CLUB EXCELLENCE Lite Processus d excellence de club Lite (autoguidé) PROCESS Carnet de travail du participant
Cher participant de l atelier de travail du PEC, Le Lions Clubs International est heureux d apprendre que votre club participera à l atelier de travail du PEC Lite. Le PEC concerne votre club sa façon de servir, de communiquer, de se développer, de maintenir ses membres et de former ses responsables. Le PEC est l une des initiatives les plus utiles et qui évolue le plus rapidement parmi toutes les initiatives entreprises par le LCI. Ce carnet de travail a été édité pour vous aider à accomplir chacune des quatre étapes. À la conclusion de l atelier de travail, veuillez bien remplir le formulaire d évaluation qui se trouve à la fin de votre carnet de travail et le rendre à votre coordinateur. Il est important de se rappeler que le PEC est un processus. Il ne se termine pas à la fin de l atelier de travail. Vous devriez travailler sur les objectifs fixés lors de l atelier de travail bien après la conclusion de celui-ci avec l aide des membres de votre club, du coordinateur de votre club chargé de l atelier du PEC et de vos coordinateurs EME et EMF de district. Le LCI vous adresse ses meilleurs vœux de réussite alors que vous entreprenez le processus d excellence de club. Si vous avez la moindre question, n hésitez pas à nous l adresser. Cordialement, Service du développement de l effectif et des nouveaux clubs CEP@lionsclubs.org
APERÇU GLOBAL DU PROCESSUS D EXCELLENCE DE CLUB Aperçu global du programme Le processus d excellence de club (PEC) est un programme d ateliers de travail ayant pour but d améliorer l expérience des membres et de mieux servir la communauté. Un atelier de travail du PEC peut être présenté sous deux formats : PEC Lite ou PEC Pro. Le PEC Pro est un atelier guidé par un animateur et le PEC Lite est un atelier de travail autoguidé au cours duquel un membre du club assume le rôle de coordinateur. Quelque soit le format utilisé, un club participant examinera les besoins de sa communauté, analysera l expérience des membres de son club, identifiera les ressources du club et du LCI et élaborera des plans d action pour aller de l avant. Les informations comprises dans cette vue d ensemble s appliquent autant au PEC Lite qu au PEC Pro. Le processus d excellence de club renferme quatre étapes qui peut se dérouler en une à quatre sessions. Chaque session de l atelier de travail peut se tenir pendant une réunion de club, une réunion de réflexion ou tout autre rassemblement. Les participants au PEC réaliseront plusieurs activités qui se trouvent dans le carnet de travail du participant téléchargeable sur le site Web du LCI. Ce carnet de travail est aussi disponible sur simple demande adressée au LCI. Dans le cadre du PEC, les clubs devront remplir l Évaluation des besoins de la communauté et le sondageque pensez-vous de votre club? Le coordinateur ou l animateur peut demander aux participants de terminer ces tâches avant, pendant ou après une étape de l atelier de travail programmée. Voici un aperçu de ce que les clubs accompliront pendant un atelier de travail sur le PEC : Étape 1 : Pourquoi sommes-nous ici? (45-60 minutes) Reconnaître ce que vos Lions ont accompli Discuter de ce que votre club pourrait accomplir dans l avenir Identifier les besoins communautaires qui n ont pas encore été pris en compte Prévoir de procéder à une Analyse des besoins de la communauté Étape 2 : Qu est-ce qui constitue un excellent club? (75-90 minutes) Remplir le sondage Que pensez-vous de votre club? Définir les particularités d un excellent club Identifier les obstacles qui empêchent les clubs d atteindre l excellence Analyser les façons d améliorer l efficacité du club Étape 3 : Comment pouvonsnous déterminer nos besoins? (45-60 minutes) Passer en revue l évaluation des besoins de la communauté Passer en revue les résultats du sondage Que pensez-vous de votre club? Identifier les ressources du club et du LCI pour atteindre l excellence Étape 4 : Que pouvons-nous faire ensuite? (45-60 minutes) Fixer des objectifs pour l avenir Créer des plans d action pour atteindre vos objectifs Carnet de travail du participant 3
PROGRAMME DU PEC LITE ÉTAPE DATE DE L ATELIER DE TRAVAIL Étape 1 : Pourquoi sommes-nous ici? Étape 2 : Qu est-ce qui constitue un excellent club? Étape 3 : Comment pouvons-nous déterminer nos besoins? Étape 4 : Que pouvons-nous faire ensuite? AUTRES DATES IMPORTANTES TÂCHE DATE BUTOIR Remplir l Évaluation des besoins de la communauté (Passée en revue pendant l Étape 3) Remplir le sondage Que pensez-vous de votre club? (Passé en revue pendant l Étape 3) 4 Processus d excellence de club Lite
