Travaux publics et Services gouvernementaux Canada Secteur de l intégrité opérationnelle Services de soutien à la gestion de projet (SSGP) Programme de réhabilitation de l édifice de l Est RAPPORT FINAL DE L ENTREPRENEUR SURVEILLANT DE L ÉQUITÉ 6 octobre 2011 Soumis à: Norman Steinberg Directeur général Secteur de l intégrité opérationnelle Préparé par: Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise
Table des matières Contexte/Introduction... 2 Exigences du Project... 3 Attestation d assurance... 4 Objectifs du mandat du Surveillant de l équité et methodologie... 5 Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l équité... 6 Documents de référence... 8 1
Contexte / Introduction Les services de Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise ont été retenus à titre de Surveillant de l équité (SE) pour observer le processus concurrentiel d acquisition pour les services de soutien à la gestion de projet (SSGP) programme de réhabilitation de l édifice Est entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) par voie de la demande de soumission numéro EP747-113520/A. Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise est une tierce partie indépendante en ce qui concerne cette activité. Nous soumettons le présent rapport final couvrant nos activités débutant par l examen d une Demande de proposition déjà existante sous forme d ébauche (DDP), suivie par la phase DDP ainsi que la phase évaluation et sélection d une proposition recommandée. Ce rapport inclus notre attestation d assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodes appliquées et toutes constatations pertinentes découlant des activités exécutées. 2
Exigences du projet Le Gouvernement du Canada (GC) a identifié un besoin pour la retenue d un entrepreneur en services de soutien à la gestion de projet (SSGP) pour aider à la gestion de projet pour la planification, la conception et la réalisation d un projet d une réhabilitation majeure de construction impliquant l édifice de l Est du complexe de la Colline du Parlement. L entrepreneur SSGP est requis de fournir du personnel professionnel expérimenté pour fournir les services de Gestionnaire de projet principal et Chef d équipe, Gestionnaires de projet principal, Analyste principal, Gestionnaires de projet intermédiaire, Soutien technique administratif, Soutien à la rédaction technique et Soutien technique financier. 3
Attestation d assurance Le SE fourni l énoncé sans réserve suivant concernant les services de soutien à la gestion de projet (SSGP) programme de réhabilitation de l édifice de l Est: Selon notre avis professionnel, le processus que nous avons observé a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente. Note : Pour toutes les références dans ce rapport concernant les commentaires relatifs à l équité et formalisés aux officiels du projet, il est confirmé que lorsque nécessaire, les officiels du projet ont fourni au Surveillant de l équité les clarifications ou ont pris les mesures appropriées pour traiter les commentaires, de sorte qu aucune lacune en matière d équité n a été enregistrée. Roger Bridges Président Knowles Consultancy Services Inc. Représentant de l entrepreneur SE Bruce Maynard Ing. Chef d équipe SE Peter Woods Spécialiste SE 4
Objectifs du Surveillant de l équité et méthodologie L objectif global était de fournir une observation du processus d acquisition et des commentaires relatifs à l équité aux officiels du projet aussitôt que possible afin que les mesures appropriées soient prises pour traiter les commentaires avant que l équité soit impactée. Le Secteur de l intégrité opérationnelle serait avisé de tout commentaire relatif à l équité qui n aurait pas été traité rapidement. A la conclusion du processus d acquisition, une attestation quant à son équité serait fournie. Pour exécuter l objectif global, nous avons entrepris les activités suivantes: devenu familier avec la structure de gouvernance du projet; examiné en versions ébauche et finale la Demande de proposition (DDP) et fourni des commentaires dans le but d améliorer la clarté, la transparence et la compétitivité et d attirer l attention sur de possibles problèmes d équité qui pourraient survenir durant le processus d évaluation; examiné et lorsque nécessaire, fourni des commentaires sur toutes les modifications et addendas à la DDP incluant les questions soumises par les proposants et les réponses fournies; examiné et lorsque nécessaire, fourni des commentaires sur les procédures à être utilisées pour l évaluation des réponses et des conseils à l équipe d évaluation; observé l évaluation des réponses à la DDP dans le but d assurer que les procédures spécifiées d évaluation et de sélection ainsi que la politique ministérielle ont été suivies et appliquées de manière constante durant le processus d évaluation et de sélection; et observé les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l objet d un ajout au présent rapport après tout compte rendu). 5
