CONDITIONS DE PARTICIPATION FERIENMESSE & ACTIVPLUS 2016 Version avril 2015 BERNEXPO AG Zürichstrasse 27 CH-8134 Adliswil Tél. +41 44 487 43 30 Fax +41 44 487 43 43 www.ferienmesse.ch www.activplus.ch ferienmesse@bernexpo.ch activplus@bernexpo.ch 1
1. Liste de contrôle (sous réserve de modifications) envoi de l inscription mai 2015 à l exposant accusé de réception par e-mail avec après réception de l inscription à l exposant le login pour l inscription au catalogue, inscription sur le panneau Début de la division des halles septembre 2015 à la BERNEXPO AG Envoi emplacements des stands, octobre 2015 à l exposant login Online Service Centre pour installations techniques Facture de location, d acompte dès envoie des confirmations à l exposant des stands Échéance de la facture d acompte dans les 30 jours à la BERNEXPO AG Dernier ajustements de la liste des novembre 2015 à la BERNEXPO AG exposants Clôture des inscriptions pour les décembre 2015 à la BERNEXPO AG installations techniques Envoi matériel publicitaire à partir de novembre 2015 à l exposant Envoi des cartes d exposants et au début du mois janvier 2016 à l exposant parking (après réception du paiement) Montage 11-13 janvier 2016 Manifestation 14-17 janvier 2016 Démontage 17-18 janvier 2016 Facture finale mars 2016 à l exposant Échéance de la facture finale dans les 30 jours à la BERNEXPO AG 2
2. Organisation BERNEXPO AG Tél +41 44 487 43 30 Zürichstrasse 27 Fax +41 44 487 43 43 CH-8134 Adliswil E-Mail ferienmesse@bernexpo.ch activplus@bernexpo.ch Internet www.ferienmesse.ch www.activplus.ch 3. Domaine d application Les conditions de participation sont valables pour tous les participants du salon Ferienmesse et activplus (dénommées ci-après «salon») et complètent «les conditions de participation générales» de la BERNEXPO AG. Le règlement intérieur du centre de foires est également à prendre en considération. 4. Partenaire de contrat L exposant principal inscrit est le partenaire de contrat de BERNEXPO AG. Les frais éventuels pour des suppléments commandés par les co-exposants/sous-locataires, tels que des cartes d exposant, cartes de parking ou autres, seront facturés à l exposant principal lié à BERNEXPO AG. La facturation des frais aux co-exposants/sous-locataires incombe à l exposant principal. 5. Les exposants acceptés Sont admises à titre d exposants tous les entreprises et toutes les personnes privées en lien avec ce secteur. Personne ne peut se prévaloir d un quelconque droit d admission. Les demandes d admission peuvent être rejetées sans avoir à être motivées. 6. Tarifs (Les prix indiqués s entendent hors TVA) Les tarifs pour une surface vide ainsi que les différentes offres de stands modulaires sont valables sous: www.ferienmesse.ch/inscription et www.activplus.ch/inscription Sont incluses dans le prix, outre la location de la surface du stand, les prestations suivantes assistance technique service d information chauffage nettoyage quotidien des surfaces générales des halles (attention : pas la surface du stand) service général de surveillance publicité relations publiques 1 carte d exposant pour 4 m 2 de surface de stand, mais au max. 20 cartes. 6.2 Rabais Un rabais est accordé pour toute inscription nous parvenant avant le 31 juillet 2015. Le rabais sera porté sur la facture d acompte. 6.3 Frais supplémentaires Les services suivants sont obligatoires : Inscription au catalogue exposant principal CHF 160.-- Le forfait électricité CHF 4.50/m 2 Le forfait déchets CHF 3.50/m 2 Toutes les prestations supplémentaires (prises de courant, cartes d entrée, nettoyage du stand, etc.) peuvent être commandées dans notre shop en ligne. 3
