La commission Relations publiques du club Fait partie de la pochette La gestion du club 226C-FR (709)
Vous tenez entre vos mains l édition 2009 de la publication La commission Relations publiques du club. Ce manuel s adresse aux commissions de club 2010-2011, 2011-2012 et 2012-2013. Les informations contenues dans cette publication sont issues des statuts types et du règlement intérieur recommandé au Rotary club, des statuts et du règlement intérieur du Rotary International et du Rotary Code of Policies. Tout changement apporté à ces documents par le Conseil de législation ou le conseil d administration remplacera les directives présentées dans cette publication.
Table des matières Introduction 1 1 Rôle et responsabilités 3 Promouvoir votre club 4 Les éléments des relations publiques 4 Effectif et image publique 5 Messages clés du rotary 7 2 Le responsable Relations publiques du club 9 Votre commission 10 Les sous-commissions 11 Formuler des objectifs 11 Budget 12 Communication 12 3 Ressources 15 Annexes Section Relations publiques du guide Objectifs de club : document de planification 18 Questions pour se préparer à l assemblée de district 19 Polycopiés Récapitulatif 20 Objectifs 21 Plan d action 22 Commission Relations publiques Étude de cas 23
Introduction Cette publication La commission Relations publiques du club [226C-FR] est destinée à aider les commissions Relations publiques de club à formuler des objectifs et à comprendre leurs responsabilités pour rendre le club plus performant. Les responsabilités de ces commissions variant selon les législations, les pratiques locales et les procédures des clubs, le contenu doit être adapté au contexte et aux besoins de votre club. Des vignettes Autour du monde et Rappel disséminées dans le manuel mettent l accent sur les différences existantes et donnent des conseils pratiques. Cette publication comporte trois parties : le premier chapitre décrit les principales responsabilités de la commission. Le second chapitre porte sur les responsabilités du responsable Relations publiques du club et le troisième chapitre contient des ressources pouvant vous être utiles ainsi qu aux autres membres de la commission. À la fin du troisième chapitre, vous trouverez des annexes dont la section Relations publiques du guide Objectifs de club : document de planification, une liste de sujets de discussion ainsi que des polycopiés à utiliser durant l assemblée de district. Rappel Les responsables de commission doivent photocopier et distribuer le 1 er chapitre du manuel aux membres de leur commission. Ce manuel vous sera utile pour vous préparer à vos fonctions de responsable Relations publiques du club. Veuillez l apporter avec vous à l assemblée de district et vous familiariser avec son contenu à l avance, principalement avec les questions de l annexe 2. À l issue de votre formation, cette publication vous servira de référence tout au long de votre mandat. Le plan de leadership du club, la structure administrative recommandée aux Rotary clubs, suggère la mise en place de 5 commissions permanentes : Administration du club Effectif Relations publiques Actions Fondation Rotary LA COMMISSION RELATIONS PUBLIQUES DU CLUB 1
Chaque commission dispose d un manuel décrivant ses responsabilités et contenant ressources et documents pour soutenir le travail de ses membres. Vous pouvez photocopier et distribuer ce manuel à chacun des membres. Des exemplaires supplémentaires peuvent être téléchargés gratuitement sur www.rotary.org. Ce manuel fait partie de la pochette La gestion du club [225-FR] et est disponible dans le catalogue du R.I. Votre club, comme les 33 000 clubs dans le monde, est membre du Rotary International. À ce titre, il peut bénéficier des services et ressources proposés par l organisation, telles les publications en 9 langues, le site www. rotary.org, les subventions de la Fondation Rotary et le soutien du personnel du siège d Evanston et des 7 bureaux régionaux. Commentaires? Pour toute question ou commentaire sur ce manuel ou les matériels de formation, contacter : Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698, États-Unis leadership.training@rotary.org +1 847-866-3000 +1 847-866-9446 2 LA COMMISSION RELATIONS PUBLIQUES DU CLUB
