par Aurélie BOSC, conservateur Patrimoine et Politique documentaire de la BM d Orléans

Le catalogue général des manuscrits des bibliothèques publiques de France (CGMBPF) : rôle et participation des bibliothèques municipales au groupe projet par Aurélie BOSC, conservateur Patrimoine et Politique documentaire de la BM d Orléans Diapositive 2 Rappel de l intérêt du projet de rétroconversion du CGM : - Pour les bibliothèques municipales, un projet d un impact fort étant donné le nombre de bibliothèques concernées, quelle que soit leur taille (CGM : plus de 300 bibliothèques et 182 000 notices ; CCFR : 60 bibliothèques rétroconverties et 2,4 millions d ouvrages anciens et/ou locaux) comparable à l impact des rétroconversions de la base BMR accessibles via le CCfr - pour la plupart des bibliothèques concernées, les manuscrits décrits dans le CGM ne sont pas décrits dans un catalogue informatisé, et quand ils le sont, c est souvent de manière très partielle - une interrogation gratuite à distance, possible sur l intégralité des volumes (sur place toutes les bibliothèques n ont pas tous les volumes) sur les manuscrits des bibliothèques municipales et des bibliothèques universitaires et d autres bibliothèques (Marine, Chambre des députés, Sénat, Guerre, Sociétés savantes) par le portail du CCFr (avec un accès simultané au catalogue des manuscrits de la BnF en EAD), qui permet de ne pas scinder les recherches par support manuscrit/imprimé ou par type d institutions - une plus grande visibilité du corpus français des manuscrits - une importante plus-value apportée par le format XML et la DTD-EAD par rapport aux volumes papier : notices structurées, interrogation possible en plein texte / sur un ou plusieurs champs / sur les index ; possibilité de pouvoir corriger et mettre à jour les données du CGM - une mise en valeur de ressources parfois méconnues et inexploitées, notamment pour les petites bibliothèques (on peut citer Elbeuf, Clamecy ), qui n ont pas encore pour la plupart bénéficié d une rétroconversion de leur fonds d imprimés anciens et ne figurent pas dans le CCFr - une prise de conscience de l intérêt de ces documents, un impact prévisible sur la consultation et l exploitation des sources uniques que sont les manuscrits. Diapositive 3 Rappel de la structure du projet Deux groupes de travail sont constitués : - le comité de pilotage (Ministère de la Culture et de la Communication, Ministère de la Jeunesse, de l Education Nationale et de la Recherche, Bibliothèque nationale de France) prend les décisions financières et stratégiques et où les bibliothèques municipales sont représentées par le MCC (Direction du Livre et de la Lecture) - le groupe projet comporte 12 membres : 4 désignés par le MJENR représentant les bibliothèques universitaires, les grands établissements et l Agence Bibliographique de Enseignement Supérieur ; 4 désignés par le MCC ; 4 désignés par la BnF. 1

Il instruit les points techniques et propose des solutions qu il soumet au comité de pilotage. Le groupe est mené par un chef de projet désigné par la BnF auquel sont associés 4 représentants avec recours ponctuel à des experts BnF (Département de la Bibliothèque numérique, service des marchés, service juridique, service informatique). La participation des bibliothèques municipales au groupe de projet Qui participe et pourquoi? Comme pour la phase de prototypage (décembre 2002 - mars 2003), le MCC souhaite associer les bibliothèques municipales au projet (Rouen pour le prototypage), étant donné que leurs collections correspondent à 70% du CGM, afin de mieux prendre en compte leurs exigences. Cet appel à participation est diffusé sur la liste «Patrimoine» et reçoit une douzaine de propositions qui aboutissent à la participation des bibliothèques municipales de Lyon, Valenciennes et Orléans (+ Lille dans un second temps). Pourquoi ces bibliothèques : - répartition géographique sur le territoire - parcours, expériences, compétences, différents - Lyon : 12 500 manuscrits, 45% décrits dans le CGM et autres catalogues imprimés, 25% décrits en Unimarc dans le catalogue informatisé, expérience en EAD depuis 2003 - Valenciennes : 1 200 manuscrits, numérisation en mode texte du volume 25 du CGM et mise en ligne, manuscrits médiévaux catalogués dans le catalogue informatisé (15% des manuscrits), bonne expérience en numérisation, habitude des cahiers des charges et du travail avec des prestataires - Orléans : 2 500 manuscrits, dont 55% dans le CGM, expérience