7. Annulation de l inscription En cas d annulation de l inscription s appliquent les conditions de contrat suivantes: En cas d annulation de l inscription jusqu à 3 mois avant le salon, 25 %du montant de la location totale du stand sont dus. Passé ce délai, 100 % du montant de la location sont dus. L exposant est également tenu de payer toutes les prestations supplémentaires qu il aura déjà commandées. Ces dispositions déploient leurs effets même si le stand qui a été annulé peut être reloué après l annulation. 8. Cartes d entrée 8.1 Cartes d entrée gratuites pour visiteurs Il existe à la fois des cartes d entrée imprimées et des cartes d entrée électroniques. Les cartes imprimées ne sont valables que munies du cachet de l exposant. Les cartes peuvent être commandées en quantité illimitée. Seules les cartes utilisées sont facturées à l exposant. Vous trouverez les prix sur notre site OSC (Online Service Catalogue) pour lequel vous recevrez un login. 8.2 Bons de réduction pour visiteurs Ces bons de réduction peuvent être obtenus gratuitement chez nous et donnent droit au bénéficiaire à un rabais. Les bons utilisés ne seront pas facturés. Ces bons doivent aussi être munis de votre cachet d'entreprise. 8.3 Cartes d exposant L exposant reçoit 1 carte pour 4 m 2 de surface de stand (max. 20). Les cartes supplémentaires s obtiennent au prix de CHF 16.-. Ces cartes donnent accès aux halles 1 heure avant l ouverture officielle du salon. Les cartes sont nécessaires que pendant l exposition. Les cartes sont envoyées dès la réception de votre paiement de la facture d acompte, env. 3 semaines avant le salon. Art.-Nr. Article prix unité 150010 Cartes d exposant supplémentaire CHF 16.00 pce. 9. L inscription au catalogue L inscription au catalogue est obligatoire pour l exposant principal ainsi que tout sous-locataire. Art.-Nr. Article prix unité 610970 Inscription au catalogue exposant exposant principal CHF 160.00 forfait 610980 Inscription au catalogue 1er sous-locataire CHF 640.00 forfait 610990 Inscription au catalogue chaque sous-locataire supplémentaire CHF 160.00 forfait 10. Parking pour les exposants Les places de parc réservées aux exposants se trouvent dans le parking couvert (attention: hauteur maximale 2.10 m) avec accès direct à la halle d exposition. La carte de stationnement est valable du 13 resp. 14 janvier 2015, 07.00 heures, au 17 janvier 2015, 23.00 heures. Les cartes seront envoyées dès réception du paiement, environ trois semaines avant le salon. Art.-Nr. Article prix unité 106094 Location parking, 4 jour CHF 120.00 pce 106095 Location parking, 5 jour CHF 150.00 pce 4
11. Electricité / Déchets La consommation de courant sera facturée séparément, même si aucune alimentation secteur n a été commandée. Un forfait déchets est également facturé pour tous les salons. Art.-Nr. Article prix unité. 400990 Forfait électricité CHF 4.50 par m 2 554980 Forfait déchets CHF 3.50 par m 2 12. Stand de restauration Pour tous les stands de restauration, il sera facturé une redevance de 17% sur le chiffre d affaires. Le paiement d une avance d au moins CHF 2'000.- est obligatoire. No d art. Article prix unité 102010 Stand de restauration, location minimale CHF 2 000.00 forfait 13. Location d un réduit Les exposants qui souhaitent stocker du matériel nécessaire à la manifestation pendant la durée de l exposition peuvent louer un réduit (dans la limite des disponibilités). No d art. Article prix unité 105015 Location réduit CHF 36.00 m 2 14. Réclamation Toute réclamation durant l événement est à communiquer impérativement au bureau des organisateurs sur le lieu d exposition. 15. Diffusion de musique Les représentations musicales sur les stands doivent être autorisées par l organisateur. La diffusion de musique quelle qu elle soit même pour l usage personnel des exposants est interdite à moins que l exposant en ait fait la demande expresse au préalable auprès de Suisa, Bellariastrasse 82, 8038 Zurich, Tél. +41 (0)44 485 66 66. 16. Tombola gratuite / Concours L organisation d une tombola gratuite ainsi que de concours de toute sorte n est possible qu avec le consentement des organisateurs. 17. Autorisations spéciales Les exposants doivent demander les autorisations nécessaires auprès des organisateurs et se tenir aux prescriptions en vigueur. Les organisateurs ne peuvent être tenus responsables d interdiction publicitaire ou de vente émanant des autorités. Les taxes et la TVA éventuelles pour ces autorisations seront facturées à l exposant. La diffusion de musique et les annonces par haut-parleur doivent faire l objet d une autorisation de la part des organisateurs. Dans la mesure du possible, les visiteurs seront informés des activités sur les stands. Ceci suppose que la société organisatrice soit informée en temps utile. 