1. Rôle et responsabilités Rappel La commission Relations publiques travaille dans le cadre de l action d intérêt public. La commission Relations publiques de club est chargée d informer le public de l action du Rotary et de promouvoir les activités et les actions du club. De bonnes relations publiques permettent de convoyer l image du Rotary comme étant une organisation crédible et efficace. Une image positive permet de motiver les membres du club à agir et facilite le recrutement. Rappel Des sous-commissions peuvent être mises en place en fonction des besoins et responsabilités de la commission. Responsabilités de la commission Relations publiques : Se fixer des objectifs pour atteindre les objectifs annuels du club. Promouvoir le Rotary et votre club dans votre région. Travailler avec les membres du club pour optimiser les efforts de relations publiques. Comprendre les éléments des relations publiques permettant la promotion du Rotary dans la région. Connaître les messages clés du Rotary et les utiliser en public. Commencez à réfléchir aux objectifs de votre commission, à votre plan d action et aux ressources dont vous aurez besoin cette année. RÔLE ET RESPONSABILITÉS 3
Promouvoir votre club Rappel Lorsque le Rotary ou votre club est impliqué dans une situation sensible, réunir la commission pour discuter d un plan d action pour aborder cette crise. Des efforts de relations publiques bien ciblés permettront de dissiper les rumeurs sur votre club ou le Rotary. Pour en savoir plus, consulter Travailler avec les médias en cas de crise [515-FR]. La responsabilité principale est de sensibiliser le public aux activités et actions de votre club et de ce fait promouvoir les valeurs et les efforts de l organisation. Le public a connaissance du Rotary par les médias et le bouche à oreilles. Afin de construire de bonnes relations publiques, il est donc important d informer les membres du club et les médias de tout ce qu entreprend votre club. Cela peut s effectuer de plusieurs manières : Parrainer ou participer à des initiatives telles qu un marathon, une campagne de recyclage ou une collecte de fonds Monter une exposition mobile itinérante Publicité dans des journaux et magazines, sur des panneaux d affichage ou sur des bus, ou encore dans des gares et aéroports Encourager les Rotariens à porter leur insigne du Rotary Communiquer des informations sur le Rotary dans un forum en ligne, sur un calendrier local, sur les réseaux sociaux en ligne ou sur le site Internet d une autre organisation. La commission doit réfléchir en début d année à d autres activités et mettre en place un plan d action. Une bonne promotion du Rotary passe par la collaboration entre Rotariens, la compréhension des éléments des relations publiques et la connaissance et l utilisation des messages clés du Rotary. Les éléments des relations publiques Des relations publiques efficaces demandent du temps, des efforts et une bonne planification. Au moment de développer son plan d action avant le début de l année, la commission Relations publiques du club doit choisir son auditoire, les stratégies et outils à utiliser, et les activités à promouvoir. Auditoire. L image du Rotary dans la collectivité repose sur des relations publiques ciblées et adaptées en fonction de l auditoire concerné : Bénéficiaires des actions du Rotary et des clubs Étudiants et éducateurs Pouvoirs publics locaux Autres organisations non gouvernementales ou philanthropiques Monde des affaires Société civile Monde associatif Médias (presse, radio, télévision. Internet) Publications spécialisées (éducation, santé, etc.) 4 LA COMMISSION RELATIONS PUBLIQUES DU CLUB
Autour du monde Des subventions Relations publiques du R.I. et des sponsors privés ont permis d afficher les messages de la campagne L humanité en action le long des axes routiers en Nlle Zélande et dans les gares en Argentine. Rappel Des exemples de lettres au rédacteur en chef et de communiqués de presse peuvent être téléchargés sur www.rotary.org. Types de médias : Télévision Journaux Internet, y compris blogs et réseaux sociaux en ligne Agences de presse internationales Publications d organisation ou d institutions Publications en ligne Publications professionnelles Chaînes câblées locales Émissions d actualité et de débat à la radio Bulletins d entreprises Affichage. La concurrence pour l accès aux médias est telle qu il est recommandé de faire preuve de créativité et d essayer toutes les possibilités permettant de promouvoir le Rotary auprès de votre auditoire cible. Communiqués de presse. Moyen le plus simple et le plus couramment utilisé pour véhiculer des informations en direction des