Manuel du Secrétaire & du Trésorier de District

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1 Manuel du Secrétaire & du Trésorier de District French

2 Objectifs du Lions Clubs International FORMER des clubs-service devant être connus sous le nom de Lions Club, leur accorder une charte et les surveiller. COORDONNER les activités et standardiser l administration des Lions Clubs. CREER et DEVELOPPER un esprit de compréhension entre les peuples du monde. PROMOUVOIR les principes de bon gouvernement et de civisme. S INTERESSER activement au bien-être civique, culturel, social et moral de la communauté. UNIR les clubs par les liens d amitié, de bonne camaraderie et de compréhension mutuelle. FOURNIR un lieu de rencontre permettant la discussion ouverte de tous les sujets d intérêt public, sauf ceux de politique partisane et de religion sectaire qui ne feront pas l objet de débats de la part des membres des clubs. ENCOURAGER à servir la communauté sans récompense financière personnelle, des personnes animées de l esprit de service, et encourager la compétence et la pratique des principes moraux élevés dans le commerce, l industrie, les professions libérales, les services publics et les entreprises privée. Déclaration de Vision du Lions Clubs International Règles de conduite du Lions Clubs International MONTRER ma foi dans la valeur de ma vocation par une application industrieuse afin de mériter pour mes services une réputation de qualité. CHERCHER le succès et demander rémunération et profit en juste prix de mes efforts, mais n accepter ni profit ni succès au détriment du respect de soi en obtenant des avantages déloyaux ou à cause d actes douteux de ma part. ME RAPPELER qu il n est pas nécessaire pour réussir mon entreprise d écraser les autres. Etre loyal envers mes clients et sincère envers moi-même. QUAND UN DOUTE s élève quant à la valeur morale de ma position ou de mon action envers mon prochain, prendre le doute contre moi-même. CONSIDERER l amitié comme une fin et non comme un moyen. Considérer que la vraie amitié ne dépend pas de services rendus mais qu elle ne demande rien et accepte les services dans l esprit où ils ont été rendus. GARDER toujours présentes à l esprit mes obligations en tant que citoyen d une nation et membre d une communauté et leur assurer ma loyauté indéfectible dans mes paroles, acte et actions. Leur consacrer spontanément de mon temps, de mon travail et de mes moyens. AIDER mon prochain en donnant ma sympathie à ceux qui sont dans la douleur, mon aide aux faibles, mon soutien aux nécessiteux. ETRE PRUDENT dans mes critiques et généreux dans mes louanges; construire et non détruire. ETRE LES DIRIGEANTS MONDIAUX du service humanitaire à la communauté. Déclaration de Mission du Lions Clubs International DONNER AUX BENEVOLES LES MOYENS DE SERVIR leur communauté, répondre aux besoins humanitaires, favoriser la paix et promouvoir la compréhension internationale par le truchement des Lions clubs.

3 MANUEL DU SECRETAIRE & DU TRESORIER DE DISTRICT TABLE DES MATIERES Introduction 5 Responsabilités du secrétaire & du trésorier de cabinet 6 Réunions du cabinet Procès-verbaux Rapports Proposition d ordre du jour Collaboration avec le gouverneur de district 8 Les déplacements du gouverneur de district Constitution et Statuts 9 Correspondance 9 Formulaires et classement 10 Système de classement MyLCI et la transmission des rapports 11 Utiliser MyLCI comme secrétaire-trésorier de district Privilèges du secrétaire-trésorier de district Transmission des rapports d effectif de club Rapport sur les officiels de club Rapports utiles en ligne Aide pour utiliser MyLCI Listes des officiels et effectifs des clubs Autres documents Annuaire et bulletin de District 14 Annuaire du district Suggestions administratives pour la publication d un annuaire Bulletin du district Nouveaux arrangements bancaires 17 Procédure à suivre Virements bancaires Le budget et les autres responsabilités financières 17 Budget du district Revenus du district Dépenses personnelles Dépenses du district

4 Comptabilité Encaissements Facturation des clubs Soldes arriérés Paiement des cotisations et relevés mensuels Etats récapitulatifs du gouverneur de district Evaluations de la santé des clubs Apurement des comptes du district Commandes de fournitures 22 Conventions annuelles 22 Instructions de paiements pour le Lions Clubs International 22 Instructions de paiements pour la fondation du Lions Clubs International 24 Autres informations financières 25 L organisation du Siège International 26 4