récente de numérisation - Lille : 2 200 manuscrits, CGM + inventaire suppl, pas dans SIGB ; en 2006 ouverture d une bibliothèque basée sur XML Quelle représentativité? La participation des bibliothèques municipales au projet a un fort sens symbolique puisque leurs collections représentent 70 % du CGM. Désigné par la DLL, chaque représentant ne représente que lui-même et sa bibliothèque Pratiquement, 3 représentants des bibliothèques municipales ont été associés (4eme dans seconde phase : Lille) + 1 représentant du MCC (Fabien Plazannet), ce qui certes est peu par rapport aux 8 autres du groupe projet, et par rapport aux 70 % du CGM (Lyon + Valenciennes + Orléans + Lille = 5% du CGM) Cependant, il faut reconnaître qu en l absence d une instance bibliographique équivalente à l ABES, les bibliothèques municipales sont très bien représentées au regard de leur capacité individuelle à mener à bien un tel projet. On notera aussi que les collectivités territoriales ne participent pas financièrement au projet alors que les fonds leur appartenant représentent un certain pourcentage des fonds décrits dans le CGM (pour la base BMR, la participation des collectivités est de 50% ou plus). Pour les Bibliothèques municipales, le projet est entièrement financé par la DLL qui depuis 1981 la DLL est responsable de l édition du CGM. Diapositive 4 La composition du groupe et l organisation du travail La participation commence début 2004, à raison d une réunion en moyenne par mois, une tous les 15 jours dans la phase de finalisation du cahier des charges, qui sont chacune préparées à partir des documents envoyés aux membres du groupe. 2

Le groupe de projet participe à toutes les étapes de la conversion rétrospective : la rédaction et la validation du cahier des charges, l examen des spécifications, l analyse des offres, la réception des lots. Le travail se fait dans un souci d échanges et d écoute des différents partenaires, avec la volonté d harmoniser le traitement global, au-delà des différences de traitement du sous-lot 2. NB : Vu le petit nombre de bibliothèques universitaires concernées, elles procéderont à un encodage manuel des fichiers textes, afin d obtenir un balisage plus fin ; pour les bibliothèques municipales, le nombre et la diversité des bibliothèques municipales concernées et le nombre total de notices ne permettent pas ce type de traitement. Rappelons que dans le cadre d une conversion rétrospective on ne peut pas obtenir un balisage aussi fin que lors d un catalogage manuel. Dans la rédaction du cahier des charges, le groupe a notamment été amené à se prononcer sur : - le traitement des tables - l outil de conversion XML-EAD et Unimarc et l intérêt pour les bibliothèques municipales de récupérer les notices dans leur SIGB - les procédures de contrôle et de validation puis sur l analyse des offres Vérifications La vérification des fichiers livrés en mode texte est assuré à hauteur de 5% par le groupe de projet. La vérification des fichiers encodés et du traitement des tables sera assurée pendant 13 mois par 2 vacataires recrutés par la BnF qui viennent renforcer le groupe de projet. Bilan (à ce jour) de la participation des bibliothèques municipales - outre la frustration du projet pris en marche, le groupe de projet ayant pris la suite du comité technique et les choix étant déjà faits par le comité de pilotage ; outre les aspects techniques complexes - un projet qui réunit des collègues BnF, MJENR, DLL, bibliothèques municipales - une implication de chacun dans le suivi du projet et les questions techniques qui nous a tous apporté beaucoup - et surtout avoir acquis la conviction que l EAD est un standard d avenir! Diapositive 5 Les questions que se posent les bibliothèques municipales L enjeu immédiat est d informer les bibliothèques municipales de l intérêt du projet : pour l instant l information a été diffusée dans le BBF (article de Fabien Plazannet en 2003), 2 messages sur la liste patrimoine rendant compte de l avancée des travaux du groupe de projet (cette liste correspond à environ 90% des bibliothèques municipales du CGM et les conseillers pour le livre des DRAC), Journées des Pôles associés. Dans la suite du projet, une information sur biblio.fr sera bienvenue ainsi qu un courrier à toutes les bibliothèques concernées notamment les plus petites dans la phase finale de projet. En préambule : La consultation du CCFr suppose un point d accès à internet pour les utilisateurs; la condition sera que d ici la mise en ligne du CGM, toutes les bibliothèques municipales, et surtout les plus petites qui ont des fonds décrits dans le CGM, proposent cet accès gratuit à leur public Récupération des notices dans les SIGB 3

