Formation des Gouverneurs élus de district. Guide sur les exercices préparatoires

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1 Formation des Gouverneurs élus de district Guide sur les exercices préparatoires

2 Contenu Ce guide contient trois exercices préparatoires indépendants devant être complétés par tous les premiers vice-gouverneurs / gouverneurs élus de district. Chacun des trois exercices préparatoires consiste de plusieurs étapes et d'une évaluation en ligne qui doit être effectuée avant la date indiquée au bas de cette page. Veuillez examiner tous les exercices préparatoires avant de commencer ce processus. Certains exercices pourraient nécessiter plus de temps que d'autres. L'évaluation de chaque exercice consiste en un bref jeu de questions et réponses (quiz) à remplir en ligne au Centre de formation Lions (CFL), qui fait partie du Centre de ressources pour les responsables du site Web du LCI. Pour accéder à vos évaluations, il faut d'abord établir un compte au Centre de formation Lions. Les instructions pour créer votre compte se trouvent dans le premier onglet de ce guide. L'on s'attend à ce que vous établissiez votre compte au Centre de formation Lions d'ici au 15 novembre Les exercices des GED sont les suivants : Exercice Page Exercice no. 1 : La sélection de votre équipe 11 Exercice no. 2 : Fixer des buts concernant la formation des responsables 19 Exercice no. 3 : Fixer des buts en matière d'effectifs 31 Les trois exercices et les évaluations correspondantes en ligne doivent être terminés au plus tard le 16 DÉCEMBRE 2013 pour avoir droit au forfait quotidien couvrant les repas dans le cadre du séminaire des GED de Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 1

3 CONSEILS SUR L'UTILISATION DE CE GUIDE : Les icônes suivantes sont utilisées tout au long de ce guide pour indiquer des informations essentielles. LISTE DE VÉRIFICATION RESSOURCES Indique les tâches ou étapes requises pour compléter l'exercice. Indique les ressources essentielles qui pourraient fournir un support ou des informations complémentaires pour mener à bien l'exercice et être utilisées pendant votre mandat de gouverneur de district. COLLABORATEURS Indique les Lions clés dans votre district avec lesquels vous devriez travailler pour mener à bien l'exercice. ATTENTION! Indique des informations essentielles sur les dates limites pour rendre les exercices et les exigences des tâches à accomplir. Indique les personnes susceptibles de vous aider à compléter vos exercices et votre formation de GED. SOUTIEN Avant de commencer vos exercices, veuillez lire attentivement l'introduction aux trois pages suivantes. Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 2

4 Introduction Votre gouvernorat approche à grands pas et s'accompagne du défi que présente la direction de votre district, de ses clubs et des membres qui servent leur communauté. Parmi vos responsabilités de directeur général administratif du district, il vous faudra notamment choisir les membres d'une équipe dirigeante efficace de district, promouvoir la croissance de l'effectif et surveiller la création des clubs. En plus, vous êtes censé participer activement et encourager les autres officiels du district à gérer et à promouvoir la formation des responsables au niveau du club et du district, soutenir la fondation internationale des Lions Clubs et en faire la promotion, et présider aux congrès du district, réunions du cabinet et autres réunions du district. Enfin, pour bien assumer votre fonction, il vous faudra accompagner et motiver les membres de votre cabinet, encourager la responsabilité financière et la planification dans les clubs, en veillant à ce qu'ils soient en règle envers l'association, et offrir des conseils aux clubs en difficulté dans le district en surveillant leur progrès. Pour avoir les connaissances et compétences requises pour accomplir toutes ces tâches, une formation est nécessaire. Joe Preston, Premier Vice-Président , a collaboré avec le personnel du LCI pour mettre au point un programme complet de formation en quatre phases pour vous soutenir. FORMATION DE PREMIER VICE-GOUVERNEUR DE DISTRICT/GOUVERNEUR ÉLU DE DISTRICT : INFORMATIONS IMPORTANTES La formation des premiers vice-gouverneurs/gouverneurs élus de district de comprend quatre volets : Apprentissage autonome guidé Formation par le district multiple Formation régionale de l'emf Séminaire des gouverneurs élus de district de 2014 APPRENTISSAGE AUTONOME GUIDÉ La phase d'apprentissage indépendant guidé comprend une série de trois exercices préparatoires distincts conçus pour développer des compétences importantes qui vous seront utiles dans le cadre de vos fonctions de gouverneur de district. Chaque exercice s'accompagne d'une évaluation en ligne qui doit être terminée pour le 16 décembre 2013 et avant votre formation régionale de l'emf. Ce guide d'exercices préparatoires contient des exercices pour la phase d'apprentissage autonome guidé. Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 3

5 EXPECTATIVES : Il est indispensable de terminer les exercices dans les délais impartis. Si vous ne terminez pas les trois exercices et les évaluations correspondantes en ligne d'ici au 16 décembre 2013, VOUS NE POURREZ PAS RECEVOIR LE FORFAIT QUOTIDIEN POUR VOS REPAS DANS LE CADRE DU SEMINAIRE DES GED DE Les instructions à suivre pour accéder à l'évaluation en ligne de chaque exercice, au Centre de formation Lions sur le site Web du LCI, se trouvent dans le premier onglet de ce guide intitulé Préparation aux exercices des GED. FORMATION AU NIVEAU DU DISTRICT MULTIPLE Les coordonnateurs EMF de district multiple / district simple seront munis des ressources nécessaires pour animer la formation au niveau du district multiple. Cette formation concerne les exigences du poste de gouverneur de district, ainsi que les aspects liés au fonctionnement et à la gestion du district. Elle comprend une étude du manuel de l'équipe du gouverneur de district, ainsi que des thèmes et sujets adaptés aux besoins régionaux. FORMATION RÉGIONALE DE L'EMF Pendant la phase de formation régionale de l'emf, vous aurez la possibilité de rencontrer et de collaborer avec vos responsables régionaux EMF et EME et avec les autres premiers vicegouverneurs de district pour discuter de sujets clés et parfaire les objectifs et plans d'action que vous avez élaborés pendant les exercices 2 et 3. SÉMINAIRE POUR GOUVERNEURS ÉLUS DE DISTRICT Le séminaire des gouverneurs élus de district de 2014 à Toronto est conçu pour inclure des séances en classe et des ateliers de travail interactifs ainsi que des séances générales qui servent de motivation. Les gouverneurs élus de district auront largement le temps d'échanger leurs idées, défis et expériences avec les autres participants du séminaire. Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 4

6 FORMATION DE PREMIER VICE-GOUVERNEUR DE DISTRICT/GOUVERNEUR ÉLU DE DISTRICT : SOUTIEN Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'aide sur n'importe quel aspect de ce programme de formation, vous voudrez peut-être envisager d'utiliser les ressources suivantes : CHEF DE GROUPE AU SÉMINAIRE DES GED : Le chef de votre groupe au séminaire des GED vous accompagnera pendant toute l'année, dès maintenant et jusqu'au séminaire des GED à Toronto et au-delà. Il sera en contact avec vous pour offrir son soutien, des conseils et des renseignements importants. Veuillez faire appel à votre chef de groupe, car il représente une ressource précieuse pour votre formation. RESSOURCES POUR LES DISTRICTS Si vous ne connaissez pas bien le Centre de formation Lions ou d'autres ressources en ligne, envisagez de faire appel au président de district chargé de l'informatique ou à un autre Lion qui a les connaissances nécessaires pour vous aider. LIONS CLUBS INTERNATIONAL Si vous avez besoin d'une aide technique supplémentaire pour utiliser le Centre de formation Lions, veuillez écrire à [email protected] ou téléphoner au ou au ÉQUIPE MONDIALE DE LA FORMATION Les questions concernant la formation locale des premiers vice-gouverneurs/gouverneurs élus de district devraient être adressées à votre coordonnateur EMF de district multiple ou à votre responsable régional EMF. Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 5

