Vérification interne Vérification du SIRH : Un facilitant de la gestion des ressources humaines Novembre 2010
Table des matières SOMMAIRE EXÉCUTIF... 5 1. INTRODUCTION... 8 1.1 CONTEXTE... 8 1.2 OBJECTIFS... 9 1.3 ÉTENDUE DE LA VÉRIFICATION... 9 1.4 MÉTHODOLOGIE...9 2. ÉNONCÉ D ASSURANCE... 10 3. ÉVALUATION GLOBALE... 11 3.1 CONCLUSION DE LA VÉRIFICATION... 11 3.2 GRILLE D ÉVALUATION... 12 4. OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS... 16 4.1 ATTEINTE DES OBJECTIFS EN MATIÈRE DE RESSOURCES HUMAINES... 16 4.2 L INFORMATION DE GESTION PROVENANT DU SIRH EST ADÉQUATE... 18 4.3 LA CONFIDENTIALITÉ, L INTÉGRITÉ ET LA DISPONIBILITÉ DES DONNÉES... 21 4.4 LA FIABILITÉ ET L INTÉGRITÉ DE L ACHEMINEMENT DES DONNÉES DES AUTRES SYSTÈMES... 22 5. CONCLUSION... 24 ANNEXE CRITÈRES DE VÉRIFICATION... 25
Sommaire exécutif Le Plan stratégique 2008-2013 d Élections Canada décrit les ressources humaines comme un facilitant clé de l atteinte des objectifs stratégiques de l organisme et l un des quatre piliers essentiels au maintien de la confiance du Parlement et des Canadiens. Le secteur des ressources humaines (RH) d Élections Canada a mis en place divers systèmes, outils et processus pour appuyer l enregistrement, le traitement et la déclaration des renseignements sur les ressources humaines. Le Système d information sur les ressources humaines (SIRH) est le principal système de TI. Le but ultime du SIRH est d aider les employés et les gestionnaires d Élections Canada à prendre des décisions en leur fournissant de l information pertinente en temps utile. Afin de répondre aux besoins des petits organismes fédéraux en matière de ressources humaines, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a mis au point le SIRH. Ce système partagé est utilisé par plus de 30 organismes fédéraux. TPSGC, en consultation avec les utilisateurs du système, est chargé de la conception, du maintien et de la mise à jour des fonctionnalités de base du SIRH. Cependant, chaque utilisateur, y compris Élections Canada, est responsable d héberger sa copie de l application du SIRH et de tenir à jour l application et les données propres à l organisme. Une vérification a été effectuée afin de voir dans quelle mesure les processus opérationnels à Élections Canada permettent au SIRH de fournir de l information utile aux gestionnaires. Elle a également servi à évaluer l intégrité des données, l utilité et les limites du SIRH, les rapports de gestion générés par le système, le cadre de contrôle, la régie de l interface avec d autres systèmes et les pratiques exemplaires d autres organismes en lien avec le SIRH. La vérification visait à se pencher davantage sur les processus permettant à la technologie de soutenir les objectifs en RH d Élections Canada plutôt que sur la technologie en soi. La vérification a eu lieu d avril à juillet 2010. Le SIRH contribue grandement à la gestion des effectifs. Le gouvernement songe néanmoins à remplacer le SIRH par un autre système de TI. Indépendamment des capacités fonctionnelles du SIRH ou de tout autre système de TI, la valeur d une telle technologie pour la gestion des ressources humaines dépend de l uniformité des politiques, de l efficacité des processus opérationnels, de la formation et de la sensibilisation des employés de l organisme. Élections Canada continue d accroître sa capacité de gestion des données sur les RH, tant au niveau fonctionnel du secteur des RH qu au niveau des cadres hiérarchiques. La transformation en cours au Secteur des RH comprend des initiatives concrètes, y compris définir les rôles et responsabilités révisés (p. ex. jumeler les bonnes compétences aux rôles correspondants), et élaborer des politiques et procédures de gestion des renseignements assorties d une campagne de sensibilisation visant les gestionnaires à tous les niveaux. Cette transformation est la source de changements importants et dont la mise en œuvre et l entrée en vigueur exigeront du temps. Ces initiatives progressent à bon rythme, mais les lacunes concernant l identification, la communication, la saisie et la validation des renseignements clés sur les ressources humaines dans l ensemble de l organisme limitent la fiabilité et la présentation des données du SIRH en temps utile. À moins que tous les gestionnaires n identifient clairement et ne saisissent en temps Vérification du SIRH, un facilitant de la gestion des ressources humaines 5
opportun les renseignements requis, la qualité des rapports du SIRH continuera de laisser à désirer. La vérification du SIRH visait quatre objectifs. Chacun de ces objectifs ainsi que sa conclusion principale sont énoncés ci-dessous. Premier objectif de la vérification : Déterminer si le SIRH est utilisé de façon efficace et efficiente pour faciliter l atteinte des objectifs en matière de RH. Améliorations modérées requises Quoique la stratégie des ressources humaines et les plans tactiques de transformation soient clairs et bien documentés, il n existe aucune politique ou procédure de gestion des données sur les RH clairement définie et communiquée pour assurer la saisie, dans tout l organisme, de renseignements fiables en temps utile dans le SIRH. La mise en place de telles politiques et procédures améliorerait l efficacité et l efficience du SIRH pour le soutien des objectifs en matière de RH d Élections Canada. Deuxième objectif de la vérification : Déterminer si l information de gestion provenant du SIRH répond adéquatement aux besoins d Élections Canada au chapitre des RH. Améliorations mineures requises Le SIRH soutient plus de 80 rapports types sur les RH ainsi qu une capacité quasi illimitée de rapports personnalisés. Élections Canada compte largement sur cette capacité en raison de la grande variété de demandes d information provenant des gestionnaires de l organisme. On s affaire encore à définir les procédures pour identifier l information type sur les RH dont les gestionnaires ont besoin afin de produire des rapports et prendre des décisions, et pour recueillir régulièrement les données auprès des cadres hiérarchiques. Le nouveau tableau de bord des RH (rapport sur la Santé d'élection Canada: Tendances en Ressources Humaines) est toutefois un premier pas encourageant, puisqu il permet de suivre au fil du temps les renseignements