CAHIER DES CHARGES LOCATION DE LA SALLE DU RESTAURANT A UNE TIERS PERSONNE EN VUE DE SON EXPLOITATION LE CONTEXTE DU THEÂTRE DE L AGORA Le Théâtre de l Agora, Scène nationale d Evry et de l Essonne, a été construit dans les années 70 au centre de la ville nouvelle d Evry, dans un complexe culturel et de loisirs qui jouxte le Centre commercial Evry 2. Seule Scène nationale du département, il présente une quarantaine de spectacles par saison issues de toutes les disciplines des arts vivants, ainsi que des expositions photographiques. Le Théâtre accueille le public dans deux salles de 650 et 245 places. Christophe Blandin-Estournet, a été nommé a sa direction en janvier 2013. Le changement de directeur ouvre une nouvelle dynamique et appelle un nouvel élan. Le projet culturel et artistique du Théâtre Un théâtre joyeux, d une grande exigence artistique, pour et avec les habitants - un lieu commun Le projet culturel et artistique du Théâtre de l Agora se définit par son ambition de placer l art vivant au cœur du quotidien, de proposer un lieu d émancipation joyeuse et de plaisir sérieux, un lieu de partage des savoirs et des pratiques artistiques, un lieu de la citoyenneté, de la découverte, et du débat. Le Théâtre de l Agora a pour objectif d être un théâtre de proximité en résonnance avec sa population et son territoire, à la rencontre des habitants dans leurs diversités culturelle, sociale et générationnelle. Ce théâtre a l échelle de l agglomération d Evry, du département, s inscrit aussi dans le paysage artistique et culturel national. Un «lieu commun» accueillant pour chacun, où se brouillent les frontières entre savant et populaire - Une maison habitée par les artistes - Un théâtre pour et avec les habitants Sa programmation de spectacles et d expositions regroupe : Des propositions artistiques de toutes les disciplines des arts vivants, des artistes contemporains revisitant des arts populaires, des artistes en prise avec le mouvement du monde : - Arts de la piste - Arts forains - Arts de la marionnette et théâtre d objets - Ciné-concerts - Hip hop et cultures urbaines Des propositions artistiques proposant l implication d habitants ou de praticiens amateurs Des propositions artistiques proposant un pont entre les arts et les sciences Le public Le public n est pas ciblé à priori par la Scène nationale car il est constitué par la population de la Communauté d agglomération d Evry et du département de l Essonne dans toutes ses composantes sociales, culturelles et générationnelles avec une attention particulière aux familles.
LE RESTAURANT LE CONTEXTE DU RESTAURANT Situé dans les murs du Théâtre de l Agora, au sein de la zone commerciale Evry 2, l activité du restaurant se développe depuis l ouverture du théâtre dans les années 70 (lui permettant de réaliser les années précédentes (2012 et 2013), un volume moyen de 60 couverts le midi sur 11 mois d ouverture.) - La salle du restaurant se situe devant les portes de la grande salle du Théâtre. Sa superficie est de 300 m² pour la clientèle du restaurant et du bar et d une terrasse de 250 m2 en partie couverte. - La cuisine du restaurant est d une superficie de 20m². Selon la configuration choisie, le restaurant pourra accueillir, par service, entre 70 et 100 personnes assises. De plus, le nombre de places pourra être augmenté aux beaux jours grâce a la mise en place d une terrasse de saison. LES OBJECTIFS DU RESTAURANT La présence d un restaurant au sein du Théâtre de l Agora et son intégration forte au sein du projet d ensemble du Théâtre a pour objectifs de répondre à différents besoins : Assurer le meilleur accueil au public du théâtre, chaleureux et convivial. Il est un lieu de rencontre et d échange entre artistes, équipes du théâtre, et spectateurs mais également pour les personnes de passage dans ce quartier commercial et d affaires ainsi que pour les habitants des environs. Le restaurant doit permettre d offrir aux artistes en représentation et au public un réel moment de détente et de rencontre avant et après les représentations. Proposer une qualité de restauration au plan gustatif et nutritionnel peu présente dans la zone commerciale et ses environs. Le restaurant est ouvert au plus grand nombre, aux usagers de la zone commerciale, aux salariés du Théâtre, aux spectateurs du Théâtre, aux artistes et techniciens des spectacles, aux personnes en transit dans le