7 Exercices préparatoires des GED APERÇU GLOBAL La création d'un compte au Centre de formation Lions est la première étape à réaliser pour compléter vos exercices de GED. C'est au Centre de formation Lions, qui se trouve sur le site Web du LCI, que vous compléterez l'évaluation en ligne de chacun de vos exercices et que vous suivrez le cours sur la Définition des objectifs à titre de préparation pour les exercices 2 et 3 de votre formation de GED. Voici une liste de vérification pour compléter cette préparation des exercices du GED : Sur le site Web du LCI, rendez-vous au Centre de formation Lions, et cliquez sur le lien Page d'inscription aux cours. Si vous avez un compte au Centre de formation Lions, veuillez suivre les instructions de connexion pour le Centre de formation Lions et les évaluations des GED, à la page 9. Si vous n'avez pas de compte au Centre de formation Lions, veuillez suivre les instructions de connexion pour nouveaux utilisateurs du Centre de formation Lions pour créer un nouveau compte, à la page 10. L'on s'attend à ce que vous établissiez votre compte au Centre de formation Lions d'ici au 15 novembre SOUTIEN : Si vous avez peu d'expérience avec l'ordinateur, vous voudrez peut-être faire appel au président de votre district chargé de l'informatique, à un autre Lion qui a les connaissances nécessaires pour vous aider ou à un membre de votre famille. Votre chef de groupe du séminaire des GED est aussi en mesure de répondre à vos questions à ce sujet. Si vous avez des questions concernant l'utilisation du Centre de formation Lions, veuillez prendre contact avec le LCI à [email protected] ou téléphoner au ou au Enregistrez vos informations lorsque vous vous connectez au Centre de formation Lions pour y avoir un accès facile lorsque vous complèterez vos exercices. No. d'affiliation de membre Lions Mot de passe : Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 7

8 CONSEILS POUR TROUVER DES SOLUTIONS AUX PROBLÈMES Le Centre de formation Lions n'a pas de lien avec le site de transmission des rapports d'effectif et d'activités MyLCI. L'accès à MyLCI ne donne pas accès au Centre de formation Lions ; il est nécessaire de créer un compte distinct pour accéder au Centre de formation Lions. Toutefois, puisqu'il s'agit de deux systèmes différents, vous pouvez vous servir du même mot de passe si vous le souhaitez. Si vous recevez le message "nom d'utilisateur ou mot de passe non valide", vous pouvez essayer de nouveau avec un autre mot de passe, ou cliquer sur Vous avez oublié votre mot de passe? sur la page de connexion du Centre de formation Lions. Ceci générera un courriel automatique qui renferme un mot de passe temporaire. Au moment de vous connecter, il vous sera demandé de créer un nouveau mot de passe de votre choix. Une fois que vous aurez actualisé votre poste Lions à 1er vice-gouverneur de district, il faudra attendre une journée ouvrable pour que le LCI ajoute un lien aux Évaluations des GED sur votre page d'accueil au Centre de formation Lions. Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 8

9 Instructions pour accéder au Centre de formation Lions et aux évaluations des GED 1. Sur internet, rendez-vous sur la page Centre de formation Lions du site Web du LCI Sélectionnez le lien Page d'inscription aux cours. 3. Cet écran de connexion apparaîtra (voir l'exemple ci-dessous). Si vous avez déjà créé un compte d'utilisateur au Centre de formation Lions, connectez-vous avec votre numéro de membre et votre mot de passe. 4 *Si vous êtes un nouvel utilisateur au Centre de formation Lions, il vous sera nécessaire de commencer par établir un compte. Rendez-vous à la page suivante pour des instructions précises. 4. Cliquez sur Connexion au bas de l'écran de connexion. Vous serez ensuite amené à la page d'accueil (voir l'exemple ci-dessous) Cliquez sur Profil Lions et actualisez votre poste Lions principal à 1er vice-gouverneur de district. Cliquez sur Enregistrer. 6. Cliquez sur le lien Évaluations des GED pour voir une liste des évaluations. Une fois que vous aurez actualisé votre poste Lions, il faudra compter une journée ouvrable environ pour que le lien Évaluations des GED soit ajouté. 7. Cliquer sur l'évaluation que vous souhaitez remplir. Vous verrez d'abord une page d'instructions. Cliquez sur Suite pour accéder à l évaluation. Lorsque vous aurez sélectionné vos réponses, n'oubliez pas de cliquer sur Transmettre pour compléter le processus de votre évaluation. Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 9

10 Instructions pour les nouveaux utilisateurs au Centre de formation Lions À la page de connexion, cliquez sur Créer un compte. Une nouvelle fenêtre s'ouvre (voir ci-dessous). Suivez les étapes ci-dessous pour créer un nouveau compte. 1. Dans la première case, No. d'identification du membre, saisissez votre numéro d'affiliation au Lions Club. Si vous n'êtes pas sûr de connaître votre numéro d'affiliation, veuillez interroger le secrétaire de votre club. 2. Dans les deuxième et troisième cases, Mot de passe, saisissez et confirmez le mot de passe de votre choix. 3. Dans les trois prochaines cases, saisissez votre prénom, votre nom et votre adresse électronique. 4. Dans la septième case, Code du groupe, saisissez Dans la huitième case, Choisir la langue, vous verrez la langue que vous avez choisie sur le site Web du LCI Veuillez prendre note de votre mot de passe, ensuite cliquez sur Créer un nouveau compte. 7. Une fois connecté, veuillez remplir votre profil et cliquer sur Sauvegarder (voir l'exemple ci-dessous). 8 * Ces éléments sont requis 7 1er vice-gouverneur de district N'oubliez pas d'actualiser votre poste Lions principal à 1er vicegouverneur de district. 8. Cliquez sur Bienvenue au Centre de formation Lions en haut à gauche, pour vous rendre à la page d'accueil. 9. Suivez les étapes 6 et 7 à la page précédente pour compléter les évaluations des GED. Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 10

11 Exercice no. 1 : La sélection de votre équipe APERÇU GLOBAL La sélection de votre équipe de district sera l'une des tâches les plus importantes que vous accomplirez au cours de la préparation de votre gouvernorat. Une équipe de district efficace obtiendra des résultats et favorisera aussi la réalisation de vos objectifs pour le district. Pendant cet exercice, pour vous aider à accomplir cette tâche si importante, nous vous donnerons des renseignements sur les qualités de membres efficaces d'une équipe, les aspects à prendre en considération au moment d'identifier les membres éventuels de l'équipe et des suggestions pour recruter ces personnes dans votre équipe de district. Cet exercice comporte trois étapes : 1. Examiner la liste des postes que vous êtes chargé de nommer à votre équipe de district. 2. Examiner les précisions sur les qualités des membres efficaces de l'équipe et les aspects à prendre en considération au moment d'identifier les membres éventuels de l'équipe du district. 3. Connectez-vous à votre compte au Centre de formation Lions et procédez à l'évaluation de cet exercice. RESSOURCE : Vous devez compléter cet exercice au plus tard le 16 décembre 2013 afin de recevoir le forfait quotidien pour les repas dans le cadre du séminaire des GED de La ressource suivante est disponible sur le site Internet du LCI. Manuel de l'équipe du gouverneur de district Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 11