clés sur le rendement. Une fois qu on aura identifié l information type, on pourra mettre au point des procédures d assurance de la qualité des données et concevoir des rapports de gestion supplémentaires afin de suivre les progrès en fonction des objectifs et d en rendre compte. En conclusion, la fonctionnalité qui génère l information de gestion est adéquate, mais les processus opérationnels requis pour assurer la fiabilité et la saisie des données en temps voulu dans le SIRH représentent un défi pour ce qui est de produire de l information de gestion pertinente qui répond aux besoins en RH de l organisme. Troisième objectif de la vérification : Déterminer si le cadre de contrôle en place est adéquat et efficace pour protéger la confidentialité, l intégrité et la disponibilité des données du SIRH. Satisfaisant Les rôles et responsabilités liés au SIRH sont bien documentés, compris et appliqués, incluant une répartition adéquate des tâches et un contrôle de l accès logique et physique aux serveurs et aux données. Cela s effectue par le truchement de politiques et de procédures, ainsi que de protocoles et de contrôles intégrés à l application du SIRH. Les procédures de sauvegarde des services de TI suffisent pour garantir l accès aux données du SIRH, tout en minimisant les Vérification du SIRH, un facilitant de la gestion des ressources humaines 6
risques de perte de données. Conclusion : le cadre de contrôle en place est adéquat et efficace pour protéger la confidentialité, l intégrité et la disponibilité des données du SIRH. Objectif de vérification 4 : Évaluer la fiabilité et l intégrité de l acheminement des données des autres systèmes dont dépend le SIRH. En tant qu outil de gestion des ressources humaines, le SIRH dépend entièrement de renseignements exacts, fiables et à jour provenant des différents secteurs de l organisme. Même si l élaboration de politiques et procédures de gestion des renseignements est en cours et progresse à bon rythme, l absence de politiques et de procédures comprises de manière uniforme mène à des données erronées dans le SIRH, à un manque de concordance entre les gestionnaires ou secteurs et le secteur des RH, et à des perceptions négatives de l utilité et de la fiabilité du SIRH. En conclusion, les données saisies dans le SIRH ne sont pas suffisamment fiables pour soutenir une reddition de comptes et un processus décisionnel efficaces. Recommandations Afin d améliorer la gestion des renseignements sur les RH et la fiabilité des rapports, la priorité d Élections Canada devrait être la création de politiques et de processus opérationnels homogènes et standardisés pour assurer la saisie exacte, fiable et à jour de renseignements sur les RH dans l ensemble de l organisme. À cette fin, quatre recommandations sont présentées : Améliorations modérées requises Élaborer des politiques et des processus opérationnels à l appui d une indentification, communication, saisie et validation efficaces des renseignements sur les RH qui sont importants pour les gestionnaires de l organisme. Mettre au point un cadre officiel d assurance de la qualité des données du SIRH pour appuyer et surveiller l amélioration de la qualité, de la fiabilité et de la saisie en temps utile des renseignements. Créer un programme de sensibilisation et d éducation détaillé visant à assurer un haut niveau d implication des cadres hiérarchiques, afin de soutenir la mise en œuvre, la compréhension et l adoption de politiques et de processus opérationnels sur la gestion des données de RH. Établir une série de rapports types du SIRH répondant aux besoins courants de gestion des cadres hiérarchiques, et leur faciliter l accès à ces rapports de façon à mieux faire connaître leur existence au sein de l organisme et à minimiser les demandes de rapports personnalisés. Vérification du SIRH, un facilitant de la gestion des ressources humaines 7
1. Introduction 1.1 Contexte Le Plan stratégique 2008-2013 d Élections Canada décrit les ressources humaines comme un facilitant clé de l atteinte des objectifs stratégiques de l organisme et l un des quatre piliers essentiels au maintien de la confiance du Parlement et des Canadiens. Outre son personnel permanent, Élections Canada doit compter sur des employés occasionnels, temporaires et contractuels ainsi que sur les heures supplémentaires du personnel de base, surtout en période de pointe, notamment pour la préparation et la conduite des scrutins. La succession de gouvernements minoritaires et d importantes réformes législatives alourdissent la tâche du personnel. Le Secteur des ressources humaines (RH) d Élections Canada a en place divers systèmes, outils et processus pour appuyer l enregistrement, le traitement et la déclaration des renseignements sur les RH. Ces systèmes aident les employés et les gestionnaires d Élections Canada à prendre des décisions en leur fournissant de l information pertinente en temps utile. À Élections Canada, le SIRH est le système de TI principal pour la gestion de ses ressources humaines. Afin de répondre aux besoins en RH des petits organismes fédéraux, TPSGC a mis au point le SIRH. Ce système partagé est utilisé par plus de 30 organismes fédéraux. TPSGC, en consultation avec les utilisateurs du système, est chargé de la conception, du maintien et de la mise à jour des fonctionnalités de base du SIRH. Chaque utilisateur, y compris Élections Canada, est toutefois responsable d héberger sa copie de l application du SIRH et de tenir à jour l application et les données propres à l organisme. Le SIRH procure toutes les fonctionnalités essentielles à la gestion des RH des petits organismes gouvernementaux en ce qui concerne la classification, la dotation, les congés et la formation, ainsi que les transactions informationnelles sur les langues officielles, les conflits d intérêts, les évaluations de rendement, l éducation, la sécurité et la gestion de carrière. Le SIRH est entièrement bilingue, répond aux besoins des organismes centraux et soutient la transmission électronique des données vers d autres systèmes, de sorte que l information puisse être utilisée pour divers types de rapport de gestion. L application permet la production de rapports types et personnalisés; elle est reliée aux systèmes de gestion des salaires, de feuilles de calcul et de bases de données, ce qui facilite la préparation de rapports spéciaux. Le SIRH comprend aussi une bibliothèque d aide en direct, le guide de l utilisateur et une formation informatisée pour chaque module. Élections Canada compte entreprendre un projet d examen de tous ses systèmes intégrés, y compris le SIRH, dont il se sert principalement pour la gestion de ses ressources humaines, même si le gouvernement fédéral songe à remplacer le SIRH par un autre système de TI. Le moment choisi pour la présente vérification est approprié, vu l intention d Élections Canada de revoir ses systèmes. Qu il opte pour le SIRH ou pour tout autre système, l organisme doit se doter d un processus adéquat et efficace pour la gestion des renseignements concernant ses ressources humaines. Vérification du SIRH, un facilitant de la gestion des ressources humaines 8
