Rapport financier APE HOFFET Assemblée Générale du 31/05/2012 Olivier LE SANG - Trésorier Pour cette deuxième année de mandat en tant que Trésorier, deux actions ont retenu mon attention : - l audit de la gestion de l APE ; - la certification des comptes de l APE.
En effet l APE a évolué au fil des ans, passant de l état de petite association à l état de structure complexe. Aussi il était nécessaire de pouvoir identifier les faiblesses internes et les opportunités d amélioration. Le pilotage par une équipe de direction n est possible que si cette équipe dispose d outils d analyse. Et ce même si les indicateurs ne donnent pas des informations plaisantes.
Il était nécessaire également de mettre fin à une mauvaise habitude. En effet il est indispensable de respecter le principe d indépendance du commissaire aux comptes. Ce principe n est plus respecté quand celui-ci contribue à effectuer la clôture des comptes. (Si l évaluateur rédige la copie, l évaluation n est plus pertinente).
C est pourquoi deux appels d offre ont été passés, non sans peine, car il est difficile de trouver des prestataires compétents et professionnels.
Les deux appels d offres ont amené le COGES à choisir le cabinet KPMG (Vientiane-Bangkok) pour auditer les procédures de gestion de l APE, et le cabinet MAZARS (Vietnam) pour la certification des comptes.
Si la prestation du cabinet KPMG n a pas été pleinement satisfaisante, elle attire notre attention sur les activités de caisse, qui ont pris une ampleur déraisonnable. Concernant la prestation du cabinet MAZARS, son analyse est à la hauteur de la complexité de l activité économique de l APE.
Outre le fait de répondre aux exigences des statuts (l équipe de MAZARS était composée d un titulaire du diplôme français d expertcomptable), le niveau des compétences et le professionnalisme ont été au rendez-vous.
Que nous dit ce cabinet : Premier point : Tout d abord ce cabinet a validé les comptes de l APE comme reflétant la réalité.
Deuxième point : Il attire également notre attention sur les opérations de caisses, et sur les immobilisations (qui font l objet d un avis réservé du cabinet). En effet l inventaire des immobilisations (les bâtiments) doit être documenté en bonne et due forme, ce qui n est pas le cas à ce jour.
Troisième point : L APE a bénéficié d une aide indirecte pendant les 3 derniers exercices. La présentation d un point de vue comptable des subventions de l AEFE amène à deux options. Soit elles sont considérées comme des subventions de fonctionnement, et elles intègrent le compte de résultat (excédent de 162K$),
soit elles sont considérées comme des subventions d équipements et ne figurent pas dans le compte de résultat (ce dernier serait alors d un montant de 16K$ selon les estimations du service comptable).
Ce point est important car en distinguant les fonds dédiés au financement du secondaire, il attire notre attention sur le fait que le budget de fonctionnement est tout juste à l équilibre en 2011.
Le COGES a opté pour la première présentation, afin d être cohérent avec les exercices précédents et les recommandations de l AEFE, tout en partageant avec les membres de l AG, dans une démarche de transparence, ce point soulevé par le cabinet MAZARS. Pour 2012, la question ne devrait plus se poser puisque cette aide indirecte de l AEFE est arrivée à son terme.
RAPPEL : Sans la participation financière des familles sur le projet du secondaire, l aide de l AEFE n aurait pas été envisageable.
La facture totale du bâtiment Nith est de 133 K$. Ce coût est réparti de la manière suivante : 72K$ ont été affectés à la construction du bâtiment puis 7K$ ont été nécessaires pour le contrôle et l expertise des bâtiments. Enfin l AEFE a attribué une subvention de 53K$ afin de garantir le renforcement de la structure défectueuse et d ajouter une salle supplémentaire pour accueillir les effectifs en hausse
Cette parenthèse pour souligner que l APE et l AEFE sont des partenaires, et que les contributions de chacun sont significatives et indispensables à la pérennité du lycée : l une ne suffit pas sans l autre.
Conclusion : Le budget de fonctionnement 2011 est à l équilibre, ce qui doit attirer l attention de l équipe de direction (COGES + AEFE) sur la nature des dépenses et les procédures d achats. Les procédures d achat fond l objet de maladresses du fait du manque de compétences nécessaires, et donc d analyse des besoins dans le temps.
Ce besoin d analyse est indispensable à l élaboration des prochains budgets. Par ses propres moyens ou avec le soutien de l AEFE, l APE devra donc s entourer de nouvelles compétences pour y pourvoir (niveau cadre supérieur, type Directeur Administratif et Financier, avec de solide acquis en comptabilité).
De plus il est dans la vocation de la FAPEE (votre APE en est membre) de défendre ce type de demande auprès de l AEFE. Le prochain conseil d administration dispose donc d un diagnostic pour élaborer une feuille de route pour améliorer les activités de gestion et de comptabilité. A cet égard les nouveaux statuts devraient permettre de gagner en formalisation.
Il conviendrait également d assurer la formation des bénévoles, afin qu ils puissent assumer pleinement leurs responsabilités de gestionnaires. Ces derniers points auront un cout, mais auront surtout pour finalité de sécuriser la gestion de l APE et d assurer la pérennité du lycée.
Merci pour votre attention. Olivier LE SANG Trésorier APE HOFFET