12 1ère étape : Revoir les postes dans le cadre de l'équipe Vous serez chargé de nommer certains Lions à des postes spécifiques de votre équipe de district ; ces postes sont indiqués ci-dessous. Dans certains cas, le mandat dure un an alors que dans d'autres, il faut s'engager à un mandat de trois années. POSTES AU SEIN DU CABINET DU DISTRICT Secrétaire de district et trésorier de district (ou secrétaire-trésorier) Les postes de secrétaire et de trésorier (ou de secrétaire-trésorier) de district sont indispensables au sein du cabinet de district, car ces Lions sont chargés de plusieurs tâches administratives y compris la transmission des rapports au niveau du district. Ces Lions ont un mandat d'une année. Présidents de Région* et de Zone Les présidents de région et de zone représentent le premier niveau de soutien aux Lions clubs et facilitent la communication entre les clubs et le district. Ils offrent aux clubs des informations nouvelles sur les programmes et peuvent servir de ressource très utile pour soutenir la planification au niveau des clubs. En tant que membres clés des équipes EME et EMF de votre district, ils partagent aussi avec vous et les autres membres de ces équipes, les informations sur les défis et possibilités qui s'offrent aux clubs en matière d'effectif et de formation. Les présidents de région et de zone ont un mandat d'une année. *Le poste de président de région est facultatif. PRÉSIDENTS DE COMMISSION DE DISTRICT Voici une liste des présidents de commission de district que vous nommerez pour un mandat d'une année : Convention/congrès Activités culturelles et communautaires Lutte contre le diabète et actions pour diabétiques Environnement Sauvegarde de l'ouïe, prévention et action Honoraire Informatique Relations internationales Lions ALERTE Services Lions aux enfants Concours d'affiches de la paix Relations publiques et informations Lions Sauvegarde de la vue, sensibilisation et action Jeunes (occasions offertes aux jeunes par les Lions) Camps et échanges de jeunes Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 12

13 Les postes suivants on un mandat de trois années et ces personnes auraient pu déjà être nommées (ne les nommez pas à moins qu'il n'y ait une vacance) : Président de commission chargé de Lions Quest Président de commission chargé des Leo clubs Coordonnateur EME de district : cette nomination doit se faire en consultation avec le responsable régional de l'eme, le coordonnateur de district multiple de l'eme (s'il y a lieu) et les premiers et seconds vice-gouverneurs de district. Pour avoir de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez consulter le Guide du Coordonnateur EME de district. Coordonnateur EMF de district : cette nomination doit se faire en consultation avec le responsable régional de l'emf, le coordonnateur de district multiple de l'emf (s'il y a lieu) et les premiers et seconds vice-gouverneurs de district. Pour avoir de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez consulter le Guide des ressources EMF de district. Pour votre information : Coordonnateur LCIF de district Le coordonnateur LCIF de district sert pendant un mandat de trois années et est nommé par le coordinateur LCIF de district multiple, en consultation avec le gouverneur de district. Le coordonnateur de district n'est pas considéré comme un poste officiel au même titre qu'un président de commission mais cette personne doit être invitée aux réunions du cabinet. Le coordonnateur LCIF reçoit les rapports mensuels qui contiennent des précisions utiles telles que le récapitulatif trimestriel des dons, la liste des CMJ / CMJP et les soutiens de club. Consultez le Manuel de l'équipe du gouverneur de district sur le site Web du LCI. Le chapitre 3 contient des renseignements sur le secrétaire de district, le trésorier de district et les présidents de région/zone et le chapitre 4 offre une description des fonctions des présidents de commission de district. Les coordonnées des membres de votre cabinet de district et de vos présidents de commission doivent être transmises au LCI : veuillez consulter les "Étapes suivantes" à la page 16 de cet exercice pour toute information complémentaire. 2e étape : Identifier les membres potentiels de l'équipe Maintenant que vous comprenez mieux les postes à remplir, vous pourrez vous concentrer sur la sélection des Lions qui rendront votre équipe la plus efficace possible. Le degré de succès que vous espérez obtenir pendant votre gouvernorat dépendra beaucoup de la sélection des meilleurs Lions pour chaque poste dans votre équipe. Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 13

14 Au moment d'identifier les membres éventuels de l'équipe, recherchez des personnes qui : partagent votre vision et vos buts se consacrent à la réalisation de ces buts, en accordant la priorité à la réussite de l'équipe plutôt qu'à l'accomplissement individuel acceptent de suivre les conseils mais sont également prêts à prendre l'initiative donnent suite à leurs responsabilités font preuve de bonnes compétences de communication, sachant écouter de manière active travaillent bien avec les autres en appréciant la valeur des expériences, idées et perspectives des autres sont capables de s'adapter à de nouvelles situations et circonstances tout en se concentrant sur les buts de l'équipe Lisez les deux questions et notez vos idées ci-dessous. Le fait de réfléchir à ces questions vous aidera à identifier les bons Lions pour votre équipe de district. 1. Souhaitez-vous ajouter d'autres qualités de membre efficace de l'équipe à cette liste? 2. Si les membres de votre équipe ne possèdent pas ces qualités, quel pourrait être l'effet sur le district? En plus d'identifier les qualités particulières des Lions que vous pensez nommer à votre équipe de district, vous devez aussi prendre en considération les aspects suivants qui sont tout aussi importants au moment d'identifier un membre éventuel de l'équipe : Les connaissances : Est-ce que la personne comprend à fond la dynamique et le fonctionnement du Lions Clubs International et du district? Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 14

15 Expérience : Quelles qualifications possède-t-elle qui seraient importantes pour réussir sa mission? Quels postes a-t-elle occupés dans le passé et qu'est-ce qu'elle a accompli dans ces postes? À quels programmes de formation et de développement du LCI a-t-elle participé? Disponibilité : La personne est-elle intéressée et disponible pour servir dans ce poste? Peut-elle assister aux réunions et se déplacer dans le district? Compétences : Apporte-t-elle un ensemble de compétences bien équilibré au poste qui contribuera à la réussite individuelle et de l'équipe? Intégrité : Fait-elle preuve de loyauté envers les règles de conduite des Lions et ses amis Lions? Est-elle respectée des autres Lions? Si vous ne l'avez pas encore fait, vous voudrez peut-être dresser une liste complète des Lions qui, à votre avis, incarnent toutes ou presque toutes les qualités des membres efficaces d'une équipe et qui ont aussi les connaissances, l'expérience, la disponibilité, les compétences et l'intégrité qui contribueront aux succès de votre équipe. Consultez aussi et collaborez avec les responsables Lions dotés d'une longue expérience dans votre district, car ceux-ci pourraient recommander d'éventuels membres de l'équipe ou vous donner d'autres conseils sur ces décisions importantes. 3e étape : Compléter l'évaluation en ligne Lorsque vous aurez terminé les étapes 1et 2 de cet exercice : 1. Rendez-vous au Centre de formation Lions (CFL) en cliquant sur ce lien : OU suivez les étapes ci-dessous : Rendez-vous à Cliquez sur "Centre pour Effectifs" Cliquez sur "Formation des responsables" Cliquez sur "Centre de formation Lions" 2. Suivez les Instructions pour se connecter au Centre de formation Lions et aux évaluations des GED, qui se trouvent dans le premier onglet de ce guide. 3. Complétez l'évaluation en ligne concernant cet exercice. Vous devez compléter les étapes 1, 2 et 3 de cet exercice d'ici au 16 décembre 2013 pour avoir droit au forfait quotidien pour les repas dans le cadre du séminaire des GED de Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 15

16 Étapes suivantes : Recruter votre équipe Lorsque vous aurez terminé les étapes 1, 2 et 3 et que vous aurez identifié une liste des membres éventuels de l'équipe et du poste à confier à chaque personne, vous pourrez commencer à constituer votre équipe. Lorsque vous commencerez à prendre contact avec chaque membre éventuel de l'équipe et/ou à les rencontrer, ne manquez pas de discuter des points suivants : Intérêt et motivation. La personne souhaite-t-elle occuper ce poste et est-elle prête à s'y consacrer à 100 %? Votre vision pour le district. Partage-t-elle votre vision et est-elle prête à s'engager à la concrétiser? Ce que vous attendez du poste et de la personne. Expliquez clairement votre vision pour le district afin d'éviter tout malentendu et toute déception ou confusion. Il est tout aussi important de confirmer que la personne comprend et qu'elle accepte les responsabilités et attentes liées à ce poste. Avant le commencement de votre gouvernorat, il faudra vous assurer que le Lions Clubs International a reçu les précisions sur le secrétaire de district, le trésorier de district, les présidents de région et de zone et les présidents de commission qui feront partie de votre équipe de district. La transmission des informations sur l'équipe du district au LCI n'est pas une condition requise pour terminer cet exercice; par contre, c'est un aspect important de l'administration du district. Les informations sur l'équipe du district, y compris les présidents de zone et de région, peuvent être transmises via le site Web de l'association MyLCI. Ces précisions peuvent être transmises à partir du 16 mai Prenez contact avec [email protected] si vous avez la moindre question sur la saisie des informations sur les officiels de district sur le site MyLCI. Vous pouvez aussi transmettre les coordonnées des officiels de votre cabinet et des présidents de commission de district par la poste, par courriel ou par fax en vous servant des formulaires suivants : Le formulaire DA-903 peut être utilisé pour signaler la nomination ou l'élection de votre secrétaire de district et de votre trésorier de district au LCI. Ce formulaire se trouve dans le Manuel de l'équipe du gouverneur de district sur le site Web du LCI. Le formulaire M-28A peut être utilisé pour transmettre les coordonnées de vos présidents de commission au LCI. Ce formulaire se trouve aussi dans le Manuel de l'équipe du gouverneur de district sur le site Web du LCI. Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 16

