2 Guide Utilisateur Withtime Envoi par e-mail des plannings, décomptes et factures Sommaire Envoi par mail des plannings, des décomptes et des factures : Introduction P 3 Paramétrage Général P 3 1- Envoi plannings et décomptes par e-mail P 9 Envoi 2- Envoi factures et décomptes sites P 11 Envoi 3- Envoi planning site par e-mail P 12 Envoi
3 Guide Utilisateur Withtime Envoi par e-mail des plannings, décomptes et factures Introduction Désormais, le logiciel Withtime vous offre la possibilité d envoyer par e-mail : à vos agents : les plannings et décomptes à vos clients : les plannings, décomptes et factures Pour le bon fonctionnement de ces envois, un paramétrage général est nécessaire dans le logiciel PARAMETRAGE GENERAL DE WITHTIME POUR LA GESTION ÉLECTRONIQUE DES DONNÉES L administrateur du logiciel doit, dans un premier temps, renseigner les adresses e-mails et serveur SMTP de l entreprise pour cela : A partir de la boite à outils en bas à gauche, rendez-vous sur «Cordonnées société». Vous arrivez sur la fenêtre ci-dessous :
4 Guide Utilisateur Withtime Envoi par e-mail des plannings, décomptes et factures Renseignez alors l adresse e-mail de la société ainsi que votre adresse de serveur SMTP (Dépendant de votre fournisseur d accès internet). Validez avec la coche verte : Vous retournez à l organigramme d accueil de Withtime. Il faut maintenant allez donner les droits aux utilisateurs qui auront accès a cette fonctionnalité. Pour cela, cliquez sur la boite à outils puis choisissez la ligne «Utilisateur» renseignez le mot de passe qui vous a été fournis lors de l achat du logiciel Withtime.
5 Guide Utilisateur Withtime Envoi par e-mail des plannings, décomptes et factures Le schéma ci-dessous illustre les différentes étapes : 1- Option Utilisateurs Renseigner le mot de passe Une fois que le mot de passe de la gestion des utilisateurs est renseigné, la liste des utilisateurs Withtime apparait. Double-cliquez sur l utilisateur auquel vous désirez attribuer les droits, la fenêtre de la gestion des droits apparait. Cochez alors les cases relatives à la gestion des e-mails. Validez ensuite avec la coche verte.
6 Guide Utilisateur Withtime Envoi par e-mail des plannings, décomptes et factures Maintenant, il ne reste plus qu à renseigner ce que l on souhaite envoyer par e-mail. Pour cela, cliquez dans la boite à outils : Puis option. Allez dans le troisième onglet «Édition du planning agent». Cochez la case puis
7 Guide Utilisateur Withtime Envoi par e-mail des plannings, décomptes et factures La fenêtre ci-dessus apparait : Choisissez l adresse de l expéditeur : adresse de la société renseignée dans coordonnée de la société ou l adresse e-mail de l utilisateur Withtime connecté. Validez avec la coche verte. Toujours dans la fenêtre des options choisissez maintenant «Édition plannings sites» si vous désirez envoyer les plannings sites par e-mail. De même que pour les plannings agents, cochez l envoi par e-mail des plannings et du paramétrage des e-mails.
8 Guide Utilisateur Withtime Envoi par e-mail des plannings, décomptes et factures Enfin, faites de même pour le cinquième onglet «Autres édition». Pour le paramétrage d envoi par e-mail des décomptes agents et des décomptes sites. Une fois les paramétrages effectués, validez à nouveau. Il faut maintenant paramétrer l envoi par e-mail des factures. Pour cela, à partir de l organigramme d accueil Withtime, cliquez sur le boutons de la boite à outils Puis choisissez «Paramétrage» ensuite «Facturation» : la fenêtre ci-dessous s ouvre et allez à l onglet option. Choisissez l e-mail de l expéditeur puis validez.
9 Guide Utilisateur Withtime Envoi par e-mail des plannings, décomptes et factures Le paramétrage général des envois par e-mail est terminé. Une fois le paramétrage terminé et avant toute tentative d envoi, il est indispensable de renseigner l adresse e-mail de chaque agent dans sa fiche ainsi que les adresses e-mail de chaque client. 1- Envoi des plannings et décompte par e-mail Envoi Fiche Signalétique Agent. Tous les paramétrages sont effectués, il ne reste plus qu à envoyer par e-mail les plannings et les décomptes. PS : Contrairement aux plannings l envoi des décomptes mensuel des heures à l agent n est pas obligatoire et ne peut être envoyé autrement qu accompagner du planning. Si vous désirez envoyer le décompte cochez la case Pour envoyer par e-mail les plannings : Cliquez sur choisissez la période souhaitez. Comme pour une édition papier, choisissez le ou les agents auxquels vous souhaitez envoyer par e-mail les plannings.
10 Guide Utilisateur Withtime Envoi par e-mail des plannings, décomptes et factures Lorsque que vous validez la sélection la fenêtre ci-dessous apparait. Choisissez alors «Envoyer par e-mail». Apres l envoi vous avez donc un rapport d édition et un e-mail d accusé de réception dans la boite mail indiqué dans «E-mail expéditeur» dans la fiche des coordonnées de la société. Rapport d édition. Ce rapport d édition vous confirme que l agent a bien reçu son planning en format PDF par e-mail.
11 Guide Utilisateur Withtime Envoi par e-mail des plannings, décomptes et factures 2- Envoi des factures et décomptes site par e-mail Envoi PS : Vérifiez bien que vous avez renseigné les adresses e-mails de chacun de vos client et cocher la case emailer les factures dans la fiche signalétique de chaque client. Pour envoyer par e-mail une facture, lorsque que vous avez finit votre facturation double cliquez sur la facture concernée. Lors de l édition de celle-ci, vous avez le choix : «Envoyez par mail». Paramétrage Pour envoyer les décomptes sites par e-mails, il suffit de l indiquer dans la fiche des clients. Cochez chacune des cases qui vous intéressent dans la fiche signalétique du client. 3- Envoi du planning site par e-mail Envoi Pour envoyer les plannings sites par e-mail, il suffit de renseigner l adresse e-mail du site dans sa fiche signalétique et cochez comme dans les plannings agents l option d envoi.
12 Guide Utilisateur Withtime Envoi par e-mail des plannings, décomptes et factures La société With est à votre disposition. Pour toutes autres précisions, Veuillez contacter le support en composant le : ou bien par mail :