quartier, aux salariés des entreprises environnantes, etc Faciliter l accueil des équipes artistiques programmées et la vie interne du Théâtre en proposant à ces salariés et aux équipes artistiques accueillis une restauration de qualité. Jouer un rôle réel dans le développement de l activité du Théâtre de l Agora, et refléter son projet notamment au plan de la convivialité. Il participe à son rayonnement et à son ouverture vers son environnement local en développant une clientèle extérieure. LE CONCEPT DU RESTAURANT Ce restaurant, totalement intégré au projet du Théâtre, se doit d être un vrai lieu de découverte et rencontre. Il propose une offre de cuisine créative, en adéquation avec la programmation (pour les soirs de spectacle), capable de se renouveler en fonction des saisons et des attentes de la clientèle du restaurant. Il développera une cuisine de qualité basée sur les produits saisonniers et issue de l agriculture régionale et/ou biologique. La cuisine proposée sera simple mais élaborée, dans le respect du travail du produit et de la clientèle. Les produits vendus au sein du restaurant seront des produits «fait maison». L équipe du restaurant sera imprégnée de la culture du Théâtre de l Agora et exprimera par la qualité de son service, sa convivialité et la qualité des produits proposées l esprit du projet du Théâtre. La décoration et le concept scénographique relèvent de la responsabilité du Théâtre et pourront être ajustés d un commun accord entre le restaurateur et le Théâtre.
LES PRESTATIONS ET LE FONCTIONNEMENT La volonté de faire découvrir la cuisine du restaurant au plus grand nombre ainsi que les objectifs visés cidessus, permet de cibler une clientèle large et proposer des prestations adaptées aux attentes et moyens de celle-ci. Clientèle ciblée : Usagers du théâtre : Personnes souhaitant diner avant ou après les représentations organisées au sein du théâtre. Personnes liées a l activité du théatre : Comprenant les salariés, les intermittents, artistes en représentations, conférence, en résidence, en répétition au théâtre. Salariés des environs : Personnes travaillant dans les entreprises, collectivités, associations...etc. aux alentours du site d implantation du restaurant Familles et individuels : Personnes résidents dans les différents quartiers aux alentours, ou fréquentant le Centre commercial Clientèle de passage : Personnes de passage, touristes ou visiteurs, nationaux ou internationaux ayant ou non un attrait pour la culture. Affaires/ personnes / privées séminaire : Repas d affaires liés au développement du Théâtre ou Repas d affaires commandés par les entreprises aux alentours que ce soient pour des prestations à l intérieur ou l extérieur des murs. (Service de traiteur ou de privatisation du lieu, pour une manifestation organisée de manière privée) Prestations : Les prestations se décomposent comme suit : - La restauration du midi à destination des clients extérieurs au Théâtre - La restauration du midi et du soir à destination des équipes programmées au Théâtre - La restauration du soir à destination du public - Les commandes de restauration spécifique (repas professionnel, service de traiteur pour des réceptions, repas lié a des spectacles commandés a l avance, ) - Les prestations extérieures Quelque-soit la prestation fournie, l ardoise présentera une cuisine simple mais créative basée sur les idées reprises ci-dessus. Des produits alimentaires utilisés au sein du restaurant seront de préférence et en très grande majorité des produits de la gamme 1 à 3. Cependant pour des raisons de réactivité et de service, il est possible d utiliser des produits de la 4ème gamme dans des proportions réduites et des contextes particuliers. Gamme de produits définie par : http://www.economie.gouv.fr/files/files/directions_services/daj/marches_publics/oeap/gem/fruitleg/2.pdf L ardoise devra proposer des plats composées de produits frais et variés (viandes, poissons accompagnés de légumes et de féculents, ainsi que des plats végétariens). Le restaurant ayant pour vocation, comme évoquée précédemment, à réunir des publics divers (cf. ci-dessus), l offre devra être simple et les prix abordables pour tous. Les plats a l ardoise seront différents au sein d une même semaine, et devront varier sur le mois et selon les saisons afin que les clients réguliers et les équipes du théâtre disposent d une variété de choix.