1.2 Objectifs L objectif général de cette vérification est de fournir une assurance raisonnable que le cadre de contrôle de gestion en place pour le SIRH répond adéquatement et efficacement aux besoins d Élections Canada en matière de ressources humaines. Plus précisément, la vérification déterminera : si le SIRH est utilisé de façon efficace et efficiente pour faciliter l atteinte des objectifs en matière de RH; si l information de gestion provenant du SIRH répond adéquatement aux besoins d Élections Canada au chapitre des RH; si le cadre de contrôle en place est adéquat et efficace pour protéger la confidentialité, l intégrité et la disponibilité des données du SIRH; si la fiabilité et l intégrité de l acheminement des données des autres systèmes dont dépend le SIRH sont suffisantes. 1.3 Étendue de la vérification La vérification porte sur les processus mis en place pour la gestion des renseignements sur les ressources humaines saisis dans le SIRH. Elle évalue également l intégrité des données, l utilité et les limites du SIRH, les rapports de gestion générés par le système, le cadre de contrôle, la régie de l interface avec d autres systèmes et les pratiques exemplaires d autres organismes en lien avec le SIRH. La vérification a eu lieu d avril à juillet 2010. 1.4 Méthodologie La méthodologie de la vérification est conforme aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l Institut des vérificateurs internes. La méthodologie a nécessité l examen d un ensemble important de documents, y compris plus de 40 textes et rapports différents englobant la stratégie des ressources humaines de l organisme, les politiques et procédures du SIRH, les évaluations de sécurité et des modèles de rapport. En outre, une série complète d entrevues, dont de nombreux entretiens avec des intervenants clés, a été réalisée afin d assurer la prise en compte et la compréhension de tous les éléments probants. Durant la phase de vérification sur place, 30 entrevues distinctes ont été menées auprès des intervenants d Élections Canada (y compris les gestionnaires du Secteur des RH, le personnel de la Direction de la TI et les utilisateurs du SIRH), de TPSGC et, à des fins d analyse comparative, d autres organismes fédéraux de taille semblable qui ont également recours au SIRH. Le processus de vérification interne s est déroulé en trois phases: la planification, l examen et le rapport. Chaque étape a fait l objet d un examen d assurance de la qualité. La planification et la l examen ont été effectués conformément aux normes professionnelles et aux cadres législatifs et stratégiques, afin de s assurer que les résultats et les conclusions de la vérification soient appropriés et cohérents par rapport aux renseignements recueillis. Vérification du SIRH, un facilitant de la gestion des ressources humaines 9
2. Énoncé d assurance Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, je suis d avis que les procédures de vérification utilisées et les éléments probants recueillis sont appropriés et suffisants pour appuyer l opinion formulée dans le présent rapport. Cette opinion repose sur une comparaison des conditions qui prévalaient au moment de la vérification, et avec les critères de vérification préétablis avec la direction. Les conclusions ne s appliquent qu à l entité examinée, telle que décrite à la section «Étendue de la vérification» de ce rapport. Vérification du SIRH, un facilitant de la gestion des ressources humaines 10
3. Évaluation globale 3.1 Conclusion de la vérification Cette section présente la conclusion générale pour chaque objectif de vérification. Faciliter l atteinte des objectifs en matière de ressources humaines Le processus de gestion des données du SIRH est généralement suffisant pour soutenir les objectifs de l organisme liés aux RH. Le SIRH contribue grandement à la gestion des effectifs et est utilisé par plus de 30 ministères et organismes fédéraux. Cependant, tout système de TI servant à gérer les renseignements sur les RH dépend de l identification des renseignements clés, de la qualité des données et des rapports qui supportent la prise de décisions. Il est donc important d établir et de documenter les processus opérationnels requis pour gérer ces renseignements, en plus d identifier les renseignements clés sur lesquels fonder les décisions et de mettre au point un processus approprié d assurance de qualité. À moins que tous les gestionnaires n identifient clairement et ne saisissent en temps opportun les renseignements requis, la qualité des rapports du SIRH continuera de laisser à désirer. Le Secteur des RH modifie certaines de ses pratiques, et les changements donnent de bons résultats. Depuis quelques années, la qualité et l utilisation des renseignements sur les RH se sont nettement améliorées. Les données sont utilisées de façon plus constante et proactive par la haute direction pour l aider à prendre des décisions de planification et en fonction des priorités. Le nouveau tableau de bord des RH mentionné précédemment en est un bon exemple. Cependant, les processus opérationnels que nous employons pour traiter les données dans le SIRH pourraient être améliorés afin de faciliter davantage l atteinte des objectifs d Élections Canada liés aux RH. S assurer que l information de gestion provenant du SIRH est adéquate Le système de TI utilisé pour gérer les renseignements sur les RH devrait fournir de l information de