17 Conclusion Bien qu'il n'existe aucune formule exacte pour la sélection des membres de l'équipe de votre district, cet exercice vous a fourni des renseignements importants et des connaissances qui vous aideront à choisir les meilleurs candidats pour chaque poste. N'oubliez pas que l'efficacité de votre équipe a une influence directe sur la réussite de votre gouvernorat et qu'un mandat réussi commence par la sélection de bons Lions. N'OUBLIEZ PAS QUE : Pour recevoir le forfait quotidien pour les repas dans le cadre du séminaire des GED de 2014, il est nécessaire de remplir l'évaluation en ligne pour chaque exercice. Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 17

18 Exercice no. 2 : Fixer des buts concernant la formation des responsables APERÇU GLOBAL L'identification et la préparation des dirigeants de votre district exigent les efforts et la collaboration d'une équipe de Lions dévoués qui comprennent la nécessité de former activement les responsables. Dans cet exercice, vous analyserez le rôle que vous jouerez, en tant que gouverneur de district et membre de l'emf, dans l'identification et la formation des responsables. Vous analyserez le rôle de l'emf au niveau du district et les mesures qu'elle prendra dans votre district pour offrir des possibilités de formation des responsables et vous penserez aux mesures actives que vous pourrez prendre en tant que gouverneur de district pour soutenir la formation des responsables dans le district. Cet exercice comporte cinq étapes : 1. Examiner les ressources qui sont offertes sur le site Web du LCI concernant l'objectif, la structure, les activités et les outils dont se sert l'équipe mondiale de la formation, puis répondre aux questions posées dans cet exercice. 2. Obtenir et examiner l'évaluation la plus récente de la formation des responsables du district et le plus récent plan de formation des responsables du district. Répondre aux questions posées pendant cet exercice. 3. Suivre le cours sur la Définition des objectifs au Centre de formation Lions. 4. En collaboration avec les membres de l'emf de votre district, définissez des déclarations d'objectifs qui appuient la formation des responsables du district et créez des plans d'action pour réaliser ces objectifs. Soyez prêt à discuter de ces objectifs et plans lors de votre formation régionale de l'emf. 5. Connectez-vous à votre compte au Centre de formation Lions et complétez l'évaluation de cet exercice. Vous devez compléter cet exercice au plus tard le 16 décembre 2013 afin de recevoir le forfait quotidien pour les repas dans le cadre du séminaire des GED de COLLABORATEURS : Les membres de l'emf de votre district (y compris l'équipe du GD, le coordonnateur de l'emf au niveau du district, les présidents de zone/région et d'autres Lions qualifiés) Le coordonnateur EMF de DM Le responsable régional EMF Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 19

19 RESSOURCES : Les ressources suivantes sont disponibles sur le site Web du LCI au Centre des coordonnateurs de l équipe mondiale de formation: 1. Guide de ressources de l'équipe mondiale de la formation de district 2. Formulaire d'évaluation des programmes de formation de district 3. Formulaire de projet de formation des responsables de district Des versions imprimées des documents suivants se trouvent à la fin des instructions concernant l'exercice et sont aussi affichées sur la page des exercices préparatoires du Séminaire des GED sur le site Web du LCI : 4. Formulaire de déclarations de buts pour la formation des responsables 5. Feuille de travail pour le plan d'action Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 20

20 1ère étape : Examiner les ressources de l'équipe mondiale de la formation L'équipe mondiale de la formation est la clé de la viabilité future du Lions Clubs International comme la plus grande organisation de services humanitaires dans le monde. Le niveau d'énergie et l'efficacité des responsables de club et de district dépendent de la disponibilité des nouveaux dirigeants bien formés et prêts à assumer leur fonction officielle. Les principales responsabilités de l'équipe mondiale de la formation de district consistent à identifier de nouveaux responsables, à organiser des programmes efficaces de formation et à soutenir les possibilités de formation pour les nouveaux responsables. Chaque district a une EMF comprenant le coordonnateur EMF de district, les présidents de région/zone et l'équipe du gouverneur de district. D'autres Lions qualifiés peuvent être ajoutés à l'équipe selon le besoin. L'EMF de district collabore avec l'eme de district (l'équipe du gouverneur de district et les présidents de région/zone sont des membres de base de l'emf et de l'eme au niveau du district). Consultez le Guide des ressources de l'équipe mondiale de la formation en ligne qui offre une vue globale de l'emf de district et renferme des informations sur le rôle des présidents de région/zone en tant que membres de l'emf du district. Après avoir passé en revue ce matériel, pensez aux questions suivantes et soyez prêts à en discuter lors de votre formation régionale de l'emf : 1. L'EMF de votre district fonctionne-t-elle efficacement? Si elle n'est pas efficace, quels obstacles l'empêchent de réussir? Comment surmonter ces obstacles? 2. La communication a-t-elle lieu entre l'emf de district et les clubs et l'emf de district et l'emf de district multiple? Si la réponse est négative, comment pouvez-vous améliorer la communication entre les différents niveaux? 3. Est-ce que l'eme de district et l'emf de district comprennent leurs rôles respectifs et ceux de leurs homologues? Jusqu'à quel point ces équipes de district réussissent-elles à bien travailler ensemble? Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 21

21 2e étape : Examiner l'évaluation des besoins du district en matière de formation des responsables et le plan de formation des responsables du district Pour commencer, la responsabilité de l'équipe mondiale de la formation consiste à effectuer des évaluations pour déterminer les besoins locaux en matière de formation des responsables. Ces évaluations constituent la base des plans de formation des responsables qui peuvent garantir la continuation de bons programmes de formation et de développement et l'introduction de nouveaux programmes si nécessaire. Pour préparer les Lions de votre district à assumer des postes officiels, il est indispensable d'avoir un projet de formation des responsables de district. En tant que dirigeant de votre district, il est impératif de soutenir et d'encourager la formation des responsables actuels et futurs de votre district, de comprendre à fond les programmes et ressources disponibles pour le faire et de travailler comme membre actif de l'emf de district pour que ces projets se réalisent. Chaque EMF de district doit effectuer une évaluation de la formation et du développement et rédiger un plan de formation des responsables tous les ans. Le Coordinateur de l EMF du DM (ou le responsable régional de l'emf, s'il s'agit de districts simples) peut offrir des conseils dans ce processus. Si votre district n'a pas encore effectué d'évaluation de la formation et créé de plan pour la formation des responsables, il vous faudra vous réunir avec les autres membres de l'emf du district pour accomplir ces deux tâches ensemble, afin de pouvoir terminer cette phase de l'exercice. Une explication de l'évaluation et du plan de formation se trouve dans le Guide des ressources de l'équipe mondiale de la formation en ligne. Après avoir lu ce guide, procurez-vous un exemplaire actualisé de l'évaluation des besoins du district en matière de formation des responsables et du plan de formation des responsables du district. Étudiez les deux documents et pensez aux questions suivantes. Soyez prêt à discuter de ces questions pendant votre formation régionale de l'emf. 1. Qui a participé à la réalisation de l'évaluation des besoins du district en matière de formation des responsables? Les présidents de région/zone étaient-ils inclus? 2. Évaluez le plan de formation des responsables du district que vous avez élaboré. Ce plan dirige-t-il les efforts vers les besoins qui ont été identifiés dans l'évaluation? Le plan a-til été communiqué au coordonnateur EMF du district multiple? Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 22