5 Introduction Nous vous adressons toutes nos félicitations pour votre nomination au poste de secrétaire, trésorier ou secrétaire-trésorier de cabinet. La réussite de votre district au cours de l'année qui commence dépendra en grande partie de l'efficacité de son secrétaire et de son trésorier. Préparez-vous donc en conséquence. Parlez de vos responsabilités et de vos projets avec le gouverneur de votre district ; demandez les conseils du secrétaire et du trésorier sortants et, dans la mesure du possible, assistez aux séances de formation et d'orientation. Les postes de secrétaire et de trésorier de cabinet font partie de l équipe dirigeant du district. En tant que secrétaire et/ou trésorier, vous êtes la main droite Lion du gouverneur. Une réponse efficace et rapide à toute correspondance est indispensable à la réussite de l équipe du gouverneur et de son district. Puisque vous serez amené à travailler en étroite collaboration avec votre gouverneur de district et les autres officiels du district un bon esprit d'équipe est aussi indispensable. Ce manuel contient les règles et les recommandations fondamentales du mouvement Lions appliquées à votre fonction. Il combine les responsabilités de secrétaire et trésorier de cabinet de district. Si votre cabinet a séparé ces deux fonctions en secrétaire de cabinet et trésorier de cabinet, utilisez alors les portions séparées de ce manuel correspondant à chacune de ces responsabilités. 5

6 Responsabilités du secrétaire et du trésorier de cabinet Veuillez noter que les responsabilités spécifiques du secrétaires sont indiquées par la lettre (S) après le texte, et les responsabilités du trésorier sont indiquées par la lettre (T) après le texte. Si vous remplissez le poste de secrétaire-trésorier, tous les deux s appliquent. Si le texte n est pas suivi ni de la lettre S ni de la lettre T, cela veut dire que les informations sont pertinentes et utiles pour chacun des officiels. Les fonctions officielles du secrétaire et du trésorier de cabinet sont placées sous la supervision du gouverneur de district. Ses obligations sont les suivantes : Conserver un enregistrement juste et complet des délibérations de toutes les réunions de cabinet du gouverneur de district (S). Adresser rapidement un exemplaire des procès-verbaux de chaque réunion à tous les membres du cabinet ainsi qu'au Lions Clubs International, à la Division de l Administration des districts et des clubs (S). Recueillir les Rapports Mensuels d Effectif des clubs du district et en faire parvenir, chaque mois, une copie aux officiels du district, si le gouverneur le demande (S). Percevoir auprès des clubs du district les cotisations individuelles stipulées (T). (N.B. : le secrétaire-trésorier de district peut créer un RME dans MyLCI, le sauvegarder électroniquement et le faire suivre de la même façon. (T) Déposer les fonds dans une ou plusieurs banques, suivant les indications du cabinet (T). Ne dépenser ces fonds que sur autorisation du cabinet (T). Verser une caution contre le détournement de fonds, dont le montant devra être fixé par le cabinet (T). Soumettre un rapport financier semestriel au cabinet ainsi que tout autre rapport que ce dernier est en droit de lui demander (T). Présenter tous les livres et registres à toute vérification comptable exigée par le cabinet (T). Remettre en mains propres à son successeur les fonds et les dossiers, comptables ou autres, appartenant au poste de secrétaire et de trésorier de cabinet, immédiatement après la clôture de l'exercice Lions (T). Assumer toute autre tâche confiée normalement ou périodiquement au secrétaire et au trésorier par le gouverneur et son cabinet (S/T). 6

7 Réunions du cabinet Un minimum de quatre réunions trimestrielles du cabinet du gouverneur de district devront avoir lieu pendant l'année, dont la première doit avoir lieu dans les 30 jours qui suivent la convention internationale. Le secrétaire et/ou le trésorier de cabinet devrait demander dès que possible au gouverneur de district de fixer les dates des réunions du cabinet. Les officiels membres du cabinet devraient être prévenus de deux à trois semaines avant la date de la réunion afin de pouvoir confirmer qu'ils y assisteront et éventuellement réserver des chambres d'hôtel. Cet avis devrait être accompagné d'un ordre du jour, avec date, heure et lieu de la réunion ainsi que d'une demande de tout rapport écrit de la part des officiels du cabinet. Le secrétaire et le trésorier devront aider le gouverneur à préparer et à faire imprimer ces ordres du jour et avis. Procès-verbaux (S) Pendant les réunions du cabinet, le secrétaire dressera le procès-verbal, distribuera certains rapports et répondra aux questions posées par les membres du cabinet. La réunion est présidée par le gouverneur. Le secrétaire devrait préparer le procès-verbal le plus rapidement possible après chaque réunion. Celui-ci doit être envoyé rapidement à tous les membres du cabinet et à la Division de la Gestion des Districts et Clubs au siège du Lions Clubs International. Certains cabinets envoient des exemplaires à titre d'information aux présidents et secrétaire du conseil de district multiple. Un exemplaire doit toujours être conservé dans les archives du district. Rapports Quand il est demandé aux membres du cabinet de fournir un rapport écrit lors d une réunion de cabinet, le secrétaire et le trésorier peuvent demander de recevoir un nombre suffisant de copies pour distribution à tous les membres du cabinet. Les rapports effectués à l oral doivent être concis, factuels et aller droit au but. Le trésorier doit préparer un budget de district à présenter lors de la première réunion du cabinet. Un bilan financier couvrant la période venant de s'achever devrait être présenté lors de chaque réunion statutaire pour que les membres du cabinet soient informés de sa situation financière du district. Un bilan financier annuel doit être présenté en fin d exercice. Par la suite, à chaque réunion du cabinet, un rapport sur les dépenses et le revenu comparé au budget doit être présenté, en plus du bilan financier habituel. Les membres du cabinet devraient être encouragés à poser des questions sur les détails du bilan financier trimestriel. L explication de chaque élément du bilan est une partie importante de la présentation. Chaque membre du cabinet devrait comprendre les finances du district. C est également un aspect important du développement de la formation des responsables au sein du district. 7