gestion permettant d étayer adéquatement la prise de décisions. Le SIRH soutient plus de 80 rapports types sur les RH, ainsi qu un nombre quasi illimité de rapports personnalisés. Élections Canada compte largement sur cette capacité en raison de la grande variété de demandes d information sur les RH provenant des gestionnaires de l organisme. Afin de maximiser l efficience des rapports, il faut d abord identifier l information clé requise par l organisme pour atteindre ses objectifs. On pourra ensuite mettre au point des processus opérationnels adéquats et des procédures d assurance de la qualité pour suivre les renseignements clés et en faire rapport. En conclusion, la fonctionnalité qui génère l information de gestion est adéquate, mais les processus opérationnels requis pour assurer la fiabilité et la saisie des données en temps voulu dans le SIRH représentent un défi pour ce qui est de produire de l information de gestion pertinente à l appui de la planification et de la prise de décisions sur les ressources humaines. Par conséquent, il importe de concevoir un programme de sensibilisation et d éducation détaillé visant à assurer un haut niveau d implication des cadres hiérarchiques. Un tel programme soutiendrait la mise en œuvre et la compréhension de politiques et de processus opérationnels liés à la gestion des données, en plus de rehausser la qualité des renseignements versés dans le SIRH. Vérification du SIRH, un facilitant de la gestion des ressources humaines 11
Protéger la confidentialité, l intégrité et la disponibilité des données Les rôles et responsabilités liés au SIRH sont bien documentés, compris et appliqués, incluant une répartition adéquate des tâches et un contrôle de l accès logique et physique aux serveurs et aux données. Cela s effectue par le truchement de politiques et de procédures, ainsi que de protocoles et de contrôles intégrés à l application SIRH. En conclusion, le cadre de contrôle en place est adéquat et efficace pour protéger la confidentialité, l intégrité et la disponibilité des données du SIRH. Assurer la fiabilité et l intégrité de l acheminement des données des autres systèmes Les cadres hiérarchiques d Élections Canada connaissent généralement leur responsabilité à l égard des RH et comprennent les processus de base dans ce domaine. La compréhension des méthodes de gestion des données varie toutefois d un gestionnaire à l autre. En tant qu outil de gestion des RH, le SIRH dépend entièrement de renseignements exacts, fiables et à jour provenant des différents secteurs de l organisme. L élaboration de politiques et procédures de gestion des renseignements pour les activités transactionnelles de RH est en cours et progresse à bon rythme. Cependant, l absence de politiques et de procédures comprises de manière uniforme et appuyant une collecte plus stratégique de renseignements sur les RH mène à des données erronées dans le SIRH, à un manque de concordance entre les gestionnaires ou secteurs et le Secteur des RH, et à des perceptions négatives de l utilité et de la fiabilité du SIRH. Il y aurait lieu également d élaborer et de documenter des politiques et des procédures sur la saisie et la validation des données, et de les assortir d un cadre approprié de contrôle de qualité. 3.2 Grille d évaluation La cote et les explications correspondantes résument la situation actuelle pour chaque critère de vérification. Critère Cote Explications Recommandation Objectif 1 Gouvernance Plans et objectifs L utilisation du SIRH est efficiente et efficace pour atteindre les objectifs en matière de RH. G Il existe une stratégie des RH (2009-2013), qui découle directement du plan stratégique d Élections Canada. Le plan stratégique décrit les RH comme un facilitant clé essentiel. Il inclut des plans et des objectifs opérationnels à l appui de la stratégie des RH, y compris une nouvelle structure du Secteur des RH pour soutenir le recours stratégique aux renseignements sur les RH en vue d atteindre les objectifs de l organisme. Vérification du SIRH, un facilitant de la gestion des ressources humaines 12
Critère Cote Explications Recommandation Politiques et procédures relatives au SIRH Gestion des risques associés au SIRH Objectif 2 Disponibilité des rapports du SIRH Mesures du rendement à l égard du SIRH Y L élaboration de politiques et de procédures est en cours. Cependant, les processus opérationnels doivent être améliorés afin d assurer l accès à de l information de gestion fiable et en temps voulu. Il faut clarifier les rôles et les responsabilités en matière de gestion des données. O Les questions relatives aux risques et à la qualité des données sont traitées au fur et à mesure, mais il n existe aucun cadre officiel de gestion des risques pour appuyer l utilisation efficace et efficiente du SIRH en tant que facilitant de la gestion des RH. Les risques liés à la qualité, la fiabilité et la saisie en temps opportun des données dans le SIRH continuent d exister et de limiter l utilité des rapports, sans toutefois avoir été identifiés ou atténués officiellement au moyen d un processus d assurance de la qualité. L information de gestion provenant du SIRH répond adéquatement aux besoins en RH. Y Le SIRH peut produire plus de 80 rapports types ainsi que des rapports personnalisés, ce qui devrait satisfaire à la vaste majorité des besoins courants en gestion des RH. D autres organismes semblables utilisent les rapports types et personnalisés du SIRH pour tous leurs besoins en gestion des RH. Ils exploitent le SIRH de façon stratégique pour soutenir directement leur vision et leurs objectifs en matière de RH. Élections Canada commence à peine à utiliser les rapports stratégiques sur les tendances en RH. B Le recours aux mesures du rendement à l égard du SIRH est limité. Le personnel du SIRH produit un très grand nombre de rapports personnalisés sur les RH, à la demande des gestionnaires. Cela entraîne une charge de travail importante, ce qui perpétue une utilisation réactive et transactionnelle plutôt que stratégique de l outil. Il n y a pas de compréhension commune ou constante de la façon dont les rapports types et personnalisés contribuent à l atteinte des objectifs de l organisme et de RH. Le nouveau tableau de bord des RH est un pas important dans la bonne direction. Il identifie les renseignements clés à surveiller et en assure la collecte efficace, tout en facilitant l assurance de la qualité et les rapports liés aux mesures du rendement. R1 Élaborer des politiques et des processus opérationnels R2 Mettre au point un cadre officiel d assurance de la qualité R1 Élaborer des politiques et des processus opérationnels R3 Concevoir un programme de sensibilisation et d éducation R4 Établir et diffuser une série de rapports types du SIRH Vérification du SIRH, un facilitant de la gestion des ressources humaines 13
