Instance Nationale de Concertation CNAF Projet de Transformation de la DSI et des fonctions SG/AC Le 5 Mars 2015 Version de travail Projet Février 2015-1
Ordre du jour Avancement des travaux Rappel du calendrier général Projet de Transformation de la DSI et des fonctions SG/AC Les macro-fonctions et leurs activités Présentation de la V1 de l organisation au 1 er juillet Dispositif de communication Dialogue social et accompagnement Février 2015-2
Avancement des travaux Suite à la présentation à l INC du 17 décembre, les travaux se sont poursuivis avec les préfigurateurs selon les différents axes présentés. Sur l organisation de la DSI : les travaux ont permis de mieux définir les activités et les missions attendues pour chaque macro-fonction du SI, les modalités de traitements des processus SI. Ces travaux ont permis d aboutir à un projet d organigramme au 1 er juillet et à des modalités d affectation des personnels au 1 er juillet, pour garantir la continuité d activité de la DSI. Ces travaux ont été complétés avec le SG et l AC sur les conditions opérationnelles de réussite du transfert des activités et des contrats de travail au 1 er juillet. Des communications ciblées ont été organisées. Le SG a commencé à organiser le dialogue social et a démarré les travaux sur l accompagnement des personnels. Les instances de gouvernance (CA de la CNAF et Présidents de Certi) ont été informées de l avancement des travaux. Février 2015-3
Rappel du calendrier général Décembre 2014 Janvier 2015 Février 2015 Mars 2015 Avril 2015 Mai 2015 Juin 2015 Juillet 2015 Direction de programme Définition du plan de transformation RH Pilotage - Communication Pilotage mise en œuvre Conception opérationnelle organisation DSI Organisation et fonctionnement cibles fin de COG et 1er juillet Trajectoire fonctionnement transitoire Préparation bascule Préparation lancement 1er juillet (accompagnement du changement) Lancement déploiement Préparation juridique et administrative et conception impacts SG / AC 1. Achats / marchés / patrimoine 2. Budget 3. Paie Définition cible / Préparation lancement juridique 4. RH (Hors Paie) 5. Comptabilité 6. Gestion locale Préparation lancement Dialogue social National Local 28/01 Information transmise INC 5/03 15/03 1 er consultation Information Evolution structure transmise juridique Avis Evolution structure juridique, principes et méthodologie gestion du projet Négociation protocole accord INC 29/05 2 eme consultation : CDR - éditique Avis Transferts de contrats vers la Caf de proximité des personnels des Centres de ressources rattachés à un Certi et des centres éditique 3 eme consultation : Organisation Cible et transition Organisation au 1 er juillet de la DSI, du SG et de l AC, organisation cible de la DSI, moyens associés et accompagnements projetés Entretiens de transfert de contrats Avis 28-29/01 20/02 22/04 23/06 Gouvernance Institutionnelle Séminaire Administrateurs Réunions Présidents 3/03 7/04 Réunions Présidents 5/05 2/06 Réunions Présidents 8/07 CA CA CA CA CA Février 2015-4
L organisation proposée permet de positionner la DSI face aux enjeux de la proximité, du digital et de la qualité. La nouvelle organisation envisagée pour la DSI est structurée par grands processus informatiques, et a été élaborée selon les principes suivants : Une organisation tournée vers ses utilisateurs, représentée par deux entités : Une direction de la «Relation MOA et pilotage des évolutions du SI», en charge d accompagner les MOA dans la définition de solutions informatiques répondant à leur besoin et de piloter les travaux de bout en bout au sein de la DSI. Une mission de «Définition et suivi du service aux Caf et partenaires», en charge de la relation de proximité avec les CAF et les partenaires. Une priorité portée sur le renforcement de la qualité du système d information et du service délivré aux utilisateurs, avec : La mise en œuvre d une Direction «Qualification et Tests», s attachant à garantir la qualité des livraisons. Une mission «Contrôle interne», chargée d assurer la conformité aux méthodes et aux normes qualité et sécurité. La création d un département de «Support» national applicatif et technique. Une organisation construite pour faciliter la transformation des métiers, des infrastructures et des applications du système d information vers une vision urbanisée digitale : Une mission d «Architecture d entreprise et innovation», en charge de définir la vision urbanisée du SI de la branche famille et de coordonner et dynamiser l innovation digitale de la DSI et des Cafs. Une prise en compte structurelle du monde numérique et de la mobilité, à travers les directions dédiées «Digital et Echanges», ainsi que «Collaboratif et SI support». Une urbanisation de son système d information portée structurellement par des directions d Etudes et développement orientées services et données. Le regroupement, au sein d une direction «Opérations et ingénierie technique», de l ensemble des métiers en charge de l évolution et du maintien en conditions opérationnelles des infrastructures techniques. Février 2015-5