FEUILLE DE TRAVAIL DE L ÉTAPE 1 : POURQUOI SOMMES-NOUS ICI? Objectifs de l étape 1 Établir pourquoi notre club est ici Discuter de ce que nous pouvons accomplir Discuter des besoins de notre communauté et comment y répondre Activité no. 1 : Établir pourquoi notre club est ici 1a. Discuter pourquoi nous sommes ici Le processus d excellence de club (PEC) est conçu pour aider notre club à atteindre son véritable potentiel en rehaussant l expérience de nos membres et en augmentant notre capacité à servir notre communauté. Il y a plusieurs raisons qui ont fait que notre club a décidé de suivre ce processus. Passez en revue certaines des raisons citées ci-dessous puis ajouter les vôtres à cette liste. Pour apprendre et nous perfectionner en tant que Lions Pour renforcer notre communauté grâce au service Pour s amuser Pour apporter un secours en cas de désastre et répondre aux besoins de la communauté Alors, comment notre club peut-il mieux répondre aux besoins de l effectif et créer une communauté plus forte? Nous devons commencer par nous poser des questions afin de savoir où nous en sommes, en tant que club et communauté, et ce que nous pouvons faire ultérieurement pour améliorer les deux. 1b. Dresser la liste des objectifs et attentes pour le PEC Lite Quel objectif ou attente avez-vous pour le processus d excellence de club? Carnet de travail du participant 5
Activité no. 2 Discuter de ce que nous pouvons accomplir Activité 2a : Discuter de ce que notre club a accompli et de ce qui peut être fait dans l avenir. Il existe de nombreux besoins dans notre communauté et celle-ci compte sur nous pour répondre à ces besoins qui n ont pas encore été pris en compte. Il est essentiel d examiner soigneusement nos actions sociales et d étudier l impact de nos membres sur notre capacité à mener à bien ces actions sociales et à répondre aux besoins de la communauté. Pas d accord D accord Avez-vous constaté : 1 2 3 4 5 6 Une augmentation des services rendus par votre club? Une augmentation des effectifs dans votre club? Commentaires : f f f f f f f f f f f f Activité 2b : Considérer si tous nos membres étaient très satisfaits de leur expérience en tant que Lions. Est-ce que davantage de membres inviteraient d autres personnes à rejoindre le club? Oui Non Pas sûr Est-ce que les membres participeraient davantage aux projets et aux réunions? Oui Non Pas sûr Est-ce que les Lions seraient plus enclins à rester dans le club? Oui Non Pas sûr Commentaires : 6 Processus d excellence de club Lite
Activité 2c : Indiquez, ci-dessous, 3 à 5 actions sociales que votre club a menées à bien au cours de l année dernière : 1. 2. 3. 4. 5. Activité 2d : Maintenant examinons comment nos actions sociales seraient différentes si notre club comptait 10 à 20% de membres en plus cette année : Quels autres besoins pourrions-nous satisfaire? Combien de fonds supplémentaires le club pourrait-il récolter? Combien de personnes en plus pourrions-nous aider? Quelles nouvelles actions sociales pourraient être réalisées grâce à cette augmentation de l effectif dans le club? Carnet de travail du participant 7
Activité no. 3 : Discuter des besoins de la communauté Activité 3a : Identifier les besoins communautaires qui n ont pas encore été pris en compte Indiquez 3 besoins non pris en compte dont la communauté aurait besoin selon vous : Besoin no. 1 : Besoin no. 2 : Besoin no. 3 : Comment savez-vous que ces besoins existent? (Avez-vous des informations personnelles? avez-vous lu un article à ce sujet?) Activité 3b : Procéder à l évaluation des besoins de la communauté L une des meilleures manières d établir une plus grande présence dans la communauté et d offrir des services pertinents consiste à s adresser directement aux habitants de la communauté pour avoir leur avis. Nous pouvons faire cela en effectuant une Évaluation des besoins de la communauté. Cette Évaluation des besoins de la communauté sera une précieuse ressource pour notre club car : Elle fournit un tableau plus complet de la communauté en recueillant les réponses de différents responsables communautaires. Elle permet non seulement de connaître les besoins communautaires qui existent mais les suggestions qui sont faites par ces responsables pour répondre à ces besoins. Elle permet de savoir s il y a des lacunes ou multiplications inutiles dans les services. Elle nous aide à évaluer les actions sociales que nous entreprenons. Elle nous dit si la communauté est au courant des services qui sont offerts. Elle exige l engagement de notre club dans la planification et l analyse de l évaluation. Remarque : Même si le club a déjà effectué une Évaluation des besoins de la communauté, vous devriez utiliser périodiquement cet outil (tous les 1 à 3 ans) pour évaluer les programmes et services que vous proposez à votre communauté locale. 8 Processus d excellence de club Lite