médias, le communiqué de presse peut attirer l attention sur un événement et servir de base à un article. Un communiqué de presse doit être objectif et concis (jamais plus d une page), et doit répondre aux questions suivantes : qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment. Fiches-info. Informations générales sur le Rotary, son histoire, ses objectifs et les priorités de son action. En interne, les Rotariens utilisent les fichesinfo pour informer leurs nouveaux membres ; à l externe, elles servent à présenter le Rotary et ses activités aux membres potentiels et au public, et sont distribuées aux médias qui y trouvent d importantes informations de base. Fiches disponibles sur le site www.rotary.org. Effectif et image publique Autour du monde Les Rotary clubs de Rochester (USA) et de Toronto (Canada) ont organisé ensemble une série de collectes de fonds pour commémorer le voyage inaugural de Spirit of Ontario, sujet traité à plus de 30 reprises par un journal local. Suite à cette initiative, le Rotary International a constaté une hausse importante des formulaires pour membres potentiels reçus en provenance des régions de Rochester et Toronto. L image publique de votre club a un effet direct sur la croissance de l effectif. Une campagne de relations publiques de qualité attirera de nouveaux membres ou incitera les prospects que vous avez invités à devenir membre. Une campagne de relations publiques réussie doit utiliser autant de vecteurs que possible. Les membres du club peuvent vous aider à faire connaitre le Rotary et votre club en travaillant dans les domaines suivants pour véhiculer une image positive du Rotary. Promouvoir une image positive. Travaillez avec la commission Effectif pour réfléchir à ce qui attire les nouveaux membres au Rotary et choisir les médias les plus appropriés pour cet effort de recrutement. RÔLE ET RESPONSABILITÉS 5
Autour du monde En Ouganda, une campagne publicitaire à la radio et à la télévision financée par une subvention de Relations publiques du R.I. a permis à un club de recruter 9 membres en un an. Un district américain a recruté 30 nouveaux membres suite à un effort similaire. Autour du monde À Mangalore (Inde), un message d intérêt public sur l éradication de la polio et comportant les coordonnées du Rotary club local, affiché pendant 6 mois aux entrées de la ville, a permis d atteindre environ 20 millions de personnes. Autour du monde Une campagne de 3 mois de promotion du demi siècle d existence d un club suédois a proposé une exposition sur l histoire et les actions humanitaires du club, des annonces dans la presse et des affiches placées dans les banques, les offices du tourisme et les bâtiments publics. Suggestions pour recruter : Promouvoir l action du Rotary avec et pour les jeunes Mettre en valeur les opportunités de service, de réseautage et de convivialité associées au fait d être membre du Rotary Promouvoir les activités du club dans des publications professionnelles et d entreprises Prévoir une section du site Internet du club pour les non Rotariens et demander aux organisations locales de publier sur leur site un lien vers cette page. Des relations publiques de qualités participent également à la fidélisation des membres. Suggestions pour fidéliser : Obtenir la possibilité d intervenir en public (écoles, etc.) pour les membres de votre club qui le souhaitent. S assurer que les membres du club sont informés des articles, reportages, etc., consacrés au club. Améliorer les activités de club pour intéresser les médias. Réfléchissez aux activités et manifestations pouvant intéresser. Travaillez avec les commissions Administration du club et Actions pour proposer des programmes hebdomadaires de qualités et monter des actions attractives pour les médias : Action qui répond à un besoin de la collectivité ou illustre une tendance actuelle Action internationale parrainée par votre club ou à laquelle participe un membre du club Action impliquant des jeunes ou un membre éminent de la collectivité Intervention d une personnalité éminente à une réunion du club Intervention d un participant à un programme du R.I. ou de la Fondation présentant son expérience dans une autre culture Activité Interact et Rotaract Anniversaire du club ou d un programme Événement avec un fort contenu visuel. Impliquer les membres dans vos efforts de relations publiques en les encourageant à parler du Rotary, des activités et des actions de votre club. Assurez-vous qu ils connaissent le But du Rotary, ses programmes et encouragez-les à rechercher toute opportunité pour présenter ses ambitions et accomplissements auprès de leurs relations privées, professionnelles et de leurs proches. 6 LA COMMISSION RELATIONS PUBLIQUES DU CLUB