18. Attribution des stands Dans la mesure du possible, l organisateur tiendra compte des désirs des exposants sans pour autant les considérer comme une condition de participation. La répartition des stands dans les halles se fait par regroupement de destinations, de concepts spéciaux et de thèmes. D éventuelles objections quant à l attribution des emplacements doivent être adressées par écrit à la direction du salon dans les 7 jours suivant la réception du plan de répartition des stands, autrement 5
l attribution sera considérée comme acceptée. La direction du salon n est pas responsable d éventuelles conséquences résultant de la situation de son stand. Si nécessaire et même si une confirmation a déjà été accordée, l organisateur est en droit d attribuer à l exposant un autre emplacement à un autre endroit, de modifier la taille et les dimensions de son stand, de déplacer ou de fermer les accès ou les sorties des halles ou des surfaces libres, et de procéder à d autres modifications de plans. Si des surfaces supplémentaires sont accordées pour des raisons de répartition, si deux à quatre côtés ouverts sont proposés, toutes ces modifications seront facturées à l exposant, même si elles n ont pas été commandées. Les organisateurs ne peuvent être en aucun cas tenus responsables des suites qui pourraient résulter d un environnement ou d une situation de stand. 19. Assurances / exclusion de responsabilité Une assurance contre l incendie, l explosion et les dommages est obligatoire. L organisateur n assume aucune obligation de garde ni pour les produits présentés à l exposition ni pour les installations des stands. Il est vivement recommandé aux exposants de contracter les assurances requises en la matière. L exposant est également tenu de munir les machines et appareils exposés et mise en marche de dispositifs de protection conformes aux prescriptions en matière de prévention des accidents. En outre, l exposant est responsable des dommages corporels et matériels provoqués lors du montage et démontage de son stand ou d installation des produits qui y sont exposés. 20. Dispositions cantonales contre le feu Ces consignes font partie intégrante de ce contrat et peuvent être obtenues sur simple demande. L usage de feux ouverts ou de flammes nues à des fins de décoration est interdit. 21. Règlement intérieur des places de foires Le règlement intérieur du centre de foires fait partie intégrante du présent règlement, exception faite des dispositions contraires contenues dans ce règlement relatif aux exposants. Le règlement de la place de foires est remis sur demande à l exposant. La direction du centre de foires est en droit de donner des directives. Celui qui ne s y tient pas peut être à tout moment exclu de la place de foire. La personne concernée ou le tiers ne peut, à aucun moment, faire valoir un droit de remboursement de la location de surface, de taxes ou de tout autre dédommagement. 22. Renonciation à l organisation Si en cas d événements politiques ou économiques imprévus ou de cas de force majeure, la tenue du salon ne peut avoir lieu ou est rendue plus difficile, les exposants n ont pas le droit de demander réparation du préjudice subi. 23. Droit applicable et fors juridiques Tous les litiges juridiques entre exposants et de l organisateur du salon relèvent du droit suisse. Le for juridique est Berne. En cas de divergences d interprétation du règlement pour les exposants traduit en autres langues, la version allemande fait foi. Tous les accords ou arrangements spéciaux conclus verbalement doivent faire l objet d une confirmation écrite. Le règlement pour les exposants fait partie intégrante du contrat (sous réserves de modification). Les circulaires et notifications écrites qui suivront feront partie intégrante de ce règlement. 24. Dispositions finales Les prix communiqués se comprennent (sauf contre-indication) sans TVA. Changement de prix sous réserve. Zürich, en avril 2015 6