8 Proposition d ordre du jour (S) Toute affaire d ordre général devant être ajoutée à l ordre du jour doit être donnée au secrétaire de district par écrit avant le début de la réunion ou, dans certains cas, lui être envoyée par courriel avant la préparation de l ordre du jour. Le gouverneur de district approuve définitivement l ordre du jour. L'ordre du jour des réunions du cabinet peut varier. Nous suggérons le modèle suivant : Contrôle des présences Approbation du procès-verbal de la réunion précédente Remarques du gouverneur de district Rapports des Premier et Second Vice-gouverneurs Correspondance Rapport du secrétaire-trésorier de cabinet Rapport des présidents de commission de district Rapports des présidents de région (si ce poste a été créé) Rapports des présidents de zone Questions d'ordre général Collaboration avec le gouverneur Il est très important d'établir une communication constante avec le gouverneur. Après avoir aidé le gouverneur à préparer l'itinéraire des visites officielles, le secrétaire et le trésorier de cabinet auront de nombreuses tâches à accomplir. Le président de la commission des Relations Publiques du district peut aider à faire de la publicité pour ces visites. Les présidents de club aiment en général recevoir une courte biographie du gouverneur de district afin de pouvoir informer les membres du club ainsi que la communauté à son sujet, avant son arrivée. La presse locale pourrait apprécier recevoir une photo du gouverneur de district envoyée à l'avance. Celle-ci peut être adressée directement à la presse par le secrétaire de cabinet ou par l'intermédiaire du président de club. Il faut rappeler aux présidents de clubs que la présence de la presse locale lors de la visite du gouverneur de district est un bon moyen de faire de la publicité pour le Lions Club et ses œuvres sociales envers la communauté. Lors des contacts préliminaires entre le secrétaire de cabinet et le président de club, ce dernier devrait être informé des préférences du gouverneur. Il est bon de rappeler au président de club qu il doit accueillir le gouverneur de district à son arrivée afin de lui parler du club et de lui indiquer les différents détails concernant les arrangements faits par le club pour la visite officielle. 8

9 Les déplacements du gouverneur de district Parfois le gouverneur de district demande au secrétaire de cabinet d organiser ses déplacements. Si le secrétaire ou le trésorier de cabinet est invité à accompagner le gouverneur au cours de sa visite officielle, une raison précise doit être invoquée. Constitution et statuts Le secrétaire et le trésorier de cabinet doit avoir en sa possession les publications suivantes, accessibles sur le site Internet de l Association à qu'il sera amené à consulter fréquemment : La Constitution Internationale et les Statuts (LA-1) Le texte modèle de la Constitution et des Statuts de Lions club (LA-2) Le texte modèle de la Constitution et des Statuts de district (LA-4) Le texte modèle de la Constitution et des Statuts de district multiple (LA-5) Si le district n'a pas adopté ses propres constitution et statuts, c'est le texte modèle de constitution et statuts de district qui entrera en vigueur. Les secrétaires et les trésoriers ayant étudié en détail les publications mentionnées cidessus, aura une solide connaissance du fonctionnement du mouvement Lions à tous les niveaux. De bons secrétaires et trésoriers de cabinet devraient être en mesure de répondre à toutes les questions des officiels et membres des clubs ou tout au moins de pouvoir leur dire où trouver cette réponse. Lorsqu'un règlement ou une décision sur un sujet quelconque sont communiqués à un Lion, ils doivent pouvoir être justifiés par les différentes constitutions ou les manuels. En cas de doute, la question devrait être soumise au gouverneur de district. Correspondance (S) Une des principales responsabilités du secrétaire est de gérer la correspondance qui concerne le cabinet de façon rapide et efficace. Il est essentiel que toute correspondance, y compris les courriels et les télécopies, soit ouverte et lue dans les plus brefs délais. S'il arrive qu une correspondance soit adressée à un autre membre du cabinet, le secrétaire-trésorier doit la lui transmettre immédiatement. Il est préférable de conserver toute la correspondance reçue dans un seul dossier pour que le gouverneur de district l'examine et donne les conseils nécessaires. Le gouverneur de district peut répondre lui-même à la correspondance ou demander au secrétaire-trésorier de district d'y répondre en son nom. Voici quelques suggestions pour être un bon correspondant : Mettre le gouverneur en copie, à moins qu il ne s agisse d une question de routine. Utiliser un style et un ton professionnel en ce qui concerne la correspondance. Toujours répondre à toutes les demandes qui nécessitent une réponse Accuser réception des rapports ou informations transmises par courriel 9