Principes directeurs (1/2) Au 1 er juillet : continuité de leur activité pour les personnels 2 logiques de transformation distinctes entre SI et fonctions support Au 1 er juillet les agents (à quelques exceptions près) continuent leur activité quelle que soit leur affectation et leur rattachement Le rattachement a été déterminé en fonction de l activité principale actuelle de chaque agent et sa correspondance avec les activités cible (4missions transverses et 6 directions) Pour les agents des fonctions support : Les agents dont l activité actuelle est spécifiquement liée à l activité informatique sont affectés à une fonction «pilotage stratégique et gestion opérationnelle» Les autres agents ont vocation à terme à être rattachés soit au SG, soit à l agence Comptable ou encore à la DSI. Ils sont dans l intervalle rattachés à une fonction «Transformation» de la DSI. Cette fonction animera en lien avec le SG un projet spécifique d analyse et d optimisation qui accompagnera les collaborateurs vers leur affectation cible La transformation des métiers SI et celle des fonctions administratives ne suivent pas la même logique La transformation des métiers de la DSI suit une double logique de reconfiguration de l organisation des métiers par domaines et de rationalisation de leur distribution géographique L évolution des fonctions administratives suit une logique d optimisation plus globale qui devra notamment prendre en compte des projets de mutualisation intra ou inter branche en cours ou à venir dans le cadre de l évolution naturelle du réseau Février 2015-6
Principes directeurs (2/2) Régulation et coordination Dispositif d animation locale Des règles et processus garantissant l équité d accompagnement des personnels seront proposés pour accompagner la mise en œuvre de la transformation, notamment des mobilités Une structure dédiée à la transformation sera chargée de leur application, ainsi que de la coordination et de la régulation. Un dispositif d animation locale des sites est envisagé sous 2 formes : Pour les sites qui ne sont pas hébergés par des structures d accueil (type CAF), une fonction équivalente pourrait être maintenue, pour gérer notamment la sécurité des sites et les problèmes de logistique. L animation locale des sites sera prise en charge par l équipe de transformation pour accompagner les personnels (équipes et salariés) Un dispositif pour accompagner les équipes et les individus Un dispositif sera mis en place pour accompagner la transformation, notamment : Application du protocole de décembre 2013 Négociation Ucanss pour préciser et compléter le dispositif, le cas échéant Dispositif de communication structurée, avec possibilité de remonter les questions de tous (Balf spécifique) Février 2015-7
Principes directeurs - Les centres de ressources (CDR) et les centres d éditique Rattachement aux CAF Les CDR et les centres d éditique doivent être tous rattachés à des CAF : Les 4 CDR et les centres d éditique actuellement rattachés à des CERTI devront donc être transférés à des CAF avant le 1er juillet 2015. Le rattachement à des CAF de ces CDR et centres d éditique entrainera le transfert à ces mêmes CAF des contrats des personnels concernés. Dialogue social et communication Les instances représentatives du personnel des CERTI concernés (structures «cédantes») seront consultées sur ces transferts, de même que celle des CAF d accueil. Les actions de communication envers les personnels des CDR et éditique seront coordonnées avec celles destinées aux personnels de la DSI, du SG ou de l AC. Notamment, ces personnels auront accès à la Balf mise en place le 19 février, afin qu ils puissent poser toute question concernant ce projet. Février 2015-8
Quatre missions transverses à DSI «Architecture d entreprise et innovation» Définir la cible fonctionnelle, applicative et technique du «SI d entreprise» de la branche Famille, en alignement avec les priorités métiers / IT intégrées ; Coordonner et dynamiser l innovation digitale de la DSI et des Cafs Garantir la déclinaison de la cible d architecture et de l innovation au sein des projets et services portés par la DSI ; «Contrôle interne» Alimenter le contrôle interne de la branche, sur la sécurité et la conformité du système d informations, la relation avec les autorités d audit ou de certification, l assurance qualité et le respect des méthodes et standards de la DSI. Définir et mettre en œuvre des normes et standards de qualité, de sécurité et de gestion internes à la DSI. «Pilotage stratégique et gestion opérationnelle» Consolider la stratégie de la DSI et piloter la feuille de route des priorités intégrées métier / IT Aligner ces priorités avec les capacités d exécution (les moyens) : gestion des moyens opérationnels de la DSI et des fournisseurs en relation avec les autres directions de la CNAF Assurer la communication de la DSI Piloter la performance via le contrôle de gestion et la consolidation des tableaux de bords de la DSI «Définition et suivi du service aux Caf et partenaires» Homogénéiser et assurer la continuité de la relation de proximité avec les Cafs dans l interaction avec le SI national Animer et offrir un service de proximité pour les développements et besoins locaux Définir et suivre les contrats de services fonctions à développer pour les partenaires Février 2015-9