Critère Cote Explications Recommandation Autres rapports sur les RH Objectif 3 Rôles et responsabilités liés au SIRH Répartition des tâches Sécurité des données du SIRH Objectif 4 Formation des employés Responsabilité des gestionnaires liée aux RH G Les rapports de gestion (notamment le tableau de bord) puisent de l information pertinente de sources variées, y compris les Services de rémunération. L information n est pas produite en double. La confidentialité, l intégrité et la disponibilité des données du SIRH sont protégées. G Les rôles liés au SIRH sont définis clairement, appliqués et compris grâce aux protocoles et aux contrôles intégrés à l application du SIRH. G La répartition des tâches est appliquée de façon telle que les dédoublements sont peu probables. G Les contrôles de comptes d utilisateur du SIRH sont suffisants pour assurer un niveau raisonnable de sécurité des données. L accès physique à l application et aux données du SIRH est rigoureusement contrôlé par l entremise des politiques et procédures actuelles de TI. Tous les renseignements liés à l application et à la base de données sont sauvegardés selon les politiques d Élections Canada. Le risque de perte des données du SIRH est minime. La fiabilité et l intégrité de l acheminement des données des autres systèmes dont dépend le SIRH sont suffisantes. Y Même si le personnel du SIRH fournit couramment des conseils et un appui solide, les gestionnaires n utilisent pas de façon systématique les procédures officielles de gestion des données sur les RH. À cet égard, les entrevues révèlent un faible niveau de compréhension générale chez les cadres hiérarchiques. Il en résulte une panoplie d approches utilisées par les gestionnaires, ce qui entraîne de l information erronée dans le SIRH et des perceptions négatives quant à l utilité et la fiabilité du SIRH. B En règle générale, les gestionnaires d Élections Canada comprennent leur responsabilité liée aux RH et connaissent les processus de base dans ce domaine. R3 Concevoir un programme de sensibilisation et d éducation R4 Établir et diffuser une série de rapports types du SIRH R1 Élaborer des politiques et des processus opérationnels R3 Concevoir un programme de sensibilisation et d éducation Vérification du SIRH, un facilitant de la gestion des ressources humaines 14
Critère Cote Explications Recommandation Mesures de contrôle du transfert des données Y L élaboration de processus et de listes de validation pour la saisie de données est en cours, mais le travail n est pas terminé. L absence de procédures et de processus opérationnels sur la saisie et la validation des données est une source de préoccupation importante pour ce qui est d assurer la fiabilité des données du SIRH. R1 Élaborer des politiques et des processus opérationnels R2 Mettre au point un cadre officiel d assurance de la qualité G B Y O R Gr Satisfaisant Améliorations mineures requises Améliorations modérées requises Améliorations importantes requises Insatisfaisant Impossible à évaluer Vérification du SIRH, un facilitant de la gestion des ressources humaines 15
4. Observations et recommandations Cette section présente les détails relatifs à chaque observation, conclusion et recommandation résultant du processus de vérification. 4.1 Atteinte des objectifs en matière de ressources humaines 4.1.1 Gouvernance Plans et objectifs Des plans opérationnels et un plan stratégique sur les ressources humaines sont en place. Le Plan stratégique 2008-2013 d Élections Canada décrit les ressources humaines comme un facilitant clé de l atteinte des objectifs stratégiques de l organisme et l un des quatre piliers essentiels au maintien de la confiance du Parlement et des Canadiens. Un plan stratégique sur les ressources humaines existe pour la période 2009-2013 et découle directement du plan stratégique général. Il définit les RH comme un facilitant essentiel à l atteinte des objectifs stratégiques généraux, et comprend des objectifs et des plans opérationnels à l appui de cette stratégie. D un point de vue stratégique, la haute direction utilise les renseignements sur les RH de façon plus constante et proactive qu avant, ce qui l aide à planifier et à établir les priorités. Un bon exemple est le tableau de bord des RH, qui donne des directives sur le type de données qui sont essentielles à l amélioration de la gestion des RH. La nouvelle structure du Secteur des RH appuie le recours stratégique aux données de RH en vue d atteindre les objectifs de l organisme. 4.1.2 Politiques et procédures relatives au SIRH Les procédures de gestion des renseignements sur les RH sont en cours d élaboration. Élections Canada continue d accroître sa capacité de gestion des renseignements sur les RH tant au niveau stratégique que tactique. Identifier l information clé que les gestionnaires devront utiliser est une étape essentielle à la bonne gestion de ces données. La mise en œuvre, ces dernières années, de plans de RH a permis d améliorer considérablement la qualité et l utilisation des renseignements sur les RH. L organisme tire profit de l amélioration de la qualité des données qui découle des initiatives visant à examiner et à corriger l information du SIRH. Les processus opérationnels utilisés pour la collecte et la validation des données pourraient toutefois être améliorés, afin de mieux soutenir les objectifs d Élections Canada en matière de RH. Il est important d avoir des politiques et des procédures appropriées pour assurer la saisie dans le SIRH de renseignements fiables en temps utile à l échelle de l organisme. Bien que des politiques et procédures adéquates soient en place pour assurer l utilisation efficace de l application du SIRH par le Secteur des RH, on n a pas encore établi de processus opérationnels à l appui d une identification, collecte, saisie et validation efficaces et en temps utile des renseignements par les gestionnaires opérationnels. Par surcroît, les cadres hiérarchiques n ont pas tous la même compréhension des procédures en place, et ils n adhèrent pas tous aux politiques de gestion des renseignements sur les RH. Vérification du SIRH, un facilitant de la gestion des ressources humaines 16