10 Citer un passage exact de la constitution et des statuts pertinent lorsque vous écrivez au sujet d'une question légale ou constitutionnelle. Formulaires et classement Le gouverneur de district souhaitera peut-être garder un dossier sur chaque club pour y conserver les copies des anciens rapports d'effectif, les rapports d'enregistrement des officiels et autres données. Le gouverneur continuera sans doute à classer les copies des rapports d'effectif et d'activités de l'année en cours dans ces mêmes dossiers. Par ailleurs, des dossiers séparés seront nécessaires pour la correspondance du gouverneur et les documents relatifs aux réunions du cabinet. Certains imprimés ou rapports sont à traiter par le gouverneur tels que les états mensuels de frais de bureau et de voyage destinés au Lions Clubs International, les rapports de visite officielle, les rapports du comité consultatif, ainsi de suite. Les états récapitulatifs informatisés, concernant les comptes des clubs du district, établis chaque mois par le siège du Lions Clubs International, sont adressés au gouverneur du district et aux premier et second vice-gouverneurs. La date de création de chaque club est publiée sur le site Internet du LCI. Il est utile que le gouverneur tienne son secrétaire et son trésorier informés des affaires courantes et leur remette également une copie de la correspondance qu il reçoit ou qu il envoie, s'il le juge nécessaire. Système de classement Mettre en place un système de classement bien organisé est une des responsabilités les plus importantes du secrétaire et du trésorier. Par exemple, il est bon d établir un dossier pour chacun des sujets suivants : Informations générales Courrier d'ordre général Listes d effectif des clubs Réunions de cabinet (y compris les procès-verbaux) Remises de charte / visites officielles Rapports mensuels d effectif Rapports d activités de club Cotisations internationales/de district Bulletins de district Factures payees Récompenses/insignes Clubs en difficulties Photocopies du courrier du gouverneur de district Congrès/Conférences Rapports et lettres des présidents de région (le cas échéant) 10

11 Rapports et lettres des présidents de zone Rapports et lettres des autres membres du cabinet MyLCI et la transmission des rapports Utiliser MyLCI en tant que secrétaire-trésorier de district Dès que votre fonction de secrétaire-trésorier de cabinet de district aura été signalée au siège international du LCI, vous recevrez un courriel pour vous souhaiter la bienvenue à MyLCI. En général cela arrive vers la fin du mois de mai. Entre la fin du mois de mai et le 1er juillet, les officiels qui utilisent MyLCI pour la première fois auront accès à la zone de formation concernant MyLCI. A compter du 1er juillet, vous aurez l'accès complet à MyLCI. Les fonctionnalités du site MyLCI qui vous seront offertes varieront selon le poste que vous occupez dans le club. N.B. : Si vous avez déjà occupé un poste officiel et avez déjà un nom d'utilisateur et un mot de passe pour utiliser MyLCI, vous pourrez continuer à vous servir de ce nom d'utilisateur et mot de passe dans votre nouvelle fonction de secrétaire-trésorier de district. Cependant, vous n'aurez que les privilèges correspondant à votre poste actuel sur MyLCI ; dans ce cas le poste de secrétaire-trésorier de district. Privilèges du secrétaire-trésorier de district qui utilise MyLCI En tant que secrétaire-trésorier de district, vous pouvez : 1. visualiser les données de tous les clubs du district, 2. visualiser ou imprimer différents rapports, 3. désigner un trésorier de district si ce n'est pas vous-même, 4. désigner les présidents de commission de district qui ont un mandat d'une année. Un secrétaire-trésorier de district ne peut pas : 1. désigner les présidents de commission de district qui ont un mandat de trois années, 2. mettre à jour les dossiers des clubs, 3. transmettre les rapports d'effectif ou d'activités de service, 4. désigner les officiels de l'année suivante. A titre de référence, une description de la procédure de transmission des données sur l'effectif et les officiels de club est fournie ci-dessous. Transmission des rapports d'effectif de club Il est demandé à tous les Lions clubs de signaler les changements concernant l'effectif chaque mois. Même quand il n'y a aucun changement dans l effectif, les clubs doivent déclarer "aucun changement à signaler pour ce mois". Des rapports mensuels garantissent l'exactitude des relevés de compte et de la facturation, l'envoi du magazine et du courrier aux bonnes adresses, l'obtention des récompenses et d'autres avantages. 11