- La restauration du midi à destination des clients extérieurs au Théâtre Une formule midi sera proposée avec aux choix : 1 entrée + un plat ou 1 plat + 1 dessert. Le tarif pourra être autour de 14, incluant le café. Le tarif d un plat seul pourra être fixé autour 10 avec possibilité de supplément selon les plats. Une réduction sur la formule pourra être proposée aux équipes travaillant au sein du théâtre (équipes artistiques, personnels techniques, administratifs) ainsi qu aux personnes invitées par le Théâtre. Jours et horaires d ouverture : tous les midis du lundi au vendredi de 12h à 14h30, tout au long de l année a l exception du mois d Août et de 5 jours entre Noel et Jour de l an. - La restauration du midi et soir à destination des équipes programmées au Théâtre Les repas du midi et du soir pour les équipes artistiques accueillies, assurés pour le compte du Théâtre de l Agora, devront tenir compte des éventuelles spécificités (allergie, végétarien, régimes particuliers ) fournis au chef de cuisine. Le nombre de repas à prévoir ainsi que les éventuelles informations sur ces spécificités, seront transmises au moins 5 jours avant chaque journée. Le midi, les repas seront pris au restaurant selon la carte du jour. Les repas du soir pourront être présentés sous forme de buffet froid et chaud ou servi à table selon les cas. L offre midi et soir comportera, selon le volume de repas : 2 ou 3 entrées froides au choix, 2 ou 3 plats chauds au choix, et 2 ou 3 desserts au choix, du café et un verre de vin. Cette modalité de restauration sera facturée 12 par repas au théâtre. Jours et horaires de la prestation : Le Théâtre fournira au minimum 1 mois a l avance les jours d ouvertures nécessaires, avec un estimatif du nombre de personnes et précisera au moins 5 jours a l avance le nombre exact de repas à prévoir. Il est à noter que la très grande majorité des soirs de spectacles sont concernées ainsi que les temps de présences des équipes artistiques pour le montage, démontage et des répétitions de leur projet ; Cela peut engendrer des horaires compris entre 18h et 00h30, 7 jour/7. Selon les cas, et d un commun accord avec le Théatre un système de plateaux repas pourra être imaginé afin de rendre autonome les personnes bénéficiant de cette prestation. - La restauration du soir à destination du public Le restaurant devra, tout au long de l année, assurer les repas lors des différentes manifestations organisées par le Théâtre. Les soirs de spectacles, avant et après les représentations ou le cas échéant au moment de l entracte, le restaurant devra proposer, une restauration a l ardoise (cf modalités proposées le midi) ainsi un choix de type restauration rapide de qualité (salades composées, tartes salées, soupes, assiettes de charcuteries ou de fromages, desserts ) et service de bar. Les tarifs proposés devront se situer autour de 5 pour cette restauration légère. Une réduction sur la formule pourra être proposée aux équipes travaillant au sein du théâtre (équipes artistiques, personnels techniques, administratifs) ainsi qu aux personnes invitées par le Théâtre. Jours et horaires de la prestation : Cette modalité de restauration concerne la très grande majorité des soirs de spectacles. Le théâtre s engage a indiquer les jours et horaires de l ouverture de cette restauration au minimum un mois a l avance. Il est a noter, a titre indicatif, que la majorité des spectacles sont programmés à 20h du mardi au vendredi, a l exception du jeudi a 19h et que certains spectacles sont proposés le week-end
(horaires variables généralement fixés entre 16h et 20h). Il doit pouvoir être proposé au public de se restaurer 1h avant et après le spectacle. L exploitant pourra s il le souhaite ouvrir sur des plages horaires plus larges ainsi que tous les soirs en dehors des manifestations prévues au programme dans la limite des conditions de sécurités propres au bâtiment et après accord du Théâtre. - Les commandes spécifiques Elles feront l objet d un devis particuliers en fonction des prestations demandées. Les horaires seront fixés d un commun accord en fonction des besoins du projet. L ensemble des prestations commandées par le Théâtre (A destination des équipes programmées au théâtre ou les commandes spécifiques), définies ci-dessus, assurées par le restaurant pour le Théâtre sera à refacturer au Théâtre de l Agora. - Les prestations extérieures Le restaurant en plus des prestations précitées pourra assurer des prestations qui lui sont propres (dans les murs du restaurant ou hors les murs) pour des particuliers, entreprises, collectivités, associations, etc dans les périodes non réservées aux activités du théâtre. Les demandes d organisation