Pour les bibliothèques qui seraient intéressées, l interopérabilité XML-EAD / MARC devrait permettre une intégration des notices des manuscrits dans leur SIGB. Si cela «double» le CGM, l intérêt pour les bibliothèques municipales est de proposer à leurs lecteurs un SIGB multisupport et une grande visibilité des fonds qu elles conservent D autres bibliothèques préféreront peut être ne gérer qu un seul catalogue de manuscrit : le CGM en ligne Enfin celles qui pratiquent déjà l EAD souhaiteront probablement récupérer les notices en EAD (Lyon, Lille pour intégrer les notices des manuscrits à la bibliothèque numérique). Très vite après la mise en ligne, une mise à jour s impose, donc une phase de «production» : L administration de la base est confiée à la BnF. Pour les mises à jour et les nouvelles notices, toutes les bibliothèques municipales sont concernées. La DLL a prévu de rendre possible la conversion Unimarc/EAD dans les 2 sens. - corrections indispensables : les cotes (fonds recotés), la datation - ajout éventuel de données contextuelles, de bibliographie, de mots d index, - saisie de nouvelles notices. Quelques pistes de rétroconversions - les notices déjà présentes dans les SIGB en Unimarc (peu nombreuses par rapport à la totalité des mss conservés) pourraient être rétroconverties dans le CGM par l outil de conversion - les notices des mss médiévaux dans le cadre des catalogues de mss pourraient elles être rétroconverties et «écraser» les notices CGM correspondantes (pour Orléans, 300 mss médiévaux) - dans la «lancée» du CGM, la BnF pourrait proposer son expertise aux bibliothèques qui ont d autres catalogues imprimés de manuscrits et qui figurent ou non dans le CGM pour leur rétroconversion (Aix en Provence, Nice, Strasbourg par exemple : inventaires manuscrits, dactylographiés ou imprimés, et pour certaines description partielle en Marc) NB : les nouvelles notices seront nombreuses car les fonds non décrits dans le CGM sont importants : dans l enquête 2003, il ressort que 3 bibliothèques sur 4 ont complété le CGM par des inventaires manuscrits ou dactylographiés (exemple d Orléans : catalogue manuscrit de manuscrits qui fait la suite du CGM : seules 55% des notices de manuscrits dans le CGM) ; il faut ajouter les manuscrits ne faisant l objet d aucune description qui représentent aussi une part importante : selon l enquête, 30% des fonds de manuscrits ne sont pas inventoriés. Les problèmes techniques d extraction et de chargement seront les mêmes qu en Unimarc pour la mise à jour des données du CGM (et les nouvelles notices) : étant donné le nombre de bibliothèques concernées, et quand on voit les difficultés actuelles pour les bibliothèques municipales rétroconverties à le faire (les problèmes venant des bibliothèques municipales rétroconverties : extractions parfois impossibles comme Blois, en attente comme à Orléans / et problèmes au niveau de la base BMR : retard et engorgement des chargements). Le rôle moteur du CGM Souvent les manuscrits sont en attente car leur catalogage pose problème, les projets existent mais ne sont pas réalisés faute de temps certes, mais aussi faute d un standard de description adapté au contenu. 4

La rétroconversion du CGM devrait donc susciter et faciliter ces entreprises en attente d un outil adapté Diapositive 6 Cela pose la question de l utilisation de l EAD dans les bibliothèques : Intérêt de XML et EAD : c est la pérennité des données (forme et fonds dissociés) ; ces fomats ont été pensés pour la diffusion sur internet Documents concernés : tous les fonds structurés, hiérarchisés : manuscrits, archives (cf Lyon), éphémères, iconographie pas catalogable à la pièce (ensemble de cartes postales ), fonds littéraires, fonds mêlant des éléments divers (correspondances, iconographie, manuscrits ), ensembles et brochures du DLI (ici on rejoint les Pôles associés, ex de Lyon, pour la mise en valeur des documents d intérêt régional du DLI type recueil) le standard de description l utilisation de l EAD est un encouragement à la normalisation de la description : d après l enquête de 2003, il ressort que les règles utilisées dans les descriptions existantes hors CGM sont très diverses (recommandations DLL, règles de la BnF, IMEC ) Le lien avec le SIGB peut être fait avec une notice