12 Pour accéder au site Internet MyLCI, suivez les étapes ci-dessous ou cliquez sur Connectez-vous à la page d'accueil, à ou Cliquez sur le lien MyLCI en haut et au centre de la page Les présidents et secrétaires de club peuvent transmettre les changements mensuels concernant l'effectif en utilisant le site Internet MyLCI. Les changements d'effectif signalés sur le site MyLCI sont enregistrés immédiatement et peuvent être examinés par le siège international du LCI, les officiels et les présidents de commission de district et de district multiple. Les rapports concernant le mois actuel peuvent être transmis pendant le mois entier, du premier au dernier jour du mois. Lorsque la mention "Aucun changement à signaler" a été choisie, des saisies subséquentes peuvent s'effectuer ultérieurement pour ce mois. Les rapports reliés seront mis à jour en conséquence. Le mois dont il est question dans le rapport se termine le dernier jour du mois à minuit (heure locale à Chicago). Si vous transmettez les rapports mensuels d'effectif par le biais du site, MyLCI accepte uniquement le rapport concernant le mois actuel. Il est possible d'effectuer des modifications remontant à deux (2) mois au maximum, mais celles-ci seront affichées dans la section Détails du rapport du mois en cours. Si les rapports remontent à plus de deux (2) mois, vous serez obligé d'envoyer un formulaire RME sous forme papier (c23a) au service de l'administration des dossiers des clubs et des officiels au siège du LCI, 300 W. 22 nd Street, Oak Brook, Illinois 60523, Etats-Unis / Fax / Courriel stats@lionsclubs.org Les rapports d'effectif ne peuvent pas être transmis à l'avance pour les mois qui viennent. Les présidents et secrétaires de club peuvent aussi signaler les changements mensuels concernant l'effectif en utilisant le formulaire RME sous forme papier (c23a). Les formulaires de rapport d'effectif reçus avant le 20 e jour du mois (par exemple le 20 juillet, le 20 août) seront enregistrés pendant ce mois. Les secrétaires des clubs qui utilisent les formulaires en papier recevront une provision de formulaires RME (c23a) vierges par la poste. Le formulaire RME est disponible sur le site Internet du LCI et peut être téléchargé. Il suffit de rechercher RME ou c23a sur Les formulaires RME sous forme papier peuvent être envoyés par la poste, par fax ou par courriel au service de l'administration des dossiers des clubs et des officiels au siège du LCI, 300 W. 22 nd Street, Oak Brook, Illinois 60523, Etats-Unis / Fax / Courriel stats@lionsclubs.org Rapport sur les officiels de club Tous les ans, après l'élection de leurs nouveaux officiels, les clubs doivent transmettre les coordonnées de ceux-ci au siège international. Dès que les coordonnées des nouveaux officiels auront été communiquées au siège, ils commenceront à recevoir de la correspondance et à pouvoir accéder aux sections appropriées du site MyLCI et à d'autres ressources. Pour cette 12

13 raison, vous êtes prié de signaler au siège international tout changement concernant les officiels pendant l'année. Il est demandé aux clubs de déclarer les officiels qui viennent d'être élus ou réélus au siège international avant le 15 mai de chaque année. Les présidents et secrétaires de club peuvent transmettre les informations et changements concernant leurs nouveaux officiels en utilisant le site Internet MyLCI. Les officiels qui ont été déclarés sur le site MyLCI pourront tout de suite être visualisés par le siège du LCI et par les officiels et présidents de commission de district et de district multiple. Les présidents et secrétaires de club peuvent aussi transmettre les informations et changements concernant leurs nouveaux officiels en utilisant le formulaire de rapport sur les officiels de club sous forme papier (PU101). Les secrétaires de club qui n'ont pas accès à MyLCI recevront un formulaire de rapport sur les officiels de club par la poste. Le formulaire PU101 est aussi disponible sur le site Internet du LCI et peut être téléchargé. Il suffit de rechercher le formulaire de rapport sur les officiels de club ou PU101 sur Les formulaires de rapport sur les officiels de club sous forme papier peuvent être envoyés par la poste, par fax ou par courriel au service de l'administration des dossiers des clubs et des officiels au siège du LCI, 300 W. 22 nd Street, Oak Brook, Illinois 60523, Etats-Unis / Fax / Courriel stats@lionsclubs.org. Une liste des clubs qui n'ont pas envoyé leur rapport sur les officiels de club (PU101) peut être examinée à partir de la page de connexion à MyLCI. Un mot de passe n'est pas requis pour examiner ces informations. Pour avoir accès à ce rapport, connectez-vous à la page de connexion à MyLCI Dans le panneau du centre d'assistance sur le côté droit de la page, sélectionnez Rapports d'effectif et cliquez sur Officiels de club non déclarés. Rapports utiles en ligne Quatre rapports utiles sont disponibles en ligne sans qu'il ne soit nécessaire de se connecter ou de s'inscrire. Il s'agit des rapports suivants : Registre des membres (Ce rapport trie les clubs par nom et par district et cite le nombre de membres ajoutés, radiés ou transférés dans chaque club du district depuis le début de l'année.) Rapport sur les officiels de club non déclarés (Ce rapport donne une liste des districts et cite les clubs qui n'ont pas déclaré leurs officiels.) Résumé des types d'affiliation et du sexe des membres, par club (Ce rapport trie les clubs par nom et par district et cite le nombre de membres de sexe masculin et de sexe féminin. Il cite aussi le nombre de membres qui bénéficient d'une réduction (unité familiale, Leo Lion, Etudiant, Jeune adulte).) Rapport cumulatif sur l'effectif (Ce rapport donne une liste des districts en citant le nombre de clubs dans chaque district et le nombre cumulatif de membres ajoutés, radiés ou transférés depuis le début de l'année d'exercice.) Pour avoir accès à ces rapports, connectez-vous à la page de connexion à MyLCI Dans le panneau du centre d'assistance sur le côté droit de la page, sélectionnez Rapports d'effectif. 13

