité et exerce tous les pouvoirs du Conseil d administration pour l administration des affaires du Club, excepté les pouvoirs qui, en vertu de la loi, doivent être exercés par le Conseil d administration ainsi que ceux que le Conseil d administration peut se réserver expressément. Le Comité exécutif fait rapport de ses activités au Conseil d administration et le secrétaire doit normalement transmettre les procès-verbaux des assemblées du Comité exécutif dans les cinq jours précédents la tenue de l assemblée régulière du Conseil d administration, sauf pour la partie où la réputation d une personne peut en souffrir. 12

SECTION VII LES OFFICIERS 44- Désignation des officiers Les officiers du Club sont le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier et toute autre personne élue ou désignée par le Conseil d administration pour une telle charge d officier. 45- Le président Le président préside de droit toutes les assemblées générales des membres, les assemblées du Conseil d administration, les assemblées du Comité exécutif, et exerce comme tel toutes les autres fonctions incombant à sa charge. Le président est l interlocuteur officiel du Club et il signe tous les documents qui engagent la responsabilité du Club. 46- Le vice-président Le vice-président remplit toutes les fonctions du président lorsque ce dernier ne peut les exercer lui-même. 47- Le secrétaire Le secrétaire a la garde des archives du Club, il convoque les assemblées et en dresse les procès-verbaux. Il fait toute la correspondance, en conserve les copies, garde et signe, s il y a lieu, avec le président les documents officiels que la loi lui impose, il remplit tout autre devoir ou toute autre responsabilité inhérente aux fonctions que lui confie le Conseil d administration. Il participe aux délibérations et a droit de vote. 48- Le trésorier Le trésorier a la garde des livres comptables, des actifs et des registres d inscription des membres du Club. Il doit déposer quotidiennement les recettes dans une banque ou une caisse populaire choisie par le Conseil d administration. Il dresse les états financiers annuels et en fait rapport à l assemblée générale annuelle des membres. Il remplit toutes les fonctions qui lui sont assignées par le Conseil d administration. Il participe aux délibérations et a droit de vote. 49- Les administrateurs Les administrateurs sont responsables auprès du Conseil d administration et de l assemblée générale annuelle des membres du bon fonctionnement des activités du Club. 13

50- Délégation de pouvoirs En cas d absence ou d incapacité d agir de tous les officiers du club ou pour toute autre raison jugée suffisante, le Conseil d administration ou le Comité exécutif, le cas échéant, peut déléguer les pouvoirs de tels officiers à un autre membre du Comité exécutif ou à un autre membre du Conseil d administration. 14

SECTION VIII LES COMITÉS 51- Comité Un comité est un groupe de membres du Club chargés de la bonne marche d une activité déterminée et/ou chargés de la préparation des éléments requis pour une prise de décision du Conseil d administration ou du Comité exécutif sur un sujet donné. 52- Formation Le Conseil d administration peut constituer des comités composés d au moins deux administrateurs destinés à assurer, chacun dans sa sphère et sous l autorité de Conseil d administration, l exécution du programme du Club. Ils devront déposer au Conseil d administration une copie fidèle des procès-verbaux de leur réunion et faire le compte rendu de l activité. 53- Membres adjoints des comités Les comités peuvent s adjoindre, sur approbation du Conseil d administration, des membres réguliers nécessaires pour la bonne marche de ces comités. Ces membres auront droit de vote au sein des comités. 54- Président membre d office Le président du Club est membre d office de tous les comités. Toutefois, s il est empêché d assister à l une des assemblées, il pourra se faire remplacer par un membre du Comité exécutif. 15

SECTION IX DISPOSITIONS FINANCIÈRES 55- Année financière L année financière du Club commence le 1 er septembre et se termine le 31 août de chaque année. 56- Revenus Toute somme perçue par ou pour le Club doit être remise intégralement et sans délai au trésorier du Club. 57- Vérifications Le Conseil d administration doit faire vérifier, chaque année les états financiers du Club par un vérificateur qui sera nommé lors de l assemblée générale annuelle. (1993-10-20) 58- Effets bancaires Tous les chèques, billets ou autres effets bancaires sont signés par au moins deux officiers du Club. 59- Dissolution En cas de dissolution du Club, tous les biens seront distribués à un fonds de secours humanitaire de la région de Québec. La dissolution sera décidée à une assemblée générale spéciale convoquée à cette fin et dont le quorum est établi à un quart des membres réguliers. 60- Abrogation Les présents règlements abrogent et remplacent à toute fin que de droit les règlements antérieurs et ce, à compter de leur ratification par l assemblée générale. 61- Amendements Les règlements du Club et leurs modifications ou amendements doivent être adoptés par le vote des deux tiers des administrateurs présents à l assemblée du Conseil d administration spécialement convoquée à cet effet et dont avis écrit contenant le projet d amendement devra être donné à tous les administrateurs par le secrétaire au moins une semaine avant la tenue de cette assemblée. Toute modification ou amendement doit être ratifié par la majorité des membres réguliers présents à une assemblée générale annuelle ou spéciale. 16

RÈGLEMENT NO 2 PROCÉDURES D ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS 1- Élection Des élections auront lieu tous les ans à l assemblée générale annuelle. 2- Officiers d élection Le président et le secrétaire d élection sont élus par l assemblée générale annuelle sur recommandation du Conseil d administration. Pour l assemblée d élection annuelle de Montréal, le président du Club social de la S.A.A.Q. ou son délégué fera office de président d élection. 3- Acclamation Lors de l assemblée d élection, le président d élection devra proclamer élus les candidats qui n auront pas eu d opposition. 4- Égalité de votes S il y a un nombre supérieur de candidatures que le nombre de postes vacants, on procède à une élection. Les candidats ayant le plus de votes sont élus dans l ordre. 5- Rapport du président d élection Le président d élection transmet son rapport au secrétaire du Club dans les quinze jours qui suivent l élection. 6- Contestation Toute demande de contestation d élection doit être communiquée par écrit au secrétaire d élection dans les 48 heures qui suivent le jour d élection. La connaissance et la décision de la contestation d élection sont du ressort exclusif du président d élection. Celui-ci procède à l étude du cas et juge de la validité de la contestation, les bulletins devront êtres détruits 72 heures après le jour d élection. Au cas de contestation, ils ne pourront être détruits avant la décision du président d élection qui est finale et exécutoire. 17