Le congrès national de Metropolis de 2010 et Steven Droz & Associés Inc. Ressources humaines / Relations de travail Les avantages et défis de recrutement international Atelier WS404 Montréal, le 19 mars 2010
Steven Droz & Associés Inc. Ressources humaines / Relations de travail Une petite firme indépendante qui offre des services de ressources humaines et de relations de travail aux entrepreneurs et aux dirigeants qui veulent un accès rapide et efficace à des conseils d experts sans aucun coût pour l embauche ni la terminaison. Nous travaillons en étroite collaboration avec nos clients pour veiller à ce que leurs stratégies en matière de ressources humaines concordent avec leur plan d affaires et représentent un atout concurrentiel convaincant au sein de leur marché. Nous sommes des exécutants. Nous allons partout où nos clients le demandent et nous livrons des résultats fondés sur les objectifs et délais préétablis. Steven Droz & Associés Inc. croit que les employés contribuent pleinement à la réussite et à la croissance de l entreprise quand ils sont traités de manière juste, équitable et courtoise. Nous vous invitons à explorer notre site Web (www.stevendroz.com) et si nous pouvons faire quoi que ce soit pour votre organisation, n hésitez pas à communiquer avec nous (514-531-3031). Steven Droz & Associés Inc. 2
Steven Droz, CRIA Steven a travaillé pour des entreprises d envergure dans divers secteurs à titre de : Vice-président, Ressources humaines chez SNC-Lavalin Vice-président et directeur général de Nelco Directeur, Ressources humaines auprès de Spar Aérospatiale / EMS Technologies Il a aussi travaillé pour TVOntario, Université McGill et Banque Scotia Steven a recruté à l échelle mondiale, réduit les taux de roulement des employés dans des marchés hautement concurrentiels, rebâti des équipes (de RH, de ventes, d exploitation et de haute direction), élaboré de programmes divers tels que la planification de la relève, réglé des centaines de dossiers de griefs et d arbitrages et a agi comme porte-parole principal pour multiples conventions collectives Reconnu pour sa stricte éthique professionnelle, sa ténacité et sa grande franchise, Steven détient un Baccalauréat spécialisé en relations industrielles (Université McGill, 1981) et une Maîtrise en relations industrielles (Université de Toronto, 1984) Steven Droz & Associés Inc. 3
Expérience en recrutement international Efforts majeurs de recrutement au fil des années, surtout avec Spar Aerospatiale et SNC-Lavalin Réinstallation de 150+- professionnels provenant d une quinzaine de pays Ingénieurs (électrique, mécanique, de projet, en instrumentation, radiofréquence ), estimateurs, gestionnaires de contrat et directeurs de projet Pays d origine les plus courants Inde, Royaume-Uni, États-Unis et Venezuela Steven Droz & Associés Inc. 4
Avant d aller outre-mer S assurer que vous avez pris toutes les mesures possibles pour éviter d avoir recours à cette solution, par exemple : Analyser les entrevues de départ / sondages des employés actifs Évaluer votre réputation dans le marché / par rapport à vos compétiteurs Apporter les correctifs nécessaires, quelle que soit la cause Utiliser une approche stratégique en recrutement et documenter toutes vos actions Documenter vos actions et les preuves concernant la non disponibilité des ressources nécessaires au Québec, Canada Petit conseil Imprimer une liste de tous les employés qui ont quitté votre compagnie depuis 5 ans Par service, date de départ, circonstances de départ lorsque connues Demander aux gestionnaires de prioriser les personnes à contacter, bâtir une approche cas par cas, faire le nécessaire pour rembaucher les employés les plus performants Steven Droz & Associés Inc. 5
Avant d aller suite Ne pas oublier pas les immigrants que sont déjà ici! Des employés motivés à fiable coût qui veulent travailler dans leur domaines Qui ont souvent un taux de roulement plus bas que la «normale» Question d identifier les programmes québécois qui sont pertinents à votre secteur d activité Les écoles et agences qui reçoivent des immigrants Programmes de subventions Steven Droz & Associés Inc. 6
