Directive concernant l utilisation des cartes de crédit à l EPFL LEX.. 6 octobre 00, état au er juillet 0 La Direction de l'ecole polytechnique fédérale de Lausanne arrête : Section Champ d application et principes Article Champ d application La présente directive s applique à toute unité et personne détenant une carte de crédit EPFL. Elle est complétée par des instructions séparées et mises à jour périodiquement par le Service financier (ci-après SF). Article Principes régissant les cartes de crédit d achat Les cartes de crédit d achat sont mises à disposition de tous les centres financiers de l'epfl. Le regroupement de centres financiers (par institut ou géographique) pour le partage d une carte de crédit d achat est possible à condition que les principes définis dans la présente directive aient été respectés durant l année écoulée. Ce moyen de paiement est destiné exclusivement aux achats d'une valeur de moins de Fr. '000.- par transaction. Ces cartes de crédit d achat ne sont pas personnelles et ne comportent pas de signature. Elles ne doivent être utilisées que lorsqu aucun autre mode de paiement n'est possible. Ce moyen de paiement ne peut pas se substituer aux canaux d achat obligatoires de l EPFL. Article Principes régissant les cartes de crédit personnelles Les cartes de crédit personnelles sont mises à disposition des membres de la Direction élargie de l EPFL, ainsi que des doyen de faculté ou directeur de collège. Les éventuelles exceptions sont de la responsabilité du Vice-président pour les ressources et infrastructures (ci-après VPRI). Ce moyen de paiement est destiné exclusivement aux achats de moins de Fr. '000 par transaction. Ce moyen de paiement ne peut pas se substituer aux canaux d achat obligatoires de l EPFL. Ce moyen de paiement est assimilé à une note de frais et suit les règles définies dans la Directive relative aux voyages professionnels et au remboursement des frais. Article Manuel de l'utilisateur Le Service financier émet et révise régulièrement un manuel pour les utilisateurs du système de cartes de crédit d achat et personnelles. Ce manuel complète les instructions contenues dans la présente directive. Le manuel peut être adapté en tout temps par le Service financier, en fonction de l'évolution des procédures d application et de contrôle, ainsi que des modifications technologiques. Toute mise à jour fera l objet d une information. Tous les termes représentant des fonctions désignent des personnes des deux sexes. Cette directive sera adaptée aux évolutions technologiques à venir, notamment aux autorisations électroniques. Le Règlement financier de l EPFL et la Directive d'achat et d'inventaire sont applicables. Exemple : l inscription à une conférence de personnes correspond à transactions distinctes. Version.0 /6
LEX.. du.7.0 Section Règles de fonctionnement Article Limite de montant La limite mensuelle d achat par centre financier et par carte est de CHF '000.-. Si cette limite n est pas suffisante, une demande d augmentation temporaire peut être adressée au Service financier. Article 6 Transactions autorisées et non autorisées L utilisation des cartes de crédit d achat est limitée aux transactions publiées à l annexe. L achat de matériel inventoriable n est pas autorisé avec une carte de crédit d'achat ou personnelle. En cas de doute, les centres d achat sont compétents. Article 7 Rôles et responsabilités du gestionnaire de carte de crédit d achat ou personnelle Chaque responsable de centre financier nomme un gestionnaire de carte de crédit d'achat et un remplaçant et rédige les instructions garantissant le respect des règles définies dans cette directive. Le gestionnaire doit disposer des compétences de signatures requises selon le Règlement financier de l EPFL. Le gestionnaire a les tâches et les responsabilités suivantes : a. effectuer l ensemble des achats ; b. s assurer que la carte de crédit d'achat n est accessible qu aux personnes autorisées (lui-même et son remplaçant) ; c. régler directement les transactions litigieuses. En cas de contestation d'un montant ou d'une transaction, envoyer par courrier le double du relevé mensuel avec mention de la contestation à l émetteur de carte de crédit et dans les délais prévus et, à l occasion de l envoi du décompte mensuel, informer le Service financier de la procédure en cours ; d. contrôler et approuver dans SDG l ensemble des transactions avec la diligence nécessaire et dans les délais prévus ; e. documenter les transactions d achat de façon exhaustive. Si un document justificatif venait à manquer, le mentionner clairement ; f. coordonner les remplacements avec son remplaçant de telle façon qu un remplacement puisse être assuré aisément et sans heurt. Le gestionnaire de la carte est responsable en cas de violation du présent règlement. Le remplaçant a les tâches et les responsabilités suivantes : a. disposer des droits d achats dans l unité concernée s il effectue des achats ; b. effectuer les tâches b à e ci-dessus s il ne dispose pas des droits d achat dans l unité concernée. Article 8 Dommages L'unité assume entièrement les dommages financiers découlant d absence de livraison de biens ou de services achetés, de fraude ou de l utilisation non conforme de la carte de crédit. Directive d'achat et d'inventaire. SmartDataGen, ci-après SDG, est le système adopté par l EPFL pour le contrôle des transactions effectuées avec les cartes de crédit d achat et personnelles. Version.0 /6