Messages clés du Rotary Vous aurez peut-être à intervenir en diverses occasions devant un public non-rotarien, y compris des membres des médias. Préparez quelques phrases concises et précises permettant de présenter le Rotary et votre club aux médias. Vous devez être en mesure de répondre à chacune de ces questions en 25 mots maximum. Qu est-ce que le Rotary? Qui sont les Rotariens? Que fait le Rotary? Pour être efficace, une réponse doit être positive, basée sur des faits, précise et brève. Voici quelques points importants à communiquer sur le Rotary : Le Rotary est l une des plus importantes et plus influentes organisations internationales de service humanitaire au monde. Le Rotary compte environ 1,2 million de membres dans le monde répartis dans près de 33 000 clubs dans plus de 200 pays et régions. L organisation répond bénévolement aux besoins des collectivités à travers le monde depuis 1905. Le Rotary est un réseau mondial de professionnels issus du monde des affaires, des professions libérales et du monde civique. Dans leur action bénévole, les Rotariens tissent des liens d amitié et agrandissent leur réseau de contacts professionnels. La participation des Rotariens à des actions internationales leur permet de s ouvrir à d autres cultures et de faire progresser l entente entre les peuples. Le Rotary assure la promotion de la paix et de l entente internationale au travers de ses programmes éducatifs et humanitaires. Il parraine le plus important programme privé de bourses internationales au monde. Depuis 1947, environ 38 000 étudiants de 100 pays sont ainsi devenus des ambassadeurs culturels. Les connaissances acquises à l étranger leur permettent d aider la collectivité à leur retour. Le Rotary a consacré approximativement 500 millions de dollars au financement de bourses d études. Les Rotary clubs montent chaque année des milliers d actions humanitaires en relation avec les problèmes générateurs d instabilité et de conflits (faim, pauvreté, santé et illettrisme). La priorité absolue du Rotary est d éradiquer la polio. Depuis 1985, les Rotariens ont fait don de leur temps et de leur argent pour vacciner plus de 2 milliards d enfants dans 122 pays. À ce jour, le Rotary a déjà contribué plus de 800 millions de dollars aux efforts d éradication de la polio. Les efforts du Rotary et de ses partenaires ont permis de réduire de 99 % les cas de polio. Le nombre de cas de polio est passé de 350 000 en 1998 à moins de 2 000 en 2008. Seuls quatre pays restent endémiques, l Afghanistan, l Inde, le Nigeria et le Pakistan. D autres messages clés du Rotary sont disponibles sur www.rotary.org. RÔLE ET RESPONSABILITÉS 7
2. Responsable Relations publiques du club Rappel Répondre aux questions de l annexe 2 et en discuter avec vos homologues des autres clubs durant l assemblée de district. Pour vous préparer à votre mandat, vous devez prendre connaissance de votre rôle et de vos responsabilités ainsi que de ceux de votre commission. Vous êtes aussi encouragé à collaborer avec votre prédécesseur avant de prendre vos fonctions. Essayez également de répondre aux questions suivantes : Quel est votre rôle en tant que responsable Relations publiques du club? Comment pouvez-vous être utile aux membres de votre commission? Quels sont les objectifs annuels et à long terme de votre commission? À quels types d activité votre club doit-il accorder plus d importance pour améliorer son image publique et attirer de nouveaux membres? Comment pouvez-vous mieux informer le public sur le Rotary et votre club? En tant que responsable vous devez vous assurer que la commission réalise ses objectifs. Pour vous préparer à vos fonctions, vous devez : Participer aux séances de formation de l assemblée de district Prendre connaissance de ce manuel Étudier le règlement intérieur du club Travailler avec le président élu pour choisir les membres de votre commission RESPONSABLE RELATIONS PUBLIQUES DU CLUB 9