Activités et constatations spécifiques du Surveillant de l équité Activités et constatations du SE avant l affichage de la DDP Durant la période du 9 juin 2011 au 20 juin 2011, nous avons examiné la DDP en versions ébauche et fourni aux officiels du projet des commentaires relatifs à l équité. Les mesures appropriées ont été prises. La DDP a été affichée sur MERX le 6 juillet 2011. Activités et constatations du SE durant l affichage de la DDP Le 7 juillet 2011, nous avons examiné la DDP telle qu affichée sur MERX. Aucune lacune en matière d équité n a été décelée. Durant la période du 18 juillet 2011 au 8 août 2011, nous avons examiné les modifications 1 à 4 (Documents 2 à 5) à la DDP qui incluaient les questions soumises par les proposants intéressés et les réponses. Aucune lacune en matière d équité n a été décelée. La date de clôture de la DDP était le 16 août 2011. Activités et constatations du SE relatives à l évaluation des réponses Le 19 août 2011, nous avons examiné un document intitulé «Lignes directrices de base pour l équipe d évaluation» (Document 6) qui expliquait les grandes lignes des procédures à utiliser pour l évaluation. Le même jour, nous avons observé la réunion d orientation pour l évaluation au cours de laquelle, l équipe d évaluation a été mise au courant de ses responsabilités et des procédures d évaluation. Aucune lacune en matière d équité n a été décelée. Le 29 août 2011, nous avons observé l évaluation sur consensus des propositions incluant les exigences obligatoires et les exigences cotées. Des commentaires relatifs à l équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises. Le même jour, nous avons observé et confirmé la présentation des pointages sous forme de tables, l application du pointage minimum de passage pour accéder à l étape suivante et la sélection de deux répondants pour procéder à l étape de la présentation orale. Des commentaires relatifs à l équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises. Les procédures précisées dans la DDP ont été suivies. Le 7 septembre 2011, nous avons observé les présentations orales suivies par les discussions d évaluations sur consensus. Des commentaires relatifs à l équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises. 6
Basé sur les résultats des exigences cotées et les pointages des présentations orales, nous étions satisfaits que la sélection du répondant recommandé était cohérente avec la base de sélection prescrite dans la DDP. 7
Documents de référence Les documents suivants sont identifiés par leur numéro dans le présent rapport et sauf mention contraire, sont disponibles au bureau du programme de réhabilitation de l édifice de l Est. No. Document Renseignements additionnels 1 Demande de proposition (DDP) Affichée sur MERX 6 juillet 2011 2 Modification 1 à la DDP Affichée sur MERX 18 juillet 2011 3 Modification 2 à la DDP Affichée sur MERX 26 juillet 2011 4 Modification 3 à la DDP Affichée sur MERX 5 août 2011 5 Modification 4 à la DDP Affichée sur MERX 8 août 2011 6 Lignes directrices de base équipe d évaluation Emises 17 août 2011 8
AJOUT AU RAPPORT FINAL 11 OCTOBRE 2011 Ajout au rapport final du Surveillant de l équité daté du 6 octobre 2011 pour les services de soutien à la gestion de projet (SSGP) programme de réhabilitation de l édifice de l Est Cet ajout au rapport final du Surveillant de l équité couvre la période suivant la conclusion de la phase de l évaluation et inclus l attribution du contrat et les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus. Le 13 septembre 2011, nous avons examiné les lettres individuelles envoyées aux soumissionnaires non retenus les informant des résultats de l évaluation et qui leur fournissaient leurs pointages individuels. Le 6 octobre 2011, nous avons observé les comptes rendus verbaux individuels fournis aux deux soumissionnaires non retenus qui élaboraient leurs pointages individuels. Aucune lacune relative à l équité n a été décelée. Attestation d assurance du Surveillant de l équité Selon notre avis professionnel, l attribution du contrat et l étape des comptes rendus du processus concurrentiel d acquisition pour les services de soutien à la gestion de projet (SSGP) pour le programme de réhabilitation de l édifice de l Est, a été mené de façon équitable, ouverte et transparente. Roger Bridges Bruce Maynard Ing.. Président Chef d équipe SE Knowles Consultancy Services Inc. Représentant de l entrepreneur SE Peter Woods Spécialiste SE 9