Les six Directions de la DSI (1/2) «Relation MOA et pilotage des évolutions du SI» «Digital et Echanges» Conseiller et accompagner les maitrises d ouvrage pour finaliser et suivre les expressions de besoin Etre le point contact privilégié des MOA pour les sujets SI Garantir la cohérence transverse des projets et des services développés par la DSI et participer à la cohérence entre les projets déployés nationalement et les applications locales «Prestations et décisionnel» Garantir la conformité du SI à la règlementation, son urbanisation en services métiers et d accès aux référentiels de données, à travers la conception, l évolution et la maintenance des solutions sur les domaines suivants : Prestations individuelles ; Prestations collectives ; Gestion des flux internes et des documents ; Référentiels de données métier ; Décisionnel et Big Data. Déclinaison de l architecture d entreprise pour création d une architecture de service Assurer le support de niveau 3 sur son périmètre. Adapter l offre de service SI aux nouveaux usages numériques, à travers la conception, le développement et la maintenance de solutions digitales répondant aux enjeux d agilité, de mobilité multicanale et de réactivité, sur les domaines suivants : Portails notamment (Internet / extranet comme caf.fr, mobile, téléphonie..) Echanges avec les partenaires Déclinaison de l architecture d entreprise pour les services de distribution, en utilisant si nécessaire les développements agiles Assurer le support de niveau 3 sur son périmètre. «Collaboratif et Système d information support» Enrichir l offre de service SI aux nouveaux besoins collaboratifs et aux enjeux des fonctions de support, à travers la conception, l évolution et la maintenance des solutions sur les domaines suivants : SIRH dimension interbranche Budgétaire et comptable Collaboratif, intranet de branche ainsi que bureautique Outils de gestion du SI (pilotage des projets et des incidents) Assurer le support de niveau 3 sur son périmètre. Février 2015-10
Les six Directions de la DSI (2/2) «Qualification et tests» Garantir la qualité des livraisons à travers une industrialisation des activités de tests : Définir sur l ensemble du périmètre du SI la stratégie de tests en lien avec les directions de la DSI et les métiers Mettre en place les environnements techniques et les données représentatives respectant les contraintes CNIL nécessaires pour le développement, l intégration, la validation, la recette fonctionnelle et technique et la formation ; Réaliser des bilans de validation et des attestations de mise en recette ; Assurer l exécution des processus d intégration / validation : tests techniques et fonctionnels des nouvelles fonctions et de non-régression (tests d intégration, d intégration, de performance, d acceptabilité, de sécurité, de déploiement) ; Suivre le traitement des anomalies durant les étapes d intégration/validation Assurer les tests techniques et les tests de performance «Opérations et ingénierie technique» Projets techniques Construire, maintenir, paramétrer et faire évoluer les socles d infrastructure du SI afin d en garantir l évolutivité. Ce département inclut les experts techniques de la DSI. Participer avec l architecture d entreprise à la définition et à l évolution de l infrastructure technique. Assurer le support de niveau 3 sur son périmètre. Support national Assurer l ensemble des activités de gestion des sollicitations en production via un point d entrée unique Piloter le processus de support (type incident technique et applicatif de niveaux 1 et 2, type requêtes de services et questions) et veiller au respect des conventions de services. Production informatique Assurer la mise en pré-production et en production des solutions recettées, et la gestion des environnements de production (création, configuration, paramétrage ). Gérer les ressources affectées aux environnements Assurer la surveillance des échanges. Réaliser périodiquement des tests de PCA et de PRA Planifier la production quotidienne et superviser la mise à disposition des services utilisateurs Février 2015-11
Mise en place d une Mission dédiée à la transformation de la DSI afin d en assurer le succès. «Transformation de la DSI» La mission «Transformation de la DSI», telle qu envisagée, serait en charge d assurer la continuité de service et d assurer l atteinte d une cible organisationnelle optimisée,, dans le respect des attentes des agents, de leur qualité de vie et des métiers offerts en cible sur chacun des sites, à travers les activités suivantes : Accompagner le changement et piloter la feuille de route de la transformation : Centraliser l ensemble des demandes pour l accompagnement des ressources, soit pour une transformation des métiers dans le cadre de l atteinte de la cible organisationnelle, soit sur le renforcement des compétences lié à l évolution des métiers Etablir avec les directeurs concernés et en relation avec le SG, le plan de