Raisons d aller outre-mer Les mauvais raisons Taux de roulement élevé, manque de vision pour redresser la situation Pas compétitif sur votre marché Mauvaise réputation locale, ne peut pas attirer les ressources qualifiées qui sont disponibles Des attentes fausses et irréalistes quant au temps, coûts et efforts requis Les bonnes raisons Crise démographique - épuisement des marchés local, provincial et national Manque, sur place, de ressources humaines compétentes Recrutement stratégique visant le long terme Combler les trous dans les plans de relève Organisé, prêt à investir une somme importante d argent, d effort et de temps Steven Droz & Associés Inc. 7
Les postes et les pays Les postes ciblés Types, nombres, qualifications, compétences à combler Mise à jour des profils et des descriptions de tâches Affichages sur votre propre site «Carrières» Préparation de questionnaires / grilles d analyse pour chaque poste Préparation de questionnaires sur la motivation et attestation que le conjoint et la famille, s il y a lieu, sont au courant de la candidature Les pays ciblés Bassin de candidats existant preuve Régions, villes, compagnies, associations, écoles Facilité et rapidité de sortir du pays et d entrer au Québec ou ailleurs Disponibilités des visas existants / prévision d obtention de visas en vrac Budget de voyage Steven Droz & Associés Inc. 8
Équipes de recrutement Essayer de former vos équipes en tenant compte des facteurs suivants : Recherchiste spécialiste pour sonder les bases de données nationales et internationales Recruteur doit connaître les postes en détail, peut voyager et répondre à toute question reliée à la compagnie, l immigration et la réinstallation Chef du service visé personne-ressource technique et humaine avec laquelle les candidats doivent sentir une «connexion» forte sur le plan professionnel et idéalement, personnel Ressources (externes) spécialisées expatriation, réinstallation, immigration, psychologues industriels (évaluations psychométriques) Petit conseil: Essayer d inclure une personne originaire du pays visé qui a déjà vécu le processus et que peut en parler d une façon crédible Steven Droz & Associés Inc. 9
Équipes de recrutement suite Considérer si vous avez des ressources suffisamment «chargé» à l interne ou si vous avez besoin d un partenaire provenant de l externe qui a déjà mené plusieurs campagnes outre-mer avec grand succès Steven Droz & Associés Inc. 10
Stratégie de publicité Gérer par des ressources internes ou externes Les médias et la campagne outre-mer la plus rentable en fonction des candidats recherchés et de leur location La stratégie de marque et l image de votre compagnie, votre industrie, du Québec, nouveau style de vie Annonces sur les sites carrières internationaux, journaux quotidiens Budget publicitaires Petit conseil: Utiliser des experts lorsque requis. Suzane David et son équipe à Montréal m a aidé dans plusieurs campagnes nationales et internationales : Publicité Day www.publiciteday.com Steven Droz & Associés Inc. 11
Activités de présélection effectuées d ici Analyse des curriculum vitae par rapport aux descriptions de tâches et aux grilles préétablies par les RH et ensuite, sélections validées par les chefs des services visés Entrevues téléphoniques par le service des RH Évaluation préliminaire du savoir, de l expérience, de la formation L analyse de la motivation est la clé de cet exercice: Pourquoi Québec? Pourquoi notre compagnie? Pourquoi maintenant dans sa carrière? Conjoint, famille sont-ils au courant et sont-ils d accord et motivés? L adaptabilité? Mise à jour des résultats auprès des chefs des services visés Steven Droz & Associés Inc. 12
Présélection d ici suite Entrevues téléphoniques par les chefs des services visés (avec l aide des RH) Confirmation des renseignements préliminaires obtenus par les RH Évaluation technique plus approfondie Exploration de motivation (encore) Sélection des candidats à voir en personne Logistique du déplacement, invitations, dates, communications, trousses d information, déplacements et dépenses des candidats Steven Droz & Associés Inc. 13