22 3. Est-ce que l'évaluation et le plan ont donné lieu à des actions concrètes dans le district en ce qui concerne la formation des responsables? 4. Quand effectuerez-vous la prochaine évaluation dans votre district? Qui participera à sa réalisation? Quel rôle jouerez-vous en tant que gouverneur de district/membre actif de l'emf de district? 3e étape : Terminer le cours sur la Définition des objectifs Il vous sera demandé de définir certains objectifs liés à la formation des responsables dans votre district pendant la 4e étape de cet exercice. Il est recommandé de terminer le cours sur la Définition des objectifs au Centre de formation Lions en ligne qui fait partie du centre de ressources pour les responsables du site Web du LCI afin de vous familiariser avec les notions de la définition des objectifs et de la rédaction des plans d'action avant d'entamer la 4e étape. Sur la page Web du Centre de formation Lions, vous trouverez un didacticiel et une foire aux questions sur les cours en ligne. En cas de difficultés d'accès, écrivez à [email protected] ou téléphonez au ou au pour avoir de l'aide. N'oubliez pas qu'il faudra avoir un compte au Centre de formation Lions pour avoir accès aux cours. Si vous n'avez pas encore de compte d'utilisateur, vous pouvez facilement créer un compte de nouvel utilisateur. Veuillez lire les instructions dans le premier onglet de ce guide. 4e étape : Déterminer les objectifs en matière de formation des responsables Après avoir suivi le cours en ligne Définition des objectifs, travaillez avec les membres de l'emf de votre district pour prendre en considération les informations que vous avez examinées dans l'évaluation des besoins du district en matière de formation des responsables et le plan de formation des responsables du district pour créer des objectifs de formation des responsables pour Vous pourrez avoir d'autres objectifs concernant les questions liées à la gestion de l'équipe. Tous ces objectifs guideront les efforts de l'emf de votre district et permettront d'améliorer la formation des responsables dans votre district en Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 23

23 En gardant à l'esprit les principes de la définition des objectifs que vous aviez examinés pendant le cours sur la Définition des objectifs au centre de formation Lions : Utilisez le formulaire Déclarations de buts pour la formation des responsables, ci-joint, pour développer des déclarations d'objectif montrant comment votre district compte soutenir la formation des responsables en et tout autre objectif éventuel concernant la gestion des équipes. Vous pouvez aussi enregistrer vos déclarations d'objectif sur le fichier informatisé de ce formulaire. Utilisez la feuille de travail sur les plans d'action ci-jointe, pour créer des plans d action séparés pour chaque déclaration de but. Vous pouvez aussi créer vos plans d'action sur le fichier informatisé de ce formulaire. Pour télécharger la version électronique du formulaire de déclarations de buts et de la feuille de travail sur les plans d'action, rendez-vous sur la page des exercices préparatoires du Séminaire des GED au centre de ressources pour les responsables. Apportez avec vous un exemplaire de vos déclarations de buts et plans d action à votre formation régionale de l'emf pour pouvoir en discuter avec vos paires et les modifier éventuellement. Après la formation régionale de l'emf, vous mettrez au point les buts et plans d'action avec votre EMF de district et les transmettrez à votre responsable régional de l'emf dans les 30 jours qui suivent la formation régionale de l'emf. L'EMF de votre district utilisera ces objectifs et plans d'action pour élaborer un plan de formation des responsables pour Le chef de votre groupe au séminaire des GED et votre responsable régional de l'emf vous accompagneront et vous aideront à développer vos buts et plans d'action dans le domaine de la formation des responsables. 5e étape : Compléter l'évaluation en ligne Après avoir examiné les informations de l'emf, répondu aux questions qui font partie de l'exercice, suivi le cours en ligne Définition des objectifs et travaillé avec les membres de l'emf de votre district pour créer des objectifs et plans d'action mutuels en matière de formation des responsables : 1. Rendez-vous au Centre de formation Lions (CFL) en cliquant sur ce lien : OU en suivant les étapes ci-dessous : Rendez-vous à Cliquez sur "Centre pour Effectifs" Cliquez sur "Formation des responsables" Cliquez sur "Centre de formation Lions" Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 24

24 2. Suivez les Instructions pour se connecter au Centre de formation Lions et aux évaluations des GED qui se trouvent dans le premier onglet de ce guide. 3. Complétez l'évaluation en ligne concernant cet exercice. Conclusion En acceptant le poste de gouverneur, vous avez pris un engagement très important à l'égard de votre district. Un aspect essentiel de cet engagement consiste à soutenir la formation des responsables. Votre participation active comme membre de l'emf de district et vos efforts pour définir vos buts en matière de formation des responsables du district pour garantiront une direction de qualité et la création d'une tradition de responsables efficaces pour l'avenir. FORMULAIRES Des versions imprimées de ces documents se trouvent aux pages suivantes : Formulaire de déclarations de buts pour la formation des responsables Feuille de travail pour le plan d'action Ces documents sont aussi accessibles sur la page des exercices préparatoires du Séminaire des GED du site Web du LCI. N'OUBLIEZ PAS QUE : Pour recevoir le forfait quotidien pour les repas dans le cadre du séminaire des GED de 2014, il est nécessaire de remplir l'évaluation en ligne pour chaque exercice. Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 25

25 Déclarations de buts pour la formation des responsables Un bon plan comporte des buts stratégiques précis, pouvant être quantifiés. Ces objectifs doivent être définis en collaboration avec les membres de l'emf et être ambitieux tout en étant réalisables. En utilisant les principes de déclarations de buts efficaces appris pendant le cours sur la Définition des objectifs au Centre de formation Lions, notez un ou plusieurs objectifs spécifiques qui favoriseront la formation des responsables et qui guideront l'emf de district en Vos buts peuvent aussi concernés d'autres aspects de la gestion de l'équipe, le cas échéant. NOM : DISTRICT : Soutenir la formation des responsables du district Exemples : Avant septembre 2014, choisissez des stratégies pouvant être utilisées par les présidents de zone pour identifier des dirigeants potentiels. Avant août 2014, communiquez avec les clubs pour les informer des possibilités de formation offertes aux effectifs. Organisez un atelier de travail au congrès de district pour les Lions qui s'intéressent aux possibilités de formation. Avant septembre 2014, formez tous les secrétaires de club (100 %). Autres aspects reliés à la gestion de l'équipe (les réponses concernent les questions posées dans l'exercice) Exemples : Encourager plus de communications entre l'emf-d et l'eme-d (au moins une fois par mois). Transmettre un rapport de l'emf-d chaque trimestre au coordonnateur de l'emf-dm. Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 27

26 NOM : DISTRICT : Plan d'action QUOI? Objectif COMMENT? (Étapes à réaliser) QUAND? (Date limite pour l'accomplissement de la tâche) QUI? (Personne chargée de la tâche) COMMENT LE SAURONS-NOUS? (Comment saurons-nous que la tâche a été accomplie?) Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 29