Il existe un processus de validation des données, qui s effectue au moyen d une vérification manuelle des rapports semestriels et annuels envoyés aux agents administratifs pour chaque secteur. Cependant, il ne permet pas de cerner en temps utile les problèmes d intégrité des données, et repose entièrement sur l attention, les connaissances et la rétroaction des agents. Recommandation 1. Élaborer des politiques et des processus opérationnels à l appui d une indentification, communication, saisie et validation efficaces des renseignements sur les RH qui sont importants pour les gestionnaires de l organisme. Réponse de la direction Responsable : Directeur Adjoint, Politiques, Planification et Rapports La direction est d accord avec cette recommandation. Un guide complet décrivant les procédures de gestion des données du système d information pour les diverses sections des RH sera préparé et distribué à tout le personnel du Secteur des RH. Le Guide rapide de l utilisateur du Libre-service pour la gestion des congés sera révisé, et les mises à jour seront communiquées aux employés et aux gestionnaires. Date d achèvement prévue : 30 septembre 2011 4.1.3 Gestion des risques associés au SIRH Il n existe aucun cadre officiel de gestion des risques à l appui du SIRH. Le personnel du SIRH a officieusement identifié certains risques liés, entre autres, à la validation des données, et a adopté des mesures d atténuation, y compris vérifier les rapports afin de cerner les problèmes de qualité. Cependant, il n existe pas de document ou de procédure concernant la l identification, l évaluation ou la gestion des risques associés au SIRH. La gestion des risques s effectue donc de façon ponctuelle. Par exemple, même si la validation des données (une forme d assurance de la qualité ou de gestion des risques) est effectuée aux deux mois et annuellement, il n y a aucun mécanisme officiel ou permanent en place pour atténuer les risques quant à la qualité de chaque transaction. Les risques liés à la qualité, à la fiabilité et la saisie en temps utile des données dans le SIRH continuent d exister et de limiter l utilité des rapports fondés sur ces données et leur utilisation en tant qu outils de gestion. Recommandation 2. Mettre au point un cadre officiel d assurance de la qualité des données du SIRH pour appuyer et surveiller l amélioration de la qualité, la fiabilité et la saisie en temps opportun des renseignements. Réponse de la direction Responsable : Directeur Adjoint, Politiques, Planification et Rapports La direction est d accord avec cette recommandation. Vérification du SIRH, un facilitant de la gestion des ressources humaines 17
Le cadre d assurance de la qualité des données du SIRH sera revu, documenté et renforcé conformément aux recommandations de l équipe de vérification. La version révisée du cadre exposera la méthodologie et la fréquence des contrôles de qualité. De plus, elle énoncera une stratégie pour communiquer au personnel les leçons apprises afin de réduire le taux d erreurs relatives à la saisie de données dans le SIRH. Date d achèvement prévue : 31 décembre 2011 4.2 L information de gestion provenant du SIRH est adéquate 4.2.1 Disponibilité des rapports du SIRH L utilisation du SIRH s est généralement limitée aux activités transactionnelles. Le SIRH soutient plus de 80 rapports types sur les RH, ainsi qu une capacité quasi illimitée de rapports personnalisés. Bien que la fonctionnalité qui génère l information de gestion soit adéquate, Élections Canada compte largement sur cette capacité en raison de la grande variété de demandes d information sur les RH provenant des gestionnaires de l organisme. En dépit de la capacité évidente de produire des rapports avec le SIRH et à l interne (qu il s agisse de rapports types ou de rapports personnalisés basés sur des critères particuliers) pouvant soutenir les plans de RH et assurer une concordance avec les grands objectifs stratégiques de l organisme, l absence de renseignements fiables, précis et à jour dans le SIRH rend les rapports de gestion nettement insuffisants pour répondre aux besoins de l organisme en matière de ressources humaines. Une des étapes clés pour améliorer la disponibilité des rapports du SIRH consiste à identifier les renseignements importants qui sont requis dans les rapports de gestion afin de permettre la collecte d information en temps utile. L organisme commence à peine à définir les renseignements stratégiques clés sur ses ressources humaines. Par exemple, l initiative de produire un tableau de bord des RH (le rapport sur la Santé d'élections Canada: Tendances en Ressources Humaines), qui comprend des renseignements tirés du SIRH a récemment été complété et approuvé. Éventuellement, le SIRH sera utilisé pour générer certains renseignements types exigés pour ce nouveau rapport. Pour l instant, le fait qu on ne considère pas toujours le SIRH comme un facilitant perpétue une utilisation réactive et transactionnelle de l outil, et entrave la possibilité d y recourir plus stratégiquement dans le but de cerner l information nécessaire à la gestion des ressources humaines. L organisme devrait veiller à examiner de façon périodique les renseignements clés dont il a besoin aux fins des rapports sur les ressources humaines. Recommandation Voir la recommandation 1 ci-dessus. Vérification du SIRH, un facilitant de la gestion des ressources humaines 18