14 Aide pour utiliser MyLCI Si vous avez besoin de plus amples renseignements sur MyLCI ou si vous avez besoin d'aide pour envoyer les formulaires sous forme papier au niveau du club, prenez contact avec le centre d'assistance de MyLCI en téléphonant au ou en adressant un courriel à Liste des officiels et effectifs des clubs (S) Une liste des présidents, secrétaires et trésoriers de club (liste de noms et de fonctions officielles remplies) d'un même district devrait être dressée et remise au gouverneur, à son secrétaire et à son trésorier de cabinet, ainsi qu'à chacun des membres de son cabinet. Ces informations peuvent être téléchargées depuis le site Internet MyLCI ou bien fournies par le biais du formulaire de rapport concernant les officiels de club (PU-101). Pourvu que les informations soient correctement enregistrées par le biais du site MyLCI, elle peuvent être facilement téléchargées afin de créer une liste des officiels/effectifs et de leurs coordonnées pour les envois. Autres documents D'autres documents peuvent être créés pour faciliter le travail du secrétaire et du trésorier de district, s'il le juge utile. Ils pourraient inclure: Un calendrier des dates importantes pour les visites du gouverneur et ses rendez-vous. Une feuille d'enregistrement à l'arrivée des rapports mensuels d effectif et du rapport mensuel d activités en ligne. L'organigramme du cabinet de district. Une liste des visites des membres du cabinet. Une biographie du gouverneur et du premier et second vice-gouverneur de district. Une liste complète des membres du cabinet avec le nom de leur conjoint, leur adresse, numéro de téléphone et numéro de télécopie et l adresse électronique. Une liste de toutes les dates de remise de charte dans le district. Une liste des anniversaires significatifs de remise de charte des clubs dans le district pour l année (25 e, 50 e, 75 e ). Annuaire et bulletin de district Annuaire du district De nombreux districts simples et multiples font imprimer leur propre annuaire, ce qui facilite considérablement une communication efficace. Un annuaire peut inclure de plus amples informations qu une liste d officiels ou d effectifs, telles que les adresses postales, les numéros de téléphone et les courriels. Les informations nécessaires pour la création d un annuaire peuvent être téléchargées depuis le site internet ou obtenues par le biais du formulaire de rapport concernant les officiels de club (PU-101). Ces annuaires détaillés peuvent être distribués aux membres du cabinet et aux officiels de club. 14

15 Il est cependant indispensable que tout annuaire comporte des renseignements exacts : nom correctement orthographié, adresses et numéros de téléphone/télécopie et adresses corrects. Pourvu que les informations soient correctement enregistrées par le biais du site MonLCI, elles peuvent être facilement téléchargées dans le but de créer un annuaire. Afin de mettre à jour l annuaire au cours de l année, le gouverneur de district doit inclure toute modification des coordonnées dans le bulletin mensuel, la revue ou le courriel mensuel concernant les actualités. Table des matières suggérée pour l annuaire du district : 1. Liste alphabétique des clubs avec leur zone et région 2. Nom, adresse, numéro de téléphone personnel et professionnel, numéro de télécopie et adresse électronique de chaque membre du cabinet. 3. Nom, adresse, numéro de téléphone personnel et professionnel, numéro de télécopie et adresse électronique de chaque président de commission. 4. Une liste de la région : a. Nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de télécopie et adresse électronique des présidents de région, des présidents de zone, des présidents de clubs et des secrétaires de clubs. b. Lieu, date et heures des réunions de clubs 5. Nom, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique : a. Lions Clubs International. b. Officiels internationaux du district anciens et en fonction 6. Nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de télécopie, adresse électronique et année de service de chaque past gouverneur de district. Suggestions administratives pour la publication de l annuaire Il est conseillé de tenir compte des points suivants avant de publier un annuaire : Rappeler très tôt aux clubs qu ils doivent envoyer les informations nécessaires à la constitution de l annuaire. Une grande partie de ces informations est disponible à partir du formulaire PU-101. Le bulletin du district doit contenir les informations permettant aux clubs qui n en reçoivent pas automatiquement de copie de commander l annuaire. Les annuaires peuvent être facturés aux clubs. Le montant correspondant pourrait être facturé avec les cotisations semestrielles des clubs. Inclure le nom des conjoints ou compagnons dans l annuaire, selon les préférences de la personne en question. 15