formation adapté aux profils des personnels et aux métiers cibles de la DSI ou à l évolution vers des fonctions au sein du SG ou de l AC Participer à l élaboration et mettre en œuvre la stratégie de communication, en coordination avec la MiCom Accompagner le déroulement du dialogue social, en assistance auprès du Secrétariat Général dans le bon déroulement de ce dialogue. Piloter le programme de transformation : définir, planifier, coordonner ou exécuter les actions à mener pour garantir l atteinte de la cible organisationnelle en 2017 L articulation entre les directions et missions de la DSI nécessite une coordination d ensemble. A ce titre, la mission Transformation serait chargée de définir et mettre en œuvre des outils de suivi pour s assurer du bon déploiement du programme de transformation (planning global, suivi des actions et jalons, suivi des réunions, communication, risques, etc.). Février 2015-12
Organigramme Niveau 1 DSI Mission Transformation de la DSI Adjoint Mission Contrôle Interne Mission Architecture d Entreprise et Innovation Mission Pilotage Stratégique et gestion opérationnelle Mission Définition et suivi du service aux Caf et partenaires Direction Direction Direction Direction Direction Direction Relation MOA et pilotage des évolutions du SI Digital et Echanges Prestations et décisionnel Collaboratif et Système d information support Qualification et Tests Opérations et Ingénierie technique Février 2015-13
Propositions d affectations 1er Juillet (sur la base des activités actuelles) - Document provisoire Février 2015-14
Propositions de localisation cible (fin de COG) Février 2015-15
Dispositif de communication Canaux de communication prévus à ce jour Les actions de communication initiées privilégient les vecteurs existants Lettre interne DSI CNAF.COM Mail de communication bimensuelle Lettre des administrateurs Réunion locales et rencontres interpersonnelles faites par les directeurs de centre Cibles : Agents de la DSI (Cnaf et centres) Cibles : Agents de la Cnaf (dont DSI Cnaf, directeurs Caf et chargés de communication) Cibles : Directions de centre (pour diffusion aux agents) Cibles : Administrateurs Cibles : Agents et managers de proximité qui ont néanmoins été complétés par la mise en place d une boîte fonctionnelle permettant l expression directe des agents Principes Directeurs Chaque agent peut poser ses questions librement Chaque agent peut poser ses questions en confiance, anonymement Homogénéité des réponses Les directeurs de centres ont besoin d une vue anonymisée des questions posées dans leur centre Mode opératoire Réception centralisée de toutes les questions Les questions «locales» sont envoyées anonymisées au directeur de centre Les réponses aux questions «nationales» sont inclues dans la communication bimensuelle, écrite centralement pour les centres Les directeurs de centres envoient la communication bimensuelle personnalisée des réponses spécifiques aux questions locales Février 2015-16
Dispositif d accompagnement Les principes structurants pour l accompagnement Une transformation de la DSI et des fonctions SG/AC conduite sur plusieurs années. Une conciliation nécessaire entre les trajectoires individuelles et le pilotage des activités et des projets. Une transformation menée dans le respect des principes fondamentaux issus du protocole de décembre 2013, sans mobilité géographique contrainte. Un socle d accompagnement fixé par le protocole de 2013, qui devra être complété par un accord d adaptation à négocier au niveau de l Ucanss. Une équipe, en cours de dimensionnement, pour accompagner le changement et les mobilités : conduire les entretiens, recueillir les souhaits d évolution et les besoins de formation associés, assurer la communication, déceler les difficultés, ajuster les outils et les moyens Document Projet Février 2015-17
Dialogue social Au niveau national : Information de l INC, en amont du démarrage des processus locaux Amorcé le 17 décembre, le dialogue doit se poursuivre lors des réunions programmées le 5 mars et le 29 mai 2015 La négociation d un protocole d accord en complément de l accord de décembre 2013, pour préciser le dispositif d accompagnement applicable à partir du 1 er juillet La négociation, dans les 15 mois suivant les transferts, d accords d harmonisation suite à la dénonciation automatique des accords existant dans les Certis, par effet du transfert. Au niveau local : Consultation des IRP locales sur plusieurs dossiers en lien avec les transferts d activités vers la CNAF ou les CAF et/ou avec la transformation de la DSI et des fonctions SG/AC 1 ère information consultation 2 nde information consultation 3 ème information consultation Objet de la consultation : Evolution de la structure juridique des organisations Calendrier : consultation en cours Objet de la consultation : Modalités et conséquences du transfert de leurs activités et de leur personnel vers des CAF avant le 30 juin Calendrier : envoi dossier mi-mars Objet de la consultation : Projet de transformation de la DSI et des fonctions SG / AC Calendrier : envoi dossier mi-mars Document Projet Février 2015-18