Étapes pour effectuer une Évaluation des besoins de la communauté : Le questionnaire sera utilisé lors de vos entrevues avec les responsables de la communauté. Les étapes détaillées de mise en œuvre de l évaluation font partie du document Évaluation des besoins de la communautétoutefois, les étapes fondamentales sont décrites ci-dessous : Étape 1 : Présentez la notion d une évaluation des besoins de la communauté au conseil d administration pour son accord. Étape 2 : Formez un comité chargé de prendre contact avec les responsables de la communauté afin d effectuer une Évaluation des besoins de la communauté. Étape 3 : Préparez un questionnaire et une lettre d accompagnement. Étape 4 : Décidez avec qui prendre contact dans la communauté. Étape 5 : Effectuez un sondage auprès des personnes que vous avez identifiées. Étape 6 : Analysez les résultats du sondage (dans l Étape 3). Étape 7 : Partagez les résultats avec votre club (dans l Étape 3). Étape 8 : Assurez le suivi auprès des participants au sondage. Carnet de travail du participant 9
FEUILLE DE TRAVAIL DE L ÉTAPE 2 : QU EST-CE QUI CONSTITUE UN EXCELLENT CLUB? Objectifs de l étape 2 Remplir le sondage Que pensez-vous de votre club? Définir les caractéristiques d un excellent club Identifier les obstacles qui nous empêchent d atteindre l excellence Discuter des façons de rendre notre club plus efficace Activité no. 1 : De quelle façon le sondage Que pensez-vous de votre club? peut-il aider votre club? Activité 1a : Écoutez vos membres et remplissez le sondage Que pensez-vous de votre club? En étant attentif au point de vue de nos membres lors du sondage Que pensez-vous de votre club? cela peut apporter au club de nouveaux éléments et permettre d identifier les aspects qui doivent être améliorés. Chaque membre aura la possibilité de faire part de ses observations et opinions lorsque nous remplirons le sondage Que pensez-vous de votre club? Ce sondage nous aidera à mieux évaluer notre club en mettant en lumière nos points forts et en nous aidant à déterminer ce que nous devons faire pour améliorer notre club. LISTE DE CHOSES À FAIRE : REMPLIR le sondage Que pensez-vous de votre club? Vous examinerez les résultats avec le club au cours de l Étape 3 du PEC Lite. 10 Processus d excellence de club Lite
Activité no. 2 : Discuter des particularités d un excellent club Activité 2a : Qu est-ce qui fait l excellence d un club? Chaque Lion sait par expérience, que tous les Lions souhaitent que leur club soit aussi fort et aussi dynamique que possible. Nous voulons avoir un impact positif par le service. Nous voulons être connus dans la communauté pour le travail que nous faisons. Bref, nous voulons faire partie d un club excellent. Pour atteindre l excellence, il faut d abord la définir. Dressez la liste des cinq caractéristiques qui selon vous définissent l excellence d un club. Activité 2b : Comment définir l excellence? Notez les cinq caractéristiques d un excellent club telles que définies par le LCI qui seront fournies par le coordinateur de club chargé du PEC. Puis, servez-vous des chiffres suivants pour indiquer si notre club possède ou non ces caractéristiques. 1. 2. 3. 4. 5. Pas D accord d accord 1 2 3 4 5 6 1. f f f f f f 2. f f f f f f 3. f f f f f f 4. f f f f f f 5. f f f f f f Carnet de travail du participant 11
Activité 2c : Examinons chacune des caractéristiques de l excellence : À votre avis, que signifie l expression esprit de service? Pourquoi est-il important d avoir cet esprit de service? Comment définiriez-vous bonne communication? Pourquoi est-il important pour notre club d avoir une bonne communication? 12 Processus d excellence de club Lite
À votre avis, que signifie un programme solide de développement de l effectif? Pourquoi pensez-vous qu il est important de retenir les membres actuels? Pouvez-vous proposer certaines façons de retenir les effectifs? Que signifie avoir une formation des responsables et un fonctionnement de club efficaces? Carnet de travail du participant 13
Activité no. 3 : Identifier nos points forts et les obstacles à l excellence Activité 3a : Quels sont les points forts de notre club? Notre club a de bonnes raisons d être satisfait. Considérons, en tant que groupe, lesquelles des caractéristiques de l excellence nous incarnons le mieux et donnons des exemples. Quelles caractéristiques de l excellence notre club possède-t-il? Donnez un exemple de la caractéristique dans notre club. Rendre des services de qualité Avoir une bonne communication Établir un programme solide de croissance de l effectif Maintenir l engagement des membres Avoir de bons dirigeants et un fonctionnement efficace du club 14 Processus d excellence de club Lite