Former les membres de la commission Créer des sous-commissions si besoin est Se fixer des objectifs de commission en fonction des objectifs annuels et à long terme du club Mettre en place un protocole de communication Travailler avec le président élu pour étudier et établir des objectifs annuels et à long terme. Responsabilités du responsable Relations publiques : Gérer le budget de la commission Travailler avec les autres commissions du club et votre commission de district correspondante sur les activités et initiatives multiclubs Organiser régulièrement des activités et réunions de commission Informer le président du club, le comité et les membres des activités et des progrès réalisés par la commission. Nous vous encourageons par ailleurs à collaborer avec votre prédécesseur pour vous préparer à vos fonctions et établir une liste de tâches spécifiques à effectuer durant votre mandat. Les descriptifs des principales responsabilités du responsable Relations publiques sont listés ci-dessous. Votre commission Rappel Le président est membre de droit de toutes les commissions. Avant le début de l année, travailler avec le président élu pour désigner les nouveaux membres et préparer les réunions. Par souci de continuité, les membres de commission doivent être nommés à la même commission pour 3 ans. Les membres de la commission doivent être capables de s exprimer en public et avoir une bonne connaissance du Rotary et de votre club. Prendre aussi en considération : Expérience professionnelle des médias et contacts dans ce milieu Qualités d orateur, de rédaction ou de photographe Expérience de développement de sites Internet Expérience avec les réseaux sociaux en ligne Personnalité renommée au niveau local. Pour préparer votre équipe : Fournir des informations sur les activités et le plan stratégique du club Associer les nouveaux membres aux plus expérimentés Encourager les contacts entre homologues au sein du district Présenter les ressources disponibles Fournir à votre équipe une liste des réunions et activités du district. 10 LA COMMISSION RELATIONS PUBLIQUES DU CLUB
Sous-commissions Autour du monde Les clubs doivent mettre en place une structure administrative en fonction de leurs besoins. En fonction de sa taille et de ses objectifs, votre commission peut également mettre en place les sous-commissions suivantes : Relations avec les médias Publicité/marketing Manifestations spéciales. Veillez à assigner les postes en fonction des compétences et intérêts personnels des membres, et responsabiliser et récompenser les membres dans le cadre de leurs fonctions. Formuler des objectifs Rappel Nous encourageons les clubs à utiliser les ressources suivantes pour planifier leurs activités et objectifs: Plan de leadership de club, le Guide de réflexion stratégique et Objectifs de club : document de planification. En tant que responsable de commission vous devez vous assurer que votre commission réalise ses objectifs qui seront fixés en fonction des objectifs annuels et à long terme. Commencer à réfléchir au plan stratégique du club et sur ce que votre commission peut faire pour accomplir sa mission. Le document Objectifs de club : document de planification permet au président élu et aux commissions d évaluer la situation du club et d établir des objectifs annuels en fonction des objectifs à long terme du club. Chaque commission dispose d une section proposant des stratégies adaptées. Vous travaillerez sur ce document avec le président élu et les autres dirigeants entrants de club lors de l assemblée de district. Vous continuerez à vous y référer et à le mettre à jour tout au long de l année. Des objectifs efficaces. Afin de correspondre à la capacité de la commission et aux intérêts des Rotariens, les objectifs doivent être : Fédérateurs. Participation effective dans la mise en place de l objectif de toutes les personnes impliquées dans sa définition. Consultez les dirigeants du club et du district ainsi que les membres pour définir un objectif. Quantifiables. L objectif doit avoir un but concret vers lequel progresser. Ambitieux. Il doit être plus ambitieux que les objectifs précédents. Réalistes. Les objectifs doivent tenir compte des ressources matérielles et humaines disponibles. Comparez-les aux objectifs déjà atteints. Limités dans le temps. Établir un plan d action. Travailler avec les dirigeants du club et les membres de la commission afin de définir un plan d action pour atteindre chaque objectif en vous basant sur les phases suivantes : Décomposer l objectif en étapes et assigner un responsable et un calendrier d exécution à chacune d entre elles Déterminer des critères d évaluation des progrès pour chaque phase Utiliser les ressources et les outils disponibles dans votre club, au district ou auprès de R.I. RESPONSABLE RELATIONS PUBLIQUES DU CLUB 11