Défis additionnels pour recruter des professionnels La capacité et le droit de pratiquer leurs professions doivent être abordés avec les candidats dès le début durant l entrevue téléphonique Il faut connaître les règles de l association professionnelle Il faut être disposé à investir une somme importante de temps et d argent pour étudier, passer les examens, accumuler de l expérience au Québec Il faut déterminer si les candidats peuvent travailler dans leurs domaines entretemps en utilisant un titre «non protégé» Petit conseils : Ne pas utiliser le titre comme une condition d emploi ou de promotion Encourager l accréditation volontaire Recruter, promouvoir et bonifier selon le mérite, le rendement et les résultats Ne pas traiter les «étrangers» comme des employés de deuxième classe Steven Droz & Associés Inc. 14
Envoyer un trousse d information Compilation et envoi des renseignements nécessaires afin de s assurer que les candidats prennent des décisions informées et que la compagnie est capable de bien gérer le processus «PDF» et «liens électroniques» Vidéo de la compagnie Politiques et procédures d ordre général Vie au Québec, à Montréal Langues, culture, sports, loisirs, restaurants, maisons, coûts de la vie Écoles primaires, secondaires, publiques, privées, CÉGEP, universités Réseau santé, banques Renseignements sur le processus d immigration Petit conseil: Inclure toutes les renseignements dont vous aurez besoin! Steven Droz & Associés Inc. 15
Préparations pour le vol La vaste majorité des activités mentionnées doivent être réalisées bien avant la date prévue pour le voyage Billets d avion, passeports, visas, réservations des hôtels, salles de conférence, restaurants, voitures (chauffeurs selon le pays) le tout pour votre équipe et les candidats Envisager d utiliser les services et bureaux d Affaires étrangères et Commerce international Canada et des Relations internationales du Québec S assurer que votre équipe a obtenu toutes les vaccins requis pour le pays en question et savent comment se comporter pour un séjour sécuritaire Petit conseil : Une excellente clinique spécialisée dans la santé voyage et plus est Group Santé Medisys www.medisys.com Steven Droz & Associés Inc. 16
Entrevues sur place Même processus que d habitude questions fermées, ouvertes, mise en scène plus tous les aspects du volet international Évaluations psychométriques administrées dans des environnements contrôlés Séance d information, suivi par une activité sociale, pour les candidats (sérieux) et leurs conjoints Prises de références par des ressources externes ou internes risque de fraude Petit conseil: Attendez d être de retour à Montréal pour émettre des offres d emploi et déclencher le processus d immigration. Résister à la tentation de le faire sur place, que ça soit à la demande des candidats ou de vos chefs de service Steven Droz & Associés Inc. 17
Les offres d emploi En plus d inclure tous les modalités de vos offres «courantes», les offres aux immigrants doivent absolument couvrir les points suivantes L obligation de divulguer et de compléter toutes les modalités sous leur contrôle dans un délai de «XX» jours (formulaires, examens médicaux, certificat de police ) L offre est conditionnelle à l approbation de la demande d immigration (à répéter à plusieurs endroits) Directive de ne pas démissionner, de ne pas faire de préparatifs de voyage avant que l approbation soit accordée La compagnie n est pas responsable des dommages en cas de non-conformité La non-conformité peut rendre l offre conditionnelle nulle et non avenue, et cette décision incombe uniquement à la compagnie L aide fournie pour l immigration, la réinstallation, l obtention de la résidence permanente Steven Droz & Associés Inc. 18