de réception ou d utilisation des locaux affectés au restaurant émanant des partenaires institutionnels du Théâtre (Communauté d agglomération Evry Centre Essonne, Conseil Général de l Essonne, Mairies ) ou tout autre client (associations, entreprises), devront être adressées à la direction du Théâtre. Cette dernière confirmera après étude, la faisabilité et les modalités de réalisation de la réception par le restaurateur. Les prestations organisées par le restaurant ne devront pas porter atteintes aux prestations assurées pour le compte du Théâtre et ne devront en aucune manière empêcher ou ralentir les services durant les plages d ouverture du restaurant. Communication et scénographie du restaurant Le restaurant s appuiera sur le Théâtre pour développer son image et sa clientèle. En matière de communication, d image et de publicité (publicité sur papier ou par objet : stylo, t-shirt ou autres) concernant les activités du restaurant ou toute autre activité, les responsables du restaurant s engagent à soumettre pour accord à la direction, avant fabrication, tout document devant être exposé dans le Théâtre. Le service communication du Théâtre sera responsable de la décoration, de la diffusion et de la mise en place de toute information concernant les activités du Théâtre dans le restaurant. La signalétique et la décoration externe et interne sera conçue, réalisée et prise en charge par le Théâtre de l Agora sous la responsabilité de la direction. Aucun élément nouveau ne pourra y être apporté sans l autorisation de la direction qui reste décisionnaire en matière de communication, d image et de publicité. Ligne téléphonique : Le restaurateur pourra mettre en place une ligne téléphonique externe au théâtre.
Licence de débit de boissons (Art. L. 3321-1.) : Le Théâtre de l Agora est détenteur de la LICENCE III restauration. Le prestataire devra effectuer les démarches en tant qu exploitant du restaurant. Le restaurateur devra respecter toutes les dispositions légales en vigueur relatives aux débits de boissons. LES ACCES ET DONNEES TECHNIQUES Les accès routiers Le restaurant est idéalement situé, que ce soit pour un accès en voiture ou en transport en commun. En voiture : Le restaurant et le théâtre se trouvent sur la place de l Agora qui a un accès privilégié par différents accès routiers, elle se situe près d autoroute A6 a quelques minutes de la sortie «Evry» et le long de la nationale 7 et de la francilienne N104 En transport en commun : Implanté en plein cœur de la commune d Evry, le bâtiment est très proche la gare de RER d Evry- Courcouronnes RER D station Évry-Courcouronnes. Depuis la gare de Lyon, 35 min RER direction Corbeil-Essonnes ou Malesherbes Depuis la gare de Juvisy (correspondance Ligne RER C), 15 min Depuis la gare de Corbeil-Essonnes, 10 min Les réseaux de Bus TransEssonne et TICE desservent le Centre commercial. L accès au restaurant Accès client : Le Théâtre de l Agora, scène nationale d Évry et de l Essonne, est situé a l intérieur de l espace Agora entre la Médiathèque et les cinémas, au sein du Centre Commercial Régional Évry 2. L accès au restaurant, pour les usagers, se fera par l entrée principale du bâtiment donnant sur le hall. Une fois dans le hall, l accès se fait par un escalier situé sur la gauche donnant directement sur le restaurant. Livraisons et déchets : Les livraisons, comme la sortie des déchets, se feront par le parking des terrasses. Cette zone devra rester propre, accessible et en bon état afin pour pouvoir assurer, dans les meilleurs conditions, le déchargement des matériels du théatre ainsi que la circulation du personnel et du public. Il est à noter que l entrée du restaurant permet à toute personne d accéder au théâtre pendant les heures de fermetures de la billetterie. Les données techniques Les locaux du restaurant du théâtre sont au premier étage, la répartition des superficies et autres données liées a l exploitation du restaurant seront développés ci-après :
Répartition des locaux : - Salle de restaurant 300 m². - Bar / espace de consommation 20 m2. - Reserve bar 10 m2. - 2 sanitaire PMR à usage des clients 30 m2. Cuisine 20 m2. Gestion du site : Propriétaire des murs : Communauté d Agglomération / Syndicat de copropriété en charge des questions de sécurité et des charges : AFUL Le Théâtre reste le seul interlocuteur avec les services de la Communauté d agglomération Evry Centre Essonne, propriétaire des locaux. Descriptif du matériel : Le lieu sera meublé avant l entrée dans les murs par le théatre. Le restaurateur pourra, s il le souhaite, proposer des évolutions de la disposition des meubles en fonction de ses attentes en concertation avec le théatre. Répartition