Prévention de la fraude en entreprise 1 TYPES DE FRAUDE EN ENTREPRISE... 2 1.1 VOL D'HEURES... 2 1.2 VOL D'ACTIFS... 3 1.3 FRAUDE FINANCIÈRE... 4 1.4 FRAUDE LIÉE À L'EMPLOI... 5 2 LISTE DE VÉRIFICATION FRAUDE EN ENTREPRISE... 6 2.1 POLITIQUES D'EMPLOI... 6 2.2 PRATIQUES D'EMPLOI... 10 2.3 DOCUMENTS D'EMPLOI... 10 Page 1 de 11
1 Types de fraude en entreprise Les tableaux suivants énoncent divers types de fraude en entreprise, des exemples pour chacun d'eux ainsi que certaines méthodes pouvant servir à prévenir la fraude. 1.1 Vol d'heures Exemples un employé arrivant en retard ou ne se présentant pas au travail fait pointer un autre employé à sa place; un employé déclare un faux nombre d'heures travaillées pendant une période de paie; un employé fait un usage excessif d'internet et du téléphone à des fins personnelles (afin, par exemple, de prendre des rendez-vous personnels, de rechercher en ligne un lieu de mariage, etc.); et un employé prend plus de pauses qu'il n'a le droit d'en prendre ou en prend de trop longues; un employé modifie son horaire de travail de manière à pouvoir déclarer des heures payées au tarif d'heures supplémentaires plutôt qu'au taux régulier; un employé enregistre des heures de travail falsifiées afin d'accumuler des heures de remplacement ou d'éviter de puiser dans les heures de vacances qui lui sont allouées; un employé accomplit des tâches non liées à son travail pendant ses heures régulières de travail (pour une entreprise parallèle, par exemple), mais enregistre faussement comme heures travaillées le temps consacré à cela. Prévention à l'aide d'une politique relative à la conduite professionnelle; à l'aide d'une politique relative aux heures de travail; à l'aide d'une politique relative aux congés; en définissant de manière explicite aux employés les mesures disciplinaires qui s'appliquent en cas de vol de temps; en implantant des logiciels ou des programmes précis tels que des horloges de pointage et des systèmes biométriques qui surveilleront l'assiduité des employés; et en créant un milieu de travail positif dans lequel les employés se sentent valorisés, afin de promouvoir auprès d'eux les valeurs de l'entreprise ayant trait notamment à l'honnêteté et à la conduite professionnelle; et en appliquant de manière constante les politiques mentionnées ci-dessus; en effectuant une vérification ponctuelle des heures facturées par les employés; en offrant aux superviseurs responsables de la vérification et de l'approbation de feuilles de présence des employés une formation à cet égard. Page 2 de 11
1.2 Vol d'actifs Exemples un employé utilise à tort des actifs de l'entreprise pour en tirer un gain personnel (ex. : utiliser un ordinateur du lieu de travail pendant les heures de travail afin d'exploiter sa propre petite entreprise); un employé emporte chez lui des produits achetés expressément pour les activités de l'entreprise (ex. : fournitures ou matériel de bureau); et un employé utilise des produits de l'entreprise tels que des en-têtes de lettres afin de faire croire faussement à autrui qu'un message est communiqué au nom de l'entreprise plutôt qu'au profit personnel de cet employé (ex. : solliciter des dons de bienfaisance pour une cause lui étant propre). Prévention à l'aide d'une politique relative à la conduite professionnelle; à l'aide d'une politique relative à l'équipement de l'entreprise; à l'aide d'une politique relative aux communications électroniques; en élaborant des formulaires décrivant le matériel que les employés ont en leur possession et qu'ils doivent signer; en mettant en œuvre des protocoles de surveillance relatifs au matériel qu'utilisent les employés; en donnant aux employés une allocation destinée à l'achat de fournitures de bureau; en instaurant une culture dans laquelle les employés se sentent valorisés et sont donc moins susceptibles de faire quoi que ce soit qui pourrait compromettre leur poste dans l'entreprise; en effectuant régulièrement des vérifications d'inventaire afin de s'assurer que la quantité de fournitures et de matériel est bien connue; et en mettant en œuvre des politiques de sécurité, notamment l'attribution de divers niveaux d'accès en fonction des zones de l'immeuble ou en établissant certaines exigences d'ouverture et de fermeture de session pour les employés; et en appliquant de manière constante les politiques mentionnées ci-dessus. Page 3 de 11
1.3 Fraude financière Exemples un employé du service de la paie ou du service de la comptabilité applique à tort à lui-même ou à d'autres employés une augmentation salariale ou un paiement en argent (ce qui inclut le paiement d'heures supplémentaires non approuvées); des membres de la direction de l'entreprise falsifient des documents financiers afin d'augmenter des primes de rendement; un employé augmente à tort les tarifs facturés à un client afin d'empocher la différence entre le montant réel exigible et le montant facturé; et le dossier d'un ex-employé ou d'un employé fictif est créé dans le système à titre d'employé «fantôme» à qui une paie sera versée; un employé réclame, pour son profit personnel, des frais n'étant pas liés aux activités de l'entreprise (ex. : utiliser, durant ses vacances, une carte de crédit de l'entreprise pour effectuer diverses transactions personnelles); un