Obtenir les informations et les ressources humaines et financières avant de débuter Évaluer le succès des objectifs précédents et de votre plan actuel et apporter les changements nécessaires le cas échéant. Evaluez régulièrement vos objectifs pour vous assurer que des progrès réguliers et conformes à votre vision sont atteints et les modifier si besoin est. Motiver votre équipe. Vous travaillez avec une équipe de bénévoles que vous devez motiver. En général, ces derniers sont motivés par : La conviction que l objectif bénéficiera à la collectivité, à leur club, au district et au Rotary Les possibilités de camaraderie Les possibilités de networking La conviction que l objectif est atteignable Des tâches où ils pourront utiliser leur expertise La reconnaissance de leurs efforts. En gardant ces facteurs à l esprit, vous serez en mesure d encourager l engagement et la participation des Rotariens aux activités du club. Budget Avant le 1 er juillet, déterminer avec la commission et le trésorier le budget nécessaire pour atteindre vos objectifs en y incluant les collectes de fonds prévues. S assurer que les besoins de votre commission sont inscrits au budget du club. Assurer une surveillance constante des fonds, des transactions et des rapports ainsi que de l état des finances de votre commission. Un contact régulier avec le trésorier permet de réagir rapidement en cas de problème. Communication Avant votre prise de fonction, mettre au point un protocole de communication entre les dirigeants expliquant la façon dont vous communiquerez avec : Les membres de la commission. Réunions régulières pour étudier et identifier les ressources disponibles, discuter des actions en cours et futures, élaborer des stratégies pour atteindre les objectifs. Le club. Informer le président du club, le comité et les membres des activités et des progrès effectués par la commission. Les autres commissions. Le travail d une commission affecte souvent celui d une autre. Une communication efficace permettra une meilleure coordination entre commissions, notamment : avec la commission Actions pour s informer des actions futures pouvant intéresser les médias 12 LA COMMISSION RELATIONS PUBLIQUES DU CLUB
avec la commission Effectif pour cibler les efforts de recrutement avec la commission Fondation pour s informer des actions humanitaires financées avec l aide de la Fondation ou rencontrer des récipiendaires de bourses avec la commission Administration pour se tenir au courant des programmes hebdomadaires et pour créer un site Internet du club intéressant pour le public et les médias. Le district. N hésitez pas à demander des conseils à votre homologue de district ou à l adjoint du gouverneur. RESPONSABLE RELATIONS PUBLIQUES DU CLUB 13
3. Ressources Rappel Les publications du R.I. sont téléchargeables en ligne sur www.rotary. org ou peuvent être commandées via shop. rotary.org ou votre bureau régional. Les ressources suivantes peuvent également vous aider à atteindre vos objectifs et à répondre aux questions de la commission. Documentation Rappel Télécharger les messages d intérêt public directement sur www.rotary.org ou les commander gratuitement sur shop.rotary.org. Des Relations publiques efficaces Suggestions aux clubs [257-FR] Guide pratique pour promouvoir les actions du club auprès de la collectivité et des membres potentiels. Annuaire du district (le cas échéant) Liste des dirigeants et des activités du district. L humanité en action V [607-FR] Accent sur les efforts de recrutement et la campagne En finir avec la polio. L humanité en action IV [612-FR] Accent sur le renforcement de l effectif des clubs. RESSOURCES 15