de la prise en charge : Le théatre prendra à sa charge : - Les principaux équipements raccordés aux fluides. - La maintenance des équipements techniques liés au bâtiment. - L aménagement de la cuisine (matériels et chambres froides), de la salle de restauration et du bar selon le descriptif fourni. - Le Théâtre supportera les charges du dégraissage des ventilations-extractions de cuisine, du gros nettoyage des baies vitrées, des murs et des plafonds. L exploitant aura a sa charge : - Les investissements en petits matériels : batteries, ustensiles, petits équipements... etc. - L investissement en matériel et installations de cuisine (hors liste fournie par le théâtre. - Les frais d exploitations divers (matières premières, fluides, frais de personnels, assurances...). - L entretien régulier des locaux liés au restaurant, du matériel de cuisine ainsi que des contrats de maintenance des appareils et installations liés a l exploitation (ventilations, hottes, réseaux...). Pour tous les aménagements, travaux d entretien ou de mises aux normes de sécurité et d hygiène, le restaurateur s engage a faire une demande préalable au Théâtre. Le restaurateur prendra en charge le nettoyage des locaux et l entretien du matériel mis a disposition. La salle du restaurant sera nettoyée par le restaurateur à la fin de chaque service. Les règles d hygiène spécifiques a l activité de la restauration sont supposées connues du restaurateur et strictement appliquées.
L EXPLOITATION Règlementations, hygiène, et sécurité - Le restaurateur devra tenir compte et respecter les différentes réglementations en vigueur dans la restauration: Droit du travail. - Convention collective applicable au secteur d activité. - Règlement portant sur la sécurité des biens et des personnes. - Licence d exploitation - Le restaurateur fera son affaire, en tant qu employeur, de tous les frais de personnel nécessaires a l exploitation du restaurant et du bar, tant les salaires que les charges de toutes natures afférentes à ce personnel. Le restaurateur communiquera au Théâtre la liste du personnel employé au restaurant. Il pourra prendre des personnes orientées par le pôle emploi, PLI, mission locale, CEF... etc. dans le cadre de stage de validation de projet professionnelle. - Le restaurateur respectera scrupuleusement les dispositions légales et réglementaires en matière d hygiène et de sécurité, tant pour son personnel que pour la clientèle du restaurant et contractera, comme il est fait obligation une assurance contre l intoxication alimentaire. (Réglementation sanitaire applicable en vertu du texte communautaire constituant le paquet hygiène 2006n, ses ajouts ultérieurs, ainsi que l application du règlement sanitaire départemental). - Le restaurateur s engage a respecter les règles de sécurité du Théâtre de l Agora, notamment le dégagement des sorties de secours et les couloirs de circulation, et leurs dispositions telles que stipulées dans les annexes «sécurité incendie» et réglementation E.R.P et des équipements de type L de 1 ère catégorie. - Le restaurateur s engage a ce que son activité ne crée pas de nuisance sonore aux représentations des spectacles. - Application des divers arrêtés municipaux et préfectoraux, sur les horaires d ouverture et nuisance sonore ou tous autres arrêtés pouvant avoir un impact sur son activité. Responsabilité et assurances : Le restaurateur contractera une assurance de responsabilité civile couvrant tous les dégâts et accidents corporels et mobiliers dont la responsabilité lui incomberait, ainsi qu une multirisque locataire, attendu que la police incendie et risques annexés, souscrite par le Théâtre comporte une clause de renonciation à recours contre le propriétaire des locaux. De plus, elle s engage a ce que ces polices d assurance comportent une clause de non recours vis-à-vis du Théâtre. Elle communiquera régulièrement et rapidement copie des polices a l administration du Théâtre. Le restaurateur étant l occupant exclusif des locaux mis a disposition par le Théâtre, il est responsable du matériel de la salle de restaurant. Il souscrira une assurance liée à la sauvegarde du mobilier et matériel dont il est gestionnaire pour le compte du Théâtre qui en reste propriétaire. En outre, le restaurateur sera personnellement responsable vis-à-vis du Théâtre et des tiers, des conséquences dommageables entraînées par les infractions aux clauses et conditions du présent contrat de son fait, de celui de son personnel ou de ses préposés. Il sera en particulier de plein droit responsable des dégâts causés par son personnel et ses préposés et par toutes personnes effectuant des travaux ou des interventions pour son compte.