Activité 3b : Quels sont les obstacles qui empêchent notre club d atteindre l excellence? Sur le chemin de l excellence, tous les clubs font face à des difficultés. L essentiel est d identifier ces problèmes afin de trouver les moyens de les résoudre. Dressons ensemble la liste des obstacles qui empêchent notre club d atteindre l excellence. Qu est-ce qui nous empêche de posséder chaque caractéristique? Décrire les obstacles auxquels est confronté notre club. Rendre des services de qualité Avoir une bonne communication Établir un programme solide de croissance de l effectif Maintenir l engagement des membres Avoir de bons dirigeants et un fonctionnement efficace du club Carnet de travail du participant 15
Activité no. 4 : Améliorer l efficacité du club Activité 4a : Comment mon club peut-il être plus efficace? Maintenant que nous avons identifié certains obstacles à l excellence, considérons, en tant que club, certaines façons de les surmonter : Façons d améliorer les actions sociales : Façons d améliorer la communication : Façons d améliorer le programme de croissance de l effectif : Façons d améliorer le maintien de l effectif : Façons d améliorer la formation des responsables et le fonctionnement du club : 16 Processus d excellence de club Lite
FEUILLE DE TRAVAIL DE L ÉTAPE 3 : COMMENT POUVONS- NOUS DÉTERMINER NOS BESOINS? Objectifs de l étape 3 Examiner les résultats de l Évaluation des besoins de la communauté Examiner les résultats du questionnaire Que pensez-vous de votre club? Se renseigner sur les ressources disponibles pour atteindre l excellence Activité no. 1 : Passer en revue les tâches accomplies lors des Étapes 1 et 2 Activité 1a : Revue des caractéristiques de l excellence Avant de commencer, revoyons les cinq caractéristiques de l excellence qui ont été définies au cours de l Étape 3 : Esprit de service Bonnes communications Programme solide pour les effectifs Maintien de l effectif Formation des responsables et fonctionnement de club efficaces Activité 1b : Examiner les résultats de l évaluation des besoins de la communauté Après avoir examiné les résultats en tant que groupe, répondez aux questions suivantes : Quels sont les besoins prioritaires qui ont été identifiés lors de l évaluation des besoins de la communauté. Carnet de travail du participant 17
Y-a-t-il des besoins communautaires non pris en compte qui nous intéressent et que notre club peut entreprendre? Est-ce que certains projets de notre club ont été considérés comme des succès? Dans ce cas, qu est ce que cela montre? Qu est-ce que notre club peut changer en ce qui concerne les actions sociales que nous menons à bien à l heure actuelle afin de mieux répondre aux besoins de la communauté? Quels besoins prioritaires notre club peut-il entreprendre dès à présent? 1. 2. 3. 4. 5. 18 Processus d excellence de club Lite
Activité 1c : Passer en revue les résultats du sondage Que pensez-vous de votre club? Après avoir examiné les résultats en tant que groupe, répondez aux questions suivantes : Quelles sont les 3 choses que nous avons retenues sur notre club suite à ce sondage? 1. 2. 3. Quels sont les points forts de notre club qui ont été identifiés par les membres? Quelles améliorations éventuelles le sondage a-t-il révélé? Que peut faire notre club pour traiter les domaines qui doivent être améliorés? Carnet de travail du participant 19
Activité no. 2 : Renseignez-vous sur les ressources que votre club peut utiliser pour être plus efficace Activité 2a : Passer en revue la Liste des ressources sur le Processus d excellence de club Cette liste offre un aperçu global complet des ressources proposées par le LCI pour aider votre club. Sur la liste des ressources, cochez les ressources qui pourraient vous être utiles dans la colonne intitulée Sélection. Notez toutes les ressources que vous avez sélectionnées sur cette liste : Outre les ressources du LCI, vous devriez aussi prendre en considération toute autre ressource au niveau du club ou du district qui pourrait être disponible. Ces ressources locales pourraient inclure : Des publications de club ou de district pour les Lions ou les personnes qui ne sont pas Lions Les responsables Lions, tels que vos coordinateurs EME et EMF de district Noter toute ressource de club ou de district qui pourrait être utile à notre club : 20 Processus d excellence de club Lite