27 Exercice no. 3: Fixer des buts en matière d'effectifs APERÇU GLOBAL Afin d'avoir un impact positif sur la croissance de l'effectif et la réussite des clubs de votre district, il faut fixer les buts et développer les plans du district à l'avance. Dans cet exercice, vous analyserez votre rôle en tant que membre de l'équipe mondiale de l'effectif (EME), et le rôle de l'eme au niveau du district (EME-D). Vous examinerez également les données et tendances des effectifs de votre district, définirez vos buts concernant la croissance de l'effectif et la réussite des clubs et dresserez des plans d'action pour les réaliser. Il vous est demandé de traiter la définition des objectifs comme un effort de collaboration avec d'autres dirigeants Lions de votre district et d'incorporer le service à votre planification. La participation au service communautaire et une prise de conscience de la part du grand public des services Lions sont des éléments clés de la coopération des membres actuels et de l'adhésion de nouveaux membres Cet exercice comporte sept étapes : 1. Examiner les ressources de l'équipe mondiale de l'effectif sur le site Web du LCI et répondre aux questions qui font partie de cet exercice. 2. Utiliser les ressources pour déterminer la situation actuelle dans le district. 3. Communiquer avec les présidents de zone pour identifier les buts et plans individuels des clubs. 4. Revoir le cours sur la Définition des objectifs au Centre de formation Lions (CFL). 5. En collaboration avec les membres de l'eme de votre district et la direction des clubs, définir les objectifs pour votre district concernant le maintien de l effectif, les nouveaux membres et la création de nouveaux clubs. 6. Formuler des déclarations d'objectif et plans d'action pour réaliser vos buts. Soyez prêt à en discuter lors de votre formation régionale de l'emf. 7. Connectez-vous à votre compte au Centre de formation Lions en ligne et procédez à l'évaluation de cet exercice. Vous devez compléter cet exercice au plus tard le 16 décembre 2013 afin de recevoir le forfait quotidien pour les repas dans le cadre du séminaire des GED de Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 31

28 COLLABORATEURS : Les membres de l'eme de votre district (y compris l'équipe du GD, le coordonnateur de l'eme au niveau du district, les présidents de zone/région, les membres de l'équipe de l effectif et du développement de nouveaux clubs et de l'équipe chargée du succès des clubs) Le coordonnateur EME de DM Le responsable régional EME RESSOURCES : La ressource suivante est disponible sur le site Internet du LCI : 1. Guide du coordonnateur de l'équipe mondiale de l'effectif de district Des exemplaires sous forme papier des documents suivants se trouvent à la fin de cet exercice : 1. Comment avoir accès aux rapports d'effectif en ligne 2. Points à prendre en considération 3. Feuille de travail sur la planification des buts concernant l'effectif ( ) 4. Formulaire de déclaration des buts en matière de croissance de l'effectif ( ) 5. Feuille de travail pour le plan d'action ( ) Le rapport sur les tendances sur 5 années de l'effectif de votre district faisait aussi partie aussi de vos exercices préparatoires de GED comme ressource séparée. ( ) Les documents 3, 4 et 5 sont disponibles sur la page des exercices préparatoires du séminaire des GED du site Web du LCI. Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 32

29 1ère étape : Examiner les ressources de l'équipe mondiale de l'effectif Tout comme la formation des responsables est appuyée par les différents niveaux de l'équipe mondiale de la formation, la croissance de l effectif est appuyée par la structure parallèle de l'équipe mondiale de l'effectif (EME). Les principaux objectifs de l'eme consistent à augmenter l'effectif en recrutant de nouveaux membres et créant des clubs et en favorisant le succès des clubs au moyen de la sauvegarde à long terme de l'effectif. L'EME-D comprend le coordonnateur EME de district ; l'équipe du gouverneur de district, les présidents de zone et de région, et deux autres équipes: l'équipe chargée de l'effectif et de la création de nouveaux clubs et l'équipe chargée du succès des clubs. Pour bénéficier d'un maximum de coopération et de collaboration dans les domaines de la croissance de l'effectif et de la formation des responsables dans le district, l'équipe du gouverneur de district et les présidents de zone et de région font partie de l'eme et de l'emf de district. Consultez le Guide du coordonnateur de l'équipe mondiale de l'effectif de district, qui offre un aperçu global de l'eme au niveau du district. Après avoir lu ce matériel, pensez aux questions suivantes et soyez prêts à en discuter pendant votre formation régionale de l'emf : 1. L'EME de votre district fonctionne-t-elle efficacement? Si elle n'est pas efficace, quels obstacles l'empêchent de réussir? Comment surmonter ces obstacles? 2. La communication a-t-elle lieu entre l'eme de district et les clubs et l'eme de district et l'eme de district multiple? Si la réponse est négative, comment pouvez-vous améliorer la communication entre les différents niveaux? 3. Est-ce que l'eme de district et l'emf de district comprennent leurs rôles respectifs et ceux de leurs homologues? Jusqu'à quel point ces équipes de district réussissent-elles à bien travailler ensemble? Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 33

30 2e étape : Déterminer la situation actuelle En collaboration avec les autres membres de votre EME-D (y compris les présidents de région et de zone) et les autres présidents de commission, analysez la situation actuelle de votre district en utilisant les ressources suivantes : Rapport sur les tendances sur 5 années de l'effectif (inclu dans l'envoi de vos exercices de GED) Rapports en ligne sur l'effectif, sur le site Web du LCI, y compris : - Registre des rapports - Officiels de club non déclarés - Résumé de l'effectif - Rapports cumulatifs Les instructions pour avoir accès à ces rapports sont incluses à la fin de cet exercice. Veuillez en faire des copies pour que les présidents de zone puissent s'en servir plus tard. Exemplaires actuels des évaluations de la santé des districts et clubs ; celles-ci vous sont envoyées par courriel tous les mois, puisque vous êtes membre de l'équipe du gouverneur de district. Tous les plans actuels concernant l'effectif de district ou de district multiple (demander des exemplaires de votre gouverneur de district ou du coordonnateur EME de district) Points à prendre en considération (inclus dans cet exercice) 3e étape : Demander à connaître les objectifs des clubs Après avoir consulté votre gouverneur de district, demandez à chaque président de zone de communiquer avec ses clubs pour connaître leurs buts pour en ce qui concerne l'effectif et de vous communiquer les réponses de chaque club avant le 1er décembre Ceci comprend : Fournir à chaque club toute information pertinente remontant à la 2e étape Demander à chaque équipe dirigeante de club de fournir au président de zone un chiffre provisoire qui représente la cible de la croissance de l'effectif pour (ou la réduction des départs). Vous tiendrez compte de ces cibles au moment de fixer les buts de votre district Demander à chaque équipe dirigeante de club de commencer à envisager des façons d'atteindre cette cible numérique. Les clubs doivent être encouragés à considérer les aspects suivants en développant ces plans : - Rapports d'effectif - Fonctionnement du club Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 34

31 - Résultats du sondage Que pensez-vous de votre club? - Évaluation des besoins de la communauté - Ateliers de travail du PEC (Pro/Lite) - Campagnes mondiales d'actions sociales Encouragez vos présidents de zone à suivre le cours sur la Définition des objectifs au Centre de formation Lions et à continuer à utiliser les rapports d'effectif en ligne pour surveiller les progrès des clubs. Les présidents de zone doivent soutenir les clubs en réalisant les cibles identifiées et les plans en maintenant une communication entre les différents niveaux pendant toute l'année. 4e étape : Revoir le cours sur la Définition des objectifs Lors de l'exercice no. 2, vous avez dû compléter le cours sur la Définition des objectifs au Centre de formation Lions. Vous voudrez peut-être revoir ce cours avant de terminer les étapes 5 et 6 dans cet exercice : 5e étape : Déterminer les buts du district en matière de croissance Dès que vous aurez terminé le cours sur la Définition des objectifs pensez aux informations que vous aviez examinées avec votre équipe pendant la 2e étape et les cibles de croissance des clubs que vous avez reçues des présidents de zone pendant la 3e étape. Servez-vous de la Feuille de travail sur la planification des buts concernant l'effectif qui se trouve à la fin de cet exercice pour déterminer les objectifs trimestriels de votre district en ce qui concerne la croissance et le maintien de l'effectif, les nouveaux membres et la création de nouveaux clubs. Le rapport sur les tendances sur 5 années de l'effectif de votre district vous sera très utile dans ce processus. Une version électronique de la Feuille de travail sur la planification des buts concernant l'effectif est aussi affichée sur la page des exercices préparatoires du séminaire des GED du site Web du LCI. 6e étape : Créer des déclarations de buts et plans d'action En gardant à l'esprit les principes de définition des buts que vous aviez examinés pendant le cours sur la Définition des buts au Centre de formation Lions et les plans spécifiques de club que vous avez reçus de vos présidents de zone : Utilisez le formulaire de déclaration des buts pour la croissance de l'effectif pour mettre au point des déclarations spécifiques de buts qui vous guideront vers vos buts numériques. Utilisez la feuille de travail sur les plans d'action pour créer des plans d action séparés pour chaque déclaration de but. Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 35