en MARC globale pour le fonds et la zone 856 qui fait le lien vers la description complète du fonds en EAD Les SIGB vont-ils évoluer vers XML? Le panorama des bibliothèques municipales utilisant déjà le format XML et la DTD EAD est très restreint : - Lyon (en interne uniquement pour l instant) : inventaires d archives privées, ensembles du DLI, (12 personnes formées à l EAD) - Lille : en 2006, bibliothèque numérique basée sur XML avec collections iconographiques ; enluminures et manuscrits et avec notices descriptives en EAD ; fonds d archives privées encodées en EAD (6 personnes formées à l EAD), Aix pour le fonds Peiresc Diapositive 7 Les obstacles : 1) L attente du retour d expérience du CGM certaines bibliothèques attendent de connaître les spécifications EAD du CGM pour prévoir un volet EAD leur dossier de réinformatisation ou de constitution de bibliothèque numérique 2) la formation : - à l enssib formation initiale des conservateurs (DCB) : petit module sur l EAD depuis 2004 - formation continue : Enssib sur XML depuis 2001, EAD depuis 2004 : 1 formation par an, un stage en 2 modules en 2005 Mediadix : stage en juin 2005 ; MediaLille stage en décembre 2004 Depuis 2005 la formation de formateurs est initiée par le groupe EAD de l AFNOR. On remarquera la disparité de l offre par rapport aux archives : DAF, INP, AN, AAF, universités, les archives ayant été pionnières en matière d EAD Les potentialités de l EAD sont encore peu connues en bibliothèque. 3) des projets qui ne sont pas toujours prioritaires 5

les documents susceptibles d être catalogués en EAD sont minoritaires dans les fonds ; le catalogage des documents d archives par exemple n est pas une priorité pour les bibliothèques qui n ont pas rétroconverti leur fonds ancien 4) un investissement en équipement, en personnel et en gestion informatiques - nécessite un éditeur XML, une plate forme de gestion des documents XML + licences et une plate forme Pleade et Navimages (logiciels libres) + éventuels développements payants - implique une gestion de l articulation de la base en EAD avec le SIGB et les serveurs d images (si lien vers images numérisées) - généralement le système informatique de la bibliothèque est soumis à la DSI de la collectivité territoriale, ce qui implique l aval nécessaire de la DSI pour toute installation de nouveaux logiciels et serveurs ; d où la nécessité d associer d autres services de la collectivité au projet : archives municipales, musée si intellectuellement cela est enthousiasmant, en pratique cela est parfois plus difficile Une aide pourrait être apportée aux bibliothèques municipales pour des projets en EAD : - une aide de la BnF pour la formation et la mise à disposition par la BnF de son outil de catalogage (Pleade adapté) aux bibliothèques qui souhaiteraient cataloguer en XML- EAD? - dans le cadre des campagnes de rétroconversion, un financement BnF pour la rétroconversion en EAD? (dans le cas de l existence de catalogue ; cela suppose que la rétroconversion des fonds anciens les plus importants soit achevée, ou que les besoins soient priorisés) - une subvention possible du MCC aux bibliothèques municipales pour des projets en EAD? il existe déjà des aides à la rétroconversion, mais quid des créations? pour les aspects matériels : la DGD pour réinformatisation (avec un volet EAD?) ; des appels à projet MCC dans le cadre de la valorisation ; des subventions des DRAC Diapositive 8 Conclusion Susciter des projets en EAD Par exemple dans le cadre du PAPE et des Pôles associés BDLI : mise en valeur des manuscrits du CGM en Région en lien avec les rétroconversions d imprimés achevées en cours ou à venir La rétroconversion du CGM est aussi une incitation à utiliser l EAD pour des projets qui associent différents acteurs : un standard qui peut être utilisé par archives, musées, bibliothèques, centres de documentation (cf. Pôles associés), et qui permet de reconstituer virtuellement des fonds dispersés ou de regrouper les sources sur un même sujet. De plus les documents en EAD, grâce aux métadonnées en Dublin Core, sont intégrables à des bases de données plus larges par l OAI. Le CGM en ligne contribuera à assurer une plus grande visibilité des ressources françaises de manière structurée puisqu un des enjeux actuels est la gestion de la pléthore de données et la maîtrise de leur accès. Comme le disait de Caroline Wiegandt dans un débat virtuel de la BPI, il s agit bien de «repenser nos métiers en vue de l utilisateur final» 6