LEX.. du.7.0 Article 9 Contrôle mensuel des relevés 6 Chaque mois, le gestionnaire compare les transactions figurant sur SDG avec celles figurant sur le décompte mensuel de la carte de crédit. Pour chaque carte de crédit d'achat, le gestionnaire adresse au Service financier à la fin du mois : Article 0 a. le relevé mensuel de l'organisme de crédit ; b. tous les justificatifs des achats du mois écoulé ; c. le "tableau détaillé de répartition des coûts" disponible sur SDG daté et signé selon les règles définies à l art.0 suivant. Signature du décompte mensuel Le décompte mensuel de la carte de crédit d achat doit être signé par le gestionnaire et par le responsable de l unité ou la personne déléguée (droit de signature de Fr. 0'000). Le décompte mensuel de la carte de crédit personnelle doit être signé par : a. le détenteur de la carte de crédit qui atteste par sa signature que les dépenses sont conformes aux principes définis dans la présente directive et dans la Directive relative aux voyages professionnels et au remboursement des frais ; b. la personne qui signe d habitude les notes de frais du détenteur (soit le supérieur hiérarchique, soit un autre membre de la Direction). Par leur signature d approbation des transactions, les personnes définies aux al. et cidessus confirment la totale conformité des opérations à la présente directive. Article Changement de gestionnaire Lors du changement d un gestionnaire ou de son remplaçant, le responsable du centre financier transmet au Service financier le numéro de la carte, ainsi que les noms de l'ancien et du nouveau gestionnaire. Le Service financier gère les droits de signature en conséquence et modifie le mot de passe qui permet l'accès à SDG. Article Rôle et responsabilités du Service financier Il est responsable de la commande de nouvelles cartes de crédit d achat et de la destruction de cartes de crédit d achat échues. Il publie les délais de validation des périodes comptables propres aux cartes de crédit d achat. Il contrôle la conformité des transactions par sondages et documente les contrôles effectués. Il comptabilise et numérise les pièces comptables. Il gère : a. la liste des gestionnaires et des remplaçants et la tient à jour ; b. les accès à SDG. 6 Il s assure du bon respect de la présente directive et prend les mesures définies à l art. cidessous. 6 L ensemble de ces contrôles est décrit précisément dans le manuel d utilisation des cartes de crédit d achat. Version.0 /6
LEX.. du.7.0 Article Mesures en cas d opérations non conformes Les mesures en cas d opérations non conformes sont prises : a. par le VPRI pour les cartes de crédit personnelles ; b. par le chef du SF pour les cartes de crédit d achat. Le tableau ci-dessous résume les types de mesures qui peuvent être prises : Type d opération non conforme Achat individuel supérieur aux plafonds fixés aux art. et Le changement de gestionnaire n est pas annoncé au Service financier Le gestionnaire n envoie pas le relevé mensuel au SF (ou de façon incomplète/en retard) Usage abusif de la carte de crédit par des personnes non-autorisées Non-respect des règles de fonctionnement et achats non autorisés Mesure ère fois : avertissement par e-mail au gestionnaire ème fois : blocage de la carte de crédit pendant mois Avertissement par e-mail au gestionnaire Avertissement par e-mail au gestionnaire Blocage de la carte de crédit pendant mois Blocage de la carte de crédit pendant mois Section Règles de sécurité Article Accessibilité et confidentialité La carte de crédit d achat doit être conservée sous clé. Il est interdit de sortir la carte de crédit de l enceinte de l unité. Le numéro de carte de crédit d'achat ne doit pas être divulgué à des tiers et ne doit en aucun cas être reproduit sur un autre support. Article Transmission du numéro de carte de crédit d achat Les données de la carte de crédit d'achat ne peuvent être transmises que sur un site sécurisé. A défaut de site sécurisé, le gestionnaire de carte de crédit est conscient du risque encouru pour la communication des données par fax ou e-mail. Aucun renseignement concernant les données de la carte de crédit d'achat ne peut être transmis en réponse à un appel téléphonique. Article 6 Ordinateurs publics Aucune commande ne doit être effectuée par carte de crédit d'achat à partir d ordinateurs ou de centres de calcul d'accès public. En effet, les données sont stockées temporairement avant d'être transférées et l utilisateur suivant pourrait les consulter. Version.0 /6
LEX.. du.7.0 Section Dispositions finales Article 7 Entrée en vigueur La présente directive est entrée en vigueur le 6 octobre 00, version.0, état au.7.0. Au nom de la Direction de l'epfl: Le Président : La General Counsel : Patrick Aebischer Susan Killias Annexe ment. Version.0 /6
LEX.. du.7.0 Annexe : transactions autorisées Types de transactions Compte budgétaire EPFL Abonnements & achats banques de données 600 Abonnements, livres électroniques 600 Abt revues papiers. 600 Achats de licences 000 Achats doc.et info.s/support num. 6000 Achats et entretien logiciels 00 Achats livres isolés 6000 Honoraires analyses et recherches scientifiques 080 Annonces offres d emplois, frais mise au concours 000 Articles publicitaires (Stylos, montres, T-shirt etc ) 00 Autres frais de transport 0 Autres frais de voyages 0 Mobilier et installations (jusqu à 999 par pièce) 0000 Machines & appareils (jusqu à 999 par pièce) 000 Cadeaux au personnel 0 Frais de téléphonie mobile 00 Consommables informatiques 00 Cotisations payées 8000 Documentation & frais interbibliothèques 600 Entretien - machines et appareils 000 Excursions et musées 0 Fournitures d'atelier 0000 Fournitures de laboratoire 0000 Frais d'avion 000 Frais de port lettre et colis 00 Frais de repas (voyages) 0 Frais de train (billets) 0 Frais de voiture de location 00 Frais d'hébergement (voyages) 0 Frais inscriptions cours, séminaires, conférences 00 Frais médicaux et visas 0 Frais publications/tirés à part 6000 Frais de repas interne 00 Frais réception-représentation.(externes) 00 Honoraires et frais conférenciers 000 Honoraires et prestations informatiques 000 Honoraires traductions/rédactions 00 Matériel électronique 0000 Matériel et fournitures de bureau 00 Matières biologiques et chimiques 0000 Périphériques 00 Réparations hardware 000 Restauration manifestations 000 Version.0 6/6