agence pour l informatique financière de l État BERCY 3 10, RUE DU CENTRE 93464 NOISY-LE-GRAND CEDEX Standard : (+33) 1 57 33 99 00 LE PDF LIBRE ET GRATUIT Méthodologie de création d un PDF L A.I.F.E. est le service à compétence nationale Systèmes d information budgétaire, financière et comptable de l Etat institué par le décret n 2005-122 du 11 février 2005
Depuis le 1er janvier 2012, le portail Chorus factures met à disposition des fournisseurs de l Etat, un outil de dépôt de leurs factures dématérialisées. Pour ce faire, ces dernières doivent être au format PDF, signé ou non. (cf. définition page 3). Ce document est un guide méthodologique permettant aux fournisseurs qui le souhaitent d être guider dans la créer un document PDF libre et gratuit. 2
SOMMAIRE 1 DEFINITION DU FORMAT PDF...3 1.1 Les avantages du format PDF...3 1.2 Les inconvénients du format PDF...3 2 METHODE 1 : GENERER UN PDF DEPUIS LIBRE OFFICE...4 3 METHODE 2 : GENERER UN PDF DEPUIS PDF CREATOR...7
1 DEFINITION DU FORMAT PDF Le format PDF (Portable Document Format) constitue une norme mondiale pour la transmission et l échange de documents numériques. Le format PDF (http://fr.wikipedia.org/wiki/pdf) a été conçu par la société ADOBE. Le format PDF est ouvert, il n est pas nécessaire d utiliser le logiciel payant Adobe Acrobat pour la création de fichiers PDF car certaines entreprises ou personnes ont développé des systèmes, des programmes et des méthodes permettant de créer du PDF gratuitement. Un PDF peut-être signé ou non signé. Le PDF signé est un document signé électroniquement par un outil de signature électronique délivré par une agence de certification. Cette méthode permet d authentifier le porteur du document et de protéger son contenu. La liste des autorités de certification est disponible sur le site Chorus factures, à la rubrique Pour en savoir plus. Le PDF non signé est un «PDF classique». Dans ce cas, le Code Général des Impôts demande aux fournisseurs d apporter la preuve de «contrôles documentés et permanents (...) permettant d établir des pistes d audits fiable». Point d attention : Jusqu au 31 décembre 2014, une facture créée sur papier, puis numérisée pour être envoyée et reçue de façon électronique (par courriel ou réseau sécurisé) sera considéré comme une facture électronique sous réserve du respect des conditions cumulatives suivantes par l émetteur : la facture numérisée devra être sécurisée au moyan d une signature électronique quelle que soient les caractéristiques de cette dernière ; l émetteur de la facture devra conserver la facture sous les deux formats, papier et électronique. Extrait de BOI-TVA-DECLA-30-20-30-10-20131018 Dans les deux cas, ce tutoriel vous sera utile pour créer votre document. 1.1 Les avantages du format PDF Le format PDF : est universel et multiplateforme : sans posséder le logiciel qui a servi à sa création, le document peut être ouvert par tout le monde avec le logiciel gratuit Adobe Reader, il est lisible et imprimable quel que soit l ordinateur et quel que soit le système d exploitation (Windows, Macintosh, Linux,...) ; permet de garder l aspect et la mise en page d origine quelles que soient les polices utilisées, les applications (traitement de textes, logiciel de P.A.O - Publication Assistée par Ordinateur -, tableur, base de données, etc.) et les images. Le document au format PDF s imprimera exactement comme ce que vous apercevez à l écran. 1.2 Les inconvénients du format PDF Les documents au format PDF ne sont pas faits pour être modifiés. Le format PDF a été conçu pour la publication, la diffusion, l archivage et l impression. Si vous souhaitez modifier un document au format PDF, il faut utiliser le logiciel payant Adobe Acrobat (proposant des options concernant la protection, les hyperliens, l organisation et le plan du document...) qu il ne faut pas confondre avec le logiciel gratuit Adobe Reader (qui permet seulement de lire et d extraire des données). 4
2 METHODE 1 : GENERER UN PDF DEPUIS LIBRE OFFICE 1. Ouvrez Libre Office et créer votre document. 2. Allez dans le menu Fichier et sélectionnez Exporter au format PDF.
3. Sélectionnez les options que vous souhaitez activer sur votre document (exemple : l export d une page «Page» ou de la totalité du document «Tout»). Cliquez sur Exporter. 4. Nommer votre document et sélectionnez l emplacement auquel vous souhaitez le ranger. Cliquez sur Enregistrer Votre document est prêt. 6
Si vous utilisez un autre logiciel de traitement de texte, vous pouvez créer un PDF en effectuant la même manipulation en sélectionnant Enregistrez sous et sélectionner dans le bandeau déroulant situé au bas de la zone de texte où vous nommez votre document, le format PDF.
3 METHODE 2 : GENERER UN PDF DEPUIS PDF CREATOR Depuis l application que vous utilisez pour visualiser votre document (navigateur web, logiciel de bureautique, logiciel de CAO...), demander l impression du document en cours. 1. Dans le menu d impression Windows, choisissez l imprimante PDFCreator. 2. Dans la fenêtre d impression PDFCreator sélectionner Enregistrer 8
4. Le document ainsi créé s affiche à la fin de l opération. 3. Entrer un nom à donner au fichier à enregistrer, puis cliquer sur Enregistrer