32 Des exemplaires sous forme papier des déclarations des buts pour la croissance de l effectif et de la feuille de travail pour les plans d'action se trouvent à la fin de cet exercice. Les versions électroniques de ces documents sont disponibles sur la page concernant les exercices préparatoires du séminaire des GED sur le site Web du LCI. Le chef de votre groupe au séminaire des GED et votre responsable régional de l'eme seront une excellente source d'informations lorsque vous développerez vos buts et plans d'action. Veuillez apporter les documents suivants déjà complétés des étapes 5 et 6 avec vous à votre formation régionale de l'emf : Feuille de travail sur la planification des buts concernant l'effectif Déclarations des buts en matière de croissance des effectifs Feuille de travail pour les plans d'action Pendant la formation, vous aurez la possibilité de discuter de vos buts et plans d'action concernant la croissance de l effectif que vous avez mis au point conjointement avec votre équipe pour l'année qui vient et de les raffiner. En mars, vous recevrez un courriel du LCI, avec des précisions sur la manière de communiquer vos buts définitifs en matière d'effectifs, vos déclarations de buts et vos plans d'action, par voie électronique. 7e étape : Compléter l'évaluation en ligne Lorsque vous aurez terminé les étapes 1-6 de cet exercice : 1. Rendez-vous au Centre de formation Lions (CFL) en cliquant sur ce lien : OU suivez les étapes ci-dessous : Rendez-vous à Cliquez sur "Centre pour Effectifs" Cliquez sur "Formation des responsables" Cliquez sur "Centre de formation Lions" 2. Suivez les Instructions pour se connecter au Centre de formation Lions et aux évaluations des GED, qui se trouvent dans le premier onglet de ce guide. 3. Complétez l'évaluation en ligne concernant cet exercice. Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 36

33 Conclusion Il est indispensable d'encourager la croissance de l effectif et le succès des clubs de votre district pour rendre des services efficaces et répondre aux besoins de nos communautés. Ayant établi ses buts et plans d'action avec la coopération et l'aide des Lions aux niveaux du district, de la zone et des clubs, votre équipe avance bien vers la croissance de l'effectif et la réussite des clubs! RESSOURCES Des exemplaires sous forme papier des documents suivants se trouvent à la fin de cet exercice : 1. Comment avoir accès aux rapports d'effectif en ligne 2. Points à prendre en considération 3. Feuille de travail sur la planification des buts concernant l'effectif ( ) 4. Formulaire de déclaration des buts en matière de croissance des effectifs ( ) 5. Feuille de travail pour le plan d'action ( ) Le rapport sur les tendances sur 5 années de l'effectif de votre district fait partie aussi de cet envoi comme ressource séparée. ( ) Les documents 3, 4 et 5 sont disponibles sur la page concernant les exercices préparatoires du séminaire des GED sur le site Web du LCI. N'OUBLIEZ PAS QUE : Pour recevoir le forfait quotidien pour les repas dans le cadre du séminaire des GED de 2014, il est nécessaire de remplir l'évaluation en ligne pour chaque exercice. Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 37

34 Comment avoir accès aux rapports d'effectif en ligne 1. Lien vers le site Web du Lions Clubs International 2. Sélectionner "MyLCI/Envoyer les rapports". 3. Choisir "Rapports d'effectif" VOUS N'AVEZ PAS BESOIN DE SAISIR UN NUMERO D'AFFILIATION OU UN MOT DE PASSE. Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 38

35 4. Sélectionnez le rapport que vous souhaitez examiner. (Chacun des quatre rapports cités est utile et vous permet de mieux connaître vos clubs.) 5. L'écran suivant apparaîtra. Cliquer sur "l'année" qui vous intéresse. Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 39

36 6. L'année suivie du mois apparaîtra (p.ex correspond à juillet 2013). Cliquer sur l'année et le mois qui vous intéressent. 7. Une liste des districts apparaîtra. Sélectionnez le district que vous souhaitez examiner. Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 40

37 8. En fonction du rapport que vous avez sélectionné, l'écran suivant apparaîtra : Registre des rapports Officiels de club non déclarés Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 41

38 Résumé de l'effectif Rapport cumulatif (Si vous ne connaissez pas ces rapports, veuillez consulter votre gouverneur de district ou responsable régional EME.) Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 42

39 Points à prendre en considération Les questions suivantes peuvent vous aider à analyser votre district et à commencer à développer vos buts et plans pour favoriser la croissance de l'effectif pendant votre gouvernorat. 1. Envisager le service communautaire Le service communautaire est la pierre angulaire de la croissance et de la sauvegarde des effectifs. En évaluant les besoins de la communauté, en rendant des services utiles à la communauté et en faisant la promotion du service, nous établissons les bases pour garantir la santé de nos clubs. Est-ce que vos clubs jouent un rôle actif en rendant service à leur communauté? Les projets répondent-ils aux besoins de la communauté? Le grand public est-il conscient des services rendus par les Lions? Les projets et événements sont-ils suffisamment bien portés à la connaissance du grand public? Les habitants de la communauté (membres potentiels) sont-ils au courant des projets futurs et sont-ils encouragés à y participer? 2. Penser à la croissance de l'effectif Pour continuer à maintenir et à élargir le niveau du service, il est important de faire de la croissance de l'effectif une grande priorité pour les dirigeants de club et de district. Est-ce que vos dirigeants considèrent que la croissance de l'effectif est une grande priorité? Si la réponse est négative, que pouvez-vous faire pour obtenir leur compréhension et leur soutien? Y a-t-il la possibilité de recruter des personnes de cultures et milieux différents? Comment pouvez-vous soutenir un tel effort? Les femmes sont-elles représentées en grand nombre dans votre district? Que pouvez-vous faire pour recruter davantage de membres féminins? Existe-t-il des raisons suffisantes pour qu'une personne plus jeune rejoigne un club dans votre district? Comment pouvez-vous aider les clubs à attirer des membres plus jeunes? Vos clubs sont-ils accueillants envers les familles? Que pouvez-vous faire pour les aider à accueillir et à attirer les familles? Le service à la communauté, qui est un aspect important de tout effort d'attirer les nouveaux membres, est-il une priorité pour les clubs de votre district? Est-ce que les clubs de votre district se servent des médias sociaux ou autres outils sur la toile pour promouvoir leurs manifestations et mieux se faire connaître? Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 43