16 Bulletin de district Le bulletin de district est un excellent moyen de communication avec les clubs du district. Il peut être rédigé et publié par le gouverneur de district, le président de commission Relations Publiques ou par le secrétaire-trésorier de cabinet. Voici quelques suggestions susceptibles de vous aider dans la production d un bulletin de district : Utiliser un moyen simple et peu coûteux d imprimer les bulletins. Il existe plusieurs façons d informer les Lions du district y compris le courrier électronique. Concevoir un bulletin facile à lire. Accorder la priorité aux manifestations futures, aux projets qui seront bientôt réalisés. 1. Nouveaux projets de club et de district 2. Séminaires et conférences prévues. Publier la date de la Convention Internationale et des instituts Lions de la formation des responsables plusieurs mois à l'avance. 3. Calendrier des visites officielles du gouverneur de district. 4. Calendrier des dates d'intronisation. Mentionner les noms aussi souvent que possible. Donner des nouvelles détaillées des clubs venant de recevoir leur charte. Publier les statistiques d'effectif d'après les rapports mensuels d effectif. Rendre compte brièvement des décisions importantes prises par les membres du cabinet. Fixer les dates des envois du bulletin de district et respecter les dates limites. De nombreux districts adressent un bulletin électronique mensuel aux clubs. Un exemplaire gratuit de chaque bulletin est adressé habituellement au président du conseil et au secrétaire du district multiple et aux gouverneurs du district multiple. 16

17 Nouveaux arrangements bancaires (T) Si le trésorier de cabinet sortant a encore certaines factures à payer, il serait utile de mettre de côté le montant nécessaire pour le règlement des comptes. Le nouveau trésorier devra faire le nécessaire concernant les nouvelles signatures autorisées à la banque actuelle ou ouvrir un compte dans une banque qui lui soit facile d'accès afin d'y déposer les fonds du district. Un tel changement doit être approuvé par une motion officielle lors de la première réunion du cabinet. Procédure à suivre (T) Le trésorier du district devrait obtenir un nouveau carnet de chèques, une réserve de fiches de dépôt bancaire ainsi qu'un nouveau journal et des imprimés de grand livre des clubs. Si le cabinet reçoit des fonds en provenance de projets réalisés sur plusieurs mois, il peut augmenter ses revenus en ouvrant deux comptes bancaires : un compte d épargne et un compte courant. Les fonds n'étant pas destinés à être utilisés immédiatement peuvent ainsi être déposés sur le compte d'épargne. Virements bancaires (T) Avant la fin de l'exercice Lions les administrateurs sortants devraient réserver une partie de leurs fonds aux nouveaux administrateurs. Ces fonds permettront ainsi au nouveau trésorier du district de faire face à ses dépenses initiales telles que la préparation de la liste des membres du nouveau cabinet, l'impression du papier à lettres, etc. Le budget et les responsabilités financières (T) Budget du district (T) Avant son entrée en fonction, l'on demandera très probablement au trésorier d aider le gouverneur de district à préparer le budget pour l année qui vient. Ce budget devrait refléter les revenus et dépenses habituels. Les activités et manifestations qui se financent elles-mêmes devraient aussi figurer au budget. La totalité des activités financières du district devrait être étudiée. Le trésorier souhaitera sans aucun doute procéder à une analyse budgétaire plus détaillée des dépenses administratives du gouverneur, telles que les frais de téléphone, l'affranchissement, la dactylographie etc. Ce budget, ainsi que les rapports sur les revenus et dépenses cumulés, doivent être présentés à chaque réunion du cabinet. Tout ajustement au budget nécessite l approbation du cabinet. 17

18 Nous suggérons ici un exemple du budget (en dollars américains) : Prévision des revenus membres à 6 $US 7 500,00 $US 100 nouveaux membres à la mi-année à 3 $US 300,00 $US Total 7 800,00 $US Prévision des dépenses et attribution des fonds Bulletin du district (2 $US par membre) Déplacements, repas, frais d'hôtel pour le conseil Déjeuner de réunions du cabinet Allocation de voyage pour officiels de district (60c par membre) Badges, fanions, récompenses Impression et papier à lettres Services funèbres, mémoriaux Frais administratifs du gouverneur de district Frais administratifs du secrétaire de cabinet Divers, en réserve Total 2 500,00 $US 1 400,00 $US 600,00 $US 750,00 $US 600,00 $US 400,00 $US 200,00 $US 500,00 $US 500,00 $US 350,00 $US 7 800,00 $US Revenus du district (T) La seule source de revenu du cabinet est la cotisation semestrielle individuelle réglée par chaque membre du district. Ce montant est normalement fixé par une résolution votée lors d'un congrès de district simple ou multiple. Dépenses personnelles Le secrétaire et le trésorier de cabinet doivent envisager de prendre en charge une partie de leurs frais. Ils ne devront cependant pas oublier que la plus grande satisfaction, à la fin de l'année, sera d'avoir accompli son devoir à la fois envers son district et envers le gouverneur. Les frais personnels que le secrétaire et le trésorier devra probablement prendre en charge sont, entre autres : Communications téléphoniques interurbaines (dont certaines seront peut-être remboursables) Assistance aux soirées de remise de charte Accompagnement du gouverneur de district lors des visites officielles aux clubs. 18