Expertise en immigration Les lois, règlements et processus sont complexes et pointilleux au Canada comme dans tous les pays Avoir recours aux services d avocats de l extérieur spécialisés en droit de l immigration pour obtenir les bons conseils dès le début et commencer de acquérir vos propres connaissances, cas par cas, pays par pays Profil idéal - à part ses connaissances techniques, votre avocat doit être capable De fournir des conseils pratiques sur les raccourcis à prendre en fonction de votre situation d affaires D expliquer et de vous faire évaluer les risques en conséquence D utiliser son réseau de contacts international pour résoudre les problèmes qui vont sûrement survenir à l occasion Steven Droz & Associés Inc. 19
Expertise en immigration suite Petit conseil : Yusra Siddiquee dirige l équipe d immigration des gens d affaires et mobilité internationale d Ogilvy Renault à partir de Toronto. L approche et les systèmes que mes équipes ont mis en place sont fondés sur ses recommandations Ogilvy Renault www.ogilvyrenault.com Steven Droz & Associés Inc. 20
Expertise en immigration suite Les grands lignes directrices : Impliquer votre avocat dès le début Il faut savoir combien de temps il faut pour traiter les dossiers dans le pays visé, les processus à suivre, les catégories d application, l examen médical, les visas temporaires, la qualité du bureau canadien impliqué S assurer une collaboration étroite avec les recruteurs et les gestionnaires Lettres et documents sur les précédents en immigration, pays par pays, mis en ligne pour faciliter l accès Exemple «SharePoint» pour le réseau RH Développer ou embaucher des spécialistes internes de l immigration et des visas si vous avez suffisamment de volume Bâtir un «coffre d outils et d instructions» complet pour vos candidats Formation, formation, formation Steven Droz & Associés Inc. 21
Politique de relocalisation Éléments de base $$$ spécifié Billets d avion aller seulement, en classe économique, pour l employé et sa famille immédiate conjoint et enfants Limite de temps si la famille suit par après Transport terrestre à l aéroport outre-mer Logement temporaire un mois Indemnités quotidiennes somme pour l employé, plus montant «familial» Transport terrestre de l aéroport Montréalais au logement temporaire Allocations de transport pour se rendre au travail un mois Tous les coûts liés au permis de travail, y compris les examens médicaux Déménagement des effets personnels liste des exclusions et obtenir au moins deux soumissions si vous n avez pas établi une relation auparavant Remboursement des frais sur présentation des reçus originaux Steven Droz & Associés Inc. 22
Relocalisation suite Éléments plus avantageux $$$ spécifié Billets d avion en classe affaires pour l employé et son conjoint Guide, visite du marché immobilier, séance de bienvenue, trousse d orientation, réunions et activités mais s assurer du temps aussi Voyage(s) dans le pays d origine jusqu à la réinstallation complète Billets d avion en classe affaires pour l employé et sa famille immédiate au moment de la réinstallation Frais immobiliers pour louer ou vendre la maison dans le pays d origine Frais juridiques de l achat et de la vente Frais de déménagement des biens Logement temporaire à court et à long termes Conseils financiers à l avance et déclaration de revenus préparée la première année Steven Droz & Associés Inc. 23
Relocalisation suite Éléments en commun Préciser les services qui sont inclus et qui sont exclus exemples : des biens lourds, dangereux, fragiles Éviter de prêter de l argent aux employés Inclure des clauses de confidentialité Spécifier que les employés doivent justifier leurs frais de déménagement en cas de vérification des autorités fiscales ils sont seuls responsables des dettes fiscales pouvant en résulter Spécifier qu ils doivent rembourser les frais de réinstallation en cas de démission ou de renvoi au prorata sur une période de 1-2-3 ans (diminution du montant global mensuellement); ou après 1-2-3 ans tous les coûts sont radiés par la compagnie Entente signée par les deux parties Steven Droz & Associés Inc. 24