employé altère délibérément le processus de passation des contrats ou d'appels d'offres afin d'orienter l'entreprise vers certains fournisseurs en échange d'avantages personnels directs ou indirects; un employé réclame le remboursement de dépenses effectuées au moyen d'une carte d'achat émise par l'entreprise (ex. : réclamation présentée en double); un employé s'adonne à des activités ne correspondant pas aux intérêts de l'entreprise ou au détriment de celle-ci. Prévention à l'aide d'une politique relative à la conduite professionnelle; à l'aide d'une politique relative aux dépenses professionnelles; à l'aide d'une politique relative aux avantages sociaux; à l'aide d'une politique relative à la paie; à l'aide d'une politique relative aux heures de travail; en confiant l'administration de la paie à un fournisseur tiers; en exigeant des employés, en matière de dépenses, qu'ils fournissent seulement des documents originaux plutôt que des photocopies ou des notes écrites à la main; en mettant en œuvre, relativement aux demandes de chèque, une procédure d'autorisation de chèques exigeant plusieurs signataires; en fixant des montants limites pouvant être approuvés pour les postes des divers paliers de gestion; en confiant la gestion des documents comptables à un fournisseur tiers de tels services; et en analysant régulièrement les documents financiers afin d'y déceler d'éventuels écarts; en appliquant de manière constante les politiques mentionnées ci-dessus. Page 4 de 11
1.4 Fraude liée à l'emploi Exemples un employé trompe délibérément un employeur potentiel quant au niveau de scolarité et aux antécédents professionnels indiqués dans son curriculum vitae; un employé fournit des références frauduleuses à un employeur potentiel; Prévention à l'aide d'une politique relative à la conduite professionnelle; en vérifiant les antécédents de tous les employés potentiels, que ce soit à l'interne ou par l'intermédiaire d'un fournisseur tiers; en demandant aux employés potentiels de fournir des références et en menant de façon appropriée des entrevues avec ces références afin de déterminer la valeur d'un candidat; en offrant une formation aux gestionnaires ou superviseurs responsables du recrutement ou de la sélection de candidats afin de s'assurer qu ils possèdent un bagage adéquat de connaissances et qu'ils respectent les mêmes normes; en utilisant des documents contenant notamment des questions d'entrevue prédéterminées afin d'assurer l'uniformité des entrevues et l'utilisation de questions appropriées; en utilisant des formulaires standard de demande d'emploi afin de s'assurer que l'employeur recueille des renseignements appropriés; en utilisant des documents standard d'embauche afin de s'assurer que toute l'information est recueillie de manière satisfaisante et de consigner tout le matériel ou tous les actifs de l'entreprise auxquels l'employé a droit; et en appliquant de manière constante les politiques mentionnées ci-dessus. Page 5 de 11
2 Liste de vérification Fraude en entreprise La liste de vérification suivante énonce un certain nombre de politiques, de pratiques et de documents que peuvent utiliser des entreprises cherchant à éliminer la fraude en lieu de travail. 2.1 Politiques d'emploi Politique d'emploi Contenu Oui/Non Conduite professionnelle Dépenses professionnelles Équipement de l'entreprise une indication des personnes visées par la politique; un énoncé indiquant la conduite attendue des membres de l'entreprise ainsi que leurs responsabilités; une liste non exhaustive des comportements et des conduites inacceptables ainsi que de leurs conséquences; un énoncé des exigences en matière de comportements équitables et éthiques; et un énoncé relatif au devoir de signaler les manquements à la politique. une liste des dépenses que l'entreprise remboursera et de celles qu'elle ne remboursera pas; toutes les exigences relatives aux fournisseurs et aux fournisseurs de services privilégiés; et la procédure et les échéances à respecter en matière de déclaration de dépenses ainsi qu'une indication de toute la documentation requise à cet égard. un énoncé définissant les droits et les responsabilités des employés qui reçoivent de l'équipement de l'entreprise pour les besoins de leur travail; un énoncé relatif à l'utilisation appropriée de cet équipement qui englobe également son utilisation personnelle; la politique et la procédure à suivre pour rendre cet équipement lorsque l'employé démissionne ou lorsque son emploi prend fin. Téléchargem disponible 1 1 Une politique relative aux dépenses professionnelles est disponible à des fins de téléchargement sur le site Soutien aux ressources humaines des petites entreprises de RBC Assurances. Page 6 de 11