19 Dépenses du district (T) Toutes les factures devraient être conservées dans un seul dossier afin que le gouverneur de district puisse en prendre connaissance, les parapher, les dater et les marquer "à payer". Si le gouverneur de district a délégué ses pouvoirs au secrétaire-trésorier de cabinet pour certaines tâches d'ordre financier, c'est quand même lui, en tant que gouverneur, qui est directement responsable vis-à-vis du cabinet des comptes du district. Cette autorité lui a été conférée lors de son élection au cours d'une convention locale et son intronisation par le président International. Comptabilité (T) Le gouverneur de district devrait pouvoir obtenir une idée claire et exacte des finances du district à tout moment. C'est pourquoi il est très important que le trésorier de cabinet tienne les livres à jour chaque semaine. Les deux opérations à effectuer après toute dépense sont les suivantes : 1. Porter le numéro du chèque sur chaque facture payée pour faciliter les recherches ultérieures. 2. Classer les factures par numéro de chèque (afin de faciliter la tâche du commissaire aux comptes à la fin de l'exercice Lions) Encaissements (T) Le procédé suivant est suggéré pour la comptabilisation des encaissements : 1. Lors de la réception des chèques des clubs, porter les montants sur le grand livre des clubs. 2. Reporter les totaux sur la feuille "Journal de Caisse". Faire apparaître chaque jour une ventilation des sommes créditées. (Note: le solde de la feuille "journal de caisse" servira à conserver une trace de la façon dont les fonds sont utilisés.) 3. S'assurer que les encaissements sont effectués régulièrement afin de ne pas les laisser accumuler et se transformer en un travail désagréable. 4. Déposer les chèques régulièrement sur le compte du district. 5. Dresser un solde mensuel du livre de comptes afin de retrouver plus facilement toute erreur de report. 6. Insistez pour que tous les présidents de commission autorisés à débourser des fonds vous tiennent au courant des dépenses qu'ils auront encourues. Une facture ou un reçu doit être fourni pour toute somme d'argent dépensée afin de réconcilier correctement les comptes lors des vérifications des souches du chéquier du secrétaire-trésorier. 19

20 Facturation des clubs (T) La facturation des clubs est l'une des tâches principales du secrétaire-trésorier de cabinet. La façon de procéder peut varier d'un cabinet à l'autre. Nous suggérons la suivante : 1. Préparer une liste de tous les clubs du district sur la feuille du grand livre des clubs. 2. Après avoir enregistré les cotisations qui correspondent à chaque club dans le grand livre, préparer puis envoyer les factures à tous les secrétaires de club. 3. La facturation a lieu deux fois par an, en juillet et en décembre. Il est conseiller de facturer les cotisations de district et de district multiple sous un délai de 30 jours suivant la facturation des cotisations internationales afin que tous les ajouts et radiations soient pris en compte. 4. Cinq mois plus tard, avant la seconde facturation, préparer une liste qui montre le total des paiements effectués par tous les clubs au cas où toute imputation antérieure resterait impayée. Soldes arriérés (T) Il est préférable de téléphoner aux clubs en retard dans le règlement de leurs cotisations semestrielles plutôt que de leur écrire. Nous recommandons, dans ces cas, d'avoir recours à l'aide du président de zone. Paiement des cotisations et relevés mensuels (T) Le trésorier de cabinet aide généralement le gouverneur de district à contrôler le règlement des cotisations par les clubs. Chaque club doit en effet percevoir à l'avance ses cotisations semestrielles (internationale, de district multiple et simple) sous un délai de 90 jours au maximum suivant la facturation des cotisations internationales. Conformément à la constitution, les clubs sont tenus de régler les montants dus en temps voulu selon des dates limites raisonnable, afin de conserver son statut actif en règle. Les paiements en ligne par carte bancaire ou chèque électronique peuvent être effectués par le trésorier de club par le biais du site internet MyLCI à Les officiels (trésoriers) de club doivent s être inscrits et doivent avoir créé un nom d utilisateur de MyLCI et un mot de passe pour se connecter et effectuer des paiements de club en ligne. Un club peut automatiquement être "mis en suspension" si son compte au Lions Clubs International affiche un solde débiteur arriéré de plus de $US ou de 20 $US par membre, selon le montant le moins élevé, remontant à plus de 120 jours. Un club qui a été mis en suspension doit régler le solde débiteur en entier ou s'engager à utiliser un échéancier de paiements, approuvé par la division des finances, en effectuant des versements mensuels pour éviter l'annulation automatique de sa charte à compter du 29 du mois suivant la mise en suspension. Une collaboration étroite avec le gouverneur de district et les présidents de zone et une réaction rapide peuvent empêcher l'annulation inutile de la charte des clubs mis en suspension dans le district. 20