L humanité en action III (Best of) [608-FR] Accent sur l éradication de la polio, l alphabétisation, l eau, la jeunesse, la faim, l éducation et la paix. Tiré des campagnes I et II. Travailler avec les médias en cas de crise [515-FR] Aide les clubs et district à gérer efficacement les questions des médias en cas de crise. Objectifs de club : document de planification (annexe 1). The Rotarian (ou votre magazine régional) Le mensuel officiel du R.I. et ses 31 magazines régionaux en 25 langues présentent les actions de clubs et districts, les décisions du conseil d administration du R.I. et les réunions du R.I. Voici le Rotary [001-FR] Brochure illustrée donnant un bref aperçu du Rotary aux futurs Rotariens et au public. Identité visuelle du Rotary [547-FR] Normes pour la conception et l impression des publications rotariennes et directives pour l utilisation correcte de l emblème du Rotary et des programmes du Rotary et de la Fondation. Le Rotary en bref [419-FR] Fiche, format carte de visite, répondant aux principales questions sur le Rotary. www.rotary.org PolioPlus à la une Conseils de diffusion de l information aux médias locaux. Rotary PR Tips Bulletin d information électronique bihebdomadaire en anglais. Abonnement à pr@rotary.org. Fiches-info Conseils pour la rédaction de communiqué de presse, la préparation de matériel promotionnel et de présentation des efforts du Rotary. Pages Relations publiques (Onglet Membres, puis cliquer sur Administration du club, puis Relations publiques) Pour aider les responsables de club à développer une image positive. Contient des communiqués de presse, des conseils pour travailler avec les médias et des messages d intérêt public. Personnes à contacter Les coordonnées des dirigeants ci-dessous sont disponibles dans l Official Directory, sur www.rotary.org ou auprès de votre gouverneur. Adjoint du gouverneur Rotarien nommé par le gouverneur pour le seconder dans l administration des clubs. Il se rendra dans votre club au moins une fois par trimestre et se tient à votre disposition pour répondre à vos questions et demandes de conseils. Gouverneur Dirigeant du Rotary International chargé de conseiller les clubs sur les stratégies à appliquer pour un meilleur fonctionnement. 16 LA COMMISSION RELATIONS PUBLIQUES DU CLUB
Commission Relations publiques de district Rotariens nommés pour soutenir les efforts de relations publiques des clubs. Autres responsables de commission de club dans le district Ils peuvent vous servir de ressource dans le cadre de vos actions et initiatives. Anciens responsables de commission et dirigeants du club Rotariens compétents et expérimentés pouvant vous conseiller et que vous pouvez nommer pour diriger des activités de la commission. Groupe d appui Image publique Des Rotariens nommés par le président du R.I. pour informer et conseiller les clubs et district dans la promotion de leurs actions, la diffusion de leurs succès et leurs efforts de présentation de l action du Rotary dans les médias. Correspondants CDS Membres du personnel au siège du Rotary ou dans un bureau régional chargés de répondre aux questions administratives des Rotariens ou de les orienter vers le personnel compétent. Service Relations publiques au siège Prêt à soutenir tous les efforts de relations publiques. Sources de financement Collectes de fonds Fonds collectés auprès de donateurs individuels ou des entreprises locales Subventions en provenance d autres fondations Subventions Relations publiques pour les districts (disponibilité selon la décision annuelle du conseil d administration du R.I.) Subventions de la Fondation pour les actions de club et de district RESSOURCES 17
Annexe 1 : Section Relations publiques du guide Objectifs de club : document de planification Août 2009 18 LA COMMISSION RELATIONS PUBLIQUES DU CLUB
Annexe 2 : Questions pour se préparer à l assemblée de district Étudier ce manuel avant l assemblée de district vous permettra de vous préparer à votre formation qui comportera des séances de discussion portant sur les sujets ci-dessous. Nous vous encourageons à consulter ce manuel ainsi que les responsables entrants et sortants de votre club lorsque vous réfléchirez à ces questions. Quelles sont les responsabilités de la commission Relations publiques du club et celles du responsable de cette commission? Comment promouvoir le Rotary à des membres potentiels et avec qui travailler localement à la promotion de votre club? Comment la commission Relations publiques peut-elle créer une image publique positive? Comment pouvez-vous aider les membres de votre commission dans le cadre de leurs fonctions? Quels sont les objectifs annuels et à long terme de votre commission? RESSOURCES 19
Polycopié 1 : Récapitulatif Notes À remplir durant l assemblée de district. NOTES Rôle et responsabilités J ai appris... Contacts Je vais... 20 LA COMMISSION RELATIONS PUBLIQUES DU CLUB