Politique d'emploi Contenu Oui/Non Communications électroniques Avantages sociaux des employés Heures de travail (heures supplémentaires) un énoncé des divers éléments compris dans la définition que donne l'entreprise des communications électroniques; une liste des fins auxquelles peuvent servir les systèmes de communication électronique de l'entreprise; un énoncé relatif à la surveillance et à la confidentialité auxquelles on peut s'attendre en matière de communications électroniques; et des énoncés relatifs aux utilisations interdites, aux téléchargements, à la confidentialité, aux droits d'auteur, au stockage et à l'accès en matière de communications électroniques. Une politique relative aux avantages sociaux devrait inclure ce qui suit : une indication des employés qui, dans l'entreprise, ont droit à des avantages sociaux; une indication de l'emplacement des renseignements relatifs aux avantages sociaux; et un énoncé relatif à tout litige et à toute méthode de règlement des litiges ayant trait aux avantages sociaux. Une politique relative aux heures de travail devrait inclure ce qui suit : une indication des heures standard d'ouverture de l'entreprise; une indication de toutes les exigences relatives au travail de quarts, aux horaires souples, aux semaines de travail comprimées ainsi qu'aux autres modalités de travail souples; une indication de toutes les exigences à respecter pour les demandes de congés ainsi que des procédures à suivre quant aux retards et aux absences; et une indication des conséquences de toute déclaration inexacte des heures travaillées. une politique relative aux heures supplémentaires devrait inclure ce qui suit : la politique de l'entreprise en ce qui a trait au paiement des heures supplémentaires travaillées (cette politique est conforme en général aux normes du travail); une indication des exigences à respecter quant aux avis à donner lorsqu'on demande à des employés de faire des heures supplémentaires; une indication de toutes les dérogations aux dispositions relatives aux heures supplémentaires; une indication de la nécessité d'obtenir l'approbation écrite du gestionnaire AVANT d'effectuer des heures supplémentaires; Page 7 de 11
Politique d'emploi Contenu Oui/Non Paie Une politique relative à la paie devrait inclure ce qui suit : un énoncé du calendrier de la paie de l'entreprise; une description du mode de rémunération des employés et de retenues qui seront prélevées sur leur paie; un énoncé relatif aux questions d'ordre juridique ayant trait notamment aux saisies-arrêts et à la façon dont elles seront traitées. Congés Dénonciations Une politique relative aux congés devrait inclure ce qui suit : un énoncé relatif aux normes de l'entreprise en matière d'absentéisme et de retards; la procédure à suivre quant aux absences et aux retards, notamment en ce qui a trait à la personne à joindre dans ces cas et aux échéances à respecter en la matière; l'obligation de présenter un certificat médical en cas d'absence allant au-delà d'une certaine période (généralement fixée à trois jours ouvrables); une indication du point à partir duquel l'absentéisme ou les retards sont considérés comme excessifs ainsi que toute mesure disciplinaire à laquelle s'expose un employé concerné. Une politique relative aux dénonciations devrait inclure ce qui suit : une indication des raisons et des objectifs visés quant au devoir qu'ont les employés, les membres de la direction et les membres du conseil d'administration d'accomplir leurs tâches de façon éthique; une définition de ce qu'est un dénonciateur et de ce qu'est un acte répréhensible; une indication des procédures à suivre pour signaler une préoccupation; et les mesures de protection dont un dénonciateur bénéficie (en matière notamment de prévention des représailles et de confidentialité). Page 8 de 11
Politique d'emploi Contenu Oui/Non Lutte contre la fraude Une politique anti-fraude devrait inclure ce qui suit : une définition de ce qui constitue une fraude dans le cadre des activités de l'entreprise; une indication des divers indicateurs possibles de fraude; une indication des diverses obligations de signalement de préoccupations relatives à des comportements non éthiques; une indication des mesures qui seront prises par l'entreprise en cas de soupçons de fraude; un ou des renvois vers la politique relative aux dénonciations. Page 9 de 11
2.2 Pratiques d'emploi Pratiques d'emploi Processus de vérification d'inventaire Processus de commande de matériel et de fournitures de bureau Procédures de vérification comptable et de la paie Gestion de l'approvisionnement et des fournisseurs Procédures d'approbation des bons de commande et des factures de fournisseurs Procédures d'approbation des demandes de proposition 2.3 Documents d'emploi Documents d'emploi Formulaire de demande d'emploi Guide de questions d'entrevue appropriées Formulaire de consentement relatif aux vérifications des antécédents Guide de questions appropriées à poser aux références Documents d'embauche Contrats de travail Guide de l'employé Formulaire de déclaration de dépenses Formulaire de demande de vacances, de congé pour raisons personnelles ou de congé de longue durée Oui/Non Oui/Non Page 10 de 11
Documents d'emploi Formulaire d'utilisation de matériel Formulaire de demande de fournitures de bureau Formulaire de demande de chèque Formulaire relatif aux blessures au travail Oui/Non Afin de vous procurer d'autres documents 2 ou d'en apprendre davantage au sujet des Services de consultation en gestion des RH de Ceridian, veuillez consulter le site Web Soutien aux ressources humaines des petites entreprises de RBC Assurances, puis cliquer sur Nous joindre et un conseiller de Ceridian communiquera avec vous. 2 Les documents sont offerts dans le cadre d'un service mensuel. Les documents individuels ne sont pas offerts en achat. Page 11 de 11