En quoi le fait de connaître les ressources disponibles cela peut-il aider notre club? LISTE DE CHOSES À FAIRE : RECHERCHER les ressources disponibles (humaines ou matérielles) Examiner comment elles peuvent aider à résoudre les problèmes qui ont été mis en évidence lors de l Évaluation des besoins de la communauté et du sondage Que pensez-vous de votre club? PASSER EN REVUE les ressources disponibles Déterminer la meilleure façon pour notre club d utiliser ces ressources. Conseil : Prendre contact avec l équipe du gouverneur de district ou les coordinateurs EME-EMF pour savoir où trouver ces ressources et comment les exploiter. Carnet de travail du participant 21
PROCESSUS D EXCELLENCE DE CLUB LISTE DES RESSOURCES La liste des ressources suivantes sera utile aux clubs qui participent au Processus d excellence de club. Chaque section contient un certain nombre de ressources, descriptions et conseils pour trouver des ressources en ligne sur le site Web du LCI, www.lionsclubs.org. Ces ressources peuvent vous aider à combler les lacunes qui ont été mises en évidence dans le sondage Que pensez-vous de votre club? Elles s avèreront également très utiles pour vous aider à atteindre les objectifs de votre club et à mettre en œuvre les plans d action que vous avez élaborés dans le cadre du PEC. Pensez au fait que ces ressources utiles peuvent vous aider vous et votre club bien au-delà du Processus d excellence de club. Consultez périodiquement cette liste pour de nouvelles idées ou lorsque votre club a besoin d aide. CONSEILS UTILES Voici certaines des meilleures pratiques qui aideront votre club à fonctionner au plus haut niveau : 1. Collaborez avec les présidents de commission de votre club. Chaque club devrait nommer un délégué chargé des actions sociales; un délégué chargé du maintien et de l accroissement de l effectif ; un ou deux délégués chargés de la communication (un délégué chargé des relations publiques et de la communication avec les non Lions et un rédacteur de bulletin pour la communication avec les membres du club) ; et un secrétaire de club pour s occuper des rapports sur les départs, les nouveaux membres et d autres aspects administratifs reliés au club. 2. Examinez et adoptez d autres idées pour le développement de l effectif. Pour accéder à la publication 30 idées sur le marketing tapez «MK-97» dans la case de recherche située en haut et à droite de l écran du site Web du Lions Clubs International (www.lionsclubs.org). Familiarisez-vous avec la section sur les façons d inviter des membres potentiels en utilisant des techniques telles que le télémarketing, les contacts personnels et les études de marché. Renseignez-vous sur la façon de développer une stratégie d invitation à l affiliation Lions. 3. Créez un classeur pour votre club. Un classeur peut être très utile pour votre club. Les membres qui ont besoin de publications peuvent les trouver dans le classeur et en faire des photocopies au lieu de consulter l Internet. Pour constituer un classeur de club : a. Rassemblez tout le matériel spécifique à votre club (bulletins, procès-verbaux, coordonnées des officiels, ainsi de suite). b. Combinez tout le matériel spécifique à votre club avec les ressources du LCI. Par exemple, les renseignements sur les récompenses tels que le dépliant sur les Clés de l Effectif (ME-36) ou les éléments de programmes tels que le Formulaire d attestation de l affiliation familiale. c. Mettez toute cette documentation dans des pochettes en plastic transparentes pour créer votre classeur. 22 Processus d excellence de club Lite
Sélection ( ) RESSOURCES SUR LES ACTIONS SOCIALES Ressource Description Trouver les ressources en ligne (saisir les mots clés dans la case de recherche du site Web du LCI ) Besoins de la communauté Évaluation (MK-9) Sondage pour évaluer les besoins de la communauté, les solutions et les programmes actuels offerts par le club. À effectuer à tous les 1 à 3 ans. Mot clé = MK9 Centre de formation Lions Cours - Rendre service à la communauté Ressources pour aider à établir la priorité des projets. Guide pour créer un schéma, un plan et des stratégies de promotion de projet. Mot clé = Centre de formation Lions g Sélectionner le cours «Rendre service à la communauté». Couvre 7 catégories de programmes de service officiels du LCI : Programmes officiels d œuvres sociales du Lions Clubs International. (IAD 223) Service communautaire Lutte contre le diabète Protection de l environnement Travaux de correction auditive et d orthophonie avec les malentendants Relations internationales Occasions offertes aux jeunes Sauvegarde de la vue et action en faveur des aveugles Mot clé = IAD-223 Réaliser une action concrète : Guide pour le développement des projets de club (TK-10) Instructions, étape par étape, pour mettre en œuvre et promouvoir une action sociale. Mot clé = TK-10 Carnet de travail du participant 23