Relocalisation suite Petits conseils: Établir vos politiques, procédures, lettres et budgets à l avance S assurer que les offres sont normalisées selon le statut de l employé, le lieu et d autres facteurs pertinents S assurer que vos autres bureaux et divisions fonctionnent dans la même façon Nonobstant les clauses de confidentialité, reconnaître que les candidats vont se parler entre eux, surtout quant plusieurs sont recrutés en même temps, et être prêts à y mettre fin L impartition des activités de réinstallation est fortement recommandée Steven Droz & Associés Inc. 25
Éviter les problèmes bancaires Étant donné que le crédit est refusé jusqu à la fin de la période d essai et sera limité par après même si le salaire est relativement élevé, il faut conseiller aux candidats : De pas fermer les comptes bancaires outre-mer De trouver une nouvelle banque et de prendre des dispositions préliminaires avant d immigrer De demander l envoi d un lettre d introduction, documents, dossier international de crédit par la banque outre-mer D apporter avec eux une copie papier de leur dossier bancaire à d autres fins Petit conseil: La banque RBC offre une carte de crédit sans demander de garantie sur les biens et la banque HSBC est utile aux Européens, surtout ceux originaires du Royaume-Uni Steven Droz & Associés Inc. 26
Déterminer votre niveau de soutien pour la résidence permanente Sous réserve que l employé complète la période d essai et accepte de continuer à divulguer des renseignements complets et exacts au conseiller ou à l avocat impliqué, la compagnie doit se pencher sur les coûts suivants pour l employé et la famille immédiate : Frais et dépenses juridiques Frais gouvernementaux Examen médical de base Frais de certificat de police Frais de prolongation du permis du travail jusqu à l obtention de la résidence permanente Steven Droz & Associés Inc. 27
Résidence permanente suite Conditions supplémentaires à noter Ce soutien n est pas une garantie de maintien de l emploi La décision revient au gouvernement et non pas à la compagnie Les employés doivent rembourser les frais engagés s ils démissionnent ou sont renvoyés cause pendant les deux années qui suit Après deux ans d emploi, tous les coûts sont radiés par la compagnie L entente est signée par les deux parties Steven Droz & Associés Inc. 28
Défis supplémentaire: recruter outre-mer pour des affectations internationales Même processus de recrutement mais rendu plus compliqué en raison de : Immigration, examens médicaux et sécuritaires Lois sur l impôt à l étranger, retenues ou non sur le salaire Conditions d affectation pour les expatriés, sécurité sociale, avantages sociaux Installation dans le pays hôte, retour dans le pays d origine ou non Plans d urgence et d évacuation en cas d accidents Ressources (externes) spécialisées sont de plus en plus importantes Petit conseil : Selon l ampleur de vos voyages et opérations outre-mer, envisager de retenir les services d une expert en gestion des événements imprévus ou de crise Steven Droz & Associés Inc. 29
Ouvrir un bureau outre-mer Ouverture aux risques La culture Les lois Les ressources professionnels Vérifications par vous-même La façon de travailler Comment ça marche en réalité Les bonnes personnes Gestion et l autonomie Utilisation Conflits potentielles Visites Steven Droz & Associés Inc. 30
Les grands succès Les bonnes personnes dans l équipe Directeurs de projets et autres À l écoute! Renégociation d un contrat de service Mise en place des systèmes Recrutement d une équipe Prendre des raccourcis informés dans des circonstances exceptionnelles Visites sur place Résolution des problèmes en personne Steven Droz & Associés Inc. 31
Les grands échecs Pertes des bons candidats à la dernière minute Manques d intérêt et préparation dans les entrevues Discrimination et non-acceptation sur l équipe de travail Risque de fraude et de fausses déclarations Refus de passer les examens médicaux dans leur pays Résistance ou refus d accepter les standards «nord-américains» de comportement Gestion stricte ou flexible et la «piste glissante» Visas d affaires par rapport aux permis de travail Réinstallation mal gérée Programmes différents Contrôle du processus et des offres Santé familiale Résident permanent affecté à l extérieur du Canada Steven Droz & Associés Inc. 32
Merci à vous! Questions et commentaires? Steven Droz & Associés Inc. 33