Polycopié 2 : Objectifs À remplir durant l assemblée de district NOTES Utiliser cette feuille de travail pour formuler un objectif à long terme et des objectifs annuels pour trois ans pour l atteindre. Assurez-vous que vos objectifs soient : Partagés. Les personnes qui participent à la formulation d objectifs sont d autant plus engagées. Quantifiables. Évaluer les résultats obtenus ne doit pas être un problème en fin d année. Ambitieux. Il s agit d aller au-delà de ce que le club a déjà accompli. Réalistes. Les Rotariens doivent pouvoir atteindre les objectifs avec les ressources disponibles. Limités dans le temps. Se fixer un calendrier et des échéances. Vous continuerez à travailler sur ces objectifs préliminaires avec les dirigeants du club durant la séance 4 en vous servant d Objectifs de club : document de planification (polycopié 4). Objectif à long terme (trois ans) : re 1 année - Objectif annuel : e 2 année - Objectif annuel : e 3 année - Objectif annuel : RESSOURCES 21
Polycopié 3 : Plan d action À remplir durant l assemblée de district NOTES Inscrire un de vos objectifs annuels dans le cadre ci-dessous, puis déterminer les étapes à suivre pour l atteindre, en précisant pour chacune d elles le responsable, la durée, les progrès et les ressources. Objectif annuel : Étape Responsable Durée Mesure de succès 1. Ressources disponibles 2. 3. 4. 5. Ressources nécessaires : 22 LA COMMISSION RELATIONS PUBLIQUES DU CLUB
À remplir durant l assemblée de district Polycopié 4 : Commission Relations publiques du club - Étude de cas NOTES Veuillez lire l étude de cas suivante et formulez étape par étape une campagne de relations publiques pour le Rotary club de Royal Gardens à partir du plan d action à la page suivante. Le Rotary club de Royal Gardens est implanté dans une ville prospère de 35 000 habitants. Les 40 membres du club reflètent la diversité socioprofessionnelle de la ville. Le club a monté de nombreuses actions de proximité au service de la collectivité. La plus réussie a consisté à venir en aide aux personnes âgées de la ville en organisant la livraison de repas, la prise en charge de travaux de réparation ainsi que l organisation de visites à l hôpital. Le club a également collaboré avec les écoles de la ville pour sélectionner un étudiant dont la candidature a été retenue par le district pour recevoir une bourse d études. L étudiante qui étudie les effets du réchauffement de la planète sur le niveau des océans, informe régulièrement le club de ses expériences. Des personnalités locales viennent régulièrement aux réunions du club parler de questions importantes pour la collectivité. Les membres sont assidus et leur enthousiasme reste entier. Un sondage informel fait par le club a révélé que les efforts du club sont méconnus de la collectivité. Certaines personnes ont même répondu que pour elles, le Rotary était un club d hommes d un certain âge. Plusieurs membres ont déploré la difficulté à attirer de nouveaux membres ainsi que le manque de reconnaissance de la collectivité pour les services rendus par le club. Les activités du club n ont fait l objet d aucune couverture médiatique depuis cinq ans. La ville possède deux stations de radio. La première diffuse de la musique de variétés et la seconde des actualités. Le quotidien local a un tirage de 15 000 tandis que le tirage de l hebdomadaire local est 9 000. Tous deux publient des suppléments. Royal Gardens possède également une chaîne câblée qui diffuse régulièrement des messages d intérêt public. Un nouveau cinéma s est installé en ville qui diffuse des publicités avant la projection des films. Comment le club doit-il procéder pour transmettre aux médias des informations générales sur le Rotary et sur le club? RESSOURCES 23
À remplir durant l assemblée de district Quels volets des activités du club sont-ils susceptibles d intéresser les médias? À quel type de médias chaque volet correspond-il le mieux? Pourquoi? NOTES En quoi les programmes des réunions du club pourraient-ils intéresser les médias locaux? Quelles mesures le club doit-il prendre pour informer la collectivité et les médias de ses activités en cours? 24 LA COMMISSION RELATIONS PUBLIQUES DU CLUB
Étude de cas Plan d action À remplir durant l assemblée de district Étape Responsable Durée Mesure de succès 1. Ressources disponibles NOTES 2. 3. 4. 5. Qu avez-vous appris qui pourra être appliqué dans votre club? RESSOURCES 25
Téléchargez sur www.rotary.org les guides complémentaires Plan de leadership du club Guide de réflexion stratégique Objectifs du club Document de planification One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 État-Unis www.rotary.org 226C-FR (709)