Modalités financières : Le restaurateur versera la somme mensuelle de 2 500 HT sur 11 mois, qui ne sera pas perçues au mois d août décomposées comme suit : - La prise en charge des frais d électricité, d eau et autres charges facturées au Théâtre de l Agora par l AFUL Agora pour le lot n 142. Cette prise en charge fera l objet d une provision mensuelle de 1.500 HT, qui ne sera pas perçues au mois d août. Cette provision sera régularisée annuellement, sur une base de 11 mois d activité dans l année, dès réception des décomptes de charges établis par l AFUL. En cas de variation importante des charges, le montant mensuel de la provision pourra faire l objet d un ajustement, décidé d un commun accord. - Le versement d une redevance au titre de l exploitation du restaurant a hauteur de 1000 par mois, qui ne sera pas perçu au mois d Août. En fin d exercice, le restaurateur remettra un exemplaire de son bilan et de son compte de résultat au Théâtre. Une concertation aura lieu entre les signataires a la fin de chaque trimestre sur l organisation, la qualité du service et l évolution commerciale. Durée du contrat : Le contrat proposé pour l exploitation de ce restaurant est conclu sur une saison : du 2 mars 2015 au 31 juillet 2016. Annexes sur demandes: - Plan d accès routier au restaurant et plan du site avec visibilité sur accès livraison, public et entrée du centre commercial - Plan de la salle et de la cuisine et des espaces mis à disposition - Annexe sécurité incendie et réglementation ERP
L offre : La proposition du restaurateur devra contenir des documents suivants : - Une lettre de candidature - Une proposition de grille de tarifs pour les différentes prestations exposées - Un document présentant des exemples d ardoises et formules (sur 2 semaines minimum) - Un document présentant une grille de présence de son personnel - Toutes les pièces démontrant l aptitude du candidat et ses capacités professionnelles, ainsi que son expérience dans le domaine de la restauration. - Un business plan relatif au cahier des charges proposées par le Théâtre - Toutes les pièces attestant de la légalité de la situation du candidat : l état annuel des certificats reçus (certificats délivrés par les administrations et organismes chargés du recouvrement des impôts et cotisations (impôts, TVA, URSSAF)) ainsi que les comptes annuels des deux derniers exercices de la société dont le candidat est ou a été le gérant. Ou en cas d entreprise nouvellement créé, toutes pièces justifiant de la solidité administrative et financière du candidat. - L attestation sur l honneur relative a l absence de condamnation au cours des 5 dernières années, portée au bulletin n 2 du casier judiciaire pour les infractions visées aux article L 125-1,L125-3,L324-10, L341-6 du code du travail. L analyse des offres portera sur les critères suivants : - Style et à la qualité de la restauration proposée - Concept du projet de restaurant et adéquation avec le projet du théâtre - Tarification proposée - Viabilité de l offre Calendrier - Publication du cahier des charges : le 6 janvier 2015 - Remise des offres au plus tard le 22 janvier 2015 à 18h: - par mail avec accusé de réception a l adresse suivante : adminstration@theatreagora.com, - ou par courrier avec accusé de réception a l adresse suivante : Théâtre de l Agora Place de L agora BP 46 91 002 Evry Cedex - Analyse des offres et choix le 28 janvier 2015