Sélection ( ) MATÉRIEL POUR LA COMMUNICATION Ressource Description Trouver les ressources en ligne (saisir les mots clés dans la case de recherche à www.lionsclubs.org) Cours au Centre de formation Lions : Relations publiques Créez un discours percutant sur votre club à l intention des personnes que ne sont pas Lions. Découvrez comment susciter l intérêt des médias sur vos manifestations ou vos Lions. Mot clé = Centre de formation Lions g Sélectionner le cours «Relations publiques». Modèles de communiqués de presse pour les relations publiques Choisissez une manifestation de club et le modèle de communiqué de presse correspondant à envoyer aux médias. Mot clé = Modèles de communiqués de presse Messages d intérêt public pour la télévision et la radio Regardez des messages d intérêt public sur vidéo et partagez des liens avec les médias locaux. Mot clé = Messages d intérêt public Annonces imprimées Annonces imprimées téléchargeables pour les médias locaux. Mot clé = Annonces E-clubhouse (Cyber-clubs) Un modèle gratuit de site Web permet à votre club de créer son propre site Web. Mot clé = e-clubhouse 24 Processus d excellence de club Lite
Sélection ( ) MATÉRIEL POUR LE DÉVELOPPEMENT DE CLUB Ressource Description Trouver les ressources en ligne (saisir les mots clés dans la case de recherche à www.lionsclubs.org) Programme Que pensezvous de votre club? Le Questionnaire de club (ME-15b) aide les membres à évaluer les réunions, l effectif et les actions sociales de leur club. Le Guide administratif (ME-15) aide les clubs à analyser les réponses de leurs membres. Mot clé = ME-15 et ME-15B Programme d intronisation Lions (ME-22) Documentations sur l intronisation des nouveaux membres. Mot clé = ME-22 Programme d orientation des Lions Guide pour l accueil, l orientation et la participation des nouveaux membres de votre Lions club. Mot clé = orientation des membres Programme de mentorat Lions Guide pour faire travailler ensemble des Lions expérimentés et des Lions d affiliation récente. Mot clé = Programme de mentorat Programme d intronisation des officiels de club Cérémonie pour l intronisation des nouveaux officiels. Mot clé = LE-1 Page Web de MyLCI Formation des officiels sur : L addition, le départ, le transfert ou la réintégration d un membre. La façon d examiner les factures, de mettre à jour les coordonnées du club et d ajouter des membres de famille dans le cadre du programme de l affiliation familiale. La façon d imprimer différents rapports sur l effectif qui peuvent être utiles à votre club. 1) Cliquez sur «envoyer des rapports» situé en haut de l écran à droite sur chaque page du site Web du LCI. 2) Cliquez sur Les officiels Lions se connectent ici. 3) Connectez-vous ou créez un compte et un mot de passe pour vous connecter afin d effectuer les tâches dont la liste est dressée à votre gauche. Manuel des officiels de club (LA-15) Explique les responsabilités des officiels, membres du conseil et commissions du club. Mot clé = LA-15 Centre de formation Lions Propose des cours variés susceptibles d aider aussi bien les nouveaux officiels de club que les officiels chevronnés à développer les compétences nécessaires pour réussir, allant de l importance de la diversité dans l effectif à la formation des responsables en passant par la définition des objectifs. Mot clé = Centre de formation Lions Guide à la satisfaction des membres (nouveau pour avril 2013) Guide pour le recrutement des nouveaux membres et sur la façon de s assurer que les membres sont heureux et satisfaits de leur expérience dans le club. Mot clé = ME-301 Carnet de travail du participant 25
MATÉRIEL POUR LA FORMATION DES RESPONSABLES ET LA GESTION EFFICACE DU CLUB Sélection ( ) Ressource Description Trouver les ressources en ligne (saisir les mots clés dans la case de recherche à www.lionsclubs.org) Forums de région constitutionnelle Assister à des séminaires et exposés sur la formation des responsables. Mot clé = Forums du Lions Clubs International Centre de formation Lions De l importance de la diversité dans l effectif à la formation des responsables en passant par la définition des objectifs, le centre de formation propose plusieurs cours susceptibles d aider les officiels de club à développer les compétences nécessaires pour réussir dans leur club. Mot clé = Centre de formation Lions Présentations Des exposés en PowerPoint sur la définition des objectifs, le soutien aux nouveaux clubs, les programmes d actions sociales, les équipes efficaces chargées de l effectif de club et plusieurs autres programmes. Mot clé = exposés Instituts de formation des responsables Lions Découvrir différentes opportunités d apprentissage structuré dans les instituts de formation. 