D autres organismes qui utilisent le SIRH ont démontré que l information de gestion disponible à partir du système répond adéquatement à leurs besoins liés aux RH. Dans d autres organismes fédéraux de taille semblable, le SIRH est employé de manière stratégique pour soutenir directement la vision de l organisme et l atteinte de ses objectifs en matière de RH. Par exemple, certains l utilisent régulièrement pour produire un ensemble de rapports types à l intention de leurs cadres hiérarchiques. Ces rapports procurent aux gestionnaires des renseignements précis en temps utile sur leur personnel, ce qui leur permet : a) de valider l information de façon continue et de porter toute divergence à l attention du service des RH; b) de mieux comprendre la nature stratégique de la fonction des RH et le fait qu elle dépend de la prestation en temps utile de données fiables et précises par les gestionnaires; c) de mieux planifier et surveiller les besoins changeants de leurs ressources humaines et de s y adapter au fil du temps. Recommandation 3. Créer un programme de sensibilisation et d éducation détaillé visant à assurer un haut niveau d implication des cadres hiérarchiques, afin de soutenir la mise en œuvre, la compréhension et l adoption de politiques et de processus opérationnels sur la gestion des données de RH. Réponse de la direction Responsables : Directeur Adjoint, Politiques, Planification et Rapports et Directeur Adjoint, Développement et Gestion des compétences La direction est d accord avec cette recommandation. Un programme de sensibilisation et d éducation sera développé, incluant des messages clés et des éléments adaptés aux divers intervenants dans l assurance de la qualité des données du SIRH, y compris les gestionnaires, le personnel du Secteur des RH et les agents administratifs. Date d achèvement prévue : 31 mars 2012 Recommandation 4. Établir une série de rapports types du SIRH répondant aux besoins courants de gestion des cadres hiérarchiques et faciliter l accès, afin de mieux faire connaître leur existence au sein de l organisme et à minimiser les demandes de rapports personnalisés. Réponse de la direction Responsable : Directeur Adjoint, Politiques, Planification et Rapports La direction est d accord avec cette recommandation. Une nouvelle liste de rapports types du SIRH sera établie en fonction de l information clé identifiée par les gestionnaires lors des consultations entourant le tableau de bord des RH. Le SIRH sera donc reprogrammé pour faciliter la production de rapports destinés aux gestionnaires conformément au cycle de planification d Élections Canada. Date d achèvement prévue : 31 mars 2012 Vérification du SIRH, un facilitant de la gestion des ressources humaines 19
4.2.2 Mesures du rendement à l égard du SIRH Les procédures pour assurer l indentification et la collecte régulière des renseignements sur les RH par tous les gestionnaires ne sont pas encore au point. Le nouveau tableau de bord des ressources humaines (le rapport sur la Santé d'élection Canada: Tendances en Ressources Humaines) est néanmoins une première étape positive. Il permettra de suivre au fil du temps les renseignements clés, ainsi que les données principales sur le rendement des RH. Une fois qu on aura identifié l information plus détaillée sur les RH, on pourra concevoir des mesures du rendement afin de surveiller la mise en œuvre et l application des politiques et procédures de gestion des données. On pourra alors faire rapport sur le rendement en fonction des mesures et indicateurs du rendement et surveiller les progrès accomplis par rapport aux objectifs de RH. Comme il a été dit précédemment, des politiques et procédures adéquates sont en place pour assurer l utilisation efficace de l application du SIRH par le Secteur des RH, mais le recours aux mesures du rendement à l égard du SIRH est limité. Le personnel du SIRH produit un très grand nombre de rapports personnalisés sur les RH, à la demande des gestionnaires. Cela entraîne une charge de travail importante, ce qui perpétue une utilisation réactive et transactionnelle plutôt que stratégique de l outil. Suivre les données officielles sur le rendement du personnel du SIRH quant à la manière dont il occupe son temps permettrait de justifier davantage une utilisation plus stratégique du SIRH en tant que facilitant de la gestion des RH et pour l atteinte des objectifs dans ce domaine. 4.2.3 Autres rapports sur les ressources humaines Le Secteur des RH à Élections Canada a mis en place divers systèmes, outils et processus pour appuyer l enregistrement, le traitement et la déclaration des renseignements sur les RH. Élections Canada utilise principalement le SIRH pour la gestion de ses ressources humaines, car ce dernier procure toutes les fonctionnalités de base dont ont besoin les petits organismes gouvernementaux pour la classification, la dotation, les congés et la formation, ainsi que les transactions informationnelles sur les langues officielles, les conflits d intérêts, les évaluations de rendement, l éducation, la sécurité et la gestion de carrière. Le SIRH est relié aux systèmes de gestion des salaires, de feuilles de calcul et de bases de données, ce qui facilite la préparation de rapports spéciaux. Bien que le SIRH soit la principale source de données pour la vaste majorité des rapports de gestion des RH, certains besoins d information de gestion obligent le Secteur des RH à recourir à d autres sources de données. Le nouveau tableau de bord (le rapport sur la Santé d'élection Canada: Tendances en Ressources Humaines), par exemple, puise les renseignements requis de sources diverses, y compris les Services de rémunération. Cela dit, la vérification a conclu que le SIRH est considéré comme la principale source de renseignements sur les RH à Élections Canada, et que l information du SIRH n est pas reproduite dans d autres systèmes. Cette approche simplifie énormément la collecte et l utilisation des données à l échelle de l organisme en réduisant le risque de dédoublements et d incohérences (p. ex. des données semblables gardées à plusieurs endroits). Vérification du SIRH, un facilitant de la gestion des ressources humaines 20