40 3. Envisager la création de nouveaux clubs Combien de clubs ont été créés dans votre district pendant l'année actuelle? À votre avis, combien de clubs seront créés pendant le reste de l'année? Avez-vous étudié la région géographique de votre district pour déterminer où la création de clubs serait possible? Avez-vous, ou d'autres membres de votre district ont-ils identifié les personnes clés dans la région à contacter et qui pourraient vous aider à créer de nouveaux clubs? Avez-vous pris contact avec des groupes ethniques, associations professionnelles, groupes de travail, ou organisations pour femmes concernant la création de Lions clubs? Utilisez-vous les ressources fournies par le siège du LCI pour les membres dans les nouveaux clubs? Envisagez-vous de tenir un atelier de travail sur le développement de nouveaux clubs afin d'organiser des nouveaux clubs? Avez-vous pris contact avec le service de l'effectif et des nouveaux clubs au LCI pour avoir des renseignements? 4. Penser à la sauvegarde des effectifs actuels La participation et la satisfaction des membres sont des facteurs importants en ce qui concerne la sauvegarde des effectifs actuels dans votre district. Les réunions de club sont-elles productives? Les membres ont-ils voix au chapitre? Les membres attendent-ils avec impatience les réunions de Lions club dans votre district? Les programmes d'orientation des membres sont-ils présentés régulièrement et correctement dans votre district? Faites-vous la promotion de l'utilisation d'outils et de ressources clés pour rehausser le niveau de satisfaction et de participation des membres, tels que : - Il suffit de demander! - Guide à la satisfaction des membres - Guide du Président de commission de club chargé de l'effectif - Processus d'excellence de club: PEC Pro (avec animateur) ou PEC Lite (autoguidé) - Guide de développement de nouveaux clubs Vous servez-vous des Lions Guides certifiés pour maintenir ou aider les nouveaux clubs ou clubs en difficulté? La valorisation des membres fait-elle partie de la culture des clubs? Les activités et fonctions officielles sont-elles offertes à tous les membres? Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 44

41 La participation aux programmes de formation des responsables est-elle encouragée? Les membres sont-ils engagés et actifs en participant aux œuvres sociales communautaires? Ces projets sont-ils un reflet des centres d'intérêt des membres? Vos clubs savent-ils pourquoi les membres ont démissionné? Avez-vous des projets pour aider vos clubs à faire revenir les membres qui avaient démissionné du mouvement Lions? 5. Penser aux clubs en suspension financière et en statu quo Les clubs risquent d'être annulés lorsqu'ils sont mis en suspension financière ou en statu quo. Il est très important d'accorder une attention particulière à ces clubs au moment de mettre au point votre plan de croissance de l'effectif. Êtes-vous au courant du règlement qui dit que si les clubs ont des soldes arriérés importants, ils risquent d'être mis en suspension financière? Savez-vous que dans un tel cas un échéancier de paiements peut être établi et approuvé par le LCI pour sauver les clubs en grande difficulté? Avez-vous actuellement des clubs en statu quo ou en suspension financière? Quelles mesures pouvez-vous prendre pour ranimer ces clubs pendant cet exercice financier? Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 45

42 Feuille de travail sur la planification des buts concernant l'effectif Cette feuille de travail est conçue pour vous aider à fixer les buts en matière d'effectifs pour votre gouvernorat. Dès que vous aurez examiné les données actuelles et historiques et analysé les défis et possibilités qui se présentent dans votre district, ce sera le moment de fixer une cible globale qui vous permettra de mesurer vos efforts en matière de croissance de l'effectif. Chaque district est unique en son genre, mais vous devez maintenant avoir une bonne idée des possibilités de croissance qui existent dans votre district. Veuillez utiliser cette feuille de travail pour calculer la croissance de votre district pour chaque trimestre de votre gouvernorat. Veuillez apporter cette feuille de travail, dûment remplie, à votre formation régionale de l EMF. En mars, vous recevrez un courriel du LCI contenant des précisions sur la façon de transmettre vos buts définitifs en matière d'effectifs, vos déclarations de buts et vos plans d'action par voie électronique. Nom : District : 1. Maintien des membres existants C'est un fait que les membres quittent régulièrement notre association. C'est vrai aussi, qu'en tant qu'association, nous devons faire face à cette réalité. Des membres partiront et des nouveaux membres s'affilieront. Combien de membres radiés ou démissionnaires prévoyez-vous dans chaque trimestre de l'année ? Le nombre de membres radiés/démissionnaires l'année dernière était de La moyenne sur cinq ans des membres radiés/démissionnaires est de Votre objectif : Juillet - septembre : Octobre - décembre : Janvier - mars : Ces informations se trouvent dans votre rapport sur les tendances sur 5 ans de l'effectif. Avril - juin : Total : Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 47

43 2. Recrutement de nouveaux membres En tant que dirigeant de votre district, il est important pour vous et votre équipe d'encourager les clubs à recruter de nouveaux membres. Les nouveaux membres favorisent de nouvelles idées, de l'enthousiasme et un service accru. Combien de nouveaux membres comptez-vous ajouter dans les clubs existants à chaque trimestre de l'année ? Votre objectif : Le nombre de nouveaux membres l'année dernière était de La moyenne sur cinq ans des nouveaux membres est de Ces informations se trouvent dans votre rapport sur les tendances sur 5 ans de l'effectif. Juillet - septembre : Octobre - décembre : Janvier - mars : Avril - juin : Total : 3. Création de nouveaux clubs En tant que gouverneur de district, l'un de vos objectifs est de garantir la création d'au moins un nouveau club. Les nouveaux clubs offrent à un plus grand nombre de personnes la possibilité de servir leur communauté et de transformer la vie des personnes démunies. Il suffit de réunir 20 personnes pour créer un nouveau Lions club; toutefois, les études ont montré que lorsque vous organisez un club avec plus de 26 membres, les chances de viabilité du nouveau club augmentent de plus de 70%. Combien de nouveaux clubs et de membres fondateurs comptez-vous ajouter à chaque trimestre de l'année ? Le nombre de nouveaux clubs créés l'année dernière était de La moyenne sur cinq ans des nouveaux clubs est de Le nombre de membres fondateurs ajoutés au cours de l'année dernière était de La moyenne sur cinq ans des membres fondateurs est de Ces informations se trouvent dans votre rapport sur les tendances sur 5 ans de l'effectif. Trimestre Juillet - septembre Octobre - décembre Janvier - mars Avril - juin Total Vos objectifs Nombre de nouveaux clubs Nombre total de membres fondateurs (minimum de 20 par club) N'oubliez pas que vous DEVEZ transmettre ces objectifs de croissance de l'effectif ainsi que vos déclarations de buts et plans d'action par voie électronique au LCI en mars. Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 48

44 Déclarations des buts en matière de croissance des effectifs Un bon plan comporte des buts stratégiques précis, pouvant être quantifiés et ces buts doivent être ambitieux tout en étant réalisables. En vous basant sur une étude du district et la collaboration avec votre l'eme-d, les cibles définies sur la Feuille de travail sur la planification des buts concernant l'effectif et les principes des déclarations d'objectifs efficaces du cours sur la Définition des objectifs, dressez une liste des buts spécifiques pour guider le projet de recrutement de votre district en Les buts de district doivent être définis pour la création de nouveaux clubs, la croissance des clubs déjà fondés, le maintien de l'effectif, la gestion de l'équipe et d'autres aspects utiles selon le besoin. NOM : DISTRICT : Nouveaux clubs Exemples : Encourager la création de deux clubs ouverts aux familles avant le mois de novembre 2014 Organiser un atelier de travail sur la création de nouveaux clubs avant décembre Croissance de l'effectif Exemples : Promouvoir le recrutement de 100 femmes avant juin Encourager chaque club à promouvoir et à mener à bien une œuvre sociale qui fait participer les non Lions de la communauté avant mars Maintien des effectifs Exemples : Réduire le pourcentage de membres radiés ou démissionnaires par club de 3,0 à 2,0 avant juin Encourager l'utilisation du PEC (Pro et Lite) à toutes les réunions du comité consultatif du gouverneur de district (réunions de zone). Autres aspects reliés à la gestion de l'équipe (les réponses concernent les questions posées dans l'exercice) Exemples : Encourager davantage de communication entre l'eme-d et l'emf-d (au moins une fois par mois). Transmettre un rapport de l'eme-d chaque trimestre au coordonnateur de l'eme-dm. Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 49

45 NOM : DISTRICT : Plan d'action QUOI? Objectif COMMENT? (Étapes à réaliser) QUAND? (Date limite pour l'accomplissement de la tâche) QUI? (Personne chargée de la tâche) COMMENT LE SAURONS- NOUS? (Comment saurons-nous que la tâche a été accomplie?) Formation des GED : Guide sur les exercices préparatoires 51

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