1) Cliquer sur l onglet Centre pour Effectifs sur la page d accueil du site Web du LCI. 2) Cliquer Formation des responsables. 3) Choisir Programmes en faveur du développement. Programme d intronisation des officiels de club Introniser les nouveaux officiels peu de temps après leur nomination. Mot clé = LE-1 Page Web de MyLCI (Voir la description de MyLCI dans la section sur le matériel pour le développement de club de la liste des ressources. (Consulter MyLCI dans la section sur le matériel pour le développement de club de la liste des ressources.) Manuel des officiels de club (LA-15) Explique les responsabilités des officiels, membres du conseil et commissions du club. Mot clé = LA-15 Centre de formation Lions Propose des cours variés, susceptibles d aider aussi bien les nouveaux officiels de club que les officiels chevronnés à développer les compétences nécessaires pour réussir, qui vont de l importance de la diversité dans l effectif à la formation des responsables en passant par la définition des objectifs. 1) Cliquer sur l onglet Centre pour Effectifs sur la page d accueil du site Web du LCI. 2) Choisir Formation des responsables. 3) Cliquer sur Centre de formation Lions. 26 Processus d excellence de club Lite
FEUILLE DE TRAVAIL DE L ÉTAPE 4 : QUE POUVONS-NOUS FAIRE ENSUITE? Objectifs de l étape 4 Fixer des objectifs Créer des plans d action Mettre en application ce que vous avez appris Activité no. 1 : Définir des objectifs pour notre club Activité 1a : Passer en revue la définition des objectifs La définition des objectifs est la première étape de l élaboration d un plan d action. Les objectifs devraient être reliés aux cinq caractéristiques de l excellence en fonction des résultats de notre Évaluation des besoins de la communauté, du sondage Que pensez-vous de votre club? et des ressources identifiées dans l Étape 3 de l atelier de travail. Idéalement, chaque objectif devrait être SMART. Un objectif SMART renferme les éléments suivants : S - spécifique M - mesurable A - accessible R - réaliste T - limité dans le temps En établissant des objectifs SMART nous veillons à ce que les objectifs de notre club soient clairs, concrets et réalisables. Voici quelques exemples d objectifs SMART se rapportant aux cinq caractéristiques de l excellence qui nous aiderons à formuler nos propres objectifs : Service Mener à bien une nouvelle œuvre sociale pour les jeunes en juin. Communication Rédiger et distribuer des communiqués de presse concernant trois manifestations Lions d ici au 1er mai de cette année. Satisfaction des membres Avant la fin de l année, prendre contact avec les anciens Lions qui ont quitté le club au cours des cinq dernières années pour connaître la raison de leur départ. Programme d accroissement de l effectif Recruter cinq nouveaux membres d ici au 15 avril. Formation des responsables et fonctionnement de club Avoir un ordre du jour à chaque réunion cette année et former les nouveaux officiels de club avant la prise de leurs fonctions. Carnet de travail du participant 27
Activité 1b : Définir des objectifs pour chaque domaine à améliorer qui a été identifié lors de l Évaluation des besoins de la communauté et du sondage Que Pensez-vous de votre club? Formuler une déclaration d objectif pour chaque domaine à améliorer que nous avons identifié lors de l Évaluation des besoins de la communauté et du sondage Que Pensez-vous de votre club? Domaine devant être amélioré (de l étape 3) Déclaration d objectif Maintenant que nous avons établi notre liste d objectifs, il faut classer ces objectifs par ordre de priorité. Quels sont les plus importants? Quels sont les plus urgents? Quels sont les objectifs qui peuvent être facilement réalisés? En établissant un plan d action, nous aurons une meilleure idée de ce qui est requis pour mener à bien chaque objectif. 28 Processus d excellence de club Lite
Activité no. 2 : Créer un plan d action pour chaque objectif de notre club Activité 2a : Créer un plan d action pour chaque objectif identifié dans l activité 1b. La création d un plan d action nous aidera à identifier qui fera quoi, à quel moment et de quelle manière. Lorsque le plan d action aura été élaboré, nous disposerons de mesures claires pour atteindre nos objectifs et d un outil efficace pour suivre nos progrès et savoir quand nos objectifs seront atteints. Pour aider notre club à atteindre ses objectifs, nous allons maintenant créer un plan d action pour chaque objectif défini dans l activité 1. Un exemple est donné sur le formulaire de planification ci-dessous. PLAN D ACTION DU PEC Quoi? Qui? Ressources? Quand? Résultats? Recruter 5 nouveaux membres Tous les Lions Brochures & affiches à distribuer Le 15 avril Obtenir le formulaire d adhésion de la part de 5 personnes Carnet de travail du participant 29