4.3 La confidentialité, l intégrité et la disponibilité des données 4.3.1 Rôles et responsabilités liés au SIRH Il y a des politiques et des procédures en place pour assurer la confidentialité, l intégrité et la disponibilité des données du SIRH. Les rôles des administrateurs et des utilisateurs du SIRH sont définis clairement et appliqués par le truchement de protocoles et de contrôles d accès intégrés à l application du SIRH. Ces rôles et responsabilités ont été identifiés et introduits au fil des ans par TPSGC à la suite de discussions avec les organismes gouvernementaux qui utilisent l application. Les rôles administratifs normalisés à l égard du SIRH sont définis et décrits clairement dans la documentation du SIRH accessible aux usagers. Les entrevues indiquent que tous les intervenants comprennent bien leurs rôles respectifs et que le système de contrôles logiciels délimite efficacement les rôles. La façon dont la répartition des tâches est appliquée par le SIRH rend les dédoublements peu probables. Citons, à titre d exemple, le Libre-service du SIRH pour la gestion des congés. Les employés d Élections Canada utilisent cette application souvent et généralement de manière uniforme. Les rôles, les responsabilités et les privilèges d accès attribués aux administrateurs, gestionnaires et usagers du SIRH sont clairs et appliqués grâce aux contrôles intégrés directement dans le SIRH. Les personnes interviewées ont une compréhension assez uniforme des responsabilités et des processus de base liés aux RH comme la Demande de services en personnel (DSP) et savent à qui s adresser. Les entrevues avec la Direction de la TI ont également révélé que les contrôles d accès et les outils de cette direction diffèrent de ceux des administrateurs du SIRH. Par conséquent, la Direction de la TI n a aucun accès direct aux données du SIRH et ne peut modifier unilatéralement les codes de l application du SIRH à l insu des gestionnaires du Secteur des RH. 4.3.2 Répartition des tâches Les contrôles d accès au SIRH (y compris les contrôles sur le nom d utilisateur et le mot de passe) sont suffisants pour assurer un niveau raisonnable de contrôle sur les données comprises dans le système. De plus, l accès physique à l application et aux données du SIRH est rigoureusement contrôlé par l entremise de politiques et de procédures visant le centre de données de la TI. 4.3.3 Sécurité des données du SIRH L application et la base de données du SIRH au complet se trouvent à Élections Canada et y sont maintenues. La Direction générale des conseils, de l information et des services partagés de TPSGC fournit des services de dépannage informatique et de débogage au personnel d Élections Canada en cas de problème technique. À l occasion, Élections Canada doit remettre à TPSGC une copie dépersonnalisée de la base de données afin de faciliter le débogage. Ce ministère a fourni à Élections Canada un outil de dépersonnalisation qui est utilisé de façon systématique pour supprimer tous les renseignements personnels de la base de données. Les copies de la base de données envoyées à TPSGC sont détruites une fois le problème réglé. Cet outil est un contrôle efficace pour assurer le maintien de la confidentialité de la base de données. Vérification du SIRH, un facilitant de la gestion des ressources humaines 21
Par ailleurs, la procédure établie concernant l accès à l application et/ou à la base de données du SIRH par la Direction de la TI est bien comprise et suivie par le personnel et tous les intervenants. Elle consiste entre autres à veiller à ce que toutes les activités touchant au SIRH soient d abord approuvées par l administrateur du SIRH. Typiquement, les activités comprennent la mise à jour ou la mise à niveau de l application du SIRH, le renouvellement continu du matériel servant à faire fonctionner l application, le dépannage et la résolution de problèmes relatifs aux données du SIRH, et la création, au besoin, de copies dépersonnalisées de la base de données à l intention de TPSGC pour l aider à solutionner un problème. En outre, la Direction de la TI veille à ce que tous les renseignements compris dans les applications et les bases de données d Élections Canada, incluant le SIRH, soient sauvegardés conformément aux politiques de l organisme. Le risque de perdre des données liées à l application du SIRH est minime. 4.4 La fiabilité et l intégrité de l acheminement des données des autres systèmes 4.4.1 Formation des employés La formation liée à la gestion des renseignements sur les ressources humaines est limitée. En tant qu outil de gestion des RH, le SIRH dépend entièrement de renseignements exacts, fiables et à jour provenant des différents secteurs de l organisme. La vérification a toutefois révélé qu une compréhension uniforme des politiques et des procédures sur la gestion des données à l appui d une collecte plus stratégique de renseignements sur les ressources humaines fait défaut. Les cadres hiérarchiques d Élections Canada sont la source principale des renseignements saisis dans le SIRH. Le Secteur des RH doit s en remettre à ces gestionnaires (ceux qui ont du personnel) pour l obtention de données exactes et fiables destinées au SIRH. Les personnes interviewées ont fait état du peu de formation offerte en matière de gestion des données sur les RH. Principalement, les gestionnaires se familiarisent avec les processus et procédures grâce aux collègues et à la pratique plutôt que par une méthode d apprentissage structurée. Ces personnes ont également souligné le manque d uniformité pour ce qui est du type de renseignements sur les RH requis par l organisme, exception faite de ceux qu exige la DSP, ainsi que de la fréquence à laquelle ils doivent les saisir dans le système. Il y a cependant une exception et un franc succès dont Élections Canada peut s appuyer est l application Libre-service pour la gestion des congés du SIRH. Les gestionnaires autant que les employés utilisent souvent et de manière uniforme cette composante en ligne du SIRH. La possibilité de l utiliser à toute heure du jour, sans recourir au personnel des RH, incite grandement le personnel d Élections Canada à l adopter. En outre, le fait que les données sur les congés sont conservées et accessibles en ligne pour une période maximale de deux ans simplifie et accélère le travail de vérification et d approbation des demandes de congé par les cadres hiérarchiques. Cela facilite également le repérage, par les employés ou leurs gestionnaires, des divergences associées aux congés. La fonction Libre-service du SIRH illustre bien en quoi une identification claire des exigences et une mise en œuvre de processus efficaces peuvent soutenir les objectifs de RH et accroître l adhésion des employés. Vérification du SIRH, un facilitant de la gestion des ressources humaines 22