Activité no. 3 : Remplir les plans d action convenus Activité 3a : Décider, en tant que club, lesquels des objectifs et plans d action correspondants nous pouvons réaliser. Celle-ci est la dernière étape du Processus d excellence de club. Il est temps de mettre en pratique ce que nous avons appris et de réaliser les objectifs et plans d action convenus. Pour ce faire, nous devons d abord : Décider, en tant que club, lesquels des objectifs et plans d action correspondants nous pouvons réaliser. Si nous ne pouvons pas nous mettre d accord sur tous les objectifs et plans d action pendant l atelier, nous serons peut-être obligés de les traiter lors de notre prochaine réunion de club. Établir la priorité de nos plans d action afin de donner une orientation claire à notre club. Si nous atteignons nos objectifs, notre communauté sera plus forte, nos membres seront davantage satisfaits de leurs résultats et notre club aura fait un grand pas vers l excellence. N oubliez pas que cet atelier de travail ne marque que le début du processus. Il faut assurer le bon déroulement du processus en réalisant les objectifs qui ont été fixés et en recherchant chaque jour l excellence. LISTE DE CHOSES À FAIRE : REMPLIR le sondage du participant sur le PEC et le remettre au coordinateur de votre atelier de travail. CRÉER des plans d action pour atteindre les objectifs de notre club. FOURNIR les objectifs et plans d action à notre coordinateur de l atelier du PEC et aux coordinateurs EME-EMF de district. Demander de l aide lorsque nous en avons besoin. UTILISER les ressources du club, du district et du LCI pour mener à bien nos objectifs. MODIFIER nos objectifs si nécessaire. CONSULTER souvent les résultats de l Évaluation des besoins de la communauté et du sondage Que pensez-vous de votre club? EFFECTUER de nouveau le sondage Que pensezvous de votre club? dans six mois pour réévaluer la satisfaction des membres. EFFECTUER périodiquement l Évaluation des besoins de la communauté (tous les un à trois ans) pour déterminer si les besoins de la communauté ont changé. 30 Processus d excellence de club Lite
PROCESSUS D EXCELLENCE DE CLUB LITE Évaluation de l atelier de travail Instructions Veuillez remplir l évaluation suivante concernant votre expérience du PEC Lite et la remettre au coordinateur de votre atelier de travail. En utilisant un stylo ou un crayon de couleur sombre, dessinez un cercle autour du chiffre qui correspond à votre opinion en ce qui concerne chaque affirmation. Veuillez utiliser l espace fourni pour tout commentaire supplémentaire. PRÉPARATION AVANT L ATELIER DE TRAVAIL Affirmation Pas du tout d accord Tout à fait d accord J ai reçu des informations bien avant le déroulement de l atelier de travail. 1 2 3 4 5 6 J ai compris le but de l atelier de travail et pourquoi je devais y assister. 1 2 3 4 5 6 J ai pris connaissance des dates et heures des séances. 1 2 3 4 5 6 Notre club a eu suffisamment de temps pour remplir le questionnaire Que pensez-vous de votre club? et l Évaluation des besoins de la communauté. 1 2 3 4 5 6 Je pense que j étais suffisamment bien préparé pour assister à l atelier de travail. 1 2 3 4 5 6 ÉTAPES 1-4 Affirmation Pas du tout d accord Tout à fait d accord Les étapes contenaient des informations pratiques. 1 2 3 4 5 6 Les étapes ont répondu aux objectifs cités. 1 2 3 4 5 6 Les étapes m ont appris quelque chose que je pourrai utiliser pour améliorer mon club. 1 2 3 4 5 6 Les étapes ont été une expérience utile. 1 2 3 4 5 6 Le coordinateur a répondu aux questions des participants et mené la discussion. 1 2 3 4 5 6 Carnet de travail du participant 31
APRÈS L ATELIER DE TRAVAIL Affirmation Pas du tout d accord Tout à fait d accord Notre club comprend clairement ce qu il doit faire pour atteindre l excellence. 1 2 3 4 5 6 Notre club a fixé (ou sera en mesure de fixer) des buts réalisables pour s améliorer. 1 2 3 4 5 6 Notre club a rédigé (ou sera en mesure de rédiger) des plans d action pour nous guider vers la réalisation de nos objectifs. 1 2 3 4 5 6 Notre club peut maintenant identifier les ressources qu il peut utiliser pour atteindre ses buts. 1 2 3 4 5 6 Je pense que notre club suivra les plans créés et utilisera les ressources disponibles pour atteindre nos buts. 1 2 3 4 5 6 Commentaires 32 Processus d excellence de club Lite
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